MANUAL EVENTOS REALIZADOS CORREALIZADOS

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1 MANUAL DE EVENTOS REALIZADOS E CORREALIZADOS Atualizado em 02 de dezembro de 2016

2 1. INTRODUÇÃO NATUREZA DA REALIZAÇÃO E DA CORREALIZAÇÃO SOLICITAÇÃO DE EVENTOS REALIZADOS E CORREALIZADOS DOAÇÃO DE EVENTUAL SUPERÁVIT PERÍODO DE REALIZAÇÃO DOS EVENTOS EVENTOS SATÉLITES REMUNERAÇÃO E SERVIÇOS PRESTADOS PELA SBC IDENTIDADE VISUAL E DIVULGAÇÃO DO EVENTO USO DE DOMÍNIOS ESPECÍFICOS PELAS COMISSÕES ESPECIAIS, SECRETARIAS REGIONAIS E EVENTOS REALIZADOS CONTA BANCÁRIA FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE INSCRIÇÕES ECOS POLÍTICA PARA FORMAÇÃO DO VALOR DE INSCRIÇÃO INSCRIÇÕES NO LOCAL DO EVENTO INSCRIÇÕES ISENTAS POLÍTICA DE CANCELAMENTO DAS INSCRIÇÕES CARTA CONVITE PARA ESTRANGEIROS FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE SUBMISSÃO JEMS ANAIS E PUBLICAÇÕES: RESERVA DE EXEMPLARES PARA A SBC EDITORAÇÃO E ISSN/ISBN DIREITOS AUTORAIS PUBLICAÇÃO DE ANAIS IEEE XPLORE ACM DIGITAL LIBRARY SPRINGERLINK COOPERAÇÃO DA SBC COM OUTRAS SOCIEDADES CIENTÍFICAS SERVIÇOS OPCIONAIS ADIANTAMENTO DE RECURSO MATERIAL PARA PARTICIPANTES PATROCÍNIOS TERMO DE COMPROMISSO REPRESENTAÇÃO DA SBC NA ABERTURA DO EVENTO INFORMAÇÕES GERAIS LOGO DA SBC PARA SER USADO NA PAGINA DO EVENTO, MATERIAIS E PEÇAS DE DIVULGAÇAO SUGESTÃO DE TEMPLATE PARA ARTIGOS PUBLICADOS IMAGENS DOS MATERIAIS FORNECIDOS PELA SBC... 25

3 9.4 TABELA DE PREÇOS DOS SERVIÇOS DISPONÍVEIS PARA OS EVENTOS REALIZADOS E CORREALIZADOS MANUAL FINANCEIRO TERMOS DE CONVÊNIOS COM INSTITUIÇÕES PARCEIRAS ANEXO 1 INFORMAÇÕES SOBRE OBTENÇÃO DE ISSN ANEXO 2 INFORMAÇÕES SOBRE OBTENÇÃO DE ISBN ANEXO 3 MODELOS DE CARTAS CONVITES... 31

4 4 1. INTRODUÇÃO A SBC possui três tipos de eventos: apoiados, realizados e correalizados. A diferença fundamental entre estes três tipos está na origem do evento. São considerados Realizados os eventos criados pela SBC por meio da sua estrutura organizacional (Diretoria, Comissão de Educação, Comissões Especiais e Secretarias Regionais), estes devem usar a infraestrutura administrativa da SBC, incluindo o ECOS Sistema de Inscrições e Coordenação de Eventos e o JEMS Sistema de Gerenciamento de Periódicos e Evento. Eventos Correalizados são aqueles criados pela SBC em parceria com outra sociedade científica, estes quando realizados no Brasil devem utilizar a infraestrutura administrativa da SBC, incluindo o ECOS e o JEMS. Evento Correalizados fora do Brasil podem optar pelo uso da infraestrutura da SBC. Já os eventos Apoiados são aqueles criados por outras sociedades da área da computação e/ou áreas afins. Esses eventos podem utilizar o sistema de submissão JEMS, solicitar material a preço de custo e contam com a divulgação nas redes sociais e portal da SBC. Caso desejem também utilizar o ECOS, será encaminhado uma proposta financeira para análise da coordenação do evento. 2. NATUREZA DA REALIZAÇÃO E DA CORREALIZAÇÃO Os Eventos Realizados são organizados por professores, pesquisadores e profissionais ligados às instituições de ensino, pesquisa e empresas de Tecnologia de Informação de forma voluntária. Os eventos correalizados visam o intercâmbio internacional entre pesquisadores da academia e da indústria. A SBC é responsável pela manutenção da qualidade e pela continuidade desses eventos, enquanto for de interesse da comunidade acadêmica.

5 5 3. SOLICITAÇÃO DE EVENTOS REALIZADOS E CORREALIZADOS A solicitação de realização e correalização de eventos deve ser submetida à análise da Diretoria e à aprovação do Conselho da SBC através de uma proposta. Essa exigência deve-se ao envolvimento do nome da SBC tanto do ponto de vista de imagem como do compromisso financeiro entre as instituições envolvidas. As propostas de realização devem ser encaminhadas utilizando o formulário eletrônico disponível no ECOS. Ela deverá ser submetida pelo coordenador geral do evento, com antecedência mínima de 3 (três) meses da realização do evento. Preferencialmente a proposta já deve ter sido aprovada pela estrutura organizacional correspondente (por exemplo, a Comissão Especial responsável pelo evento). Os pedidos, após estarem com todos os itens de acordo, são processados em até 5 dias úteis. O formulário eletrônico está disponível somente para Eventos Realizados, Eventos Correalizados devem encaminhar a proposta por utilizando os itens abaixo. O formulário é composto pelos itens abaixo: 1) Tipo de evento i. Separamos as Escolas Regionais dos demais eventos devido as suas características, algumas políticas são aplicadas diferentemente a cada tipo de evento. 2) Instituição Executora: i. Caso a Instituição não esteja cadastrada no formulário, encaminhar para sbc@sbc.org.br para que seja feito a verificação. ii. Orientações sobre a destinação do eventual superávit estão no item 3.1 DOAÇÕES DE EVENTUAL SUPERÁVIT PARA INSTITUIÇÕES EXECUTORAS

6 6 3) Representante Institucional i. É obrigatório que a Instituição executora possua um Representante Institucional da SBC. Essa política foi definida para auxiliar os coordenadores dos eventos na divulgação do mesmo. Caso a Instituição não possua RI, o coordenador do evento deverá encaminhar para institucional@sbc.org.br solicitando a indicação de um Representante Institucional. 4) Secretarias Regionais e Comissões Especiais i. Selecionar a estrutura organizacional responsável pelo evento e a porcentagem que será destinada a cada uma delas. Observar o item 3.1 DOAÇÃO DE EVENTUAL SUPERÁVIT PARA INSTITUIÇÕES EXECUTORAS 5) Coordenadores i. O(s) coordenador (es) do evento, devem ser associados na categoria efetivo e estar com a associação em dia com a SBC. O coordenador geral, inclusive se estrangeiro, deverá ser associado. 6) Informações do evento Nome: Sigla: Edição: Data de início: Data final: Local do evento: URL: A página deverá estar operacional e seguir as políticas da SBC, explicadas no item 4.2 IDENTIDADE VISUAL E DIVULGAÇÃO DO EVENTO. Resumo Descritivo do Evento: Encaminhar resumo da edição atual e um breve resumo das duas últimas edições do evento.

7 7 Formato de Submissão de Artigos: Quando houver submissão de artigos, os eventos realizados e correalizados deverão obrigatoriamente utilizar o JEMS. Calendário de Submissão de Artigos: Orçamento: Submeter a planilha de orçamento, a qual é parte integrante desse manual previsão de despesas e receitas previstas, incluindo os patrocínios de empresas, agências financiadoras e fundações. Os valores e categorias de inscrição devem seguir as orientações do item 4.5 POLÍTICA PARA FORMAÇÃO DO VALOR DE INSCRIÇÃO. O evento pode solicitar a sede os dados do evento anterior para utilizar como base. Li e concordo com os procedimentos e regras estabelecidos nos manuais da SBC: Ambos disponíveis no site da SBC em >> Dúvidas e solicitação de informações adicionais poderão ser encaminhadas para o eventos@sbc.org.br. 3.1 DOAÇÃO DE EVENTUAL SUPERÁVIT Separamos as Escolas Regionais dos demais eventos devido ao seu porte, uma vez que é focada em estudantes e por isso possui pouca arrecadação com inscrições e patrocínios. Algumas políticas são aplicadas diferentemente a cada tipo de evento. Caso o evento não distribua 100% do eventual superávit, o restante será destinado a SBC.

8 Eventos Realizados por Comissões Especiais (exceto Escolas Regionais): A instituição executora deverá ser associada à SBC para estar apta a receber o eventual superávit do evento. O percentual destinado a Executora poderá ser no máximo 40% do eventual superávit, caso seja destinado porcentagem menor, o restante será destinado à sede da SBC. Caso a Instituição não seja associada, o coordenador deverá sinalizar no ato da proposta a opção escolhida conforme abaixo: a) Não reter superávit: destinando o recurso para a Sede da SBC; b) Associar com superávit: descontando o valor da associação em caso de eventual superávit. Nos casos em que o superávit for menor que o valor da associação, este será destinado à sede da SBC. Sem prejuízo algum a instituição. (i) As Comissões Especiais (CEs) responsáveis pelo evento podem receber, em conjunto 50% do eventual superávit do evento. A proposta de realização de evento deve informar o percentual que será repassado para cada CE sem ultrapassar, na soma das partes, os 50% do eventual superávit. (ii) Deverá ser destinado para a Secretaria Regional (SR) 10% do eventual superávit do evento. Na proposta de realização do evento, deve ser informado, qual SR receberá o recurso Eventos Realizados (Escolas Regionais) A instituição executora deverá ser associada à SBC para estar apta a receber o eventual superávit do evento. O percentual destinado a Executora poderá ser no máximo 40% do eventual superávit.

9 9 Caso a Instituição não seja associada, o coordenador deverá sinalizar no ato da proposta a opção escolhida conforme abaixo: a) Não reter superávit: o eventual superávit poderá ser destinado na sua totalidade à estrutura organizacional responsável (CE e/ou SR) b) Associar com superávit: descontando o valor da associação em caso de eventual superávit. Nos casos em que o superávit for menor que o valor da associação, este será destinado à sede da SBC. Sem prejuízo algum a instituição. As Secretarias Regionais (SR) e Comissões Especiais (CE), responsáveis pelo evento, poderão receber em conjunto o total do eventual superávit, se assim desejarem. A proposta de realização do evento deve informar o percentual que será repassado para cada SRs e/ou CEs Eventos Correalizados: O superávit pode ser dividido entre a Executora, Instituição Correalizadora, Comissão Especial e/ou Secretaria Regional, desde que respeitadas às condições citadas no item anterior. O pedido deve informar qual percentual será repassado para cada uma delas. 3.2 PERÍODO DE REALIZAÇÃO DOS EVENTOS Os organizadores de eventos deverão evitar a sobreposição de datas com outros eventos já aprovados pelo Conselho da SBC. As informações sobre os eventos realizados e correalizados já aprovados estão disponíveis no calendário de eventos da SBC, publicado no portal da Sociedade (

10 EVENTOS SATÉLITES Eventos satélites aos eventos Realizados ou Correalizados pela SBC, por exemplo, workshops e minicursos, gozam do mesmo status e serão regidos pelo mesmo conjunto de regras do evento principal em relação aos serviços, ou seja, passam a ser considerados parte integrante dos eventos realizados ou correalizados. No caso do evento satélite possuir inscrição exclusiva, esta irá compor a base de cálculo, para fins de remuneração dos serviços prestados pela SBC. 4. REMUNERAÇÃO E SERVIÇOS PRESTADOS PELA SBC Como remuneração pelos serviços prestados aos eventos Realizados e Correalizados, a SBC aplica os seguintes percentuais sobre a receita líquida arrecadada com as inscrições: Eventos Realizados: a) Quando a inscrição no evento for realizada em conjunto com renovação ou novo associação às SBC ( combo ), 7,5% sobre todos os recursos arrecadados com inscrições, atividades adicionais e extras; b) 15% sobre todos os recursos arrecadados nas outras categorias de inscrições, atividades adicionais e extras; Eventos Correalizados: a) 7,5% sobre todos os recursos arrecadados nas categorias de inscrições, atividades adicionais e extras;

11 IDENTIDADE VISUAL E DIVULGAÇÃO DO EVENTO O site do evento deverá obedecer à seguinte regra, o logo da SBC deve estar no banner principal da página do evento, acompanhado pela frase Realizado por ou Correalizado por. É obrigatório o uso da logo da SBC em todos os materiais do evento, como folders, banners, camisetas e quaisquer outros materiais. A logomarca constitui um recurso legal e intelectual valioso e, portanto, seu uso deve estar de acordo com as orientações constantes no Manual de Identidade Visual da SBC, disponível para download em na seção Eventos. Antes de autorizar a produção camisetas, brindes e quaisquer outros materiais, o organizador deve encaminhar a arte para o setor de Eventos aprovar. A SBC faz a divulgação do evento em seus vários meios de comunicação e apóia os organizadores das seguintes formas: Divulgação no portal da SBC e redes sociais: para divulgação do evento na página da SBC ( e redes sociais, a coordenação do evento deve solicitar enviando para comunicacao@sbc.org.br, preferencialmente com o banner nas medidas 2000x490 e o release para imprensa, se houver; Listas eletrônicas de discussões: mensagens veiculadas nas listas das comissões especiais e sbc-l devem ser encaminhadas pela coordenação do evento diretamente para as listas; SBC Horizontes: inclusão pôster ou artigo sobre o evento na revista eletrônico SBC Horizontes; Computação Brasil: a revista possui espaço reservado para agenda de eventos. Há também a possibilidade de se produzir matérias sobre os eventos;

12 12 Mailing: a SBC disponibiliza os endereços de das instituições associadas; Uso do domínio da SBC: os eventos devem utilizar o endereço do evento>, apontando para a página local de divulgação do evento em servidor próprio. O armazenamento no servidor da SBC pode ser feito em casos excepcionais. O domínio SBC é aquele que deve obrigatoriamente ser utilizado na divulgação do site do evento. 4.2 USO DE DOMÍNIOS ESPECÍFICOS PELAS COMISSÕES ESPECIAIS, SECRETARIAS REGIONAIS E EVENTOS REALIZADOS A SBC não possui servidores de DNS público. Assim, não é possível a resolução de nome fora de sua rede. CEs, SRs e eventos devem fornecer o endereço de hospedagem da página para o redirecionamento conforme explicado abaixo: Os eventos realizados, CEs e SRs que queiram proteger suas marcas, podem registrar URLs fora do domínio sbc.org.br, mas estes endereços devem obrigatoriamente ser alcançados pelas URLs [nome].sbc.org.br e estas últimas administradas pela Sede da SBC. Eventos realizados, CEs e SRs devem divulgar apenas as URLs [nome].sbc.org.br e de forma a promover a marca da SBC. O título (e meta-dados) das páginas deve conter obrigatoriamente o nome SBC, como Comissão Especial de [nome] da SBC, ou Simpósio [nome]da SBC.

13 13 Registros de domínios fora do domínio sbc.org.br devem ser feitos sempre pela Sede da SBC. O coordenador do evento, CE ou SR deve solicitar, através do suporte@sbc.org.br, tais registros. O custo do registro será debitado da CE, SR responsáveis ou será acertado na prestação de contas do evento. As URLs [nome].sbc.org.br e porém, não implicam em custos. Para domínios comerciais (terminados com ".com" ou ".com.[sigla_pais] ), a SBC não poderá fazer redirecionamentos diretos. Nesse caso, o redirecionamento será indireto, levando o usuário a uma página HTML onde ele deverá clicar no endereço destino, tal como no exemplo abaixo: "Clique em para acessar a página do Evento" 4.3 CONTA BANCÁRIA A gestão dos recursos de inscrições e patrocínios para eventos realizados e correalizados é realizada por meio de conta bancária aberta e gerenciada pela SBC. O coordenador do evento terá procuração com poderes para verificação de saldos, extratos e agenda financeira. O pagamento de fornecedores é realizado pela equipe administrativa da SBC, conforme instruções no Manual Financeiro e no Termo de Compromisso. A abertura de conta bancária e a interação com o banco é de inteira responsabilidade da equipe administrativa da sede da SBC.

14 FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE INSCRIÇÕES ECOS O sistema de inscrições Ecos é hospedado e mantido no servidor da SBC e configurado pela comissão organizadora do evento em conjunto com o setor de eventos da SBC. A equipe administrativa da SBC envolve-se diretamente no processamento das inscrições, respondendo pelos seguintes itens: Suporte para a configuração do sistema de inscrições; Confirmação do pagamento das inscrições (boleto bancário, débito em conta, cartão de crédito, nota de empenho); Apoio administrativo no atendimento de inscritos na etapa pré-evento, e a participantes, na etapa pós-evento, em questões relativas à inscrição, emissão de notas fiscais, recibos e certificados, etc. 4.5 POLÍTICA PARA FORMAÇÃO DO VALOR DE INSCRIÇÃO Os coordenadores gerais dos eventos Realizados e Correalizados são responsáveis por definir os valores base de inscrição para, pelo menos, os três tipos de associados da SBC, a saber: estudante, estudante de pós-graduação e efetivo. Os valores para os não associados ou associados que não estejam em dia com a SBC são então calculados da seguinte forma. Inscrição para não associado em conjunto com renovação/associação à SBC ( combo ) O valor para categoria combo corresponde ao valor da inscrição para associado acrescido do valor da renovação/associação à SBC; Inscrição para não associado sem renovação/associação à SBC O valor para a categoria não associado corresponde ao valor da inscrição para associado acrescido de 10%, mais o valor da

15 15 renovação/associação à SBC, ainda que esta última não seja efetivada. Abaixo exemplificamos o cálculo para os valores das inscrições. Inicialmente, assumimos que os valores para renovações e novas associações à SBC são dados por: Categoria Estudante Estudante de Pós-Graduação Efetivo Valor da renovação/associação ae aep aef Os valore de ae, aep e aef da tabela acima estão disponíveis no site da SBC em Assumindo um evento hipotético que emprega três faixas de valores dependentes da data de inscrição (i.e., até D1, até D2 e depois de D2), a tabela abaixo apresenta todas as categorias e valores de inscrições para tal evento. Células com itens apresentados em verde são aquelas cujos valores são definidos pelos organizadores do evento. Todas as outras células têm valor calculado automaticamente. Uma planilha Excel que automatiza os cálculos abaixo está disponível em: Categoria Estudante Estudante de Pós- Graduação Até a data D1 (ex: inscrição antecipada) Até a data D2 (ex: inscrição convencional) Associado à SBC E1 E2 E3 Não associado à SBC (inscrição no evento e associação à SBC) E1 + ae E2 + ae E3 + ae Depois de D2 (ex: inscrição tardia ou no evento) Não associado à SBC 1,1 * E1 + ae 1,1 * E2 + ae 1,1 * E3 + ae Associado à SBC EP1 EP2 EP3 Não associado à SBC (inscrição no evento e associação à SBC) EP1 + aep EP2 + aep EP3 + aep

16 16 Não associado à SBC 1,1 * EP1 + aep 1,1 * EP2 + aep 1,1 * EP3 + aep Efetivo Associado à SBC Ef1 Ef2 Ef3 Não associado à SBC (inscrição no evento e associação à SBC) Ef1 + aef Ef2 + aef Ef3 + aef Não associado à SBC 1,1 * Ef1 + aef 1,1 * Ef2 + aef 1,1 * Ef3 + aef Ficam as Escolas Regionais dispensadas de aplicar essa política nas categorias para profissionais. Eventos correalizados devem aplicar para os associados da SBC o mesmo desconto concedido aos associados das sociedades correalizadoras. 4.6 INSCRIÇÕES NO LOCAL DO EVENTO Todas as inscrições efetuadas na secretaria do evento devem ser inseridas no sistema de inscrições ECOS. O cadastro no sistema garante a verificação da condição de associado (se está ou não com a anuidade em dia), além de auxiliar no controle das inscrições e na emissão de crachás e certificados. Importante salientar que o registro das informações no sistema ECOS, é fator importante para futuras averiguações e análises. Participantes que nunca se inscreveram em eventos da SBC devem, primeiramente, efetuar o cadastro no sistema de cadastro Contas. 4.7 INSCRIÇÕES ISENTAS A política de isenções está descrita no Manual Financeiro, item 11.

17 POLÍTICA DE CANCELAMENTO DAS INSCRIÇÕES A política de cancelamento deve ser estabelecida antes da abertura das inscrições e deve ser divulgada no site do evento antes da abertura das inscrições. A data limite para solicitação de reembolso da inscrição deve ser no máximo uma semana de antecedência ao evento e o valor máximo a ser reembolsado será de 80%, sendo que os 20% restantes devem cobrir os custos administrativos da inscrição. O coordenador tem autonomia para estabelecer o período e valores reembolsados, desde que respeitados os limites acima. 4.9 CARTA CONVITE PARA ESTRANGEIROS A carta convite é um documento que auxilia os participantes na concessão do visto de viagem e liberação de expediente de trabalho. A SBC recomenda fortemente que a carta seja emitida somente após a confirmação da inscrição e pagamento do participante. No Anexo 3 há um modelo de carta convite que poderá ser usada pelos coordenadores FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE SUBMISSÃO JEMS O JEMS - Sistema de Gerenciamento de Periódicos e Evento é um software de gerenciamento de submissões e avaliações de trabalhos para os eventos e é obrigatório o seu uso para todos os eventos realizados e correalizados que tiverem submissão de artigos A solicitação de entradas envolve custos a serem absorvidos pela organização do evento. É importante esclarecer que a solicitação de abertura de contas no JEMS deverá ser efetuada

18 18 pelo Coordenador Geral do evento, enviando para Para consultar valores, acesse Importante salientar que para inclusão dos artigos aceitos na biblioteca digital da SBC, é imprescindível o armazenamento da versão final dos trabalhos no sistema JEMS ANAIS E PUBLICAÇÕES: RESERVA DE EXEMPLARES PARA A SBC A coordenação dos eventos realizados e correalizados devem reservar e, posteriormente enviar para a sede da SBC exemplares dos anais e publicações produzidos pelo evento, conforme determinado a seguir: Impressos em papel, CD ou outra mídia digital - o número de exemplares será determinado no momento da assinatura do termo de compromisso e deve ser igual ao número de associados institucionais. Publicações online - os eventos que publicarem somente em formato online devem enviar para a Sede pelo menos uma cópia dos anais e informar o local onde será disponibilizado os anais. Ficam as Escolas Regionais dispensadas de enviar à Sede os exemplares de anais em formato impresso, sendo obrigatório o envio no formato digital, quando houver EDITORAÇÃO E ISSN/ISBN A SBC possui cadastro no ISBN e ISSN como editora de livros, anais e periódicos. Todas as obras dos seus eventos realizados e correalizados devem

19 19 utilizar ISBN ou ISSN, a ser solicitado para a sede da SBC com antecedência mínima de um mês. Para anais, seminários ou encontros, o editor pode solicitar ISBN e/ou ISSN. Para cada edição, as publicações recebem ISBN e pelo título do evento recebem ISSN que permanecerá o mesmo para todas as edições. A solicitação dos números de ISSN ou ISBN deve ser feita enviando e- mail para eventos@sbc.org.br, que providenciará o preenchimento e envio do formulário adequado para as respectivas instituições. Ver no Anexo 2 quais documentos devem ser enviados. Os artigos a serem publicados nos anais ou livros devem seguir o formato padrão da SBC, que pode ser obtido no endereço Sobre o ISSN: O ISSN, sigla em inglês para International Standard Serial Number para Publicações Seriadas, é o código aceito internacionalmente para individualizar o título de uma publicação seriada. Esse número se torna único e exclusivo do título da publicação ao qual foi atribuído. Por ser um código único, o ISSN identifica o título de uma publicação seriada durante todo o seu ciclo de existência (fase de lançamento, circulação e encerramento). Para atribuição do código de ISSN é necessário que o tipo de suporte físico (impresso, online, CD, ou outras mídias) das publicações esteja estabelecido, uma vez que o nº ISSN é atrelado ao tipo de suporte físico. Se houver mudanças no título (exceto quando for edição) ou no suporte físico deverá ser solicitado outro nº ISSN.

20 20 Sobre o ISBN: O ISBN - sigla em inglês para International Standard Book Number é um sistema internacional padronizado que identifica numericamente os livros segundo o título, o autor, o país, a editora, individualizando-os inclusive por edição. Uma vez fixada a identificação, ela só se aplica àquela obra e edição, não se repetindo jamais em outra. Os custos para aquisição do ISBN são reembolsados pelo evento no ato da prestação de contas. Os valores são reajustados pela Biblioteca Nacional, em caso de dúvidas, consulte o setor de eventos no momento da solicitação DIREITOS AUTORAIS O Termo de Cessão de Direitos Autorais deve ser solicitado pelo sistema JEMS. O termo visa preservar os interesses da SBC, de seus associados e colaboradores e deve ser emitido para material inédito e acompanhar os trabalhos aprovados para publicação nos volumes produzidos pelo evento. É responsabilidade do organizador da publicação (ex., coordenador do comitê de programa) obter dos autores dos artigos o Termo de Cessão de Direitos Autorais, quando do recebimento da versão final do artigo para publicação. Nos casos de autoria conjunta pelo menos um dos autores deve assinar como um agente autorizado pelos demais PUBLICAÇÃO DE ANAIS Todos os eventos realizados, correalizados ou apoiados pela SBC podem publicar gratuitamente seus anais na Biblioteca Digital Brasileira de Computação

21 21 (BDBComp), acessível no endereço Além deste recurso, os organizadores dos eventos realizados, correalizados ou apoiados pela SBC podem usufruir das parcerias da SBC com a IEEE, ACM e Springer para publicação dos anais de suas conferências em formato digital, respectivamente, no IEEE Xplore, na ACM Digital Library e no repositório SpringerLink IEEE XPLORE O acordo IEEE-SBC garante preços diferenciados para publicação de anais de eventos realizados, correalizados ou apoiados pela SBC no IEEE XPlore. Interessados devem entrar em contato com o Diretor de Publicações da SBC, que fará os encaminhamentos necessários. É importante notar que só serão encaminhados pedidos de eventos que tenham os status citados, aprovados pela Diretoria e Conselho da SBC. Para consultar valores, acesse: ACM DIGITAL LIBRARY O acordo ACM-SBC garante preços diferenciados para publicação de anais de eventos realizados, correalizados ou apoiados pela SBC na ACM Digital Library. Interessados devem entrar em contato com o Diretor de Publicações da SBC, que fará os encaminhamentos necessários. É importante notar que só serão encaminhados pedidos de eventos que tenham os status citados, aprovados pela Diretoria e Conselho da SBC. Em 2015, o preço-base para a publicação de volumes com até 30 artigos era de US$ 500, acrescidos de US$ 20 para cada artigo além dos 30 iniciais.

22 SPRINGERLINK A editora Springer encoraja a publicação de anais de eventos realizados, correalizados ou apoiados pela SBC como volumes da série Communications in Computer and Information Science (CCIS), desde que todos os artigos estejam em inglês. Os artigos ficarão disponíveis para acesso no repositório SpringerLink. Adicionalmente, para distribuição aos participantes do evento, os anais podem ser publicados fisicamente como livros impressos, CD-ROMs ou pendrives, com custos variáveis, ou ser liberados para acesso por um período de tempo limitado (de aproximadamente 4 semanas), sem nenhum custo. 5. COOPERAÇÃO DA SBC COM OUTRAS SOCIEDADES CIENTÍFICAS A SBC possui convênios com algumas sociedades cientificas que preveem benefícios para os seus associados. Os benefícios devem ser concedidos mediante comprovação da condição de associado, de acordo com as regras estabelecidas no termo de convênio. 6. SERVIÇOS OPCIONAIS 6.1 ADIANTAMENTO DE RECURSO Havendo necessidade de adiantamento de recursos para a organização de eventos realizados, o coordenador do evento deve solicitar primeiramente a Comissão Especial ou Secretaria Regional responsável pelo evento. A SBC fará adiantamento somente quando a Comissão Especial ou Secretaria Regional não possuir recursos.

23 MATERIAL PARA PARTICIPANTES A sede da SBC confecciona e disponibiliza, a preço de custo, blocos, crachás, certificados e canetas para distribuição aos participantes de eventos. Caso seja do interesse da comissão organizadora, o material poderá ser enviado. A solicitação do material deve ser encaminhada com antecedência mínima de 45 dias para que o custo de envio seja por conta da sede da SBC. Caso seja encaminhada fora do prazo, o custo de envio será de responsabilidade da organização do evento. Recomenda-se fortemente o uso do certificado padrão da SBC, pois isso facilita a emissão e envio de segunda via de certificados solicitados por participantes depois de realizado o evento. Alternativamente ao envio do material produzido na sede, a SBC fornece a arte-finalização (que inclui layout, tamanho e qualidade do papel) dos certificados, blocos e crachás, para que a organização do evento providencie a produção gráfica localmente. Os valores de custo desse material estão PATROCÍNIOS Todos os patrocínios devem ser formalizados através de contrato formal seguindo o modelo padrão de contrato fornecido pela SBC. Quando a empresa solicitar o uso de modelo próprio, o mesmo deve ser aprovado pelo setor de eventos da SBC. Alguns patrocínios são gerenciados globalmente pela SBC; antes de realizar alguma solicitação, o coordenador do evento deve entrar em contato com a Sede.

24 24 7. TERMO DE COMPROMISSO A organização do evento é formalizada pela assinatura de um termo de compromisso pelo Coordenador Geral. Esse termo tem como finalidade definir os direitos e responsabilidades do coordenador do evento e da SBC. A abertura de conta bancária, o adiantamento de recursos e outros serviços da sede, quando solicitado, somente são prestados após a assinatura do termo de compromisso pelo organizador. 8. REPRESENTAÇÃO DA SBC NA ABERTURA DO EVENTO Será definida pela SBC em conjunto com o evento uma pessoa para compor a mesa de abertura do evento, representando a Sociedade. Sempre que possível a SBC alocará um representante da cidade ou estado em que o evento acontecerá. Esgotando-se as possibilidades, os custos de deslocamento serão atribuídos ao evento. 9. INFORMAÇÕES GERAIS Os links a seguir contêm informações úteis para os organizadores: 9.1 LOGO DA SBC PARA SER USADO NA PAGINA DO EVENTO, MATERIAIS E PEÇAS DE DIVULGAÇAO

25 SUGESTÃO DE TEMPLATE PARA ARTIGOS PUBLICADOS 9.3 IMAGENS DOS MATERIAIS FORNECIDOS PELA SBC 9.4 TABELA DE PREÇOS DOS SERVIÇOS DISPONÍVEIS PARA OS EVENTOS REALIZADOS E CORREALIZADOS MANUAL FINANCEIRO 9.6 TERMOS DE CONVÊNIOS COM INSTITUIÇÕES PARCEIRAS

26 26 ANEXO 1 INFORMAÇÕES SOBRE OBTENÇÃO DE ISSN Formulário O formulário é obrigatório para todos os tipos de suporte (CD- ROM, pendrive, internet, etc). É preenchido e enviado pela sede, para tanto, é necessário o envio das informações abaixo: A) Título da publicação a ser registrada. B) Número Inicial (Primeiro fascículo publicado deste título) contendo ano, volume, número e mês de publicação. C) Titulo anterior (Caso tenha se intitulado de forma diferente no passado). D) Número Inicial (Caso tenha título anterior) contendo ano, volume, número e mês de publicação. E) Número Final (Caso tenha título anterior) contendo ano, volume, número e mês de publicação. F) Periodicidade G) Nível de Conteúdo (Técnico-Científico ou Divulgação). H) Idioma do Texto I) Tipo de Suporte Físico (Impresso, CD-ROM, On-line ou Disquete). J) Assunto Principal (Área do conhecimento) K) URL (Endereço Web - Quando Publicação On-line) Para publicações impressas: Capa Folha de rosto Expediente Sumário

27 27 Editorial ou apresentação Um artigo Para publicações em CD-ROM: Capa do CD-ROM (prova definitiva); Rótulo do CD-ROM (prova definitiva); Impressão da tela de abertura da publicação no CD-ROM. Um artigo Para publicações online: O ISSN somente será atribuído às publicações online que já estejam disponíveis na internet (1º volume/número completo). Primeira tela onde aparece o título; Tela do expediente; Tela do sumário onde deverá constar a designação numérica e/ou cronológica Na publicação eletrônica (online), a página principal deverá conter links para: 1. Apresentação 2. Corpo editorial 3. Normas para publicação 4. Endereço de contato 5. Edição atual 6. Edições anteriores

28 28 Obs1: Só será atribuído o número de ISSN às publicações eletrônicas editadas em pdf caso possuam URL própria para todas as edições. Não será atribuído ISSN para as publicações em pdf cuja extensão da URL seja pdf. ANEXO 2 INFORMAÇÕES SOBRE OBTENÇÃO DE ISBN Para liberação do número de ISBN por parte da Agência Nacional do ISBN é necessário o envio da folha de rosto e dos dados abaixo para preenchimento do formulário. Formulário O formulário é preenchido e enviado pela sede, para tanto, é necessário o envio das informações abaixo: 1. Preencher com o título e subtítulo (se houver) da obra a ser editada. 2. Idioma no qual a obra será editada. 3. Tipo de suporte que a obra está sendo editada. Braille: sistema de leitura destinada a portadores de deficiência visual CD: disco compacto com capacidade de armazenar dados digitais DVD: informações digitais com maior capacidade de armazenamento Internet: material de leitura digital que pode acessar em uma rede formada por interconexão de outras redes menores. Publicação digitalizada: material de leitura em formato digital que é resultado da digitalização dos livros impressos E-book: uma publicação confeccionada digitalmente para poder ser comercializada por internet. Material de leitura digital elaborado para ser visualizado em diversos dispositivos eletrônicos.

29 29 4. Formato do e-book - somente se a publicação for um e-book (asxi, exe, html, pdf, outros) 5. Acabamento - apenas para obras que apresentem suporte papel (luxo, econômico) 6. Tipo de capa da obra - apenas para obras que apresentem suporte papel (Dura, brochura) 7. Edição da obra (mesma do evento) 8. Ano da edição 9. N de páginas (aproximado) 10. Local: nome da cidade onde a obra será editada 11. Tamanho da obra que está sendo editada - apenas para obras que apresentem suporte em papel. (Bolso (10x15cm.); médio (14x21cm.); normal (16x23cm.); outro 12. Tiragem total (número total de exemplares da obra) Folha de rosto A folha de rosto deve conter as seguintes informações: Autor, Título, Local, Ano de Publicação, Edição e Editor(a). Na folha de rosto o campo Editor(a) deve, necessariamente, ser preenchido com o nome SBC (o prefixo editorial e CNPJ utilizados são da SBC). É importante esclarecer que no linguajar editorial técnico, Editor é aquele que detém o prefixo editorial, e é responsável pelo processo de publicação da obra. Não deve ser confundido com o termo em inglês editor que é traduzido para o português como Organizador, pessoa física que reúne em uma só obra, trabalhos de outras pessoas. Observem que o Currículo Lattes segue a mesma

30 30 nomenclatura, a entrada para este tipo de publicação é Livros Organização de obra publicada. No caso de Anais ou Coletâneas, o campo Organizador do formulário deverá ser preenchido com o nome do Coordenador do Comitê de Programa e/ou Coordenador Geral do evento. A decisão de inclusão do Coordenador Geral do evento é de competência da Comissão Especial que está organizando o evento. Recomenda-se que uma vez tomada essa decisão, todas as edições dos anais mantenham o mesmo padrão. Segue modelo:

31 31 ANEXO 3 MODELOS DE CARTAS CONVITES MODELO 1: July 1st, 2005 John Example Dear Dr. Example: As you know, the University of Vale do Rio dos Sinos (UNISINOS) and the Federal University of Rio Grande do Sul (UFRGS) will be hosting LANOMS 2005, the 4th Latin American Network Operations and Management Symposium, at the Sheraton Hotel, Porto Alegre, Brazil, August 29-31, The LANOMS 2005 is the result of the great success of the previous LANOMS 1999 (held in Rio de Janeiro), LANOMS 2001 (held in Belo Horizonte), and LANOMS 2003 (held in Iguassu Falls), as well as the other successful events in the area of network management: NOMS and APNOMS. The main goal of this symposium is to create a forum focused on the advances of the Latin American in the area of network operations and management, involving networking and telecommunication companies, academic institutions, and equipment vendors. LANOMS is an event open to participants from all over the world, who are interested in having, or already have, research or commercial liaisons in Latin America one of the fastest growing regions in the world in networking. LANOMS 2005 is co-sponsored by the Brazilian Computer Society, the Brazilian National Laboratory on Computer Networks, the IEEE Communications Society, and the IFIP Technical Committee on Communications Systems. On behalf of the LANOMS 2005 Organizing Committee, we would like to invite you to participate in the conference as a speaker. We would like to provide the LANOMS 2005 delegates with the opportunity to attend to both a tutorial on Web Services and Management and a keynote speech on Utility Computing. We invite you to visit the conference website at for more information or contact us directly at , or paschoal@unisinos.br, granville@inf.ufrgs.br. Best regards,

32 32 MODELO 2: Campo Grande (MS), July Prof. Dr. David Mount Department of Computer Science University of Maryland College Park, MD 20742, USA Tel: +1 (301) TO WHOM IT MAY CONCERN This is to inform that Prof. Dr. David Mount will be attending the XXI Brazilian Symposium on Computer Graphics and Image Processing (SIBGRAPI 2008) as a presenter of the paper Tradeoffs in Approximate Range Searching Made Simpler, co-authored with Sunil Arya (The Hong Kong University of Science and Technology) and Guilherme Fonseca (Universidade Federal do Rio de Janeiro). It is the understanding of the SIBGRAPI 2008 organizing committee that Prof. Dr. David Mount will pay for all expenses of his trip to Brazil, using resources from his own research grants, for presenting the aforementioned paper at SIBGRAPI SIBGRAPI 2008 will be held in Campo Grande, MS, Brazil, from October 12 to October 15, 2008, in the main campus of Universidade Católica Dom Bosco (UCDB). More information about SIBGRAPI 2008 can be found at If you need any further information, do not hesitate in contacting the organizing committee of SIBGRAPI Faithfully, Prof. Dr. Marcelo Ferreira Siqueira General co-chair of SIBGRAPI 2008