Equipa Técnica: João Leal Manuel Monge Olga Santiago Anabela Fonseca

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2 Coordenação: Conselho para a Avaliação e Qualidade Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos Instituto Politécnico de Beja Rua Pedro Soares, s/n BEJA Equipa Técnica: João Leal Manuel Monge Olga Santiago Anabela Fonseca IPBeja/Maio de 0

3 IPBEJA SERVIÇOS ACADÉMICOS I Manual de Procedimentos ÍNDICE. INTRODUÇÃO NOTA DE REALIZAÇÃO BREVE GLOSSÁRIO DOCUMENTAÇÃO INFORMAÇÃO EXTERNA PARA PREPARAÇÃO DO ANO LECTIVO CURSOS EM FUNCIONAMENTO CALENDÁRIO ESCOLAR Calendário Escolar de Avaliação ACTUALIZAÇÃO E DIVULGAÇÃO DA INFORMAÇÃO A DISPONIBILIZAR AOS INTERESSADOS APROVAÇÃO DA CRIAÇÃO DE NOVOS CURSOS ALTERAÇÃO DE PLANO DE ESTUDOS ALTERAÇÃO DO NOME DO CURSO CRIAÇÃO DE TURMAS REGIMES DE ACESSO/INGRESSO CONCURSO NACIONAL DE ACESSO REGIME DE REINGRESSO/ MUDANÇA DE CURSO E TRANSFERÊNCIA (PORTARIA N..º 40/007) CONCURSOS ESPECIAIS MAIORES DE ANOS, TITULARES CURSOS SUPERIORES, CURSOS MÉDIOS OU DE UM DET REGIMES ESPECIAIS REGISTO DO ESTUDANTE MATRÍCULA/INSCRIÇÃO MATRÍCULA/INSCRIÇÃO (.ª VEZ) TRANSFERÊNCIA OFICIOSA INSCRIÇÃO ANULAÇÃO DE MATRÍCULA/INSCRIÇÃO Anulação de Matrícula/Inscrição...

4 .4.. Anulação de Inscrição em Unidades Curriculares.... TIPOS DE ESTUDANTES ESTUDANTE NORMAL ESTUDANTE BOLSEIRO ESTUDANTE TRABALHADOR ESTUDANTE Prazos ESTUDANTE AGENTE DESPORTIVO DE ALTO RENDIMENTO ESTUDANTE PORTADOR DE DEFICIÊNCIA FÍSICA OU SENSORIAL ESTUDANTE EM SITUAÇÃO DE MATERNIDADE OU DE PATERNIDADE ESTUDANTES BOMBEIROS ESTUDANTE DIRIGENTE ASSOCIATIVO ESTUDANTE A TEMPO PARCIAL ESTUDANTE EXTERNO ESTUDANTES ERASMUS Estudantes ERASMUS a Frequentar Cursos do IPBEJA Estudantes do IPBeja a frequentar ERASMUS..... OUTRAS SITUAÇÕES Estudante com doença transmissível ou infecto-contagiosa Estudante com doença grave ou de recuperação prolongada HORÁRIOS E DSD AVALIAÇÃO ÉPOCA NORMAL ÉPOCA DE RECURSO / MELHORIA DE NOTA ÉPOCA TRABALHADOR ESTUDANTE ÉPOCA ESPECIAL (FINALISTAS) EXAMES AO ABRIGO DOS ESTATUTOS DE DIRIGENTE ASSOCIATIVO DECLARAÇÃO DE PRESENÇAS DOS ESTUDANTES EM MOMENTOS DE AVALIAÇÃO EMISSÃO DE DOCUMENTOS EXPORTAÇÃO/IMPORTAÇÃO DE PAUTAS ALTERAÇÃO DE NOTAS EM PAUTAS ALTERAÇÃO DE NOTAS EM PAUTAS JÁ IMPORTADAS PROPINAS... 47

5 . ELABORAÇÃO DE MAPAS/RELATÓRIOS CREDITAÇÃO DE COMPETÊNCIAS CORRESPONDÊNCIA ARQUIVO

6 . INTRODUÇÃO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DOS SA I Aos Serviços Académico I, para além dos actos e operações materiais ordinários próprios da sua actividade, compete em especial: Gestão do expediente relativo aos processos de matrículas, inscrições, transferências, mudanças de cursos e reingressos; Organização dos processos individuais dos alunos; Organização do movimento de entradas e saídas do expediente; Manter actualizado o arquivo da actividade escolar; Zelar pelo cumprimento das disposições legais e regulamentares aplicáveis. As principais funções dos Serviços Académicos I são: Proceder ao atendimento pessoal ao público e via internet, privilegiando, sempre que possível, a utilização das novas tecnologias; Dar execução a candidaturas, matrículas, inscrições em exames e requerimentos; Emitir de certidões de final de curso/certificados de habilitações, bem como de certidões de matrícula; Elaborar estatísticas de apoio ao funcionamento e demais trabalhos de idêntica natureza que facilitem o conhecimento da realidade dos Serviços Académicos. O presente manual constitui um documento de referência para os funcionários dos Serviços Académicos (de ora em diante também designado SA I), bem como a todos os Serviços/Gabinetes e utentes intervenientes, relativamente aos procedimentos a realizar. O documento encontra-se dividido em duas partes. A primeira, designada por Breve Glossário e Documentação, onde se específica o significado e conteúdo da nomenclatura 5

7 e da documentação, respectivamente, utilizada pelo Serviço, a qual é apresentada como anexo; e uma segunda, designada por procedimentos que consiste em clarificar o trabalho a ser desenvolvido pelos SA I. Ao longo do documento é apresentada uma descrição verbal dos procedimentos realizados bem como uma representação visual (fluxograma) dos mesmos. 6

8 . NOTA DE REALIZAÇÃO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DOS SA I O presente trabalho é o resultado de reuniões de análise realizadas entre a Coordenadora dos SA I e o Gabinete de Qualidade, Avaliação e de Procedimentos, com vista à identificação e levantamento dos circuitos, procedimentos e propostas no âmbito da realidade sentida no quotidiano dos Serviços. Assim, o resultado ora apresentado traduz o retrato fiel das relações internas existentes nos SA I, bem como das relações inter-serviços/gabinetes, em que o referido serviço desempenhe funções activas. Os Serviços Académicos I O Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos A Vice-Presidente do IPBeja (Dirigente Responsável) O Presidente do IPBeja Os Serviços de Académicos, / / O GQUAP, / / A Vice-Presidente do IPBeja, / / O Presidente do IPBeja, / / 7

9 . BREVE GLOSSÁRIO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DOS SA I CET CSD DET Cursos de Especialização Tecnológica Controle Sistema Docente Diploma de Especialização Tecnológica DGES Direcção Geral do Ensino Superior DR Diário da República ECTS European Credit Transfer and Accumulation System, i.e., Sistema Europeu de Acumulação e Transferência de Créditos ERASMUS Programa de apoio inter-universitário de mobilidade de estudantes e docentes do Ensino Superior, entre estados membros da União Europeia e estados associados ETE Estatuto de Trabalhador Estudante IPBeja Instituto Politécnico de Beja. PALOP Países Africanos de Língua Oficial Portuguesa RAIDES Inquérito ao Registo de Estudantes Inscritos e Diplomados do Ensino Superior SA I SAS Serviços Académicos Serviços de Acção Social 8

10 4. DOCUMENTAÇÃO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DOS SA I Lei n.º 46/86, de 4 de Outubro Lei de Bases do Sistema Educativo alterada pela Lei n.º 5/97, de 9 de Setembro e pela Lei n.º 49/005, de 0 de Agosto. Lei 7/009 de Fevereiro Lei do Código do Trabalho. Lei 05/009 de 4 de Setembro Lei que regulamenta e altera o Código do Trabalho. Portaria n.º 40/007 Aprova o Regulamento dos Regimes de Mudança de Curso, Reingresso e Transferência. Regulamento Interno o o o o o o Regulamento escolar interno, aplicável a todas as licenciaturas do Instituto Politécnico de Beja, sem prejuízo das disposições gerais e especiais, aplicáveis; Regulamento das provas especialmente adequadas destinadas a avaliar a capacidade para a frequência dos cursos superiores do Instituto Politécnico de Beja dos maiores de anos; Regulamento de Propinas em vigor no IPBeja, aplicável aos estudantes do.º Ciclo de estudos (Grau de Licenciado), do.º Ciclo (Grau de Mestre) e dos Cursos de Especialização Tecnológica (CET); Regulamento de Inscrições e Frequência em Regime de Tempo Parcial no IPBeja; Regulamento do Gabinete de Mobilidade e Cooperação do IPBeja; Regulamento para Creditação de Formações anteriormente obtidas. 9

11 5. INFORMAÇÃO EXTERNA PARA PREPARAÇÃO DO ANO LECTIVO 5.. CURSOS EM FUNCIONAMENTO. Durante o mês de Junho, a Presidência deverá informar os SA I sobre quais os cursos a funcionar no próximo ano lectivo (n.º de vagas propostas, provas de ingresso, novos cursos, alterações ocorridas nos cursos, tabelas de equivalência, quais os cursos e número de turmas, com indicação específica sobre as que funcionarão em pós-laboral). 5.. CALENDÁRIO ESCOLAR. Os SA I necessitam que durante o mês de Junho, seja disponibilizado o calendário escolar para o funcionamento do ano lectivo seguinte;. Esta informação será remetida pela presidência para os SA I Calendário Escolar de Avaliação. Os calendários das avaliações referentes ao.º semestre devem ser remetidos pelos Directores das Unidades Orgânicas para os SA I até ao dia 5 de Dezembro;. Os calendários das avaliações referentes ao.º semestre devem ser remetidos pelos Directores das Unidades Orgânicas para os SA I até ao dia 5 de Maio. 0

12 6. ACTUALIZAÇÃO E DIVULGAÇÃO DA INFORMAÇÃO A DISPONIBILIZAR AOS INTERESSADOS. A divulgação da informação é feita através da afixação em locais próprios sitos nas instalações do Instituto Politécnico de Beja, bem como divulgação na página de internet do serviço. 7. APROVAÇÃO DA CRIAÇÃO DE NOVOS CURSOS APROVAÇÃO DA CRIAÇÃO DE NOVOS CURSOS DGES Administrador Serviços Académicos I Inicio Publicação do Novo Curso em DR Conhecimento da Publicação em DR Envio de Cópia da Publicação em DR Pedido Código do Novo Curso Pedido Código do Novo Curso Atribuição Código do Novo Curso 4 4 Criação do Curso e Plano de Estudos na Base de Dados. Após aprovação da criação de Cursos e respectivo plano de estudos por parte do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior (DGES - Direcção Geral do

13 Ensino Superior), o Sr. Administrador do IPBeja envia cópia da publicação em Diário da República para os SA I;. Os SA I solicitam à DGES, o código do novo Curso;. Após ter sido atribuído o código ao novo curso, os SA I criam-no na base de dados, inserindo neste momento o Plano de Estudo correspondente, depois de publicação em DR. 8. ALTERAÇÃO DE PLANO DE ESTUDOS ALTERAÇÃO DE PLANO DE ESTUDOS Presidência IPB Serviços Jurídicos Serviços Académicos I Administrador Proposta Novo Plano de Estudos e Novo Plano Transição Aprovada Envio de Alteração P/ Publicação em DR Publicação em DR Plano de Transição + Cópia da Acta Conselho Técnico Cientifico Plano de Transição + Cópia da Acta Conselho Técnico Cientifico Conhecimento da Publicação em DR Cópia da Publicação em DR 4 Codificação das UC e Inserção na Base de Dados Novo Plano Estudos. Depois de aprovada pelos Órgãos Internos competentes, a proposta é enviada para a Presidência;. A Presidência envia a alteração do plano de estudos para os Serviços Jurídicos, os quais remetem para publicação em Diário da República, sendo a mudança do plano de transição acompanhado da cópia da acta do Conselho Técnico-Científico, onde consta a referida modificação, enviadas para os SA I;

14 . Após publicação em Diário da República o Sr. Administrador envia cópia da publicação para os SA I; 4. Os SA I codificam as Unidades Curriculares e inserem na base de dados o novo plano de estudos e o novo plano de equivalências, caso exista. 9. ALTERAÇÃO DO NOME DO CURSO ALTERAÇÃO DO NOME DO CURSO Presidência IPB Serviços Jurídicos Serviços Académicos I Administrador DGES Proposta Aprovada de Nova Denominação do Curso Proposta de Nova Denominação do Curso P/ Publicação em DR Publicação em DR Conhecimento da Publicação em DR Cópia da Publicação em DR 4 Solicitam Código Para o Novo Curso 5 Atribuição de Código Para o Novo Curso 5 Atribuição de Código Para o Novo Curso 5 Inserção na Base de Dados + Plano de Estudos + Plano Equivalências (caso se aplique). Depois de aprovada pelos Órgão Internos competentes, a proposta é enviada para a Presidência;

15 . A Presidência envia a proposta de alteração da denominação do curso para os Serviços Jurídicos os quais remetem para publicação em Diário da República;. Após publicação em Diário da República o Sr. Administrador envia cópia da publicação para os SA I; 4. Seguidamente os SA I solicitam à DGES, o código para o novo Curso; 5. Depois de ter sido atribuído o código ao novo curso, os SA I inserem-no na base de dados, seguido da criação do plano de estudos e caso se aplique, proceder-se-á à introdução do plano de equivalências. 0. CRIAÇÃO DE TURMAS. No momento de preparação do ano lectivo seguinte, em Maio/Junho, são criadas a totalidade das turmas de todos os cursos do Instituto Politécnico, de acordo com as indicações superiores anteriormente recebidas;. A definição de critérios para a criação de turmas está directamente ligada a questões relacionadas com regime diurno e pós-laboral, bem como com a Distribuição de Serviço Docente e com as necessidades específicas da realização de aulas teóricas e realização de aulas práticas. 4

16 . REGIMES DE ACESSO/INGRESSO.. CONCURSO NACIONAL DE ACESSO CONCURSO NACIONAL DE ACESSO DGES Presidência IPB Serviços de Tecnologias Informação e Comunicação Estudante Serviços Académicos I Inicio Informação Referente aos Candidatos Colocados Informação Referente aos Candidatos Colocados Ficheiro Com Informação Referente aos Candidatos Colocados Exportação e Inserção do Ficheiro na Base de Dados dos SA Disponível P/Efectuar Matrícula/Inscrição Exportação e Inserção do Ficheiro na Base de Dados dos SA 4 Comunicação dos Estudantes que Efectuaram a Matrícula 4 Comunicação dos Estudantes que Efectuaram a Matrícula. A Direcção Geral do Ensino Superior envia para a Presidência a informação referente aos candidatos colocados, através de ficheiro informático e suporte em papel (listas de candidatos e listas ordenadas dos candidatos admitidos Setembro);. A Presidência envia o ficheiro informático para os Serviços de Tecnologias de Informação e Comunicação, que efectuam os procedimentos necessários para a exportação e respectiva inserção na base de dados dos SA I, com vista à realização das matrículas e inscrições;. O estudante consta da base de dados, quando pretender efectuar a matrícula/inscrição; 4. Findo o prazo de matrícula/inscrição, os SA I comunicam à DGES, quais os estudantes que a efectuaram. 5

17 .. REGIME DE REINGRESSO/ MUDANÇA DE CURSO E TRANSFERÊNCIA (PORTARIA N.º 40/007). Após a homologação efectuada pelo Presidente do Instituto Politécnico de Beja, dos Editais de Reingresso, Mudanças de Curso e Transferências, são efectuadas as respectivas matrículas/inscrições dos candidatos colocados... CONCURSOS ESPECIAIS MAIORES DE ANOS, TITULARES CURSOS SUPERIORES, CURSOS MÉDIOS OU DE UM DET. Após a homologação efectuada pelo Presidente do Instituto Politécnico de Beja, dos Editais dos Concursos Especiais, são efectuadas as respectivas matrículas e inscrições dos candidatos colocados..4. REGIMES ESPECIAIS. É recepcionada directamente do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior, informação relacionada com a indicação dos estudantes a inscreverem-se no Instituto Politécnico de Beja, oriundos dos Regimes Especiais de acesso e ingresso;. Seguidamente os SA I ficam a aguardar comparência física dos referidos estudantes para execução das respectivas matrículas;. Findo o prazo de matrícula/inscrição, os SA I comunicam à DGES, quais os estudantes que a efectuaram. 6

18 . REGISTO DO ESTUDANTE MATRÍCULA/INSCRIÇÃO.. MATRÍCULA/INSCRIÇÃO (.ª VEZ) 7

19 MATRÍCULA/INSCRIÇÃO (ª VEZ) Serviços Académicos I Estudante Local P/Realização de Matrículas SAS Tesouraria DGES Inicio Divulgação/ Informação Inicio do Processo de Matrícula/Inscrição o Estudante dirige-se à Tesouraria Efectua o Pagamento das Propinas Correspondentes 4 Registo no Portal dos SA I 5 6 Acede á Área de Estudante P/ Preenchimento da Ficha Individual Selecção das Unidades Curriculares + Impressão Comprovativos 7 Candidatos a Bolsa de Estudo Efectuam Declaração sobre Compromisso de Honra Candidatura a Bolsa 7 Inscrição com Pagamento Parcial da Propina 8 9 Organização do Processo Individual do Estudante No Acto da Matrícula o Estudante Deve Entregar Os Documentos Solicitados 9 Historial de Candidatura. Os SA I elaboram e divulgam informação sobre o processo de matrícula/inscrição onde constam: os prazos, a forma como irá decorrer, o local disponível para a realização (equipado com os necessários meios informáticos para acesso on-line ao Portal dos SA I), documentação necessária, formas de 8

20 pagamento, informação para os estudantes que pretendem requerer estatuto trabalhador estudante, entre outra;. Para dar início ao processo de matrícula/inscrição o estudante terá de dirigir-se ao Serviço de Tesouraria, a fim de efectuar o respectivo pagamento das propinas e emolumentos devidos;. Após pagamento, o estudante encaminha-se ao local indicado pelos SA I para realização das matrículas; 4. Nesse local ser-lhe-ão facultados os elementos necessários para efectuar o registo no Portal dos SA I; 5. Após o registo, o estudante acede à sua área de estudante, a fim de preencher a totalidade dos campos de informação obrigatórios constantes da sua ficha individual; 6. Neste momento, o estudante selecciona as Unidades Curriculares em que se pretende inscrever, imprimindo os respectivos comprovativos; 7. Os estudantes que pretendem candidatar-se a bolsa de estudo, têm de declarar sob compromisso de honra, da sua intenção de candidatura junto dos SAS, solicitando autorização para efectuar a inscrição de modo a procederem ao correspondente pagamento parcial de propinas (Regulamento de Propinas em vigor no IPBeja); 8. No acto da matrícula/inscrição o estudante deve entregar os seguintes documentos: comprovativo da inscrição; Fotocópia Bilhete de Identidade; Fotocópia Número de Identificação Fiscal; Fotografia; Boletim de Vacinas (com a vacina anti-tetânica em dia); comprovativo de satisfação do Pré- Requisito, caso seja exigido; 9. Após efectuada a matrícula/inscrição, os SA I organizam para cada estudante um processo individual, no qual consta: a documentação entregue no acto da matrícula, bem como o historial de candidatura que posteriormente será remetido pela DGES. Modelo SA 6.09 Declaração Compromisso de Honra. 9

21 .. TRANSFERÊNCIA OFICIOSA TRANSFERÊNCIA OFICIOSA DGES Serviços Académicos I Instituição de Recolocação do Estudante Tesouraria Inicio Informação Referente à Recolocação dos Estudantes Informação Referente à Recolocação dos Estudantes Envio de Processo de Matrícula/Inscrição Recepção do Processo Matrícula/Inscrição Informação sobre Pagamento de Propina a Devolver Informação sobre Pagamento de Propina a Devolver 4 Registo do Processo na Ficha Individual do Estudante Caso o Estudante tenha Efectuado o Pagamento da Propina o Valor é Devolvido Os estudantes colocados no Concurso Nacional de Acesso podem apresentar candidatura às fases seguintes. Em caso de recolocação noutro Estabelecimento de Ensino Superior o processo decorre da seguinte forma:. Os SA I recebem informação da DGES relativa à recolocação destes estudantes;. Após a recepção da informação da DGES, os SA I remetem para a Instituição em que o estudante foi recolocado o processo de matrícula/inscrição;. Caso o estudante tenha efectuado o pagamento da propina, os SA I informam os Serviços de Tesouraria para que procedam à devolução da importância paga, a título de propina, para a Instituição de destino; 4. Todo o processo é registado na base de dados, na ficha individual do estudante. 0

22 .. INSCRIÇÃO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DOS SA I INSCRIÇÃO Serviços Académicos I Tesouraria Estudante Inicio e Divulgação do Processo de Inscrição + Criação do Histórico para o Ano Lectivo Seguinte Cálculo das Propinas+Emolumentos e Cria Referências Multibanco Inscrição Através de Acesso on-line à Área do Estudante e Consulta as Referências Multibanco 4 Pagamento das Propinas 48 Horas Antes da Inscrição 5 Candidatura a Bolsa Implica Pagamento Parcial de Propinas 7 6 Selecção das Unidades Arquivo do Comprovativo Curriculares Pretendidas + da Inscrição no Processo Impressão de Individual do Estudante Comprovativos SEMPRE QUE HAJA ALTERAÇÕES NOS DADOS CONSTANTES DA FICHA DO ESTUDANTE 8 Inicio Preenchimento de Boletim de Alterações de Dados Pessoais Efectua as Alterações na Ficha do Estudante 8 Preenchimento de Boletim de Alterações de Dados Pessoais

23 . Os SA I elaboram e divulgam informação sobre o processo de inscrição onde constam: os prazos, a forma como irão decorrer, o local disponível para a sua realização, documentação necessária, formas de pagamento, informação para os estudantes que pretendem requerer estatuto trabalhador estudante, entre outra;. Deste modo, os SA I procedem à criação do histórico para o ano lectivo no qual o estudante se irá inscrever, o que permitirá ao Serviço de Tesouraria efectuar o cálculo das propinas e emolumentos, bem como à criação das referências multibanco para posterior pagamento;. O estudante acede à sua área de estudante on-line, na qual poderá consultar as referências multibanco que lhe foram atribuídas; 4. O pagamento da propina deverá ocorrer até 48 horas antes da realização da inscrição; 5. Os estudantes que pretendam candidatar-se a bolsa de estudos, deverão preencher declaração de intenção de candidatura, ficando deste modo sujeitos ao pagamento parcial do valor da propina (Regulamento de Propinas em vigor no IPBeja); 6. Neste momento o estudante deverá efectuar a inscrição seleccionando as unidades curriculares em que se pretende inscrever, finalizando este processo com a impressão do respectivo comprovativo; 7. Depois de efectuada a inscrição, o comprovativo é arquivado no processo individual do estudante; 8. Sempre que haja a necessidade de alterar os dados constantes na ficha do estudante, este preenche o boletim de registo de alterações de dados que entrega nos SA I. Modelo Boletim de Registo de Alterações.

24 .4. ANULAÇÃO DE MATRÍCULA/INSCRIÇÃO.4.. Anulação de Matrícula/Inscrição. O estudante poderá requerer, em impresso próprio, até de Dezembro do próprio ano a anulação da matrícula, sem que fique obrigado ao pagamento integral da propina;. A anulação após de Dezembro implica o pagamento integral da propina definida para o ano lectivo em curso (Regulamento de Propinas em vigor no IPBeja)..4.. Anulação de Inscrição em Unidades Curriculares ANULAÇÃO DE INSCRIÇÃO EM UNIDADES CURRICULARES Estudante Serviços Académicos I Presidência IPB Tesouraria Inicio Preenchimento Impresso Próprio Preenchimento Impresso próprio + Informação do Serviço Preenchimento Impresso próprio + Informação do Serviço Informação ao Estudante P/ Pagamento Respectivo Emolumento Informação ao Estudante P/ Pagamento Respectivo Emolumento Despacho Pagamento Respectivo Emolumento Anulação das Respectivas Unidades Curriculares Modelo SA Anulação de Matrícula.

25 . Para proceder à anulação da inscrição numa determinada Unidade Curricular, o estudante apresenta nos SA I um requerimento, em impresso próprio 4, 0 qual é encaminhado para a Presidência, com Informação de Serviço para Despacho;. Após a obtenção de despacho, os SA I informam o interessado para que este se dirija aos Serviços de Tesouraria, tendo em vista o pagamento do respectivo emolumento;. Após o pagamento nos Serviços de Tesouraria os SA I procedem à anulação das respectivas Unidades Curriculares.. TIPOS DE ESTUDANTES.. ESTUDANTE NORMAL. Rege-se pelas normas e legislação geral do Ensino Superior... ESTUDANTE BOLSEIRO. Para beneficiar de bolsa de estudo, o estudante tem de apresentar a sua candidatura junto dos SAS, os quais depois de analisadas as candidaturas, remetem a listagem final superiormente homologada, para os SA I;. Os SA I procedem ao registo dos estudantes bolseiros na base de dados.. Estes estudantes beneficiam de uma redução de 50% da tabela de emolumentos em vigor. 4 Modelo SA 4.09 Assuntos Diversos. 4

26 .. ESTUDANTE TRABALHADOR ESTUDANTE ESTATUTO TRABALHADOR ESTUDANTE Estudante Serviços Académicos I TRABALHADOR DEPENDENTE Inicio Preenchimento ) a Impresso Próprio Cópia Contrato Trabalho ou Declaração Entidade Patronal Preenchimento Impresso Próprio Cópia Contrato Trabalho ou Declaração Entidade Patronal TRABALHADOR INDEPENDENTE Inicio Preenchimento Impresso Próprio ) b Declaração inicio Actividade e comprovativo da Seg. Social Preenchimento Impresso Próprio Delaração. inicio Actividade e comprovativo Descontos Seg. Social EXERCICIO DE ACTIVIDADES AO ABRIGO PROGRAMAS OCUPACIONAIS OU FORMAÇÂO PROFISSIONAL Inicio Preenchimento Impresso Próprio ) c Declaração Emitida pela Entidade Empregadora Onde Conste Duração Contrato Preenchimento Impresso Próprio Declaração Emitida pela Entidade Empregadora Onde Conste Duração Contrato O Estatuto de trabalhador estudante encontra-se regulado pela Lei n.º 7/009, de de Fevereiro, bem como pela Lei n.º 05/009, de 4 de Setembro, sendo que para beneficiar deste estatuto, o estudante deverá: 5

27 . Preencher impresso próprio 5 a fornecer pelos SA I e entregar os seguintes documentos: a. Trabalhadores por Conta de Outrem: i. Fotocópia do contrato de trabalho, ou declaração emitida pela Entidade Patronal, onde conste vínculo contratual, duração do contrato, informação relativa dos descontos efectuados para a Segurança Social (esta declaração pode ser substituída por cópia do recibo de vencimento); b. Trabalhadores independentes: i. Declaração da data de início de actividade; ii. Comprovativo dos descontos da Segurança Social em dia, ou iii. Declaração da Segurança Social comprovativo da isenção de entrega. c. Estudante que se encontra a exercer uma actividade ao abrigo de programas ocupacionais ou formação profissional, deverá apresentar uma declaração emitida pela entidade onde se encontra a exercer a actividade na qual conste a duração do contrato.... Prazos. O estudante deverá requerer o Estatuto Trabalhador Estudante no acto da inscrição para o ano lectivo em decurso; a. Quando tal não se verifique, poderá fazê-lo até 0 de Outubro; b. Caso o estudante inicie a sua actividade profissional após esta data, poderá solicitar o E.T.E. até 0 de Março seguinte, beneficiando desse estatuto, apenas no segundo semestre; c. Quando o estudante reprovar durante dois anos consecutivos, ou três interpolados, perde automaticamente o direito às regalias previstas na Lei do E. T. E. d. O controlo e verificação do histórico dos estudantes e dos documentos entregues no acto do pedido é efectuado pelos SA I; 5 Modelo SA Estatuto Trabalhador Estudante. 6

28 e. Os requerimentos entregues pelos estudantes que não se encontrem nas condições previstas, são considerados processos incompletos, podendo o estudante entregar nova documentação no prazo limite de 5 dias úteis a contar da data da afixação da listagem do E. T. E...4. ESTUDANTE AGENTE DESPORTIVO DE ALTO RENDIMENTO Situação abrangida pelo Decreto-Lei 7/009, de de Outubro..5. ESTUDANTE PORTADOR DE DEFICIÊNCIA FÍSICA OU SENSORIAL Situação comprovada mediante apresentação de processo clínico devidamente fundamentado..6. ESTUDANTE EM SITUAÇÃO DE MATERNIDADE OU DE PATERNIDADE Abrangido pelo Decreto-Lei 90/00, de 0 de Agosto. 7

29 .7. ESTUDANTES BOMBEIROS Regulamentado pelo Decreto-Lei n.º 4/007, de de Junho..8. ESTUDANTE DIRIGENTE ASSOCIATIVO Este estatuto é regulamentado pela Lei n.º /006, de de Junho. Para beneficiar deste estatuto os estudantes eleitos para as direcções das Associações de estudantes, devem entregar nos SA I no prazo de 0 dias úteis, a certidão da acta de tomada de posse dos órgãos sociais..9. ESTUDANTE A TEMPO PARCIAL A frequência e inscrição a tempo parcial encontram-se reguladas pelo Regulamento de Inscrição e Frequência em Regime de Tempo Parcial do IPBeja.. No acto da inscrição o estudante declara, através de impresso próprio 6, a pretensão de se inscrever a tempo parcial;. Esta inscrição a tempo parcial apenas pode ser efectuada no início do ano lectivo, no máximo de 50% do número de ECTS correspondente ao ano curricular completo em que o estudante se inscreve (art.º 4.º do Regulamento de Inscrição e Frequência em Regime de Tempo Parcial);. O pagamento da propina é efectuado com base no número de ECTS em que o estudante se inscreve, relativamente ao número de ECTS completo do ano curricular respectivo (art.º 7.º do Regulamento de Inscrição e Frequência em Regime de Tempo Parcial). 6 Modelo SA.00 Declaração Inscrição e Frequência a Tempo Parcial. 8

30 .0. ESTUDANTE EXTERNO ESTUDANTE EXTERNO Estudante Serviços Académicos I Presidência IPB Tesouraria Director UO + Coordenador de Curso Inicio Preenchimento de Impresso Próprio Pedindo Autorização P/ Frequentar UC Preenchimento de Impresso Próprio Pedindo Autorização P/ Frequentar UC Registo do pedido do Estudante Processo do pedido do Estudante Processo do pedido do Estudante Registo do pedido do Estudante + Parecer Emissão de Parecer 4 4 Comunicação da Decisão Comunicação da Decisão N Emissão de Despacho 4 4 Comunicação da Decisão S Pagamento do Respectivo Emolumento 5 Comunicação da Decisão. O estudante requer nos SA I, autorização para frequentar determinadas unidades curriculares de um curso, indicando se quer ser avaliado ou não, através de modelo próprio 7 ;. Os SA I registam o pedido do estudante e remetem-no para o Director da Unidade Orgânica correspondente, que solicita parecer ao Coordenador de Curso; 7 Modelo Frequência de Unidades Curriculares em Regime Extraordinário. 9

31 . Após a obtenção do parecer do Director da Unidade Orgânica no prazo máximo de 0 dias úteis, o requerimento é enviado para a Presidência do IPBeja para obtenção de Despacho; 4. O Despacho é enviado aos SA I que comunicam a decisão ao interessado. 5. A inscrição encontra-se sujeita aos pagamentos referidos na Tabela de Emolumentos em vigor no IPBeja. 0

32 .. ESTUDANTES ERASMUS... Estudantes ERASMUS a Frequentar Cursos do IPBEJA ESTUDANTES ERASMUS A FREQUENTAR CURSOS DO IPB Estudante Erasmus Gabinete de Mobilidade Serviços Académicos I Inicio Informação Diversa Referente ao Estudante Informação Referente ao Estudante Informação Referente ao Estudante Informação do Curso e das Unidades Curriculares em que o Estudante Inscreve Informação do Curso e das Unidades Curriculares em que o Estudante Inscreve Informação do Curso e das Unidades Curriculares em que o Estudante Inscreve e 4 Inserção da Informação na Base Dados 5 Acesso ao Histórico do Estuidante através Acesso Directo Base de Dados 4 Constituição de Processo individual P/cada Estudante O Gabinete de Mobilidade envia as seguintes informações para os SA I: nome, fotografias, estabelecimento de origem, morada, data de nascimento, país e correio electrónico de contacto;. Esta informação é inserida na base de dados com indicação: Estudante Erasmus ;. O Gabinete de Mobilidade envia também os dados sobre quais as Unidades Curriculares em que o estudante se deverá inscrever, bem como indicação do curso correspondente;. Os SA I inserem esta informação na base de dados, sendo de seguida constituído um processo individual por cada estudante; 4. No final do ano lectivo o Gabinete de Mobilidade tem acesso ao histórico do estudante através de consulta directa à base de dados dos SA I.

33 ... Estudantes do IPBeja a frequentar ERASMUS ESTUDANTES DO IPB A FREQUENTAR ERASMUS Gabinete de Mobilidade Serviços Académicos Inicio Informação Referente aos Estudantes que se Encontram em Mobilidade Informação Referente aos Estudantes que se Encontram em Mobilidade Registo na ficha individual de Estudante da situação: em Mobilidade APÒS RECEPÇÂO DA INFORMAÇÂO RELATIVA AO APROVEITAMENTO DOS ESTUDANTES Inicio Informação das Classificações Obtidas Pelos Estudantes Informação Das Classificações Obtidas Pelos Estudantes 4. Registo (como aprovadas) no IPBeja das UC com Aproveitamento 4. Inserção na Ficha do Estudante das UC do Curso de Acolhimento C/ Classificação Final 4. Inserção na Ficha do Estudante do Nome da Instituição e Período de Mobilidade 5 Toda esta Informação Deverá Constar no Certificado do Estudante. O Gabinete de Mobilidade informa os SA I sobre quais os estudantes que se encontram em mobilidade;. Após recepção dessa informação os SA I registam na ficha individual de estudante, que o mesmo se encontra: Em Mobilidade ;

34 . Terminado o período de mobilidade e após recepção da informação relativa ao aproveitamento dos estudantes, o Gabinete de Mobilidade envia para os SA I a informação relativa às classificações obtidas pelo estudante; 4. Após a recepção desta informação os SA I desenvolvem os seguintes procedimentos: 4.. As unidades curriculares dos cursos da Instituição de origem são registadas como aprovadas (caso haja aproveitamento); 4.. São inseridas na ficha dos estudantes as unidades curriculares do curso de acolhimento com a respectiva classificação final; 4.. É inserido na ficha do estudante informações sobre o nome da Instituição e período de mobilidade; 5. Toda esta informação deverá constar no certificado do estudante, a emitir posteriormente... OUTRAS SITUAÇÕES... Estudante com doença transmissível ou infecto-contagiosa Condição comprovada pelos serviços médicos competentes, que seja impeditiva de aproveitamento escolar.... Estudante com doença grave ou de recuperação prolongada Condição comprovada pelos serviços médicos competentes, que seja impeditiva de aproveitamento escolar.

35 4. HORÁRIOS E DSD. No inicio de cada semestre lectivo, os SA I recepcionam os horários oriundos do Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos do IPBeja;. Relativamente à distribuição de serviço docente, e para que seja registada na aplicação CSD (Controle Sistema Docente), o que irá permitir posteriormente a exportação das pautas para os docentes, os SA I recepcionam o ficheiro com indicação dos docentes responsáveis pelo lançamento das classificações de cada Unidade Curricular, enviado pela Presidência do IPBeja, também no inicio de cada semestre lectivo;. A partir desse momento o docente passa a ter acesso às pautas dos estudantes inscritos nas unidades curriculares que leccionam, bem como às pautas fotográficas. 4

36 5. AVALIAÇÃO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DOS SA I As épocas de avaliação encontram-se definidas em regulamento interno do IPBeja (Regulamento Escolar Interno do Instituto Politécnico de Beja). 5.. ÉPOCA NORMAL Esta época decorre no período normal de funcionamento das Unidades Curriculares, pelo que o estudante fica automaticamente inscrito na referida época aquando da inscrição efectuada no Portal dos SA I, no início do ano lectivo. 5

37 5.. ÉPOCA DE RECURSO / MELHORIA DE NOTA ÉPOCA DE RECURSO/MELHORIA DE NOTA Estudante Tesouraria Serviços Académicos I Docente Inicio Inscrição online no Portal SA I Quando Efectuada Dentro dos Prazos Previstos Inscrição Presencial nos SA I Findo o Prazo Previsto Criação das Referências Multibanco para Pagamento Respectivo Emolumento, até 48H antes da realização Pagamento Respectivo Emolumento + Coima Inscrição Fora de Prazo 4 Exportação de Pauta 5 Informação dos Estudantes Inscritos 6 Preenchimento da Pauta 6 Importação da Pauta + Assinatura + Afixação O período de funcionamento da época de recurso encontra-se definido no calendário escolar de cada Unidade Orgânica.. Os estudantes efectuam a inscrição online para o exame, no Portal dos SA I, quer pretendam efectuar exame de recurso, quer pretendam efectuar exame de melhoria de nota, em data a definir pelos SA I e divulgada através de Aviso; 6

38 . No momento da inscrição, automaticamente é gerada a referência multibanco para o pagamento do emolumento respectivo, o que terá que acontecer até 48 horas antes da realização do mesmo, momento que valida a respectiva inscrição;. Findo o prazo previsto para a inscrição na época de recurso 8, ou em melhoria de nota 9, o estudante poderá inscrever-se presencialmente nos SA I, ficando deste modo sujeito ao pagamento de coima prevista; 4. Os SA I, por sua vez, efectuam a exportação da pauta logo que se inicia o período de inscrições; 5. Deste modo, os docentes tomam conhecimento dos estudantes inscritos para a realização do exame; 6. O processo encerra com o preenchimento da pauta por parte do docente, importação da pauta nos SA I e respectiva assinatura, bem como afixação em lugar visível na Unidade Orgânica (nos prazos indicados para o efeito). 8 Modelo SA.09 Inscrição em Exames de Época de Recurso. 9 Modelo SA.09 Inscrição em Exames para Melhoria de Nota. 7

39 5.. ÉPOCA TRABALHADOR ESTUDANTE Nos termos do n.º 4 do artigo 55.º da Lei n.º 5/004, de 9 de Julho, no caso de não haver época de recurso, o trabalhador-estudante tem direito, na medida em que for legalmente admissível, a uma época especial de exame em todas as disciplinas. A inscrição para esta época de exame será efectuada nos Serviços Académicos I, através de impresso próprio ÉPOCA ESPECIAL (FINALISTAS) ÉPOCA ESPECIAL - FINALISTAS Estudante Tesouraria Serviços Académicos I Docente Inicio Inscrição online no Portal SA I Quando Efectuada Dentro dos Prazos Previstos 4 Inscrição Presencial nos SA I Findo o Prazo Previsto e Pagamento 48n Horas antes do Exame(Presencialmente, Cheque, Transf. Bancária, Vale Postal ou Ref.Multibanco) 4 Pagamento Respectivo Emolumento + Coima Inscrição Fora de Prazo 5 Informação dos Estudantes Inscritos = Exportação de Pauta 7 Importação da Pauta + Assinatura + Afixação 6 Informação dos Estudantes Inscritos 7 Preenchimento da Pauta Nota: Caso o Estudante não conclua o curso nesta época, terá de renovar a inscrição para o ano lectivo seguinte. 0 Modelo SA.09 Inscrição em Exames de Época de Recurso ou Época Especial. 8

40 Esta época destina-se aos estudantes que tenham em falta até quatro unidades curriculares para conclusão do curso, cuja inscrição é de carácter obrigatório para todas as unidades curriculares em falta e decorre da seguinte forma:. Os estudantes efectuam a inscrição para o exame, no portal, em data a definir pelos SA I e divulgada através de Aviso;. O pagamento dos emolumentos devidos poderá ser efectuado do seguinte modo: a. Presencialmente nos Serviços de Tesouraria; b. Por transferência bancária, cheque ou vale postal; c. Através de referência multibanco, a qual é gerada individualmente após validação dos SA I;. O pagamento do emolumento referente ao exame deverá ocorrer até 48 horas antes da data de realização do mesmo, momento que valida a respectiva inscrição; 4. Findo o prazo previsto para a inscrição na época especial, o estudante poderá inscrever-se presencialmente nos SA I até dias úteis antes da prova, ficando deste modo sujeito ao pagamento de coima prevista legalmente; 5. Os SA I, por sua vez, efectuam a exportação da pauta logo que se inicia a época de inscrições; 6. Deste modo, os docentes tomam conhecimento dos estudantes inscritos para a realização do exame; 7. O processo encerra com o preenchimento da pauta por parte do docente, importação da pauta nos SA I e respectiva assinatura, bem como afixação em lugar visível na Unidade Orgânica a que o curso pertence (dentro dos prazos indicados para o efeito); 8. Caso o estudante não conclua o curso nesta época, terá de renovar a inscrição para o ano lectivo seguinte (dentro dos prazos indicados para o efeito). Modelo SA Exames de Época Especial Estudantes Finalistas. 9

41 5.5. EXAMES AO ABRIGO DOS ESTATUTOS DE DIRIGENTE ASSOCIATIVO EXAME DIRIGENTE ASSOCIATIVO Estudante Serviços Académicos I Docente Inicio Preenchimento de Requerimento Até Cinco Exames por Ano Preenchimento de Requerimento Verificam Estatuto do Estudante Requerimento Com Verificação do Estatuto do Estudante Informação + Acordo da Data da Realização do Exame Informação Informação + 4 Acordo da Data da Realização do Exame 4 Exportação da Pauta P/ Lançamento da Nota Exportação da Pauta P/ Lançamento da Nota. O dirigente associativo pode requerer nos SA I até cinco exames por ano;. O requerimento é entregue nos SA I, que verificam se o estudante detém este estatuto e se reúne as condições para beneficiar desta época de avaliação; Modelo SA.09 Inscrição em Exames Dirigente Associativo. 40

42 . Caso se confirme as condições necessárias para usufruir da época de exame em causa, os SA I informam os estudantes e docentes, que acordam a data da realização da prova; 4. Os SA I exportam a pauta para que o docente possa proceder ao lançamento da nota. 6. DECLARAÇÃO DE PRESENÇAS DOS ESTUDANTES EM MOMENTOS DE AVALIAÇÃO DECLARAÇÃO DE PRESENÇAS EM MOMENTOS AVALIAÇÃO Estudante Docente Serviços Académicos I Inicio Preenchimento de Impresso que se Encontra Disponível nos SA I e na página WEB Preenchimento de Impresso que se Encontra Disponível nos SA e na página WEB Assinatura do Docente Preenchimento de Impresso que se Encontra Disponível nos SA I e na página WEB Assinatura do Docente Autenticação do Documento com Carimbo 4 IPBeja. O estudante obtém e preenche o respectivo impresso, o qual se encontra disponível nos SA I, bem como na página on-line dos Serviços;. O estudante entrega ao docente no acto de avaliação o referido impresso, para assinatura; Minuta própria. 4

43 . O estudante no final do momento de avaliação dirige-se aos SA I, para autenticar com carimbo do IPBeja, o referido documento. 7. EMISSÃO DE DOCUMENTOS EMISSÃO DE DOCUMENTOS Estudante Tesouraria Serviços Académicos I Inicio Solicitado através do Portal dos SA Solicitado Presencialmente nos SA Pagamento Respectivo Emolumento de Imediato Solicitado Via CTT 4 Pagamento Respectivo Emolumento Efectuado Antes do Levantamento do documento Emissão dos Documentos Solicitado Por 5 Levantamento ou Recepção via CTT dos Documentos 5 Levantamento ou Envio via CTT dos Documentos 4

44 . Os documentos devem ser solicitados pelos estudantes, preferencialmente através do Portal dos SA I, presencialmente 4 nos SA I, via CTT (Correios de Portugal, SA I) ou por ;. Os documentos solicitados presencialmente junto dos SA I são pagos de imediato nos Serviços de Tesouraria, mediante apresentação do próprio requerimento;. Após recepção do requerimento, os SA I dispõem de um prazo de 8 dias, para emitir o documento, a contar da data de entrada do respectivo requerimento; 4. Os pagamentos da documentação solicitada através do Portal do IPBeja, via CTT ou por , serão efectuados antes do levantamento da mesma nos SA I; 5. Após cumprimento dos pontos anteriores, o estudante poderá levantar a documentação solicitada junto dos SA I, ou quando solicitado, será enviada para a morada indicada pelo requerente. 4 Modelo SA 0.09 Requerimento de Certidões, ou no caso específico de Certidões de Programas de Unidades Curriculares Modelo SA

45 8. EXPORTAÇÃO/IMPORTAÇÃO DE PAUTAS EXPORTAÇÃO/IMPORTAÇÃO DE PAUTAS Estudante Serviços Académicos I Docente Unidade Orgânica Inicio Inscrição no Ano Lectivo Pautas Geradas Apenas com Época Normal Inscrição Automática Época Normal de Avaliação Em Caso de Excepção Poderão ser Geradas de Acordo com a Solicitação dos Docentes 4 Exportação das Pautas º Semestre até de Dezembro 4 Exportação das Pautas º Semestre até 0 dias Após Inicio Semestre 5 Disponível P/ Preenchimento Por Parte do Docente 6 + 7a) Alertas nas situações de não preenchimento + informação em caso de erros na emissão de pauta Preenchimento Por Parte do Docente 7 7 Importação em duplicado da pauta em papel timbrado 8 8 Importação em duplicado da pauta em papel timbrado Conferência e Assinatura das pautas 8 Reenvio aos SA I da pauta assinada 8 Afixação da Pauta 8 Reenvio aos SA I da pauta assinada 9 O DOCENTE DEVERÁ ENTREGAR OS RESTANTES DOCUMENTOS DE AVALIAÇÃO OBRIGATÓRIO 9 44

46 . Aquando da inscrição no ano lectivo o estudante fica automaticamente inscrito na época normal de avaliação;. As pautas são geradas apenas com uma época de avaliação final (época normal);. Em caso de situações excepcionais, nomeadamente as avaliações válidas em mais de um ano lectivo, o docente poderá solicitar aos SA I 5, que as pautas das unidades curriculares ou de formação, sejam construídas considerando tais circunstâncias; 4. A exportação das pautas e respectiva divulgação por correio electrónico aos docentes é efectuada pelos SA I no.º semestre até de Dezembro e no.º semestre até trinta dias após o inicio do semestre; 5. As pautas ficam disponíveis no portal, para preenchimento e correspondente lançamento pelos docentes; 6. Quando não se verificar o lançamento da pauta por parte dos docentes, o programa dos SA I (CSE) iniciará o envio de alertas electrónicos, com informação sobre as pautas que necessitam de ser lançadas no portal dos SA I; 6 7. Após lançamento da pauta por parte dos docentes, os SA I procedem à impressão em duplicado da pauta em papel timbrado do IPBeja; a. Caso se verifique alguma incongruência/erro na emissão da pauta por parte do docente, este será informado pelos SA I para a necessária rectificação; 8. As pautas são enviadas por correio interno para as Unidades Orgânicas respectivas, onde após conferência e assinatura por parte do Docente responsável, uma cópia será afixada em lugar visível e outra será reenviada aos SA I para arquivo no processo; 9. Neste momento, o docente deverá também entregar os restantes documentos de avaliação obrigatórios. 5 Alínea b) do Despacho n.º 9/PIPB/0, de 6 de Janeiro. 6 O ponto 9. consta de Proposta de alteração de procedimentos apresentada pela coordenadora dos SA I, à Presidência do IPBeja. 45

47 9. ALTERAÇÃO DE NOTAS EM PAUTAS 9.. ALTERAÇÃO DE NOTAS EM PAUTAS JÁ IMPORTADAS ALTERAÇÃO DE NOTAS EM PAUTAS JÁ IMPORTADAS Docente Inicio Serviços Académicos I Unidade Orgânica Preenchimento de Minuta para Rectificação de Lançamento de Notas Preenchimento de Minuta para Rectificação de Lançamento de Notas Minuta + Pauta Rectificada Informação ao Docente P/Assinatura da Pauta Impressão e Assinatura da Pauta Afixação da Pauta 46

48 . O docente deve preencher a minuta 7 referente à declaração para rectificação de lançamento de notas, indicando os motivos e as respectivas classificações a alterar;. A declaração enunciada no ponto anterior é arquivada junto da pauta rectificada. Depois de assinada a pauta é afixada na Unidade Orgânica correspondente, em local visível. 0. PROPINAS. O estudante inscrito no IPBeja, está sujeito ao pagamento da propina anual definida pela Instituição;. O pagamento da propina poderá ser efectuado em 4 prestações (de acordo com o regulamento de propinas em vigor no IPBeja);. Os estudantes bolseiros beneficiam de condições especiais para o pagamento da propina; 4. O não cumprimento do estabelecido leva a que sejam suspensos todos os actos curriculares realizados pelos estudantes; 5. Os SA I não emitem qualquer documento comprovativo do aproveitamento escolar do estudante, sem que este tenha a sua situação regularizada (pagamento de propina em dia), com excepção do certificado de matrícula/inscrição.. ELABORAÇÃO DE MAPAS/RELATÓRIOS. Para dar resposta às solicitações ocorridas periodicamente, os SA I elaboram diversos mapas, com a informação referente aos estudantes num determinado ano: Regimes de ingresso; Estudantes inscritos por anos curriculares; Resumo dos dados do Concurso Nacional de Acesso (vagas, candidatos, colocados, opção, nota mínima, nota média); 7 Modelo SA 7.09 Rectificação de Lançamento de Notas. 47

49 Relatório RAIDES - solicitado anualmente pela DGES, o preenchimento do inquérito aos estudantes matriculados e diplomados do Ensino Superior com a informação sobre os estudantes matriculados, inscritos e diplomados; Estudantes diplomados.. Os dados disponibilizados datam de de Dezembro (dados constantes no Inquérito do Raides) e de Julho. 48

50 . CREDITAÇÃO DE COMPETÊNCIAS CREDITAÇÃO DE COMPETÊNCIAS Estudante Serviços Académicos I Tesouraria Director Unidade Orgânica Júri Secretariado Unidade Orgânica Inicio Requerimento Requerimento Pagamento Respectivo Emolumento Requerimento Requerimento 6 Resposta ao Requerido (Decisão Final do Júri) 4 Análise do Processo + Resposta ao Requerido 5 Resposta ao Requerido (Decisão Final do Júri) 6 Afixação da Decisão Final do Júri 7 Caso Haja Lugar a Creditação é inserida na Base de Dados. O estudante entrega requerimento 8 nos SA I, no prazo máximo de 0 dias úteis após o final do respectivo período de inscrição (Regulamento para Creditação de formações anteriormente obtidas);. Seguidamente dirige-se aos Serviços de Tesouraria a fim de efectuar o pagamento dos emolumentos devidos;. Os SA I dispõem de 4 dias úteis para endereçar o requerimento para o Director da Unidade Orgânica correspondente, o qual encaminha o processo para o Júri responsável pela análise; 8 Modelo SA 5.09 Creditação de Competências. 49

51 4. Num prazo máximo de 5 dias úteis, o Júri terá que concluir o processo de análise e resposta ao requerido; 5. A qual é entregue no Secretariado da Unidade Orgânica a que o curso pertence para ser enviada aos SA I; 6. Após recepção, os SA I dispõem de 4 dias úteis para afixarem documento com decisão final do Júri, na Unidade Orgânica a que o curso pertence; 7. Caso haja lugar a creditação, a mesma é inserida na Base de Dados dos serviços. 50

52 . CORRESPONDÊNCIA CORRESPONDÊNCIA Serviços Académicos I Presidência IPB Interessado Inicio Correspondência Numerada, Datada e Registada em Livro Próprio + Ficheiro Excel (Digitalização de Documentos) Situações Passíveis de Resolução Pelos SA Tratadas de Imediato Situações Não Passíveis de Resolução Imediata Pelos SA Situações Não Passíveis de Resolução Imediata Pelos SA Informação ao Interessado 4 Despacho Tratamento da Correspondência de Acordo com Despacho Emitido Superiormente Informação ao Interessado. Toda a correspondência recepcionada directamente nos SA I é numerada, datada e registada em livro próprio, bem como em ficheiro Excel, onde são digitalizados todos os documentos associados ao número individual de entrada;. Todas as situações passíveis de resolução pelos SA I são tratadas de imediato; 5

53 . As restantes situações são encaminhadas para a Presidência do IPBeja, que efectua os procedimentos necessários para a emissão de despacho; 4. Após recebimento do despacho os SA I informam os interessados e procedem em conformidade; 5. A correspondência recepcionada via presidência é tratada de acordo com o despacho emitido superiormente; 6. A correspondência recepcionada via Expediente e Arquivo, está sujeita aos procedimentos descritos nos pontos e. 4. ARQUIVO O arquivo dos SA I encontra-se organizado por assuntos, dos quais salientamos: Pedidos de Estudantes (certificados e outros): arquivados por ordem cronológica e n.º de pedido; Legislação (DR): arquivada por assuntos e ordem cronológica; Pautas: organizadas por curso e ano curricular, por ordem de código; Enunciados de provas de avaliação: organizadas por curso e dentro de cada curso, por ordem de código; Despachos Presidenciais / Notas Internas: organizados por ordem cronológica; Processos Individuais dos Estudantes: organizados por curso, por ano e por código do estudante. O processo individual é organizado por ordem cronológica; Programas/Descritores das Unidades Curriculares: documento onde constam os conteúdos leccionados, bem como a respectiva bibliografia recomendada; DGES: - Acesso ao Ensino Superior: arquivado por ano lectivo; - Provas de Ingresso / Pré-Requisitos: organizados por data e ordem cronológica; - Estatísticas: organizadas por mapas e ano lectivo. 5