Equipa Técnica: João Leal Manuel Monge Olga Santiago Anabela Fonseca

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2 Coordenação: Conselho para a Avaliação e Qualidade Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos Instituto Politécnico de Beja Rua Pedro Soares, s/n BEJA Equipa Técnica: João Leal Manuel Monge Olga Santiago Anabela Fonseca IPBeja/Maio de 2012

3 IPBEJA SERVIÇOS ACADÉMICOS II Manual de Procedimentos Índice 1. INTRODUÇÃO NOTA DE REALIZAÇÃO BREVE GLOSSÁRIO DOCUMENTAÇÃO INFORMAÇÃO EXTERNA PARA PREPARAÇÃO DO ANO LECTIVO CURSOS EM FUNCIONAMENTO CALENDÁRIO ESCOLAR Calendário Escolar de Avaliação ACTUALIZAÇÃO E DIVULGAÇÃO DA INFORMAÇÃO A DISPONIBILIZAR AOS INTERESSADOS CRIAÇÃO DE NOVOS CURSOS (Mestrados, Pós-Graduações e CET s) MESTRADOS, PÓS-GRADUAÇÕES, FORMAÇÃO ESPECIALIZADA E CET S CANDIDATURAS SERIAÇÃO DE CANDIDATOS REGISTO DO ESTUDANTE MATRÍCULA / INSCRIÇÃO MATRÍCULA/INSCRIÇÃO (1ª VEZ) INSCRIÇÃO HORÁRIOS e DSD AVALIAÇÃO ÉPOCA TRABALHADOR ESTUDANTE ÉPOCA ESPECIAL DE FINALISTAS

4 12. ELABORAÇÃO DE MAPAS/RELATÓRIOS DIPLOMA / SUPLEMENTO AO DIPLOMA DIPLOMA SUPLEMENTO AO DIPLOMA CORRESPONDÊNCIA ARQUIVO... 27

5 1. INTRODUÇÃO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DOS SA II Aos Serviços Académico II, para além dos actos e operações materiais ordinários próprios da sua actividade, compete em especial: Recepção das candidaturas para os Cursos de: i. Especialização Tecnológica; ii. Mestrados; iii. Pós-Graduações; iv. Pós-Licenciaturas; v. Curta Duração; Matriculas e emissão de certificados dos cursos acima referidos; Emissão de Diplomas e Suplemento ao Diploma de todos os cursos do IPB; Reconhecimento de Habilitações Estrangeiras Grau de Mestre; Todo o processo administrativo dos cursos referidos (exportação/importação de pautas, registo de creditações de competências, arquivo, atendimento). Este documento visa servir de referência aos Serviços Académicos II (de ora em diante também designado SA II), bem como a todos os Serviços/Gabinetes e utentes intervenientes, relativamente aos procedimentos realizados desde a concepção de um projecto até ao seu término. O presente documento encontra-se dividido em duas partes. Uma primeira, designada por Breve Glossário e Documentação, onde se aborda o significado e conteúdo da nomenclatura e da documentação, respectivamente, utilizada pelo gabinete, a qual é apresentada como anexo; e uma segunda, designada por procedimentos que consiste em clarificar o trabalho a ser desenvolvido pelos SA II Ao longo do documento é apresentada uma descrição verbal dos procedimentos realizados bem como uma representação visual (fluxograma) dos mesmos.

6 2. NOTA DE REALIZAÇÃO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DOS SA II O presente trabalho é o resultado de reuniões de análise realizadas entre os SA II e o Gabinete de Qualidade, Avaliação e de Procedimentos, com o objectivo de identificação e levantamento dos circuitos, procedimentos e propostas no âmbito da realidade sentida no quotidiano dos SA II. Atendendo aos factos: a) Dos procedimentos dos Serviços Académicos I já se encontrarem identificados e devidamente registados; b) Ser pretensão da Presidência do IPBeja a homogeneização dos referidos procedimentos nos Serviços Académicos I e II; Optámos por evidenciar neste documento somente os procedimentos específicos, inexistentes nos Serviços Académicos I. Assim, o resultado ora apresentado traduz o retrato fiel das relações internas existentes nos SA II, bem como das relações inter-serviços/gabinetes, em que o referido serviço desempenhe funções activas. Os Serviços Académicos II O Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos A Vice-Presidente do IPBeja (Dirigente Responsável) O Presidente do IPBeja Os Serviços de Académicos, / / O GQUAP, / / A Vice-Presidente do IPBeja, / / O Presidente do IPBeja, / / 5

7 6 MANUAL DE PROCEDIMENTOS DOS SA II

8 . BREVE GLOSSÁRIO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DOS SA II CET Cursos de Especialização Tecnológica CSD Controle Sistema Docente DET Diploma de Especialização Tecnológica DGES Direcção Geral do Ensino Superior DR Diário da República ETE Estatuto de Trabalhador Estudante GICOM Gabinete de Imagem e Comunicação IPBeja Instituto Politécnico de Beja. RAIDES Inquérito ao Registo de Estudantes Inscritos e Diplomados do Ensino Superior SA II Serviços Académicos II SAS Serviços de Acção Social 7

9 . DOCUMENTAÇÃO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DOS SA II Lei n.º 6/86, de 1 de Outubro Lei de Bases do Sistema Educativo alterada pela Lei n.º 115/97, de 19 de Setembro e pela Lei n.º 9/2005, de 0 de Agosto. Lei n.º 7/2009 de 12 Fevereiro Lei que aprova a revisão do Código do Trabalho. Lei n.º 105/2009 de 1 Fevereiro Lei que regulamenta e altera o Código do Trabalho. Decreto-Lei n.º 2/2005, de 22 de Fevereiro Aprova os princípios reguladores dos instrumentos para a criação do espaço europeu de ensino superior. Portaria n.º 0/2008 Portaria que regulamenta o art.º 9.º do Decreto-Lei n.º 2/2005 Regulamento Interno o Regulamento de Propinas relativo ao ano lectivo 2009/2010, aplicável aos estudantes do 1.º Ciclo de estudos (Grau de Licenciado), do 2.º Ciclo (Grau de Mestre) e dos Cursos de Especialização Tecnológica (CET); o Regulamento de Inscrições e Frequência em Regime de Tempo Parcial no IPBeja; o Regulamento Escolar Interno para creditação de formações anteriormente obtidas; o Regulamento Escolar Interno de Cursos Especialização Tecnológica; o Regulamento Escolar Interno de Cursos de 2.º Ciclo Mestrados e Pós-Graduações. 8

10 5. INFORMAÇÃO EXTERNA PARA PREPARAÇÃO DO ANO LECTIVO 5.1. CURSOS EM FUNCIONAMENTO 1. Os SA II, em articulação com a Presidência do IPBeja, deverão manter informação actualizada referente aos cursos em funcionamento bem como sobre aqueles que irão funcionar no próximo ano lectivo, relativamente aos quais já se encontram aprovados superiormente (n.º de vagas propostas, requisitos específicos (caso existam), provas/critérios de ingresso, novos cursos / pós-graduações / CET s / Cursos de Curta Duração, quais os cursos e n.º de turmas, com indicação específica sobre as que funcionarão em pós-laboral, duração, propinas); 5.2. CALENDÁRIO ESCOLAR 1. As Unidades Orgânicas, são responsáveis por disponibilizarem o calendário escolar aos SA II, relativos aos Mestrados, Pós-Graduações e restantes Cursos (excluindo a formação inicial) que decorrem ou venham a decorrer no ano lectivo em causa Calendário Escolar de Avaliação 1. Os calendários das avaliações referentes ao 1.º e 2.º semestre devem ser remetidos pelos Directores das Unidades Orgânicas para os SA II, atempadamente para que os estudantes tenham conhecimento das datas das avaliações; 9

11 6. ACTUALIZAÇÃO E DIVULGAÇÃO DA INFORMAÇÃO A DISPONIBILIZAR AOS INTERESSADOS 1. A divulgação da informação relativa aos cursos a ministrar sob o apoio logístico dos SA II, é efectuada preferencialmente através do GICOM (em jornais, revistas, outdoors, panfletos, internet, etc.), e da afixação em locais próprios sitos nas instalações do Instituto Politécnico de Beja; 2. Paralelamente a página da WEB dos Serviços Académicos II, encontra-se actualizada e acessível à população em geral, com informação sobre a formação avançada, CET s, Cursos de Curta Formação e restante formação (excluindo o 1.º Ciclo). 7. CRIAÇÃO DE NOVOS CURSOS (Mestrados, Pós- Graduações e CET s) CRIAÇÃO DE NOVOS CURSOS (MESTRADOS, PÓS-GRADUAÇÕES E CET S) DGES / Presidente IPBeja Diário da República Administrador Serviços Académicos II Aprovação: CET S DGES; 2º Ciclo e PG - IPBeja Publicação em DR Conhecimento da Publicação em DR Cópia da Publicação em DR Atribuição de Código Solicitam Código para o Novo Curso Criação do Novo Curso e Plano de Estudos na Base de Dados Fim 10

12 1. A aprovação da criação de Cursos (CET s) e respectivo plano de estudos é da competência do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior (DGES - Direcção Geral do Ensino Superior), enquanto que os 2.º s Ciclos e as Pós- Graduações são da competência do IPBeja; 2. O Administrador do IPBeja envia cópia da publicação em DR, para os SA II;. Os SA II solicitam à DGES, o código do novo Curso;. Após ter sido atribuído o código ao novo curso, os SA II criam-no na base de dados, inserindo também o Plano de Estudo correspondente, depois de publicação em DR. 8. MESTRADOS, PÓS-GRADUAÇÕES, FORMAÇÃO ESPECIALIZADA E CET S 8.1. CANDIDATURAS CANDIDATURAS MESTRADOS; PÓS-GRADUAÇÕES; FORMAÇÃO ESPECIALIZADA E CET S Responsável da Unidade Orgânica Presidência do IPBeja Serviços Académicos II GICOM Candidato Tesouraria Presidente do Júri Inicio 1 Elaboração de Edital de Candidatura 2 Deve Constar as Condições de Acesso; Documentação Necessária; Prazos; Nº Vagas e Grelha C/Critérios Seriação Homologação do Edital + Nomeação de Júri Divulgação de Edital de Candidatura Fim Divulgação de Edital de Candidatura - As Candidaturas decorrem nos prazos definidos no edital, caso o prazo de candidaturas expire sem que o número de vagas sejam preenchidas, poderá ser pedido ao júri um aditamento ao edital para alargar o prazo de candidaturas. Inicio Candidaturas Entrega de Todo o Processo 6 Organização dos Processos Findo o Prazo das Candidaturas Preenchimento de Modelo Próprio Anexando toda a Documentação Exigida 5 Pagamento de Respectivo Emolumento 6 Seriação dos Processos Fim 11

13 1. Após a aprovação da proposta de criação do curso, é elaborado e assinado pelo responsável da Unidade Orgânica correspondente, em casos de CET s e Pós- Graduações, um edital de candidatura, que após respectiva homologação pela Presidência (responsável pelo edital de candidatura de Mestrados), é enviado para os SA II, bem como para o GICOM, para divulgação; 2. No edital devem constar as condições de acesso, a documentação necessária, os prazos, e o número de vagas, em anexo ao edital consta uma grelha com os critérios de seriação;. As candidaturas decorrem nos prazos definidos no edital. Caso o prazo de candidaturas expire sem que o número de vagas sejam preenchidas, poderá ser pedido ao júri um aditamento ao edital para alargar o prazo de candidaturas;. O processo inicia-se com o preenchimento por parte do candidato de modelo próprio 1, anexando toda a documentação exigida, e posterior entrega nos SA II; 5. De seguida o candidato dirige-se aos Serviços de Tesouraria para pagamento do respectivo emolumento; 6. Findo o prazo de candidaturas os processos, são organizados e enviados para o presidente do júri para seriação, por parte do SA II SERIAÇÃO DE CANDIDATOS SERIAÇÃO DE CANDIDATOS Presidência do IPBeja Serviços Académicos II Presidente do Júri Inicio 1 Nomeação do Júri Organização dos Processos Findo o Prazo de Candidaturas 2 2 Seriação dos Processos Decisão das Reclamações Dentro dos Prazos Previstos no Edital Afixação e Divulgação On-Line da Listagem com os Respectivos Resultados Finais Listagem com os Respectivos Resultados Finais Fim 1 Existem modelos diferentes consoante se trate de uma candidatura a Mestrado, Pós-Graduação ou CET. 12

14 MANUAL DE PROCEDIMENTOS DOS SA II 1. O Presidente do IPBeja nomeia o referido júri; 2. Deste modo, findo o prazo de candidaturas os processos individuais, são organizados pelos SA II e enviados para o Presidente do júri tendo em vista a seriação;. Após a afixação dos resultados existe um período de reclamações, as quais serão decididas pelo júri dentro dos prazos previstos no edital;. Findo o processo de selecção, é enviada uma listagem com os respectivos resultados finais para os SA II, a qual é afixada nos respectivos serviços e divulgada na página on-line dos Serviços Académicos ( 1

15 9. REGISTO DO ESTUDANTE MATRÍCULA / INSCRIÇÃO 9.1. MATRÍCULA/INSCRIÇÃO (1ª VEZ) MATRÍCULA/INSCRIÇÃO (1ª VEZ) Serviços Académicos II Estudante Local P/Realização de Matrículas Tesouraria Inicio Divulgação/ Informação 1 2 Inicio do Processo de Matrícula/Inscrição o Estudante dirige-se aos SA II Facultados Elementos Necessários P/ Registo No Portal SA II Acede á Área de Estudante P/ Preenchimento da Ficha Individual 5 Selecção das Unidades Curriculares + Impressão Comprovativos 5 6 Geradas Referências Multibanco P/Pagamento de Propinas e Taxas Matrícula Definitiva Após Respectivos Pagamentos 8 Organização do Processo Individual do Estudante 7 No Acto da Matrícula O Estudante Deve Validar os Documentos na Candidatura Fim 1. Os SA II elaboram e divulgam informação sobre o processo de matrícula/inscrição onde constam: os prazos, a forma como irá decorrer, o local disponível para a realização (equipado com os necessários meios informáticos para acesso on-line ao Portal dos SA II), documentação necessária, formas de 1

16 pagamento, informação para os estudantes que pretendem requerer estatuto trabalhador estudante, entre outra; 2. Para dar início ao processo de matrícula/inscrição o estudante terá de dirigir-se ao local indicado pelos SA II para realização das matrículas;. Nesse local ser-lhe-ão facultados os elementos necessários para efectuar o registo no Portal dos SA II;. Após o registo, o estudante acede à sua área de estudante, a fim de preencher a totalidade dos campos de informação obrigatórios constantes da sua ficha individual; 5. Neste momento, o estudante selecciona as Unidades Curriculares em que se pretende inscrever, imprimindo os respectivos comprovativos, sendo automaticamente geradas no final do processo, as referências multibanco para o pagamento da propinas e taxas correspondentes; 6. A matrícula/inscrição só se torna definitiva após os devidos pagamentos; 7. No acto da matrícula/inscrição o estudante deverá validar os documentos entregues no acto da candidatura; 8. Após efectuada a matrícula/inscrição, os SA II organizam para cada estudante um processo individual, no qual consta: a documentação entregue no acto da matrícula, bem como toda a documentação entregue no acto da candidatura. 15

17 9.2. INSCRIÇÃO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DOS SA II INSCRIÇÃO (2º ANO MESTRADO) Serviços Académicos II Estudante Tesouraria Inicio 1 Divulgação do Processo de Inscrição 2 Inscrição Através de Acesso on-line à Área do Estudante 2 Selecção das Unidades Curriculares Pretendidas 5 Arquivo do Comprovativo da Inscrição no Processo Individual do Estudante Impressão de Comprovativos + Geradas Referências Multibanco P/Pagamento Propinas e Taxas Inscrição Definitiva Após Respectivos Pagamentos 6 - SEMPRE QUE HAJA ALTERAÇÕES NOS DADOS CONSTANTES DA FICHA DO ESTUDANTE 6 Efectua as Alterações na Ficha do Estudante 6 Preenchimento de Boletim de Alterações de Dados Pessoais Fim 1. Os SA II elaboram e divulgam informação sobre o processo de inscrição onde constam: os prazos, a forma como irá decorrer, o local disponível para a realização, documentação necessária, formas de pagamento, informação para 16

18 os estudantes que pretendem requerer estatuto trabalhador estudante, entre outra; 2. O estudante acede à sua área de estudante via on-line, a fim de efectuar a inscrição seleccionando as Unidades Curriculares em que se pretende inscrever;. Neste momento é efectuada a impressão dos respectivos comprovativos, sendo automaticamente geradas no final do processo, as referências multibanco para o pagamento das propinas e taxas correspondentes;. A inscrição só se torna definitiva após efectuados os devidos pagamentos; 5. Depois de efectuada a inscrição, o comprovativo é arquivado no processo individual do estudante; 6. Sempre que haja a necessidade de alterar os dados constantes na ficha do estudante, o mesmo preenche o boletim de registo de alterações 2 de dados e entrega-o nos SA II. 10. HORÁRIOS e DSD 1. No inicio de cada semestre lectivo, os SA II recepcionam os horários oriundos do Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos do IPBeja; 2. Relativamente à distribuição de serviço docente, e para que seja registada na aplicação CSD (Controle Sistema Docente), o que irá permitir posteriormente a exportação das pautas para os docentes, os SA II recepcionam o ficheiro com indicação dos docentes responsáveis pelo lançamento das classificações de cada Unidade Curricular, enviado pela Presidência do IPBeja, também no inicio de cada semestre lectivo ou no início de cada Curso;. A partir desse momento o docente passa a ter acesso às pautas dos estudantes inscritos nas unidades curriculares que leccionam, bem como às pautas fotográficas. 11. AVALIAÇÃO ÉPOCA TRABALHADOR ESTUDANTE 2 Modelo Boletim de Registo de Alterações. 17

19 Só existirá esta época caso não haja época de recurso, existindo minuta própria para efectuar o requerimento necessário ÉPOCA ESPECIAL DE FINALISTAS Modelo SA Inscrição em Exames de Época de Recurso ou Época Especial. 18

20 ÉPOCA ESPECIAL FINALISTAS ALUNOS CET S Serviços Académicos II Estudante Tesouraria Docente Inicio 1 Informação Divulgada Através de Aviso 1 Inscrição Online no Portal SA II Quando Efectuada Dentro dos Prazos Previstos 2 Pagamento Respectivo Emolumento Informação dos Estudantes Inscritos = Exportação de Pauta Inscrição Presencial nos SA II Findo o Prazo Previsto Pagamento Respectivo Emolumento + Coima Inscrição Fora de Prazo 5 Informação dos Estudantes Inscritos 6 Preenchimento da Pauta 6 Importação da Pauta + Assinatura + Afixação 7 - Caso o Estudante não conclua o curso nesta época, terá de renovar a inscrição para o ano lectivo seguinte. Esta época destina-se aos estudantes matriculados nos CET s, que tenham em falta até três unidades curriculares para conclusão do curso, cuja inscrição é de carácter obrigatório para todas as unidades curriculares em falta. 1. Os estudantes efectuam a inscrição para o exame, no portal dos SA II, em data a definir pelos SA II e divulgada através de Aviso; 19

21 2. Posteriormente os estudantes terão que se dirigir aos Serviços de Tesouraria do IPBeja para pagamento do emolumento referente ao exame, o que terá que acontecer até ao dia anterior ao da realização do mesmo, momento que valida a respectiva inscrição;. Findo o prazo previsto para a inscrição na época especial, o estudante poderá inscrever-se presencialmente nos SA II, ficando deste modo sujeito ao pagamento de coima prevista;. Os SA II, por sua vez, efectuam a exportação da pauta após o término da época de inscrições; 5. Deste modo, os docentes tomam conhecimento dos estudantes inscritos para a realização do exame; 6. O processo encerra com o preenchimento da pauta por parte do docente, importação da pauta nos SA II e respectiva assinatura, bem como afixação em lugar visível na Unidade Orgânica (dentro dos prazos indicados para o efeito); 7. Caso o estudante não conclua o curso nesta época, terá de renovar a inscrição para o ano lectivo seguinte. 12. ELABORAÇÃO DE MAPAS/RELATÓRIOS 1. Para dar resposta às solicitações ocorridas periodicamente, os SA II elaboram diversos mapas, com a informação referente aos estudantes num determinado ano: Número de candidatos por curso; Estudantes inscritos por curso e ano curricular; Relatório RAIDES - solicitado anualmente pela DGES, o preenchimento do inquérito aos estudantes matriculados e diplomados do Ensino Superior com a informação sobre os estudantes matriculados, inscritos e diplomados. 2. Os dados disponibilizados datam de 1 de Dezembro (dados constantes no Inquérito do Raides) e 1 de Julho. 1. DIPLOMA / SUPLEMENTO AO DIPLOMA 1.1. DIPLOMA Modelo SA Exames de Época Especial Estudantes Finalistas. 20

22 DIPLOMA MANUAL DE PROCEDIMENTOS DOS SA II Estudante Serviços Académicos II Tesouraria Administradora Presidência do IPBeja Inicio 1 1 Preenchimento de Requerimento Requerimento 2 Registo na Base de Dados Impresso P/Pagamento do Respectivo Emolumento Impresso P/Pagamento do Respectivo Emolumento Pagamento do Respectivo Emolumento Emissão do Diploma + Ficha de Estudante Diploma com Assinatura da Administradora + Ficha de Estudante 6 Diploma + Ficha de Estudante Verificação e Assinatura 5 Diploma com Assinatura da Administradora Assinatura Diploma Assinado Pela Administradora e Presidente Registo da Data de Emissão na Base de Dados 7 e 8 O Diploma Encontra-se Disponível um Ano Após o Requerimento, Prazo Máximo para Efectuar Exames de Melhoria de Nota 9 - Caso o Estudante prescinda da realização de Exames de Melhoria de Nota, deve expressá-lo por escrito em minuta própria, para que o Diploma seja emitido num prazo inferior. 10 No Acto do Levantamento os SA II Anexam Cópia do Diploma ao Requerimento e Registam a Data de Levantamento na Base de Dados Fim 1. O processo inicia-se com requerimento efectuado, em minuta própria 5, pelos estudantes, entregue nos SA II; 2. O requerimento é registado na base de dados; 5 Modelo SA Requerimento de Certidões. 21

23 . Os estudantes recebem impresso para entrega na Tesouraria tendo em vista o pagamento do respectivo emolumento, o qual é recolhido no final do dia pelos SA II;. Depois da emissão do Diploma pelos Serviços, anexa-se a ficha do estudante e entrega-se estes documentos ao Administrador, a qual após verificação, deverá assinar os mesmos, remetendo-os para os SA II; 5. De seguida os Diploma são enviados para o Presidente do IPBeja, para assinatura; 6. Após a assinatura do Presidente do IPBeja, o processo é devolvido aos SA II, os quais registam a data de emissão na base de dados (CSE); 7. O Diploma encontra-se disponível para levantamento junto dos SA II, informação prestada via ao estudante; 8. As Cartas de Curso (vulgo Diploma) estão disponíveis um ano após o seu requerimento, uma vez que é o prazo máximo em que o estudante pode efectuar melhorias de notas; 9. Caso o estudante prescinda da possibilidade de realizar exames de melhoria de nota, deverá expressá-lo por escrito, para que a Carta de Curso possa ser emitida num prazo inferior; 10. No acto de levantamento, os SA II deverão anexar uma cópia do Diploma ao requerimento inicial, bem como registar a data de levantamento do mesmo na base de dados (CSE) SUPLEMENTO AO DIPLOMA 22

24 O Suplemento ao Diploma é um documento complementar do diploma que é conferido no final de um programa de estudos e em que consta a descrição do sistema de ensino superior do país de origem do diploma, caracterizando a instituição que ministrou o ensino e que conferiu o diploma, a formação realizada e o seu objectivo, providenciando, igualmente, informação detalhada sobre a formação realizada e os resultados obtidos. O Suplemento ao Diploma é um documento bilingue, emitido pela entidade competente que conferiu o diploma. É importante salientar que o Suplemento ao Diploma tem natureza meramente informativa não substituindo o diploma e não constituindo prova de titularidade da habilitação a que se refere. É emitido obrigatoriamente e de forma gratuita sempre que um diploma é outorgado. Em Portugal, e na sequência dos compromissos assumidos no âmbito do processo de Bolonha, foi publicado o Decreto-Lei n.º 2/2005, de 22 de Fevereiro que aprova os princípios reguladores dos instrumentos para a criação do espaço europeu de ensino superior, nomeadamente no que concerne ao Suplemento ao Diploma, devendo aplicar-se, em princípio, a partir de Em 10 de Janeiro de 2008 foi publicada a Portaria n.º 0/2008 que regulamenta o art.º 9.º do Decreto-Lei n.º 2/2005. (Fonte: 2

25 SUPLEMENTO AO DIPLOMA MANUAL DE PROCEDIMENTOS DOS SA II Serviços Académicos II Estudante Administradora Presidência do IPBeja Inicio 1 Informação Referente ao Suplemento ao Diploma que se Encontra Também Disponível On-line na Página IPB 1 Informação Referente ao Suplemento ao Diploma que se Encontra Também Disponível On-line na Página IPB 2 Fichas de Actividades Certificadas + Comprovativos da Participação Preenchimento das Fichas de Actividades Certificadas + Comprovativos da Participação Registo das Actividades Certificadas na Base de Dados Emissão do Suplemento ao Diploma em Simultâneo com a Emissão do Diploma Diploma + Suplemento ao Diploma Assinatura Diploma + Suplemento ao Diploma com Assinatura da Administradora e Presidente IPBeja Diploma + Suplemento ao Diploma Disponíveis para Levantamento Fim 1. Os SA II facultam ao estudante, informação referente ao Suplemento de Diploma, aquando do requerimento do Diploma. Esta informação encontra-se disponível online na página do IPBeja e pode ser retirada sempre que se desejar; 2. As Entidades competentes para a certificação das actividades, encontram-se previamente definidas, sendo da responsabilidade do estudante a indicação das 2

26 actividades em que participou, em impresso próprio 6, bem como, a recolha dos comprovativos das mesmas;. Os estudantes entregam nos SA II as fichas de actividades extracurriculares, os quais procederão ao seu registo na respectiva base de dados;. A emissão do Suplemento de Diploma é efectuada no momento simultâneo à emissão da Carta de Curso, encontrando-se ambas disponíveis, a partir do momento em que estejam assinadas pelo Presidente do IPBeja, para levantamento junto dos SA II. 1. CORRESPONDÊNCIA 6 Modelo Secção 6.1 Informações Complementares, por Unidade Orgânica. 25

27 CORRESPONDÊNCIA MANUAL DE PROCEDIMENTOS DOS SA II Serviços Académicos II Presidência do IPBeja Interessado Inicio 1 Correspondência Numerada, Datada e Registada em Ficheiro Excel 2 Situações Passíveis de Resolução Pelos SA II Tratadas de Imediato Situações Não Passíveis de Resolução Imediata Pelos SA II Situações Não Passíveis de Resolução Imediata Pelos SA II Informação ao Interessado Despacho 5 Tratamento da Correspondência de Acordo com Despacho Emitido Superiormente Informação ao Interessado Fim 6 - A correspondência recepcionada via Expediente e Arquivo, está sujeita aos procedimentos descritos nos pontos 1 e 2 1. Toda a correspondência recepcionada directamente nos SA II é numerada, datada e registada em ficheiro Excel; 2. Todas as situações passíveis de resolução pelos SA II são tratadas de imediato;. As restantes situações são encaminhadas para a Presidência do IPBeja, que efectua os procedimentos necessários para a emissão de despacho;. Após recebimento do despacho os SA II informam os interessados e procedem em conformidade; 5. A correspondência recepcionada via presidência é tratada de acordo com o despacho emitido superiormente; 6. A correspondência recepcionada via Expediente e Arquivo, está sujeita aos procedimentos descritos nos pontos 1 e 2. 26

28 15. ARQUIVO O arquivo dos SA II encontra-se organizado por assuntos, dos quais salientamos: Pedidos de Estudantes (certificados e outros): arquivados nos respectivos processos individuais de estudantes; Legislação (DR): arquivada por assuntos e ordem cronológica; Pautas: organizadas por curso e ano curricular, identificadas por Unidade Orgânicas, por ordem de código, onde constam igualmente os enunciados de provas de avaliação; Despachos Presidenciais / Notas Internas: organizados por ordem cronológica; Processos Individuais dos Estudantes: organizados por curso, por ano e por código do estudante. O processo individual é organizado por ordem cronológica; Programas/Descritores das Unidades Curriculares: documento onde constam os conteúdos leccionados, bem como a respectiva bibliografia recomendada, organizados por curso dentro de cada Unidade Orgânica; Pedidos de Diplomas: organizados por curso, por ano lectivo, dentro de cada Unidade Orgânica; Regulamentos Internos / Editais: organizados por curso, dentro de cada Unidade Orgânica. Relativamente ao arquivo que se encontra organizado anualmente, no final de cada ano lectivo é desactivado para dar lugar ao arquivo do ano seguinte. 27