ADMINISTRAÇÃO REGIONAL DE SAÚDE DO NORTE, I.P. CADERNO DE ENCARGOS

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1 ADMINISTRAÇÃO REGIONAL DE SAÚDE DO NORTE, I.P. CADERNO DE ENCARGOS CONCURSO PÚBLICO Aquisição de Serviços de Consultoria para Apoio à Implementação do Modelo Logístico e redesenho da Cadeia Logística de Suporte aos Cuidados de Saúde Primários ARSN, IP - Abril

2 CADERNO DE ENCARGOS PARTE I CLÁUSULAS JURÍDICAS ARTIGO 1º Objecto O presente Concurso tem por objecto a aquisição de serviços de consultoria para apoio à Implementação do Modelo Logístico e redesenho da Cadeia Logística de Suporte aos Cuidados de Saúde Primários da ARSN, IP, nos termos descritos na Parte II do Caderno de Encargos, sendo adoptado o procedimento por Concurso Público sem publicação no Jornal Oficial da União Europeia, ao abrigo do disposto no Código dos Contratos Públicos (CCP), publicado com o Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de Janeiro. ARTIGO 2º Local de Entrega da Prestação de Serviços Os serviços objecto do Contrato serão entregues na sede da ARSN, IP, sita na Rua de Santa Catarina, 1288, Porto. ARTIGO 3º Prazo de Execução 1. A prestação de serviços será executada no prazo máximo de 18 meses a contar da data notificação da Adjudicação, estimando-se que o início daquela prestação ocorra em Junho de A prestação será executada de acordo com o programa de trabalhos apresentado nos seguintes termos: a) Fase 1: Planeamento, segundo o diagnóstico organizacional já realizado e a partir da informação sobre o mapeamento de processos da organização e da caracterização da cultura e estruturas organizacionais, entre outras variáveis que sejam determinantes para a consolidação de um plano de trabalho; c) Fase 2: Implementação, em que deverão ser contempladas a operacionalização da metodologia proposta e a conclusão; d) Fase 3: Avaliação, em que será avaliado o impacto do projecto na Organização. ARSN, IP - Abril

3 ARTIGO 4º Condições de Pagamento 1. O pagamento da prestação do serviço é efectuado de acordo com o seguinte faseamento e respectivas prestações: a) 20 % do preço, após a notificação da adjudicação; b) 80 % do preço, mensalmente, durante a implementação do projecto. 2. Para efeitos de pagamento, o Adjudicatário deve apresentar à Entidade Adjudicante a correspondente factura com uma antecedência de 30 dias úteis em relação à data do respectivo vencimento. 3. Não sendo observado o prazo estabelecido no número anterior, considera-se que a respectiva prestação só se vence nos trinta dias úteis subsequentes à apresentação da correspondente factura. ARTIGO 5º Sigilo O Adjudicatário garantirá o sigilo quanto a informações que os seus técnicos venham a ter conhecimento relacionadas com a actividade da Entidade Adjudicante. ARTIGO 6º Documentação No final de cada Fase, o Adjudicatário obriga-se a entregar um Relatório completo e pormenorizado com a descrição dos trabalhos realizados, as análises efectuadas, a síntese das conclusões e as propostas preconizadas, de acordo com o descrito no artigo 22º deste Caderno de Encargos. Artigo 7º Validação de Resultados A adequação do resultado final da prestação do serviço efectuada face aos requisitos estabelecidos e à documentação facultada será aferida através da realização de validações pela entidade adjudicante. Estas validações serão concretizadas a diferentes níveis de responsabilidade, de acordo com o referido no artigo 24º deste Caderno de Encargos. ARTIGO 8º Aceitação 1. Após a verificação do resultado satisfatório das validações, designadamente no que diz respeito aos relatórios a serem apresentados no final de cada uma das 3 fases, o Conselho Directivo do ARSN, IP - Abril

4 ARSN, I. P. deliberará acerca da aceitação dos mesmos, bem como da ocorrência de eventuais falhas constatadas na execução da prestação. 2. A deliberação do Conselho Directivo relativa a cada Relatório será transmitida de seguida ao Adjudicatário, para que o mesmo proceda de acordo com aquela decisão. ARTIGO 9º Cessão da Posição Contratual 1. O Adjudicatário não poderá ceder a sua posição contratual ou qualquer dos direitos e obrigações decorrentes do Contrato sem autorização da Entidade Adjudicante. 2. Para efeitos da autorização prevista no número anterior, deve: a) Ser apresentada pelo cessionário toda a documentação exigida ao Adjudicatário no presente Concurso; b) A Entidade Adjudicante apreciar, designadamente, se o Cessionário não se encontra em nenhuma das situações previstas no artigo 55.º do CCP. ARTIGO 10º Obrigações do Adjudicatário O Adjudicatário obriga-se a: a) Executar e apresentar o resultado dos serviços que aceita nos termos do Contrato e de forma a assegurar à Entidade Adjudicante a prossecução dos objectivos pretendidos; b) Informar a Entidade Adjudicante sobre o estado em que se encontra o andamento dos serviços em curso, ao longo de cada uma das fases e sempre que isso lhe seja solicitado. ARTIGO 11º Penalidades 1. Em caso de incumprimento dos prazos fixados no Contrato, por causa imputável ao Adjudicatário, poderá ser aplicada uma penalidade, calculada de acordo com a seguinte fórmula: em que P = montante da penalidade; V = valor global da prestação do serviço; A = número de dias de atraso; X = prazo de execução contratualizado, em dias P = V * A X ARSN, IP - Abril

5 2. No caso de o atraso ser superior a 30 dias será accionada a caução, além da aplicação da penalidade, podendo o contrato ser rescindido. ARTIGO 12º Casos Fortuitos ou de Força Maior 1. Nenhuma das partes incorrerá em responsabilidade se, por caso fortuito ou de força maior, designadamente greves ou outros conflitos colectivos de trabalho, for impedida de cumprir as obrigações assumidas no Contrato. 2. A parte que invocar casos fortuitos ou de força maior deverá comunicar e justificar tais situações à outra parte, bem como informar o prazo previsível para restabelecer a situação. ARTIGO 13º Função e Valor da Caução 1. Para garantir o exacto e pontual cumprimento de todas as obrigações legais e contratuais, deve ser prestada uma caução no valor de 5% do montante total do preço contratual, que o adjudicatário assume com a celebração do contrato. 2. O Adjudicatário deve, no prazo de 10 dias contados do acto de adjudicação, a que se refere o n.º 4 do artigo 21º do Programa do Concurso, comprovar que prestou a caução. 3. A Entidade Adjudicante pode considerar perdida a seu favor a caução prestada, independentemente de decisão judicial, nos casos de não cumprimento das obrigações legais, contratuais ou précontratuais, pelo Adjudicatário. ARTIGO 14º Modos de Prestação 1. A caução é prestada por depósito em dinheiro ou em títulos emitidos ou garantidos pelo Estado, ou mediante garantia bancária ou seguro-caução. 2. O depósito em dinheiro ou títulos é efectuado em Portugal, em qualquer instituição de crédito, à ordem da entidade que for indicada no programa do procedimento, devendo ser especificado o fim a que se destina. 3. Quando o depósito for efectuado em títulos, estes são avaliados pelo respectivo valor nominal, salvo se, nos últimos três meses, a média da cotação na bolsa de valores ficar abaixo do par, caso em que a avaliação é feita em 90% dessa média. 4. O programa do procedimento contém os modelos referentes à caução que venha a ser prestada por garantia bancária, por seguro-caução ou por depósito em dinheiro ou títulos. 5. Se a caução for prestada mediante garantia bancária, deve ser apresentado um documento pelo qual o estabelecimento bancário legalmente autorizado assegure, até ao limite do valor da caução, o ARSN, IP - Abril

6 imediato pagamento de quaisquer importâncias exigidas pela entidade adjudicante em virtude do incumprimento de quaisquer obrigações a que a garantia respeita. 6. Tratando-se de seguro-caução, o programa de procedimento pode exigir a apresentação da apólice pela qual uma entidade legalmente autorizada a realizar este seguro assuma, até ao limite do valor da caução, o encargo de satisfazer de imediato quaisquer importâncias exigidas pela entidade adjudicante em virtude do incumprimento de quaisquer obrigações a que o seguro respeita. 7. Das condições da garantia bancária ou da apólice de seguro-caução não pode, em caso algum, resultar uma diminuição das garantias da entidade adjudicante, nos moldes em que são asseguradas pelas outras formas admitidas de prestação da caução. 8. Todas as despesas relativas à prestação da caução são da responsabilidade do adjudicatário. 9. As cauções podem ser prestadas por depósito em dinheiro ou em títulos emitidos ou garantidos pelo Estado, ou mediante garantia bancária ou seguro-caução, conforme escolha do adjudicatário e de acordo com um dos modelos constantes dos Anexos IV e V ao presente programa de concurso e que dele fazem parte integrante. ARTIGO 15º Patentes, Licenças e Marcas Registadas 1. São da responsabilidade do Adjudicatário quaisquer encargos decorrentes da utilização, no fornecimento, de marcas registadas, patentes registadas ou licenças. 2. Caso a Entidade Adjudicante venha a ser demandada por ter infringido, na execução do Contrato, qualquer dos direitos mencionados no número anterior, o Adjudicatário indemniza-o de todas as despesas que, em consequência, haja de fazer e de todas as quantias que tenha de pagar seja a que título for. ARTIGO 16º Contrato 1. Fazem sempre parte integrante do contrato, independentemente da sua redução a escrito: a. Os suprimentos dos erros e das omissões do caderno de encargos identificados pelos concorrentes, desde que esses erros e omissões tenham sido expressamente aceites pelo órgão competente para a decisão de contratar; b. Os esclarecimentos e as rectificações relativos ao caderno de encargos; c. O caderno de encargos; d. A proposta adjudicada; e. Os esclarecimentos sobre a proposta adjudicada prestados pelo adjudicatário. 2. Em caso de discrepância entre os vários elementos que compõem o contrato, prevalece a ordem por que vêm enunciados no número anterior. ARSN, IP - Abril

7 3. O adjudicatário obriga-se a entregar toda a documentação necessária para a celebração do contrato, no prazo de 10 dias a contar da data de adjudicação, nomeadamente: a. Fotocópia do(s) Bilhete(s) de Identidade(s) do outorgante(s) e respectivas moradas; b. Fotocópia do nº de contribuinte ou do cartão de pessoa colectiva, conforme os casos; c. Certidão do registo comercial, onde conste a matrícula e todas as inscrições em vigor, nomeadamente a forma de obrigar; d. Selo pago na Tesouraria dos Serviços Centrais do ARSN, IP. ARTIGO 17º Rescisão do Contrato 1. O incumprimento, por uma das partes, dos deveres resultantes do contrato confere, nos termos gerais de direito, à outra parte o direito de rescindir o contrato, sem prejuízo das correspondentes indemnizações legais. 2. Para efeitos do disposto no número anterior, considera-se incumprimento definitivo quando houver atraso na entrega da prestação dos serviços por período superior a 30 dias. 3. Poderá considerar-se igualmente incumprimento definitivo a ocorrência de mais de três atrasos face ao plano da proposta ou ao disposto no presente Caderno de Encargos, por causa imputável ao adjudicatário. ARTIGO 18º Despesas 1. Todas as despesas derivadas da prestação das cauções e também as inerentes à celebração do Contrato, nomeadamente o imposto de selo, são da responsabilidade do Adjudicatário. 2. São também encargos do Adjudicatário as despesas inerentes à elaboração da Proposta. ARTIGO 19º Foro Competente Para todas as questões emergentes do contrato será competente o Tribunal de Jurisdição Administrativa com sede em Lisboa. ARSN, IP - Abril

8 PARTE II CLÁUSULAS TÉCNICAS ARTIGO 20º Enquadramento Os Cuidados de Saúde Primários estão a ser alvo de uma reestruturação profunda. Em termos organizacionais, neste domínio, foram extintas as Sub-Regiões de Saúde e foram criados Agrupamentos de Centros de Saúde (ACES) em sua substituição. Com esta reforma, os ACES deverão, ter um objectivo claro de focalização nas actividades assistenciais, sendo que todos os serviços de suporte deverão ter uma orientação de centralização na ARS ou de recurso a serviços partilhados, mantendo apenas as funções mínimas para um adequado funcionamento. Deste modo a ARSN, IP, desenvolveu recentemente um projecto de reorganização da cadeia logística de suporte aos cuidados de saúde primários na região Norte que compreendeu duas vertentes: uma de carácter organizacional e uma proposta de construção da rede física. De acordo com o desenho de soluções aprovado pelo Conselho Directivo da ARS Norte, o modelo logístico a implementar será o VMI (Vendor Managed Inventory) na relação ARS Norte Unidades Funcionais dos ACES e a rede física de distribuição assentará em dois novos armazéns a criar na região do Porto e Vila Real. Para melhor detalhe da Estrutura Orgânica do ARSN, I. P., encontra-se na Portaria n.º 649/2007, de 30 de Maio, que aprova os seus Estatutos, podendo também ser consultado o sítio com toda a informação sobre a caracterização da estrutura da ARSN, I.P.. ARTIGO 21º Objectivos 1. A aquisição destes serviços de consultoria visa atingir o cumprimento dos seguintes objectivos: Implementação de uma lógica VMI (Vendor Managed Inventory) no processo de reposição às Unidades Funcionais dos ACES; Desenho detalhado dos processos de Planeamento e Gestão de Stocks, Aprovisionamento, Armazenagem, Aviamento e Distribuição na ARS Norte e de Registo de Consumos nas Unidades Funcionais dos ACES, para os materiais no âmbito do projecto; Estudo detalhado sobre o outsourcing da distribuição e do transporte; Dimensionamento da organização de suporte aos processos; ARSN, IP - Abril

9 Apoio à coordenação e integração do projecto de sistemas de informação de suporte aos processos referidos; Apoio à prospecção e selecção das novas instalações no âmbito de infra-estruturas de armazenagem na zona do Porto e Vila Real resultantes do desenho de soluções aprovado pelo Conselho Directivo da ARS Norte; Desenho detalhado de soluções para as instalações de armazenagem atrás referidas, no que respeita a layout, meios de armazenagem e movimentação e organização. ARTIGO 22º Trabalho a Realizar 1. Execução da colaboração A metodologia a utilizar enquanto suporte conceptual à execução da prestação de serviços deverá ser detalhada e contemplar os seguintes aspectos: Apresentação sumária da metodologia; Fases e actividades que compreendem a sua descrição; Relação entre as fases identificadas e as suas actividades; Tarefas concretas a desenvolver em cada actividade; Pré-requisitos de cada fase e/ou actividade; Resultados de cada fase e/ou actividade; Ferramentas de suporte (caso existam); Momentos de aceitação formal. 2. Gestão da colaboração e da qualidade Para controlo da qualidade de colaboração, o concorrente deverá incluir uma descrição da metodologia com os seguintes conteúdos: Actividades a realizar e sua frequência; Resultados esperados de cada actividade; Entidades envolvidas em cada actividade; Normas de referência ou linhas orientadoras para a execução de cada actividade; Identificação dos mecanismos formais de acompanhamento e controlo da execução das tarefas e actividades a realizar. ARSN, IP - Abril

10 ARTIGO 23º Requisitos metodológicos 1) Organização do projecto 1.1) Equipas de trabalho Os concorrentes deverão indicar a estrutura e a composição (número e perfil dos elementos) da equipa de trabalho a afectar ao projecto, apresentando os curriculum vitae dos elementos a afectar concretamente à realização dos trabalhos. Deverão ser indicadas as responsabilidades associadas a cada perfil distinto, as etapas e tarefas do projecto em que os elementos com esse perfil participarão e o tipo de dedicação que terão (permanente ou parcial). A ARSN, IP entende que a empresa concorrente deverá alocar para além das equipas de trabalho a afectar às diferentes etapas do mesmo, um profissional com o perfil adequado e a tempo inteiro, durante o desenvolvimento do projecto, que ficará responsável pela implementação do projecto na ARSN, IP, ao longo do período máximo estimado de 18 meses. Os concorrentes deverão também indicar a necessidade de envolvimento de elementos da ARSN, IP, nomeadamente para acompanhamento e validação dos trabalhos. 1.2) Mecanismos formais de acompanhamento Os concorrentes deverão explicitar a orgânica que propõem para a realização dos trabalhos e coordenação do projecto com a ARSN, IP, incluindo os diversos níveis. Deverão também indicar os mecanismos a adoptar para efeitos de gestão e acompanhamento dos trabalhos do projecto, incluindo os instrumentos de controlo, periodicidade e forma como serão envolvidos no projecto, do ponto de vista do seu acompanhamento, os vários níveis constituintes da orgânica definida. 1.3) Outras condições Os concorrentes deverão garantir o sigilo quanto à informação que venham a ter acesso durante a execução do projecto, assim como relativamente aos seus produtos resultantes. Os trabalhos inerentes ao estudo deverão decorrer nas instalações da ARS Norte e/ou outras a designar para o efeito. ARSN, IP - Abril

11 ARTIGO 24º Definição de Responsabilidades por parte do ARSN, I. P. 1. Os trabalhos a realizar no âmbito da Implementação do Modelo Logístico e Redesenho da Cadeia Logística de Suporte aos Cuidados de Saúde Primários serão acompanhados pelo ARSN, I. P. e carecem da sua aprovação formal, distinguindo-se diferentes níveis de responsabilidade: a) Responsável do Projecto Conselho Directivo da ARSN, IP, competindo-lhe a análise e aprovação das actividades desenvolvidas; b) Coordenação Operacional Director/ a do Departamento de Gestão e Administração Geral, competindo-lhe o acompanhamento, análise e validação técnica dos trabalhos, a articulação com a empresa adjudicatária e a coordenação da Equipa de Projecto; c) Equipa de Projecto Profissional destacado pela Entidade Adjudicatária, como responsável na ARSN, IP da implementação do projecto e por técnicos dos Departamentos envolvidos, competindolhe o desenvolvimento dos trabalhos em estreita interacção com a empresa adjudicatária e a ARSN, IP; d) Painel de Interlocutores Representantes no âmbito das diversas áreas de actuação da Organização áreas de suporte e de negócio cuja missão será assessorar a Equipa de projecto e ter um papel facilitador na divulgação do Projecto. ARTIGO 25º Prazo de execução do projecto O prazo máximo estimado para a conclusão do projecto é de 18 meses. ARSN, IP - Abril