POLÍTICA DE GESTÃO DE RISCOS DA UFCSPA. Documento aprovado pelo Conselho Universitário na sessão de 10 de agosto de 2017 Resolução nº 39/2017

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1 POLÍTICA DE GESTÃO DE RISCOS DA UFCSPA Documento aprovado pelo Conselho Universitário na sessão de 10 de agosto de 2017 Resolução nº 39/2017

2 1. INTRODUÇÃO O presente documento estabelece princípios e diretrizes da Política de Gestão de Riscos da Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre (PGR-UFCSPA) em conformidade com a Instrução Normativa (IN) Conjunta Nº.1, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e da Controladoria-Geral da União, de 10 de maio de A PGR-UFCSPA tem como objetivos estabelecer conceitos, diretrizes, atribuições e responsabilidades do processo de gestão de riscos, bem como orientar a identificação, a análise, a avaliação, o tratamento, o monitoramento e a comunicação dos riscos institucionais, com vistas ao alcance dos objetivos institucionais. 2. HISTÓRICO DA INSTITUIÇÃO, MISSÃO E VISÃO A Fundação Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre (UFCSPA), criada pela Lei nº , de 14 de janeiro de 2008, por transformação da Fundação Faculdade Federal de Ciências Médicas de Porto Alegre, é uma Instituição Federal de Ensino Superior, dedicada à criação, transmissão crítica e difusão da ciência, tecnologia e cultura, na área da saúde, mantida pela União Federal e com sede no município de Porto Alegre, Estado do Rio Grande do Sul. Tem como missão institucional produzir e compartilhar conhecimento e formar profissionais da área das ciências da saúde com princípios humanistas e responsabilidade social. Sua visão institucional é "ser modelo de instituição de ensino superior e referência nacional na área de ciências da saúde". Entre seus objetivos estão a formação de profissionais aptos para a inserção no mercado de trabalho e para a participação no crescimento da sociedade; o incentivo ao trabalho de pesquisa, visando ao desenvolvimento da ciência, da tecnologia e da criação e difusão da cultura; o incentivo à divulgação de conhecimentos científicos, técnicos e culturais que constituem patrimônio da humanidade; a promoção da extensão, com vistas ao permanente aperfeiçoamento profissional e cultural da comunidade acadêmica e da comunidade externa; o incentivo e a consolidação do compromisso com a responsabilidade social no ensino, na pesquisa e na extensão. Originalmente criada pela Irmandade da Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre, em 08 de dezembro de 1953, a instituição iniciou suas atividades didáticas a 22 de março de 1961, autorizada pelo Decreto nº /1961. Em 22 de agosto de 1969, por força do Decreto-Lei Federal nº 781 passou a Fundação de Direito Privado com o nome de Fundação Faculdade Católica de Medicina de Porto Alegre. Em 11 de dezembro de 1980, de acordo com a Lei nº 6.891, Fundação Faculdade Federal de Ciências Médicas de Porto Alegre, dotada de Personalidade Jurídica de Direito Privado e vinculada ao então Ministério da Educação e Cultura. Em 1987, com a promulgação da Lei nº 7.596, classificou-se como Fundação Pública e, em 2008, estabelecida como a Fundação Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre - UFCSPA, pela Lei nº Inicialmente, a instituição concentrou-se na oferta do curso de graduação em Medicina, mas com a implantação da Residência Médica em 1964 demonstrou seu forte ideal na busca da mais

3 alta qualificação no ensino médico. Esse objetivo, fundamental na história da instituição, continuou sendo norteador das ações quando, em 1968, implementou seu primeiro curso de pós-graduação lato sensu. Essa trajetória agregou experiência, possibilitando a partir de 1988, a oferta de cursos de pós-graduação stricto sensu, em nível de Mestrado, seguido posteriormente pelo Doutorado. Com essa abrangência das ações na área de ensino a partir de 2004, a instituição ampliou sua atuação, ultrapassando o campo circunscrito da área médica oferecendo dois novos cursos de graduação; Nutrição e Biomedicina. Desde sua transformação, a UFCSPA vem passando por uma intensa reestruturação e expansão, potencializada pela oferta de novos cursos de graduação e pós-graduação e pelo expressivo aumento no quantitativo de alunos, de docentes e de técnicos-administrativos. Em 2017, a UFCSPA conta com 16 cursos de graduação (bacharelados e tecnológicos), 12 Programas de Pós-Graduação stricto sensu, 09 Cursos de Pós-Graduação lato sensu (07 presenciais e 02 a distância), 64 Programas de Residência Médica e 04 Programas de Residência Multiprofissional Integrada em Saúde Localizada no Centro Histórico de Porto Alegre, a universidade dispõe de uma infraestrutura compacta, com um campus em funcionamento, instalado em uma área física de 9.473,27 m². A UFCSPA possui autonomia administrativa, pedagógica e disciplinar, sendo regida pela legislação federal, pelo seu Estatuto, pelo Regimento Geral e por outros atos normativos internos. 3. BASE CONCEITUAL PARA IMPLANTAÇÃO DA POLÍTICA DE GESTÃO DE RISCOS A Instrução Normativa Conjunta MP/CGU 01/2016 e a norma ISO trazem em seu bojo a base conceitual a partir da qual se define o campo de ação da política de gestão de risco, isto é, o modelo estrutural de gerenciamento dos riscos. O anexo I contém a descrição dos principais conceitos de gestão de riscos pertinentes à política de gestão de riscos da UFCSPA. 4. GESTÃO DE RISCO E INTEGRAÇÃO COM O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA INSTITUIÇÃO Os controles internos, no âmbito das universidades federais, são executados por todos os agentes públicos responsáveis pela condução de atividades ou tarefas relacionadas aos macroprocessos finalísticos e de apoio desenvolvidos na universidade. O gerenciamento dos controles internos deve ser realizado de forma integrada à gestão do risco, uma vez que esses elementos são interdependentes: a identificação de riscos fomenta a implementação/aperfeiçoamento dos controles internos, acarretando em novos cenários organizacionais, os quais podem apresentar (eventualmente) novos riscos. Importante salientar, ainda, que os controles internos e a gestão de riscos não se constituem um fim em si mesmos, devendo sempre orientar-se pela concretização da missão da universidade.

4 Desta forma, integram a primeira linha de defesa de todas as ações instituídas visando operacionalizar e salvaguardar os objetivos institucionais, bem como enfrentar/mitigar riscos. São exemplos de controles internos: check-list de processos de licitações, dispensas e inexigibilidades; planos departamentais; editais para concessão de bolsas de assistência estudantil, acadêmicas, de pesquisa ou de extensão; processo de matrícula de discentes, dentre outros. No âmbito da UFCSPA, a segunda linha de defesa será desenvolvida pelo Comitê de Governança, Riscos e Controles, composto pelo Reitor, Vice-Reitor, Pró-Reitores e demais dirigentes da Alta Administração. A presidência do Comitê será exercida pelo ocupante do cargo de Reitor. São competências do Comitê de Governança, Riscos e Controles: a) designar a Comissão de Gestão de Riscos da UFCSPA; b) aprovar política, diretrizes, metodologias e mecanismos para comunicação e institucionalização da gestão de riscos e dos controles internos; c) promover o desenvolvimento contínuo e a integração dos agentes públicos, incentivando a adoção de boas práticas de governança, de gestão de riscos e de controles internos; d) garantir a observância às regulamentações, leis, códigos, normas e padrões, com vistas à condução das políticas e à prestação de serviços de interesse público; e) supervisionar o mapeamento e avaliação dos riscos-chave que podem comprometer a prestação de serviços de interesse público e monitorar as recomendações e orientações deliberadas pelos órgãos de controle interno e externo; f) liderar e supervisionar a institucionalização da gestão de riscos e dos controles internos, oferecendo suporte necessário para sua efetiva implementação no órgão ou entidade; g) estabelecer limites de exposição a riscos globais do órgão, bem como os limites de alçada ao nível de unidade, política pública, ou atividade; h) emitir recomendações para o aprimoramento da governança, da gestão de riscos e dos controles internos. Por fim, integra a terceira linha de defesa da política de gestão de risco a Auditoria Interna, responsável por proceder à avaliação da operacionalização dos controles internos da gestão (primeira linha ou camada de defesa, executada por todos os níveis de gestão dentro da organização) e da supervisão dos controles internos (segunda linha ou camada de defesa, executada por instâncias específicas, como comitês de risco e controles internos) (art. 2º, inc. II, da IN Conjunta MP/CGU 01/2016). À Auditoria Interna compete fornecer avaliações e assessoramento visando ao aprimoramento dos controles internos, de forma que controles mais eficientes e eficazes mitiguem os principais riscos ao alcance dos objetivos da UFCSPA. A instituição da política de gestão de risco não altera a vinculação organizacional da Auditoria Interna ao Conselho Universitário e sua vinculação técnica ao Ministério da Transparência, Fiscalização e Controle/Controladoria-Geral da União-CGU. Entretanto, acresce às atribuições

5 da Auditoria Interna o apoio ao Comitê de Governança, Risco e Controle sem prejuízo da tecnicidade necessária ao desenvolvimento das ações de auditoria interna. 5. DA GOVERNANÇA DA POLÍTICA DE GESTÃO RISCOS O Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controle Interno será responsável por instituir uma Comissão de Gestão de Riscos (CGR). A CGR será composta por representantes indicados pelos coordenadores das unidades abaixo listadas, após discussão com os demais servidores da área: Assessoria de Comunicação Social Comitê de Biossegurança Coordenação de Assuntos Estudantis Coordenação de Desenvolvimento Institucional Coordenação de Engenharia Coordenação de Pesquisa Departamento de Administração de Pessoas Departamento de Compras e Contratos Departamento de Contabilidade e Finanças Departamento de Registro e Controle Acadêmico Departamento de Serviços Gerais Gerência de Laboratórios Núcleo de Qualidade Interna Núcleo de Tecnologia da Informação Prefeitura Secretaria de Gestão com Pessoas O Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controle Interno poderá, a qualquer tempo, incluir representantes de novas unidades para compor a CGR. A Gestão de Riscos da UFCSPA está pautada em três documentos definidos a seguir: I. A Política de Gestão de Riscos, constituída do presente documento e, que define as regras de alto nível (estratégico) que representam os princípios básicos incorporados pela UFCSPA na sua gestão, no que se refere à Gestão de Riscos. II. O Plano de Gestão de Riscos documento que especifica, no nível operacional, os controles que deverão ser utilizados para alcançar a estratégia definida na PGR-UFCSPA, a ser elaborado pela Comissão de Gestão de Riscos e aprovado pelo Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controle Interno. III. O Relatório de Gestão de Riscos, que tem a finalidade de avaliar e monitorar o Plano de Gestão de Riscos da UFCSPA.

6 5.1. DIRETRIZES PARA GESTÃO DE RISCOS NA INSTITUIÇÃO A Política de Gestão de Riscos objetiva incorporar a visão de riscos à tomada de decisão na universidade e para efeito de sua implementação o Plano de Gestão de Risco pretende: a) gerar uma cultura organizacional voltada para a mitigação e a contingência dos riscos, sobretudo, os de natureza operacional, de modo a proporcionar maior eficácia aos processos e rotinas da instituição; b) apresentar métodos de ação orientados para a mitigação e contingência de riscos que possam incidir e afetar o alcance dos objetivos traçados, em particular, no tocante ao Plano de Desenvolvimento Institucional e ao Planejamento Estratégico da instituição. Caberá à Comissão de Gestão de Riscos, com o apoio do Núcleo de Qualidade Interna (NQI) o mapeamento dos processos e subprocessos institucionais. Conhecendo-se o fluxo das atividades internas é possível detectar eventos cuja ocorrência prejudique o alcance dos objetivos institucionais da UFCSPA previstas em seu estatuto. De acordo com a Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01/2016, os riscos podem ser: a) Riscos operacionais: eventos que podem comprometer as atividades do órgão ou entidade, normalmente associados a falhas, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas, infraestrutura e sistemas; b) Riscos de imagem/reputação do órgão: eventos que podem comprometer a confiança da sociedade (ou de parceiros, de clientes ou de fornecedores) em relação à capacidade do órgão ou da entidade em cumprir sua missão institucional; c) Riscos legais: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem comprometer as atividades do órgão ou entidade; e d) Riscos financeiros/orçamentários: eventos que podem comprometer a capacidade do órgão ou entidade de contar com os recursos orçamentários e financeiros necessários à realização de suas atividades, ou eventos que possam comprometer a própria execução orçamentária, como atrasos no cronograma de licitações; Quanto à origem os riscos podem ser classificados como: a) Riscos externos: são os riscos associados ao ambiente onde a organização opera. Em geral, a organização não tem controle direto sobre estes eventos, mas mesmo assim, ações podem ser tomadas quando necessário. b) Riscos internos: são os riscos associados à própria estrutura da organização, seus processos, governança, quadro de pessoal, recursos ou ambiente de tecnologia.

7 No âmbito da UFCSPA, o risco será classificado de acordo com seu grau de exposição, obtido a partir da relação entre impacto e probabilidade de ocorrência do risco, tendo como referência a ISO , conforme quadro a seguir: Impacto Probabilidade de Ocorrência Grau de Exposição Alto Alta Alto Médio Alta Alto Baixo Alta Médio Alto Média Alto Médio Média Médio Baixo Média Médio Alto Baixa Médio Médio Baixa Médio Baixo Baixa Baixo Todos os riscos identificados devem ter ações de contingência associadas. Para os riscos com grau de exposição alto, também devem ser definidas ações de mitigação. O risco operacional pode ser considerado alto, médio ou baixo, em função da complexidade e diversidade de setores da Universidade. Para riscos considerados baixos e médios é importante a identificação e tratamento adequados para que os mesmos não se agravem. A Gestão de Riscos da UFCSPA deve estar alinhada ao PDI, documento que norteia a gestão estratégica da Universidade, e aos demais planos estratégicos das unidades organizacionais, no que compete aos aspectos considerados críticos, tais como: Biossegurança; Comunicação; Ensino; Extensão; Gestão de Pessoas; Gestão Documental; Gestão Estudantil; Inclusão e Acessibilidade; Infraestrutura; Memória institucional; Pesquisa; Planejamento Estratégico; Propriedade Intelectual e Inovação; Segurança de Informação; Segurança Universitária; Sustentabilidade; Tecnologia da Informação. As metodologias e ferramentas para apoiar a gestão de riscos devem ser definidas no Plano de Gestão de Riscos. A articulação com os responsáveis pela Gestão de Riscos deve ser realizada pela CGR. A efetividade da gestão de riscos deve ser aferida por instrumentos de controle, elaborados pela CGR, e aprovados pelo Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controle Interno. O monitoramento e tratamento dos riscos devem ser contínuos, e a identificação e avaliação dos riscos devem ser realizadas anualmente.

8 5.2. RESPONSABILIDADES A Alta Administração da UFCSPA reconhece e destaca a importância estratégica da política institucional de gestão de riscos, de tal forma a tornar mais seguras e efetivas as ações de enfrentamento ao risco e que o seu monitoramento deve ser a base para a geração da cultura de prevenção na Instituição. A responsabilidade no plano operacional compete aos gestores por nível de hierarquia, observando-se que, na incidência de riscos, todos da unidade devem ter conduta pró-ativa, alertando aos responsáveis os perigos e consequências, em caso de não adoção de medidas corretivas ou saneadoras. São responsabilidades dos atores envolvidos no processo de gerenciamento de riscos: I. Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controle Interno: a. Gerenciamento do Plano de Gestão de Riscos. b. Determinação de medidas mitigadoras e monitoramento e comunicação de ações e situações. c. Revisão e submissão ao Conselho Universitário. II. Comissão de Gestão de Riscos: a. Elaboração e implantação do Plano de Gestão de Riscos, de acordo com a Política de Gestão de Riscos da UFCSPA. b. Tratamento e monitoramento contínuo dos riscos. c. Divulgação, atualização e gerência sobre as questões que envolvem a gestão de riscos. III. Gestor do Risco: a. Assegurar que o risco seja gerenciado de acordo com a política de gestão de riscos. b. Monitorar o risco ao longo do tempo, de modo a garantir que as respostas adotadas resultem na manutenção do risco em níveis adequados, de acordo com a Política de Gestão de Riscos. c. Garantir que as informações adequadas sobre o risco estejam disponíveis em todos os níveis da Instituição. IV. Proprietário do Risco: a. Monitorar, no âmbito de sua atuação, os riscos mapeados. b. Comunicar sobre situações que envolvam risco. c. Aplicar medidas de mitigação necessárias.

9 Anexo I Conceitos da Política de Gestão de Riscos Accountability: conjunto de procedimentos adotados pelas organizações públicas e pelos indivíduos que as integram que evidenciam sua responsabilidade por decisões tomadas e ações implementadas, incluindo a salvaguarda de recursos públicos, a imparcialidade e o desempenho das organizações. Apetite a risco: nível de risco que uma organização está disposta aceitar. Alta Administração: Responsáveis por prover os recursos necessários à gestão de riscos; identificar papéis e responsabilidades; iniciar as atividades de gestão de riscos; aprovar pontos importantes relativos à gestão de riscos. Atividade: É caracterizada pelos seguintes elementos: nome, descrição, diagrama de fluxo de tarefas, tarefas e respectivos responsáveis; condição para ser realizada; informações utilizadas; informações produzidas; condição para ser finalizada; e templates e exemplos. Auditoria interna: atividade independente e objetiva de avaliação e de consultoria, desenhada para adicionar valor e melhorar as operações de uma organização. Ela auxilia a organização a realizar seus objetivos, a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e melhorar a eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, de controles internos, de integridade e de governança. As auditorias internas no âmbito da Administração Pública se constituem na terceira linha ou camada de defesa das organizações, uma vez que são responsáveis por proceder à avaliação da operacionalização dos controles internos da gestão (primeira linha ou camada de defesa, executada por todos os níveis de gestão dentro da organização) e da supervisão dos controles internos (segunda linha ou camada de defesa, executada por instâncias específicas, como comitês de risco e controles internos). Compete às auditorias internas oferecer avaliações e assessoramento às organizações públicas, destinadas ao aprimoramento dos controles internos, de forma que controles mais eficientes e eficazes mitiguem os principais riscos de que os órgãos e entidades não alcancem seus objetivos. Componentes dos controles internos da gestão: são o ambiente de controle interno da entidade, a avaliação de risco, as atividades de controles internos, a informação e comunicação e o monitoramento. Gerenciamento de riscos: processo para identificar, avaliar, administrar e controlar potenciais eventos ou situações, para fornecer razoável certeza quanto ao alcance dos objetivos da organização. Gestor de Riscos: Responsável por executar as atividades de gestão de riscos e coordenar esforços para identificar e estimar riscos, bem como propor melhorias necessárias para mitigar riscos, além de comunicar os resultados de análises a todos os interessados. Governança no setor público: compreende essencialmente os mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a gestão: conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações, entre outros, operacionalizados de

10 forma integrada pela direção e pelo corpo de servidores das organizações, destinados a enfrentar os riscos e fornecer segurança razoável de que, na consecução da missão da entidade, os objetivos gerais serão alcançados. Linhas de Defesa modelo criado pela Comunidade Europeia, separando áreas, funções e profissionais de forma específica para que possam ser coordenadas com eficácia e eficiência, definindo responsabilidades claras e estabelecendo limites para suas responsabilidades, permitindo que haja clareza em como seus cargos se encaixam na estrutura geral de riscos e controles da organização. 1º Linha (ou camada) de Defesa: é composta pelos departamentos que tomam risco (risk taker), ou seja, a linha de frente. É deles a responsabilidade pela identificação e mitigação dos riscos, definição do apetite ao risco e seus respectivos limites, além é claro, por verificar o nível de exposição à riscos, por meio do estabelecimento de controles internos. 2º Linha (ou camada) de Defesa: são os representantes da Alta Administração da universidade, que definem as políticas e procedimentos para gerenciamento dos riscos inerentes a uma determinada área. Seu papel também envolve monitorar a correta adoção das práticas e atividades de gestão de riscos, mas mantendo sua independência em relação às atividades do dia-a-dia da universidade. 3º Linha (ou camada) de Defesa: é a Auditoria Interna, que de forma independente e de modo sistemático faz a revisão e avaliação da operacionalização dos controles internos da gestão. Mensuração de risco: significa estimar a importância de um risco e calcular a probabilidade e o impacto de sua ocorrência. Plano de Gestão de Riscos: esquema dentro da estrutura da gestão de riscos, que especifica a abordagem, os componentes de gestão e os recursos a serem aplicados para gerenciar riscos. Política de gestão de riscos: declaração das intenções e diretrizes gerais de uma organização relacionadas à gestão de riscos. Proprietário do Risco: pessoa ou entidade com a responsabilidade e a autoridade para gerenciar um risco. Risco: possibilidade de ocorrência de um evento que venha a ter impacto no cumprimento dos objetivos. O risco é medido em termos de impacto e de probabilidade. Riscos externos: são os riscos associados ao ambiente onde a organização opera. Em geral, a organização não tem controle direto sobre estes eventos, mas mesmo assim, ações podem ser tomadas quando necessário. Riscos internos: são os riscos associados à própria estrutura da organização, seus processos, governança, quadro de pessoal, recursos ou ambiente de tecnologia. Subprocessos: definem conjuntos de atividades, estruturadas para que sejam atingidos os objetivos parciais específicos relacionados à gestão de riscos.