MANUAL DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS SANKHYA

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1 MANUAL DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS SANKHYA Produção: Marketing Sankhya

2 MANUAL DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS SANKHYA Questões importantes para o processo de desenvolvimento da organização de um evento. Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a viabilidade de se produzir um evento. Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos. Quando o evento será realizado? Relacione oportunidades ao período que pretende realizar o evento. Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha para a plateia e para o promotor do evento. Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos, expectativas da plateia e deve estar alinhado com as questões anteriores. Confira o passo a passo detalhado para a realização de um evento. 1. MOME DO EVENTO: O título do evento ou nome deve facilitar sua divulgação e memorização. A estrutura, o formato escolhido e o programa definem o perfil do evento. 2. PROGRAMAÇÃO DO EVENTO: Data da Realização do Evento: Antes de definir a data do seu evento, pesquise se não existem outros eventos importantes ou relacionados ao seu público; Horário: Os horários diurnos são mais recomendados para a realização de eventos corporativos, preferencialmente com início entre as 8h e 9h da manhã para evitar que o convidado assuma ou entre em outro compromisso; Local do Evento: Pesquise locais confortáveis e apropriados para acomodar o número de convidados previstos. O ambiente deve ser arejado ou bem condicionado para garantir a permanência do público no local; Público-alvo: Principais Autoridades, Empresários, Diretores, Gerentes e

3 Coordenadores de empresas da região. Dependendo do formato do evento, pode ser direcionado para um público específico como ex.: gestores de estoque; 3. PALESTRANTES: Palestrante Especialista: Palestrante especialista no tema escolhido. Palestrante Estratégico: Convidar Cliente Case para testemunhal dentro da palestra. Palestrante Sankhya: Profissional Sankhya (Gestor ou Consultor ) com domínio das Soluções associadas ao tema da palestra. 4. PARCERIA DE APOIO: Para garantir maior adesão dos convidados ao seu evento, tente formar parcerias com Órgãos e Instituições de classe, elas fortalecem, agregam valor e podem ser um excelente apoio na divulgação e realização do evento. O maior benefício da Parceria de Apoio é o mailing que utilizam para convidar o público que desejamos com a chancela e credibilidade dessa associação, órgão ou instituição de classe; Benefícios para o Apoio: Para conseguir o apoio necessário, além de um bom relacionamento você precisa propor recompensas ou contra partidas que também são importantes para o seu parceiro. Exemplos de Recompensas: Logo no Convite Eletrônico e página do evento no Site da Sankhya; Logo na Ficha de avaliação entregue a todos participantes; Menção da instituição/ entidade de classe com o apoio na abertura e encerramento do evento; Logo nos telões antes do evento e durante o coffee; Lista de presentes (nome, empresa, cargo e telefone). Exemplos de Parceiros para um evento: Acomac Associação de Lojas de Materiais de Construção - Quando o evento for tratar assuntos relacionados ao negócio/ operação ou estratégia para o segmento de Materiais de Construção; Associações ou Sindicatos regionais relacionados à ABAD Quando o evento for relacionado ao segmento de Atacadistas e Distribuidores; CDL - Câmara de Dirigentes Lojistas / Associação Industrial e Comercial - Quando o evento for para varejo 5. PLANO DE PARCERIA DE PATROCÍNIO: Ter um parceiro de credibilidade regional associado ao seu evento e marca transmite confiança aos convidados, principalmente se este parceiro puder agregar valor ao seu evento, compartilhando informações e conhecimento;

4 Benefícios para o patrocinador: Patrocinar um evento corporativo permite expor a marca para um grupo seleto de empresas multissetoriais, correlacionar a marca como patrocinadora de um ambiente de negócios e interagir diretamente com os temas do evento dependendo do formato do evento; Exemplos de Contrapartidas para o patrocinador: Logo no Convite Eletrônico e página do evento no Site da Sankhya; Logo na Ficha de avaliação entregue a todos participantes; Menção da empresa com o patrocinador na abertura e encerramento do evento; Logo nos telões antes do evento e durante o coffee; Banner da Empresa próximo ao placo; Sorteio de Brindes;² Distribuição de material institucional² (canetas, folders, pasta e cartões); Reserva de lugares privilegiados; Lista de presentes (nome, empresa, cargo e telefone). 2-Os custos e confecção são de responsabilidade do patrocinador Exemplos de Parceiros Patrocinadores WMW / Landix - para soluções de Mobilidade IBM Parceiro institucional que pode oferecer produtos e serviços de interesse do público; Mobility / Assiste / Guberman para soluções de Logística e WMS; 6. LOCAIS RECOMENDADOS PARA REALIZAÇÃO DO EVENTO: Hotéis; Teatro; Auditório; Clube; Centro de convenções; Restaurante; Pavilhão de exposições; Business Center. 7. CONVITE Dependendo dos canais de comunicação usados para prospectar os convidados para o evento, o retorno de inscrição pode ser muito baixo. Num evento mais abrangente, a

5 proporção é de cerca de 5% de retorno. Portanto, o mailing qualificado pode ser um diferencial para aumentar o percentual de resultado alcançado de público presente. Num mailing qualificado (enviado por uma associação, por parceiros do evento, para público com maior aderência ao tema da palestra, etc) o retorno chega a 30%. Importante ressaltar que o fato de ter sido feita a inscrição, não garante a presença no evento. É fundamental eleger uma pessoa para ligar e fazer a confirmação de presença (um dia antes ou no mesmo dia do evento). Ainda assim, é comum existir a quebra de cerca de 30%, ou seja, pessoas que confirmaram presença e que não aparecem. O ideal é sempre fazer uma lista contemplando mais convidados para garantir a quantidade desejada. 8. CANAIS DE DIVULGAÇÃO: Ferramentas promocionais: Convite Eletrônico, cartas, flyers, sites, blogs, rede social, folders, malas diretas, cartazes (Locais estratégicos), comerciais de rádio e TV, outdoor, marketing, jornais, revista, entre outros. Propaganda: uso de mídia de comunicação de massa como, sites, blogs, rádio, TV, Internet, banners, entre outros. Devem ser considerados dados demográficos e psicográficos. Imprensa: Press releases, kit para imprensa. Você deve usar a estrutura de Marketing da Central para produção dos releases e abordagens em mídias espontâneas por meio da Assessoria de Imprensa. 9. INSCRIÇÃO DOS PARTICIPANTES: Disponibilizar e telefone para inscrições (contemplá-los nos materiais de divulgação do evento); Eleger um responsável para gerenciar inscrições, informações e sanar dúvida dos participantes e interessados.essa pessoa, deve ficar com a responsabilidade de fazer as confirmações de participação ou enviar lembrete para o inscrito do dia do evento. 10. AÇÕES DE RECOMPENSAS PARA CONVIDADOS: A promoção cria conscientização do evento, desejo por participação e sentimento de que todo o investimento de tempo e dinheiro vale os benefícios oferecidos. Exemplos: homenagens, premiações, sorteios, exibições de vídeos, competições, concursos, entre outros. 11. INVESTIMENTOS PREVISTOS a. Estratégia de comunicação e marketing - briefing para definição e formato das

6 mensagens, mídias, entre outros, com a motivação de alcançar o público-alvo. b. Recursos Materiais Audiovisuais - equipamentos que permitem a comunicação durante o evento, são eles: microfone, gravador, filmadora, som, data show, painéis, quadro negro ou branco, entre outros; Expediente - todo o tipo de papéis e instrumentos usados pela secretaria e Comissão Organizadora: material de papelaria e escritório; Participantes - reúne tudo o que será usado pelo participante, desde crachá e lista de presença a refeições, bebidas e estacionamento; Divulgação - todo o material utilizado na divulgação e promoção do evento; Equipamentos - todo e qualquer equipamento eletro eletrônico usado no préevento, durante o evento e no pós-evento, como computadores, fax, telefones, impressora, extensão, estabilizadores, T s, microfones, presentation (para passar slides), entre outros. Diversos inclui várias despesas como: correios, comunicações, jornais, troféus, entre outros. c. Recursos Humanos - relaciona os profissionais necessários para desenvolver o evento, como programação, atividades, infraestrutura, entre outros. São eles: profissionais, uniformes, palestrantes, alimentação, treinamento. d. Serviços e fornecedores - devem estar cientes dos objetivos do evento, metas, padrão de qualidade e atendimento. e. Infraestrutura interna - refere-se a toda infraestrutura logística e operacional necessária: Infraestrutura física: inclui todos os locais para realização do evento, como: salas, salões, auditórios, ar condicionado, bares, área de armazenagem de material, horários disponíveis para o serviço, entre outros; Equipamentos e mobiliários - devem estar dispostos corretamente para a realização do evento: cadeiras, púlpitos, palcos, microfones, projetor, etc.; Material de secretaria - deve abranger o que é necessário para o funcionamento da secretaria, durante todo o processo do evento, como computador, impressora, crachás, lista de presença, etc;

7 Buffet inclui todas as opções de refeições oferecidas durante o evento. O fornecer contratado é responsável por orientar sobre a quantidade adequada de comida e bebidas a serem servidos para o público estimado do evento. Comunicação visual - sistema de sinalização adotado para o evento: localização, identificação, banner de Boas Vindas, banner dentro do auditório onde será realizado o evento; 12. CHECKLIST: É fundamental que haja a verificação e checagem de todos os elementos básicos para garantir o sucesso do evento, como: Confirmação de convidados: Checar Lista de confirmação de convidados e disparar marketing de reforço; Conformidade do Local: (Limpeza, Energia elétrica, Toaletes, Horários de Montagem e desmontagem de equipamentos, etc.); Confirmação de presença da equipe e profissionais de apoio; Equipamentos Audiovisuais (Microfones, projetores, presentations para passar slides, telões, sonorização, etc.); Apresentações: Checagem de Funcionamento, versões e formatos de arquivos a serem apresentados. Para garantir, é fundamental ter a apresentação gravada em pendrive e outros dispositivos; Palestrantes: Confirmação de presença, reforço de datas e horários; Alimentos e Bebidas: Checagem de itens, quantidade e reforço de entregas com data e horários; Folhetearia e papelaria: Checagem de itens e entrega com reforço de data e horários. Brindes: Checagem de quantidade, reforço de data e horários de entrega; Mobiliário e Decoração: Checagem de disponibilidade, quantidades e disposição das acomodações e decoração; Comunicação no local: Checagem de Banners, Vídeos para exibição em TV e telões; Recepção do Evento: Listas de Presença dos Participantes e Crachás. Buffet: Confirmar com fornecedor horário de entrega dos produtos no local. Atenção: Os produtos devem ser entregues com uma hora e meia de antecedência para montagem das mesas. 13. RECEPÇÃO DO EVENTO: Lista de Presença dos Participantes: Nome, Empresa, Telefone e ; Crachás personalizados para inscritos: Nome e Empresa. 14. PESQUISA DE SATISFAÇÃO. Uma pesquisa deve ser entregue durante as acomodações dos convidados para que até o final do evento possam fazer a avaliação.

8 15. PÓS-EVENTO: Carta de Agradecimento; Envio de material do conteúdo da palestra.