ADMINISTRAÇÃO NA UNIDADE DE ENFERMAGEM I

Transcrição

1 1 ADMINISTRAÇÃO NA UNIDADE DE ENFERMAGEM I

2 2 INTRODUÇÃO A administração é uma ciência multidisciplinar visto que os conhecimentos da mesma se advêm e se aplica em diversas áreas, no qual a importância desta ciência nos serviços de enfermagem também são preciosismos. A gestão administrativa irá interferir na prática dos profissionais de Enfermagem. Então a compreensão básica da administração dos serviços de Enfermagem, seus conceitos e sua aplicação diária, para todos os níveis da equipe, tornar-se necessária para uma atuação com eficiência e eficácia. A enfermagem é formada por uma equipe onde se encontra profissionais auxiliares de enfermagem, técnicos em enfermagem e o enfermeiro que por sua vez é o líder da equipe, ele tem como objetivo de conduzir os membros de sua equipe à realização de determinadas tarefas onde se espera a eficiência e a eficácia da mesma e é dessa forma que se observa a administração na enfermagem. CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO: A palavra administração vem do latim ad (direção, tendência para) e minister (subordinação ou obediência), significando aquele que realiza uma função, um serviço, sob um comando, para o outro, estando frequentemente associada à função controle (CHIAVENATO, 1993). Funções da Administração: Estabelecer metas; Agrupar as atividades afins; Garantir liderança; Delegar responsabilidades e autoridade; Solucionar conflitos; Tomar decisões; Manter linhas de comunicação; Desenvolver o pessoal; Manter a motivação dos funcionários; Propiciar a liderança. Visão Histórica: Não podemos desvincular a administração do processo histórico-social que contextualiza a enfermagem. É preciso lembrar que, desde o início de nossa história, a administração integra o nosso saber e fazer. Florence Nightingale, ao idealizar essa profissão, incluiu esse conteúdo no currículo.

3 3 Florence trouxe os preceitos da especialização das enfermeiras. Ela instituiu às Ladies Nurses com a responsabilidade de planejar e supervisionar as ações de cuidar e as Nurses para executar o cuidado direto sob orientação das primeiras. Essa divisão técnica e social mantém-se na constituição de nossa equipe, dividida em três categorias: enfermeiro, técnico e auxiliar de enfermagem. Os níveis de hierarquia e de autoridade do enfermeiro sobrepõem sobre os demais membros. Entretanto, isso não se restringe à relação entre as categorias, pois ocorre também dentro da categoria de enfermeiro, o que pode, em parte, ser explicado pelo nível de especialização funcional existente nos órgãos das instituições de saúde. Observação: Algumas organizações possuem um Serviço de Enfermagem estruturado de forma bastante segmentada e com altos níveis de hierarquia e autoridade, aumentando significativamente a divisão social e técnica do grupo dos enfermeiros. Outras instituições não se organizam dessa forma tão segmentada; infelizmente, porém, elegem uma estrutura organizacional que desvaloriza sobremaneira o espaço e a autonomia da enfermagem, subordinando-a técnica e politicamente ao profissional médico. O Lócus de Administração da Enfermagem: Apesar de entendermos que administração de enfermagem ocorre em qualquer espaço Lócus pode ser o domicílio do cliente, ruas e praças, escolas e creches, centro e posto de saúde, etc. em que a equipe de enfermagem esteja inserida com a finalidade de manter a saúde e prevenir as doenças. HOSPITAL A palavra hospital tem sua origem na palavra latina hospes, que significa hóspede. Segundo a organização Mundial da Saúde (OMS): O hospital é a representação do direito inalienável que o homem tem de ter saúde e é o reconhecimento formal por parte da comunidade de sua responsabilidade em prover meios que o conservem sadio ou que lhe restaurem a saúde perdida. Principais funções do Hospital: Função restaurativa: Proporcionar assistência a doentes, visando sua recuperação. Função reabilitativa: Visa proporcionar condições para o paciente retomar ao seu meio e às suas atividade. Função preventiva: Diagnóstico em serviços de ambulatório e internação, colaborar nos programas de saúde pública e de educação sanitária para a comunidade.

4 4 Função educativa: Participar na formação e aperfeiçoamento de profissionais de saúde, promover ações sanitárias visando a comunidade; Função de pesquisa: promover pesquisas na área de saúde e de administração. ORGANOGRAMA HOSPITALAR HOSPITAL ESPAÇO FÍSICO PRESTADORES FUNCIONÁRIOS DE SERVIÇO MATERIAIS E EQUIPAMENTOS PACIENTES CLASSIFICAÇÃO: Os hospitais são classificados conforma suas finalidades (missão), os serviços de que dispõem seu porte etc. Quanto à especialidade: Geral: Várias especialidades médicas; Especializado: Determinadas doenças ou de grupos etários específicos.

5 5 Quanto ao número de leitos: Hospital de pequeno porte: Até 50 leitos. Hospital de médio porte: De 50 a 150 leitos. Hospital de grande porte: De 150 a 500 leitos. Hospital especial: Acima de 500 leitos. Quanto à entidade mantenedora: Oficial: Instituição pública (municipal, estadual ou federal); Particular: Iniciativa privada ou filantrópica. Quanto ao tipo de construção: Monobloco: Se funciona em prédio único. Pavilhonar: Se funciona em vários pavilhões ou blocos. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL O hospital envolve uma grande variedade de atividades, o que exige uma departamentalização de sua estrutura funcional, como um hospital geral: Direção; Corpo clínico (com os diversos serviços clínicos); Serviço de apoio clínico, como os serviços auxiliares de diagnóstico e tratamento; Serviços técnicos, como os de enfermagem, nutrição e dietética, serviço social, farmácia, serviço de arquivo médico e estatística (SAME) etc.; Serviços de apoio administrativo, como os de finanças, contabilidade, engenharia e manutenção hospitalar, lavanderia, etc. ESTATUTO, REGIMENTO E ORGANOGRAMA O hospital deve ser entendido como uma empresa pública ou privada que possui um estatuto e um regimento que formalizam sua estrutura e seu funcionamento.

6 6 Estatuto: É uma lei que expressa os princípios que regem a organização de uma determinada empresa. Regimento: Apresenta um conjunto de normas que regulam o funcionamento de todos os serviços ou setores; além disso, define as competências e as relações de comando (nível de hierarquia, autoridade e subordinação) existentes entre os diversos responsáveis por cada cargo. Em suma, estabelece quem faz o que, como e onde. Organograma: É um esquema gráfico da estrutura organizacional, possibilitando melhor visualização e rápida identificação dos níveis de hierarquia e de autoridade definidos no Regimento. Essa representação se dá por retângulos, linhas verticais e linhas horizontais. Direção: 1º nível de poder Divisão Divisão de Divisão Administrativa Enfermagem Médica 2º nível de poder Organograma representando a estrutura organizacional de um Hospital Padrão. Observação: Os órgãos localizados na mesma linha horizontal têm a mesma posição hierárquica e de autoridade, portanto um não está subordinado ao outro. No exemplo acima, a Divisão de Enfermagem não está subordinada à Divisão Médica e Administrativa. Superintendência

7 7 Diretor Diretor Diretor Clínico Técnico Administrativo UTI PS Farmácia Enfermagem Compras SAC ETAPAS DA ADMINISTRAÇÃO EM ENFERMAGEM Administrar um serviço envolve quatro etapas essenciais: Planejamento; Supervisão; Registro; Avaliação. Planejamento: Para Mateus (1984), significa pensar antes de atuar, mas de modo sistematizado, com método. Tem como objetivo explicar possibilidades e analisar suas vantagens e desvantagens para minimizar ou evitar problemas. Para tanto, precisamos conhecer a situação através de um diagnóstico, em que os problemas serão identificados. A partir disso, poderemos determinar os objetivos (o que e para que) e as estratégias (como fazer) para alcançar o que se deseja realizar. Supervisão: A supervisão de enfermagem pretende assegurar ou promover a qualidade, a eficiência e a eficácia dos ser-viços prestados, detectando problemas que possam prejudicar o desenvolvimento das ações de enfermagem, buscando meios de resolvê-los, em especial aqueles referentes aos recursos humanos e materiais, e contribuindo para avaliação dos serviços e do pessoal. Há duas formas de supervisão:

8 8 Direta: Quando o supervisor acompanha diretamente os supervisionados e participa das ações de cuidar; Indireta: Quando o supervisor acompanha as ações de cuidar através de informações escritas, como relatórios, livros de comunicação (ou de ordem e ocorrências) e prontuários. Registro: Alguns estudiosos consideram o sistema de informação como a alma de uma instituição, visto que ele permite conhecer o conjunto das ações e atividades desenvolvidas e seus processos formais. Esses registros são divididos em atos, sendo os mais utilizados: Administrativos: Como Atas (relato escrito do que se discutiu em uma reunião), Regimentos, Regulamentos (especifica os mandamentos de uma lei) e Resoluções (complementa e explica um regulamento ou regimento); Ordinatórios: Como Circulares (ordem escrita de caráter uniforme para determinados funcionários que executam funções específicas), Portarias (utilizado pela chefia para designar um serviço à determinada função), Ordens de Serviço (determinações especiais dirigidas aos responsáveis por serviços), Ofícios (comunicações escritas e veiculadas externamente entre autoridades de alto comando) e Memorandos (breves comunicações escritas e veiculadas internamente entre chefias e subordinados). Avaliação: É uma das mais importantes atividades inerentes à gestão dos serviços, em especial de Enfermagem, permitindo a detecção de qualquer insuficiência quanto à execução do que foi planejado. Deve ser um processo formal, contínuo, sistemático e participativo, ocorrendo desde o planejamento das ações e sua execução até os resultados obtidos. Portanto, avaliar exige observar e rever a estrutura (planta física e recursos financeiros, humanos e materiais), o processo (como se executou o que estava planejado) e o resultado. Cabe ressaltar que um sistema de informação (registro e banco de dados) eficaz é imprescindível para o êxito na avaliação do serviço, É importante a participação da equipe, pois configura se um momento para esclarecimentos de dúvidas e reformulação dos objetivos e etapas traçados no plano de trabalho da supervisão. ADMINISTRANDO OS RECURSOS MATERIAIS Administrar os recursos materiais de uma unidade exige significativo número de horas de trabalho da enfermeira ou do técnico de enfermagem designado para essa tarefa, dando muitas vezes a impressão de que só se ocupa disso, sobretudo quando não existe um sistema de informação e informatização instalado.

9 9 Alguns fatores são essenciais para a efetiva administração dos recursos, como: Os setores de farmácia, de almoxarifado, de compras e de licitação da instituição de saúde devem ser bem estruturados e ágeis para atender as unidades assistenciais; A enfermagem deve traçar um diagnóstico do serviço em relação ao número de leitos existentes e à porcentagem de leitos ocupados (ver no censo institucional), ao tipo de clientela (sexo e idade), à estatística epidemiológica (tipo de doenças, nº. de óbitos e outros), à quantificação dos tipos de procedimentos de enfermagem e médicos, etc. Cada unidade tem características específicas, sendo importante que se faça um retrato antes de se fazer o levantamento das necessidades de recursos materiais; Compreensão de todos os membros da equipe de enfermagem para a importância de calcular e solicitar a quantidade e o tipo de material a partir do diagnóstico realizado. Na prática, é comum a situação de empréstimos de material permanente ou consumo para outros setores sem que o funcionário registre no livro de Comunicações ou de Ordem e Ocorrências, dificultando a solicitação de devolução. Isso poderá gerar dificuldades e má qualidade na prestação de cuidados ao cliente, além de implicar no aumento de gasto da unidade cedente; Os materiais devem ser padronizados a partir das características do cliente atendido, facilitando o seu processo de controle. Para Castilho e Leite (1991) a enfermeira que gerencia os recursos materiais realiza quatro funções: Previsão: Levantamento do material necessário, baseado no diagnóstico e estoque disponível na unidade. Provisão: Reposição do material necessário à assistência, mediante encaminhamento da solicitação ao almoxarifado. Farmácia ou rouparia em impresso próprio. Organização: Acondicionamento do material nos espaços da unidade, dispondo-o em locais arejados e de fácil acesso para o uso e controle. Controle: Controle da quantidade e da qualidade, conservação e reparo. É uma das tarefas mais árduas e implica a participação dos membros da equipe. Uma das formas de se garantir a conservação dos materiais é a realização de manutenções preventivas (por exemplo, aplicação

10 10 de graxa no sistema de Fowler dos leitos), além do treinamento da equipe para utilização de determinados equipamentos. ADMINISTRANDO OS RECURSOS HUMANOS A administração de recursos humanos compreende o dimensionamento, a seleção e o recrutamento de pessoal, a distribuição no tempo e nos espaços da instituição de saúde, e a qualificação através da educação continuada. A supervisão influencia cada um desses momentos, em especial o dimensionamento, a distribuição e qualificação do pessoal de enfermagem. Como uma das atribuições do técnico de enfermagem é participar da supervisão em grau auxiliar. O Guia do Ministério da Saúde define supervisão como um processo educativo e contínuo, que visa motivar e orientar os supervisionados na realização de suas atividades. Portanto, o supervisor deve estar apto para guiar e incentivar a equipe nas suas tarefas em prol do melhor atendimento aos clientes, abolindo a postura de fiscalização, repressão e não-cooperação com os membros supervisionados. Os instrumentos mais utilizados pelo supervisor são: Dados estatísticos; Manuais de normas, procedimentos e rotinas; Escalas de distribuição mensal; Relatórios de serviço e de supervisão. A equipe de enfermagem, constituída por enfermeiro, técnico e auxiliar de enfermagem, está legalmente habilitada a exercer essa atividade de acordo com o previsto na Lei do Exercício Profissional, nº , de 25 de junho de 1986 e no Decreto Federal nº , de 08 de junho de Conforme o nível de dificuldade e a complexidade de sua execução, a enfermagem é dividida nestas categorias, que exigem conhecimentos elementares, até as de maior complexidade e que necessitam de conhecimentos mais abrangentes e profundos, chegando às competências de julgamento e decisão. E cada equipe deverá desempenhar um papel compatível com seu nível de competência, imbuído de um espírito cooperativo e sempre voltado para o objeto da função da enfermagem, que é o cliente/paciente. Método de trabalho:

11 11 As técnicas básicas de enfermagem são padronizadas, que é necessário algumas atividades seguir por meio de roteiro, de acordo com as orientações referendadas por Kawamoto (1997), tem os seguintes objetivos: Prestar assistência de enfermagem com segurança, agilidade e respeito aos princípios científicos; Prevenir ou diminuir infecções hospitalares, respeitando as técnicas assépticas; Evitar erros e acidentes provocados por falta de atenção e de conhecimento ou por imperícia; Proporcionar conforto e segurança ao paciente; Economizar material, tempo e esforço. TRABALHO EM EQUIPE Temos afirmado que na administração e no cuidado, em especial no exercício da liderança e supervisão, é imprescindível o reconhecimento e o exercício do trabalho em equipe. Porém, precisamos primeiro compreender que a equipe de enfermagem é uma das equipes que compõe a equipe de saúde, compartilhando ações com os profissionais do Serviço Social, Psicologia, Medicina, Nutrição, Farmácia, Fisioterapia, Fonoaudiologia e Terapia Ocupacional. A equipe de enfermagem realmente só delimita e ocupa seu espaço nessa equipe de saúde quando tem visão clara, real e ampla do campo da saúde, para que sua atuação seja crítica e possa contribuir no processo de saúde-doença da clientela a ser assistida, respeitando seus direitos como consumidores e cidadãos. Para um bom trabalho em equipe, devem-se considerar cada profissional como um ser racional, social e emocional com uma história, cultura e desejos próprios, portanto um ser complexo que algumas vezes poderá não estar bem consigo mesmo ou com os outros e criar situações de conflitos. Aqui a importância de se conhecer bem os pares de sua equipe, com a finalidade de compreender esses momentos e atuar de forma conciliadora. SURGE A LIDERANÇA Com a enfermagem constituída por categorias marcadas pela distinção hierárquica segundo seu nível de escolaridade, enfermeiros e auxiliares de enfermagem cogitaram, em 1948, portanto antes da regulamentação do curso de auxiliar de enfermagem, em criar outra categoria. Reforçando a legitimação de duas categorias na enfermagem, a enfermeira norte-americana Francês Helen Ziegler, no II Congresso Nacional de Enfermagem, apresentou trabalho aconselhando ser mais adequado, para a situação específica do Brasil, dois padrões [de exigências] para admissão às escolas de enfermagem, ambos para cursos de três anos de duração. Foi instituído, então, após longa discussão, o ensino fundamental como requisito para o curso cujas características se assemelhavam ao atual técnico de enfermagem e o ensino médio como requisito para a obtenção do grau de bacharel.

12 12 OS SERVIÇOS DE ENFERMAGEM Como vimos no organograma, dependendo da localização do Serviço de Enfermagem é possível identificar o seu poder de tomar decisões para administrar e cuidar. Quando mais diretamente estiver subordinado à Direção da Instituição de Saúde, maior será sua autonomia. Além disso, a enfermagem se utiliza de outros instrumentos para definir quem faz o que, como e onde, por meio de: Manuais de Normas, Rotinas e Procedimentos: Que detalham e padronizam etapas e ações administrativas e do cuidado a ser prestado. É importante que os manuais sejam elaborados com a participação do maior número possível de representantes das três categorias de enfermagem, e que haja avaliação e revisão pelo menos uma vez por ano. Escalas de Distribuição Mensal: Estabelecem que a equipe deva trabalhar em determinado dia, horário e local (ambulatório, enfermaria ou unidades fechadas) de determinado mês. Os membros da equipe que estiverem de férias ou licenças também são apresentados com informações do período de afastamento. Escalas de Distribuição Diária: Ocorrem a cada plantão diurno ou noturno, na qual se define que membro da equipe cuidará de que cliente. O enfermeiro deverá elaborar uma escala para cada setor ou unidade. ADMISSÃO DO PACIENTE É recomendável que a admissão seja feita por enfermeiro (a), que deverá proceder, o histórico de enfermagem, através de exame físico e entrevista. O processo de admissão do paciente compreende: 1 Registrar no prontuário os seguintes dados: horário de entrada, sinais e sintomas observados, nome do acompanhante, dados pessoais do paciente, sinais vitais, histórico clínico do doente e de seus familiares, condições gerais físicas e mentais exames solicitados. O prontuário vem a ser um conjunto de documentos e informações que identificam a doença, registram sua evolução e tratamento empregado; 2 Sendo possível, em razão da condição física do paciente, apresentá-lo à equipe de enfermagem e aos companheiros de quarto ou enfermaria. Explicar o funcionamento da rotina do hospital: visita médica, repouso, refeições, banho, visitas e atendimentos religiosos; 3 Relacionar roupas, objetos pessoais e valores num breve inventário; 4 Encaminhar o paciente ao banho de admissão, caso necessário for e vestir roupa adequada; 5 Comunicar aos setores a admissão do paciente: tesouraria, cozinha, lavanderia, farmácia, etc.

13 13 ASSINATURA Após fazer a anotação, o profissional deverá datar com dia, mês e ano; lançar o horário do registro, assinar, evitando rubricas e colocar o número de inscrição no CRM ou COREN, em sendo aluno, escrever o nome completo e o nome da instituição de ensino.