Eventos Especiais Uma Ferramenta de Captação de Recursos

Transcrição

1 Eventos Especiais Uma Ferramenta de Captação de Recursos Ciclo de Cursos de Educação Ambiental Captação de Recursos Para Projetos Socioambientais 9 de Junho de Cetesb Camila Figueiredo

2 Eventos Especiais são um excelente instrumento de captação de recursos e que portanto devem ser tratados de maneira profissional para maximizar os resultados que ele pode gerar.

3 Concepção Geral Objetivos Público-Alvo e tamanho do evento Tipo do Evento Orçamento Sua entidade Sua Comunidade Parceiros Estratégia de realização Divulgação e estratégia de vendas Observar oportunidades Visão de futuro

4 Objetivos Divulgação da causa Captação de Recursos Educativo Fórum de debates e troca de experiências

5 Público-alvo e tamanho do evento Jovem, formador de opinião Terceiro Setor Empresários Governo Número de participantes

6 Tipo do Evento Corrida Seminário Baile Jantar Bingo Gincana Feira Show Happy hour Teatro Debate Almoço Bazar Leilão Leilão virtual

7 Orçamento Identificação de todos os itens de custos Dimensionar o volume financeiro envolvido

8 Sua Entidade Identificar colaboradores Identificar know-how disponível Apresentar o evento para todos Criar um clima de colaboração

9 Sua Comunidade Colaboradores Fornecedores Parceiros

10 Parceiros Potenciais parceiros Definir o que você deseja de cada um deles Como estabelecer as relações de parceria: Profissionalismo Contratos Equilíbrio entre: Benefícios x Deveres

11 Estratégia de realização Voluntariado Participação Co-Realização Terceirização Comitês Comitê organizador Comitê de divulgação Comitê de captação de recursos

12 Divulgação e estratégia de vendas Divulgação: Mala Direta Internet Cartazes Anúncios Filipetas Cartazes Rádio TV Voluntários Pontos de venda: Telefone Internet Postos autorizados Na entidade Rede de voluntários/representant es Escolas Museus Centros Comunitários

13 Observar oportunidades Aproveitar datas da causa: Dia Internacional da Mulher, Dia Internacional da Paz, Dia Internacional do Meio Ambiente. Aproveitar datas festivas: Festas Juninas, Carnaval, Natal, Páscoa Datas históricas (aniversário da instituição) Datas da cidade ou da comunidade

14 Visão de futuro Periodicidade do evento Montar um calendário Ser referência em evento no tema Início de um relacionamento com todos que estiveram envolvidos na organização ou na participação do evento.

15 Raio X do Evento

16 Raio X 1. Descrição 2. Dados Gerais 3. Organização e Infra-Estrutura 4. Orçamento Detalhado 5. Previsão de receita 6. Cronograma

17 Descrição Objetivo Tipo do Evento Público Alvo Número de pessoas Como ele será organizado Estratégia de vendas

18 Dados Gerais Local Data Horário Duração Formato Preço

19 Organização e Infra-estrutura Para cada item e subitem, vale fazer as seguintes perguntas: - - Necessário? Sim ou não? - - Responsável? Quem é o responsável? - - Status? Qual o status do item? - - Custo? Parceria, fornecedor único/exclusivo/especializado? - - Descrição do item, se já houver definições.

20 Organização e Infra-estrutura I. Infra-estrutura a. Local i. Número de salas necessárias simultaneamente ii. Equipamentos e operadores iii. Decoração iv. Alimentação b. Pessoal c. Papelaria d. Multimídia e. Transporte f. Hospedagem

21 Organização e Infra-estrutura II. Divulgação a. Cartazes, folders, mala-direta por correios i.manipulação do banco de dados ii.criação do material iii.copy-desk, Revisão, Fotolito, Impressão iv.envelopes V. Etiquetas vi.correios b. ing i.manipulação do banco de dados ii.layout, Copy-desk iii.envio de newsletter

22 Organização e Infra-estrutura II. Divulgação c. Site i.conteúdo ii.programação iii.layout iv.publicação v.manutenção vi.atualização de conteúdo III. Inscrições a. Manipulação de banco de dados b. Gestão das receitas cobrança boleto cartão de crédito depósito c. Faturamento d. Confirmação de inscrição

23 Organização e Infra-estrutura IV. Elaboração do Rider Técnico a. Protocolo resumido do evento b. Pré-Produção c. Dia D V. Produtos de um evento a. Publicação b. Vídeo c. CD-ROM d. Mala Direta e. ing

24 Organização e Infra-estrutura VI. Pós Evento a. Avaliação dos participantes b. Auto Avaliação Relatório Final c. Carta de agradecimento aos parceiros, colaboradores e voluntários d. Agradecimento aos participantes do evento

25 Orçamento Detalhado Orçamento: Nome do Evento - Data da última Atualização: Descrição Infra-estrutura Local Som - Equipamento Som - Operador Som Ambiente - DJ Iluminação - Equipamento Iluminação - Operador Imagem - Equipamento Imagem - Operador Aluguel Mobiliário Rádio de comunicação Recursos Humanos Coordenação Assistente de coordenação Recepcionistas Pessoal de apoio Carregadores Segurança Enfermeiro Médico Mestre de Cerimônias Motoboy Limpeza Quantidade Descrição Valor Unitário Previsão Opção Economica e/ou Parceiros Fornecedores Ou Parceiros

26 Previsão de receita Previsão de Receita: Nome do Evento Nº de Participantes Valor unitário Total Receita Cenário R$ 30,00 R$ 3.000,00 Cenário R$ 50,00 R$ ,00 Cenário R$ 60,00 R$ ,00

27 Cronograma Cronograma: Cerimônia de Entrega Agosto Setembro Outubro do 2º Prêmio Saúde Brasil Responsável sem 1 sem 2 sem 3 sem 4 sem1 sem2 sem3 sem4 sem 1 sem 2 sem 3 sem 4 sem 5 Material gráfico Convite - briefing, criação modelo para aprovação Aguilla Programa - briefing, criação modelo para aprovação Aguilla Certificados - briefing, criação modelo para aprovação Aguilla Banners - briefing, criação modelo para aprovação Aguilla Mala Direta Seleção Aguilla Produção de etiquetas Aguilla Postagem deadline x Material Eletrônico Flash para Palco - briefing, criação modelo para aprovação Neuronio Mestres de cerimônia

28 Exercício: desenhar um evento Raio X do Evento 1. Descrição: Objetivo, Tipo do Evento, Público Alvo, Número de pessoas, Como ele será organizado, Estratégia de vendas. 2. Dado Gerais: Local, Data, Horário, Duração, Formato e Preço. 3. Organização e Infra-Estrutura 4. Orçamento 5. Previsão de receita 6. Cronograma

29 Dúvidas? Obrigada!