Manual do Sistema de Gestão SG.UC

Transcrição

1

2 Manual do Sistema de Gestão SG.UC Registo de Revisões Revisão Data Motivo da Revisão Documento inicial Atualização da matriz de processos Atualização das responsabilidades dos Dinamizadores da Qualidade Adequação do texto ao novo acordo ortográfico. Alterações pontuais de redação, no sentido de tornar mais clara a sua leitura. Autonomização do Anexo I em impresso (Im Matriz de processos do Sistema de Gestão) Integração de detalhes adicionais tendo em conta documentos de referência em matéria de ensino superior. Alteração da estrutura do documento Revisão na sequência da reestruturação da Administração Integração de novo mapa de processos. Revisão da designação de alguns procedimentos Revisão global do MSG, nomeadamente ao nível do mapa de processos, composição do Conselho da Qualidade e clarificação de alguns capítulos Integração da nova política da qualidade aprovada em Conselho da Qualidade Alterações pontuais na redação referente ao ponto IV.2.1. Investigação e desenvolvimento Integração de nova versão do mapa de processos. Alterações decorrentes da alteração ao Regulamento da Administração Revisão da Política da Qualidade da Universidade de Coimbra Integração da referência à existência de subsistemas de gestão. Integração do Jardim Botânico como UECAF. Atualização do mapa de partes interessadas. Atualização do capítulo relativo às estruturas e níveis de responsabilidades Integração de ajustes na sequência da publicação do novo PEA e do ajuste da linha 6 da Política da Qualidade. Integração do novo mapa de processos do SG.UC. Elaboração Aprovação (Sílvia Santos) Gestora da Qualidade (Madalena Alarcão) Vice-Reitora ( ) ( ) Revisão: 14.0 Pág. 1 de 35

3 Manual do Sistema de Gestão SG.UC Conteúdo I. Apresentação do Manual do Sistema de Gestão Enquadramento Siglas e acrónimos... 5 II. Apresentação da Universidade Missão, Valores e Visão Estrutura Organizacional Política da Qualidade... 7 III. Sistema de Gestão da UC Âmbito Norma ISO 9001 e abordagem por processos Mapa de processos Estruturas e níveis de responsabilidade Articulação entre sistemas Documentação Partes Interessadas IV. O ciclo de melhoria contínua na UC Planeamento Execução das atividades i. Investigação ii. Ensino e aprendizagem iii. Comunidade iv. Recursos - serviços de apoio v. Sustentabilidade Monitorização, análise e avaliação Melhoria contínua V. Considerações finais VI. Referências Revisão: 14.0 Pág. 2 de 35

4 Manual do Sistema de Gestão SG.UC Índice de figuras Figura 1 - Mapa de processos da UC... 9 Figura 2 - Interação entre os processos do SG.UC Figura 3 - Articulação entre os processos UC e áreas de análise A3ES Figura 4 - Articulação entre processos UC e requisitos ISO Figura 5 - Organograma do SG.UC Figura 6 - Estrutura documental do SG.UC Figura 7 - Partes interessadas do SG.UC Figura 8 - Partes interessadas do SG.UC análise poder/interesse Figura 9 - Processos do SG.UC de acordo com ciclo PDCA Figura 10 - Modelo conceptual de qualidade pedagógica Figura 11 - Representação do funcionamento dos SI na UC Revisão: 14.0 Pág. 3 de 35

5 Manual do Sistema de Gestão SG.UC I. Apresentação do Manual do Sistema de Gestão 1. Enquadramento O Sistema de Gestão (SG) da Universidade de Coimbra (UC), que se apresenta neste Manual, pauta-se pelos padrões europeus em matéria de qualidade no ensino superior, cumprindo naturalmente as demais determinações que se encontram em vigor a nível nacional em matéria das instituições do ensino superior e da sua avaliação. Tem como referencial, nomeadamente, as recomendações e disposições constantes dos seguintes documentos: Externos - Regime Jurídico da Avaliação da Qualidade do Ensino Superior (RJAES), aprovado pela Lei n.º 38/2007, de 16 de agosto; - Regime Jurídico das Instituições do Ensino Superior (RJIES), aprovado pela Lei n.º 62/2007, de 10 de setembro; - Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area, EURASHE, Brussels, 2015; - Referenciais para os Sistemas Internos de Garantia da Qualidade, in Análise Comparativa dos Processos Europeus para a Avaliação e Certificação de Sistemas Internos de Garantia da Qualidade, A3ES, Lisboa, 2011; - NP EN ISO 9001:2008 Sistemas de gestão da qualidade Requisitos, IPQ, Caparica, 2008; Internos - Estatutos da Universidade de Coimbra, publicados em anexo ao Despacho Normativo n.º 43/2008, no DR, II Série, n.º 169, de 1 de setembro de 2008; - Plano Estratégico e de Ação da Universidade de Coimbra , UC, Coimbra, Este manual tem como objetivos gerais: Descrever o Sistema de Gestão da Universidade de Coimbra (SG.UC); Identificar genericamente as ações necessárias ao desenvolvimento de uma cultura de qualidade em todos os domínios de atividade da UC; Apoiar a implementação de uma estratégia para a melhoria contínua da instituição, em todas as áreas de atuação. A Universidade de Coimbra está focalizada na promoção de uma cultura de qualidade transversal a todas as unidades/serviços, com vista à melhoria contínua dos seus processos e à satisfação das necessidades e expectativas das suas partes interessadas, assegurando o cumprimento dos requisitos legais. Por esse motivo, as disposições apresentadas neste manual são de cumprimento obrigatório por todos os trabalhadores no âmbito do SG.UC, constituindo uma base sólida para a melhoria contínua dos serviços prestados. O SG.UC descrito neste manual tem uma dupla valência: assegura, numa vertente mais interna, a melhoria contínua dos processos e, numa vertente externa, procura dar cumprimento aos requisitos de reporte do desempenho à sociedade, aspeto essencial no âmbito do funcionamento das instituições de ensino superior. O Manual do Sistema de Gestão (MSG) é elaborado pela Divisão de Avaliação e Melhoria Contínua (DAMC) e aprovado pelo elemento da equipa reitoral que tutela o SG.UC. As disposições nele incluídas entram em vigor à data da sua aprovação. O SG.UC está em permanente construção e melhoria, por isso este manual pode ser revisto na sequência de alterações de contexto, nomeadamente as que se relacionam com os documentos orientadores internos e externos, alterações na estrutura orgânica, no próprio modelo de funcionamento do SG.UC, no mapa de processos, ou na sequência de outras alterações com impacto nos conteúdos definidos, nomeadamente as que possam decorrer dos processos de avaliação e melhoria contínua. Revisão: 14.0 Pág. 4 de 35

6 Manual do Sistema de Gestão SG.UC 2. Siglas e acrónimos AAC Associação Académica de Coimbra AM Avaliação, Monitorização e Melhoria A3ES Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior CAUC Colégio das Artes DAMC Divisão de Avaliação e Melhoria Contínua DGES Direção Geral de Ensino Superior DITS Divisão de Inovação e Transferências do Saber DO Docentes DQ Dinamizador da Qualidade ENQA European Association for Quality Assurance in Higher Education ES Estudantes EURASHE European Association of Institutions in Higher Education FAS Fundo de Apoio Social aos Estudantes da UC FCDEFUC Faculdade de Ciências do Desporto e Educação Física FCT Fundação para a Ciência e a Tecnologia FCTUC Faculdade de Ciências e Tecnologia FDUC Faculdade de Direito FEUC Faculdade de Economia FFUC Faculdade de Farmácia FLUC Faculdade de Letras FMUC Faculdade de Medicina FPCEUC Faculdade de Psicologia e de Ciências de Educação GQ Gestor da Qualidade GTA Gabinete Técnico de Apoio ICNAS Instituto de Ciências Nucleares Aplicadas à Saúde I&D Investigação e Desenvolvimento IE Infraestruturas de Apoio IIIUC Instituto de Investigação Interdisciplinar da Universidade de Coimbra IPN Instituto Pedro Nunes IPQ Instituto Português da Qualidade MSG Manual do Sistema de Gestão PASEP Programa de Apoio Social a Estudantes através de Atividades de tempo Parcial PE Projeto Educativo QA Qualidade das Aprendizagens RIS Regional Innovation Scoreboard RJAES Regime Jurídico da Avaliação da Qualidade do Ensino Superior RJIES Regime Jurídico das Instituições do Ensino Superior SASUC Serviços de Ação Social da Universidade de Coimbra SG.UC Sistema de Gestão da Universidade de Coimbra SP Sucesso Profissional e Transformação Social TICE Tecnologias de Informação, Comunicação e Eletrónica TUJE Tribunal Universitário Judicial Europeu UC Universidade de Coimbra UECAF Unidade de Extensão Cultural e Apoio à Formação UNESCO United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization UC_D Universidade de Coimbra Ensino a Distância UO Unidade Orgânica Revisão: 14.0 Pág. 5 de 35

7 Manual do Sistema de Gestão SG.UC II. Apresentação da Universidade A Universidade de Coimbra (UC) é uma instituição pública de ensino superior. Com mais de sete séculos, conta com um património material e imaterial único, peça fundamental na história da cultura científica europeia e mundial, reconhecido pela UNESCO (United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization) como património mundial. Os principais marcos históricos da instituição encontram-se sintetizados em 1. Missão, Valores e Visão Nos termos do art.º 2.º dos Estatutos (MCTES, 2008) a Missão da Universidade é a seguinte: 1 - A Universidade de Coimbra é uma instituição de criação, análise crítica, transmissão e difusão de cultura, de ciência e de tecnologia que, através da investigação, do ensino e da prestação de serviços à comunidade, contribui para o desenvolvimento económico e social, para a defesa do ambiente, para a promoção da justiça social e da cidadania esclarecida e responsável e para a consolidação da soberania assente no conhecimento. 2 - A Universidade tem o dever de contribuir para: a) A compreensão pública das humanidades, das artes, da ciência e da tecnologia, promovendo e organizando ações de apoio à difusão da cultura humanística, artística, científica e tecnológica, disponibilizando os recursos necessários a esses fins; b) O desenvolvimento de atividades de ligação à sociedade, designadamente de difusão e transferência(s) de conhecimento, assim como de valorização económica do conhecimento científico; c) A promoção da mobilidade efetiva de docentes e investigadores, estudantes e diplomados, tanto a nível nacional como internacional, designadamente no espaço europeu de ensino superior e no espaço da Comunidade dos Países de Língua Portuguesa. Os Valores, identificados no Plano Estratégico (UC, 2015), são os seguintes: Abertura ao Mundo; Contemporaneidade; Cooperação; Diálogo; Estímulo à Criatividade; Ética; Humildade Científica; Independência; Inovação; Interação das Culturas; Liberdade de Opinião; Reconhecimento e Promoção do Mérito; Rigor Intelectual; Tolerância; Tradição; e Valorização das Pessoas. A Visão, patente no Plano Estratégico (UC, 2015), preconiza: Afirmar a Universidade de Coimbra como a melhor universidade de língua portuguesa! 2. Estrutura Organizacional A afirmação da Universidade de Coimbra Como a melhor universidade de língua portuguesa Protagonista de grandes avanços do conhecimento Capaz de atrair os melhores estudantes e professores E contribuindo decisivamente Para o progresso e bem-estar da Sociedade. Com instalações distribuídas essencialmente por três polos, a UC integra na sua estrutura unidades orgânicas de ensino e investigação, unidades orgânicas de investigação e unidades e serviços voltados essencialmente para o apoio às atividades científicas, pedagógicas, culturais, desportivas, administrativas, sociais e de relação com a comunidade, nomeadamente: unidades de extensão cultural e de apoio à formação, Administração, Serviços de Ação Social e serviços de apoio direto aos órgãos de governo. Constituem unidades orgânicas de ensino e investigação: Faculdade de Letras (FLUC), Faculdade de Direito (FDUC), Faculdade de Medicina (FMUC), Faculdade de Ciências e Tecnologia (FCTUC), Faculdade de Farmácia (FFUC), Faculdade de Economia (FEUC), Faculdade de Psicologia e de Ciências da Revisão: 14.0 Pág. 6 de 35

8 Manual do Sistema de Gestão SG.UC Educação (FPCEUC), Faculdade de Ciências do Desporto e Educação Física (FCDEFUC), Instituto de Investigação Interdisciplinar (IIIUC) e o Colégio das Artes (CAUC). São unidades orgânicas de investigação: o Instituto de Ciências Nucleares Aplicadas à Saúde (ICNAS) e o Tribunal Universitário Judicial Europeu (TUJE). São unidades de extensão cultural e de apoio à formação (UECAF): a Biblioteca Geral, a Biblioteca das Ciências da Saúde, o Arquivo, a Imprensa, o Centro de Documentação 25 de Abril, o Museu da Ciência, o Teatro Académico de Gil Vicente, o Estádio Universitário e o Jardim Botânico. São órgãos de governo da Universidade: o Conselho Geral, o Reitor e o Conselho de Gestão. Informação detalhada sobre o Conselho Geral, Equipa Reitoral e Conselho de Gestão pode ser consultada em A composição e competências dos órgãos de governo da UC e das suas unidades constam dos Estatutos da Universidade de Coimbra (MCTES, 2008), disponíveis aqui. O organograma da Universidade de Coimbra encontra-se disponível no sítio web, em Estão também disponíveis os organogramas da Administração, dos Serviços de Ação Social e de outras unidades/serviços da UC, nas respetivas páginas web. A Administração é o serviço de apoio central à governação da UC. 3. Política da Qualidade No art.º 8.º dos Estatutos da Universidade de Coimbra (MCTES, 2008) encontra-se refletida a relevância da Gestão da Qualidade para a instituição, sendo expressa como um dos seus princípios de governação. Nesse sentido, e tendo em conta a Visão para , o Plano Estratégico (UC, 2015) faz transparecer a opção por uma estratégia de diferenciação pela qualidade. Ao definir a Política da Qualidade, o Conselho da Qualidade toma como referencial a legislação aplicável e a missão da instituição, tendo em conta as necessidades e expectativas das partes interessadas, bem como os meios materiais e humanos de que dispõe. A Política da Qualidade atualmente em vigor, aprovada em setembro de 2015, encontra-se estruturada em sete linhas que representam o compromisso da instituição com vista à melhoria contínua: 1 Fomentar o envolvimento de toda a comunidade académica, nomeadamente dos estudantes, numa estratégia de diferenciação pela qualidade, assegurando a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade; 2 Viver a UC como universidade europeia de referência onde conhecimento e inovação se constroem, numa aliança orientada para os novos desafios societais, abrindo ao mundo um património e tradições centenárias; 3 Garantir a qualidade e melhoria contínua do ensino e da oferta formativa, alinhando as competências dos estudantes com as exigências da formação avançada e do mercado de trabalho; 4 Reforçar a ligação Ensino Investigação Transferência(s) de conhecimento, promovendo a colaboração entre a Universidade e o tecido económico, social e cultural; 5 Dotar a UC das mais avançadas formas de serviços especializados à comunidade, valorizando o conhecimento, o desenvolvimento económico e social e a inovação; 6 Fomentar o comprometimento entre a organização e os trabalhadores, promovendo a comunicação interna participada e o reforço de competências individuais; 7 Fomentar a gestão sustentável de recursos, o bem-estar das pessoas e a responsabilidade social da organização. Revisão: 14.0 Pág. 7 de 35

9 Manual do Sistema de Gestão SG.UC III. Sistema de Gestão da UC O SG.UC integra o conjunto de todos os processos, documentos, sistemas de informação e outros instrumentos de apoio ao planeamento, execução, monitorização, avaliação e melhoria contínua das atividades desenvolvidas na Universidade de Coimbra, com vista à satisfação global das diferentes partes interessadas, e tendo como principal objetivo a excelência da instituição em todas as áreas de atuação. 1. Âmbito O âmbito do SG.UC compreende os seguintes processos: Gestão de Atividades de Relações Internacionais; Gestão Académica; Gestão de Recursos Humanos; Apoio à Gestão do Conhecimento; Gestão Financeira; Gestão do Edificado, Segurança e Ambiente; Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação; Apoio à Comunidade Universitária; Apoio e Promoção da Investigação; Gestão da Qualidade Pedagógica; Gestão de Imagem, Media, Comunicação e Promoção; Gestão de Projetos; Gestão das Atividades Técnico-Jurídicas; Gestão da Atividade Cultural; Gestão da Atividade Desportiva; Gestão do Património Material e Imaterial; Planeamento, Avaliação e Melhoria. 2. Norma ISO 9001 e abordagem por processos O SG.UC está alinhado com os requisitos definidos pela Norma ISO 9001: 2008, sendo assegurada a: 1) Identificação dos processos necessários à realização da atividade da UC; 2) Identificação da sequência e interação destes processos; 3) Definição de critérios e métodos necessários para assegurar que a execução e controlo dos processos são eficazes; 4) Disponibilização de recursos e de informação necessários à execução e monitorização dos processos; 5) Medição, monitorização e análise dos processos; 6) Avaliação dos processos e definição de ações de melhoria; 7) Implementação das ações necessárias para atingir os resultados planeados, bem como a melhoria contínua dos processos. É assim adotada uma abordagem por processos baseada no ciclo PDCA Plan, Do, Check, Act - com vista a melhorar a eficácia do SG.UC, contribuindo para a melhoria contínua. Esta abordagem implica a identificação, definição e gestão de um conjunto de atividades interligadas, identificando os recursos necessários de modo a permitir a adequada prestação de serviços. A aplicação dos requisitos definidos na ISO 9000 é avaliada através da realização de auditorias externas anuais no âmbito dos processos geridos pela Administração da UC, designadamente: Gestão de Atividades de Relações Internacionais; Gestão Académica; Gestão de Recursos Humanos; Apoio à Gestão do Conhecimento; Gestão Financeira; Gestão do Edificado, Segurança e Ambiente; Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação; Apoio e Promoção da Investigação; Gestão da Qualidade Pedagógica; Gestão de Projetos; Gestão das Atividades Técnico-Jurídicas; Planeamento, Avaliação e Melhoria. 3. Mapa de processos Para uma apresentação sumária mas global do SG.UC, expõe-se de seguida o mapa de processos, que se encontra em consonância com o quadro de definição estratégica orientador do Plano Estratégico (UC, 2015). Os processos encontram-se estruturados em três áreas: Processos associados aos pilares Missões ; Processos associados aos pilares Recursos ; Processos associados ao pilar Sustentabilidade. Revisão: 14.0 Pág. 8 de 35

10 Manual do Sistema de Gestão SG.UC Figura 1 - Mapa de processos da UC Revisão: 14.0 Pág. 9 de 35

11 Manual do Sistema de Gestão SG.UC Figura 2 - Interação entre os processos do SG.UC Revisão: 14.0 Pág. 10 de 35

12 Manual do Sistema de Gestão SG.UC A figura anterior representa as interações entre os processos do SG.UC. Cada um dos processos representados no mapa e na tabela é constituído por um conjunto de atividades que interagem entre si. Estas atividades podem ser documentadas sob a forma de procedimentos ou instruções de trabalho, integrando, quando aplicável, fluxogramas e descritivos das tarefas, e encontram-se listados, de forma estruturada, no Im0002 Mapa de documentos e registos do Sistema de Gestão. De seguida, para uma visão integrada, sistematiza-se a articulação entre os processos do SG.UC com as áreas de análise definidas pela Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior (A3ES), no âmbito do processo de auditoria a Sistemas Internos de Garantia da Qualidade nas Instituições de Ensino Superior. Legenda: Áreas de Análise A3ES 1. Política institucional para a qualidade 2. Abrangência e eficácia dos procedimentos e estruturas de garantia da qualidade, relacionados com os aspetos básicos da missão institucional 2.1. Ensino e aprendizagem 2.2. Investigação e desenvolvimento/investigação orientada e desenvolvimento profissional de alto nível 2.3. Colaboração interinstitucional e com a comunidade 2.4. Políticas de gestão do pessoal 2.5. Serviços de apoio 2.6. Internacionalização 3. Articulação entre o sistema de garantia da qualidade e os órgãos de governação e gestão 4. Participação das partes interessadas, internas e externas, nos processos de garantia da qualidade 5. Sistema de Informação - mecanismos de recolha, análise e divulgação interna da informação: abrangência e relevância da informação 6. Publicação de informação relevante para as partes interessadas externas 7. Acompanhamento, avaliação e melhoria contínua do sistema de garantia da qualidade 8. O sistema interno de garantia da qualidade, apreciado na globalidade Cromática Processos associados aos pilares Missões Figura 3 - Articulação entre os processos UC e áreas de análise A3ES Sistematiza-se, ainda, a articulação entre os processos do SG.UC e os requisitos da norma ISO 9001:2008. Revisão: 14.0 Pág. 11 de 35

13 Manual do Sistema de Gestão SG.UC Processos associados aos pilares Missões Figura 4 - Articulação entre processos UC e requisitos ISO 9001 Revisão: 14.0 Pág. 12 de 35

14 Manual do Sistema de Gestão SG.UC 4. Estruturas e níveis de responsabilidade O SG.UC pressupõe os seguintes níveis de responsabilidade: Estratégia O Conselho da Qualidade é responsável por assegurar a coordenação estratégica do SG.UC, nomeadamente: i) Definir e aprovar a Política da Qualidade, garantindo a sua divulgação a toda a comunidade académica e a outras partes interessadas que considere necessário e adequado; ii) Criar condições para a participação ativa de toda a comunidade UC nos processos de melhoria contínua. O Conselho da Qualidade é nomeado pelo Reitor e presidido pelo próprio. É constituído pelo Vice-Reitor que tutela o SG.UC, Administrador da UC, Administrador dos Serviços de Ação Social, elemento das Unidades Orgânicas (Diretor ou representante), elemento da Divisão de Avaliação e Melhoria Contínua (Gestor da Qualidade), um representante dos trabalhadores não docentes e dois representantes dos estudantes. O Representante da Gestão é o Vice-Reitor que tutela o SG.UC, a quem compete: 1) Assegurar que as orientações estratégicas ao nível do SG.UC são entendidas e compreendidas e que se traduzem na definição, implementação e melhoria dos processos do SG.UC; 2) Assegurar a existência de condições com vista à promoção da consciencialização para com os requisitos das partes interessadas e para a importância dos processos de melhoria contínua; 3) Nomear o Gestor da Qualidade do SG.UC, sob proposta do Administrador da UC; 4) Nomear os Dinamizadores da Qualidade do SG.UC, sob proposta dos respetivos dirigentes; 5) Aprovar o Manual do Sistema de Gestão e o mapa de processos do SG.UC; 6) Validar o Plano da Qualidade da UC, antes da sua apresentação ao Conselho Geral; 7) Aprovar o relatório anual de autoavaliação da UC; 8) Aprovar o programa de auditorias internas da qualidade e o planeamento anual dos processos de auscultação, depois de consultada a gestão de topo. Gestão de topo - é responsável por cumprir e fazer cumprir a estratégia para a qualidade na UC, bem como as disposições constantes deste manual. É ainda responsável pela aprovação e acompanhamento dos processos que estão sob a sua gestão, garantindo as condições necessárias para sua adequada implementação. Integra a Equipa Reitoral, os Diretores das UO, os Conselhos Científicos e Pedagógicos, os Diretores das UECAF, Administrador da UC e Administrador dos SASUC. Gestão Divisão de Avaliação e Melhoria Contínua (DAMC) e Gestor da Qualidade (GQ) integrados na Administração da Universidade de Coimbra, asseguram a coordenação funcional e global do SG.UC, acompanhando de forma transversal a implementação da estratégia para a qualidade na UC. Asseguram a promoção e acompanhamento da implementação dos requisitos existentes em matéria de gestão da qualidade, bem como a articulação entre o SG.UC e os subsistemas de gestão das restantes unidades/serviços. Garantem a vertente de sensibilização em matéria de gestão da qualidade e sua aplicação no quotidiano da UC. São também responsáveis pela gestão da rede de dinamizadores da qualidade do SG.UC e da bolsa de auditores da UC. Dirigentes intermédios assumem as funções de gestores funcionais dos processos e são os Coordenadores de Cursos e de Unidades de I&D, os Diretores, Chefes de Divisão e Coordenadores da Administração e dos Serviços de Ação Social, Coordenadores de Projetos Especiais e dos Serviços de Apoio à Gestão das UO. Estes são os responsáveis pela gestão funcional através da definição, manutenção, aplicação e melhoria dos processos que lhes estão adstritos. Encontram-se definidos, para o SG.UC, no Im0002 Mapa de documentos e registos, sendo neste caso assumido como gestor o dirigente/responsável máximo da área assinalada. Revisão: 14.0 Pág. 13 de 35

15 Manual do Sistema de Gestão SG.UC Implementação Dinamizadores da qualidade (DQ) - são os técnicos que prestam apoio ao dirigente da unidade/serviço no âmbito das atividades que contribuam para a promoção de uma cultura de qualidade na UC. Este apoio é prestado ao nível do planeamento, monitorização e avaliação dos processos, nas vertentes de investigação, ensino, extensão universitária e serviços de apoio. O DQ desenvolve as suas atividades em articulação com a DAMC e o Gestor da Qualidade, de forma a garantir o cumprimento dos princípios orientadores do SG.UC e a adequada articulação entre processos e serviços. Auditores internos da qualidade são os elementos que integram a Bolsa de Auditores da UC. Participam nos processos de auditorias internas da qualidade, integradas no Programa de Auditorias que é aprovado pelo Representante da Gestão, impulsionando, nos moldes previstos no P004 Auditorias internas da qualidade, a consolidação e melhoria do SG.UC. Estudantes, docentes, investigadores e técnicos da UC - devem participar ativamente identificação e implementação de propostas de melhoria do SG.UC, realizando as várias atividades que lhes estão cometidas nesse domínio, em conformidade com o descrito neste Manual e demais documentação do SG.UC. Partes interessadas externas A UC deve promover a sua participação nos processos de planeamento, avaliação e melhoria do SG.UC. Revisão: 14.0 Pág. 14 de 35

16 Manual do Sistema de Gestão SG.UC Figura 5 - Organograma do SG.UC Revisão: 14.0 Pág. 15 de 35

17 5. Articulação entre sistemas Dada a dimensão e complexidade dos processos e atividades desenvolvidos na Universidade de Coimbra, o SG.UC prevê a existência de subsistemas de gestão no contexto das UO/UECAF/Outros serviços externos à Administração. Estes subsistemas de gestão estão alinhados com os princípios definidos no SG.UC e fornecem inputs para a análise global da eficácia dos processos de melhoria contínua na Universidade de Coimbra, assegurada pelo Conselho da Qualidade. Podem ter manuais de gestão próprios e adequados às necessidades e especificidades das estruturas e atividades que suportam. Para o SG.UC e subsistemas de gestão, nos vários níveis de responsabilidade, é garantido o devido alinhamento com o definido no Plano Estratégico (UC, 2015) e as atribuições dos serviços definidas nos regulamentos respetivos. 6. Documentação O SG.UC encontra-se organizado de acordo com uma abordagem por processos, contemplando vários níveis na sua estrutura documental, como evidenciado na figura seguinte. Visão Missão Valores Política da Qualidade Plano Estratégico e de Ação Legislação Manual do Sistema de Gestão Processos Procedimentos Instruções de Trabalho Guias de Orientação Impressos Nível I Definem o compromisso e responsabilidades da organização perante a tutela e as partes interessadas Nível 2 Definem quem, o quê, quando e como - Os processos definem, de forma genérica, as atividades interrelacionadas que, através da utilização de recursos, transformam elementos de entrada em elementos de saída. - Os procedimentos documentam as atividades integradas nos processos, através da definição de um conjunto de tarefas. Estes podem referir-se à prestação de serviço ao cliente ou ao suporte à atividade. - As Instruções de trabalho definem detalhadamente o conjunto de tarefas interrelacionadas. - As guias de orientação definem diretrizes referentes a uma temática. - Os impressos ou formulários apoiam a execução das tarefas. Registos Nível 3 Evidenciam detalhadamente quem, o quê, quando e como - Representam evidências do funcionamento do SG.UC. Figura 6 - Estrutura documental do SG.UC O controlo dos documentos referidos nesta pirâmide documental é efetuado de acordo com os procedimentos P001 Gestão de documentos internos e P002 Gestão de documentos externos. O arquivo físico e digital dos documentos do SG.UC, designadamente o MSG, processos, procedimentos, instruções de trabalho, guias de orientação e impressos é assegurado pela DAMC. Os documentos mencionados são disponibilizados, para consulta, na área privada da página web da UC (i IURIS MOS UC), estando acessíveis a todos os trabalhadores da UC. O arquivo dos registos é assegurado pelas áreas gestoras dos processos, observando os normativos/legislação aplicáveis às matérias em causa. O controlo de documentos e registos no âmbito dos subsistemas de gestão é assegurado conforme os princípios definidos nos manuais de gestão próprios. Revisão: 14.0 Pág. 16 de 35

18 7. Partes Interessadas Periodicamente, no âmbito do P007 Auscultação das partes interessadas, é realizada a identificação e mapeamento das partes interessadas do SG.UC. Atualmente, consideram-se partes interessadas do SG.UC as apresentadas na figura seguinte. Figura 7 - Partes interessadas do SG.UC A UC pretende corresponder às expectativas das suas partes interessadas avaliando periodicamente as necessidades e satisfação das mesmas. Com vista à adequada gestão deste processo, foi assegurada uma análise do poder que cada uma destas partes interessadas tem nos processos do SG.UC (poder) e a capacidade que tem para os influenciar (interesse). A figura infra ilustra o resultado deste exercício. Revisão: 14.0 Pág. 17 de 35

19 Figura 8 - Partes interessadas do SG.UC análise poder/interesse Revisão: 14.0 Pág. 18 de 35

20 IV. O ciclo de melhoria contínua na UC Com o envolvimento das diversas partes interessadas, o Sistema de Gestão da Universidade de Coimbra adota um ciclo de melhoria contínua alinhado com a metodologia PDCA Plan, Do, Check, Act, descrito sucintamente nos pontos seguintes: Plan Planeamento sucintamente descrito no capítulo IV.1 Do Execução das atividades sucintamente descrito no capítulo IV.2 Check Monitorização, análise e avaliação sucintamente descrito no capítulo IV.3 Act Melhoria contínua sucintamente descrito no capítulo IV.4 A organização dos processos do SG.UC de acordo com o ciclo PDCA representa-se sucintamente na figura seguinte. 1. Planeamento Figura 9 - Processos do SG.UC de acordo com ciclo PDCA O Plano Estratégico (UC, 2015) integra pilares de missões, pilares de recursos e um pilar de sustentabilidade. Os primeiros estão diretamente relacionados com os fins da UC, estatutariamente definidos: a investigação, o ensino e a extensão universitária. Os segundos, considerados meios necessários para atingir aqueles fins, estão também associados a linhas estratégicas: pessoas, recursos económicofinanceiros e infraestruturas. Como pilar transversal aos anteriores está a sustentabilidade, que integra as vertentes de internacionalização, comunicação, cidadania e inclusão, ambiente e marca UC. Para cada um dos pilares estão estabelecidas iniciativas estratégicas, metas e indicadores de desempenho. O Plano Estratégico (UC, 2015) orienta a definição do plano de ação de iniciativa reitoral e dos planos de ação das várias unidades e serviços da UC, conforme estabelecido no P010 Planeamento da UC. Os Planos de Ação facilitam o alinhamento dos recursos, de modo a satisfazer as necessidades e corresponder às expectativas das partes interessadas. Incluem a definição de ações, calendário, indicadores, metas a alcançar e responsáveis pela sua implementação. Revisão: 14.0 Pág. 19 de 35

21 O Plano da Qualidade integra as ações com vista ao desenvolvimento e melhoria contínua do próprio SG.UC, e é também definido no contexto do Plano Estratégico (UC, 2015). De seguida apresenta-se uma descrição sucinta das principais atividades asseguradas com vista à concretização dos objetivos definidos para cada um dos pilares do Plano Estratégico (UC, 2015). 2. Execução das atividades Relativamente à execução e controlo das atividades descritas nos pontos seguintes, em particular no contexto das que se referem a prestação dos serviços, é garantido no SG.UC: a) Definição, desenho e disponibilização de todos os processos de prestação de serviço, instruções de trabalho e guias de orientação, de forma a clarificar as atividades e responsáveis no processo; b) Disponibilização de instruções e documentos ao cliente, ao nível das atividades de prestação de serviços, sempre que tal seja identificado como necessário; c) Manutenção dos equipamentos e das infraestruturas de apoio à atividade, de modo a assegurar a sua disponibilidade e fiabilidade; d) Identificação, caracterização e utilização de indicadores de monitorização dos processos de prestação de serviços e de suporte, se considerado adequado; e) Métodos de identificação dos processos relativos aos serviços prestados; f) Métodos de rastreabilidade dos serviços prestados relativamente ao já realizado e ao resultado das ações de verificação da qualidade; g) Identificação de serviços não conformes, análise de causas de não conformidades, definição dos processos de recuperação e verificação após recuperação, de acordo com as disposições do P005 Ferramentas de melhoria contínua; h) Qualidade dos itens das partes interessadas que forem utilizados ou incorporados no serviço prestado, quer em termos da sua identificação, verificação e proteção, quer na comunicação de ocorrências que os tornem inadequados para utilização e respetivo processo de decisão; i) Manuseamento, arquivo e proteção dos itens associados à prestação dos serviços durante a sua permanência nas áreas abrangidas pelo SG; j) Dinamização de plano de desenvolvimento de Recursos Humanos, através do reforço de competências. i. Investigação A investigação, enquanto pilar de missão da UC, está integrada no Plano Estratégico (UC, 2015). Este define como visão desenvolver e expandir a investigação científica, posicionando a Universidade de Coimbra protagonista de grandes avanços do conhecimento, em patamares de excelência a nível global. Neste contexto, a criação, articulação, extinção e gestão de centros e unidades de I&D da UC é acompanhada pela Equipa Reitoral e Direções das Unidades Orgânicas, em alinhamento com as iniciativas estratégicas. Ao nível da gestão e estímulo à investigação, desenvolvem-se nas unidades respetivas as atividades científicas e tecnológicas. O Instituto de Investigação Interdisciplinar da UC (IIIUC), como responsável pela coordenação de atividades de natureza interdisciplinares e desenvolvimento de áreas interdisciplinares emergentes, promove redes de investigação nacionais e internacionais e estimula o cruzamento de saberes e formas de organização da atividade científica que confiram uma escala adequada às equipas de investigação, para que estas possam desenvolver uma intervenção significativa ao nível nacional e internacional. Adicionalmente, a UC desenvolve diversos mecanismos de estímulo à produção científica e tecnológica, alguns deles acionados através de regulamentos próprios, dos quais se destacam: - Regulamento de avaliação do desempenho dos docentes da Universidade de Coimbra, sendo a investigação uma das vertentes avaliadas; - Regulamento de distribuição do serviço docente; - Regulamento académico que, no âmbito do 3.º ciclo, prevê a possibilidade de, em alternativa a uma tese original, em condições de exigência equivalentes e tendo em consideração a natureza do ramo de Revisão: 14.0 Pág. 20 de 35

22 conhecimento ou da especialidade: a) apresentar a compilação, devidamente enquadrada, de um conjunto coerente e relevante de trabalhos de investigação, já objeto de publicação em revistas com comités de seleção de reconhecido mérito internacional; ou b) apresentar no domínio das artes, obra ou conjunto de obras ou realizações com carácter inovador, acompanhada de fundamentação escrita que explicite o processo de conceção e elaboração, a capacidade de investigação e o seu enquadramento na evolução do conhecimento no domínio em que se insere. Para além destes mecanismos, destacam-se ainda: - Vários programas de 3.º ciclo, cuja organização e gestão é da responsabilidade do IIIUC, que envolvem diversas UO e unidades de I&D; - Atribuição de prémios; - Disponibilização da produção científica através do Estudo Geral - Repositório Digital da UC, do SIBUC Serviço Integrado das Bibliotecas da UC e da UC Digitalis Biblioteca Digital da UC; - Divulgação dos centros e unidades de I&D e da sua produção; - Atividades de promoção e comunicação referentes às áreas científica e tecnológica; - Formação/workshops, nomeadamente sobre conteúdos metodológicos transversais, elaboração de artigos científicos ou posters, entre outros; - Atribuição de equiparação a bolseiro para desenvolvimento de atividade de I&D; - Recurso à licença sabática, de acordo com o Estatuto da Carreira Docente Universitária (ECDU). Para apoio à implementação da estratégia definida para o pilar de investigação, são desenvolvidas as atividades definidas no P077- Apoio e Promoção da Investigação. Este procedimento integra o conjunto de atividades que contribuem para a pesquisa, identificação e divulgação de programas de financiamento competitivo nacionais e internacionais; para a promoção e apoio especializado à elaboração de candidaturas a programas de financiamento competitivo com envolvimento da Universidade de Coimbra; para o suporte especializado à negociação e contratualização de candidaturas aprovadas; para o apoio a unidades de I&D; e para o acompanhamento de entidades terceiras com as quais a Universidade de Coimbra tem uma relação próxima, designadamente Entidades Subsidiárias de Direito Privado. Ainda neste âmbito, destacam-se as atividades de apoio à execução financeira dos projetos, integradas no P100 Gestão de projetos. ii. Ensino e aprendizagem O ensino é um pilar de missão do Plano Estratégico (UC, 2011), com objetivos, iniciativas e ações calendarizadas e mensuráveis através de indicadores e com responsáveis definidos. Neste âmbito a visão passa por promover uma universidade centrada na qualidade do ensino, que possibilite uma formação integral dos estudantes e adeque a oferta formativa às necessidades da envolvente, atraindo os melhores estudantes e professores. As disposições constantes do SG.UC, no âmbito da qualidade pedagógica, vinculam toda a oferta de cursos do primeiro e segundo ciclos, estabelecendo a base comum a que todas as unidades orgânicas ficam obrigadas. Relativamente aos cursos não conferentes de grau, estão também abrangidos os cursos de especialização e especialização avançada. Ao nível do terceiro ciclo, devido à sua especificidade, foram efetuadas adaptações aos instrumentos e processo. A verificação do acima referido deve ocorrer, sem impedimento de poderem ser adotadas iniciativas e requisitos complementares, ao nível das diferentes unidades orgânicas e/ou dos cursos lecionados, bem como da sua eventual aplicação a cursos de formação (não conferentes de grau). É transversal aos procedimentos definidos no âmbito da qualidade pedagógica o intuito de: 1. Reforçar as boas práticas já existentes, no sentido de caracterizar e melhorar as atividades pedagógicas e a qualidade das aprendizagens praticadas na UC; 2. Ajudar a preparar a UC para fazer face aos desafios e exigências que a sociedade lhe coloca e irá colocar no futuro, de forma cada vez mais intensa, em matéria de garantia e reconhecimento da qualidade pedagógica. Tal desiderato visa, de forma mais específica: 1. Assegurar que o planeamento e implementação dos projetos educativos, aos seus múltiplos níveis (universidade, unidades orgânicas, cursos, unidades curriculares, docentes e estudantes), decorram de forma adequada, consistente, integrada e assente em pressupostos de melhoria contínua; Revisão: 14.0 Pág. 21 de 35

23 2. Estimular e confirmar que os processos de ensino-aprendizagem estão a ser devidamente desenvolvidos e implementados, em alinhamento com as transformações de estilo pedagógico inerentes a uma real adaptação dos cursos ao Processo de Bolonha; 3. Reforçar os níveis de sucesso e combater os níveis de abandono escolar; 4. Assegurar que docentes e estudantes têm acesso aos serviços de apoio necessários a uma adequada promoção da qualidade das aprendizagens; 5. Atestar que as aprendizagens vão ao encontro das necessidades presentes e futuras dos estudantes e do meio envolvente, ajudando a criar cidadania responsável e agentes promotores da transformação nas organizações e na sociedade; 6. Assegurar que os recursos disponíveis são geridos de uma forma adequada e devidamente direcionada para a gestão da qualidade pedagógica; 7. Assegurar a existência de uma cultura e prática de melhoria contínua da qualidade pedagógica, através de mecanismos adequados de análise, monitorização e acompanhamento, aos mais diversos níveis de aplicação; 8. Reforçar o efetivo compromisso e aposta estratégica da UC na afirmação e constante melhoria dos níveis da qualidade pedagógica que nela são praticados e dela são exigidos pela sociedade. Modelo de Qualidade Pedagógica Subjacente Face ao enunciado, foi concebido um modelo conceptual de qualidade pedagógica que decorre de uma adaptação de outros modelos da qualidade previamente empregues com sucesso em contextos de ensino (Malcom Baldrige, EFQM, CAF, Modelo de Avaliação de Escolas do Ministério da Educação) e permite: a) Representar a importância de boas práticas de planeamento, execução, monitorização e melhoria do funcionamento pedagógico; b) Enquadrar adequadamente e evidenciar de forma integrada o papel desempenhado pelos diferentes indicadores, requisitos e atividades no âmbito do SG.UC; c) Interligar práticas com a monitorização de indicadores e fazer leituras de forma flexível, mas consistente, em múltiplos níveis de análise (universidade, unidade orgânica, curso, unidade curricular, docentes e estudantes); d) Evidenciar a importância dos mecanismos constantes de acompanhamento e monitorização enquanto motores da criação de uma verdadeira cultura de melhoria contínua da qualidade pedagógica. De uma forma simples, este modelo conceptual de qualidade pedagógica, assente em sete blocos de construção, é visualmente expresso na figura seguinte. Projeto educativo (PE) Estudantes (ES) Docentes (DO) Infraestruturas de apoio (IE) Qualidade das aprendizagens (QA) Sucesso profissional e transformação social (SP) Figura 10 - Modelo conceptual de qualidade pedagógica De um esforço de planeamento (projeto educativo), convenientemente traduzido na sua implementação (através de uma afetação de recursos de apoio e da participação ativa e motivada de estudantes e docentes), decorre a qualidade das aprendizagens efetuadas. Numa lógica de médio prazo, a qualidade das aprendizagens deve conduzir à realização pessoal, sucesso profissional e capacidade de transformação da Revisão: 14.0 Pág. 22 de 35

24 sociedade por parte dos antigos estudantes e da própria UC, sem esquecer o caráter fundamental do permanente acompanhamento dos resultados alcançados, indutor da melhoria contínua. Cada um dos sete blocos de construção do modelo de qualidade pedagógica, acima retratado, pode ser equacionado nos diferentes níveis de análise relevantes (universidade, unidade orgânica, curso, unidade curricular, docentes e estudantes), correspondendo-lhe a seguinte descrição genérica: Projeto educativo (PE): englobam-se aqui todos os aspetos que se prendem essencialmente com o planeamento das atividades pedagógicas, incluindo a importância das questões de gestão, liderança e coordenação efetiva dos cursos, envolvimento dos agentes, transparência e apresentação pública de resultados. Estudantes (ES): qualificação, envolvimento, responsabilização, participação ativa e eticamente irrepreensível dos estudantes nos processos de aprendizagem, de modo a reforçar os seus conhecimentos e competências. Docentes (DO): qualificação, envolvimento, responsabilização, participação ativa e eticamente irrepreensível dos docentes nos processos de ensino, de modo a reforçar a sua eficácia e melhoria. Infraestruturas de apoio (IE): respeita a todos os restantes recursos, que não a componente humana centrada em estudantes ou docentes, e que são essenciais no suporte à eficiência e eficácia dos processos de aprendizagem (espaços físicos, acesso a informação, serviços académicos e de apoio, envolvimento de pessoal não docente, laboratórios e equipamentos, condições de alojamento e alimentação, prática de atividades desportivas e culturais, etc.). Qualidade das aprendizagens (QA): resultados alcançados em termos de concretização dos objetivos das aprendizagens, tanto no que respeita à aquisição de conhecimentos como ao reforço das competências dos estudantes (aproveitamento escolar, classificações alcançadas, consolidação de atitudes pessoais e interpessoais). Sucesso profissional e transformação social (SP): o verdadeiro sucesso das aprendizagens, numa ótica de médio e longo prazo, deve ser aferido pelos graus de empregabilidade, realização pessoal e sucesso profissional alcançados pelos antigos estudantes, incluindo a sua capacidade de intervenção, e a da própria UC, na evolução, transformação e construção de uma sociedade melhor. Avaliação, monitorização e melhoria (AM): de modo a alimentar a permanente melhoria contínua das aprendizagens, é fundamental assegurar a implementação de mecanismos regulares e sistemáticos de medição, auditoria, verificação e revisão dos resultados alcançados e do modo como as atividades de planeamento e sua concretização são conduzidas, criando assim práticas adequadas de gestão do conhecimento e aprendizagem organizacional. Níveis de Análise e Implementação O modelo descrito assenta num desdobramento em cascata de sucessivos níveis de análise, intervenção, reflexão e verificação, de acordo com uma estrutura multiescala, com diferentes graus de resolução. Garante-se, deste modo, uma coerência de intervenção, agregação e desagregação de informação, com responsabilidades de atuação e indicadores de acompanhamento claramente assumidos para cada um dos diferentes níveis considerados: 1 Docentes e estudantes; 2 Unidades curriculares; 3 Ciclos de estudos; 4 Unidades orgânicas/departamentos; 5 Órgãos de governo da Universidade de Coimbra. Este desdobramento é particularmente importante no que concerne aos indicadores, calculados nos diferentes níveis de agregação. Adicionalmente, os atores e intervenientes em cada um destes níveis estão igualmente associados às atividades que integram os processos neste domínio. Ao nível do curso, unidade central no âmbito da qualidade pedagógica, consideram-se particularmente relevantes as seguintes práticas: a) Definição e manutenção de um plano curricular do curso que contemple os objetivos, a articulação entre unidades curriculares e a respetiva contribuição para os objetivos do curso e para as competências globais definidas para os estudantes; b) Definição e manutenção de mecanismos regulares de reflexão sobre o projeto educativo do curso, que incluam a participação de entidades externas; c) Definição e manutenção de mecanismos de reflexão colegial sobre ensino, investigação, interação com a sociedade, abandono, retenção, sucesso escolar e adequação dos métodos de avaliação; Revisão: 14.0 Pág. 23 de 35

25 d) Definição e manutenção de mecanismos de interação entre o curso e o meio envolvente. A vertente de ensino-aprendizagem do SG.UC encontra-se representada de modo simplificado no processo P078 Gestão da qualidade pedagógica. Gestão académica As atividades de ensino são suportadas pelas atividades definidas no P026 Gestão académica, sobretudo na componente relativa à definição, avaliação e acreditação da oferta formativa. Este procedimento integra o conjunto de atividades relativas à gestão e organização da formação conferente e não conferente de grau e de apoio às atividades de captação de estudantes e saídas profissionais da Universidade de Coimbra, e a consequente prestação de serviços aos Estudantes, Candidatos e Antigos Estudantes, nos quais se incluem todos os atos académicos desenvolvidos no âmbito do seu percurso na UC, da candidatura à emissão do diploma comprovativo da graduação ou formação. O sistema de informação Nónio, desenvolvido internamente, suporta a tramitação da generalidade destes processos, contribuindo para a sua rastreabilidade e monitorização. Ensino a distância Merece ainda destaque, no âmbito do ensino, o projeto UC_D. O Projeto de Educação a Distância da Universidade de Coimbra (UC_D) tem como objetivo principal a conceção e implementação de uma oferta formativa de elevada qualidade. Tendo como destinatários principais os detentores de qualificações de nível superior, o UC_D apoia-se no saber e experiência dos docentes da Universidade de Coimbra nas diversas áreas do conhecimento, associando-lhes a competência e o entusiasmo de uma equipa multidisciplinar especializada em Ensino a Distância. iii. Comunidade O pilar comunidade, integrado no PEA (UC, 2015) integra todas as áreas de atuação com a envolvente e a sociedade, estando focado no contributo da UC para o desenvolvimento, progresso e bem-estar da sociedade através da sua intervenção nas áreas da inovação, do empreendedorismo, da cooperação através de redes e parcerias, do património, da cultura, do turismo, do desporto e da interação com a comunidade local. Tal como nos pilares de investigação e ensino, o Plano Estratégico (UC, 2015) estabelece as iniciativas estratégicas, metas, indicadores de desempenho, enquadrados pela visão que consiste em reforçar o contributo da Universidade de Coimbra para o desenvolvimento, progresso e bem-estar da sociedade. Inovação, empreendedorismo, redes e parcerias Com o intuito de fortalecer o papel motor da UC no desenvolvimento económico e social e incrementar a sua capacidade de intervenção, nacional e internacional, é intensificada a ligação à sociedade e meio envolvente e reforçada(s) a(s) transferência(s) de conhecimento, estimulando o seu valor acrescentado. A Universidade de Coimbra coordena e dinamiza o projeto estratégico INOVC que procura desenvolver e implementar uma estratégia conjunta com várias centenas de parceiros regionais e locais de estímulo ao empreendedorismo e inovação. Trata-se do primeiro ecossistema de inovação criado em Portugal e tem como visão contribuir para o posicionamento da Região Centro de Portugal entre as 100 regiões mais inovadoras da Europa em 2017 de acordo com o Regional Innovation Scoreboard (RIS). Assente em quatro áreas estratégicas (ciências da vida, energia, TICE - Tecnologias de Informação, Comunicação e Eletrónica e indústrias criativas), o INOVC é monitorizado pelos parceiros de forma regular fazendo uso de um painel fixo de uma bateria de 18 indicadores, calculados anualmente e que cobrem, de forma holística, as diversas etapas e fases de desenvolvimento dos processos de inovação e empreendedorismo. O projeto incorpora uma oferta completa de recursos, infraestruturas e dinâmicas, com apostas transversais, com vista ao desenvolvimento local e regional assente numa estreita articulação estratégica, particularmente entre a UC, IPN- Instituto Pedro Nunes, Biocant e Coimbra i-parque. No que respeita aos protocolos e outras colaborações estabelecidas aos mais diversos níveis, é assegurada a sistematização de informação e a monitorização contínua do relacionamento com a sociedade. As iniciativas desenvolvidas ao nível da inovação, empreendedorismo, redes e parcerias estão integradas no P064 Apoio à gestão do conhecimento, que descreve o conjunto de atividades que contribuem Revisão: 14.0 Pág. 24 de 35

26 para promover, dinamizar e apoiar o estabelecimento de relações, projetos e parcerias da Universidade de Coimbra com o mundo exterior, contribuindo para uma aproximação e aprendizagem recíprocas. Atividade cultural Tendo em conta que na sua missão a UC é também uma instituição de transmissão e difusão de cultura, são muitos os eventos culturais que a UC promove, em que é parceira ou a que dá algum tipo de apoio. Assim, a UC integra várias estruturas que desenvolvem a sua atividade no contexto da promoção cultural, tais como o TAGV, o Centro Cultural D. Dinis, o Jardim Botânico, o Colégio das Artes, entre outras. De referir também um dos principais focos da atividade cultural na UC, a Semana Cultural, que inclui um programa denso de produção cultural própria e de entidades com as quais se articula. A UC tem também um grande número de protocolos com entidades culturais (p.e. Orquestra Clássica do Centro, Jazz ao Centro) e articula-se com diferentes estruturas na comunidade para a promoção de eventos culturais. A agenda 7 é também um projeto de promoção cultural em que a UC é um parceiro, entre muitos outros. As atividades desenvolvidas neste âmbito serão integradas e descritas no processo P192 Gestão da atividade cultural (em fase de definição e implementação). Património A UC é detentora de um património material e imaterial único, reconhecido pela UNESCO. É um dos principais destinos turísticos portugueses e dinamiza o Circuito Turístico do Paço das Escolas, que recebe visitantes das mais diversas proveniências. Neste contexto merecem destaque as iniciativas promovidas pelas bibliotecas, centros de documentação, Jardim Botânico, Museus, etc. As atividades desenvolvidas neste âmbito serão integradas no P194 Gestão do património material e imaterial (em fase de definição e implementação). Atividade desportiva Complementarmente à promoção cultural e preservação e divulgação do seu património, a UC desempenha também um importante papel na promoção do desporto, com forte investimento financeiro no Estádio Universitário, incluindo instalações para as muitas secções desportivas da AAC. O Estádio Universitário proporciona a prática desportiva à comunidade universitária e à população em geral nas mais diversas áreas do desporto, desde a iniciação a áreas específicas de formação e especialização. O Estádio, assim como a FCDEFUC, constitui também um elo de forte ligação com a comunidade, sendo as instalações utilizadas por diversas entidades. As atividades desenvolvidas no âmbito da promoção do desporto serão integradas no P193 Gestão da atividade desportiva (em fase de definição e implementação). O pilar comunidade está ainda fortemente associado à promoção de redes e parcerias, nomeadamente com os antigos estudantes e com os públicos pré-universitários. As atividades desenvolvidas nesse âmbito estão integradas no P080 Gestão de imagem, media, comunicação e promoção. Merece ainda destaque a promoção de redes e parcerias internacionais, integradas no âmbito do P013 Gestão das atividades de relações internacionais. iv. Recursos - serviços de apoio Através da implementação de mecanismos de planeamento, gestão e melhoria dos recursos, a UC promove uma gestão proactiva, racional e rigorosa dos mesmos, com base em critérios de economia, eficácia e eficiência, incrementando o potencial de participação da comunidade universitária e da sociedade. A prestação dos serviços de apoio encontra-se estruturada nomeadamente nos seguintes processos: Recursos humanos O PEA (UC, 2015) define como visão para o pilar pessoas valorizar as pessoas, suas iniciativas e contributos, reforçando a proximidade da Universidade de Coimbra às suas necessidades e expectativas. Assim, a gestão de topo assegura a gestão dos recursos humanos de modo a que sejam reunidas as condições para fornecer serviços de qualidade. Para tal garante: A identificação da necessidade de recursos humanos e de estratégias para as suprir, garantido a seleção dos melhores; Revisão: 14.0 Pág. 25 de 35

27 A identificação das competências necessárias para o desempenho de funções, com impacto no SG.UC em termos de formação, conhecimentos e experiência, e a efetiva satisfação dessas competências e avaliação do desempenho das suas funções; A disponibilização das ações de formação necessárias para poder responder às necessidades das áreas abrangidas em todos os seus domínios de atividade; A avaliação da eficácia da formação realizada de forma a servir de elemento de decisão para a realização de futuras ações e para fundamentar a análise de competências para a realização de funções; A realização de ações de sensibilização e de motivação para a utilização do SG como forma de melhorar as capacidades para satisfazer as necessidades das partes interessadas e atingir os objetivos definidos; A realização de ações de avaliação das necessidades e da satisfação dos trabalhadores, no sentido de dispor de dados que permitam gerir eficientemente as respetivas carreiras; A manutenção de dados atualizados sobre a formação, experiência e qualificações dos trabalhadores abrangidos pelo SG.UC. Os processos desenvolvidos no âmbito da gestão de recursos humanos estão identificados no processo P061 Gestão de Recursos Humanos, que inclui o conjunto de atividades que contribuem para a seleção e recrutamento dos recursos essenciais para que toda a atividade da Universidade de Coimbra decorra com a eficiência e eficácia desejadas, assegurando a promoção de políticas internas com o objetivo de garantir as condições para um desenvolvimento profissional e pessoal contínuo dos trabalhadores. Recursos económico-financeiros O PEA (UC, 2015) define como visão para este pilar criar valor económico e social na utilização dos recursos, diversificando as fontes de financiamento. A Universidade de Coimbra pretende assim garantir a sustentabilidade económico-financeira com base numa cultura de rigor e transparência na afetação de recursos às diversas atividades. A gestão dos recursos financeiros é assegurada nos moldes definidos no P066 Gestão Financeira, processo que integra o conjunto de atividades que contribuem para a gestão financeira numa perspetiva de gestão patrimonial, orçamental, do aprovisionamento e de controlo interno. Infraestruturas A visão definida no PEA (UC, 2015) para este pilar tem como objetivo assegurar a gestão integrada e melhoria sistemática das infraestruturas. A gestão das infraestruturas é executada de modo a proporcionar às partes interessadas as condições físicas apropriadas. As infraestruturas necessárias para assegurar uma prestação do serviço em conformidade com os requisitos aplicáveis estão identificadas nas diferentes plataformas informáticas de apoio às atividades desenvolvidas neste âmbito. i) Sistemas e infraestruturas de informação e comunicação No âmbito da gestão de sistemas e infraestruturas de informação e comunicação, as infraestruturas de rede e comunicações representam uma componente determinante para suporte da atividade da UC, pelo que a sua gestão e operação constituem atividades críticas. Por este motivo, é necessário assegurar implementações de redes de alto débito, com uma arquitetura redundante e escalável, por forma a dar resposta aos requisitos presentes da instituição. Os serviços de rede e sistemas aplicacionais disponibilizam as ferramentas utilizadas no desempenho das diversas atividades da UC, da área pedagógica às áreas científica e administrativa. Neste âmbito, é determinante implementar e operar sistemas integrados, seguros e com elevados níveis de usabilidade. A implementação de serviços privilegia a utilização de software de código aberto com desenvolvimento e operação efetuados com base em equipas internas. A disponibilidade de recursos humanos e a sua adequada formação técnica constituem aspetos fundamentais para assegurar não só a operação e gestão das infraestruturas e sistemas, mas também para permitir um processo contínuo de atualização e otimização. A disponibilidade e desempenho de infraestruturas e sistemas são monitorizados com recurso a ferramentas que integram mecanismos de alarme e armazenamento de dados para planeamento da evolução das plataformas e equipamentos. Revisão: 14.0 Pág. 26 de 35

28 Figura 11 - Representação do funcionamento dos SI na UC As iniciativas a desenvolver neste contexto estão articuladas com o processo P070 Gestão de sistemas e infraestruturas de informação e comunicação, que integra o conjunto de atividades no âmbito da conceção e planeamento das aplicações informáticas, das comunicações, das infraestruturas de rede, dos servidores, das bases de dados e da assessoria técnica à tomada de decisão nesses domínios, bem como no âmbito do apoio aos utilizadores numa lógica de prestação de serviços. ii) Edificado, segurança e ambiente Com vista à promoção de uma gestão do edificado, das infraestruturas e do ambiente de trabalho que garanta a sua operacionalidade e melhoria sistemática, esta é executada de uma forma racional, sustentável, responsável e rigorosa na gestão dos recursos, visando proporcionar a toda a comunidade UC, quer sejam estudantes, docentes, investigadores ou trabalhadores não docentes, as condições físicas e ambientais apropriadas para o desenvolvimento da sua atividade. A gestão das infraestruturas e equipamentos é desenvolvida de modo a garantir o seu cadastro e a implementação de uma política de gestão que coloque a tónica nos processos de manutenção preventiva, realizados tendencialmente de forma descentralizada, integrando a participação e os contributos de todos os trabalhadores, sem prejuízo de uma política estruturada de gestão do desempenho dos ativos, que implicará o desenvolvimento de ações curativas ou inspetivas sempre que necessário, para reposição do desempenho do sistema. É ainda assegurada a promoção e coordenação das ações tendentes à racionalização dos consumos e à redução na produção dos resíduos, efluentes e emissões, de modo a reduzir o impacto ambiental da atividade da UC e a tomada de iniciativas para a sua compensação. A monitorização do sistema e das suas diversas componentes é realizada através de indicadores de desempenho que garantam a rastreabilidade e qualidade do produto. Os indicadores têm em conta os fatores internos e externos que poderão influenciar o desempenho do sistema, e cobrem de forma alargada as vertentes económicas, técnicas e organizacionais da atividade. A monitorização contínua dos indicadores de desempenho serve para a implementação de uma política de melhoria contínua da eficiência, eficácia e qualidade na realização do produto. As iniciativas a desenvolver neste contexto estão articuladas com o processo P068 Gestão do edificado, segurança e ambiente, que integra o conjunto de atividades que contribuem para organização e gestão da manutenção e das intervenções de reabilitação e requalificação de edifícios e equipamentos da UC, com vista a assegurar a gestão de espaços, da segurança e do ambiente. As atividades ao nível do ambiente são também desenvolvidas no âmbito do pilar seguinte. Revisão: 14.0 Pág. 27 de 35