Manual de Apoio ao Membro do CCMar PÁG: 1 de 14

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1 Manual de Apoio ao Membro do CCMar PÁG: 1 de 14 Índice 1. Dados de identificação do CCMar Acesso a saldos, encomendas e missões Requisitos técnicos Ligações (links) Deslocações (missões) Documentos de suporte Abonos Legislação aplicável Ajudas de custo Deslocação em território Nacional Deslocação ao Estrangeiro Automóveis de serviço Deslocação em viatura própria Automóvel de aluguer Outros meios de transporte Portagens Boletim de deslocação Compras Modalidades Central de encomendas Documentos de despesa Entrega dos documentos Organização de eventos Overheads internos Consultores Contratação pública Alterações no grupo de investigação/ projeto... 13

2 Manual de Apoio ao Membro do CCMar PÁG: 2 de Dados de identificação do CCMar Designação social: Centro de Ciências do Mar do Algarve Morada: Universidade do Algarve, campus de Gambelas, Edifício 7, gab. 2.90, Faro NIF/ NIPC: Contatos do departamento financeiro: Gestão geral Cristina Inácio (cinacio@ualg.pt) Expediente Marcos Granja (mgranja@ualg.pt) Missões Sónia Fialho (srfialho@ualg.pt) Projetos Pedro Cláudio (pclaudio@ualg.pt) Contabilidade Telma Mogo (tlmogo@ualg.pt) Para o esclarecimento de dúvidas referentes ao conteúdo deste documento, por favor contatar para cinacio@ualg.pt. 2. Acesso a saldos, encomendas e missões 2.1. Requisitos técnicos O computador utilizado para o efeito tem de estar ligado no domínio UAlg, com o login da conta de UAlg (utilizador + password), Acesso através do browser Internet Explorer Ligações (links) Saldos: Encomendas:

3 Manual de Apoio ao Membro do CCMar PÁG: 3 de 14 Missões: Os links supramencionados e mais detalhes técnicos estão disponíveis na intranet do website do CCMar. 3. Deslocações (missões) 3.1. Documentos de suporte Para cada deslocação efetuada é constituído um processo de Missão específico, no qual terão de constar os documentos justificativos da mesma. No caso de ajudas de custo ou compensação de deslocação, os respetivos boletins de deslocação são submetidos através da plataforma missões. O conjunto de documentos da missão será ajustável ao tipo de deslocação, conforme esclarece a tabela seguinte: Tabela 1- Resumo de documentos a entregar Documento Pedido de deslocação Boletim itinerário Deslocação Deslocação ao Nacional Estrangeiro Entregar com o mínimo de 15 dias de antecedência Não aplicável relativamente à data de início da deslocação. Submeter no caso de pedido de ajudas de custo e/ ou abono de Kms, e/ ou reembolso de portagens e outras despesas

4 Manual de Apoio ao Membro do CCMar PÁG: 4 de 14 Documento Faturas (emitidas em nome do CCMar) Relatório Certificado de presença Ata e lista de presenças Cartões de embarque Deslocação Deslocação ao Nacional Estrangeiro que não sejam emitidas por via de fatura em nome do CCMar. Submeter para pagamento direto ou reembolso (inscrição em evento, alojamento, viagem). Entregar até 10 dias úteis após o término da deslocação. Entregar até 10 dias úteis após o término da deslocação. Entregar no caso de participação em eventos. Entregar no caso de participação em reuniões. Entregar no caso de viagem por avião Abonos Legislação aplicável Aplicam-se as mesmas regras da Administração Pública, as quais se encontram estabelecidas nos diplomas que se seguem: Decreto-Lei n.º 519-M/79 de 28 de Dezembro- diploma que cria o regime jurídico do abono a ajudas de custo em serviço público em território nacional. Decreto-Lei n.º 192/95 de 28 de Julho- regula a atribuição de ajudas de custo por deslocações em serviço ao estrangeiro. Decreto-Lei n.º 106/98 de 24 de Abril- atualiza o diploma anterior à nova realidade social e económica. Ofício-Circular Conjunto n.º 1/2003 da Direção-Geral da Administração Públicaregula as deslocações diárias efetuadas ao estrangeiro, em período inferior a 24 horas, nomeadamente, em território espanhol.

5 Manual de Apoio ao Membro do CCMar PÁG: 5 de 14 Portarias anuais que procedem às atualizações dos valores de ajuda de custo e subsídios de refeição Ajudas de custo Podem auferir ajudas de custo os trabalhadores por conta de outrém. No caso dos bolseiros, receberão uma compensação de deslocação equivalente. É indispensável que a pessoa beneficiária, quer de ajuda de custo, quer de compensação de deslocação, seja membro do CCMar e esteja integrado em projeto ou atividade desenvolvida pelo CCMar, designadamente, que o seu nome conste da equipa científica oficial. Nas ajudas de custo nacionais procede-se à dedução do subsídio de alimentação unitário de 4,27 /dia (no caso de funcionários que normalmente auferem este subsídio). Quando no mesmo boletim itinerário seja solicitado o pagamento referente a uma despesa de alojamento, o abono de ajuda de custo não poderá ser a 100%. Neste caso, os dias que deveriam ser a 100% passam para 70% em deslocações ao estrangeiro. Relativamente aos casos de deslocações nacionais, e no seguimento da alteração ao artigo 9.º do Decreto-lei n.º 106/98, de 24 de abril (que estabelece normas relativas ao abono de ajudas de custo e de transporte pelas deslocações em serviço público), por força do disposto no artigo 172.º da Lei do Orçamento de Estado para 2015 (Lei n.º 82- B/2014, de 31 de dezembro), a substituição do pagamento da percentagem da ajuda de custo relativa ao alojamento (50%), em deslocações nacionais, pelo reembolso através de fatura da despesa efetuada em alojamento hoteleiro até ao limite de 3 estrelas ou equivalente, tem um limite de 50 / dia. Esta norma aplica-se às despesas de alojamento efetuadas no território nacional, financiadas através de fundos do Orçamento de Estado independentemente do vínculo laboral do interessado. Poderá, no entanto, existir exceção nos casos das despesas a serem financiadas através de receitas próprias, devendo para tal o interessado expressamente assim o indicar Deslocação em território Nacional

6 Manual de Apoio ao Membro do CCMar PÁG: 6 de 14 Índice Remuneratório superior ao nível 18-50,20 /dia Índice Remuneratório inferior ao nível 18 e superior ao nível 9-43,39 /dia Índice Remuneratório inferior ao nível 9-39,83 /dia Deslocações até 24h e além de 20Km do domicílio necessário, e as que mesmo ultrapassando 24h não impliquem a realização de novas despesas. Das 13h às 14h- 25% Das 20h às 21h- 25% Com alojamento- 50% (quando não se prolonga para o dia seguinte e não é possível regressar ao domicílio até às 22h). Deslocações além de 24h e além de 50km do domicílio necessário e que implicam a realização de despesas nesses dias. Dia de partida: o Até às 13h 100% o Das 13h às 21h 75% o Após as 21h 50% Dia de chegada: o Até às 13h 0% o Das 13h às 20h 25% o Após as 20h 50% o Restantes dias 100% Deslocação ao Estrangeiro Índice Remuneratório superior ao nível 18-89,35 /dia Índice Remuneratório inferior ao nível 18 e superior ao nível 9 85,50 /dia

7 Manual de Apoio ao Membro do CCMar PÁG: 7 de 14 Índice Remuneratório inferior ao nível 9-72,72 /dia Sem alojamento incluído - aplicam-se as mesmas percentagens da deslocação em território nacional por dias sucessivos. Com alojamento incluído: a) fornecido por uma instituição acolhedora- 50% b) não fornecido por nenhuma outra instituição- 70% Deslocações a Espanha: Índice Remuneratório superior ao nível 18-89,35 /dia Índice Remuneratório inferior ao nível 18 e superior ao nível 9 85,50 /dia Índice Remuneratório inferior ao nível 9-72,72 /dia Das 13h às 14h 30% Das 20h às 21h 30% Outro horário 20% Com alojamento 100% Automóveis de serviço De acordo com a legislação vigente, depreende-se que a viatura de serviço deverá ser a primeira opção. Atualmente existem 4 viaturas oficiais da propriedade do CCMar designadamente: Volkswagen Caddy 9KVF (55-01-TO) Renault Trafic FLFHA6 (62-DC-19) IVECO 35C12TPL D F1A (18-28-VB) Mercedes-Benz 110 CDI (09-02-SV)

8 Manual de Apoio ao Membro do CCMar PÁG: 8 de 14 As viaturas encontram-se afetas a projetos e atividades do CCMar. Cada viatura possui obrigatoriamente um boletim de registo das deslocações efetuadas, sendo o mesmo composto pelas seguintes informações: data, horas de partida e de chegada, local de destino, número de kms percorridos, motivo da deslocação, número de requisição (quando aplicável) e identificação do condutor. O pagamento do abono será efetuado a partir deste mesmo boletim, pelo que se torna essencial proceder o seu correto preenchimento e atualização. combustível. O valor do abono em viatura de serviço é fixado em 0,11 /km. Caso o funcionário solicite o abono por Km, não serão pagas despesas de Deslocação em viatura própria De acordo com o disposto no artigo 20.º do DL 106/98 de 24 de Abril, o uso de viatura própria apenas se aplica uma vez esgotadas as possibilidades de utilização económica das viaturas afetas ao serviço, implicando grave inconveniente para o serviço. Mais estabelece este artigo que o uso de viatura própria deverá funcionar numa óptica de interesse do serviço numa perspetiva económico-funcional mais rentável. Deste modo, deslocações realizadas para localidades servidas por transporte público, abona-se apenas o montante correspondente ao custo das passagens de transporte coletivo. No caso de apresentação de Kms em viatura própria, deverá ser apresentada uma justificação no respetivo relatório de missão. O abono de deslocação em viatura própria encontra-se fixado em 0,36 /Km Automóvel de aluguer O uso do automóvel de aluguer apenas deverá verificar-se nos casos em que a sua utilização seja considerada absolutamente indispensável ao interesse dos serviços e mediante prévia autorização da Direção do CCMar. 1 funcionário 0,34 /km 2 funcionários transportados em comum 0,14 /funcionário/km

9 Manual de Apoio ao Membro do CCMar PÁG: 9 de 14 3 ou + funcionários transportados em comum 0,11 /funcionário/km 3.3. Outros meios de transporte Os documentos comprovativos de despesa relativos a deslocações por meio de avião, comboio, autocarro, táxi, barco ou outros, deverão respeitar ao estipulado na secção Compras deste manual Portagens Os recibos de portagens são aceites para reembolso, desde que as datas constantes dos mesmos se enquadrem nas datas da deslocação. Dependendo das normas específicas de execução financeira da fonte de financiamento da deslocação, poderão ser aceites extratos de Via Verde Boletim de deslocação O boletim é submetido on-line no site de missões do CCMar. Seguem alguns esclarecimentos de preenchimento: Mês: mês em que ocorreu a deslocação. Quando a mesma abrange meses diferentes, então deve-se fazer um boletim por mês. Projeto: projeto ou financiamento pelo qual a ajuda de custo será paga. Nome: nome da pessoa que fez a deslocação. Categoria: categoria profissional. Residência oficial: localidade de residência permanente. Descrição da deslocação: cada linha é referente a uma deslocação a um local. Se foram diferentes locais no mesmo mês, então serão preenchidas tantas linhas quantos os locais. N.º de Dias Mês: número de dias da deslocação. Atenção que não são os próprios dias, mas sim o número total de dias completos (24H) referente à deslocação relacionada com o local.

10 Manual de Apoio ao Membro do CCMar PÁG: 10 de 14 Local: trajeto simples da deslocação: origem-destino-origem. Dia/Hora: Dia de início/fim e respetiva hora. Serviço do projeto por motivo de: breve indicação do motivo da deslocação. Ajudas de Custo, Viagem e Outros: ver capítulo correspondente. 4. Compras 4.1. Modalidades Os membros do CCMar poderão adquirir bens e serviços por meio de: Reembolso: a pessoa paga e depois é reembolsada posteriormente pelo CCMar. Os documentos aceites nestes casos são: fatura/recibo, venda-a-dinheiro e recibo (documentos emitidos em nome do CCMar, NIF ). Pagamento direto ao fornecedor: a pessoa procede à encomenda através da central de encomendas do CCMar, sendo o pagamento efetuado diretamente ao fornecedor Central de encomendas A central de encomendas on-line é destinada a uma maior eficiência a nível de serviço interno, tanto a nível administrativo, como para os próprios investigadores. Todas as aquisições com pagamento direto ao fornecedor têm obrigatoriamente de ser introduzidas nesta central, mesmo as ordens de aquisição emitidas pelos próprios serviços administrativos. Incluem-se as reservas de viagens e alojamento, aluguer de viaturas, emissão de seguros, prestadores de serviços, entre outros Documentos de despesa Existem vários tipos de documentos de despesa, designadamente:

11 Manual de Apoio ao Membro do CCMar PÁG: 11 de 14 Fatura: significa uma compra a crédito. Solicita-se uma fatura quando se pretende que seja o CCMar a pagar diretamente ao fornecedor. Fatura + Recibo e Recibo: estes documentos significam que a compra foi a pronto pagamento. Solicita-se um destes documentos quando se pretende obter o reembolso da despesa pelo CCMar. Em respeito ao n.º 5 do Artigo 36.º do Código do IVA, os documentos de despesa a pagar pelo CCMar, quer diretamente quer por meio de reembolso, deverão respeitar sequencialmente os seguintes requisitos: Data do documento e em que o bem/ serviço foi disponibilizado; Número; Designação social, NIF, morada da sede e contactos do fornecedor; Quantidades e designação dos bens transmitidos ou serviços prestados; Preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável; Taxas de IVA aplicáveis e o montante do imposto devido, caso exista isenção de imposto, a mesma deverá vir no documento justificada; Nome e NIF ( ) do CCMar; Poderá ser solicitado memorando justificativo sempre que se revele necessário fundamentar a despesa Entrega dos documentos Os documentos de despesa a pagar pelo CCMar deverão ser entregues no secretariado ou por correio (interno ou externo), no prazo máximo de 10 dias úteis após a realização da compra. No caso das deslocações, este prazo decorre a partir da data de regresso.

12 Manual de Apoio ao Membro do CCMar PÁG: 12 de Organização de eventos Os procedimentos a adoptar aquando da organização e realização de eventos pelo CCMar encontram-se estipulados em regulamento próprio. 6. Overheads internos Os Overheads constituem uma taxa fixa cobrada pelo CCMar a projetos, eventos, prestações de serviços e outros acontecimentos, cujo montante se destina a pagar gastos administrativos de gestão. Para as prestações de serviços, existem várias taxas (ver ponto seguinte), as quais revertem para as receitas próprias do CCMar em geral. Na 13ª reunião de Direção do CCMar, realizada em 14 de julho de 2004, foram estipuladas as seguintes taxas máximas de overheads: Consultoria externa 5% Análises laboratoriais, outros serviços similares que impliquem utilização de equipamentos, e Eventos 10% Projetos e serviços de grande envergadura 20% 7. Consultores Despesas aceites Nacionais e estrangeiros: Pagamentos diretos a fornecedores de alojamento, de viagem e de refeições (neste caso terá de ser suportado por receitas próprias ou por financiamento próprio em que tal despesa seja elegível), mediante a apresentação de faturas e recibos.

13 Manual de Apoio ao Membro do CCMar PÁG: 13 de 14 Pode-se igualmente pagar honorários, sendo que, no caso de prestadores estrangeiros, deve ser incluída a retenção na fonte em sede de taxa liberatória e preenchido o formulário próprio disponibilizado pela AT para efeitos de atribuição de NIF. Deve ser sempre entregue o memorando justificativo. Despesas não aceites Nacionais e estrangeiros- Ajudas de custo e Km s. 8. Contratação pública A aquisição de bens e serviços, quando exceda o montante de 5.000,00, é sujeita a procedimento pré-contratual conforme preceituado no Código dos Contratos Públicos. Assim sendo, antes de qualquer formalização de encomenda junto do fornecedor ou prestador, deve ser enviado aos serviços administrativos do CCMar o respetivo formulário interno (disponível na intranet do CCMar). 9. Alterações no grupo de investigação/ projeto Sempre que se verifiquem alterações a nível da equipa do grupo de investigação, o respectivo Investigador Responsável deverá comunicar por tal alteração, à Direção do CCMar, que deverá direcionar tal informação aos serviços administrativos do CCMar. Também deverá ser comunicada à Direção e aos serviços administrativos do CCMar qualquer intenção de alteração científica ou financeira no âmbito de projetos de investigação geridos pelo CCMar. Exemplos: alteração de equipa científica, transferência de verbas, alteração da data de conclusão, entre outros. O procedimento a adoptar deverá passar pelo envio de um ao cuidado do responsável pela gestão de projetos do CCMar, com informação da(s) alterações. No caso de alteração na equipa científica de um projeto, torna-se igualmente necessário apresentar a seguinte informação: nome completo da pessoa, tarefas em que está associado, chave pública (FCT), CV e

14 Manual de Apoio ao Membro do CCMar PÁG: 14 de 14 justificação para a entrada/saída. Quando se trata de transferência de verbas é necessário indicar as rubricas a debitar e a creditar, montantes e justificação.