REGULAMENTO PARA CESSÃO DO AUDITÓRIO RUTH DE SOUZA E ESPAÇO PARA COQUETEL
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- Aurora Meneses de Santarém
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1 REGULAMENTO PARA CESSÃO DO AUDITÓRIO RUTH DE SOUZA E ESPAÇO PARA COQUETEL A Associação Museu Afro Brasil, qualificada como Organização Social de Cultura no Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições e: Considerando que o Auditório Ruth de Souza, localizado nas dependências do Museu Afro Brasil, destina-se à apresentação de eventos e espetáculos culturais de diferentes temas e linguagens; Considerando que o Museu possui um espaço destinado a realização de coquetel; Considerando, ainda, que em razão da importância do Museu, há necessidade de a entidade criar procedimentos para disciplinar o adequado uso do Auditório e do espaço para realização de coquetel; Resolve: Estabelecer critérios para a utilização do Auditório Ruth de Souza e do espaço para coquetel, mediante cessão onerosa ou gratuita. 1- CARACTERÍSTICAS DO AUDITÓRIO E DO ESPAÇO PARA COQUETEL 1.1 O Auditório possui capacidade para 150 pessoas sentadas, ar condicionado, banheiros masculino e feminino, 2 camarins, palco, cabine com sistema de som e iluminação com alojamento para 4 pessoas e cabine de tradução simultânea para 2 pessoas. 1.2 O Auditório destina-se a atividades artísticas, educativas, culturais, bem como a eventos corporativos, mediante o pagamento de taxa estipulada pela Diretoria (Anexo I). 1.3 O Auditório possui um hall lateral, que comporta até 80 pessoas confortavelmente, e pode ser utilizado para recepções e coffee-breaks. 1.4 O espaço para realização de coquetel, localizado no piso térreo do Museu, comporta confortavelmente 200 pessoas e possui uma ampla base operacional.
2 1.5 O período disponível para a cessão do Auditório é de segunda a domingo, das 09:00 às 22:00 horas. 1.6 O período disponível para a cessão do espaço para coquetel é de segunda a domingo, das 18:00 às 22:00 horas. 2- PROCEDIMENTOS PARA SOLICITAÇÃO DA CESSÃO 2.1 As solicitações para cessão do Auditório e do espaço para coquetel deverão ser encaminhadas a área de Desenvolvimento Institucional do Museu com antecedência mínima necessária para a realização do evento. 2.2 Os interessados deverão preencher uma ficha de solicitação de cessão, contendo as seguintes informações: a) nome completo da pessoa física ou jurídica interessada na cessão; b) número do Cadastro de Pessoa Física - CPF ou Cadastro Nacional de Pessoa jurídica CNPJ; c) endereço completo; d) descrição do evento a ser realizado e/ou tema (informar se haverá coffee-break, coquetel, etc); e) datas e horários pretendidos, bem como o tempo de duração do evento; f) nome e telefone do responsável pela organização do evento. 2.3 A solicitação de cessão será analisada pelo comitê de eventos e a sua aprovação ficará sujeita a disponibilidade de datas e horários, a adequação do evento ao espaço físico do Auditório e do espaço para coquetel, e a ordem cronológica do recebimento da solicitação. 2.4 Após a análise, o interessado será comunicado por escrito, e- mail ou contato telefônico sobre a aprovação ou não da solicitação, em até 15 dias. 2.5 Em caso de aprovação, o interessado será convocado para a assinatura do termo de cessão do Auditório e/ou do espaço para coquetel.
3 2.6 A solicitação de cessão gratuita deverá estar enquadrada na hipótese prevista no item 3 e também está sujeita a prévia aprovação da Diretoria. 3- POLÍTICA DE GRATUIDADE (CESSÃO GRATUITA) 3.1 Somente poderão solicitar a cessão gratuita do Auditório e do espaço para coquetel, pessoas jurídicas sem fins lucrativos. 3.2 Fica limitada a 4 (quatro) o número de cessões gratuitas por ano. 3.3 Excepcionalmente poderão ocorrer cessões gratuitas que excedam a sexta no ano, desde que o comitê de eventos aprove e fundamente a decisão. 3.4 As entidades interessadas deverão encaminhar um ofício à área de Desenvolvimento Institucional da Associação, expondo os motivos pelo qual requerem a cessão gratuita. 3.5 A solicitação de cessão gratuita será analisada pelo comitê de eventos e serão considerados os seguintes critérios: a) a pertinência do tema com os objetivos do Museu; b) a disponibilidade de datas e horários; e c) a ordem cronológica do recebimento da solicitação. 3.6 A depender do evento e do horário a ser realizado, a entidadecessionária poderá ser solicitada a arcar com os custos mínimos dos serviços terceirizados, tais como, segurança e limpeza. 4- REGRAS PARA A UTILIZAÇÃO DO AUDITÓRIO E DO ESPAÇO PARA COQUETEL 4.1 O cessionário deverá realizar uma visita técnica, antes da realização do evento, para reconhecimento do espaço, especificações técnicas e suas eventuais limitações. 4.2 O cessionário deverá agendar dia e hora para a montagem do evento, em horário comercial, bem como informar a relação de
4 pessoas que compõem a equipe de produção (nome e nº do RG). 4.3 Todo evento contará com a presença de pelo menos um funcionário da Associação, que será o responsável pela fiscalização do pactuado no termo de cessão. 4.4 A colocação de anúncios do evento, patrocinadores, etc., apenas será permitida após a apreciação do material e a definição do local a ser afixado pelo comitê de eventos. 4.5 Toda e qualquer transmissão, gravação e documentação do evento deverá ser autorizada previamente pelo comitê de eventos e, conforme o caso, precedida do pagamento de taxa estipulada. 4.6 O cessionário deverá garantir a segurança da área cedida, sendo possível contratar equipe de segurança de apoio para realizar a segurança do evento. 4.7 Não é permitido circular com mochilas e fotografar a área expositiva do Museu. 4.8 Não é permitido nas dependências do Museu, incluindo o Auditório, o hall lateral e o espaço para coquetel: a) a utilização de qualquer material inflamável, químico ou que utilize fogo/faísca (Ex.: botijão de gás e fritadeiras elétricas), e que possam causar incêndio ou danos ao Museu. b) servir alimentos com forte odor no coffee break ou coquetel. 4.9 Não é permitido o consumo de alimentos, bebidas e goma de mascar (chiclete) nas dependências do Museu, salvo na área destinada ao coffee break ou coquetel Após a realização do evento, o cessionário deverá retirar todo material ou equipamento utilizados e entregar os espaços cedidos limpos e organizados da forma que foram recebidos Após a desmontagem do evento será realizada uma nova vistoria técnica para avaliar eventuais danos causados. Caso seja constatado algum dano, será aplicada multa e a cobrança
5 pelos reparos necessários, conforme previsto no termo de cessão A autorização para uso do Auditório ou do espaço para coquetel poderá ser suspensa a qualquer tempo, caso o evento seja considerado inadequado, comprometendo os objetivos do Museu ou a sua integridade. 5- DISPOSIÇÕES GERAIS 5.1 A cessão do Auditório ou do espaço para coquetel não inclui qualquer tipo de serviço por meio de empregados da Associação ou prestadores de serviços. 5.2 O Auditório não dispõe de cozinha ou área de suporte para coffee break, mas é possível a utilização da copa destinada aos funcionários, sendo que o seu uso será compartilhado com os mesmos. 5.3 O Museu não possui estacionamento próprio, sendo possível solicitar a disponibilização de no máximo 10 vagas no estacionamento do Parque Ibirapuera (portão 10). Os demais carros poderão acessar o Museu pelo portão 3 do Parque Ibirapuera, sendo necessária a utilização do cartão zona azul da CET. 5.4 A Associação não se responsabiliza pela eventual falta ou queda no fornecimento de energia. Deste modo, a entidade recomenda a locação de gerador de energia por parte do cessionário. 5.5 O cessionário se responsabiliza por todas as despesas de salários, acidentes de trabalho, seguros e demais obrigações de ordem social ou trabalhista das pessoas envolvidas no evento, assumindo ainda, a obrigação de cumprir toda a legislação vigente relativa à execução dos seus serviços, inclusive direito autoral (ECAD e SBAT), ficando também responsável pelas eventuais multas aplicadas pelo Poder Público. 5.6 A Associação não se responsabiliza por quaisquer danos, perdas, extravio ou desaparecimento de objetos pessoais e
6 equipamentos técnicos pertencentes aos participantes do evento ou ao próprio cessionário. 5.7 O Anexo I deste regulamento detalha os valores vigentes para a cessão onerosa e o Anexo II traz a descrição das áreas a serem cedidas. 5.8 Os casos omissos neste Regulamento serão solucionados pelas Diretorias da Associação.
7 ANEXO II - DESCRIÇÃO DA ÁREA CEDIDA 1) Auditório Ruth de Souza O auditório localiza-se no 1º piso do Museu Afro Brasil e possui as seguintes características: Área de 369,73 m 2 Palco de 132,33 m 2 e pé direito de 4,75 m 150 poltronas com apoio para escrever Layout estádio Sistema multimídia Cabines de controle e de tradução simultânea Rampa móvel de acesso ao palco para deficientes Equipamentos e multimídia à disposição: 02 amplificadores Studio R Z caixas acústicas JBL EQN 15 G2 175 W (traseiras) 4 caixas acústicas KW light mod w (rms) (frontais) 01 aparelho de DVD Pionner DV 393 Equalizador Behringer FBQ canais Equalizador Behringer FBQ canais 02 fones de ouvido Philips HP notebook DELL PP13S 01 luminária de mesa (cabine) 01 mesa de som Behringer EURODESK SL FX 02 microfones Gemini UM68 s/fio Microfone Sennheiser E815S Microfone Sennheiser E835 Microfone Yoga HT820 tipo mesa/conferência sem fio Multicabo (Medusa) 16 xrl / 04 p pedestais cromados preto 01 projetor multimídia Sanyo PLC-SC10 01 púlpito de madeira branco 05 refletores 03 refletores elipsoidal 06 refletores fresnel 02 subwoofer KW sub-i 600 w (rms) 01 suporte para teclado musical
8 01 tela de projeção elétrica widescreen (6,70 mt x 3,85 mt) 01 televisão LG cp 15Q90A 01 VCR Panasonic NV HV60 LB-S 01 ventilador Ventisilva 2) Hall lateral (anexo ao Auditório) O Hall lateral localiza-se ao lado do auditório Ruth de Souza, possui capacidade para receber até 80 pessoas confortavelmente e pode ser utilizado para a realização de coffee-break. O Espaço não possui estrutura de cozinha ou local específico para apoio operacional. 3) Espaço para coquetel O espaço para realização de coquetel localiza-se na entrada do Museu Afro Brasil, piso térreo, e comporta até 200 pessoas confortavelmente. O espaço possui uma ampla base operacional que serve de apoio para a realização do coquetel.
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