MSOffice x BrOffice INTRODUÇÃO

Transcrição

1

2 MSOffice x BrOffice INTRODUÇÃO Esta apostila compara parte de dois conjuntos de programas para automação de escritório : MSOffice ( Versão 2003 ) e BrOffice ( Versão 3.0 ). Veremos o Editor de Textos ( Word x Writer ) e o Editor de Planilha Eletrônica ( Excel x Calc ), pois são os programas mais utilizados. Para isto é necessário um conhecimento prévio do Microsoft Office ou do BrOffice. MSOffice Microsoft Office é o nome do conjunto de programas de escritório desenvolvido e vendido pela Microsoft, cujos principais programas são : Word ( para textos ), Excel ( para planilhas eletrônicas ), PowerPoint ( para apresentações de slides ) e Access ( para banco de dados ). BrOffice BrOffice é um conjunto de programas de escritório desenvolvido e mantido pela comunidade de Software Livre referenciada na página da Internet que oferece ferramentas poderosas para o trabalho na maioria das corporações. Ele é adaptado nacionalmente por esta comunidade brasileira, e é baseado num conjunto de programas livres mundialmente conhecido como OpenOffice. Então, para todos os efeitos BrOffice e OpenOffice são a mesma coisa. Devido às melhorias constantes que a Comunidade de Software Livre vem implementando nesta ferramenta, o BrOffice se mostra mais adequado para automação de escritório, por isso ele vem substituindo o Microsoft Office em grandes empresas e nos órgãos dos Governos Federal, Estaduais e Municipais. Programas do BrOffice Os principais programas que formam BrOffice são: o Writer ( para texto ), o Calc ( para planilhas ), o lmpress ( para apresentações de slides ), o Base ( para bancos de dados ) e o Draw ( para desenho vetorial ). Extensões de arquivo Quando um programa grava arquivos, junto com o nome são gravados um ponto (.) e 3 letras, para que o Sistema Operacional reconheça através destas letras qual programa irá abrir o arquivo. Por exemplo, um arquivo que editamos chamado Currículo, quando é gravado pelo Word no disco chama-se Currículo.doc, quando é gravado pelo Writer chama-se Currículo.odt. Abaixo algumas extensões : TIPO DE ARQUIVO MSOFFICE BROFFICE Arquivo texto Word -.doc Writer -.odt Planilha eletrônica Excel -.xls Calc -.ods Apresentação de slides PowerPoint -.ppt Impress -.odp Para manter a compatibilidade de arquivos entre os programas, vários deles abrem, salvam, importam ou exportam arquivos para o formato de outros programas. O BrOffice utiliza um padrão internacional aberto de gravação de arquivos ( ODF ), também lendo e gravando arquivos em inúmeros formatos diferentes, de forma que outros programas possam utilizar os arquivos gerados por ele e vice-e-versa. Já o MSOffice utiliza um formato fechado para isto, e não exporta arquivos para o BrOffice nem para qualquer outro programa que não seja da família Microsoft. Com isto, se quisermos manter a troca de documentos entre o MSOffice e o BrOffice só existem duas alternativas : a) toda vez que gravarmos um arquivo no BrOffice, usar o comando SALVAR COMO e escolher o TIPO DE ARQUIVO do MSOffice; b) configurarmos os programas do BrOffice para sempre gravarem automaticamente os arquivos no formato do MSOffice. Para esta segunda alternativa devem ser seguidos os seguintes passos : Página : 1

3 No menu FERRAMENTAS clique em OPÇÕES. Ao abrir a tela, ao lado esquerdo clique em CARREGAR/SALVAR e depois em GERAL. Embaixo aparecem dois combos : TIPO DE DOCUMENTO e SEMPRE SALVAR COMO. Basta escolher para cada tipo de documento ( à esquerda ) como queremos salvá-lo ( à direita ), conforme a figura abaixo. Depois é só confirmar no botão e então teremos o BrOffice salvando arquivos no formato MSOffice. COMANDOS DE MENUS MENU ARQUIVO WORD X WRITER A maioria dos comandos do MENU ARQUIVO são idênticos nos dois programas, como os comandos SALVAR, ABRIR, NOVO, IMPRIMIR e FECHAR. Com exceção das teclas de atalho, esses comandos são semelhantes em seus nomes, funções e localizações nos menus. 1. O BrOffice ( Writer, Calc, etc. ) possui o comando EXPORTAR COMO PDF, que permite salvar o conteúdo do documento diretamente em um arquivo PDF, implementando inclusive a segurança deste tipo de arquivo sem necessitar do programa Adobe Acrobat ou similares. Este comando não existe no Word; 2. O comando VISUALIZAR IMPRESSÃO do Word é chamado de VISUALIZAR PÁGINA no Writer; 3. O comando CONFIGURAR PÁGINA do Word é o mesmo que o comando PÁGINA do menu FORMATAR do Writer; 4. O Word traz os seguintes comandos que não existem no Writer : PESQUISAR ARQUIVO; VISUALIZAR PÁGINA DA WEB; PERMISSÃO; SALVAR COMO PÁGINA DA WEB. 5. O Writer traz os seguintes comandos que não existem no Word : ASSINATURAS DIGITAIS; MODELOS. MENU EDITAR Também podemos encontrar muitos comandos semelhantes entre os dois programas neste Menu, mas há mais diferenças que no Menu anterior. 1. No Writer existe o comando ALTERAÇÕES, que no Word chama-se CONTROLAR ALTERAÇÕES e encontra-se no menu FERRAMENTAS; 2. O comando ÁREA DE TRANSFERÊNCIA do Word não tem similar no Writer; 3. No Word o comando IR PARA... é igual ao comando NAVEGADOR do menu EDITAR do Writer; 4. O comando LOCALIZAR e o comando SUBSTITUIR do Word são um único comando no Writer, LOCALIZAR E SUBSTITUIR; 5. O comando AUTOTEXTO do Writer encontra-se no menu INSERIR do Word; 6. O Writer possui o comando COMPARAR, que é semelhante no Word a COMPARAR E MESCLAR DOCUMENTOS do menu FERRAMENTAS. Página : 2

4 MENU EXIBIR 1. No Writer existem dois modos de exibição : LAYOUT DE IMPRESSÃO e LAYOUT DA WEB. Esses dois comandos também existem no Word, juntamente com NORMAL, TÓPICOS e LAYOUT DE LEITURA; 2. O comando CABEÇALHO E RODAPÉ do Word corresponde ao comando CABEÇALHO e ao comando RODAPÉ do menu INSERIR do Writer; MENU INSERIR 1. O comando AUTOTEXTO do Word, localiza-se no menu EDITAR do Writer; 2. O comando SÍMBOLO do Word corresponde a CARACTERE ESPECIAL no Writer; 3. Enquanto que o Word possui os comandos NÚMEROS DE PÁGINAS, DATA E HORA e CAMPO neste menu, o Writer possui um submenu chamado CAMPOS, com estes e outros comandos dentro dele; 4. No Writer se insere uma tabela no comando TABELA deste menu e também no comando INSERIR no menu TABELA, enquanto que no Word usa-se o comando INSERIR no menu TABELA; MENU FORMATAR 1. O comando FONTE do Word corresponde ao comando CARACTERE no Writer; 2. O comando MAIÚSCULAS E MINÚSCULAS do Word corresponde ao comando ALTERAR CAPITALIZAÇÃO no Writer; 3. No Writer existe o comando ALINHAMENTO, que contém as opções ESQUERDA, CENTRALIZADO, DIREITA e JUSTIFICADO. No Word esses comandos fazem parte do comando PARÁGRAFO também no menu FORMATAR. MENU FERRAMENTAS 1. O Writer não traz correção gramatical como o Word. No Writer o comando CORREÇÃO ORTOGRÁFICA faz apenas a correção ortográfica. MENU TABELA 1. No Word existe o comando DESENHAR TABELAS, inexistente no Writer; 2. O comando MOSTRAR/OCULTAR LINHAS DE GRADE do Word chama-se LIMITES DA TABELA no Writer; 3. O comando AUTOAJUSTE do Word chama-se AUTOAJUSTAR no Writer; 4. O comando AUTOFORMATAÇÃO DE TABELA do Word chama-se AUTOFORMATAR no Writer; MENU JANELA 1. No Word os comandos ORGANIZAR TUDO, COMPARAR LADO A LADO COM... e DIVIDIR/REMOVER DIVISÃO não existem no Writer; Página : 3

5 TECLAS DE ATALHO DOS MENUS A grande facilidade de memorização das teclas do Writer está no fato de a maioria delas serem associadas aos nomes dos comandos em Inglês, entre parênteses. MENU ARQUIVO NOVO CTRL + O CTRL + N ( New ) ABRIR CTRL + A CTRL + O ( Open ) SALVAR CTRL + B CTRL + S ( Save ) IMPRIMIR CTRL + P CTRL + P ( Print ) FECHAR CTRL + W ou CTRL + F4 CTRL + W ou CTRL + F4 SAIR ALT + F4 ALT + F4 ou CTRL + Q ( Quit ) MENU EDITAR DESFAZER CTRL + Z CTRL + Z REFAZER CTRL + R CTRL + Y RECORTAR CTRL + X CTRL + X COPIAR CTRL + C CTRL + C ( Copy ) COLAR CTRL + V CTRL + V COLAR ESPECIAL CTRL + SHIFT + V SELECIONAR TUDO CTRL + T CTRL + A ( All ) LOCALIZAR CTRL + L SUBSTITUIR CTRL + U LOCALIZAR E SUBSTITUIR CTRL + F ( Find ) IR PARA ( Word ) NAVEGADOR ( Writer ) CTRL + Y ou F5 F5 AUTOTEXTO CTRL + F3 MENU INSERIR AUTOTEXTO F3 HIPERLINK CTRL + K TABELA CTRL + F12 MENU FORMATAR NEGRITO CTRL + N CTRL + B ( Bold ) ITÁLICO CTRL + I CTRL + I SUBLINHADO CTRL + S CTRL + U ( Underline ) ALINHAR À ESQUERDA CTRL + Q CTRL + L ( Left ) CENTRALIZAR CTRL + E CTRL + E ALINHAR À DIREITA CTRL + G CTRL + R ( Right ) JUSTIFICAR CTRL + J CTRL + J ( Justify ) ESTILOS DE FORMATAÇÃO F11 FONTE ( Abrir Caixa de Diálogo ) CTRL + D MAIÚSCULAS E MINÚSCULAS SHIFT + F3 ESPAÇAMENTO SIMPLES ENTRE LINHAS CTRL + 1 ESPAÇAMENTO DUPLO ENTRE LINHAS CTRL + 2 ESPAÇAMENTO 1,5 ENTRE LINHAS CTRL + 5 APLICAR ESTILO TÍTULO 1 CTRL + 1 APLICAR ESTILO TÍTULO 2 CTRL + 2 APLICAR ESTILO TÍTULO 3 CTRL + 3 Página : 4

6 MENU FERRAMENTAS ORTOGRAFIA E GRAMÁTICA F7 VERIFICAÇÃO ORTOGRÁFICA F7 CONTROLAR ALTERAÇÕES CTRA + SHIFT + E MACROS ALT + F8 MENU TABELAS INSERIR CTRL + F12 FÓRMULA F2 MENU AJUDA AJUDA DO PROGRAMA F1 F1 RESUMO DAS TECLAS DE ATALHO ATALHO COMANDO NO WORD COMANDO NO WRITER CTRL + A ABRIR ( Abrir Arquivos ) SELECIONAR TUDO ( All ) CTRL + B SALVAR NEGRITO ( Bold ) CTRL + C COPIAR COPIAR ( Copy ) CTRL + D FORMATAR/FONTE CTRL + E CENTRALIZAR PARÁGRAFO CENTRALIZAR PARÁGRAFO CTRL + F LOCALIZAR E SUBSTITUIR ( Find ) CTRL + G ALINHAR PARÁGRAFO À DIREITA CTRL + H RECUO DESLOCADO CTRL + I ITÁLICO ITÁLICO CTRL + J JUSTIFICAR PARÁGRAFO JUSTIFICAR PARÁGRAFO CTRL + K INSERIR HYPERLINK CTRL + L LOCALIZAR ALINHAR PARÁGRAFO À ESQUERDA ( Left ) CTRL + M AUMENTAR RECUO CTRL + N NEGRITO NOVO DOCUMENTO ( New ) CTRL + O ABRIR NOVO DOCUMENTO ABRIR NOVO DOCUMENTO ( Open ) CTRL + P IMPRIMIR IMPRIMIR ( Print ) CTRL + Q ALINHAR PARÁGRAFO À ESQUERDA SAIR DO PROGRAMA ( Quit ) CTRL + R REFAZER COMANDO ALINHAR PARÁGRAFO À DIREITA ( Right ) CTRL + S SUBLINHADO SALVAR ( Save ) CTRL + T SELECIONAR TUDO CTRL + U SUBSTITUIR SUBLINHADO ( Underline ) CTRL + V COLAR COLAR CTRL + W FECHAR JANELA DO DOCUMENTO FECHAR JANELA DO DOCUMENTO CTRL + X RECORTAR RECORTAR CTRL + Y IR PARA REFAZER COMANDO CTRL + Z DESFAZER COMANDO DESFAZER COMANDO RESUMO DAS TECLAS DE FUNÇÃO ATALHO COMANDO NO WORD COMANDO NO WRITER F1 AJUDA AJUDA F2 MOVER TEXTO FÓRMULA F3 AUTOTEXTO AUTOTEXTO F4 REPETIR FONTES DE DADOS F5 IR PARA... NAVEGADOR F7 ORTOGRAFIA E GRAMÁTICA VERIFICAÇÃO ORTOGRÁFICA F8 SELEÇÃO ESTENDIDA SELEÇÃO ESTENDIDA Página : 5

7 F9 ATUALIZAR CAMPOS ATUALIZAR CAMPOS F10 ACESSO À BARRA DE MENUS ACESSO À BARRA DE MENUS F11 ESTILOS E FORMATAÇÃO F12 SALVAR COMO... NUMERAÇÃO DICAS IMPORTANTES INSERIR NÚMERO DE PÁGINAS NO TEXTO No Writer o número de página é um campo que pode ser inserido também no texto, e não só no Cabeçalho ou Rodapé. Escolha INSERIR CAMPOS NÚMERO DA PÁGINA para inserir um número da página na posição atual do cursor. INICIAR COM UM NÚMERO DE PÁGINA DEFINIDO Como o número da página é um atributo do primeiro parágrafo da página, para mudar o número da página inicial devemos clicar no primeiro parágrafo, depois FORMATAR PARÁGRAFO FLUXO DE TEXTO. Em QUEBRAS ative INSERIR, depois ative COM ESTILO DE PÁGINA, defina o número e então confirme. EXCEL X CALC Os dois programas têm muito mais semelhanças entre si do que o Word X Writer, inclusive com a mesma nomenclatura de fórmulas. As diferenças principais estão na forma de fazer referências a células e no fato do Excel criar ABAS com o nome Plan1, Plan2, etc., enquanto que no Calc as ABAS chamam-se Planilha1, Planilha2, etc.. Em ambos os programas podemos mudar o nome da ABA clicando nela com o botão direito do mouse. FÓRMULAS Existem algumas diferenças na forma de fazer referências de células, conforme abaixo : OPERAÇÃO EXCEL CALC Referência a uma célula localizada na mesma planilha em que a fórmula C10 C10 está sendo escrita. Referência a uma célula localizada em outra planilha no mesmo Plan1!C10 Planilha1.C10 arquivo. Referência a uma célula localizada em outra planilha dentro de outro arquivo. [despesas.xls]plan1!c10 despesas.ods #Planilha1.C10 FUNÇÕES As funções são cálculos pré-programados que os dois programas possuem. Elas podem ser de trigonometria, estatística, matemática financeira, geometria, banco de dados, texto, etc.. A maioria das funções tem a mesma sintaxe nos dois programas. Enquanto que o Excel possui cerca de 230 funções o Calc possui cerca de 370, pois ele tem algumas para conversão de bases numéricas e outras para uso geral. Página : 6

8 EDIÇÃO DE MACROS Quando necessitamos executar uma tarefa várias vezes no Excel podemos automatizá-la com uma MACRO, que é uma seqüência de comandos e funções armazenadas em um módulo do Visual Basic ( linguagem de programação da Microsoft ) e pode ser executada sempre que precisarmos realizar a mesma tarefa. No Calc algo semelhante acontece, uma vez que ele também traz uma linguagem de programação embutida, o BrOffice Basic. Devido a algumas diferenças na forma das linguagens de programação do MSOffice ( Visual Basic ) e do BrOffice ( BrOffice Basic ), algumas MACROS inseridas em arquivos gerados pelo Excel podem não ter um funcionamento adequado quando executadas no Calc. Para resolver esta situação elas devem ser reeditadas no Calc utilizando o BrOffice Basic. CONSIDERAÇÕES FINAIS Existem duas formas de se pensar a inteligência humana : uma é tê-la para si, outra é desenvolvê-la junto com o planeta. Software Livre é a segunda forma; a inteligência que se compartilha com outros, aprimorando e levando conhecimentos além das paredes da sala. Quando somos impelidos a utilizar ferramentas tecnológicas modernas e tornar mais eficiente nosso trabalho devemos refletir que, aquilo que diferencia a raça humana é a busca por novos conhecimentos, e não a acomodação dos conhecimentos já adquiridos, principalmente na atual Sociedade da Informação que vivemos. Software Livre Socialmente justo, economicamente viável e tecnologicamente sustentável Apostila MSOffice X BrOffice Autor : William Bugarin Versão : /11/ william.bugarin@prodeb.ba.gov.br Página : 7