UNIVERSIDADE FEDERAL DO VALE DO SÃO FRANCISCO. Secretaria de Administração - SECAD

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO VALE DO SÃO FRANCISCO Secretaria de Administração - SECAD Petrolina Junho de 2013

2 Secretaria de administração- SECAD Endereço : Avenida José de Sá Maniçoba, s/nº Centro Petrolina / PE CEP: Localização: 2º andar da reitoria da UNIVASF Telefone: (87) Horário de atendimento: 08h00 às 12h00 e das 14h00 às 18h00. Equipe: Leone Coelho Bagagi, Sileide Dias das Neves, Mario Cleone de Souza Júnior, Roberto Rivellino Almeida de Miranda, Humberto Carlos Guimarães Pereira Neto, Ozevaldo do Rosario Santos, Célia Virgínia Alves de Souza, Roberto Cesar Ferreira Silva, Marinaldo Carvalho Romão, Paulo Oliveira da Silva, Cátia Gomes Rodrigues, Augusto Henryque Costa de Souza, Frederico de Siqueira Cavalcanti, Angêlica Maria de Vasconcelos Azevado, Valdenice Felix da Silva, Ana Paula Pereira, Fernanda Gomes, Deuzilene Braga, Micheline de Andrade Rocha. 2

3 Compromissos com o atendimento - Atendimento prioritário às atividades finalísticas da UNIVASF (ensino, pesquisa e extensão); - Atenção, respeito e cortesia no tratamento a ser dispensado aos usuários e servidores; - Os prazos estabelecidos serão acompanhados com o objetivo de minimizar o tempo máximo estabelecido das Cartas de Serviços; - Os meios de comunicação serão o e o site, específicos da SECAD. As reclamações poderão ser encaminhadas ao da SECAD para atendimento e resposta; - Os servidores serão identificados por meio de Crachás Funcionais de Identificação. Forma de monitoramento dos compromissos com o atendimento Estabelecimento de sistema de agendamento eletrônico com acompanhamento dos prazos estabelecidos na carta de serviços. Além disso, conhecer a opinião dos usuários por meio de aplicação de avaliações de satisfação dos usuários, medindo assim, o nível de cumprimento externo dos padrões de serviços. 3

4 SERVIÇOS Serviço 01: Análise preliminar de pedido de Reajuste (em sentido amplo) para encaminhamento, com emissão de Nota Técnica, para apreciação da PF/ UNIVASF a fim de exercer controle prévio de legalidade. Descrição: O reajuste é o instrumento destinado ao realinhamento do valor do contrato em razão da elevação do custo de produção no curso normal da economia, tendo por base índices ou critérios previamente fixados em edital, a fim de preservar a contraprestação devida à contratada do processo inflacionário. Para sua concessão, é indispensável à observância do interregno mínimo de um ano, contado da data da apresentação da proposta ou do orçamento a que essa se referir. Base legal: Leis nº 9.069/95, nº /2001 e 8.666/1993 Requisitos necessários à legitimação da solicitação: a) Encaminhamento do processo (em sua integralidade e devidamente numerado) para a SECAD, via protocolo; b) Expedientes da fiscalização (despacho/memorando) e da respectiva coordenação (Exposição de Motivos) que, cumulados, fundamentem a pretensão; c) Parecer Técnico-Contábil acerca do pedido; d) Despacho do Secretário de Administração, com encaminhamento para a AADM, via protocolo; e) Observância do Lapso temporal estabelecido no item 5 desta carta de serviços e dos procedimentos elencados no item 3. Procedimento necessários à solicitação de cada serviço 1. Encaminhamento, via protocolo, do processo para o Secretário de Administração, contendo e/ou observando o que se segue: a. Processo devidamente numerado e autuado; b. Expediente da Fiscalização (despacho ou memorando) expondo a situação, relatando os fatos ocorridos de sorte a justificar a pertinência do encaminhamento, contendo, ainda: i. demonstração analítica da variação dos custos do contrato por meio de planilha, devidamente assinado pela empresa e atestada pela fiscalização(art. 5 Decreto 2.271, de 1997 e art. 40, caput, da IN SLTI nº 2, de ); ii. demonstração da incidência de algum custo não previsto origi- 4

5 ? nariamente na proposta (art. 40, 1 IN 02/SLTI); iii. demonstração de ocorrência ou não da efetiva repercussão dos eventos majoradores dos custos do contrato na forma postulada pela empresa contratada (art. 40, 6º, da IN SLTI/MPOG nº 2, de ) iv. cronograma de execução físico-financeiro, para os contratos de obras; v. projetos complementares, indicando alterações pleiteadas, para os contratos de obras; vi. memorial de Cálculo devidamente assinado pela empresa e atestada pela fiscalização, para os contratos de obras; c. Exposição de Motivos elaborada pela Coordenação de Gestão do Contrato contendo a manifestação do coordenador, fundamentando seu pedido, contendo, ainda: previsão de recursos orçamentários para o pagamento da despesa decorrente da do pedido (art. 7º, 2º, III, da Lei nº 8.666/93, e art. 40, 2º, VI da IN SLTI/MPOG nº 2, de ) Demonstração de dotações suficientes para o custeio das respectivas despesas, ou condicionamento da validade e eficácia do pedido à referida disponibilidade (art. 7º, 2º, III, da Lei nº 8.666/93); observância ao limite legal estipulado no art. 65 inciso I, alínea b e 1º da lei nº 8666/93; Sinalização de eventual necessidade de prorrogação de prazo de vigência e/ou execução; 2. Despacho do Secretário de Administração encaminhando o processo para a AADM, via protocolo; Formas de prestação do serviço: O serviço será prestado através de emissão de Nota Técnica (Nota Técnica nº. 00/ANO AADM/SECAD). Prazo mínimo para solicitação do serviço: Interregno mínimo de 1 (um) ano, contado da data da apresentação da proposta ou do orçamento a que essa se referir. Prazo máximo para a prestação do serviço: O prazo máximo para a prestação do serviço será de 15 dias, a contar do recebimento do processo pela AADM, via protocolo, salvo norma especial ou comprovada necessidade de maior prazo. Formas de comunicação com o solicitante: A comunicação com o solicitante se dará por meio do expediente intitulado GAP Guia de Adequação Processual (GAP nº 00/ANO AADM/SECAD), que visa o retorno dos autos para o setor demandante, contendo solicitação de diligências/encaminhamentos de sorte a promover a adequação/saneamento do processo à demanda pretendida. Responsabilidades do solicitante: O solicitante deve respeito às disposições da Lei de 29 de janeiro de 1999, e suas alterações; Lei nº de 21 de 5

6 junho de 1993, e suas alterações; Instrução Normativa nº 02 SLTI/MPOG, de 30 de abril de 2008, e suas alterações; Decreto nº de 7 de julho de 1997, e suas alterações; bem como demais instrumentos normativos pertinentes à solicitação. Responsável pelo deferimento da solicitação: O (in)deferimento do pedido é de responsabilidade conjunta da Assessoria Administrativa AADM, que o sugere, e da Secretaria de Administração SECAD, que o (in)defere. Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: O solicitante deverá acostar aos autos um expediente (despacho, memorando ou exposição de motivos), devidamente fundamentado, solicitando a alteração/cancelamento da solicitação. Quais as implicações decorrentes da alteração/cancelamento da solicitação: Será procedida a análise da solicitação, com posterior encaminhamento dos autos para o órgão de origem, caso deferido o pedido de alteração/ cancelamento, ou, na impossibilidade de seu deferimento, será dado ciência ao demandante dos motivos balizadores do indeferimento, continuando o processo com as providências que se julguem necessárias. Informações complementares: Os pedidos encaminhados à AADM com instrução parcial ou insuficiente serão devolvidos ao órgão demandante, via protocolo e com emissão de GAP, a fim de que seja providenciada a correta instrução do processo, nos termos desta Carta de Serviços; 6

7 Serviço 02: Análise preliminar de pedido de Reequilíbrio Econômico-Financeiro para encaminhamento, com emissão de Nota Técnica, para apreciação da PF/UNIVASF a fim de exercer controle prévio de legalidade. Descrição: O reequilíbrio econômico-financeiro fundamenta-se no restabelecimento do valor contratual inicialmente pactuado pelas partes, desde que esse restabelecimento tenha sido alterado por álea extraordinária superveniente ao originalmente contratado. Base legal: lei nº 8.666/93 Requisitos necessários à legitimação da solicitação: a) Encaminhamento do processo (em sua integralidade e devidamente numerado) para a SECAD, via protocolo, contendo expedientes da fiscalização (despacho/memorando) e da coordenação respectiva (Exposição de Motivos) que, cumulados, devem fundamentar a pretensão; b) Despacho do Secretário de Administração, com encaminhamento para a AADM, via protocolo; c) Observância do Lapso temporal estabelecido no item 5 desta carta de serviços e dos procedimentos elencados no item 3. Procedimento necessários à solicitação do serviço: Encaminhamento, via protocolo, do processo para o Secretário de Administração, contendo e/ou observando o que se segue: a. Processo devidamente numerado e autuado; b. Expediente da Fiscalização (despacho ou memorando) expondo a situação, relatando os fatos ocorridos de sorte a justificar a pertinência do encaminhamento, contendo, ainda: i. demonstração analítica da variação dos custos do contrato por meio de planilha, devidamente assinado pela empresa e atestada pela fiscalização(art. 5 Decreto 2.271, de 1997 e art. 40, caput, da IN SLTI nº 2, de ); ii. demonstração da incidência de algum custo não previsto originariamente na proposta (art. 40, 1 IN 02/SLTI); iii. demonstração de ocorrência ou não da efetiva repercussão dos eventos majoradores dos custos do contrato na forma postulada pela empresa contratada (art. 40, 6º, da IN SLTI/MPOG nº 2, de ) iv. cronograma de execução físico-financeiro, quando aplicável; v. projetos complementares, indicando alterações pleiteadas, no caso de contratos de obras; 7

8 ? de vi. memorial de Cálculo devidamente assinado pela empresa e atestada pela fiscalização,, quando aplicável; Formas de prestação do serviço: O serviço será prestado através de emissão Nota Técnica (Nota Técnica nº. 00/ANO AADM/SECAD). Prazo máximo para a prestação do serviço: O prazo máximo para a prestação do serviço será de 15 dias, a contar do recebimento do processo pela AADM, via protocolo, salvo norma especial ou comprovada necessidade de maior prazo. Formas de comunicação com o solicitante: A comunicação com o solicitante se dará por meio do expediente intitulado GAP Guia de Adequação Processual (GAP nº 00/ANO AADM/SECAD), que visa o retorno dos autos para o setor demandante, contendo solicitação de diligências/encaminhamentos de sorte a promover a adequação/saneamento do processo à demanda pretendida. Responsabilidades do solicitante: O solicitante deve respeito às disposições da Lei de 29 de janeiro de 1999, e suas alterações; Lei nº de 21 de junho de 1993, e suas alterações; Instrução Normativa nº 02 SLTI/MPOG, de 30 de abril de 2008, e suas alterações; Decreto nº de 7 de julho de 1997, e suas alterações; bem como demais instrumentos normativos pertinentes à solicitação. Responsável pelo deferimento da solicitação: O (in)deferimento do pedido é de responsabilidade conjunta da Assessoria Administrativa AADM, que o sugere, e da Secretaria de Administração SECAD, que o (in)defere. Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: O solicitante deverá acostar aos autos um expediente (despacho, memorando ou exposição de motivos), devidamente fundamentado, solicitando a alteração/cancelamento da solicitação. Quais as implicações decorrentes da alteração/cancelamento da solicitação: Será procedida a análise da solicitação, com posterior encaminhamento dos autos para o órgão de origem, caso deferido o pedido de alteração/ cancelamento, ou, na impossibilidade de seu deferimento, será dado ciência ao demandante dos motivos balizadores do indeferimento, continuando o processo com as providências que se julguem necessárias. Informações complementares: Os pedidos encaminhados à AADM com instrução parcial ou insuficiente serão devolvidos ao órgão demandante, via protocolo e com emissão de GAP, a fim de que seja providenciada a correta instrução do processo, nos termos desta Carta de Serviços; 8

9 A fiscalização, em conjunto com a coordenação, deve verificar se de fato ocorreu o aumento de custos alegado pela contratada, mesma oportunidade em que deverá analisar o momento em passou a ocorrer a referida alteração. Estas diligências deverão ser feitas por meio de minucioso exame das Planilhas de Custos e Formação de Preços apresentadas. 9

10 Serviço 03: Análise preliminar de pedido de Prorrogação do Prazo de Vigência e/ou Execução Contratual para posterior encaminhamento à PF/UNIVASF para que se exerça controle prévio de legalidade. Descrição: A prorrogação dos prazos de vigência e/ou execução contratual, deve observância ao disposto no art. 57, inciso II, da Lei 8.666/93, devendo ainda estar estipulada a sua possibilidade em instrumento editalício e contratual. Base legal: Lei 8.666/93 Requisitos necessários à legitimação da solicitação: a) Encaminhamento do processo (em sua integralidade e devidamente numerado) para a SECAD, via protocolo, contendo expedientes da fiscalização (despacho/memorando) e da coordenação respectiva (Exposição de Motivos) que, cumulados, devem fundamentar a pretensão; b) Despacho do Secretário de Administração, com encaminhamento para a AADM, via protocolo; c) Observância do Lapso temporal estabelecido no item 5 desta carta de serviços e dos procedimentos elencados no item 3. Procedimento necessários à solicitação do serviço serviço: Encaminhamento, via protocolo, do processo para o Secretário de Administração, contendo e/ou observando o que se segue: a. Processo devidamente numerado e autuado; b. Expediente da Fiscalização (despacho ou memorando) expondo a situação, relatando os fatos ocorridos de sorte a justificar a pertinência do encaminhamento, contendo, ainda: i. novo cronograma de execução físico-financeiro devidamente assinado pelo representante da empresa e atestado pela fiscalização, quando aplicável; ii. manifestação da empresa contratada demonstrando interesse na prorrogação do prazo de vigência do contrato; iii. demonstração analítica da variação dos custos do contrato por meio de planilha, devidamente assinado pela empresa e atestada pela fiscalização, caso se aplique(art. 5 Decreto 2.271, de 1997 e art. 40, caput, da IN SLTI nº 2, de ); 10

11 iv. demonstração da incidência de algum custo não previsto originariamente na proposta, caso se aplique (art. 40, 1 IN 02/SLTI); v. Demonstração da inexistência de sobrepreço nos serviços prorrogados; c. Exposição de Motivos elaborada pela Coordenação de Gestão do Contrato contendo a manifestação do coordenador, fundamentando seu pedido, contendo, ainda: i. No caso de Contrato de Obra em que haja aditamento simultâneo de valor: previsão de recursos orçamentários para o pagamento da despesa decorrente da solicitação (art. 7º, 2º, III, da Lei nº 8.666/93, e art. 40, 2º, VI da IN SLTI/MPOG nº 2, de ) Demonstração de dotações suficientes para o custeio das respectivas despesas, ou condicionamento da validade e eficácia da prorrogação à referida disponibilidade (art. 7º, 2º, III, da Lei nº 8.666/93); Demonstração da adequação das especificações técnicas referentes à execução dos serviços à prorrogação solicitada; Minuta de Termo Aditivo. ii. No caso de Contratos de Prestação Continuada em que haja aditamento simultâneo de valor, além dos itens acima: pesquisa de mercado a fim de comprovar se os preços contratados permanecem vantajosos para a Administração (art. 57, II, Lei 8.666/93 e art. 30, 2 IN 02/08-SLTI); Demonstração de manutenção de todas as condições de habilitação e qualificação exigidas no procedimento licitatório, incluindo-se a regularidade fiscal, previdenciária, perante o FGTS, bem como prova de inexistência de débitos trabalhistas em dia para que o presente termo aditivo seja celebrado; Cotações de preços realizadas junto a outras empresas; Minuta de Termo Aditivo. 2. Despacho do Secretário de Administração encaminhando o processo para a AADM, via protocolo;? Formas de prestação do serviço: O serviço será prestado através de emissão de Nota Técnica (Nota Técnica nº. 00/ANO AADM/SECAD). Prazo mínimo para solicitação do serviço: Orienta-se, para fins de observância ao disposto no art. 42 da Lei nº 9.784/99, que os pedidos que envolvam renovação, prorrogação de prazo de vigência e/ou execução contratual sejam encaminhados para a SECAD com uma antecedência mínima de 30 dias da data de vencimento do prazo, a fim de que se preste o serviço com a devida tempestividade, de sorte que cada órgão consultivo (AADM e PF-UNIVASF) necessita de, no mínimo, 15 dias para análise dos autos. Prazo máximo para a prestação do serviço: O prazo máximo para a presta- 11

12 ção do serviço será de 15 dias, a contar do recebimento do processo pela AADM, via protocolo, salvo norma especial ou comprovada necessidade de maior prazo. Formas de comunicação com o solicitante: A comunicação com o solicitante se dará por meio do expediente intitulado GAP Guia de Adequação Processual (GAP nº 00/ANO AADM/SECAD), que visa o retorno dos autos para o setor demandante, contendo solicitação de diligências/encaminhamentos de sorte a promover a adequação/saneamento do processo à demanda pretendida. Responsabilidades do solicitante: O solicitante deve respeito às disposições da Lei de 29 de janeiro de 1999, e suas alterações; Lei nº de 21 de junho de 1993, e suas alterações; Instrução Normativa nº 02 SLTI/MPOG, de 30 de abril de 2008, e suas alterações; Decreto nº de 7 de julho de 1997, e suas alterações; bem como demais instrumentos normativos pertinentes à solicitação. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: Rescisões contratuais Responsável pelo deferimento da solicitação: O (in)deferimento do pedido é de responsabilidade conjunta da Assessoria Administrativa AADM, que o sugere, e da Secretaria de Administração SECAD, que o (in)defere. Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: O solicitante deverá acostar aos autos um expediente (despacho, memorando ou exposição de motivos), devidamente fundamentado, solicitando a alteração/cancelamento da solicitação. Quais as implicações decorrentes da alteração/cancelamento da solicitação: Será procedida a análise da solicitação, com posterior encaminhamento dos autos para o órgão de origem, caso deferido o pedido de alteração/ cancelamento, ou, na impossibilidade de seu deferimento, será dado ciência ao demandante dos motivos balizadores do indeferimento, continuando o processo com as providências que se julguem necessárias. Informações complementares: Os pedidos encaminhados à AADM com instrução parcial ou insuficiente serão devolvidos ao órgão demandante, via protocolo e com emissão de GAP, a fim de que seja providenciada a correta instrução do processo, nos termos desta Carta de Serviços; A fiscalização, em conjunto com a coordenação, deve verificar se de fato ocorreu o aumento de custos alegado pela contratada, mesma oportunidade em que deverá analisar o momento em passou a ocorrer a referida alteração. Estas diligências deverão ser feitas por meio de minucioso exame das Planilhas de Custos e Formação de Preços apresentadas; 12

13 SERVIÇOS Serviço 04: Análise preliminar de pedido de Reajuste de Contratos Contínuos para encaminhamento, com emissão de Nota Técnica, para apreciação da PF/UNIVASF a fim de exercer controle prévio de legalidade. Descrição: O reajuste é o instrumento destinado ao realinhamento do valor do contrato em razão da elevação do custo de produção no curso normal da economia, tendo por base índices ou critérios previamente fixados em edital, a fim de preservar a contraprestação devida à contratada do processo inflacionário. Para sua concessão, é indispensável à observância do interregno mínimo de um ano, contado da data da apresentação da proposta ou do orçamento a que essa se referir. Base legal: Leis nº 9.069/95, nº /2001 e a Lei 8.666/1993 Requisitos necessários à legitimação da solicitação: a) Encaminhamento do processo (em sua integralidade e devidamente numerado) para a SECAD, via protocolo; b) Expedientes da fiscalização (despacho/memorando) e da respectiva coordenação (Exposição de Motivos) que, cumulados, fundamentem a pretensão; c) Parecer Técnico-Contábil acerca do pedido; d) convenção coletiva, acordo coletivo ou sentença normativa em dissídio coletivo de trabalho, quando aplicável; e) Despacho do Secretário de Administração, com encaminhamento para a AADM, via protocolo; f) Observância do Lapso temporal estabelecido no item 5 desta carta de serviços e dos procedimentos elencados no item 3. Procedimento necessários à solicitação do serviço: Encaminhamento, via protocolo, do processo para o Secretário de Administração, contendo e/ou observando o que se segue: a. Processo devidamente numerado e autuado; b. Expediente da Fiscalização (despacho ou memorando) expondo a situação, relatando os fatos ocorridos de sorte a justificar a pertinência do encaminhamento, contendo, ainda: i. demonstração analítica da variação dos custos do contrato por meio de planilha, devidamente assinado pela empresa e atestada pela fiscalização(art. 5 Decreto 2.271, de 1997 e art. 40, caput, da IN SLTI nº 2, de ); ii. demonstração da incidência de algum custo não previsto origi- 13

14 nariamente na proposta (art. 40, 1 IN 02/SLTI); iii. demonstração de ocorrência ou não da efetiva repercussão dos eventos majoradores dos custos do contrato na forma postulada pela empresa contratada (art. 40, 6º, da IN SLTI/MPOG nº 2, de ) c. Exposição de Motivos elaborada pela Coordenação de Gestão do Contrato contendo a manifestação do coordenador, fundamentando seu pedido, contendo, ainda: previsão de recursos orçamentários para o pagamento da despesa decorrente da do pedido (art. 7º, 2º, III, da Lei nº 8.666/93, e art. 40, 2º, VI da IN SLTI/MPOG nº 2, de ) pesquisa de mercado a fim de verificar se os preços contratados permanecem vantajosos para a Administração, nos casos de contratos de serviços continuados (art. 57, II, Lei 8.666/93 e art. 30, 2 IN 02/08-SLTI). Demonstração de dotações suficientes para o custeio das respectivas despesas, ou condicionamento da validade e eficácia do pedido à referida disponibilidade (art. 7º, 2º, III, da Lei nº 8.666/93); observância ao limite legal estipulado no art. 65 inciso I, alínea b e 1º da lei nº 8666/93; 2. Despacho do Secretário de Administração encaminhando o processo para a AADM, via protocolo;? Formas de prestação do serviço: O serviço será prestado através de emissão de Nota Técnica (Nota Técnica nº. 00/ANO AADM/SECAD). Prazo mínimo para solicitação do serviço: Interregno mínimo de 1 (um) ano, contado da data da apresentação da proposta ou do orçamento a que essa se referir. Prazo máximo para a prestação do serviço: O prazo máximo para a prestação do serviço será de 15 dias, a contar do recebimento do processo pela AADM, via protocolo, salvo norma especial ou comprovada necessidade de maior prazo. Formas de comunicação com o solicitante: A comunicação com o solicitante se dará por meio do expediente intitulado GAP Guia de Adequação Processual (GAP nº 00/ANO AADM/SECAD), que visa o retorno dos autos para o setor demandante, contendo solicitação de diligências/encaminhamentos de sorte a promover a adequação/saneamento do processo à demanda pretendida. Responsabilidades do solicitante: O solicitante deve respeito às disposições da Lei de 29 de janeiro de 1999, e suas alterações; Lei nº de 21 de junho de 1993, e suas alterações; Instrução Normativa nº 02 SLTI/MPOG, de 30 de abril de 2008, e suas alterações; Decreto nº de 7 de julho de 1997, e suas alterações; bem como demais instrumentos normativos pertinentes à solicitação. 14

15 Responsável pelo deferimento da solicitação: O (in)deferimento do pedido é de responsabilidade conjunta da Assessoria Administrativa AADM, que o sugere, e da Secretaria de Administração SECAD, que o (in)defere. Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: O solicitante deverá acostar aos autos um expediente (despacho, memorando ou exposição de motivos), devidamente fundamentado, solicitando a alteração/cancelamento da solicitação. Quais as implicações decorrentes da alteração/cancelamento da solicitação: Será procedida a análise da solicitação, com posterior encaminhamento dos autos para o órgão de origem, caso deferido o pedido de alteração/ cancelamento, ou, na impossibilidade de seu deferimento, será dado ciência ao demandante dos motivos balizadores do indeferimento, continuando o processo com as providências que se julguem necessárias. Informações complementares Os pedidos encaminhados à AADM com instrução parcial ou insuficiente serão devolvidos ao órgão demandante, a fim de que seja providenciada a correta instrução do processo, nos termos desta Carta de Serviços; A fiscalização, em conjunto com a coordenação, deve verificar se de fato ocorreu o aumento de custos alegado pela contratada, mesma oportunidade em que deverá analisar o momento em passou a ocorrer a referida alteração. Estas diligências deverão ser feitas por meio de minucioso exame das Planilhas de Custos e Formação de Preços apresentadas; 15

16 Departamento de Gestão de Contratos Serviço 01: Atendimento de solicitações de atendimento de Auditoria da Controladoria Interna da União CGU. Descrição: Atender a solicitação da Controladoria Interna da União CGU, de informações de processos contratados pela UNIVASF quando da realização de auditoria no órgão. Público-alvo: Órgãos internos da UNIVASF e CGU. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Levantamentos de informações, disponibilização dos processos físicos e respostas através de documentação comprobatória. Procedimento necessários à solicitação do serviço: Até 02 dias para a apresentação da documentação solicitada pela CGU. Formas de prestação do serviço: Apresentação de documentação da solicitada. Prazo mínimo para solicitação do serviço: De acordo com o vencimento de prazo estabelecido pelo auditor. Prazo máximo para a prestação do serviço: 03 dias, contada da data de protocolo junto à SECAD. Formas de comunicação com o solicitante: Memorando, correio eletrônico e disponibilização da documentação solicitada. Responsabilidades do solicitante: Solicitação formal. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: Vencimento de prazo estabelecido na solicitação. Responsável pelo deferimento da solicitação: Secad. 16

17 Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: Devolução ao demandante. 17

18 Serviço 02: Atendimento de solicitações de informações de contencioso judicial trabalhista da Univasf Descrição: Atender a solicitação da Advocacia Geral da União de informações de processos trabalhistas de funcionários de empresas contratadas pela UNIVASF para a realização de serviços terceirizados. Público-alvo: Órgãos internos da UNIVASF e AGU. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Levantamentos de informações de saldos de empenhos, conta vinculada ou outras formas para pagamento de ordem judicial. Procedimento necessários à solicitação do serviço: Até 05 dias para a apresentação da documentação solicitada pelo AGU, ou Procurador/Juiz do Trabalho.? Formas de prestação do serviço: Apresentação de documentação da solicitada Prazo mínimo para solicitação do serviço: De acordo com o vencimento de prazo estabelecido nos autos. Prazo máximo para a prestação do serviço: Cinco dias, contada da data de protocolo junto à SECAD. Formas de comunicação com o solicitante: Memorando, correio eletrônico e despachos internos. Responsabilidades do solicitante: Apresentação do processo devidamente despachado pela autoridade competente. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: Vencimento de pra- 18

19 zo estabelecido nos autos. Responsável pelo deferimento da solicitação: Reitoria, Progest e Secad. Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: Devolução ao demandante. 19

20 Serviço 03: Gestão de Contratos na Univasf Descrição: A gestão de contratos firmados pela UNIVASF, consiste no recebimento do processo após a etapa de licitação, com a publicação da homologação. Público-alvo: Órgãos internos da UNIVASF. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Despachos internos e tomadas de decisões com as Coordenação de Gestão de Serviços de Infraestrutura-CGSI, Coordenação de Gestão de Serviços de Terceirizados-CGST-D- GC e Coordenação de Contratos de Aquisição e Serviços CGCA. Procedimento necessários à solicitação do serviço: Até 30 dias para a apresentação da documentação por parte dos interessados e remessa para as Coordenações de Gestão de Contratos para emissão da Ordem de Serviço, autorizando o inicio da execução contratual; - Até 60 dias para pedido de reajuste e reequilíbrio financeiro; - No mínimo de 120 dias para novas licitações de serviços continuados. - Formas de prestação do serviço Gestão de Contratos e das publicações legais; - Convocação da empresa vencedora para assinatura do contrato; - Estudos de alternativas de melhor atendimento ao interesse público nas licitações. Prazo mínimo para solicitação do serviço: O prazo é definido pela Coordenações de Gestão de Contratos. Prazo máximo para a prestação do serviço: Cinco dias úteis, contada da data de protocolo junto à SECAD. Formas de comunicação com o solicitante: Memorando e despachos internos. Responsabilidades do solicitante: Apresentação do processo devidamente 20

21 Serviço 04: Planejamento das licitações de serviços continuados Descrição: O planejamento das licitações de serviços continuados, consiste no estudo de alternativas legais, econômicas e tecnológicas que melhor atendam o interesse público, na fase interna do procedimento licitatório. Público-alvo: Órgãos internos da UNIVASF. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: O levantamento das demandas realizadas pelos demandantes internos da UNIVASF que necessitam dos serviços.? Procedimentos necessários à solicitação do serviço: No mínimo de 120 dias para novas licitações de serviços continuados. Formas de prestação do serviço: Estudos de alternativas de melhor atendimento ao interesse público nas licitações, gerando eficácia nas contratações através do melhor custo beneficio para a UNIVASF. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Não há. Prazo máximo para a prestação do serviço: Trinta dias úteis, contada da data de protocolo junto à SECAD. Formas de comunicação com o solicitante: Memorando e despachos internos. Responsabilidades do solicitante: Apresentação do processo devidamente despachado pela autoridade competente. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: Vencimento de prazo contratual. Responsável pelo deferimento da solicitação: Reitoria e Progest e Propladi. 21

22 Coordenação de Gestão de Contratos de Aquisição e Serviços CGCA Serviço 01: Elaboração do Termo de Referência em conjunto com o demandante do serviço comum a ser contratado Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Órgãos internos da UNIVASF, que atuam como demandantes de serviços comuns, como reprografia e cantina. Cumpre esclarecer que o objeto do contrato visa atender toda a comunidade acadêmica da UNIVASF, todavia, somente o órgão gestor de serviços dessa natureza pode atuar como efetivo demandante. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Atuar como dirigente de setor demandante do serviço comum, como, por exemplo, ser Coordenador de Administração de campus para pleitear a contratação de serviço de reprografia. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: Cotações de preços praticados no mercado e demais documentos necessários à correta descrição do serviço que é objeto da contratação. Informações necessárias à solicitação do serviço: O demandante precisa ter em mãos todas as informações necessárias para a elaboração do Termo de Referência, como, por exemplo, a especificação precisa do serviço, suas respectivas quantidades, valor atualizado praticado no mercado e demais informações técnicas pertinentes ao caso. 22

23 Locais e formas de solicitação de cada serviço: Dirigindo-se pessoalmente ao setor, munido da documentação necessária para elaborar em conjunto com a CGCA o respectivo Termo de Referência Procedimentos alternativos: Alternativamente, podem ser realizadas reuniões com equipes de servidores para serem decididos determinados detalhes relativos ao serviço que se pretende contratar.? Formas de prestação do serviço: Não há forma preestabelecida para a elaboração do Termo de Referência. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Para contratos com serviços em vigência, pelo menos 120 dias, após o término do prazo contratual. Para contratos de serviços ainda não prestados, não há um prazo mínimo. Prazo máximo para solicitação do serviço: Não há prazo máximo para sua elaboração, tendo em vista que depende de anuência do solicitante. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Elaboração de planilhas de controles de prazos. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: Através de Memorandos e/ou s. Responsabilidades que o solicitante do serviço deve assumir: Atuar na condição de Fiscal do contrato, conforme determinado pela Lei 8.666/93 Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: Contratos de serviços com prazo exíguo para prorrogação ou elaboração de nova licitação. Responsável pelo deferimento da solicitação: Diretoria de Gestão de Contratos DGC/SECAD Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: Solicitação do demandante do serviço, informando a interrupção da atividade realizada. Quais as implicações decorrentes da alteração/cancelamento da solicitação: Caso seja caso de elaboração de nova licitação, pode ocorrer descontinuidade do serviço até então oferecido. 23

24 Serviço 02: Elaboração do Termo de Referência dos serviços públicos essenciais contratados na modalidade de inexigibilidade de licitação Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Todos os Órgãos componentes da UNIVASF, que são demandantes de serviços públicos essenciais, como água e energia elétrica. Cumpre esclarecer que o objeto do contrato visa atender toda a comunidade acadêmica da UNIVASF, de modo que a Coordenação de campus atua como fiscal dos serviços contratados. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Ser dirigente da Coordenação de Gestão de Contratos de Aquisição. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: Verificação da proposta de valores anualmente demandados para suprir as despesas com água e energia elétrica. Documentos necessários à solicitação do serviço: Proposta de preços das empresas concessionárias dos serviços públicos.? Formas de prestação do serviço: Não há forma preestabelecida para a elaboração do Termo de Referência. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Para contratos com serviços em vigência, pelo menos 120 dias, após o término do prazo contratual. Para contratos de serviços ainda não prestados, não há um prazo mínimo. Prazo máximo para solicitação do serviço: Não há prazo máximo para sua elaboração, tendo em vista que depende de anuência do solicitante. 24

25 O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Elaboração de planilhas de controles de prazos. O que o setor faz quando não consegue cumprir o prazo máximo: Prejudicado Responsabilidades que o solicitante do serviço deve assumir: Neste serviço em particular, o solicitante atuará na condição de gestor do contrato, cabendo a sua fiscalização à Coordenação de campus. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: Antes do fim do exercício financeiro, deve ser providenciados todos os processos de inegibilidades para elaboração dos respectivos contratos e início de suas vigências no exercício financeiro subsequente. Responsável pelo deferimento da solicitação: Diretoria de Gestão de Contratos DGC/SECAD. 25

26 SERVIÇOS Serviço 03: Elaboração de minutas de contratos administrativos de contratos de concessão onerosa de uso de bens públicos Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Instituições governamentais e entidades privadas que necessitem utilizar prédios e espaços públicos de propriedade da UNIVASF Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Qualquer dirigente de instituições públicas, desde que façam a solicitação fundamentada ao Gabinete da Reitoria. Informações necessárias à solicitação do serviço: O demandante precisa elaborar expediente com a solicitação devidamente fundamentada para o Gabinete da Reitoria. Após a apreciação da autoridade máxima da instituição, com a autorização para o evento, a solicitação é despachada para a Secretaria de Administração, que despachará internamente à CGCA, para que elabore o Contrato de cessão entre as partes envolvidas. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: Solicitação fundamentada do pedido de uso do prédio/espaço público, com o detalhamento para a utilização do prédio/espaço. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Dirigindo-se pessoalmente ao setor, munido da documentação necessária para elaborar em conjunto com a CGCA o respectivo Contrato de cessão de uso.? Formas de prestação do serviço: Através da elaboração do Contrato de cessão de uso. 26

27 Prazo mínimo para solicitação do serviço: Pelo menos com 30 dias de antecedência à data de realização do evento, a fim de permitir a elaboração do Contrato de cessão de uso. Prazo máximo para solicitação do serviço: Não há prazo máximo para sua elaboração. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Elaboração de planilhas de controles de prazos. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: Através de contato telefônico e s. Responsabilidades que o solicitante do serviço deve assumir: Apresentar no prazo mínimo previsto as principais cláusulas que deverão constar no Contrato de cessão de uso, a fim de permitir sua correta elaboração e zelar pelo seu fiel cumprimento durante o prazo de sua realização. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: Solicitações com prazo menor para cumprimento possuem prioridade de atendimento. Responsável pelo deferimento da solicitação:autoridade máxima da instituição. Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: No caso de adiamento da realização do evento, fica o demandante responsável em manter contato com a instituição, a fim de comunicar a sua nova data de realização. No caso de cancelamento, também é realizado o contato para que seja dada ciência à instituição. Quais as implicações decorrentes da alteração/cancelamento da solicitação: Não há consequências pelo não atendimento. 27

28 Serviço 04: Serviços de orientação aos fiscais de contratos administrativos de serviços comuns Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Todos os demandantes de serviços continuados e que necessitem atuar na condição de Fiscais de contratos.todos os demandantes de produtos de pronta aquisição e que necessitem atuar na condição de Fiscais de contratos. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Ter sido o demandante e/ ou atuar na condição de fiscal de contrato administrativo. Informações necessárias à solicitação do serviço: É necessária que seja dada ciência à CGCA, via SRCC, de quem são os servidores que atuarão na condição de fiscais de contratos. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: Envio de do órgão demandante do produto/serviço pleiteado, a fim de que indique quem é o servidor que atuará na condição de fiscal do contrato administrativo. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Na sala de reuniões da SE- CAD, através da realização de reuniões de trabalho, com a apresentação de slides, se for o caso, orientando as principais atividades correspondentes ao encargo.? Procedimentos alternativos: Alternativamente, é realizado o envio, por , de material elaborado pela CGCA contendo informações sobre o encargo de fiscal de contrato, assim como cópia do próprio contrato administrativo, contendo as cláusulas que devem ser cumpridas pelo contratado. O envio de referido material é realizado através da SRCC. Formas de prestação do serviço: Através de contato direto com os fiscais, mediante reuniões de trabalh Prazo mínimo para solicitação do serviço: Não há prazo para solicitação, devendo o fiscal, assim que verificar a necessidade de orientação, solicitar à CGCA que faça o contato necessário. Prazo máximo para solicitação do serviço: Não há prazo máximo. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: Contato telefônico e . 28

29 Serviço 05: Verificação de cumprimento das obrigações inerentes ao contrato administrativo de serviço comum previstas em contrato e na legislação correlata Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Atividade inerente ao titular da CGCA. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: Não há necessidade de solicitação do serviço, o mesmo é realizado mensalmente pela CGCA. Documentos necessários à solicitação do serviço: Processos administrativos que originaram os respectivos contratos administrativos correlatos. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Prejudicado por não ser oriundo de solicitação de qualquer órgão.? Formas de prestação do serviço: Através da conferência de documentos juntados para justificar a realização do serviço ou através de diligências nos locais de prestação do serviço. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Deve ser realizado, preferencialmente, a cada mês. Prazo máximo para solicitação do serviço: Não há prazo máximo para sua realização. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Elaboração de planilhas de controles de prazos. 29

30 Serviço 06: Solicitação de imposição de multas contratuais ao contratado em caso de descumprimento dos deveres contratuais previstos em contrato e na legislação correlata. Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Secretaria de Administração SECAD, através da Assessoria Administrativa. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Atividade inerente ao titular da CGCA. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: O titular do CGCA, ciente de que determinada empresa contratada não está cumprindo com suas obrigações contratuais, a despeito de já ter sido notificada em outros momentos, envia documento contendo informações sobre a situação ao Secretário de Administração sugerindo a abertura de Processo Administrativo apenso ao processo principal visando a aplicação de sanções contratuais. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: Processo administrativo que fundamentou o contrato administrativo em questão, assim como cópias das Notificações expedidas pelo Fiscal e/ou Gestor do contrato em comento.? Formas de prestação do serviço: Através da expedição de documentos solicitando a abertura de Processo Administrativo para aplicação de sanções. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Não há prazo mínimo para solicitação. Sugere-se que seja solicitado o serviço de aplicação de sanções, tão logo o titular da CGCA seja informado da situação de irregularidade. Prazo máximo para solicitação do serviço: Não há prazo máximo para sua elaboração. 30

31 Serviço 07: Realização do serviço de revisão, reajuste e/ou repactuação dos contratos administrativos de serviços comuns. Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo:Todos aqueles que atuam como contratados de contratos administrativos que a UNIVASF figura como contratante. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Figurar como parte em contrato administrativo firmado com a UNIVASF, e estar com direito subjetivo à repactuação dos valores do contrato administrativo em questão. Informações necessárias à solicitação do serviço: Apresentação de planilha analítica de custos refletindo o aumento dos insumos durante o período mínimo de 12 meses após a publicação do contrato nos meios oficiais de comunicação. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: Planilha analítica de custos refletindo o aumento dos insumos utilizados para a consecução do contrato, desde que apresentados 12 meses a partir da publicação do contrato nos meios oficiais de comunicação. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Dirigindo-se pessoalmente ao setor, munido da documentação necessária para pleitear junto ao CGCA a análise da repactuação, para posterior deferimento, se for o caso.? Procedimentos alternativos: Não há meios alternativos para se pleitear a repactuação/revisão/reajuste Formas de prestação do serviço: Através da elaboração de planilhas de cálculos e de Exposição de motivos, deferindo ou não o pedido ora realizado. Prazo mínimo para solicitação do serviço: 12 meses após a publicação do contrato nos meios oficiais de comunicação. 31

32 Prazo máximo para solicitação do serviço: O prazo máximo para sua análise é de 60 dias, incluindo-se nesse período o tempo despedido para análise da Procuradoria Jurídica. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Elaboração de planilhas de controles de prazos, indicando quais o momento adequado para surgimento do direito subjetivo à repactuação. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: Contato telefônico e . Responsabilidades que o solicitante do serviço deve assumir: Comprometimento em enviar no prazo solicitado os documentos necessários para a análise do pleito. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: Pedidos de repactuação com prazos mais exíguos para cumprimento do prazo de 60 dias estipulado possuem prioridade em relação aos demais. Responsável pelo deferimento da solicitação: O titular da CGCA. Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: No caso de indeferimento do pedido, é enviada documentação ao responsável legal da empresa contratada expondo os motivos do indeferimento e indicando os documentos e procedimentos a serem cumpridos para o deferimento ulterior do pleito. Quais as implicações decorrentes da alteração/cancelamento da solicitação: O não deferimento do pedido de repactuação/reajuste. 32

33 Serviço 08: Elaboração de Exposição de Motivos à autoridade máxima da Instituição sugerindo a abertura de processo administrativo de rescisão unilateral de contrato administrativo Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Magnífico Reitor, através do Gabinete da Reitoria. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Atividade inerente ao titular da CGCA. Informações necessárias à solicitação do serviço: O titular do CGCA, ciente de que determinada empresa contratada não está cumprindo com suas obrigações contratuais, a despeito de já ter sido notificada em outros momentos, envia documento contendo informações sobre a situação ao Gabinete da Reitoria sugerindo a abertura de Processo Administrativo apenso ao processo principal visando a rescisão unilateral do contrato administrativo. Documentos necessários à solicitação do serviço: Processo administrativo que fundamentou o contrato administrativo em questão, assim como cópias das Notificações expedidas pelo Fiscal e/ou Gestor do contrato em comento e/ou cópias de demais penalidades administrativas porventura aplicadas.? Formas de prestação do serviço: Através da expedição de documentos solicitando a abertura de Processo Administrativo para aplicação de sanções. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Não há prazo mínimo para solicitação. Sugere-se que seja solicitado o serviço de aplicação de rescisão unilateral, tão logo o titular da CGCA seja informado da situação de irregularidade. Prazo máximo para solicitação do serviço: Não há prazo máximo para sua elaboração. 33

34 Serviço 09: Recebimento, conferência e envio das faturas de cobranças de serviços públicos contratos pela UNIVASF, como água e energia elétrica de todos os campi desta IFES Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Toda a comunidade acadêmica da UNIVASF, Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Atuar como dirigente de setor demandante do serviço comum, como, por exemplo, ser Coordenador de Administração de campus, a fim de atestar as notas fiscais de serviços efetuados. Informações necessárias à solicitação do serviço: O fiscal do contrato deve receber mensalmente a fatura dos serviços prestados, a fim de verificar se o consumo foi efetivamente realizado e dar o aceite técnico na respectiva fatura e envio ao CGCA para registro do consumo.após esse registro, as faturas são enviadas ao DCF para pagamento. Documentos necessários à solicitação do serviço: Faturas de serviços essenciais devidamente atestados pelo Fiscal dos respectivos contratos. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Envio ao CGCA das faturas devidamente atestadas para registro e posterior encaminhamento ao DCF para pagamento.? Formas de prestação do serviço: Não há forma preestabelecida para o atendimento do pleito. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Não há prazo mínimo, desde que a fatura já esteja em posse do CGCA com o devido aceite técnico Prazo máximo para solicitação do serviço: O envio para pagamento deve ser realizado até a data de vencimento da fatura. 34

35 O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Elaboração de planilhas de controles de prazos. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: Critério cronológico, de modo que as faturas que possuem prazo de vencimento mais próximo possui prioridade no atendimento. Responsável pelo deferimento da solicitação: Coordenação de Gestão de Contratos de Aquisição CGCA Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: Não há procedimento para cancelamento, mas no caso de alteração da fatura, o titular do CGCA deve manter contato com a empresa concessionária, a fim de que realize as alterações que julgar necessárias para o bom atendimento do pleito. Quais as implicações decorrentes da alteração/cancelamento da solicitação: Responsabilização do agente que deu causa ao atraso do pagamento em virtude de sua inércia. 35

36 Serviço 10: Elaboração de Notas Técnicas direcionadas à Procuradoria Federal sobre aspectos técnicos e peculiaridades de bens e serviços comuns a serem adquiridos por esta IFES, a fim de subsidiar a elaboração do futuro Parecer Jurídico Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Procuradoria Federal na UNIVASF. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Ser titular da CGCA. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: Será necessária a elaboração desse serviço sempre que a peculiaridade do objeto a ser contratado assim o exija. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: Processo administrativo contendo o procedimento licitatório instruído para a futura contratação do objeto. Locais e formas de solicitação do serviço: Não há forma estabelecida para referida solicitação. A necessidade do serviço surge caso se faça necessário a apresentação de alguma informação técnica ou peculiar sobre o objeto que se almeja contratar. Procedimentos alternativos: Não há procedimento. Formas de prestação do serviço: Elaboração de Nota técnica, conforme padrão existente no banco de dados eletrônico do órgão. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Não há prazo mínimo para a realização de referido serviço. Prazo máximo para solicitação do serviço: 15 (quinze) dias úteis para a elaboração da Nota Técnica. 36

37 O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Elaboração de planilhas de controles de prazos. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: Despachos no respectivo Processo Administrativo. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: É utilizado o critério cronológico, de forma que os processos que primeiro são despachados para a CGCA, também são os primeiros a serem despachados. Responsável pelo deferimento da solicitação: O titular da CGCA. 37

38 Setor de Registro e Controle de Contratos Serviço 01: Formalização de Termos de Contratos, Aditamentos e Apostilamentos Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Público Interno (demandante) e o Público Externo (fornecedor). Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Mediante despacho no respectivo Processo do Coordenador de Gestão de Contratos de Aquisição e Serviços CGCA/SECAD. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: Informações contidas no Processo. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: O Processo físico relativo ao objeto que se pretende contratar. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Internamente, através de despacho no Processo.? Formas de prestação do serviço: É formalizado o contrato através das minutas de contratos que acompanham os respectivos processos de aquisição. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Para formalização de contratos, não há um prazo mínimo determinado. Sugere-se que a formalização seja efetuada na maior brevidade possível a fim de evitar acúmulo de trabalho. Prazo máximo para solicitação do serviço: Não há prazo máximo para a formalização de contratos. 38

39 Formas de comunicação com o solicitante do serviço: Através de despachos nos processos e/ou s. Responsabilidades que o solicitante do serviço deve assumir: Não se aplica. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: É utilizado critério cronológico de chegada de processo no Setor de registro e Controle de Contrato SRCC Responsável pelo deferimento da solicitação: Coordenação de Gestão de Contratos de Aquisição e Serviços CGCA/SECAD. Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: No caso de cancelamento do empenho para aquisição do objeto, não é realizada a formalização do contrato correlato. Quais as implicações decorrentes da alteração/cancelamento da solicitação: O contrato não é formalizado e objeto/serviço não é adquirido/executado 39

40 Serviço 02: Publicação de Contratos e Aditamentos no SIASG Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Público Interno (demandante), Público Externo (fornecedor) e a sociedade. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Necessariamente, este serviço só pode ser realizado após a formalização e emissão do Termo de Contrato ou aditivo. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: Informações contidas no Termo de Contrato e no aditivo. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: O termo de contrato, aditivo e o Processo. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Internamente após a formalização do termo de contrato e aditivo.? Formas de prestação do serviço: Através de acesso ao SIASG Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais, por senha pessoal e intransferível, é e realizada a inclusão dos dados necessários para a sua adequada publicação nos meios oficias de comunicação. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Para a publicação de Termo de contrato ou Aditivo no SIASG, não há um prazo mínimo determinado. Prazo máximo para solicitação do serviço: Para a publicação resumida do instrumento de contrato ou de seus aditamentos na imprensa oficial através do SIASG, o prazo máximo é até o 5º dia do mês seguinte ao de sua assinatura, para ocorrer no prazo de 20 dias daquela data, qualquer que seja o seu valor, ainda sem ônus, ressalvado o disposto no art. 26 da Lei 8.666/93. 40

41 O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: O termo de contrato ou aditivo são publicados no SIASG imediatamente após a sua formalização. O que o setor faz quando não consegue cumprir o prazo máximo: Pode ocorrer anulação do contrato ou do aditivo ou dos seus efeitos, podendo o agente ser penalizado administrativamente, penalmente e civelmente por sua omissão. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: Através de despacho no Processo administrativo, o solicitante é informado da sua execução. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: Imediatamente após a formalização do termo de contrato ou aditivo. Responsável pelo deferimento da solicitação: Setor de Registro e Controle de Contratos SRCC/CGCA/DGC/SECAD. Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: Para ocorrer alterações/cancelamento na publicação resumida do contrato ou de seus aditamentos no SIASG só será possível, até às 15:59h do dia da publicação. Quais as implicações decorrentes da alteração/cancelamento da solicitação: No caso de cancelamento o contrato não possui validade, por falta de publicação. Já no caso de alteração, após às 16:00h, não será mais possível alterar sua publicação. Somente retifica-la através de nova publicação no DOU. 41

42 Serviço 03: Elaboração de Minutas de Termos de Aditamento e Apostilamento Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Público Interno (demandante), Público Externo (fornecedor). Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Despacho no respectivo Processo, do Coordenação de Gestão de Contratos de Aquisição e Serviços (CGCA) vinculado à Secretaria de Administração (SECAD). Informações necessárias à solicitação de cada serviço: Informações contidas no Processo, no Termo de Referência e no Edital. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: O Processo contendo o Termo de Referência e o Edital. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Mediante despacho no respectivo Processo do Coordenação de Gestão de Contratos de Aquisição e Serviços CGCA/SECAD.? Formas de prestação do serviço: Sua elaboração é realizada tomando por base o banco de arquivos digitais e físicos existentes no próprio setor. Prazo mínimo para solicitação do serviço: 10(dez) dias úteis após o recebimento da solicitação. Prazo máximo para solicitação do serviço: 15(quinze) dias úteis. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Planilha de controle de prazo. 42

43 O que o setor faz quando não consegue cumprir o prazo máximo: Promove apuração da responsabilização pelo não cumprimento do prazo e encaminha o resultado da apuração para autoridade competente. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: Através de despachos nos processos e/ou s. Responsabilidades que o solicitante do serviço deve assumir: Entregar o documento solicitado no prazo previsto. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: É utilizado critério cronológico de chegada de processo no Setor de Registro e Controle de Contratos SRCC. Responsável pelo deferimento da solicitação: Setor de Registro e Controle de Contratos SRCC/CGCA/DGC/SECAD. Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: No cancelamento da licitação, deve o solicitante informar o mesmo ao SRCC, para que cancele a sua elaboração. Quais as implicações decorrentes da alteração/cancelamento da solicitação: No cancelamento da licitação, a solicitação não será atendida. 43

44 Serviço 04: Envio às empresas de comunicados sobre questões contratuais, bem como os Termos Contratuais e afins para assinatura dos representantes legais. Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Público Externo (fornecedor). Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Após a formalização do Termo de Contrato ou aditivo, o mesmo é enviado em 3(três) vias, juntamente com o comunicado sobre questões contratuais para que seja assinado pelo representante legal da empresa. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: Endereço do fornecedor, obtido através das planilhas de controle de endereço das empresas existente no setor. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: Endereço atualizado do fornecedor. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Após formalização do Termo de Contrato ou do aditivo e da publicação no SIASG.? Formas de prestação do serviço: Através do envio dos instrumentos contratuais pelos correios. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Imediatamente após a formalização do termo de contrato ou aditivo e da sua publicação no SIASG. Prazo máximo para solicitação do serviço: 05(cinco) dias após a formalização do termo de contrato ou aditivo e sua publicação no SIASG. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Planilha de controle 44

45 O que o setor faz quando não consegue cumprir o prazo máximo: Promove apuração da responsabilização pelo não cumprimento do prazo e encaminha o resultado da apuração para autoridade competente. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: Através de telefonemas, correspondências ou s. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: É utilizado critério cronológico de chegada de processo no Setor de Registro e Controle de Contratos SRCC Responsável pelo deferimento da solicitação: Setor de Registro e Controle de Contratos SRCC/CGCA/DGC/SECAD 45

46 Serviço 05: Cobrança aos fornecedores da devolução de termos de contrato ou aditivos assinados Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Público Externo (fornecedor). Requisitos necessários à legitimação da solicitação: O não envio por parte das empresas das 3(três) vias do Termo de Contrato ou do aditivo assinada pelo representante legal. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: Endereço, telefone e do fornecedor, obtido através das planilhas de controle de endereço das empresas existente no banco de dados do SRCC. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: Endereço, telefone e atualizado do fornecedor. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Contato telefônico, s ou correspondência.? Formas de prestação do serviço: Contato telefônico, s ou correspon dência. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Não há prazo mínimo. Prazo máximo para solicitação do serviço: 10 (dez) dias contados da data do recebimento do comunicado enviado ao fornecedor por AR. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Planilha de controle. Responsável pelo deferimento da solicitação: Setor de Registro e Controle de Contratos SRCC/CGCA/DGC/SECAD 46

47 Serviço 06: Envio dos Termos de Contratos e afins para assinatura do representante legal da UNIVASF Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Público Interno (Representante Legal da UNIVASF) Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Após o envio por parte das empresas das 3(três) vias do Termo de Contrato ou do aditivo assinada pelo representante legal. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: Estar de posse das três vias do termo do contrato ou aditivo assinado pelo representante legal da empresa contratada. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: As 3(três) vias do Termo do Contrato ou aditivo. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Não há prazo mínimo. Prazo máximo para solicitação do serviço: Na primeira terça-feira após o recebimento das 03(três) vias do termo de contrato ou aditivo assinado pelo responsável legal da empresa contratada. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Planilha de controle. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: Mediante o retorno por parte da empresa contratada das 03 (três) vias assinadas do termo de contrato ou aditivo. Responsável pelo deferimento da solicitação: Setor de Registro e Controle de Contratos SRCC/CGCA/DGC/SECAD. 47

48 Serviço 07: Devolução aos fornecedores dos Termos de Contratos ou aditivos assinado pelo representante legal da UNIVASF Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Público Externo (Fornecedores) Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Após assinatura nas 3 vias do Termo do Contrato ou Aditivo pelo Representante Legal da UNIVASF. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: As 3(três) vias do Termo do Contrato ou Aditivo assinado Documentos necessários à solicitação de cada serviço: As 3(três) vias do Termo do Contrato ou aditivo assinado O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Planilha de controle. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: Através de telefonemas, correspondências ou s. Responsabilidades que o solicitante do serviço deve assumir: Enviar com a maior brevidade possível a via da empresa contratada. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: É utilizado critério cronológico de chegada de processo no Setor de registro e Controle de Contrato SRCC Responsável pelo deferimento da solicitação: Setor de Registro e Controle de Contratos SRCC/CGCA/DGC/SECAD 48

49 Serviço 08: Solicitação ao demandante de indicação de fiscal e suplente do termo de contrato Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 art. 67 e 73 alterações posteriores e do art. 6º do Decreto nº 2.271/97. Público-alvo: Público Interno (Demandante) Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Esta solicitação é feita anteriormente a formalização do Termo de Contrato ou Aditivo e sua publicação no SIASG. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: O setor demandante deverá informar no bojo do Processo os nomes do fiscal e do suplente do termo de contrato. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: Despacho no Processo Administrativo. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Despacho no Processo Administrativo Prazo mínimo para solicitação do serviço: Não há um prazo mínimo determinado. Sugere-se que o envio seja efetuado na maior brevidade possível a fim de evitar o sobrestamento do Processo. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Planilha de controle Formas de comunicação com o solicitante do serviço: Através de telefonemas, despachos no Processo ou s. Responsabilidades que o solicitante do serviço deve assumir: Atuar na condição de Fiscal do contrato, conforme determinado pela Lei 8.666/93. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: É utilizado critério 49

50 cronológico de chegada de processo no Setor de Registro e Controle de Contratos SRCC. Responsável pelo deferimento da solicitação: Setor de Registro e Controle de Contratos SRCC. Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: No caso de alteração, o setor demandante deve encaminhar ao SRCC documento informando o nome do substituto que atuará como fiscal ou suplente. Quais as implicações decorrentes da alteração/cancelamento da solicitação: No caso do cancelamento, ocorre o descumprimento da Lei 8.666/1993, art. 67, implicando nas penalidades cabíveis. 50

51 Serviço 09: Encaminhamento do Processo para o Secretário da SE- CAD para emissão de Portarias de designação de fiscais e suplentes Base legal: Portaria nº. 199, de 06 de março de 2013, publicada no DOU nº. 46, de 08 de março de 2013 e Competência Delegada pela Portaria Nº. 387, de 09 de maio de 2013, publicada no DOU nº. 93, de 16 de maio de Público-alvo: Público Interno da UNIVASF. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Esta solicitação é feita após indicação do fiscal e suplente do termo de contrato pelo demandante. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: O nome do fiscal e suplente do termo de contrato informado no bojo do processo através de despacho. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: O processo físico. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Internamento através de despacho no Processo.? Formas de prestação do serviço: Despacho no Processo com a indicação do fiscal e do suplente. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Não há prazo mínimo. Prazo máximo para solicitação do serviço: Na quinta-feira subsequente a indicação do nome do servidor que atuará como fiscal ou suplente do termo do contrato. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Planilha de controle 51

52 Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: É utilizado critério cronológico de chegada de processo no Setor de Registro e Controle de Contratos SRCC Responsável pelo deferimento da solicitação: Secretário de Administração - SECAD Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: Após a emissão da Portaria, só poderá haver alteração no nome do fiscal ou suplente, mediante pedido superveniente e fundamentado, a ser analisado pela Secretaria de Administração. Quais as implicações decorrentes da alteração/cancelamento da solicitação: No caso de deferimento do pedido de alteração do nome do fiscal ou suplente, é elaborada uma nova Portaria revogando a Portaria anterior. 52

53 Serviço 10: Cientificação aos fiscais e suplentes sobre a emissão de Portarias Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Público Interno (Demandante) Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Esta solicitação é feita após a emissão de Portaria de designação de fiscal e suplente. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: A Portaria de designação de fiscais e suplentes emitida pelo Secretário de Administração. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: O Processo físico. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Internamento através de despacho no Processo.? Formas de prestação do serviço: encaminhado ao fiscal e suplente do termo de contrato, informando a Portaria, cópia do contrato e procedimentos técnicos que devem realizar durante seu encargo. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Logo após a emissão da Portaria. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Planilha de controle Formas de comunicação com o solicitante do serviço: Através de despachos, telefonemas, ou s. Responsabilidades que o solicitante do serviço deve assumir: Atuar na condição de Fiscal do contrato, conforme determinado pela Lei 8.666/93. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: É utilizado critério cronológico de chegada de processo no Setor de Registro e Controle de Con- 53

54 Serviço 11: Encaminhamento do Processo ao CACCS Base legal: Lei /02 e Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Público Interno (CACCS) Coordenação de Acompanhamento Controle de Contratos e Serviços. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Esta solicitação é feita após a cientificação do fiscal e suplente. Informações necessárias à solicitação de cada serviço : O processo Administrativo Documentos necessários à solicitação de cada serviço : O processo Administrativo.? Locais e formas de solicitação de cada serviço: Internamento através de despacho no Processo. Formas de prestação do serviço: Através de despacho no Processo. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Imediatamente após a cientificação dos fiscais e suplentes do termo do contrato. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Planilha de controle. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: Através de despachos no processo administrativo. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: É utilizado critério cronológico de chegada de processo no Setor de Registro e Controle de Con- 54

55 Coord. de Gestão de Contratos Terceirizados/CGCT Serviço 01: Apresentação de documentos para inicio da execução do contrato Base legal: Lei 8.666/93 e alterações posteriores e IN 02/2008 e alterações posteriores. Público-alvo: Empresas que possuem contratos de serviços terceirizados com a UNIVASF. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Apresentar toda a documentação necessária conforme o Edital da licitação do qual originou a contratação. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: A empresa deverá ter ciência da documentação necessária a efetivação do contrato e apresentar no setor da CGCA. Documentos necessários à solicitação de cada serviço Empresa: Apresentar Seguro garantia; Documentos de autorização da Abertura de Conta vinculada ao contrato e autorização para Depósito direto dos valores do FGTS em Conta vinculada, e para retenções de provisões salariais, bem como autorização de desconto na fatura e pagamento direto dos salários e demais verbas trabalhistas; Ordem de serviço; Termo de nomeação de preposto; contrato de trabalho com os empregados; cópia de CTPS; ASO Adimensional; ASO periódico; comprovante de escolaridade; equipamento de proteção individual e Programa de prevenção de riscos ambientais. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Dirigir-se pessoalmente ao setor, munido da documentação necessária para iniciar os serviços junto a CGCT. 55

56 Prazo mínimo para solicitação do serviço: 05 dias úteis após emissão de ordem de serviço. Prazo máximo para solicitação do serviço: 10 dias úteis após emissão de ordem de serviço. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Planilhas eletrônicas de controle de prazos. O que o setor faz quando não consegue cumprir o prazo máximo: Emite notificação para a empresa contratada, solicitando o cumprimento da determinação imposta. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: , contato telefônico e formalmente, através de notificação. Responsabilidades que o solicitante do serviço deve assumir: Demandante caso seja o coordenador de campus/ programas será designado como fiscal do contrato. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: É utilizado o critério cronológico de entrada dos processos no setor. Responsável pelo deferimento da solicitação: CGCT. 56

57 Serviço 02: Processo para pagamento dos serviços prestados Base legal: Lei 8.666/93 e alterações posteriores e IN 02/2008 e alterações posteriores. Público-alvo: Empresas que possuem contratos de serviços com a UNIVASF. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Atuar como dirigente de setor demandante do serviço comum, como, por exemplo, ser Coordenador de Administração de campus/programas para pleitear a execução de serviço de continuados. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: O demandante precisa conferir documentos apresentados pela empresa como: Carta de Apresentação, Nota Fiscal devidamente atestada, Planilha de medição, Cópia da GPS do mês, Cópia da Guia de Recolhimento do FGTS - GFIP do mês, Cópia da Relação dos Trabalhadores do mês de competência, Cópias dos Contracheques do mês, Cópias das Folhas de Ponto do mês, Comprovante de pagamento de Vale Transporte do mês; Comprovante de pagamento de Vale Alimentação do mês, Folha de pagamento, CAGED, atestar notas e assinar medições dos serviços prestados. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: Comprovantes da quitação das obrigações trabalhistas do mês vencido (equivalente ao mês de referência/competência dos serviços objeto da Nota Fiscal emitida), especialmente de pagamento da remuneração de todos os empregados que trabalharam na execução dos serviços, através de estabelecimento bancário em conta salário, e da entrega dos vales-transporte e auxílio-alimentação. Comprovantes da quitação dos encargos trabalhistas e previdenciários do mês vencido (equivalente ao mês de referência/competência dos serviços objeto da Nota Fiscal emitida), devidamente pagos no mês de apresentação da Nota Fiscal, especialmente: I. Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE); II. Guia da Previdência Social (GPS) com a autenticação mecânica ou acom- 57

58 panhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet; III. Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP); IV. Certidões Negativas de Débito: - de Tributos Contribuições Federais; - de Tributos Contribuições Estaduais; - de Tributos Contribuições Municipais; - de Regularidade do FGTS (CRF); - do INSS (CND); - ou SICAF. Locais e formas de solicitação de cada serviço: A empresa prestadora do serviço deverá se dirigir ao fiscal munido da documentação necessária para pagamento, em seguida o fiscal encaminhará a CGCT.? Formas de prestação do serviço: Através de exigência e conferência de documentos expedidos pela empresa contratada. Prazo mínimo para solicitação do serviço: A empresa contratada deverá apresentar Nota Fiscal com detalhamento dos serviços executados, entre os dias 15 (quinze) e 20 (vinte) do mês subsequente ao da prestação dos serviços e fazê-la acompanhada dos documentos comprobatórios da regularização trabalhista, previdenciária e fiscal necessários. Os pagamentos devidos à CONTRATADA serão efetuados através de ordem bancária ou crédito em conta corrente promovido no prazo de até 05 (cinco) dias úteis da apresentação da Nota Fiscal. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Planilhas eletrônicas de controle de prazos. O que o setor faz quando não consegue cumprir o prazo máximo: Emite notificação para a empresa contratada, solicitando o cumprimento da determinação imposta. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: , contato telefônico e formalmente, através de notificação. Responsabilidades que o solicitante do serviço deve assumir: Demandantcaso seja o coordenador de campus/programas será designado como fiscal do contrato. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: É utilizado o critério 58

59 cronológico de entrada dos processos no setor. Responsável pelo deferimento da solicitação: CGCT e Fiscal do contrato. 59

60 Serviço 03: Processo para movimentação de Conta vinculada Base Legal: Instrução Normativa nº 02/2008 e alterações posteriores. Público-alvo: Empresas que possuem contratos de serviços terceirizados com a UNIVASF. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: A empresa contratada poderá solicitar a autorização da UNIVASF para utilizar os valores da conta vinculada para o pagamento de eventuais indenizações trabalhistas dos empregados ocorridas durante a vigência do contrato. Para a liberação dos recursos da conta vinculada, para o pagamento de eventuais indenizações trabalhistas dos empregados ocorridas durante a vigência do contrato, a empresa deverá apresentar a UNIVASF os documentos comprobatórios da ocorrência das obrigações trabalhistas e seus respectivos prazos de vencimento. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: Documentos comprobatórios da ocorrência das obrigações trabalhistas e seus respectivos prazos de vencimento. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: Documento formal apresentado pela empresa contratada solicitando a liberação de valor da conta vinculada acompanhado da memória de cálculo da ocorrência da indenização trabalhista. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Entregar a solicitação da liberação de valores da conta vinculada na CGCT. Formas de prestação do serviço: A UNIVASF expedirá, após a confirmação da ocorrência da indenização trabalhista e a conferência dos cálculos, a autorização para a movimentação, encaminhado a referida autorização à instituição financeira oficial no prazo máximo de cinco dias úteis, a contar da data?da apresentação dos documentos comprobatórios da empresa. 60

61 O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Planilhas eletrônicas de controle de prazos. O que o setor faz quando não consegue cumprir o prazo máximo: Dar ciência a autoridade, caso haja motivos impeditivos. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: , contato telefônico e formalmente, através de notificação. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: É utilizado o critério cronológico de entrada dos processos no setor, bem como os prazos de vencimentos das obrigações trabalhistas. Responsável pelo deferimento da solicitação: CGCT. 61

62 Serviço 04: Reequilíbrio econômico financeiro (repactuação, revisão e reajuste) Base legal: Lei 8.666/93 e alterações posteriores e IN 02/2008 e alterações posteriores. Público-alvo: Empresas que possuem contratos de serviços terceirizados com a UNIVASF. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: O demandante precisa conferir os documentos apresentados pela empresa no momento da solicitação Documentos necessários à solicitação de cada serviço: Oficio de solicitação da empresa contratada; planilha de composição de custo; convenção coletiva; documento de órgão responsável que regulamenta aumento de passagem. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Dirigindo-se ao fiscal munido da documentação necessária, em seguida o fiscal encaminhará a CGCT para analise e decisão. O processo de analise requer pesquisa de portarias expedidas pelo Ministério de Planejamento e Orçamento, elaboração de planilhas para conferencia de valores repactuados.? Formas de prestação do serviço: Através de exigência, conferencia de documentos expedidos pela empresa contratada, analisar das vantagens elaboração de planilhas de conferencia, exposição de motivo, nota técnica. Prazo mínimo para solicitação do serviço: 60 dias úteis após emissão de ordem de serviço. Prazo máximo para solicitação do serviço: Não há. O que o setor faz quando não consegue cumprir o prazo máximo: Dar ciência a autoridade, caso haja motivos impeditivos. 62

63 O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Planilhas eletrônicas de controle de prazos. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: , contato telefônico e formalmente, através de notificação. Responsabilidades que o solicitante do serviço deve assumir: Notificar a empresa a encaminhar solicitação dentro dos prazos. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: É utilizado o critério cronológico de entrada dos processos no setor. Responsável pelo deferimento da solicitação: CGCT e AGU. 63

64 Serviço 05: Prorrogação Base legal: Lei 8.666/93 e alterações posteriores e IN 02/2008 e alterações posteriores. Público alvo: Empresas que possuem contratos de serviços terceirizados com a UNIVASF. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: O demandante precisa emitir comunicado para empresa contratada solicitando que manifeste interesse ou não em renovar o contrato, munido da resposta da empresa solicita junto a CGCT a renovação ou novo processo licitatório, no caso de não interesse de renovar. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: A empresa se manifestar pela renovação, o procedimento será: - Analisar as vantagens na renovação; - Fazer cotação de preço de mercado, contendo no mínimo 01(um) preço oficial; - Analise de planilhas; - Negociação com a empresa; - Após analise das planilhas e negociação com a empresa a CGCT encaminhará para Diretoria de contratos SECAD, para elaboração de exposição de motivos e a mesma encaminhará ao secretário para elaboração de nota técnica. Após os procedimentos citados se junta todos os volumes que serão encaminhados a AGU para elaboração de parecer. Locais e formas de solicitação de cada serviço: Dirigindo-se a CGCT munido da documentação necessária, em seguida analise e decisão.? O processo de analise requer pesquisa de portarias expedidas pelo Ministério de Planejamento e Orçamento, elaboração de planilhas para conferencia de valores repactuados, exposição de motivos e nota técnica. Formas de prestação do serviço: Através de exigência, conferencia de documentos expedidos pela empresa contratada, analisar das vantagens elaboração de planilhas de conferencia, exposição de motivo, nota técnica. Prazo mínimo para solicitação do serviço: 60 dias úteis após dias da assinatura do contrato. 64

65 Prazo máximo para solicitação do serviço: 90 dias úteis após dias da assinatura do contrato. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Planilhas eletrônicas de controle de prazos e comunicar ao fiscal do contrato o momento em manifestar junto a SECAD- CGCT a decisão de renovar ou providenciar solicitação de novo processo licitatório. O que o setor faz quando não consegue cumprir o prazo máximo: Dar ciência a autoridade, caso haja motivos impeditivos. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: , contato telefônico e formalmente, através de notificação. Responsabilidades que o solicitante do serviço deve assumir: Comunicar-se com antecedência por meios formais, com empresa contratada e com a CGCT. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: Prazos para tomada de decisão. Responsável pelo deferimento da solicitação: SECAD-CGCT e AGU. 65

66 Serviço 06: Planejamento Qual a base legal: Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-Alvo: Órgãos internos da UNIVASF que atuam como setores estratégicos. Cumpre esclarecer rotinas de planejamento. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: Contempla informações operacionais, gerenciais e estratégicas, nas modalidades triviais e inteligentes (informações personalizadas e oportunas. Documentos necessários à solicitação de cada serviço: Levantamento das demandas através de planilhas. Locais e formas de solicitação de cada serviço: O demandante encaminha o problema a SECAD-CGCT para analise e estudo.? Formas de prestação do serviço: Metodologia é composta por fases e subfases, destacando: A. Organizar os projetos; B. Capacitar à equipe; C. Identificar objetivos, estratégias e ações organizacionais (revisar Planejamento Estratégico). D. Identificar informações; E. Avaliar sistemas de informação (SI); F. Planejar sistemas de informação (SI); G. Estabelecer prioridades e necessidades; H. Elaborar planos de ação; I. Gerir, divulgar, documentar e aprovar. Cada uma Elaborar projetos. 66

67 Prazo mínimo para solicitação do serviço: 150 dias úteis antes da abertura do processo. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Estudo das demandas e levantamento de custos. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: , contato telefônico e formalmente, através de notificação. Responsabilidades que o solicitante do serviço deve assumir: Comunicar-se com antecedência por meios formais, com a CGCT e descrição das demandas. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: Prazos para estudo de demandas, estudo de alternativas e levantamento de custos dos serviços. Responsável pelo deferimento da solicitação: SECAD-CGCT. 67

68 Coordenação De Gestão De Serviços De Infraestrutura Serviço 01: Exercer a gestão dos contratos firmados pela Prefeitura Universitária da UNIVASF para fornecimento de serviços e obras. Descrição: A gestão de contratos firmados pela UNIVASF, através da Prefeitura Universitária, para fornecimento de serviços e obras. Consiste no recebimento do processo, após a etapa de licitação, inclusive com a publicação da homologação. Público-alvo: Órgãos internos da UNIVASF (Comissão Permanente de Licitações CPL, Prefeitura Universitária da UNIVASF, Secretaria de Administração, Secretaria de Infraestrutura e a Pessoa jurídica vencedora do certame licitatório). Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Publicação e homologação, por parte da Autoridade Superior, do resultado do certame licitatório, emissão de empenho e envio à CGCI. Procedimento necessários à solicitação de cada serviço: Até 30 dias para a apresentação da documentação por parte dos interessados e remessa para a Prefeitura Universitária para emissão da Ordem de Serviço, autorizando o inicio da obra, contados a partir do protocolo. Eventuais exigências formuladas no curso do despacho interrompem a contagem desse prazo. O tempo gasto para a conclusão de todo o processo pode variar, dentro dos limites informados. Documentação necessária: Documentos internos (apresentados por órgãos da UNIVASF): Despacho do Magnífico Reitor da UNIVASF à Secretaria de Administração, autorizando a continuidade do procedimento de contratação. Termo de homologação da licitação; Cópia do extrato de resultado publicado no Diário Oficial da União. Formas de prestação do serviço Verificação das publicações legais (homologação e extrato de resultado da licitação); Convocação da empresa vencedora do certame para assinatura do 68

69 contrato e apresentação da garantia contratual, alvará de construção, ART/ CREA de execução, cadastro da obra no CEI/INSS. Prazo máximo para a prestação do serviço: Cinco dias, contados da data de protocolo junto à SECAD. Formas de comunicação com o solicitante: Memorandos e despachos. Responsabilidades do solicitante: Apresentação do processo devidamente despachado pela autoridade superior. Responsável pelo deferimento da solicitação: Reitoria 69

70 Serviço 02: Manter cadastro e acompanhamento dos contratos de obras e serviços contratados pela Prefeitura Universitária. Descrição: Manter cadastro e acompanhamento dos contratos de obras e serviços contratados pela Prefeitura Universitária. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Contrato da obra; Termos aditivos e publicações; Notas de empenho. Solicitação por despacho ou memorando; Procedimento necessários à solicitação de cada serviço: Solicitação por ofício encaminhado ao Secretário de Administração, através do protocolo central da UNIVASF.? Formas de prestação do serviço: Verificação das publicações legais (homologação e extrato de resultado da licitação); Verificação física da documentação processual; Formas de comunicação com o solicitante: Memorandos e despachos. Responsabilidades do solicitante: Apresentação do processo devidamente despachado pela autoridade superior. Responsável pelo deferimento da solicitação: Reitoria Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: Devolução ao demandante. 70

71 Serviço 03: Controle periódico da vigência e prazo para renovação do contratual ou providências visando processo licitatório. Descrição: Controle periódico da vigência e prazo para renovação do contratual ou providências visando processo licitatório. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Memorando emitido pelo titular do órgão demandante, motivando e justificando a necessidade de renovação e/ou contratação, com a respectiva autorização do Magnífico Reitor; Termo de Referência, devidamente assinado (para contratação); Cotações de preços de mercado, conforme Termo de Referência (para contratação e/ou renovação de contrato). Procedimento necessários à solicitação de cada serviço: Memorando emitido pelo titular do órgão demandante, motivando e justificando a necessidade de renovação e/ou contratação, com a respectiva autorização do Magnífico Reitor; Termo de Referência, devidamente assinado (para contratação); Cotações de preços de mercado, conforme Termo de Referência (para contratação e/ou renovação de contrato). Prazo mínimo para solicitação do serviço: O prazo para a realização dos serviços é de 60 (sessenta dias), já levando em conta os trâmites internos de análise jurídica (Procuradoria Federal) e autorização (Reitoria). Quais os procedimentos ou prazos para alteração/cancelamento da solicitação de cada serviço: Devolução ao demandante. Formas de comunicação com o solicitante: Memorandos e despachos. Responsabilidades do solicitante: Apresentação do processo devidamente despachado pela autoridade superior. Responsável pelo deferimento da solicitação: Reitoria 71

72 Serviço 04: Controlar saldos de empenho e lançamentos de notas fiscais e faturas para pagamento das obrigações atinentes aos contratos de obras da UNIVASF. Descrição: Controlar saldos de empenho e lançamentos de notas fiscais e faturas para pagamento das obrigações atinentes aos contratos de obras da UNIVASF. Após a autorização para início dos serviços, por parte da Prefeitura Universitária, o processo será remetido a CGCI toda vez em que ocorrer a necessidade de aditivos (prazo ou valor) ou ainda após cada medição ser atestada pelo fiscal da obra, para conferência de documentos e remessa para liquidação e pagamento junto ao DCF/PROGEST. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Despacho da fiscalização com encaminhamento e autorização para pagamento da medição / nota fiscal; Documentos Externos (apresentados pela empresa contratada): Nota fiscal devidamente preenchida; Planilha de medição; Relatório fotográfico referente ao período de medição; Cópia dos contracheques dos salários dos funcionários em serviço na obra, do mês anterior à medição; Cópia da guia de recolhimento do INSS referente ao mês anterior à medição; Cópia da guia de recolhimento do FGTS referente ao mês anterior à medição; Cópia vigente da certidão negativa de débitos municipais, estaduais e federais; Cópia vigente da certidão negativa de débitos do INSS; Cópia vigente da certidão negativa de débitos do FGTS; Cópia do empenho referente ao contrato da obra. Procedimento necessários à solicitação de cada serviço: Solicitações à fiscalização e PROGEST. 72

73 Serviço 05: Encaminhar pedido de empenho ou reforço de empenho, referente às obras contratadas, e conforme a previsão do exercício financeiro. Descrição: Encaminhar pedido de empenho ou reforço de empenho, referente às obras contratadas, e conforme a previsão do exercício financeiro. Em seguida o pedido será encaminhado ao Magnífico Reitor da UNIVASF para autorização e após, para a Pró-Reitoria de Gestão para delegação da execução dos procedimentos operacionais necessários. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Manifestação da fiscalização da obra. Procedimento necessários à solicitação de cada serviço: Memorando emitido pela fiscalização justificando o pedido e informando os valores necessários, com a respectiva autorização do Prefeito Universitário; Processo completo para encaminhando junto ao pedido de reforço/ novo empenho. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Até 30 dias antes do término do exercício financeiro ou sempre que houver aditivo de valor ao contrato. 73

74 Serviço 06: Solicitar ao ordenador de despesas a liberação da garantia contratual em favor da contratada. Descrição: Solicitação expressa e formal ao ordenador de despesas a liberação da garantia contratual em favor da contratada. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Apresentação de termo de encerramento provisório por parte da fiscalização da obra. Procedimento necessários à solicitação de cada serviço: Envio do termo de encerramento provisório emitida pela fiscalização ou comissão de recebimento designada pela autoridade compentente. Prazo mínimo para solicitação do serviço: Até 15 dias após a conclusão da obra. 74

75 Serviço 07: Acompanhamento da execução dos serviços, para registro junto ao Sistema de Monitoramento de Obras SIMEC, do Ministério da Educação. Descrição: Acompanhamento da execução dos serviços, para registro junto ao Sistema de Monitoramento de Obras SIMEC, do Ministério da Educação Requisitos necessários à legitimação da solicitação Relatório de vistoria preenchida pela fiscalização da obra; Registro fotográfico das etapas de execução da obra. Prazo máximo para a prestação do serviço: Mensalmente. 75

76 COORDENAÇÃO DE SUPERVISÃO, OPERAÇÕES E SER- VIÇOS A Coordenação de Supervisão, Operações e Serviços, é o setor vinculado a Secretaria de Administração da UNIVASF, e tem como objetivo principal Supervisionar Administrativamente o funcionamento de todos os Campis da UNI- VASF, garantido assim, suporte de apoio para o cumprimento das atividades fins de cada Campus. 76

77 COORDENAÇÃO DE SUPERVISÃO, OPERAÇÕES E SER- VIÇOS csos@univasf.edu.br Endereço: Av. José de Sá Maniçoba, S/N, Centro Petrolina PE. Localização: Prédio da Reitoria - Campus de Petrolina PE. Telefone: (87) Horário de atendimento: Segunda a sexta-feira das 08:00h às 12:00h e 14:00h às 18:00h. Equipe: Ozevaldo do Rozário Santos (Coordenador) / Frederico de Siqueira Cavalcanti (Administrador) 77

78 SERVIÇOS Serviço 01: Supervisão dos campis Descrição: Intermediar procedimentos para atender às solicitações de bens e serviços das Coordenações de CAMPI. Público-Alvo: Coordenadores dos CAMPI Procedimento necessários à solicitação de cada serviço: Os pedidos serão encaminhados a esta Coordenação nas seguintes etapas: 1ª Etapa: Análise dos pedidos para verificar se o mesmo faz jus ao atendimento; 2ª Etapa: O pedido será encaminhado para a SECAD, para sua apreciação; 3ª Etapa: Retorno ao setor demandante com as posições e possíveis soluções. 78

79 Serviço 02: Inspeção de Campus Descrição: Inspecionar o campus no objetivo de levantar todas as questões relacionadas à Infraestrutura, Limpeza e Conservação, Vigilância e Serviços de Manutenção. Público-Alvo: Coordenador do Campus, Coordenadores dos Colegiados e Discentes. Procedimentos para coleta das informações: Através de Questionário de Inspeção. Designado um inspetor para o Campus a ser inspecionado, que por meio de entrevistas com o público alvo, preenche o questionário para posterior formatação das ocorrências e encaminha-las ao setor competente. Itens a serem inspecionados: ITENS RELACIONADOS À INFRAESTRUTURA Análise Quantitativa e Qualitativa Questionamentos: BOM, REGULAR E RUIM Itens: 1. Estacionamento de Veículos; 2. Pavimentação; 3. Sinalização; 4. Placas de Identificação Predial; 5. Vedação do Campus (cercas, muros); 6. Paisagismo; 7. Iluminação Externa; 8. Iluminação Interna; 9. Transportes (discentes e servidores); 10. Abastecimento de água potável; 11. Bebedouros; 12. Bancos Externos; 13. Fornecimento de Energia; 14. Internet; 15. Máquinas e Equipamentos; 16. Salas de Aulas; 17. Carteiras Escolares; 18. Mobiliário de Escritório; 19. Instalações Sanitárias; 79

80 20. Laboratórios; 21. Obras (necessárias e futuras); ITENS RELACIONADOS À LIMPEZA E CONSERVAÇÃO Análise Quantitativa e Qualitativa Questionamentos: BOM, REGULAR E RUIM Itens: 1. Recursos humanos terceirizados; 2. Distribuição do pessoal na área Externa; 3. Distribuição do pessoal na área Interna; 4. Limpeza da área Externa; 5. Limpeza da área Interna; 6. Limpeza de Esquadrias; 7. Área de Fachada; 8. Apresentação do Pessoal (fardamento, crachás...). 9. Prédios Inspecionados: (relação dos prédios inspecionados com a análise quantitativa e qualitativa sobre a Limpeza e Conservação). ITENS RELACIONADOS AOS SERVIÇOS DE APOIO ADMINISTRATIVO Análise Quantitativa e Qualitativa Questionamentos: BOM, REGULAR E RUIM Itens: 1. Quantidade de Funcionários; 2. Serviço de Recepção; 3. Serviço de Portaria; 4. Serviço de Copeiragem; 5. Serviço de Jardinagem; 6. Apresentação do Pessoal (fardamento, crachás...). ITENS RELACIONADOS COM A SEGURANÇA DO CAMPUS Análise Quantitativa e Qualitativa Questionamentos: BOM, REGULAR E RUIM Itens: 1. Quantidade de Pessoal; 2. Câmaras de Segurança; 3. Apresentação do Pessoal; 4. Guaritas; ITENS RELACIONADOS AOS SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO Análise Quantitativa e Qualitativa Questionamentos: BOM, REGULAR E RUIM Itens: 80

81 Elétrica 1. Lâmpadas; 2. Tomadas; 3. Interruptores; 4. Refletores; Hidráulica 1. Torneiras, caixas de descargas, vazamentos...; 2. Calhas; 3. Drenos; Predial 1. Pintura; 2. Acabamento; 3. Estrutural (rachaduras); 4. Cobertura (telhado, laje, forro...); 5. Portas. 81

82 Serviço 03: Administração do centro de convivência do campus de Juazeiro BA Descrição do Serviço: É uma atividade que tem como objetivo viabilizar os eventos festivos e de esportes no Centro de Convivência do Campus de Juazeiro BA. Público alvo: Servidores, Discentes e Comunidade Externa (Instituições de Ensino). Locais Disponíveis para Eventos: 1. Quadra Poliesportiva Coberta Quadra poliesportiva coberta para prática de Futsal, Handebol, Basquete e Voleibol. 2. Quadra Poliesportiva Aberta Quadra poliesportiva coberta para prática de Futsal, Handebol, Basquete e Voleibol. 3. Quadra Aberta de Areia Quadra de Areia destinada a prática de Voleibol e Futevôlei. 4. Salão de Festas Área destinada a Atividades Festivas/Recreativas. 5. Piscina Em desenvolvimento Procedimentos para solicitação de Reserva dos Espaços Demandante Servidor/Discente: 1. Quadras: Poliesportiva coberta, Poliesportiva descoberta e de Areia: O demandante deverá encaminhar à Coordenação solicitando a reserva. 2. Salão de Festas: O demandante deverá encaminhar à Coordenação solicitando a reserva. 3. Observação: Em ambos os casos após análise será dado um parecer de deferimento ou indeferimento. Todos os eventos realizados no Salão de Festas deverão ser precedidos de assinatura de Termo de Responsabilidade Demandante Comunidade Externa: 1. Quadras e Salão de Festas: O demandante deverá encaminhar requerimento à Secretaria de Administração para análise. 2. Observação: Após parecer da SECAD, a CSOS agendará e procederá com as formalidades. 82

83 3. Observação: Todos os eventos realizados pela comunidade externa deverão ser precedidos de Termo de Responsabilidade e Plano de Execução do Evento Providência e análise da solicitação: - A Coordenação de Supervisão, Operações e Serviços analisará a solicitação, caso seja Comunidade Externa, encaminhará a solicitação para a Secretaria de Administração para análise, aguardando o parecer. Após o parecer favorável da SECAD, procederá com as formalidades para efetivação da reserva. Critérios de prioridade adotados na prestação do serviço: Como as normas de procedimentos para uso dos espaços do Centro de Convivência de Juazeiro BA encontra-se em desenvolvimento, convencionou-se que a sequência de prioridade de reserva é dos Servidores, Discentes e Comunidade Externa. 83

84 Coordenação Administrativa de Campus Senhor do Bonfim-BA A Coordenação Administrativa de Campus é o setor vinculado a Secretaria de Administração da UNIVASF sob a Coordenação de Supervisão, Operações e Serviços CSOS e tem como compromisso dar condições de trabalho aos docentes e técnicos, zelando pela boa conservação do campus (infraestrutura predial, planejamento e uso dos espaços e bens comuns, limpeza, vigilância e apoio administrativo e quaisquer outros serviços que sejam necessários para garantir o cumprimento das atividades Administrativas, de Ensino, Pesquisa e Extensão). 84

85 Coordenação Administrativa de Campus Senhor do Bonfim-BA SECAD Endereço: Rua Tomaz Guimarães, Cond. Aeroporto, S/n CEP: Senhor do Bonfim BA Localização: 1º andar do prédio sede Campus de Sr. Bonfim BA Telefone: Horário de Atendimento: Segunda a sexta-feira das 08:00h as 12:00h e 14:00h as 18:00h e 18:00h as 22:00h Equipe: Cátia Gomes Rodrigues / Rita de Cássia Leite Martins (Recepcionista) 85

86 SERVIÇOS Serviço 01: Reserva de espaço físico Descrição: É uma demanda que tem como objetivo viabilizar a utilização das dependências/ instalações do Campus da UNIVASF de Senhor do Bonfim - BA, para a realização de atividades pedagógicas e/ou atividades administrativas. Público-Alvo: Comunidade Acadêmica e Comunidade Externa Espaços disponíveis: 1. Auditório Auditório com bancada e capacidade para 150 pessoas, climatização 2. Salas de Aula 10 (Dez) Salas com 50 (cinquenta) carteiras universitárias, quadro branco e climatização 3. Laboratório de Informática 01 Laboratório com capacidade para 25 (vinte e cinco) lugares, com computadores e climatização. 4. Laboratório didático 01 Laboratório Didático para acompanhamento pedagógico e reuniões com capacidade máxima para três pessoas e climatização. 5. Sala de Reunião 01 Sala de Reunião com capacidade para 25 (vinte e cinco) lugares e climatização 6. Laboratório de Física 01 Laboratório com capacidade para 25 (vinte e cinco) lugares e climatização 7. Laboratório de Química 01 Laboratório com capacidade para 25 (vinte e cinco) lugares e climatização 8. Laboratório de Biologia 01 Laboratório com capacidade para 25 (vinte e cinco) lugares e climatização Eventos que podem ser realizados nesses espaços 1. Auditório Colação de Grau Congressos 86

87 Cursos Formaturas Palestras Seminários Simpósios Mesa-redonda Aula da Saudade Cultos Ecumênicos 2. Salas de Aula Aulas didáticas Cursos Palestras Oficinas Workshops Seminários Simpósios Reuniões Concursos 3. Laboratório de Informática, Biologia, Física, Química Aulas didáticas Oficinas Cursos 4. Laboratório didático Acompanhamento pedagógico com professores Acompanhamento de trabalhos acadêmicos com professores Reuniões Procedimentos para solicitação do serviço : 1. Consultar disponibilidade 1.1. O demandante consultará na Coordenação Administrativa de Campus CAC/SBF a disponibilidade dos espaços nas datas e horários pretendidos 2. Envio da Solicitação 2.1. Comunidade Acadêmica O demandante deverá agendar previamente por memorando ou (cacsbf@univasf.edu.br) 2.2. Comunidade Externa O demandante deverá fazer solicitação previamente por ofício Análise da Solicitação Análise da solicitação (Deferimento/ Indeferimento) Deferimento: - Comunicação formal ao demandante confirmando o agendamento que poderá ser feito através de memorando e/ou institucional; - Assinatura de Termo de Compromisso de Reserva de Espaço Indeferimento: - A Coordenação Administrativa do Campus analisará a solicitação, caso seja(m) constatada(s), inconformidade(s), será devolvida ao solicitante. 87

88 Comunicação formal ao demandante. Prazo mínimo para solicitação: 8 (oito ) dias úteis Prioridades no atendimento: As atividades referentes ao ensino terão prioridade Procedimentos para alteração ou cancelamento 1. Alteração de data e/ou horários O solicitante enviará memorando / oficio / ou (cacsbf@univasf.edu. br) 05(cinco) dias úteis anteriores ao evento justificando a necessidade de alteração. A alteração apenas será efetivada se houver disponibilidade. 2. Cancelamento de solicitação O solicitante enviará memorando / oficio / ou (cacsbf@univasf.edu. br) 05(cinco) dias úteis anteriores ao evento justificando a necessidade de cancelamento. Responsabilidade quanto à utilização dos espaços: Efetivada a reserva, o solicitante deverá assinar um Termo de Compromisso de Reserva de Espaço instrumento que formaliza a concessão, estabelecendo os direitos e deveres das partes comprometendo-se com a preservação dos espaços solicitados. Na hipótese de serem causados danos ou avarias ao patrimônio da UNIVASF, decorrente da realização do evento será de inteira responsabilidade do solicitante, bem como o ônus de sua reparação. E ressarcimento referente aos danos causados. Informações Complementares: Quando o espaço for cedido para realização de eventos de órgãos e/ou instituições externas, os mesmos deverão observar as seguintes providencias e trâmites: O demandante entregará Ofício a Coordenação Administrativa de Campus conforme item o 5.2.2; A coordenação administrativa enviará solicitação para Secretaria de Administração SECAD para anuência da solicitação; Para a utilização do Auditório do Campus de Senhor do Bonfim, conforme Carta de Serviços da Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Coordenação de Serviços Especializados poderá ser cobrada a utilização do espaço conforme tabela de preços; Para a utilização dos Laboratórios de Biologia, Química e Física a Coordenação Administrativa de Campus CAC.SBF encaminhará a solicitação 88

89 do demandante para o Coordenador do respectivo laboratório para anuência da cessão do espaço As atividades desenvolvidas nos laboratório de Biologia, Física e Química deverá ter o acompanhamento do técnico de laboratório Outras informações a serem observadas: A) A Coordenação Administrativa do Campus não dispõe de funcionário para apoio logístico em eventos. Por isso, o solicitante deverá trazer seus recursos, bem como um técnico para a instalação de seus equipamentos e apoio logístico até o final do evento. B) Não é de responsabilidade da Coordenação o fornecimento de água, café, copos descartáveis, material impresso, fotocópias e ligações telefônicas, sendo de inteira responsabilidade dos organizadores do evento. C) A Coordenação Administrativa do Campus não se responsabiliza por perda ou esquecimento de objetos pessoais nas dependências do Campus, sendo de inteira responsabilidade de seu proprietário. A critério da Administração, outros procedimentos (normas, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. 89

90 Serviço 02: Utilização de veículos oficiais Descrição: É um serviço que tem como objetivo viabilizar o deslocamento de servidores, convidados, colaboradores eventuais e discentes do Campus da UNIVASF de Senhor do Bonfim BA. Público-Alvo: Comunidade acadêmica interna da UNIVASF Veículos Disponíveis: Tipo de Veículos Marca/ Modelo Quantidade Capacidade (Lugares) Caminhonete Amarok CD 4x (cinco) Ônibus Rodoviário FAB/MOD (quarenta e dois) Ônibus VM (quarenta e dois) Automóvel Renault Logan (cinco) Automóvel Nissan Livina (sete) Procedimentos para solicitação do serviço: Consultar Disponibilidade. Com o objetivo de otimizar o agendamento, recomendamos que o demandante do serviço consulte a Agenda de veículos na Coordenação Administrativa de Campus CAC.SBF através de contato telefônico, institucional ou pessoalmente para verificar a disponibilidade dos veículos para as datas e os horários pretendidos. Contudo, ressaltamos que a constatação da disponibilidade, não garantirá a reserva, posto que, na tramitação do pedido a PROPLADI poderá ter autorizado uma demanda, que haja sido encaminhada para a mesma data/horários desejados. 2. Envio da Solicitação a. Atividades referentes ao Ensino de Graduação, à Extensão, à Pesquisa, ao Ensino de Pós Graduação e à Inovação: O demandante enviará memorando, o Formulário de Requisição de Veículo (conforme orientações Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional - PROPLADI), disponibilizado através do site > Acesso à Informação > Institucional > Administração > Pró-Reitorias > Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional - PROPLADI Veículos 90

91 Oficiais e a listagem dos participantes, à Coordenação do Colegiado. b. Atividades Administrativas O demandante enviará memorando,o Formulário de Requisição de Veículo (conforme orientações Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional - PROPLADI), disponibilizado através do site > Acesso à Informação > Institucional >Administração > Pró-Reitorias > Pró- -Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional PROPLADI Veículos Oficiais e a listagem dos participantes, à Chefia máxima do setor. Providência e análise da solicitação 3.1 Viagens Locais e Intermunicipais sem utilização de diárias A Coordenação Administrativa do Campus analisará a solicitação Constatando que apresenta inconformidades, devolvê-la-á ao setor de origem Constatando que não apresenta inconformidades, tomará às seguintes providências: - Comunicação formal ao solicitante confirmando agendamento; - Assinatura de Termo de Responsabilidade, instrumento que formaliza a concessão, estabelecendo os direitos e deveres das partes comprometendo-se com a preservação dos veículos institucionais. 3.2 Viagens Intermunicipais e Interestaduais com utilização de diárias A Coordenação do Colegiado ou a Chefia máxima do setor analisará a solicitação Constatando que apresenta inconformidades, devolvê-la-á ao demandante Constatando que não apresenta inconformidades, encaminhará ao Gabinete da PROPLADI O Gabinete da PROPLADI analisará a solicitação: - Constatando que apresenta inconformidades ou não autorizando, a devolverá à Coordenação do Colegiado ou Chefe máximo de setor para ajustes ou conhecimento do demandante; - Constatando que não apresenta inconformidades e a autorizando, a encaminhará a Diretoria Administrativa (DA/PROPLADI) para providências: - Comunicação formal ao solicitante. - Autorização de diárias para os participantes (docentes e/ou técnicos e motoristas); - Comunicação ao CAC (Coordenação Administrativa de Campus) para agendamento de veículo e motorista; Após recebimento de comunicado de autorização da solicitação a Coordenação Administrativa de Campus, tomará as seguintes providências: - Comunicação formal ao demandante do agendamento da solicitação. - Assinatura de Termo de Responsabilidade, instrumento que formaliza a concessão, estabelecendo os direitos e deveres das partes comprometendo-se com a preservação dos veículos institucionais. 91

92 Prazo para solicitação 1. Atividades administrativas 1.1 Deslocamento Local e Intermunicipal sem utilização de diárias 10 (dez) dias 1.2 Deslocamento Intermunicipal/ Interestadual 15 (quinze) dias 2. Atividades vinculadas ao Ensino (Graduação e Pós-graduação), à Pesquisa, à Inovação e à Extensão não previstas nos PUDs das disciplinas. 2.1 Deslocamento Local e Intermunicipal sem utilização de diárias 10 (quinze) dias 2.2 Deslocamento Intermunicipal/interestadual: 15 (quinze) dias 3. Atividades vinculadas ao ensino (Graduação) - previstas nos PUDs das disciplinas. 3.1 Deslocamento Local e Intermunicipal sem ou sem utilização de diárias Início de cada semestre letivo Prioridades no atendimento: As atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado o mais breve possível via memorando ou (cacsbf@univasf.edu.br). No caso de alteração, deverá ser justificado e apenas será efetivada se houver disponibilidade. Responsabilidade quanto à utilização do veículo: Do condutor do veículo: 1) Preencher o formulário, controle de deslocamento, em todas as conduções de veículo que efetuar. 2) Verificar as condições externas e internas do veículo antes de sua utilização. Observando qualquer avaria comunicar imediatamente a Coordenação Administrativa de Campus. 3) Observar e atentar para que a utilização do veículo seja feita sempre segundo suas características técnicas e boas condições mecânicas e de conservação, inclusive com relação à existência da documentação regular e a presença dos equipamentos de segurança obrigatórios, sempre antes da realização de qualquer atividade. 4) Comunicar prontamente os defeitos mecânicos observados no veículo utilizado. 5) Nas situações de acidentes ou colisões, cabe ao condutor solicitar o comparecimento da autoridade de trânsito ou da perícia, se for o caso, para lavrar o correspondente Boletim de Ocorrência. O comparecimento da autoridade de trânsito deverá ser solicitada mesmo que o outro veículo envolvido tenha cobertura de seguro de responsabilidade civil facultativo ou que seu condutor se declare culpado pelo acidente. 6) Se incorrer em infrações de trânsito, caberá ao condutor infrator assumir os encargos decorrentes, tanto os de natureza financeira como os legais. 7) Os condutores respondem administrativamente pelas faltas que porventura venham a praticar e sujeitam-se ao ressarcimento à Instituição e/ou a terceiros pelos prejuízos causados pela condução negligente ou imprudente, 92

93 sem prejuízo de outras responsabilizações. 8) É dever do condutor zelar com o máximo empenho pela conservação dos veículos sob sua responsabilidade, inclusive cuidando de sua limpeza. 9) É responsabilidade do condutor verificar se o combustível que o veículo possui é suficiente para o deslocamento que vai fazer. Se não, o mesmo deve ser abastecido. Dos usuários: 1) Obediência aos horários estabelecidos para o atendimento de sua demanda; 2) A utilização do veículo com a compostura esperada, evitando tumultos ou desordens que possam causar qualquer dano, seja no próprio veículo ou no de terceiros; 3) A não-indução ou concordância com o uso indevido do veículo; 4) O respeito e trato com cordialidade e gentileza para com o condutor, visto ser este o responsável pelo veículo. 5) O usuário deverá comunicar, prontamente, quaisquer irregularidades cometidas pelo condutor durante a realização da atividade. Informações complementares É proibido o uso de veículo oficial para o atendimento de interesses particulares, sob quaisquer pretextos, incluindo caronas, transporte de objetos, etc. Durante a utilização do veículo oficial, é vetado o transporte de pessoas ou cargas com finalidades alheias àquelas explicitadas no documento de solicitação. Na hipótese de serem causados danos ao patrimônio da UNIVASF, decorrentes da ação dos participantes, deverá haver o ressarcimento. As orientações pertinentes constam em procedimento administrativo próprio. A critério da Administração, outros procedimentos (normas, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. 93

94 Serviço 03: Solicitação de serviço e manutenção Descrição: É uma atividade que tem como objetivo viabilizar junto ao departamento de Manutenção, o atendimento aos serviços de manutenção preventiva e corretiva nas instalações prediais e na estrutura de climatização dos diversos ambientes que compõem cada setor do campus. Público-Alvo: Servidores lotados no Campus Procedimentos para solicitação do serviço: O demandante deverá enviar memorando e/ou (cacsbf@univasf.edu.br), descrevendo e detalhando o máximo possível a demanda. Providência e análise da solicitação: A Coordenação Administrativa de Campus analisará a solicitação, se necessário, será verificado a demanda solicitada in loco. Constatando que apresente inconformidades, devolvê-la-á ao demandante. - Constatada a demanda (necessidade/urgência) a Coordenação fará solicitação ao setor responsável para providências (Departamento de Manutenção-DEMAN). - Comunicação formal ao solicitante sobre a conclusão e/ou situação da demanda, logo após, a atuação do Departamento de Manutenção - DEMAN. Prazo para solicitação: 1. CAC/SBF 2 (dois) dias 2. DEMAN 10 (dez) dias - esse prazo pode aumentar e/ou diminuir, vai depender da disponibilidade de recursos financeiros, materiais e humanos. Prioridades no atendimento: Demandas vinculadas as atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado via memorando ou (cacsbf@univasf.edu.br). No caso de alteração, deverá justificar e acrescentar mais informações sobre a demanda. Informações complementares: Casos especiais relacionados a serviço e ma- 94

95 nutenção devem ser discutidos/esclarecidos junto à chefia imediata do demandante e/ou Coordenação Administrativa do Campus-CAC/SBF. A critério da Administração, outros procedimentos (normas, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. Os serviços relacionados internet (conectividade e manutenção de equipamentos de rede) serão direcionados pela Coordenação Administrativa de Campus para Secretaria de Tecnologia de Informação para que possam tomar as devidas providências. 95

96 Serviço 04: Envio de correspondências, documentos, volumes de correspondências Descrição: É o tradicional serviço de correspondência postal, ofertado ao mercado exclusivamente pelos Correios. É um meio de comunicação (serviço) destinado ao envio e/ou recebimento de correspondências, documentos e volumes. Base Legal: Contrato celebrado entre o Ministério da Educação e os Correios ECT 74/2010 MEC. Público-Alvo: Servidores lotados no Campus Procedimentos para solicitação do serviço: O(s) documento(s) e/ou correspondência(s) deverão ser entregue(s), em envelope, na Coordenação Administrativa do Campus - CAC/SBF, 2. No ato da entrega do documento o demandante assinará no formulário Entrega de documentos, correspondências e volumes para postagem. Providência e análise da solicitação: - A Coordenação Administrativa do Campus analisará a solicitação. Constatando que apresente inconformidades, devolvê-la-á ao demandante. - Constatada a demanda a Coordenação Administrativa de Campus tomará as providências administrativas necessárias para a postagem. Prazo para atendimento: 2 (dois) dias úteis Responsabilidade quanto à utilização do serviço: Cabe a todos os servidores, que utilizam os serviços de correio oferecidos pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos - ECT, manter um controle criterioso sobre as modalidades de expedição, optando sempre pelo serviço alternativo ou menos oneroso, desde que não haja prejuízo à segurança e/ou prazo para entrega. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Qualquer alteração e/ou 96

97 Serviço 05 : Serviço de entrega de correspondências, documentos e volumes nos setores do campus de Senhor do Bonfim Procedimento para execução de serviço: A Coordenação Administrativa de Campus receberá todas as correspondências, documentos e volumes destinados ao Campus e fará a entrega aos seus respectivos setores. No ato de entrega de quaisquer correspondências, documentos ou volumes aos setores do Campus o recebedor assinará no formulário Protocolo de Correspondência, o qual ficará no CAC. SBF para arquivamento. Informações complementares: 1. O demandante deverá obedecer aos limites de peso, dimensões e outros estabelecidos pela EBCT. 2. A critério da Administração, outros procedimentos (normas, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. 3. O envio de correspondências, documentos e volumes, poderão ser entregue via Malote devidamente protocolado no CAC. SBF, por qualquer servidor do Campus que tenha viagem marcada para o Campus sede (Petrolina) e que tenha disponibilidade para fazer a entrega de tais documentos no Setor de Protocolo Central o qual poderá realizar a distribuição nos Campi de Juazeiro, Petrolina e Ciências Agrárias. Para o Campus de São Raimundo Nonato não poderá seguir os procedimentos acima citados, o serviço de postagem somente através da Empresa de Correios. 4. Não será permitido, em hipótese alguma, a entrega e o envio de documentos sem o preenchimento do formulário de Protocolo de Correspondências. 97

98 Serviço 06: Envio de equipamento de TI para serviços de manutenção na secretaria de informação e tecnologia STI no campus sede petrolina Descrição: É uma atividade que tem como objetivo viabilizar junto a Secretaria de Informação e Tecnologia, o atendimento aos serviços de manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos de TI utilizados pelos servidores lotados no Campus de Senhor do Bonfim-BA Público-Alvo: Servidores lotados no Campus Procedimentos para solicitação do serviço: - O demandante deverá entregar à CAC. SBF o equipamento para manutenção com o chamado de manutenção impresso devidamente preenchido conforme o sistema de suporte da Secretaria de Tecnologia e Informação, disponibilizado através do site - No ato da entrega do equipamento no CAC. SBF o demandante assinará formulário de Entrega de equipamento de TI para manutenção. Providência e análise da solicitação: - A Coordenação Administrativa do Campus analisará a solicitação. Constatando que apresente inconformidades, devolvê-la-á ao demandante. - Constatada a demanda a Coordenação Administrativa de Campus tomará as providências administrativas necessárias para a entrega do equipamento à Secretaria de Tecnologia e Informação STI para a manutenção. Prazo para atendimento: Após a entrega de equipamento na Coordenação Administrativa do Campus CAC. SBF, o equipamento será enviado na primeira oportunidade de viagem marcada para o Campus SEDE Petrolina PE e entregue na Secretaria de Tecnologia e Informação STI. Informações complementares: - Em hipótese alguma, um equipamento de manutenção poderá ser enviado sem o chamado devidamente preenchido, conforme orientação do sistema de suporte da Secretaria de Tecnologia e Informação. - O(s) equipamento(s) enviado(s) para manutenção somente poderão ser entregue à Secretaria de Tecnologia e Informação acompanhada de Protocolo de Entrega de Equipamento para manutenção. - Não será permitida a entrega de quaisquer equipamentos na Secretaria de Tecnologia e Manutenção sem o devido registro de entrega e/ou recebi- 98

99 Serviço 07: Envio de bens com avaria para o setor de patrimônio armagenagem localizado no campus de Juazeiro Descrição: É uma atividade que tem como objetivo viabilizar junto ao Setor de Patrimônio, o atendimento para entrega de bens com avaria dos servidores lotados no Campus de Senhor do Bonfim-BA Público-Alvo: Servidores lotados no Campus Procedimentos para solicitação do serviço: - O demandante deverá entregará no CAC. SBF o equipamento com avaria com o termo de Avaria devidamente preenchido conforme orientações da Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional - PROPLADI, disponibilizado através do site Informação > Institucional > Administração > Pró-Reitorias > Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional - PROPLADI > Formulários - No ato da entrega do equipamento no CAC. SBF o demandante assinará formulário de Entrega de equipamento com avaria. Providência e análise da solicitação: A Coordenação Administrativa do Campus analisará a solicitação. Constatando que apresente inconformidades, devolvê-la-á ao demandante. - Constatada a demanda a Coordenação Administrativa de Campus tomará as providências administrativas necessárias para a entrega do equipamento ao setor de Armazenagem- Patrimônio - PROPLADI para as devidas providências. Prazo para atendimento: Após a entrega de equipamento na Coordenação Administrativa do Campus CAC. SBF, o equipamento será enviado na primeira oportunidade de viagem marcada para o Campus Juazeiro - BA e entregue no setor de Armazenagem Patrimônio PROPLADI. Informações complementares: Em hipótese alguma, um equipamento com avaria poderá ser enviado sem o termo de avaria devidamente preenchido, conforme orientação do setor de Patrimônio - PROPLADI - O(s) equipamento(s) enviado(s) para o setor de Patrimônio somente poderão ser entregue à Armazenagem acompanhada de Protocolo de Entrega de Equipamento com avaria. 99

100 Serviço 08: Reserva de equipamentos audivisuais Descrição: É uma demanda que tem como objetivo viabilizar a utilização dos equipamentos audiovisuais disponíveis no Campus da UNIVASF de Senhor do Bonfim - BA, para a realização de atividades pedagógicas e/ou atividades administrativas. Público-Alvo: Comunidade Acadêmica Equipamentos disponíveis: 06 Projetores de multimídias 03 Notebooks Procedimentos para solicitação do serviço: 1. Consultar disponibilidade 1.1. O demandante consultará na Coordenação Administrativa de Campus CAC/SBF a disponibilidade dos equipamentos nas datas e horários pretendidos 2. Envio da Solicitação O demandante deverá agendar previamente por memorando ou (cacsbf@univasf.edu.br) Análise da solicitação: Análise da solicitação (Deferimento/ Indeferimento) Deferimento: - Comunicação formal ao demandante confirmando o agendamento que poderá ser feito através de memorando e/ou institucional; Indeferimento: - A Coordenação Administrativa do Campus analisará a solicitação, caso seja(m) constatada(s), inconformidade(s), será devolvida ao solicitante. Prazo mínimo para solicitação: 8 (oito ) dias úteis Prioridades no atendimento: As atividades referentes ao ensino terão prioridade Procedimentos para alteração ou cancelamento. Alteração de data e/ou horários 100

101 Coordenação Administrativa de Campus Petrolina - Centro cacpnz@univasf.edu.br 2: agendamento.petrolina@univasf.edu.br Endereço: Av. José de Sá Maniçoba, s/nº, Petrolina/PE, Centro, CEP: Cx. Postal 252 Telefone: Horário de Atendimento: 08:00h às 12:00h e das 14:00h às 18:00h Equipe: Servidor Roberto Cesar Ferreira da Silva, uma equipe contratada composta de: 01 Recepcionista, 04 Jardineiros, 35 auxiliares de limpeza, 06 copeiras e 14 vigilantes. 101

102 Compromissos com o atendimento SECAD Proporcionar o bem estar e o pronto atendimento as demandas gerais do campus, como, manter as condições de limpeza, agendamento e suporte a aulas e atividades acadêmicas, realizar a vigilância e segurança do campus, bem como permitir o acesso tranqüilo e com informações suficientes aos ambientes acadêmicos e administrativos. Forma de monitoramento dos compromissos com o atendimento Averiguar e avaliar constantemente o cumprimento dos compromissos assumidos, visando promover a melhoria contínua dos serviços oferecidos. 102

103 SERVIÇOS Serviço 01 : Reserva de espaço físico/materiais de audio visual Descrição: É um serviço que tem como objetivo otimizar a utilização das dependências, instalações e equipamentos do Campus da UNIVASF. Público-Alvo: Comunidade acadêmica da UNIVASF e comunidade externa. Espaços disponíveis: 1. Laboratório de informática Laboratório com capacidade para 20 (vinte) lugares, com computadores e climatização. 2. Sala de aula Salas com capacidade para 55 (cinqüenta e cinco) lugares, quadro branco e climatização. Procedimentos para solicitação do serviço: Consultar disponibilidade, junto a Coordenação Administrativa do Campus. - Deverá ser agendado brevemente por memorando (ou oficio, se for o caso) ou (agendamento.petrolina@univasf.edu.br) Análise da Solicitação: Análise da solicitação (Deferimento/ Indeferimento) Deferimento: - Comunicação formal ao solicitante Indeferimento: - A Coordenação Administrativa do Campus analisará a solicitação, caso seja(m) constatada(s), inconformidade(s), será devolvida ao solicitante. - Comunicação formal ao solicitante. Prazo mínimo para solicitação: 01 (um) dia útil 103

104 Prioridades no atendimento: As atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado imediatamente por memorando (ou oficio, se for o caso) ou (agendamento.petrolina@univasf.edu.br/cacpnz@univasf.edu.br). No caso de alteração, deverá ser justificado e apenas será efetivada se houver disponibilidade. Responsabilidade quanto à utilização dos espaços:- Os equipamentos de audiovisuais deverão ser retirados e entregues na sala própria de atendimento, sala de audiovisuais. Quaisquer danos ou avarias decorrentes da má utilização do espaço físico e/ ou materiais de audiovisual serão de inteira responsabilidade do solicitante, bem como o ônus de sua reparação. Informações Complementares Quando o espaço for cedido para realização de eventos de órgãos e/ou instituições externas, os mesmos deverão observar: 1. A Coordenação Administrativa do Campus não dispõe de funcionário para apoio logístico em eventos. Por isso, o solicitante deverá trazer seus recursos, bem como um técnico para a instalação de seus equipamentos e apoio logístico até o final do evento. 2) Não é de responsabilidade da Coordenação o fornecimento de água, café, copos descartáveis, material impresso, fotocópias e ligações telefônicas, sendo de inteira responsabilidade dos organizadores do evento. 3) A Coordenação Administrativa do Campus não se responsabiliza por perda ou esquecimento de objetos pessoais nas dependências do Campus, sendo de inteira responsabilidade de seu proprietário. A critério da Administração, outros procedimentos (normais, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. 104

105 Serviço 02: Solicitação de serviço e manutenção Descrição: É uma atividade que tem como objetivo viabilizar, junto ao departamento de Manutenção, o atendimento aos serviços nas áreas de eletricidade, pintura, hidráulica, marcenaria, refrigeração e alvenaria. Visando a manutenção preventiva e corretiva nas instalações prediais e na estrutura de climatização dos diversos ambientes que compõem cada setor do campus. Público-Alvo: Servidores lotados no Campus Procedimentos para solicitação do serviço: - O demandante deverá enviar memorando e/ou (cacpnz@univasf. edu.br), descrevendo e detalhando o máximo possível a demanda. Análise da Solicitação: - A Coordenação Administrativa de Campus analisará a solicitação, se necessário, será verificado a demanda solicitada in loco. Constatando que apresente inconformidades, devolvê-la-á ao demandante. - Constatada a demanda (necessidade/urgência) a Coordenação fará solicitação ao setor responsável para providências (Departamento de Manutenção-DEMAN). - Comunicação formal ao solicitante sobre a conclusão e/ou situação da demanda, logo após, a atuação do Departamento de Manutenção - DEMAN. Prazo mínimo para solicitação: CACPNZ 2 (dois) dias; DEMAN 10 (dez) dias - esse prazo pode aumentar e/ou diminuir, vai depender da disponibilidade de recursos financeiros, materiais e humanos. Prioridades no atendimento: Demandas vinculadas as atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado via memorando ou (cacpnz@univasf.edu.br). No caso de alteração, deverá justificar e acrescentar mais informações sobre a demanda. Informações Complementares:Casos especiais relacionados a serviço e manutenção devem ser discutidos/esclarecidos junto à chefia imediata do demandante e/ou Coordenação Administrativa do Campus. 105

106 Serviço 03: Solicitação de serviço de mudança Descrição: Realização de transferência e mudança de móveis e equipamentos. Público-Alvo: Servidores lotados no Campus Procedimentos para solicitação do serviço: - O demandante deverá enviar memorando e/ou (cacpnz@univasf. edu.br), descrevendo e detalhando o máximo possível a demanda. Análise da Solicitação: - A Coordenação Administrativa de Campus providenciará o agendamento de veículo junto ao Departamento de Logística e disponibilizará pessoal para a realização da mudança. Prazo para atendimento: CACPNZ - 01 (um) dia Departamento de logística - 01 (um) dias - esse prazo pode aumentar e/ou diminuir, vai depender da disponibilidade de veículos do respectivo departamento. Prioridades no atendimento: Demandas vinculadas as atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado via memorando ou (cacpnz@univasf.edu.br). No caso de alteração, deverá justificar e acrescentar mais informações sobre a demanda. 106

107 Serviço 04: Solicitação de dedetização de ambientes Descrição: Serviço de combate e controle de pragas e insetos, realizados em conjunto com o Departamento de Manutenção. Público-Alvo: Servidores lotados no Campus Procedimentos para solicitação do serviço: - O demandante deverá enviar memorando e/ou (cacpnz@univasf.edu.br), descrevendo e detalhando o máximo possível a demanda. Análise da Solicitação: - A Coordenação Administrativa de Campus analisará a solicitação, se necessário, será verificado a demanda solicitada in loco. Constatando que apresente inconformidades, devolvê-la-á ao demandante. - Constatada a demanda (necessidade/urgência) a Coordenação fará solicitação ao setor responsável para providências (Departamento de Manutenção-DEMAN). - Comunicação formal ao solicitante sobre a conclusão e/ou situação da demanda, logo após, a atuação do Departamento de Manutenção - DEMAN. Prazo para atendimento: CACPNZ 2 (dois) dias DEMAN 10 (dez) dias - esse prazo pode aumentar e/ou diminuir, vai depender da disponibilidade de recursos financeiros, materiais e humanos. Prioridades no atendimento: Demandas vinculadas as atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado via memorando ou (cacpnz@univasf.edu.br). No caso de alteração, deverá justificar e acrescentar mais informações sobre a demanda. 107

108 Serviço 05: Serviço de copeiragem Descrição: Atividade de atendimento de copa, com o fornecimento de água, café, sucos, etc. Para eventos como reuniões, aulas, cursos, etc. Público-Alvo: Comunidade acadêmica Procedimentos para solicitação do serviço - O demandante deverá enviar memorando e/ou (cacpnz@univasf. edu.br), descrevendo e detalhando o máximo possível a demanda. Análise da Solicitação: - De acordo com a disponibilidade de recursos, obtidos junto ao setor de almoxarifado, de (café, água, açúcar, bebedouro, etc), será informado ao demandante a possibilidade de atendimento das solicitações. Prazo para atendimento: De acordo com disponibilidade. Prioridades no atendimento: Demandas vinculadas as atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado via memorando ou (cacpnz@univasf.edu.br). No caso de alteração, deverá justificar e acrescentar mais informações sobre a demanda. 108

109 Coordenação Administrativa de Campus Juazeiro - BA SECAD cacjua@univasf.edu.br Endereço: AV. ACM,510, COUNTRY, JUAZEIRO-BA CEP: , Campus da UNIVASF de Juazeiro Telefone: (74) Horário de Atendimento: 08:00h às 12:00h e das 14:00h às 18:00h Equipe: Célia Virgínia Alves de Souza Izabel Cristina Oliveira da Silva 109

110 Compromissos com o atendimento A Coordenação Administrativa do Campus compromete-se a tornar cada vez mais eficiente e eficaz a prestação de serviços ao cidadão/usuário, atendendo sempre de forma cortês, respeitosa e atenciosa. Pautada nos princípios constitucionais que regem a administração pública. Forma de monitoramento dos compromissos com o atendimento Averiguar e avaliar constantemente o cumprimento dos compromissos assumidos, visando promover a melhoria contínua dos serviços oferecidos. 110

111 SERVIÇOS Serviço 01: Reserva de espaço físico Descrição: É um serviço que tem como objetivo otimizar a utilização das dependências/instalações do Campus Juazeiro. Público-Alvo: Comunidade acadêmica da UNIVASF e comunidade externa. Espaços disponíveis: 1. Laboratório de informática Laboratório com capacidade para 16 (dezesseis) lugares, com computadores e climatização. 2. Sala de aula Salas com capacidade para 40 (quarenta) lugares, quadro magnético e climatização. Procedimentos para solicitação do serviço: - Consultar disponibilidade, junto a Coordenação Administrativa do Campus-CAC/JUA. - Deverá ser agendado brevemente por memorando (ou oficio, se for o caso) ou (cacjua@univasf.edu.br) Análise da Solicitação: Análise da solicitação (Deferimento/ Indeferimento) Deferimento: - Comunicação formal ao solicitante Indeferimento: - A Coordenação Administrativa do Campus analisará a solicitação, caso seja(m) constatada(s), inconformidade(s), será devolvida ao solicitante. - Comunicação formal ao solicitante. Prazo mínimo para solicitação: 07 (sete) dias úteis 111

112 Prioridades no atendimento: As atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado imediatamente por memorando (ou oficio, se for o caso) ou (cacjua@ univasf.edu.br). No caso de alteração, deverá ser justificado e apenas será efetivada se houver disponibilidade. Responsabilidade quanto à utilização dos espaços: Quaisquer danos ou avarias decorrentes da má utilização do espaço físico serão de inteira responsabilidade do solicitante, bem como o ônus de sua reparação. Informações Complementares: Quando o espaço for cedido para realização de eventos de órgãos e/ou instituições externas, os mesmos deverão observar: 1) A Coordenação Administrativa do Campus não dispõe de funcionário para apoio logístico em eventos. Por isso, o solicitante deverá trazer seus recursos, bem como um técnico para a instalação de seus equipamentos e apoio logístico até o final do evento. 2) Não é de responsabilidade da Coordenação o fornecimento de água, café, copos descartáveis, material impresso, fotocópias e ligações telefônicas, sendo de inteira responsabilidade dos organizadores do evento. 3) A Coordenação Administrativa do Campus não se responsabiliza por perda ou esquecimento de objetos pessoais nas dependências do Campus, sendo de inteira responsabilidade de seu proprietário. A critério da Administração, outros procedimentos (normais, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. 112

113 Serviço 02: Solicitação de serviço e manutenção Descrição: É uma atividade que tem como objetivo viabilizar, junto ao departamento de Manutenção, o atendimento aos serviços nas áreas de eletricidade, pintura, hidráulica, marcenaria, refrigeração e alvenaria. Visando a manutenção preventiva e corretiva nas instalações prediais e na estrutura de climatização dos diversos ambientes que compõem cada setor do campus. Público-Alvo: Os diversos setores do Campus Procedimentos para solicitação do serviço: - O demandante deverá enviar memorando e/ou (cacjua@univasf.edu.br), descrevendo e detalhando o máximo possível a demanda. Análise da Solicitação: - A Coordenação Administrativa de Campus encaminhará a solicitação ao DEMAN. - Comunicação formal ao solicitante sobre a conclusão e/ou situação da demanda, logo após, a atuação do Departamento de Manutenção - DEMAN. Prazo mínimo para solicitação CAC/JUA 2 (dois) dias DEMAN 10 (dez) dias - esse prazo pode aumentar e/ou diminuir, vai depender da disponibilidade de recursos financeiros, materiais e humanos. Prioridades no atendimento: Demandas vinculadas as atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado via (cacjua@univasf.edu.br). No caso de alteração, deverá justificar e acrescentar mais informações sobre a demanda. Informações Complementares: Casos especiais relacionados a serviço e manutenção devem ser discutidos/esclarecidos junto à chefia imediata do demandante e/ou Coordenação Administrativa do Campus-CAC/JUA. A critério da Administração, outros procedimentos (normas, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. 113

114 Serviço 03: Postagem e remessa de correspondências, documentos e volumes. Descrição: É um serviço de envio e recebimento de correspondências, documentos e volumes. Base Legal: Contrato celebrado entre o Ministério da Educação e os Correios ECT 74/2010 MEC. Público-Alvo: Servidores lotados no Campus Procedimentos para solicitação do serviço: O demandante deverá entregar o(s) documento(s) e/ou correspondência(s) com todas as informações necessárias para a postagem: nome completo do destinatário, endereço completo, instituição, AR,etc. em envelope, ou embalagem adequada na Coordenação Administrativa do Campus - CAC/JUA Análise da Solicitação: - A Coordenação Administrativa do Campus analisará a correspondência. E, constatando inconformidades, devolvê-la-á ao demandante. - Constatada a conformidade a Coordenação Administrativa do Campus tomará as providências administrativas necessárias para a postagem. Prazo para atendimento: 02 dias Procedimentos para alteração ou cancelamento: Qualquer alteração e/ou cancelamento deverá ser comunicado o mais breve possível a Coordenação Administrativa do Campus-CAC.JUA. Responsabilidade quanto à utilização do serviço: Cabe a todos os servidores, que utilizam os serviços de correio oferecidos pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos - ECT, manter um controle criterioso sobre as modalidades de expedição, optando sempre pelo serviço alternativo ou menos oneroso, desde que não haja prejuízo à segurança e/ou prazo para entrega. Informações complementares: O demandante deverá obedecer aos limites de peso, dimensões e outros estabelecidos pela EBCT. 114

115 Coordenação Administrativa de Campus Ciências Agrárias Endereço: Rodovia BR 407, km 12- Lote 543- Projeto de irrigação Senador Coelho, S/N C1- CEP Petrolina-PE, Campus da UNIVASF de Ciências Agrárias Telefone: (87) Horário de Atendimento: 07:00h às 12:00h e das 13:00h às 16:00h Equipe: Servidor Marinaldo Carvalho Romão e uma equipe contratada composta por: 01 recepcionista, 01 jardineiro, 27 auxiliares de limpeza e 20 vigilantes. 115

116 Compromissos com o atendimento SECAD Proporcionar o bem estar e o pronto atendimento as demandas gerais do campus, como, manter as condições de limpeza, agendamento e suporte a aulas e atividades acadêmicas, realizar a vigilância e segurança do campus, bem como permitir o acesso tranquilo e com informações suficientes aos ambientes acadêmicos e administrativos. Forma de monitoramento dos compromissos com o atendimento Averiguar e avaliar constantemente o cumprimento dos compromissos assumidos, visando promover a melhoria contínua dos serviços oferecidos. 116

117 SERVIÇOS Serviço 01: Reserva de espaço físico Descrição: É um serviço que tem como objetivo otimizar a utilização das dependências/instalações do Campus da UNIVASF. Público-Alvo: Comunidade acadêmica da UNIVASF e comunidade externa. Espaços disponíveis 1. Laboratório de informática Laboratório com capacidade para 28 (vinte e oito) lugares, com computadores e climatização. 2. Sala de aula Salas com capacidade para 40 (quarenta) lugares, quadro magnético e climatização. E 02 salas de núcleo temático com capacidade para 80 pessoas. Procedimentos para solicitação do serviço: Consultar disponibilidade, junto a Coordenação Administrativa do Campus. - Deverá ser agendado brevemente por memorando (ou oficio, se for o caso) ou (caccca@univasf.edu.br) Análise da Solicitação: A Coordenação Administrativa do Campus analisará a solicitação, se necessário, será verificado a demanda solicitada in colo. Constatando que apresente inconformidades devolvê-la-á ao demandante. -Constatada a demanda (necessidade/urgência) a Coordenação fará solicitação ao setor responsável para providências (Departamento de Manutenção- DEMAN). -Comunicação formal ao solicitante sobre a conclusão e/ou situação da demanda, logo após, a atuação do Departamento de Manutenção- DEMAN. Prazo para atendimento: 01 (um) dia útil 117

118 Prioridades no atendimento: Demandas vinculadas as atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado por memorando (ou oficio, se for o caso) ou (caccca@univasf.edu.br). No caso de alteração, deverá ser justificado e apenas será efetivada se houver disponibilidade. Informações Complementares: Casos especiais relacionados a serviços e manutenção devem ser discutidos/esclarecidos junto à Coordenação Administrativa do Campus responsabilidade de seu proprietário. A critério da Administração, outros procedimentos (normais, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. 118

119 Serviço 02: Utilização de veículos oficiais Descrição: É um serviço que tem como objetivo viabilizar o deslocamento de servidores, convidados, colaboradores eventuais e discentes do Campus. Público-Alvo: Comunidade acadêmica interna da UNIVASF Veículos Disponíveis Veículo Quantidade Capacidade (lugares) Caminhonete 01 (uma) 05 (cinco) Automóvel 01(um) 05 (cinco) Micro-ônibus 01 (um) 26 (vinte e seis)-deslocamento de alunos- Bloco antigo/bloco novo de salas de aula Procedimentos para solicitação do serviço: Consultar disponibilidade, junto a Coordenação Administrativa do Campus. Análise da Solicitação: A Chefia máxima do setor analisará a solicitação. Prazo mínimo para solicitação 1. Atividades administrativas 1.1 Deslocamento Local 01 (um) dia 1.2 Deslocamento Intermunicipal/interestadual 03 (Três) dias 2. Atividades vinculadas ao Ensino (Graduação e Pós-graduação), à Pesquisa, à Inovação e à Extensão não previstas nos PUDs das disciplinas. 2.1 Deslocamento Local 02 (dois) dias 2.2 Deslocamento Intermunicipal/interestadual 03 (três) dias 3. Atividades vinculadas ao ensino (Graduação) -previstas nos PUDs das Disciplinas. 3.1 Deslocamento Local Durante o semestre letivo 3.2 Deslocamento Intermunicipal/interestadual Durante o semestre letivo 119

120 Prioridades no atendimento: As atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado o mais breve possível via (caccca@univasf.edu.br). No caso de alteração, deverá ser justificado e apenas será efetivada se houver disponibilidade. Responsabilidade quanto à utilização do veículo: Do condutor do veículo: 1) Preencher o formulário, controle de deslocamento, em todas as conduções de veículo que efetuar. 2) Verificar as condições externas e internas do veículo antes de sua utilização. Observando qualquer avaria comunicar imediatamente. 3) Observar e atentar para que a utilização do veículo seja feita sempre segundo suas características técnicas e boas condições mecânicas e de conservação, inclusive com relação à existência da documentação regular e a presença dos equipamentos de segurança obrigatórios, sempre antes da realização de qualquer atividade. 4) Comunicar prontamente os defeitos mecânicos observados no veículo utilizado. 5) Nas situações de acidentes ou colisões, cabe ao condutor solicitar o comparecimento da autoridade de trânsito ou da perícia, se for o caso, para lavrar o correspondente Boletim de Ocorrência. O comparecimento da autoridade de trânsito deverá ser solicitada mesmo que o outro veículo envolvido tenha cobertura de seguro de responsabilidade civil facultativo ou que seu condutor se declare culpado pelo acidente. 6) Se incorrer em infrações de trânsito, caberá ao condutor infrator assumir os encargos decorrentes, tanto os de natureza financeira como os legais. 7) Os condutores respondem administrativamente pelas faltas que porventura venham a praticar e sujeitam-se ao ressarcimento à Instituição e/ou a terceiros pelos prejuízos causados pela condução negligente ou imprudente, sem prejuízo de outras responsabilizações. 8) É dever do condutor zelar com o máximo empenho pela conservação dos veículos sob sua responsabilidade, inclusive cuidando de sua limpeza. 9) É responsabilidade do condutor verificar se o combustível que o veículo possui é suficiente para o deslocamento que vai fazer. Se não, o mesmo deve ser abastecido. Dos usuários: 1) Obediência aos horários estabelecidos para o atendimento de sua demanda; 2) A utilização do veículo com a compostura esperada, evitando tumultos ou desordens que possam causar qualquer dano, seja no próprio veículo ou no de terceiros; 3) A não-indução ou concordância com o uso indevido do veículo; 4) O respeito e trato com cordialidade e gentileza para com o condutor, visto ser este o responsável pelo veículo. 5) O usuário deverá comunicar, prontamente, quaisquer irregularidades cometidas pelo condutor durante a realização da atividade. Informações Complementares: É proibido o uso de veículo oficial para 120

121 o atendimento de interesses particulares, sob quaisquer pretextos, incluindo caronas, transporte de objetos, etc. Durante a utilização do veículo oficial, é vetado o transporte de pessoas ou cargas com finalidades alheias àquelas explicitadas no documento de solicitação. Na hipótese de serem causados danos ao patrimônio da UNIVASF, decorrentes da ação dos participantes, deverá haver o ressarcimento. As orientações pertinentes constam em procedimento administrativo próprio. A critério da Administração, outros procedimentos (normas, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. 121

122 Serviço 03: Solicitação de serviço e manutenção Descrição: É uma atividade que tem como objetivo viabilizar, junto ao departamento de Manutenção, o atendimento aos serviços nas áreas de eletricidade, pintura, hidráulica, marcenaria, refrigeração e alvenaria. Visando a manutenção preventiva e corretiva nas instalações prediais e na estrutura de climatização dos diversos ambientes que compõem cada setor do campus. Público-Alvo: Servidores lotados no Campus Procedimentos para solicitação do serviço - O demandante deverá enviar memorando e/ou (caccca@univasf.edu.br), descrevendo e detalhando o máximo possível a demanda. Análise da Solicitação: A Coordenação Administrativa de Campus analisará a solicitação, se necessário, será verificado a demanda solicitada in loco. Constatando que apresente inconformidades, devolvê-la-á ao demandante. - Constatada a demanda (necessidade/urgência) a Coordenação fará solicitação ao setor responsável para providências (Departamento de Manutenção-DEMAN). - Comunicação formal ao solicitante sobre a conclusão e/ou situação da demanda, logo após, a atuação do Departamento de Manutenção - DEMAN. Prazo para atendimento: CAC/CCA 2 (dois) dias DEMAN 10 (dez) dias - esse prazo pode aumentar e/ou diminuir, vai depender da disponibilidade de recursos financeiros, materiais e humanos. Prioridades no atendimento: Demandas vinculadas as atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado via memorando ou (caccca@univasf.edu.br). No caso de alteração, deverá justificar e acrescentar mais informações sobre a demanda. Informações complementares: Casos especiais relacionados a serviço e manutenção devem ser discutidos/esclarecidos junto à chefia imediata do de- 122

123 mandante e/ou Coordenação Administrativa do Campus. A critério da Administração, outros procedimentos (normas, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. 123

124 Coordenação Administrativa de Campus São Raimundo Nonato - PI cacsrn@univasf.edu.br Endereço: Rua João Ferreira dos Santos, s/n Bairro Campestre São Raimundo Nonato-PI, CEP: , Campus da UNIVASF de São Raimundo Nonato Telefone: (89) Horário de Atendimento: 08:00h às 12:00h e das 14:00h às 18:00h Equipe: Paulo Oliveira Silva e Angélica Maria de Vasconcelos Azevedo 124

125 Compromissos com o atendimento A Coordenação Administrativa do Campus compromete-se a tornar cada vez mais eficiente e eficaz a prestação de serviços ao cidadão/usuário, atendendo sempre de forma cortês, respeitosa e atenciosa. Pautada nos princípios constitucionais que regem a administração pública. Forma de monitoramento dos compromissos com o atendimento Averiguar e avaliar constantemente o cumprimento dos compromissos assumidos, visando promover a melhoria contínua dos serviços oferecidos. 125

126 SERVIÇOS Serviço 01: Reserva de espaço físico Descrição: É um serviço que tem como objetivo otimizar a utilização das dependências/instalações do Campus da UNIVASF de São Raimundo Nonato-PI. Público-Alvo: Comunidade acadêmica da UNIVASF e comunidade externa. Espaços disponíveis: 1. Auditório (Em construção) 2. Laboratório de informática Laboratório com capacidade para 16 (dezesseis) lugares, com computadores e climatização. 3. Sala de aula Salas com capacidade para 40 (quarenta) lugares, quadro magnético e climatização. Procedimentos para solicitação do serviço: - Consultar disponibilidade, junto a Coordenação Administrativa do Campus-CAC/SRN. - Deverá ser agendado brevemente por memorando (ou oficio, se for o caso) ou (cacsrn@univasf.edu.br) Análise da Solicitação- Análise da solicitação (Deferimento/ Indeferimento) Deferimento: - Comunicação formal ao solicitante - Assinatura de Termo de Compromisso de Reserva de Espaço. Indeferimento: - A Coordenação Administrativa do Campus analisará a solicitação, caso seja(m) constatada(s), inconformidade(s), será devolvida ao solicitante. - Comunicação formal ao solicitante. 126

127 Prazo mínimo para solicitação: 07 (sete) dias úteis Prioridades no atendimento: As atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado imediatamente por memorando (ou oficio, se for o caso) ou (cacsrn@ univasf.edu.br). No caso de alteração, deverá ser justificado e apenas será efetivada se houver disponibilidade. Responsabilidade quanto à utilização dos espaços- Quaisquer danos ou avarias decorrentes da má utilização do espaço físico serão de inteira responsabilidade do solicitante, bem como o ônus de sua reparação. Informações Complementares: Quando o espaço for cedido para realização de eventos de órgãos e/ou instituições externas, os mesmos deverão observar: 1) A Coordenação Administrativa do Campus não dispõe de funcionário para apoio logístico em eventos. Por isso, o solicitante deverá trazer seus recursos, bem como um técnico para a instalação de seus equipamentos e apoio logístico até o final do evento. 2) Não é de responsabilidade da Coordenação o fornecimento de água, café, copos descartáveis, material impresso, fotocópias e ligações telefônicas, sendo de inteira responsabilidade dos organizadores do evento. 3) A Coordenação Administrativa do Campus não se responsabiliza por perda ou esquecimento de objetos pessoais nas dependências do Campus, sendo de inteira responsabilidade de seu proprietário. A critério da Administração, outros procedimentos (normais, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. 127

128 Serviço 02: Utilização de veículos oficiais Descrição- É um serviço que tem como objetivo viabilizar o deslocamento de servidores, convidados, colaboradores eventuais e discentes do Campus da UNIVASF de São Raimundo Nonato-PI. Público-Alvo: Comunidade acadêmica interna da UNIVASF Veículos Disponíveis: Veículo Quantidade Capacidade (lugares) Caminhonete 02 (duas) 05 (cinco) Ônibus 01 (um) 42 (quarenta e dois) Micro-ônibus 01 (um) 26 (vinte e seis) Procedimentos para solicitação do serviço: Consultar disponibilidade, junto a Coordenação Administrativa do Campus-CAC/SRN. - O demandante enviará memorando, anexando o Formulário de Requisição de Veículo, e a listagem dos participantes, à Coordenação do Colegiado (docente/discente) e/ou chefe do setor (técnico-administrativo). Análise da Solicitação: A Chefia máxima do setor ou a Coordenação do Colegiado analisará a solicitação. Constatando que apresente inconformidades, devolvê-la-á ao demandante. Caso, não apresente inconformidades, encaminhará à Coordenação Administrativa do Campus-CAC. - A Coordenação Administrativa do Campus analisará a solicitação. Constatando que apresenta inconformidades, devolvê-la-á ao setor de origem. Caso, não apresente inconformidades, tomará às providências necessárias. - Comunicação formal ao solicitante. - Assinatura de Termo de Responsabilidade. - Comprovantes de trabalhos aceitos e/ou inscrição no evento, se for o caso. Prazo mínimo para solicitação: 1. Atividades administrativas 1.1 Deslocamento Local - 10 (dez) dias 1.2 Deslocamento Intermunicipal/ interestadual - 15 (quinze) dias 2. Atividades vinculadas ao Ensino (Graduação e Pós-graduação), à Pes- 128

129 quisa, à Inovação e à Extensão não previstas nos PUDs das disciplinas. 2.1 Deslocamento Local - 15 (quinze) dias 2.2 Deslocamento Intermunicipal/interestadual - 35 (trinta) dias 3. Atividades vinculadas ao ensino (Graduação) previstas nos PUDs das Disciplinas. 3.1 Deslocamento Local- Início de cada semestre Letivo 3.2 Deslocamento Intermunicipal/interestadual - Início de cada semestre Letivo Prioridades no atendimento: As atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado o mais breve possível via memorando ou (cacsrn@univasf.edu.br). No caso de alteração, deverá ser justificado e apenas será efetivada se houver disponibilidade. Responsabilidade quanto à utilização do veículo: Do condutor do veículo: 1) Preencher o formulário, controle de deslocamento, em todas as conduções de veículo que efetuar. 2) Verificar as condições externas e internas do veículo antes de sua utilização. Observando qualquer avaria comunicar imediatamente. 3) Observar e atentar para que a utilização do veículo seja feita sempre segundo suas características técnicas e boas condições mecânicas e de conservação, inclusive com relação à existência da documentação regular e a presença dos equipamentos de segurança obrigatórios, sempre antes da realização de qualquer atividade. 4) Comunicar prontamente os defeitos mecânicos observados no veículo utilizado. 5) Nas situações de acidentes ou colisões, cabe ao condutor solicitar o comparecimento da autoridade de trânsito ou da perícia, se for o caso, para lavrar o correspondente Boletim de Ocorrência. O comparecimento da autoridade de trânsito deverá ser solicitada mesmo que o outro veículo envolvido tenha cobertura de seguro de responsabilidade civil facultativo ou que seu condutor se declare culpado pelo acidente. 6) Se incorrer em infrações de trânsito, caberá ao condutor infrator assumir os encargos decorrentes, tanto os de natureza financeira como os legais. 7) Os condutores respondem administrativamente pelas faltas que porventura venham a praticar e sujeitam-se ao ressarcimento à Instituição e/ou a terceiros pelos prejuízos causados pela condução negligente ou imprudente, sem prejuízo de outras responsabilizações. 8) É dever do condutor zelar com o máximo empenho pela conservação dos veículos sob sua responsabilidade, inclusive cuidando de sua limpeza. 9) É responsabilidade do condutor verificar se o combustível que o veículo possui é suficiente para o deslocamento que vai fazer. Se não, o mesmo deve ser abastecido. 129

130 Dos usuários: 1) Obediência aos horários estabelecidos para o atendimento de sua demanda; 2) A utilização do veículo com a compostura esperada, evitando tumultos ou desordens que possam causar qualquer dano, seja no próprio veículo ou no de terceiros; 3) A não-indução ou concordância com o uso indevido do veículo; 4) O respeito e trato com cordialidade e gentileza para com o condutor, visto ser este o responsável pelo veículo. 5) O usuário deverá comunicar, prontamente, quaisquer irregularidades cometidas pelo condutor durante a realização da atividade. Informações Complementares É proibido o uso de veículo oficial para o atendimento de interesses particulares, sob quaisquer pretextos, incluindo caronas, transporte de objetos, etc. Durante a utilização do veículo oficial, é vetado o transporte de pessoas ou cargas com finalidades alheias àquelas explicitadas no documento de solicitação. Na hipótese de serem causados danos ao patrimônio da UNIVASF, decorrentes da ação dos participantes, deverá haver o ressarcimento. As orientações pertinentes constam em procedimento administrativo próprio. A critério da Administração, outros procedimentos (normas, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. 130

131 Serviço 03: Solicitação de serviço e manutenção Descrição: É uma atividade que tem como objetivo viabilizar, junto ao departamento de Manutenção, o atendimento aos serviços nas áreas de eletricidade, pintura, hidráulica, marcenaria, refrigeração e alvenaria. Visando a manutenção preventiva e corretiva nas instalações prediais e na estrutura de climatização dos diversos ambientes que compõem cada setor do campus. Público-Alvo: Servidores lotados no Campus Procedimentos para solicitação do serviço: O demandante deverá enviar memorando e/ou (cacsrn@univasf.edu.br), descrevendo e detalhando o máximo possível a demanda. Análise da Solicitação: A Coordenação Administrativa de Campus analisará a solicitação, se necessário, será verificado a demanda solicitada in loco. Constatando que apresente inconformidades, devolvê-la-á ao demandante. - Constatada a demanda (necessidade/urgência) a Coordenação fará solicitação ao setor responsável para providências (Departamento de Manutenção-DEMAN). - Comunicação formal ao solicitante sobre a conclusão e/ou situação da demanda, logo após, a atuação do Departamento de Manutenção - DEMAN. Prazo para atendimento: CAC/SRN 2 (dois) dias DEMAN 10 (dez) dias - esse prazo pode aumentar e/ou diminuir, vai depender da disponibilidade de recursos financeiros, materiais e humanos. Prioridades no atendimento: Demandas vinculadas as atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado via memorando ou (cacsrn@univasf.edu.br). No caso de alteração, deverá justificar e acrescentar mais informações sobre a demanda. Informações complementares: Casos especiais relacionados a serviço e manutenção devem ser discutidos/esclarecidos junto à chefia imediata do demandante e/ou Coordenação Administrativa do Campus-CAC/SRN. 131

132 A critério da Administração, outros procedimentos (normas, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. 132

133 Serviço 04: Postagem e remessa de correspondências, documentos e volumes. Descrição: É o tradicional serviço de correspondência postal, ofertado ao mercado exclusivamente pelos Correios. É um meio de comunicação (serviço) destinado à postagem de correspondências, documentos e volumes. Base Legal: Contrato celebrado entre o Ministério da Educação e os Correios ECT 74/2010 MEC. Público-Alvo: Servidores lotados no Campus Procedimentos para solicitação do serviço: O demandante deverá entregar o(s) documento(s) e/ou correspondência(s) com todas as informações necessárias para a postagem: nome completo do destinatário, endereço completo, instituição, etc.,) O(s) documento(s) e/ou correspondência(s) deverão ser entregue(s), em envelope, na Coordenação Administrativa do Campus-CAC/SRN. Providência e análise da solicitação: A Coordenação Administrativa do Campus analisará a solicitação. -Constatando que apresente inconformidades, devolvê-la-á ao demandante. - Constatada a demanda a Coordenação Administrativa de Campus tomará as providências administrativas necessárias para a postagem. Prazo para atendimento: 2 (dois) dias 133

134 Responsabilidade quanto à utilização do serviço: Cabe a todos os servidores, que utilizam os serviços de correio oferecidos pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos - ECT, manter um controle criterioso sobre as modalidades de expedição, optando sempre pelo serviço alternativo ou menos oneroso, desde que não haja prejuízo à segurança e/ou prazo para entrega. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Qualquer alteração e/ou cancelamento deverá ser comunicado o mais breve possível a Coordenação Administrativa do Campus-CAC/SRN. Informações complementares: O demandante deverá obedecer aos limites de peso, dimensões e outros estabelecidos pela EBCT. A critério da Administração, outros procedimentos (normas, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. 134

135 COORDENAÇÃO DE ADMINISTRAÇÃO DA FAZENDA- -CCA Endereço: Rodovia BR 407, km 12 Lote 543 Projeto de Irrigação Senador Nilo Coelho, s/nº C1 CEP Petrolina-PE, Campus de Ciências Agrárias da UNIVASF Telefone: (89) Horário de Atendimento: 08:00h às 12:00h e das 13:00h às 17:00h Equipe: Augusto Henryque Costa Valdenice Felix da Silva Ana Paula Pereira Fernanda Gomes 135

136 Compromissos com o atendimento A Coordenação Administrativa da Fazenda compromete-se a tornar cada vez mais eficiente e eficaz a prestação de serviços a comunidade acadêmica, atendendo sempre de forma cortês, respeitosa e atenciosa. Pautada nos princípios constitucionais que regem a administração pública. Forma de monitoramento dos compromissos com o atendimento Averiguar e avaliar constantemente o cumprimento dos compromissos assumidos, visando promover a melhoria contínua dos serviços oferecidos. 136

137 SERVIÇOS Serviço 01: Solicitação de aulas práticas e experimentos/setor de produção Animal Descrição: É um serviço que tem como objetivo apoiar as atividades de ensino, pesquisa e extensão na área de produção animal. Público-Alvo: Comunidade acadêmica da UNIVASF. Procedimentos para solicitação do serviço: - Enviar formulário de solicitação (anexo 1) preenchido via cofaz@ univasf.edu.br no mínimo 48 horas (aulas práticas) e 07 dias úteis (experimento) antes do serviço. Consultar disponibilidade, junto a Coordenação Administrativa da fazenda COFAZ/CCA. Análise da Solicitação: Análise da solicitação (Deferimento/ Indeferimento) Deferimento: - Comunicação formal ao solicitante via . Indeferimento: - A Coordenação Administrativa da Fazenda analisará a solicitação, caso seja(m) constatada(s), inconformidade(s), será devolvida ao solicitante. - Comunicação formal ao solicitante. Prazo mínimo para solicitação: 2 (dois) dias úteis (aulas práticas) 07 (sete) dias úteis (experimentos) Prioridades no atendimento: As atividades de ensino terão prioridade Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado imediatamente por . No caso de alteração, deverá ser justificado e apenas será efetivada se houver disponibilidade. Responsabilidade quanto à utilização dos espaços: Quaisquer danos ou avarias decorrentes da má utilização do espaço físico/equipamentos serão de inteira responsabilidade do solicitante, bem como o ônus de sua reparação. 137

138 Informações Complementares: Os materiais e insumos utilizados nas aulas práticas são de responsabilidade do solicitante. Quando na realização de procedimentos cirúrgicos ou quaisquer atividades que exijam a utilização de medicamentos e tratamentos posteriores são de responsabilidade do solicitante, bem como solicitação formal de serviço técnico pós-operatório para o Médico Veterinário atuante. Quando na realização de aulas e experimentos a solicitação deve vir acompanhada, caso necessário, do parecer do Comitê de Ética em Estudos e Pesquisas. A critério da Administração, outros procedimentos (normais, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. 138

139 Serviço 02: Solicitação de aulas práticas/setor de produção Vegetal Descrição: É um serviço que tem como objetivo apoiar as atividades de ensino, pesquisa e extensão na área de produção Vegetal. Público-Alvo: Comunidade acadêmica da UNIVASF. Procedimentos para solicitação do serviço: - Enviar formulário de solicitação (anexo 1) preenchido via cofaz@univasf.edu.br no mínimo 07 dias úteis (aulas práticas) e 30 dias(experimento) antes do serviço. Consultar disponibilidade, junto a Coordenação Administrativa da fazenda COFAZ/CCA. Análise da Solicitação: Análise da solicitação (Deferimento/ Indeferimento) Deferimento: - Comunicação formal ao solicitante via . Indeferimento: - A Coordenação Administrativa da Fazenda analisará a solicitação, caso seja(m) constatada(s), inconformidade(s), será devolvida ao solicitante. - Comunicação formal ao solicitante. Prazo mínimo para solicitação: 07 (sete) dias úteis (aulas práticas) 30 (trinta) dias (experimentos) Prioridades no atendimento: As atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado imediatamente por . No caso de alteração, deverá ser justificado e apenas será efetivada se houver disponibilidade. Responsabilidade quanto à utilização do veículo: Quaisquer danos ou avarias decorrentes da má utilização do espaço físico/equipamentos serão de inteira responsabilidade do solicitante, bem como o ônus de sua reparação. Informações Complementares: Os materiais e insumos utilizados nas aulas prá- 139

140 ticas são de responsabilidade do solicitante. Quando na realização de implantação de culturas vegetais ou quaisquer atividades que exijam a utilização de insumos agrícolas e tratamentos posteriores são de responsabilidade do solicitante, bem como solicitação formal de serviço para o técnico responsável. Quando na realização de aulas e experimentos a solicitação deve vir acompanhada, caso necessário, do parecer do Comitê de Ética em Estudos e Pesquisas. A critério da Administração da Fazenda, outros procedimentos (normais, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. 140

141 Serviço 03: Solicitação de entrada e saída de animais no Setor de produção Animal Descrição: É uma atividade que tem como objetivo viabilizar, junto ao corpo técnico da Coordenação Administrativa da Fazenda a otimização e controle da entrada e saída de animais do Setor de Produção Animal. Público-Alvo: Comunidade acadêmica do Campus Procedimentos para solicitação do serviço: O demandante deverá enviar memorando e/ou (cofaz@univasf.edu. br), com o requerimento (anexo 2) preenchido com todas as informações necessárias. Análise da Solicitação: Análise da solicitação (Deferimento/ Indeferimento) Deferimento: - Comunicação formal ao solicitante via . Indeferimento: - A Coordenação Administrativa da Fazenda analisará a solicitação, caso seja(m) constatada(s), inconformidade(s), será devolvida ao solicitante. - Comunicação formal ao solicitante. Prazo para solicitação: 03 (três) dias úteis Prioridades no atendimento: Demandas vinculadas as atividades de ensino terão prioridade. Procedimentos para alteração ou cancelamento: Deverá ser comunicado via memorando ou (cofaz@univasf.edu.br). No caso de alteração, deverá justificar e acrescentar mais informações sobre a demanda. Informações complementares: Os materiais e insumos utilizados na manutenção dos referidos animais são de responsabilidade do solicitante. Quando na entrada de animais permanentes no rebanho da UNIVASF os insumos (alimentação e medicamentos) utilizados na manutenção dos referidos 141

142 semoventes deverá ser solicitada com antecedência no sistema de Levantamento de demandas Setoriais-LeDS no ano anterior ao da entrada do rebanho. Bem como solicitação formal de serviço técnico para acompanhamento do rebanho. A critério da Administração, outros procedimentos (normais, orientações, etc.,) poderão ser observados e/ou solicitados ao demandante. Todas as solicitações devem vir acompanhadas da Guia de Trânsito Animal (GTA) expedida pelo órgão competente (ADAGRO) e atestado de sanidade animal. 142

143 Comissão Permanente de Licitação - CPL/ UNIVASF cpl@univasf.edu.br Endereço: Avenida José de Sá Maniçoba, s/nº Centro Petrolina / PE CEP: Localização: 2º andar da reitoria da UNIVASF Telefone: (87) Horário de atendimento: 08hs00 às 12hs00 e das 14hs00 às 17hs00. Equipe: Leone Coelho Bagagi, Roberto Rivellino Almeida de Miranda, Humberto Carlos Guimarães Pereira Neto, Roberto Cesar Ferreira Silva, Antonio Sabino da Silva Filho. 143

144 Compromissos com o atendimento SECAD Atendimento prioritários às atividades finalísticas da UNIVASF (ensino, pesquisa e extensão); atenção, respeito e a cortesia no tratamento a ser dispensado aos usuários e servidores; os prazos estabelecidos serão acompanhados com o objetivo de minimizar o tempo máximo estabelecido das Cartas de Serviços; Os meios de comunicação será o específico da CPL/UNIVASF, as reclamações poderão ser encaminhadas ao da CPL/UNIVASF para atendimento e resposta, os servidores serão identificados por meio de Crachas Funcionais de Identificação. Forma de monitoramento dos compromissos com o atendimento Estabelecimento de sistema de agendamento eletrônico com acompanhamento dos prazos estabelecidos na carta de serviços, conhecer a opinião dos usuários por meio de aplicação de avaliações de satisfação dos usuários, medindo assim, o nível de cumprimento externo dos padrões de serviços. 144

145 SERVIÇOS Serviço 01: Procedimentos licitatórios internos e externos relativos a obras e serviços de engenharia de concessão de uso de área física da UNIVASF. Base legal: Lei 8.666/93 e alterações posteriores. Público-alvo: Órgãos internos da UNIVASF, que atuam como demandantes. Requisitos necessários à legitimação da solicitação: Pró-Reitorias, Secretarias e Assessorias Especiais. Informações necessárias à solicitação de cada serviço: O demandante deve apresentação a solicitação expressa do setor requisitante interessado, com indicação de sua necessidade. Aprovação da autoridade competente para início do processo licitatório, devidamente motivada e analisada sob a ótica da oportunidade, conveniência e relevância para o interesse público. Documentos necessários à solicitação de cada serviço FASE INTERNA: Autuação do processo correspondente, que deverá ser protocolizado e numerado. Apresentação de programa de necessidades e o terreno ou espaço (no caso de obras e serviços de engenharia) Elaboração da especificação do objeto, de forma precisa, clara e sucinta, com base em projeto básico ou em termo de referência apresentado. Estimativa do valor da contratação, por comprovada pesquisa de mercado, em pelo menos três fornecedores do ramo correspondente ao objeto da licitação. Indicação dos recursos orçamentários para fazer face à despesa. Verificação da adequação orçamentária e financeira, em conformidade com a Lei de Responsabilidade Fiscal, quando for o caso. Elaboração de projeto executivo. Definição da modalidade e do tipo de licitação a serem adotadas. Edital e respectivos anexos. 145

146 Comprovante de publicações do edital resumido ou a entrega do convite. Ato de designação da comissão de licitação e da equipe de apoio. Pareceres técnicos ou jurídicos emitidos sobre a licitação, dispensa ou inexigibilidade. Demais documentos relativos à licitação. O processo administrativo deve ter todas as folhas/páginas numeradas sequencialmente e rubricadas. Datas dos documentos constantes no processo devem estar em ordem cronológica. FASE EXTERNA Publicação resumida do Ato Convocatório. Prazos de divulgação do Ato Convocatório. Contagem de Prazos. Participação da Licitação. Recebimento dos Envelopes. Representante Legal/Credenciamento. Habilitação/Desabilitação dos licitantes. Julgamento das propostas. Desclassificação das Propostas. Homologação e Adjudicação. Revogação ou Anulação de Licitação.? Locais e formas de solicitação de cada serviço: Solicitação dirigida à Chefia imediata e autorização da autoridade máxima, abertura do processo e providenciar a juntada dos documentos e procedimentos legais. Formas de prestação do serviço: Via processo. Prazo mínimo para solicitação do serviço: 90 (noventa) dias. Prazo máximo para solicitação do serviço: 120 (cento e vinte) dias. O que o setor faz para gerenciar o cumprimento dos prazos oferecidos: Cronograma de atividades e agendamento eletrônico. Formas de comunicação com o solicitante do serviço: Através de Memorandos e/ou s. Responsabilidades que o solicitante do serviço deve assumir: Prestar informações e acompanhar todas as etapas do procedimento licitatório, conforme 146