Portuguese repositories bloom: the RCAAP project Eloy Rodrigues
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1 Portuguese repositories bloom: the RCAAP project Eloy Rodrigues
2 1. Introduction OA and repositories in Portugal 2. Overview of the RCAAP project 3. Main services and developments 4. Results and indicators 5. Current and future work 6. Final remarks
3 Open Access and Repositories in Portugal First Open Access initiatives in Portugal were lead by Minho University RepositóriUM Minho University institutional repository, was created in June 2003 and publicly presented in November 20 th 2003 Institutional self-archiving policy defined in November 2004 and implemented from January 2005
4 Open Access and Repositories in Portugal First Open Access initiatives in Portugal were lead by Minho University RepositóriUM Minho University institutional repository, was created in June 2003 and publicly presented in November 20 th 2003 Institutional self-archiving policy defined in November 2004 and implemented from January 2005
5 Open Access and Repositories in Portugal Portuguese Section of Scielo (Scielo Portugal) created in March st Portuguese Open Access Conference - May 2005
6 Open Access and Repositories in Portugal Portuguese Section of Scielo (Scielo Portugal) created in March st Portuguese Open Access Conference - May
7 Open Access and Repositories in Portugal In November 2006, the Portuguese Rectors Council (CRUP) published a Declaration on Open Access and created and OA Working Group, that hold several meetings in 2007 and From 2006 to 2008 some institutional repositories were created in Portuguese universities.
8 Open Access and Repositories in Portugal In November 2006, the Portuguese Rectors Council (CRUP) published a Declaration on Open Access and created and OA Working Group, that hold several meetings in 2007 and From 2006 to 2008 some institutional repositories were created in Portuguese universities.
9 Portuguese Repositories June 2008
10 1. Introduction OA and repositories in Portugal 2. Overview of the RCAAP project 3. Main services and developments 4. Results and indicators 5. Current and future work 6. Final remarks
11 RCAAP Project Goals Promote visibility and accessibility to Portuguese research output Improve access to information about national scientific output Integrate Portugal into international Initiatives Governance UMIC - Knowledge Society Agency (Political support and funding) FCCN (General and Infrastructures) UMinho (Scientific and Technical) Services RCAAP Portal, Directory and Validator SARI - IR s in SaaS regime Blimunda-SHERPA-ROMEO - Self-archiving policies from PT journals Dissemination, Advocacy, Networking and Training
12 Project RCAAP General Instrastructure Cluster Load balancer Aplications (2 nodes) (future) Databases Monitoring (Nagios & Cacti) Automatic Backup
13 Cluster Structure LVS1 Active LVS2 Passive APP1 APP2 APP3 APP4 Active Active Active Active Databases
14 1. Introduction OA and repositories in Portugal 2. Overview of the RCAAP project 3. Main services and developments 4. Results and indicators 5. Current and future work 6. Final remarks
15 RCAAP Portal OAI-PMH Harvester and Data Provider Search interface Mysql; Solr; Term boosting via Lucene Resource Directory Validator
16 RCAAP Portal Harvester & Data Provider Daily harvesting and indexing (fulltext) Validation of the harvesting results Sends harvesting report to repository administrator OAI-PMH interface (
17 Oai-pmh RCAAP Search Portal SARI 2 IR 1 Oai-pmh IR 2 SARI N IR N SARI Repositórios alojados pelo RCAAP IR Repositórios alojados pela Instituição RCA AP
18 RCAAP Search Portal
19 RCAAP Search Portal
20 RCAAP Portal - Directory
21 RCAAP Portal - Directory
22 Validator Checks RCAAP harvesting rules (Driver guidelines) Title; author; URI; dc.language iso639-3; dc.rights; dc.date Option to check if file(s) are present and accessible
23 Validator Checks RCAAP harvesting rules (Driver guidelines) Title; author; URI; dc.language iso639-3; dc.rights; dc.date Option to check if file(s) are present and accessible
24 Example of Validation Report
25 SARI Institutional Repository Hosting Service Main Features RCAAP Responsability Insitutions Rights Institutions Obligations Academic & Research Institutions SaaS Model Gratis Regulated by Contract Housing (Datacenter) Infrastructure management Software management Training Helpdesk 1 TB storage Mantaining institutions branding Managing repository Harvesting in the RCAAP Portal Respect contract Minimum ammount of content deposited Cooperate wiht RCAAP project RCAAP
26 SARI (Institutional Repository Hosting Service) Free Hosting Service for a Dspace Repository Dspace addons (stats; request copy; oaiextended; portuguese help; send to curricula Degóis; ) = Dspace++ Same code base, only configurations change Language: Portuguese & English
27 SARI (Institutional Repository Hosting Service) All the external interface is changed: Design = Institutional Desing Autonomous Administration Free Helpdesk ( & Phone) 24 Repositories currently hosted
28 Common Repository Es un repositorio para las instituciones productoras de literatura científica cuya dimensión aún no justifica la creación de un repositorio propio Los autores afectos a una institución que no tenga repositorio pueden registrarse y archivar documentos en el Repositorio Comum
29 Dspace Addons (Uminho and RCAAP) OAIextended Statistics Request Copy Sharing Bar Degóis Other (Document Type; Recent Items; )
30 OAIextended Addon Creates Virtual Sets For: DRIVER, OpenAIRE, ETDs Activates DIDL Based on Filters and Modifiers Filters (dc.types, dc.rights, etc ) Modifiers (open access» info:eu-repo/semantics/openaccess) Highly configurable To be included in Dspace 1.8???
31 UMinho Stats Gathers and processes information about repository usage (external access, downloads and internal administrative, workflow) Diferent levels of analysis: Repository, Community, Collection, Document Customizable statistics, interface and access policies
32 Request Copy Addon For restricted access items Sends an to the person who deposited the item, requesting copy Author/Depositor reply with 2 clicks
33 Sharing Bar Addon Share item on Social Networks Share item on Reference Management Tools (Endnote; Mendeley; Bibtex) Send to Degóis Curricula (CRIS) (social networks can be configured)
34 DeGóis Addon Sends submited item to DeGóis Curricula (CRIS) Repository» Degóis = Webservice Degóis» Repository = Sword Also included in Search Portal and Sharing Bar Addon
35 Interoperability with DeGóis (CRIS) 36
36 Other Addons Document Type addon Recent items Portuguese Help Page Download link for On project website
37 Portuguese Brazilian Cooperation
38 Memorandum (main points) i. Search Portals integration/interoperability ii. Portuguese-Brasilian Directory of Open Access repositories and journals iii. Anual Open Access conference
39 RCAAP - OASIS BDTD Brazil 1) TD (BDTD) 2) Repositories (RI) 3) Journals (SEER) 4) Journals (Scielo) Portugal 1) Repositories (RI) 2) Scielo (planned) Scielo.br SEER Scielo.pt
40 OA Portuguese-Brazilian Directory Lists Open Access Journals & Repositories from Portugal and Brazil Dspace 1.6 with XMLUI interface 2 instances (Brazil & Portugal) Harvesting/synchronization of new records via OAI-PMH
41 OA Portuguese-Brazilian Directory
42 2nd Portuguese-Brazilian Conference November, Rio de Janeiro, Brazil
43 Dissemination, Advocacy, Networking and Training RCAAP
44 Dissemination, Advocacy, Networking and Training Blog Twitter Facebook Project Website - e-learning RCAAP
45 Dissemination, Advocacy, Networking and Training RCAAP
46 Project Website
47 e-learning Módulos 1 - O Acesso Aberto 2 RCAAP 3 O Rep. Comum 4 Auto-arquivo 5 Os direitos de autor
48 Studies and Documents State of the Art Report on Open Access in Portugal (2009) Kit de Políticas Open Access (2009) (in English and Spanish 2011) Os Repositórios de dados Científicos: Estado da Arte (2010) RCAAP
49 1. Introduction OA and repositories in Portugal 2. Overview of the RCAAP project 3. Main services and developments 4. Results and indicators 5. Current and future work 6. Final remarks
50 Number of Repositories RI (locais) SARIs Total Agregados
51 Number of items (Portugal only)
52 OA policies and mandates Institution Year Universidade do Minho ISCTE 2007 Universidade do Porto 2008 Universidade Aberta 2010 Instituto Politécnico de Bragança 2010 Universidade de Coimbra 2010 Universidade de Lisboa 2010 Hospitais Universitários de Coimbra 2011 Instituto Politécnico de Leiria 2011
53 1. Introduction OA and repositories in Portugal 2. Overview of the RCAAP project 3. Main services and developments 4. Results and indicators 5. Current and future work 6. Final remarks
54 Current and Future Work Pilot project on data repositories Aggregated/Centralized Statistics Hosting service for OA journals (SARC) SaaS model State of the art report on digital preservation Developing/enhancing Portuguese-Brasilian cooperation 56
55 Pilot project on data repositories Experimenting with one central repository for several institutions + datasets in local IRs Diferent Metadata Schemas (DDI, Dublin Core, and other schemas) Dspace platform
56 Aggregated/Centralized Statistics Agretated Stats of multiple repositories Events: views, downloads and deposits Filters Repository, time and event type Produces/presents statistics: Evolution data/charts & rankings Graphic customization; embeded graphics; subscribe* and export to CSV *Receive weekly or monthy by an update of the generated grafic
57 Aggregated/Centralized Statistics
58 Aggregated/Centralized Statistics
59 SARC Journal Hosting Service Based in OJS (2.3.3) One OJS instance Several journals Highly configurable to accomodate different journal practices and brandings 8 Journals hosted in 2011
60 SARC Journal Hosting Service Based in OJS (2.3.3) One OJS instance Several journals Highly configurable to accomodate different journal practices and brandings 8 Journals hosted in 2011
61 1. Introduction OA and repositories in Portugal 2. Overview of the RCAAP project 3. Main services and developments 4. Results and indicators 5. Current and future work 6. Final remarks
62 Final remarks We think RCAAP is a sucessfull project The objectives have been achieved Growth indicators (repositories and contents) are positive RCAAP has obtained national and international visibility A large community (institutional leaders, librarians, researchers, etc.) was created and mobilized/committed, around RCAAP 65
63 Some success factors Global and integrated vision (infrastructures, services, policy, advocacy, communication, dissemination and training, helpdesk, partnership, cooperation and connection with international initiatives) Governance model Commitment at several levels (political, management and operational) Based in centers of expertise (coordination and infrastructures, scientific and technical) Open to partnerships (Blimunda, Data Rep., Brazil) Service model Liberates institutions/repositories to their core activities Offers economies of scale (cost, quality and fast development) Community Building 66
64
65 THANKS! ELOY RODRIGUES 68
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