Manual de Controlo Interno

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1 maio de 2014

2 ÍNDICE I. Introdução...1 II. Definições Funções de controlo Princípios, regras e procedimentos administrativos Instrumentos de gestão Orçamento Princípios orçamentais Gestão orçamental Gestão financeira Gestão de tesouraria Infrações Alterações e casos omissos Entrada em vigor... 6 III. Enquadramento e Organização Enquadramento e atividades do CEJ Natureza jurídica Princípios e instrumentos de gestão Caraterização genérica das atribuições do CEJ e das respetivas unidades orgânicas Enquadramento legal Principais diplomas Organização contabilística Estrutura orgânica do CEJ...14 IV. Normas de controlo interno Receita Natureza da receita Unidades orgânicas geradoras de receita Procedimentos Documentos de suporte/arquivo Operações extraorçamentais Conceito Procedimentos Documentos de suporte/arquivo Despesa fundo de maneio Conceito Procedimentos Constituição do fundo de maneio Documentos de suporte/arquivo Despesa aquisição de bens e serviços... 20

3 4.1. Enquadramento Procedimentos Instrução dos processos de despesa Documentos de suporte/arquivo Despesa prestação de serviços de formação contínua Despesa formação nos Tribunais Despesa processamento de abonos Conceito Procedimentos Despesa ajudas de custo Conceito Procedimentos Tramitação Despesa deslocações Conceito Procedimentos Casos especiais Documentos de suporte/arquivo Outras despesas transportes de magistrados e oficiais de justiça Conceito Procedimentos Outras despesas senhas de presença Cadastro e inventário dos bens Conceito Inventário e Cadastro Regras de inventariação Aquisição e registo do bem Transferências Abate Documentos de suporte/arquivo Veículos Enquadramento Procedimentos...38 V. ANEXOS...39

4 I. Introdução O presente manual visa estabelecer um conjunto de regras que definem os métodos e procedimentos de controlo interno a observar por todas as unidades orgânicas do Centro de Estudos Judiciários (CEJ). Os princípios gerais aqui definidos pretendem disciplinar, de forma articulada, todas as operações, nas suas diversas vertentes, nomeadamente administrativa, financeira, orçamental, contabilística e patrimonial, em especial na aquisição de bens e serviços. As normas do controlo interno aqui fixadas integram os procedimentos de controlo nas áreas da receita, despesa, operações de tesouraria, cadastro e inventário de bens do CEJ. Assim, definem-se os procedimentos administrativos a observar em todas as áreas de atividade do CEJ, bem como os circuitos da informação entre os diferentes serviços e unidades orgânicas, por forma a assegurar as boas práticas de gestão, bem como a transparência dos processos e a fiabilidade da informação administrativa, financeira e contabilística e ainda a conformidade dos procedimentos com as leis em vigor. Para melhor compreensão, sobretudo por parte de quem não domina esta temática, o presente manual começa por apresentar alguns conceitos gerais, bem como a legislação relevante relativamente às diferentes áreas, após o que se definem as regras e procedimentos do controlo interno, os quais pretendem, fundamentalmente, assegurar a prevenção e deteção de erros involuntários, a precisão dos registos e a atempada preparação e disponibilização da informação. Pretende-se, ainda, garantir a execução das diferentes tarefas de acordo com as orientações da direção, o respeito pelos princípios contabilísticos legalmente fixados e promover o cumprimento das normas estabelecidas internamente. Os dirigentes e responsáveis pelas unidades orgânicas deverão implementar e fazer cumprir as normas aqui definidas. 1

5 II. Definições 1. Funções de controlo O controlo interno consiste na verificação, acompanhamento, avaliação e informação sobre a legalidade, regularidade e boa gestão, relativamente a atividades, programas e projetos da Administração Pública. O controlo interno é estruturado em 3 níveis: Operacional ou auto controlo, centrado nas decisões dos órgãos de gestão das unidades, é feito, nos serviços integrados, pela contabilidade e nos serviços autónomos, para além da contabilidade, pela auditoria e inspeções inseridas no âmbito da respetiva unidade. Setorial, centrado no controlo operacional, avalia a adequada inserção das atividades das unidades nos planos globais do respetivo Ministério. Este controlo é feito pelas inspeções-gerais ou órgãos equiparados de cada Ministério. Os serviços de inspeção e auditoria consagrados em cada Ministério, além de apreciarem a legalidade e a regularidade financeira dos atos praticados pelos seus serviços ou organismos, avaliam ainda a sua gestão e os seus resultados. Estes serviços de inspeção e auditoria, criados no âmbito do Programa de Reestruturação da Administração do Estado (PRACE) têm, também, entre outras, a missão de auditar os sistemas e procedimentos de controlo interno dos serviços e organismos do respetivo Ministério. Estratégico ou de alto nível, exercido horizontalmente a toda a Administração Financeira do Estado, abarca todo o âmbito das atribuições do Ministério das Finanças e Administração Pública. Este controlo é feito pela Inspeção-Geral das Finanças, pela Direção-Geral do Orçamento e pelo Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social. As ações dos 3 níveis de controlo interno acima identificado devem ser ainda complementares, para evitar que haja interferência nas respetivas áreas de intervenção, nas fronteiras, critérios e metodologias a adotar. Além disso, as intervenções devem ser planeadas, tendo em conta a avaliação do risco e a materialidade das situações objeto de controlo. Na definição das funções de controlo deve atender-se ao seguinte: 2

6 Ao cumprimento dos princípios de segregação de funções, nomeadamente para salvaguardar a separação entre o controlo físico e o processamento dos correspondentes registos, isto é, assegurar que a pessoa que tem a seu cargo o controlo físico de um ativo, não tenha a seu cargo, simultaneamente, os registos a ele inerentes; Aos circuitos obrigatórios dos documentos e respetivas verificações; Ao controlo das operações, que tem como objetivo assegurar a sequência das mesmas, isto é, que o ciclo autorização/ aprovação/execução/registo seja cumprido de acordo com os critérios estabelecidos; Ao registo e atualização do imobilizado do organismo; À identificação dos responsáveis funcionais. 2. Princípios, regras e procedimentos administrativos Devem ser observados os princípios orçamentais, contabilísticos e patrimoniais, bem como todos os procedimentos definidos pela legislação em vigor. Os documentos escritos que integram os processos administrativos, os despachos e informações sobre eles exarados e os documentos contabilísticos devem identificar sempre, de forma legível, os dirigentes e demais colaboradores que os subscrevem, bem como a qualidade em que o fazem. 3. Instrumentos de Gestão Os principais instrumentos de gestão de um organismo são o Plano de Atividades para definir a estratégia, hierarquizar opções, programar ações e afetar e mobilizar os recursos, e - o Relatório de Atividades destinado a relatar o percurso efetuado, apontar os desvios, avaliar os resultados e estruturar a informação relevante para o futuro. Estes dois instrumentos de gestão, anuais, complementam-se, na medida em que assumem as funções de planeamento, o primeiro, e de controlo, o segundo. Sendo um instrumento que se destina a detalhar as ações a desenvolver e os recursos a utilizar, o Plano de Atividades deve fundamentar a proposta de orçamento a apresentar pelos organismos na fase de preparação do Orçamento de Estado. 3

7 4. Orçamento O Orçamento do Estado é um documento jurídico, contabilístico, feito para um determinado exercício económico, obedecendo a regras, onde constam as previsões de receitas a cobrar e se fixam as despesas a realizar. A sua elaboração assenta numa metodologia centrada em vetores, definidos como principais objetivos, designadamente a definição rigorosa das prioridades (tendo em conta a escassez dos recursos), a identificação clara das atividades e das ações que as realizam e a melhoria da eficiência através duma maior responsabilização no cumprimento das ações definidas. Esta metodologia de organização das contas públicas com base num plano e orçamento por atividades consubstancia, a partir de 2001, o abandono da forma tradicional assente numa base incrementalista, em que o controlo era meramente político, a despesa estava focada no objeto e obedecia a um único critério: o da legalidade. 5. Princípios orçamentais Para a elaboração e execução do orçamento dever-se-á atender aos seguintes princípios orçamentais: Princípio da anualidade o orçamento é anual (sem prejuízo de nele serem integradas despesas que impliquem encargos plurianuais) e coincide com o ano económico; Princípio da unidade e universalidade o orçamento deve ser único e deve compreender todas as receitas e todas as despesas, em termos globais; Princípio do equilíbrio o orçamento deve prever todos os recursos necessários para cobrir todas as despesas; Princípio da especificação o orçamento deve discriminar todas as receitas e todas as despesas nele fixadas. Segundo a sua natureza, as receitas são classificadas através de classificação económica própria e as despesas por classificação económica, funcional e orgânica; Princípio da não compensação todas as despesas e todas as receitas deverão ser inscritas pela sua importância, sem deduções de qualquer natureza, isto é, receitas e despesa têm valor igual; Princípio da não consignação o produto de quaisquer receitas não pode ser afeto à cobertura de determinadas despesas, exceto em situações previstas na lei. 4

8 6. Gestão orçamental Encontra-se apoiada na execução orçamental, a qual obedece a regras básicas e respeita várias fases do registo da receita e da despesa: Receita (Para ser cobrada tem de estar inscrita no orçamento) - Reconhecimento ou emissão de receita Corresponde à emissão de fatura por prestações de serviço ou venda de bens. - Liquidação de receita Momento em que se comunica ao devedor o montante, prazo, local e forma de pagamento. - Recebimento Momento em que o devedor (cliente) através de meios de pagamento legalmente aceites, procede ao pagamento do bem ou serviço. Despesa (Para ser paga tem de estar inscrita no orçamento) - Cabimento prévio Informação de existência de dotação que possibilita a realização da despesa proposta. - Autorização da despesa Antes da assunção do compromisso, a despesa é autorizada pelo dirigente máximo do serviço ou por quem tenha essa competência delegada. - Compromisso Momento em que a despesa é assumida pelo serviço, através da emissão de documento de suporte (requisição, nota de encomenda, contrato, ofício). - Liquidação da despesa autorização para se fazer o pagamento, tendo em conta a soma dos valores a pagar devidamente abatidos de retenções ou diminuições a considerar. - Pagamento Momento em que a dívida assumida é paga, através dos meios de pagamento aceites. 7. Gestão Financeira Tem o seu enfoque nos recebimentos e pagamentos delineados a curto, médio ou longo prazo. É uma gestão de previsão de disponibilidades. 8. Gestão de Tesouraria Evidencia as cobranças efetivadas e os pagamentos efetuados, destacando, a nível de caixa, o saldo ainda disponível. 5

9 9. Infrações Todos os atos que contrariem o preceituado no presente manual devem ser reportados, de imediato, aos responsáveis dos serviços, sendo imediatamente reposto o normal funcionamento deste. 10. Alterações e casos omissos O presente manual pode ser alterado sempre que as razões o justifiquem, devendo ser aprovado pelo Diretor do CEJ. 11. Entrada em vigor O presente manual entra em vigor em 2 de junho de

10 III.Enquadramento e Organização 1. Enquadramento e atividade do CEJ 1.1. Natureza jurídica O Centro de Estudos Judiciários é um organismo dotado de personalidade jurídica e de autonomia administrativa, sob tutela do Ministro da Justiça Princípios e instrumentos de gestão O desenvolvimento da missão do Centro de Estudos Judiciários está subordinado aos princípios do planeamento, da orçamentação, do controlo e da avaliação, pelo que são utilizados os principais instrumentos de gestão, comuns a todos os organismos, que são o Orçamento, o Plano Anual de Atividades o Relatório Anual de Atividades. A Lei nº 2/2008, de 14 de janeiro, prevê que o ano de atividades do CEJ, tendo em conta as suas competências, tem início em 1 de setembro e termo a 31 de julho, coincidindo o respetivo ciclo de gestão com este calendário, pelo que que os instrumentos de gestão Plano e Relatório Anual de Atividades coincidem com o ano de atividades, muito embora o Orçamento coincida com o ano económico Caraterização genérica das atribuições do CEJ e das respetivas unidades orgânicas O CEJ é dirigido por um Diretor, coadjuvado por dois Diretores-Adjuntos. Constitui missão do CEJ: - Assegurar a formação de magistrados judiciais e do Ministério Público para os tribunais judiciais e para os tribunais administrativos e fiscais; - Assegurar ações de formação jurídica e judiciária dirigida a advogados, solicitadores e agentes de outros setores profissionais da justiça, bem como cooperar em ações organizadas por outras instituições; - Desenvolver atividades de investigação e estudo no âmbito judiciário; - Constitui ainda missão do CEJ, no âmbito da formação de magistrados ou candidatos à magistratura de países estrangeiros, assegurar a execução de: Atividades formativas, no âmbito de redes ou outras organizações internacionais de formação em que se integre; Protocolos de cooperação que estabeleça com entidades congéneres 7

11 estrangeiras, em especial dos países de língua portuguesa; Projetos internacionais de assistência e cooperação na formação de magistrados, por iniciativa própria ou em consórcio com outras entidades congéneres; Acordos de cooperação técnica em matéria judiciária celebrados pelo Estado português. Para prossecução da sua missão e atribuições, o CEJ dispõe das seguintes unidades orgânicas: - O Departamento da Formação (DEF), unidade orgânica nuclear, dirigido por um coordenador. Na sua dependência funciona a Secção de Apoio à Formação (SEAF), unidade flexível criada por decisão do diretor; - O Gabinete de Estudos Judiciários (GAEJ), na dependência direta do diretor. No âmbito desta unidade orgânica nuclear funciona o Centro de Documentação (CEDOC), dirigido por um chefe de divisão, dirigente intermédio do 2º grau; - O Departamento das Relações Internacionais (DRI) dirigido um coordenador; - O Departamento de Apoio Geral (DAG) dirigido por um Diretor de Serviços. Na sua dependência funciona a Divisão de Informática e Multimédia (DIM), dirigida por um chefe de divisão, dirigente intermédio de 2º grau, bem como a Secção de Património e Contabilidade (SEPAC) e a Secção de Pessoal e Expediente (SEPE) unidades flexíveis criadas por decisão do Diretor Enquadramento legal Principais diplomas Funcionamento do CEJ - Lei nº 2/2008, de 14 de Janeiro, alterada pela Lei nº 60/2011, de 28 de novembro e pela Lei nº 45/2013, de 3 de julho, que regula o ingresso nas magistraturas, a formação de magistrados e a natureza, estrutura e funcionamento do Centro de Estudos Judiciários. - Despacho nº 24837/2008, que fixa o valor das senhas de presença dos membros do Conselho Geral, Conselho Pedagógico e Conselho de Disciplina do CEJ, publicado no DR, nº 193, 2ª série, de 6 de outubro de Despacho nº 24838/2008, que define o regime remuneratório dos docentes, coordenadores e formadores no CEJ e nos tribunais e membros dos júris do concurso de ingresso na formação inicial, incluindo a entidade competente para a 8

12 realização do exame psicológico de seleção, publicado no DR, 2ª série, nº 193, 2ª série, de 6 de outubro de Portaria nº 965/2008, de 29 de agosto, que aprova os Estatutos do Centro de Estudos Judiciários. - Portaria nº 222/2009, de 26 de fevereiro, que adapta o subsistema de Avaliação do Desempenho dos dirigentes da Administração Pública (SIADAP 2) aos dirigentes intermédios do CEJ e o subsistema de Avaliação do Desempenho dos Trabalhadores da Administração Pública (SIADAP 3), aos trabalhadores do CEJ. - Regulamento nº 339/2009, que aprova o Regulamento Interno do Centro de Estudos Judiciários, publicado no DR, 2ª série nº 150, de 5 de agosto, alterado pelo Regulamento (extrato) nº 62/2011, publicado no DR, 2ª série nº 15, de 21 de janeiro. - Despacho (extrato) nº 7890/2011, que aprova o regulamento interno de funcionamento, atendimento e horário de trabalho do Centro de Estudos Judiciários, publicado no DR. 2ª série, nº 106, de 1 de junho. Contabilístico - Leis do Orçamento de Estado. - Decretos-Lei de execução orçamental. - Circulares e outras Instruções da DGO. - Decreto-Lei nº 127/2012, de 21 de junho Estabelece os procedimentos necessários à aplicação da Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso (LPCA) e à operacionalização da prestação de informação. - Lei nº 8/2012 Aprova as regras aplicáveis à assunção de compromissos e aos pagamentos em atraso das entidades públicas. - Decreto-Lei nº 26/2002, de 14 de fevereiro Classificador económico das receitas e das despesas. - Lei nº 91/2001, de 20 de agosto, republicada pela Lei nº 37/2013, de 20 de agosto Lei do Enquadramento Orçamental. - Decreto-Lei nº 191/99, de 5 de junho Aprova o regime da tesouraria do estado. - Decreto-lei nº 166/98, de 25 de junho Institui o Sistema do Controlo Interno da Administração Financeira do Estado. - Decreto-Lei nº 183/96, de 27 de setembro Elaboração do Plano e do Relatório de Atividades. 9

13 - Decreto-Lei nº 171/94, de 24 de junho Aprova o esquema da classificação funcional das despesas públicas. - Decreto-Lei nº 155/92, de 28 de julho Regime da Administração Financeira do Estado. - Lei nº 8/90, de 20 de fevereiro - Bases da contabilidade pública. - Instruções nº 1/2004 2ª Secção Instruções para a organização e documentação da conta de gerência. Contratação Pública - Decreto-Lei n º 18/2008 Aprova o Código dos Contratos Públicos (CCP). - Acordos Quadro Celebrados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (espap). - Decreto-Lei nº 37/2007, de 19 de fevereiro define o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP). - Decreto-Lei nº 197/99 Competência para autorização da despesa. Cadastro e Inventário dos bens - Portaria nº 42/2001, de 19 de janeiro Aprova a orientação nº 2/2000 orientação genérica relativa às normas de inventariação dos bens administrados e controlados pelos serviços e organismos obrigados à aplicação do Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP). - Portaria nº 671/2000, de 17 de abril Aprova as instruções regulamentadoras do cadastro e inventário dos bens do Estado (CIBE). - Decreto-Lei nº 477/80, de 15 de outubro Cria o inventário geral do património do Estado. Veículos - Decreto-Lei nº 170/2008, de 26 de agosto, com as alterações posteriores Estabelece o regime jurídico do parque de veículos do Estado. - Portaria nº 383/2009, de 12 de março Identificação e regime de utilização dos veículos; - Despacho nº 7382, de 12 de março Regulamenta a parque de veículos do estado; - Regulamento nº 329/2009, de 9 de junho Gestão do parque de veículos do Estado. 10

14 - Decreto-Lei nº 37/2007, de 10 de fevereiro - define o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP). - Decreto-Lei nº 490/99, de 17 de novembro Estabelece o regime jurídico aplicável à permissão de condução de viaturas oficiais do Estado por trabalhadores que não possuam a categoria de motorista. - Decreto-Lei nº 50/78, de 28 de março Reformula os princípios reguladores das viaturas do Estado. Ajudas de custo e transporte - Decreto-Lei nº 106/98, de 24 de abril. - Decreto-Lei nº 192/95, de 28 de julho, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei nº 137/2010 e pela Lei do OE de Portaria nº 1553-D/2008, de 31 de dezembro. Recursos Humanos - Lei nº 12-A/2008, de 27 de fevereiro - Estabelece os Regimes de Vinculação, de Carreiras e de Remunerações dos trabalhadores em funções públicas. - Lei nº 59/2008, de 11 de setembro, com as alterações posteriores Aprova o Regime do Contrato de Trabalho em Funções Públicas. - Decreto-Lei nº 190/96, de 9 de outubro Balanço social. - Lei nº 7/2009, de 12 de fevereiro - Código do trabalho. - Código do Procedimento Administrativo. - Decreto-Lei nº 498/72, de 9 de dezembro, com as alterações posteriores Estatuto da Aposentação. - Lei nº 66-B/2007, de 28 de dezembro (Sistema Integrado de gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública (SIADAP). - Decreto-Lei nº 89/2009, de 9 de abril Regulamenta a proteção na parentalidade, nas eventualidades maternidade, paternidade e adoção no regime de proteção social convergente. - Decreto-Lei nº 176/2003, de 2 de agosto Abono de família para crianças e jovens e definição de proteção familiar na eventualidade de encargos familiares. - Portaria nº 511/2009, de 14 de maio fixação dos montantes das prestações familiares. - Lei nº 110/2009, de 16 de setembro Código dos regimes contributivos do sistema previdencial da Segurança Social. 11

15 - Decreto-Lei nº 57-B/84, de 20 de fevereiro regime do subsídio de refeição. - Circular nº 1349/Série A da DGO Fixa o abono mensal a atribuir aos motoristas para lavagem de viaturas. - Portaria nº 83-A/2009, de 22 de janeiro Tramitação do procedimento concursal. - Decreto-Lei nº 204/98, de 11 de julho, Decreto-Lei nº 97/2001, de 26 de março; Portaria nº 358/2002, de 3 de abril recrutamento de trabalhadores das carreiras não revistas de informática. Regulamentação coletiva de trabalho - Acordo Coletivo de Trabalho nº 1/2009, DR, 2ª série de 28 de setembro. - Regulamento de Extensão nº 1-A/2010, DR, 2ª série de 2 de março. - Acordo Coletivo de Entidade Empregadora Pública celebrado entre o CEJ e a Federação Nacional dos Sindicatos dos Trabalhadores em Funções Públicas, DR, 2ª série, nº 157, de 16 de agosto de Organização Contabilística Contabilidade O CEJ é um organismo com autonomia administrativa e, portanto, com competência para praticar atos que resultem da sua atividade normal de funcionamento e para pagar diretamente as suas despesas, mediante requisição de fundos. Sendo um serviço integrado, o CEJ deve proceder ao registo da informação sobre a execução orçamental em suporte informático definido pela DGO e proceder ao reportes obrigatórios, nos seguintes termos: Permanente - Compromissos Plurianuais [SCEP]. Mensalmente - Até ao 5.º dia útil do mês: Fundos disponíveis; Pedido de Libertação de Créditos. - Até dia ao dia 15 de cada mês: 12

16 Necessidades relativas a despesas com o pessoal. - Até ao dia 10 do mês seguinte: Pagamentos em Atraso. - Até ao dia 15 do mês seguinte: Unidade de Tesouraria; Deslocações em território nacional e estrangeiro. - Até dia 24 do mês seguinte: Envio de faturas registadas através do e-fatura. - Mensalmente, em calendário a definir: Previsão mensal da execução Trimestralmente - Até dia 15 do mês seguinte após o trimestre: Compromissos Plurianuais [SCEP]; - Até dia 20 do mês seguinte após o trimestre: Mapa de controlo de efetivos, nos termos da RCM nº 22/2012, de 9 de março. - Até dia 30 do mês seguinte após o trimestre: Fluxos financeiros para as Autarquias Locais (cooperação técnica e financeira). Anualmente e Conta Geral do Estado - Até dia 06 de março: Declaração de entrega de saldos de gerência anterior. - Em data a estipular pelo tribunal de Contas: Identificação dos principais credores do estado Tribunal de contas. - Até dia 30 de abril: Conta de Gerência. - Até dia 10 de maio: CGE/Transferências, Subsídios e Indemnizações CGE/Créditos extintos - Em data a estipular por circular da DGO (agosto ou setembro): Orçamento para o ano seguinte - Até dia 30 de setembro: 13

17 Plano anual de compras e compras ecológicas - Em data a estipular pela ESPAP (Outubro ou Novembro): Reporte estatístico anual de compras públicas de bens e serviços Estrutura orgânica do CEJ Diretor Conselho Geral Conselho Pedagógico Conselho de Disciplina Diretores- Adjuntos Órgãos do CEJ Departamento da Formação Gabinete de Estudos Judiciários Departamento das Relações Internacionais Departamento de Apoio Geral Centro de Documentação Divisão de Informática e Multimédia Organização interna Secção de Apoio à Formação Secção de Pessoal e Expediente Secção de Património e Contabilidade 14

18 IV.Normas de controlo interno 1. Receita 1.1. Natureza da receita Nos termos da Lei nº 2/2008, de 14 de janeiro, além da dotação do Orçamento do Estado e das transferências do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos do Ministério da Justiça, o CEJ dispõe das receitas próprias provenientes, entre outras, da venda de publicações e outros materiais formativos e de quantias cobradas por atividades ou serviços prestados no âmbito da sua missão. O CEJ dispõe ainda de receita com origem em transferências da Rede Europeia de Formação Judiciária (REFJ), na sequência de reembolsos de verbas pagas pelo CEJ com atividades no âmbito desta Organização, da qual o CEJ é membro fundador. Os valores da receita proveniente dos serviços prestados são recebidos através de transferência bancária para a conta do CEJ no Homebanking, designadamente a que resulta do pagamento da comparticipação no custo do procedimento do concurso de ingresso no CEJ e do pagamento pela inscrição em ações de formação contínua. Os valores da receita proveniente da venda de fotocópias, livros e outras publicações são, geralmente pagos em numerário. Porém, poderá haver pagamentos através de cheque ou vales de correio, em determinadas situações, designadamente aquelas em que há envio de documentação por correio, à cobrança Unidades orgânicas geradoras de receita Departamento da Formação. Centro de Documentação. Departamento de Relações Internacionais Procedimentos Entrega da receita A entrega da receita é efetuada na Secção de Património e Contabilidade (SEPAC) e obedece ao seguinte circuito. 15

19 Receita em numerário: - As unidades orgânicas geradoras de receita entregam na SEPAC informação relativa aos valores a receber; - A SEPAC recebe os valores indicados na informação e emite uma fatura simplificada no sistema informático GeRFiP, cujo original e duplicado entrega ao utente; Receita recebida através de transferência bancária: - O Departamento da Formação (DEF) fornece os dados para a emissão da fatura; - A SEPAC confirma, no Homebanking, que a transferência foi efetuada; - A SEPAC emite a fatura no GeRFiP. Depósito dos valores recebidos em numerário - A SEPAC emite a guia de depósito, através do homebanking, para entrega do numerário apurado durante o mês; - O valor recebido é depositado no Banco, mediante apresentação da guia extraída do homebanking. Registo contabilístico e entrega ao Estado A fase de lançamento da receita envolve as fases de liquidação e de cobrança da receita e obedece aos seguintes circuitos. Receita em numerário e receita em recebida através de transferência bancária: - A liquidação e cobrança de cada uma das faturas emitidas pela SEPAC são efetuadas em GeRFiP, com indicação da fonte de financiamento e a respetiva classificação económica; - A receita é registada no SGR por classificação económica dando origem à criação de um Documento Único de Cobrança (DUC); - A receita é entregue ao Estado através do pagamento do DUC. 16

20 Receita proveniente dos reembolsos da Rede Europeia de Formação Judiciária (REFJ): - A liquidação e cobrança desta receita são efetuadas apenas pelo valor necessário para as despesas previstas no Pedido de Libertação de Créditos (PLC) seguinte, à medida que vá ficando disponível no Homebanking; - A receita é registada no Sistema de Gestão de Receita (SGR) por classificação económica, dando origem á criação de um DUC. - A receita é entregue ao Estado através do pagamento do DUC; - O valor é pedido em PLC. Notas: Mensalmente, é identificada cada entrada e cada saída de valores no Homebanking, por forma a classificar corretamente a receita por Fonte de Financiamento e Classificação Económica, bem como para controlar o saldo existente para reporte, sempre que necessário Documentos de suporte/arquivo Informação interna das unidades geradoras de receita que é arquivada na SEPAC. Triplicado da fatura, arquivado com a informação da unidade orgânica geradora da receita, igualmente, na SEPAC. Guia de depósito, sendo um exemplar entregue no Banco e outro arquivado na SEPAC. Comprovativo da transferência (extraído do sistema IGCP) e arquivada na SEPAC. DUC para entrega de receita ao Estado. 2. Operações extraorçamentais 2.1. Conceito Consideram-se operações extraorçamentais aquelas que não são consideradas receita ou despesa orçamental, mas que têm expressão na tesouraria. Estas operações extraorçamentais são designadas Operações de tesouraria. São Operações de tesouraria a retenção de receitas do Estado, designadamente: Descontos no vencimento, designadamente penhoras e quotizações; Descontos relativos a impostos e taxas a entregar ao Estado; Acertos em vencimentos ou descontos. 17

21 2.2. Procedimentos Operações de tesouraria - As retenções de receitas do Estado, bem como as penhoras e quotizações são efetuadas com o processamento de vencimentos, pela Secção de Pessoal e Expediente (SEPE). A respetiva entrega às diferentes entidades é efetuada de acordo com as instruções em vigor, sendo a geração e conferência dos ficheiros efetuada pela SEPE que, posteriormente, os remete à ESPAP. - A contabilidade efetua o pagamento depois do ficheiro ser integrado pela ESPAP. Reposições abatidas nos pagamentos - Os acertos referentes a restituição de valores pagos indevidamente dão origem a guias de reposição. - Estas guias são geradas pelo GeRFiP, em quadruplicado, de acordo com informação da SEPE, devendo dois exemplares ser remetidos ao destinatário com um ofício a solicitar o pagamento nos serviços de Finanças da área da residência bem como o envio do respetivo comprovativo, e devendo o terceiro exemplar ser arquivado na SEPAC. - No final do ano a SEPAC deverá fazer a relação das guias não cobradas e informar os serviços de Finanças. - Recebido o comprovativo do pagamento, a contabilidade regista as reposições abatidas nos pagamentos no GeRFiP. Notas: - As reposições não abatidas nos pagamentos não geram qualquer movimento contabilístico por não terem qualquer influência no orçamento do ano em que são liquidadas. - A SEPE deverá ficar com cópia de todas as guias de reposição emitidas, que arquivará no processo individual do trabalhador Documentos de suporte/arquivo Folhas de vencimentos extraídas do Sistema de Recursos Humanos (SRH) (arquivadas na SEPAC); Folha de cálculo para apurar os valores a repor, emitida pela SEPE e remetida aos serviços de contabilidade; 18

22 Guia de reposição emitidas pelos serviços de contabilidade em quadruplicado (três originais para os serviços de Finanças e um para a SEPAC). Uma cópia da guia de reposição deverá ser arquivada na SEPE. 3. Despesa Fundo de maneio 3.1. Conceito O fundo de maneio é uma verba definida anualmente, pelo dirigente máximo, até ao montante que for definido pelo Decreto-Lei de Execução Orçamental, e destina-se ao pagamento de despesas de pequeno montante, consideradas urgentes e inadiáveis Procedimentos - No início de cada ano é autorizada a constituição do fundo de maneio, através de despacho do Diretor do CEJ, sendo a sua movimentação da exclusiva competência do responsável designado para o efeito. - Consideram-se despesas de baixo montante as despesas de valor igual ou inferior a 80 (oitenta). Para efeito de determinação deste valor, considera-se integrada numa despesa o conjunto de despesas da mesma natureza (igual classificação económica) realizada com o mesmo fornecedor e no intervalo de 30 dias. - A utilização do fundo de maneio deve ser sempre considerada como uma situação excecional, devendo apenas ser utilizado para pequenas aquisições, nas quais não se possa seguir os trâmites normais a observar nas aquisições de bens e serviços, que devam ser pagos no ato da compra. - A competência para autorizar a realização e pagamento das despesas por conta do fundo de maneio cabe ao responsável pelo mesmo, nos termos do nº 3 do artigo 32º do Decreto-Lei nº 155/92, de 28 de julho Constituição do fundo de maneio - A constituição do fundo de maneio é anual e é efetuada pela SEPAC, mediante preenchimento, pelo responsável pelo fundo de maneio, do impresso para o efeito. - O valor é definido anualmente pelo Diretor do CEJ, dentro dos limites legais. - O responsável pelo fundo de maneio responde pelo cumprimento das formalidades legais aplicáveis à realização das despesas, bem como pelo respetivo pagamento. 19

23 - Para o levantamento de qualquer importância do fundo de maneio deve utilizarse o impresso para o efeito. - As compras efetuadas através do fundo de maneio têm de ser comprovadas através de recibo legalmente aceite, emitido em nome do CEJ (original). - As despesas efetuadas através do fundo de maneio devem ser classificadas e as designações devem ser concretas. - Mensalmente, deve ser feita a relação das despesas efetuadas através do fundo de maneio, através do impresso para o efeito. - A regularização do fundo de maneio deve ter caráter mensal, nos termos do Decreto-Lei nº 127/2012, de 21 de junho. - A liquidação do fundo de maneio é, obrigatoriamente, efetuada até ao termo do prazo estipulado no Decreto-Lei de execução orçamental de cada ano. - Os registos contabilísticos na classificação económica respetiva, após a constituição do fundo de maneio, é feita pelos serviços de contabilidade. - O arquivo é efetuado na SEPAC Documentos de suporte/arquivo Impresso para designação do responsável pelo fundo de maneio (Anexo I); Formulário de constituição do fundo de maneio (Anexo II), Requisição de verbas do fundo de maneio (Anexo III); Guia de entrega de documentos de despesa pagos por fundo de maneio (Anexo IV). 4. Despesa Aquisições de bens e serviços 4.1. Enquadramento As aquisições de bens e serviços observam o disposto no Decreto-Lei nº 18/2008, de 29 de janeiro, que aprova o Código dos Contratos Públicos (CCP). O procedimento para a aquisição de bens e serviços inicia-se com a decisão de contratar, pelo órgão competente para autorizar a despesa inerente ao contrato a celebrar. Antes da decisão de contratar, deve observar-se o seguinte: Verificar se há cabimento orçamental; Solicitar o parecer prévio vinculativo ao responsável pela área das Finanças e da Administração Pública, nos termos legais, se for caso disso; 20

24 Se estiverem em causa compromissos plurianuais, deverá fazer-se o pedido para assunção dos mesmos, nos termos das disposições legais aplicáveis. Após a decisão de contratar, mediante fundamentação, é tomada a decisão de escolha do procedimento a adotar. A aquisição de bens e serviços através de procedimento de contratação por ajuste direto pressupõe que o preço contratual seja igual ou inferior a (setenta e cinco mil euros). Não podem ser convidadas a apresentar propostas entidades às quais a entidade adjudicante já tenha adjudicado, no ano económico em curso e nos dois anos económicos anteriores, na sequência de ajuste direto, propostas para a celebração de contratos cujo objeto seja constituído por prestações do mesmo tipo ou idênticas às do contrato a celebrar e cujo preço contratual acumulado seja superior a (nº 2 do artº 113º do CCP). Não podem igualmente ser convidadas a apresentar propostas entidades que tenham fornecido bens móveis ou prestado serviços à entidade adjudicante, a título gratuito, no ano económico em curso ou nos dois anos económicos anteriores, exceto se o tiverem feito ao abrigo do Estatuto do Mecenato (nº 4 do artº 113º do CCP) Procedimentos As aquisições de bens e serviços no CEJ são, regra geral, feitas ao abrigo do procedimento por ajuste direto (regime geral e simplificado). Antes da realização de qualquer despesa, a necessidade de adquirir o bem ou serviço deve ser comunicada à SEPAC pela unidade orgânica que dele necessita. Na comunicação deve constar a descrição do bem ou serviço a adquirir e, sempre que possível, anexar o respetivo orçamento. Porém, grande parte das aquisições de bens e serviços no CEJ são efetuadas através de procedimento centralizado na Unidade de Compras do Ministério da Justiça (UCMJ) Ajuste direto simplificado A aquisição de bens e serviços por ajuste direto simplificado, aplica-se às aquisições cujo valor não ultrapasse (cinco mil) e pressupõe os seguintes registos, pela ordem indicada: - Identificação da necessidade; - Proposta de aquisição, com orçamento (sempre que possível 3 orçamentos); - Autorização do procedimento; 21

25 - Cabimento; - Autorização da despesa; - Compromisso, na data em que é feita a requisição do bem ou serviço; - Emissão da Nota de Encomenda; - Comunicação do número do compromisso ao fornecedor do bem ou do serviço; - Receção do bem ou serviço; - Receção e conferência da fatura ou documento equivalente; - Autorização de pagamento; - Transferência bancária. Ajuste direto geral A aquisição de bens e serviços por ajuste direto geral aplica-se às aquisições cujo valor não ultrapasse (setenta e cinco mil) e pressupõe os seguintes registos: - Identificação das necessidades; - Informação/proposta para autorização da realização do procedimento e aprovação da minuta do convite e do caderno de encargos, bem como da proposta de constituição do Júri; - Após a autorização do Diretor para a realização do procedimento, envio do convite às entidades, acompanhado do caderno de encargos; - Receção e análise das propostas; - Análise das propostas; - Informação com proposta de adjudicação; - Autorização de adjudicação; - Adjudicação; - Comunicação ao adjudicatário (após autorização) e demais formalidades previstas no Código da Contratação Pública (CCP). Os registos contabilísticos são os referidos no ajuste direto simplificado. A celebração de quaisquer contratos na sequência de ajuste direto (simplificado ou geral), independentemente da sua redução ou não a escrito, deve ser publicitada no Portal da Internet dedicado aos contratos públicos, nos termos do artº 127º do CCP. Procedimentos centralizados na UCMJ - Levantamento de necessidades; As aquisições no âmbito dos Acordos Quadro celebrados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (ESPAP) são, em regra, efetuadas 22

26 através de procedimento centralizado. Porém, esporadicamente, quando não está previsto procedimento centralizado, o CEJ faz aquisições diretas ao abrigo dos referidos Acordos Quadro, utilizando a plataforma eletrónica para o efeito, seguindo os procedimentos sequenciais ali definidos, os quais obedecem ao CCP. Os procedimentos para aquisição centralizada de bens e serviços para o Ministério da Justiça são levados a cabo pela sua Unidade de Compras, que funciona na Secretaria - Geral do Ministério. Antes de iniciar qualquer procedimento, a UCMJ procede, junto de todos os organismos, ao levantamento das respetivas necessidades. O levantamento de necessidade é efetuado pela Secção de Património e Contabilidade, após o que é enviado à UCMJ com a documentação solicitada por aquele organismo, designadamente a declaração de cabimento orçamental, o registo dos encargos no Sistema Central da DGO (SCEP) nos casos em que os encargos abrangem mais de 1 ano económico, e ainda a ficha de execução de contratos anteriores com o mesmo objeto. - Procedimentos a observar após conclusão do procedimento na UCMJ Terminado o procedimento e após o envio das respetivas peças, pela UCMJ, o Departamento de Apoio Geral (DAG) elabora o processo de despesa, tendo em vista a obtenção de autorização da despesa e a preparação do contrato, se for caso disso. Autorizada a despesa e efetuada a respetiva nota de encomenda, tratando-se de aquisição de serviços, o controlo da sua prestação é efetuado pela unidade orgânica beneficiária da prestação do serviço que verifica as faturas, tendo em vista a confirmação da entrega do bens ou da realização dos serviços. Tratando-se de aquisição de bens relativos a comunicações e hardware o processo é conduzido pela Divisão de Informática e Multimédia (DIM), que verifica as faturas, tendo em vista a confirmação da entrega dos bens ou da realização dos serviços. Tratando-se de aquisições de outros bens, o processo é conduzido pela SEPAC, que executará todos os procedimentos, incluindo a conferência das faturas. Em todos os casos acima referidos, a SEPAC confere os valores a nível contratual. 23

27 4.3. Instrução dos processos de despesa Competência para a instrução dos processos A competência para organizar e instruir os processos de despesa é do DAG. A assunção de quaisquer encargos sem prévia autorização de despesa pelo Diretor do CEJ, ou em quem este delegou competências para o efeito, constitui responsabilidade pessoal dos intervenientes. Instrução do processo de aquisição e autorização do procedimento e da despesa O processo de aquisição é instruído e gerido pelo DAG, que o apresentará ao Diretor do CEJ ou a quem este delegou competências, para autorizar o procedimento e a respetiva despesa. Procedimentos de aquisição, adjudicação e emissão de Requisições Oficiais - O DAG é responsável pela organização e acompanhamento dos procedimentos, pela elaboração da proposta de adjudicação e emissão de Nota de Encomenda para o Fornecedor. - Na altura em que for adjudicado o bem ou o serviço, a Secção de Património e Contabilidade (SEPAC) deve remeter a ficha de recolha de dados, quando se tratar de novo fornecedor. - Obtidos os elementos necessários para efetuar o compromisso da despesa no Sistema de Informação Contabilística (GeRFiP), a SEPAC comunica o respetivo número ao fornecedor, nos termos nº 3 do artº 5º da Lei nº 8/2012, de 21 de fevereiro e solicita a entrega do bem ou da prestação do serviço, através do envio da Nota de Encomenda, ou através de pedido por . Receção dos bens e serviços A receção dos bens e serviços é, geralmente, efetuada pela SEPAC. Porém, em alguns casos, pode ser efetuada pelas unidades orgânicas às quais se destinam, que confirmarão a receção, com base na entrega física dos bens ou na execução do serviço, remetendo a Guia de Remessa ou Nota de Entrega à SEPAC, devidamente assinada. 24

28 Receção e conferência de faturas A receção das faturas ou outros documentos contabilísticos dos fornecedores são da responsabilidade da SEPAC, devendo toda a documentação ser enviada, pelos fornecedores, diretamente para a SEPAC. Os documentos contabilísticos de fornecedores, recebidos pelas unidades orgânicas, devem ser imediatamente canalizados para a SEPAC. Compete à SEPAC conferir a fatura nas vertentes contabilística, contratual e fiscal. Caso não esteja em conformidade, deve ser devolvida ao fornecedor, indicando o motivo. Registo de faturas Conferida a fatura, o DAG procede ao registo no GeRFiP. Para poder ser processada, a fatura deverá conter os seguintes elementos: - Nome e NIF do fornecedor; - Nome, NIF e morada do CEJ; - Descrição do bem/serviço, quantidade e preço unitário; - Informação sobre o IVA e respetiva taxa. Pagamentos a fornecedores Os pagamentos aos fornecedores deverão ser efetuados dentro dos prazos definidos, de acordo com a disponibilidade de fundos, após verificação da conformidade legal. O pagamento é efetuado por transferência bancária e é da responsabilidade do DAG. Gestão de stocks A responsabilidade pela gestão dos stocks é de um trabalhador da SEPAC, que regista a entrada dos bens em armazém através do GeRFiP. As requisições internas são efetuadas através de impresso para o efeito. O responsável pela unidade orgânica autoriza o pedido de aquisição do material. Após autorização, a requisição é registada no GeRFiP e validada pelo DAG. A SEPAC procede à entrega do material. Semestralmente, em junho e em dezembro, deve ser efetuada a conferência física dos bens em stock com as existências na contabilidade. 25

29 4.4. Documentos de suporte/arquivo Informação/proposta de autorização do procedimento para aquisição do bem ou do serviço arquivada junto ao processo de despesa (Anexo V); Minuta de convite à apresentação de proposta (Anexo VI); Minuta do contrato (Anexo VII); Cabimento; Autorização da despesa: Fichas de recolha de dados, arquivadas na SEPAC (Anexo VIII e IX); Nota de Encomenda; Fatura, arquivada na SEPAC; Requisição interna, arquivada na SEPAC (Anexo X). 5. Despesa Prestação de serviços de formação contínua Os formadores no CEJ são escolhidos pelo Diretor de entre magistrados, docentes universitários, advogados, e outras personalidades de mérito, obtida a autorização da entidade competente, se for caso disso. A formação pode também ser ministrada por entidades com as quais o CEJ estabeleça acordos neste domínio. Caso os formadores sejam magistrados, têm direito a um suplemento remuneratório fixado no Despacho nº 24838/2008, publicado no DR, 2ª série, nº 193 de 6 de outubro. Nos restantes casos, a prestação de serviços de formação é feita por ajuste direto. Procedimentos a observar na instrução dos processos - Após o planeamento da ação de formação, antes do envio do convite aos formadores, o DEF envia, por , o programa da formação, para efeito de cabimento; - O DAG, verificada a existência de cabimento (que efetua pela totalidade da ação de formação), inicia a instrução do processo de despesa e informa o DEF da existência de cabimento, para que proceda ao envio dos convites e da ficha de recolha de dados, nos casos em que é necessário; - Tratando-se de oradores não magistrados, o convite deve conter o valor que o CEJ se dispõe a pagar a título de honorários, bem como as demais condições, designadamente o pagamento de despesas de deslocação; 26

30 - Autorizada a despesa, o DAG regista o compromisso no GeRFiP, logo que o DEF forneça os dados necessários ao registo. - A SEPAC informa o número de compromisso, nos termos da Lei nº 8/2012, através de ofício, no qual deverá também ser indicado o valor a pagar, com a demonstração dos descontos efetuados, bem como da redução remuneratória prevista no artigo 19º da Lei nº 55-A/2010, de 31 de Dezembro, com as alterações posteriores, (se a ela houver lugar); - Logo após a realização da ação, o DEF confirma, por , a presença de todos os oradores ou informa da ausência, quando for caso disso, para efeitos de pagamento; - Após o pagamento, a SEPAC remete ofício aos oradores com a informação da data da transferência bancária a efetuar através do homebanking; - Até ao final do mês seguinte à realização das ações de formação, é efetuada a comunicação nos termos da Portaria nº 53/2014, de 3 de março, relativamente aos processos sujeitos a parecer genérico. Notas: De acordo com instruções da Direção-Geral do Orçamento, a prestação dos serviços de formação por oradores que não possuam relação jurídica de emprego público é considerada contrato de tarefa, razão pela qual se procede à comunicação ao membro do Governo responsável pelas Finanças e Administração Pública, nos termos da referida Portaria. 6. Despesa Formação nos Tribunais O 2º ciclo do curso de formação inicial de magistrados teórico-prática, bem como o estágio, decorrem nos tribunais e a respetiva formação é assegurada por magistrados formadores nos tribunais e coordenada por magistrados nomeados em comissão de serviço ou designados, em regime de acumulação, com redução de serviço, por um período de três anos renovável. A respetiva remuneração está fixada no Despacho nº 24838/2008, publicado no DR, 2ª série, nº 193 de 6 de outubro. Procedimentos a observar na instrução dos processos - No início do ano é efetuado um cabimento (anual), com base nas previsões de formação, tendo em conta o número de formandos em cada ano. 27

31 - Mensalmente, o Secretariado do Diretores-Adjuntos do CEJ remete, por correio eletrónico, aos serviços de contabilidade, a lista dos formadores que irão assegurar a formação durante o mês, após visto dos diretores-adjuntos; - A SEPE verifica, na base de dados desenvolvida para o efeito e que há de integrar o sistema de informação do CEJ, se houve alterações à lista de formadores, relativamente ao mês anterior. - O Ficheiro contendo a lista acima referida é registado no GeRFiP e enviado para pagamento por transferência bancária através do homebanking. 7. Despesa Processamento de abonos O 2º ciclo do curso de formação inicial de magistrados teórico-prática, bem como o estágio, decorrem nos tribunais e a respetiva formação é assegurada por magistrados formadores nos tribunais e coordenada por magistrados nomeados em comissão de serviço ou designados, em regime de acumulação, com redução de serviço, por um período de três anos renovável. A respetiva remuneração está fixada no Despacho nº 24838/2008, publicado no DR, 2ª série, nº 193 de 6 de outubro Conceito Processamento de vencimentos e outros abonos e processamento descontos no vencimento, designadamente penhoras e quotizações, bem como impostos e taxas a entregar ao Estado Procedimentos O processamento das remunerações e dos abonos ao pessoal é efetuado, mensalmente, pela SEPE, de acordo com as normas em vigor. As despesas com pessoal pressupõem registos contabilísticos a efetuar pelos serviços de contabilidade, designadamente: - Cabimento, autorização da despesa e compromisso, mensal (para o período de três meses), dos encargos com o pessoal existente, em cumprimento do Decreto-Lei nº 127/2012, de 21 de junho; - Processamento das remunerações, através da inserção das folhas de abonos; - Registo dos vencimentos e integração do ficheiro pela Espap; - Pedido de autorização de pagamento (PAP); - Processamento das retenções e descontos; 28