SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES

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1 SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES MANUAL PRÁTICO 9. ORIENTAÇÕES PARA DIGITALIZAÇÃO E CERTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS Edição Fevereiro/2017

2 SUMÁRIO 9.1DIGITALIZAÇÃO NO CREA-RS PARÂMETROS DE DIGITALIZAÇÃO Limitações de Uso da Tecnologia OCR Digitalização de Documentos para o SEI USO DAS IMPRESSORAS Impressoras Monocromáticas Impressoras Monocromáticas Documentos A4 SEM OCR Impressoras Monocromáticas Documentos Diferenciados SEM OCR Impressoras Monocromáticas Documentos A4 COM OCR Digitalização nas Impressoras Coloridas AUTENTICAÇÃO DE DOCUMENTO EXTERNO - Digitalizado Como Autenticar os Documentos

3 9.1DIGITALIZAÇÃO NO CREA-RS O processo de digitalização é o ato de transformar um documento físico em digital, que por sua vez pode ser armazenado em vários tipos de mídias. No Crea-RS a digitalização poderá ser feita de duas maneiras: Utilizando a digitalização comum dos documentos. Essa digitalização não permite que as informações contidas nos documentos sejam pesquisadas através da pesquisa interna do SEI. Utilizando a tecnologia OCR (Optical Character Recognition) que permite converter tipos diferentes de documentos, como uma folha de texto impresso digitalizada, arquivos em PDF e imagens capturadas com câmera digital, em um documento com dados pesquisáveis e editáveis. Esse procedimento facilita muito a recuperação das informações presentes nos documentos digitalizados PARÂMETROS DE DIGITALIZAÇÃO Para qualquer tipo de documento ou Sistema de Informação que deverá receber um documento através de digitalização, o usuário deverá observar as seguintes orientações: Tipo de Documento Modo de Cores 1 Resolução mínima sem OCR Resolução mínima com OCR Textos impressos, sem manchas, folhas preservadas. Textos impressos, com manchas. Textos com imagens ou fotografias em preto e branco. Textos impressos, com folhas deterioradas ou rasgadas. Textos com imagens ou fotografias coloridas Preto e Branco 200dpi 300dpi Escala de Cinza 300dpi 300dpi Escala de Cinza 300dpi 300dpi Escala de Cinza 300dpi 400dpi True Color 300dpi 300dpi (Colorido) 1 Nas impressoras utilizadas pelo Crea-RS Tons de Cinza corresponde a Escala de Cinza e Colorido corresponde a True Color. 3

4 Manuscritos Escala de Cinza 400dpi - Imagens ou fotografias coloridas True (Colorido) Color 400dpi - Documentos cartográficos True Color (Colorido) 400dpi - Plantas Escala de Cinza 600dpi - Os documentos impressos em fontes muito pequenas devem ser digitalizados com resoluções maiores e o brilho deve ser ajustado adequadamente: (Fonte: Guia do Usuário do ABBYY FineReader 11) (Fonte: Guia do Usuário do ABBYY FineReader 11) Como os formatos Tons de cinza e colorido, ocupam um espaço maior, deve se racionalizar o processo quando ocorrerem casos de, por exemplo, processos com várias páginas de texto e entre elas algumas fotos. Nesses casos em que apenas pequena parte do documento precisa de qualidade, sugere-se que este seja completamente digitalizado em Preto e branco e que se faça a redigitalização, com a qualidade necessária, apenas da parte que necessitar de maior resolução. O scanner tem a funcionalidade de digitalização de Texto e Foto, quando selecionado a opção de digitalização com OCR,a impressora tentará converter para texto tudo o que estiver na página para ocupar menos espaço, o que pode corromper o arquivo 4

5 gerado quando a conversão não entender algum caractere. Sendo assim, se houver imagens, tabelas, gráficos, cores de fundo, etc., faça a digitalização sem OCR LIMITAÇÕES DE USO DA TECNOLOGIA OCR Há algumas configurações que podem não ser reproduzidas como no documento original em digitalizações feitas com a tecnologia OCR, tais como: Fonte e tamanho dos caracteres; Espaço entre os caracteres e entre as linhas; Caracteres sublinhados, em negrito ou itálico; Sobrescrito/subscrito. A qualidade de conversão em OCR depende da qualidade do documento original e dos parâmetros de digitalização. Não são recomendados para o reconhecimento de texto: Documentos com layout complexo, constituídos por diagramas, tabelas e textos (como folhetos, revistas e jornais); Documentos contendo tabelas sem linhas de borda, Tabelas com formatos de células complexas; Tabelas complexas com subtabelas, diagramas, gráficos; Fotografias, textos na vertical; Documentos de layout complexo que contém textos misturados com diagramas ou ilustrações; Documentos que contém fotografias ou padrões configurados como plano de fundo (marca d água); Documentos com texto de cor clara em fundo escuro. Tipos de documentos que podem não ser reconhecidos corretamente no processamento do OCR: Documentos que possuem caracteres manuscritos; Documentos com caracteres pequenos (menores que 10 pontos); Documentos desalinhados; Documentos escritos em idiomas diferentes do especificado; Documentos com caracteres em fundo colorido não uniforme, tais como caracteres sombreados; Documentos com muitos caracteres decorados, tais como caracteres com relevo ou contorno; documentos com caracteres em fundo 5

6 padronizado, tais como caracteres sobrepostos em ilustrações e gráficos; Documentos com muitos caracteres em contato com sublinhas ou bordas DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA O SEI No SEI o documento digitalizado tem valor probatório dentro do processo eletrônico. Esse valor se dá através da Certificação digital e somente será questionado em razão de solicitação devidamente justificada, interna ou externamente. A digitalização visa facilitar o registro da documentação externa recebida pelo Conselho em suas atividades. Deve garantir o máximo de fidelidade entre o representante digital gerado e o documento original, levando em consideração suas características físicas, estado de conservação e finalidade de uso do representante digital. Inicialmente, até que testes sejam feitos e tenhamos a certeza de que as informações dos documentos não serão prejudicadas com o uso do OCR, TODOS OS DOCUMENTOS EXTERNOS DEVERÃO SER DIGITALIZADOS SEM A TECNOLOGIA OCR. 6

7 9.2 USO DAS IMPRESSORAS IMPRESSORAS MONOCROMÁTICAS 1. No seu computador, abra o software Samsung Easy Document Creator. 2. Selecione a opção Digitalização Avançada IMPRESSORAS MONOCROMÁTICAS DOCUMENTOS A4 SEM OCR 1. Insira o (s) documento (s) a ser (em) digitalizado (s) no alimentador automático de documentos, com a frente voltada para cima e o topo da página voltado para a parte interna do equipamento (Veja imagem abaixo). 7

8 2. Se você já fez as configurações anteriormente, e salvou a configuração como favorita, o nome escolhido para a configuração deve estar aparecendo na tela. Selecione a configuração favorita clicando no nome ou selecione a opção Digitalização de Documentos caso contrário; 8

9 3. Se você selecionou uma configuração favorita, siga para o passo 5; caso contrário, configure as opções de digitalização utilizando os recursos descritos no quadro abaixo: Cores Tamanho Selecione as cores com base na tabela do item Selecione a opção A4 (8,27 x 11,69 pol.) em Tamanho. Se os documentos forem impressos frente e verso: Selecionar a opção Alimentador automático de documentos duplex (borda curta) em Origem do documento. Se forem impressos em apenas um lado: Selecione a opção Alimentador automático de documentos em Origem do documento. Resolução Utilizar a resolução indicadana tabela do item

10 4. Pressione o botão Digitalizar para iniciar a digitalização e aguarde a finalização do processo; 5. Faça a configuração do(s) arquivo(s) que será (ão) salvo (s) conforme instruções do quadro abaixo: Atribua um Nome para o arquivo; Selecione o Formato do arquivo PDF (imagem) ; No menu Opções..., selecione o Tamanho do Documento A4 (8,27 x 11,69 pol.) e marque a opção PDF Compacto ; Pressione OK para sair da tela Opções Se desejar e ainda não tiver realizado este passo, salve a configuração como favorita selecionando a opção Salvar como favorito... e fornecendo um nome, para que não seja necessário realizar todos os passos a cada digitalização; 7. Pressione o botão Salvar para gravar o arquivo com as páginas selecionadas; 10

11 8. Se houverem mais documentos a digitalizar, pressione o botão Digit. Mais. Não é necessário refazer as configurações apenas coloque os originais no equipamento conforme o descrito no passo 1, e retorne ao passo IMPRESSORAS MONOCROMÁTICAS DOCUMENTOS DIFERENCIADOS SEM OCR 1. Insira o (s) documento (s) a ser (em) digitalizado (s) no vidro de leitura, com a frente voltada para baixo e o topo da página voltado para o lado esquerdo do equipamento (Veja imagem abaixo). 11

12 2. Se você já fez as configurações anteriormente, e salvou a configuração como favorita, o nome escolhido para a configuração deve estar aparecendo na tela. Selecione a configuração favorita clicando no nome ou selecione a opção Digitalização de Imagens. 3. Se você selecionou uma configuração favorita, siga para o passo 5; caso contrário, configure as opções de digitalização utilizando os recursos descritos no quadro abaixo: Cores Selecione as cores com base na tabela do item Tamanho Mantenha A4 (8,27 x 11,69 pol.) com a opção Seleção ; Origem do Documento Selecione a opção Vidro de leitura em Origem do documento; Resolução Utilizar a resolução indicada na tabela do item

13 4. Pressione o botão Digitalizar para iniciar a digitalização e aguarde a finalização do processo; 5. Faça a configuração do (s) arquivo (s) que será (ão) salvo (s) conforme instruções do quadro abaixo: Atribua um Nome para o arquivo; Selecione o Formato do arquivo PDF (imagem) ; No menu Opções..., selecione o Tamanho do Documento A4 (8,27 x 11,69 pol.) e marque a opção PDF Compacto ; Pressione OK para sair da tela Opções Se desejar e ainda não tiver realizado este passo, salve a configuração como favorita selecionando a opção Salvar como favorito... e fornecendo um nome, para que não seja necessário realizar todos os passos a cada digitalização; 7. Pressione o botão Salvar para gravar o arquivo com as páginas selecionadas; 8. Se houverem mais documentos a digitalizar, pressione o botão Digit. Mais. Não é necessário refazer as configurações apenas coloque os originais no equipamento conforme o descrito no passo 1, e retorne ao passo 4. 13

14 IMPRESSORAS MONOCROMÁTICAS DOCUMENTOS A4 COM OCR 1. Insira o (s) documento (s) a ser (em) digitalizado (s) no alimentador automático de documentos, com a frente voltada para cima e o topo da página voltado para a parte interna do equipamento (Veja imagem abaixo). 2. Se você já fez as configurações anteriormente, e salvou a configuração como favorita, o nome escolhido para a configuração deve estar aparecendo na tela. Selecione a configuração favorita clicando no nome ou selecione a opção Conversão de textos, para utilizar a tecnologia OCR. 14

15 3. Se desejar e ainda não tiver realizado este passo, salve a configuração como favorita selecionando a opção Salvar como favorito... e fornecendo um nome, para que não seja necessário realizar todos os passos a cada digitalização; 4. Pressione o botão Salvar para gravar o arquivo com as páginas selecionadas; 5. Faça a configuração do (s) arquivo (s) que será (ão) salvo (s) conforme instruções abaixo: Atribua um Nome para o arquivo Selecione o Formato de arquivo PDF (imagem + texto). Selecione o Idioma Português (Brasil) No menu Opções..., selecione o Tamanho do Documento A4 (8,27 x 11,69 pol.) e marque a opção PDF Compacto ; Pressione OK para sair da tela Opções Se desejar e ainda não tiver realizado este passo, salve a configuração como favorita selecionando a opção Salvar como favorito... e fornecendo um nome, para que não seja necessário realizar todos os passos a cada digitalização; 7. Pressione o botão Salvar para gravar o arquivo com as páginas selecionadas; 15

16 8. Se houverem mais documentos a digitalizar, pressione o botão Digit. Mais. Não é necessário refazer as configurações apenas coloque os originais no equipamento conforme o descrito no passo 1, e retorne ao passo DIGITALIZAÇÃO NAS IMPRESSORAS COLORIDAS 1. Caso deseje digitalizar várias páginas de um documento A4, insira o (s) documento (s) a ser (em) digitalizado (s) no alimentador automático de documentos, com a frente voltada para cima e o topo da página voltado para a parte interna do equipamento (Veja imagem abaixo). 2. Caso deseje digitalizar um documento diferenciado, coloque o mesmo com a face para baixo no vidro de leitura, com o topo da página voltado para o lado esquerdo do equipamento (Veja imagem abaixo). 16

17 3. No seu computador, abra o software Brother Utilities. 4. Selecione a opção Escanear. 5. Selecione a opção Control Center4. 6. Selecione a opção de Modo Avançado, e clique OK. 17

18 7. Se você já fez as configurações anteriormente, passe para o passo Selecione a guia Configurações de dispositivo. 9. Selecione a opção Configurações de Escaneamento do Dispositivo. 10. Na guia Imagem, faça as configurações de digitalização conforme o quadro abaixo: 18

19 Selecione a opção JPEG (*.jpg) no Tipo de Arquivo Se o documento original possuir cores: Selecione a opção Cor 24 bits em Tipo de Escaneamento ; Se o documento original for em preto e branco: Selecione a opção Escala de cinza em Tipo de Escaneamento ; Resolução selecionada deve ser 300 x 300 dpi; 11. Na guia Arquivo, faça as configurações de digitalização conforme o quadro abaixo: Selecione a opção PDF (*.pdf) no Tipo de Arquivo Se o documento original possuir cores: Selecione a opção Cor 24 bits em Tipo de Escaneamento ; Se o documento original for em preto e branco: Selecione a opção Escala de cinza em Tipo de Escaneamento ; Resolução selecionada deve ser 300 x 300 dpi; 12. Selecione OK para sair. 13. Na guia Escanear, selecione a opção de digitalização que deseja (Imagem, OCR ou Arquivo) 14. Na tela que segue, selecione as opções de digitalização conforme o quadro abaixo: Se os documentos forem impressos frente e verso: Selecionar a opção Escaneamento Duplex ; Se forem impressos em apenas um lado: Não selecionar a opção Escaneamento Duplex ; 19

20 15. Caso sejam muitas folhas e não caibam todas no ADF, selecione a opção Escaneamento contínuo. 16. Pressione Escanear. 17. Caso a opção Escaneamento contínuo tenha sido selecionada, selecione resposta para o questionamento sobre continuar digitalizando. 20

21 9.3 AUTENTICAÇÃO DE DOCUMENTO EXTERNO - DIGITALIZADO 2 Chamada no SEI de Autenticar Documento essa funcionalidade na verdade equipara-se com o confere com o original de documentos físicos. Representa a certificação administrativa de que o documento digitalizado é igual ao documento apresentado, e essa é uma das razões para que os documentos recebidos sejam imediatamente digitalizados e certificados pela unidade (área) que os recebeu. O uso dessa certificação se deve, principalmente, à Lei /2012, conforme dispositivos abaixo: Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nessa Lei. [...] Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificação digital emitido no âmbito da infraestrutura de chaves públicas Brasileira ICP Brasil. Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegelos de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados. Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado. É importante frisar que essa mesma Lei, em seu art. 6º descreve que Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente. Essa questão é modificada no decreto 8.539/2015, 3º do Art. 12, que diz: 3º A administração poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade: I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado; II - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e III - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que: 2 Conforme Instrução Normativa da Presidência nº 214 de 02/01/

22 a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do 1º. Resumidamente, a guarda e manutenção do documento original passa a ser de responsabilidade direta do interessado não mais dos órgãos públicos. No caso de o original ser solicitado ao longo do andamento do processo, a responsabilidade de mostrar o original cai sobre o interessado. mesmo artigo: A garantia de autenticidade dos documentos digitalizados se dá pelo 2º do 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples. Por fim, a Instrução Normativa da Presidência n 214 de 02/01/2017, em seu art. 14 3º, regra que a unidade recebedora dos documentos deverá Proceder a digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado. Em casos especiais, conforme apontado no Manual de Normas e Procedimentos Administrativos do SEI, item 16.9 (b), quando devidamente autorizado pelas unidades (áreas) dona do processo e atentando para a responsabilidade sobre a inclusão e andamento cronológico no processo,poderão ser utilizadas as outras modalidades citadas no art. 12, 3º, incisos II e III COMO AUTENTICAR OS DOCUMENTOS Após a digitalização e inclusão do documento externo do SEI o usuário deve: Selecionar o documento digitalizado; 22

23 Clicar no ícone Autenticar Documento ; Colocar as informações do usuário que está assinando e utilizar o ícone de assinatura com o uso de Certificação Digital ; Seguir os passos recomendados pela certificação; Finalizar. Após o documento estará autenticado eletronicamente e poderá ser devolvido ao interessado. Para visualizar a autenticação o usuário deverá clicar em Visualizar Assinaturas, no canto superior direito do documento. Essa assinatura não aparecerá no documento como na assinatura de documentos internos (criados dentro do SEI), ela aparecerá em uma página separada e representa a autenticação digital 3 do documento eletrônico. Documentos externos são certificados (autenticados) pelo usuário que os recebeu e o incluiu no processo. Em casos especiais, devidamente regrado e acordado dentro da unidade que os recebeu, poderá haver mais de uma 3 Essa certificação perde a validade quando o documento é impresso. 23