CARTA PROPOSTA/CONTRATO DE EVENTOS

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1 CARTA PROPOSTA/CONTRATO DE EVENTOS A MORADA DO SOL PARTICIPAÇÕES S/A, inscrita no CNPJ sob o nº / e I.E. isento, com sede a Rua Ivo Antonio Magnani, nº 430, Fonte Luminosa Centro de Eventos de Araraquara e Região, CEP nº , neste ato representado na forma de seu contrato, doravante denominada CONTRATADA. Contratante Endereço Cidade UF CEP Solicitante/Cargo Tel. Fax Período do Evento Sala Horário Número de Participantes Formato Placa Informativa Responsável durante o evento EVENTO PAVILHÕES MULTISETOR / ALIMENTAÇÃO Pavilhão Multisetor Área interna até às 22:00 horas Diária de R$5.400,00 (cinco mil e quatrocentos reais). Área interna após às 22:00 horas Diária de R$12.500,00 (doze mil e quinhentos reais). Taxa diária de montagem e desmontagem R$500,00 (quinhentos reais). Pavilhão Alimentação Área Interna até às 22:00 horas - Diária de R$4.000,00 (quatro mil reais). Taxa diária de montagem e desmontagem R$500,00 (quinhentos reais). 1

2 CENTRO INTERNACIONAL DE CONVENÇÃO DR. NELSON BARBIERI Medidas (metros) Capacidades (pessoas) Sala Área Alt Larg Comp Aud Coq. Banq Esp Peixe Diária R$ Auditório 840,61 8,00 23,37 37, R$ 6.000,00 Foyer 505,50 6,00 17,97 29, R$ 2.500,00 Multiuso Opção 1 327,80 4,00 11,10 29, R$ 2.000,00 Opção 2 218,44 4,00 11,10 19, R$1.200,00 Opção 3 109,25 4,00 11,10 9, R$ 600,00 Sala de Reunião 60,00 4,00 10,00 6, R$ 300,00 A contratante terá tolerância de 01 hora, posterior ou anterior ao horário pré-contratado, para utilização das salas. Caso necessite permanecer, deverá consultar o departamento de Eventos e verificar a disponibilidade e o custo adicional. Esc U ESTACIONAMENTO Caso haja interesse do organizador em explorar o estacionamento será acrescido o valor de R$ 2.000,00 (dois mil reais). 2

3 EQUIPAMENTOS Opção Equipamento Valor da Diária ( ) Data Show Com Tela de Projeção R$ 165,00 ( ) Internet WiFi (Banda Limitada) Cortesia ( ) Caixa Amplificada R$ 90,00 ( ) Microfone Auricular R$ 125,00 ( ) Microfone Sem Fio R$ 70,00 ( ) Microfone Com Fio R$ 30,00 ( ) Microfone Lapela R$ 125,00 ( ) Tribuna R$ 150,00 ( ) DVD R$ 40,00 ( ) Notebook / Netbook R$ 90,00 ( ) Operador R$ 90,00 ( ) Sonorização Mod.1 (2cx. de 250 w, 1 microfone com fio). R$ 100,00 ( ) Sonorização Mod.2 (2cx. de 250 w, 1 microfone sem fio). R$ 150,00 ( ) Sonorização Mod.3 (2cx de 250 w, mesa de som, 2 microfones com fio). R$ 180,00 ( ) Sonorização Mod.4 (4cx. de 250 w, mesa de som, 2 microfones s/ fio, 1 retorno e microfone lapela). R$ 240,00 ( ) 1 Mouse Sem Fio Com Laser Point R$ 35,00 ( ) Avançador R$ 40,00 Normas Para Locação de Equipamentos: A diária compreende um período de 10 horas corridas no mesmo dia e sala; A confirmação da utilização dos equipamentos deverá ser feita com até 48 horas de antecedência. Para solicitação de urgência no dia do evento, acrescentar a taxa de entrega no valor de R$ 50,00. Todo equipamento confirmado será cobrado integralmente, caso não seja cancelado com 48 horas de antecedência da data do evento; Montagens, testes e ensaios antes da data do evento, serão cobrados à parte conforme diária acima e disponibilidade da sala; A contratada sugere que a contratante contrate um OPERADOR para evitar transtornos técnicos. Este opera apenas equipamentos contratados pelo CIC Dr. Nelson Barbieri, demais equipamentos serão de responsabilidade do respectivo proprietário. Todo e qualquer dano causado pela contratada nos equipamentos locados, serão por ela indenizados, sendo certo que a critério da contratada, o(s) equipamento(s) danificado poderá ser substituído por outro de igual qualidade, capacidade e valor; Tais serviços podem ser contratados pela contratante através de outros terceiros, e neste caso, deve-se informar com antecedência à contratada sendo o pagamento deste serviço de total responsabilidade do contratante. 3

4 SERVIÇOS DE COFFEE BREAK E RESTAURANTE O serviço de alimentos e bebidas é terceirizado pelo CIC Dr. Nelson Barbieri. As faturas serão encaminhadas juntamente com os serviços contratados. SERVIÇO DE SALA Opção Descrição Valor por unidade ( ) Garrafa de Água (300 ml) R$ 3,50 ( ) Copo de Água R$ 2,00 ( ) Térmica de café R$ 10,00 Para outras opções, favor entrar em contato com nossa equipe. COFFEE BREAK Duração: 30 minutos Opção Descrição Valor por pessoa ( ) OPÇÃO 1 Água mineral, térmica de café, 01 opção de suco, pão de queijo e bolo simples. R$ 9,90 ( ) OPÇÃO 2 Água mineral, térmica de café, 01 opção de suco, pão de queijo, bolo simples, e 01 variedade de salgado. ( ) OPÇÃO 3 Light Café, Água Mineral, Suco, 2 tipos de iogurte, 3 tipos de frutas picadas ou salada de frutas, mini sanduíches de peito de peru e queijo branco, granola e mel. ( ) OPÇÃO 4 Água mineral, térmica de café, 02 opções de suco, pão de queijo, bolo simples, bolo com cobertura e 02 variedades de salgado. ( ) OPÇÃO 5 Água mineral, térmica de café, 03 opções de suco, pão de queijo, bolo simples, bolo com cobertura, 02 variedades de salgado e mini sanduíches. Horário do Coffee Break Manha: Inicio: Término: Tarde: Inicio: Término: Local a ser definido: R$ 10,90 R$ 11,90 R$ 12,90 R$ 15,90 4

5 RESTAURANTE Opção Descrição Valor por pessoa ( ) OPÇÃO 01 Mínimo de 10 pessoas (Bebidas a parte) 01 Carne Branca (Frango ou Peixe) 01 Carne Vermelha (Bovina ou Suína) 01 Massa 01 Guarnição 02 Tipos de Arroz Feijão Mesa Com 04 Saladas Variadas Sobremesa ( ) OPÇÃO 02 Mínimo de 10 pessoas (Bebidas a parte) 01 Carne Branca (Frango ou Peixe) 01 Carne Vermelha (Bovina ou Suína) 01 Massa 01 Guarnição 02 Tipos de Arroz Feijão Mesa com 06 Saladas variadas Sobremesa ( ) OPÇÃO 03 Mínimo de 25 pessoas (Bebidas a parte) 01 Carne Branca (Frango ou Peixe) 01 Carne Vermelha (Filé Mignon, Lombo ou Pernil) 01 Massa Recheada 02 Guarnições 02 Tipos de Arroz 06 Variedades de Salada 02 Opções de Sobremesa ( ) OPÇÃO 04 Mínimo de 25 pessoas (Bebidas a parte) 01 Carne Branca (Bacalhau, Camarão, Peixe ou Frango) 01 Carne Vermelha (Filé Mignon, Picanha, Suíno ou Cordeiro) 01 Massa Recheada 02 Guarnições 02 Tipos de Arroz 06 Variedades de Salada 02 Opções de Sobremesa Sugestão de pacote de bebidas para almoço ou jantar Água mineral, Refrigerante (normal e diet) e 02 tipos de suco R$ 6,00 por pessoa. Horário para o serviço Inicio: Término: Local a ser definido: R$ 26,00 R$ 34,00 R$ 47,30 R$ 68,20 5

6 BEBIDAS Refrigerante R$ 4,00 Água mineral copo ml R$ 2,00 Água sem gás 300 ml R$ 3,50 Água com gás 300 ml R$ 3,50 Suco de frutas lata R$ 5,00 Cerveja R$ 4,50 Garrafa de Café R$ 10,00 Para opções diferenciadas, favor entrar em contato para o envio de nossas sugestões. Obs. Para alterações de alimentos e bebidas solicitamos que entre em contato com 48 horas de antecedência. A contratada oferecerá serviço de Alimentos e Bebidas, que será cobrado do contratante pelo número de pessoas garantidas. Se o número de pessoas for maior que o garantido, será cobrada a quantidade de pessoas presentes no evento, utilizando-se como margem de segurança, o índice de 10%; se for menor, será cobrada a quantidade contratada; A contratada não se responsabilizará, caso o número de participantes esperados ultrapasse 10% do total confirmado e garantido; O contratante é expressamente proibido de trazer quaisquer alimentos ou bebidas sem a autorização prévia da contratada; O contratante terá tolerância de até 20 minutos de atraso para o consumo dos serviços de alimentos e bebidas dentro programação dos serviços. Após esse prazo os mesmos serão retirados e cobrados integralmente; O serviço de sala (água, café etc.) será sempre oferecido e devidamente cobrado, a não ser que o contratante opte por não tê-lo. Todo serviço de A&B deverá ser consumido no dia do evento. OBSERVAÇÕES GERAIS CENTRO INTERNACIONAL DE CONVENÇÃO DR. NELSON BARBIERI Montagem: As salas serão confirmadas mediante disponibilidade e assinatura deste contrato por parte do solicitante; Caso se faça necessário a montagem da(s) sala(s) no(s) dia(s) anterior à realização do evento, o contratante deverá solicitar a reserva mediante disponibilidade. A diária da sala será cobrada integralmente; As atividades realizadas durante o período reservado pelo contratante ficam restritas as salas de eventos alugadas. A utilização de área de circulação, ou áreas comuns, não será permitida sem prévia autorização da contratada; A contratada não disponibilizará as áreas sociais para a montagem de Stands/Exposições. Em caso de necessidade a contratante deverá solicitar autorização por escrito da contratada que disponibilizará mediante cobrança de taxa de utilização; A contratante deverá comunicar a contratada a necessidade de qualquer fixação de material de comunicação visual nas salas com a devida antecedência; A contratante deverá solicitar previamente à contratada o tipo de infra-estrutura das salas que será necessária para a realização de seu evento, como pontos de energia e pontos de acesso à internet. 6

7 Montagens Especiais: No que se refere à montagem de estruturas especiais, a contratante deverá consultar previamente a administração da contratada com o objetivo de se verificar a possibilidade da execução de referido serviço. Consultar em caso de uso de energia elétrica extra (grande carga elétrica), para avaliação da necessidade de contratação de gerador. Materiais de Escritório / Instalações Havendo necessidade de itens adicionais na sala, a contratante deverá informar com antecedência os itens que serão necessários para que a administração da contratada providencie, mediante cobrança; A voltagem das salas é de 110 Volts e 220 Volts Caso seja necessário, o contratante deverá consultar a contratada sobre a disponibilidade e custo de transformadores. Entrega de Materiais Horário de entrega: das 9h às 16h. A contratada não dispõe de pessoal para carga/descarga. Quando o transporte desse material será feito por caminhões a contratada deverá ser comunicada previamente. Endereço para envio: Rua Ivo Antonio Mangani, n 430 Centro de Eventos de Araraquara e Região. O contratante deverá comunicar previamente a contratada da entrega de material, devendo enviá-lo para a contratada, em nome do Departamento de Eventos, informando nome do grupo e data do evento, que poderá recebê-lo e conferi-lo, mediante lista prévia enviada com antecedência pelo contratante. Observações Gerais Em eventos superiores há 07 (sete) dias, as despesas extras serão encerradas semanalmente; A contratada não se responsabilizará pela utilização de quaisquer SOFTWARES ou EQUIPAMENTOS eletrônicos terceirizados, de propriedade do contratante, ou ainda de propriedade de seus participantes/convidados; Eventuais taxas devidas ao ECAD em virtude da realização do evento serão de responsabilidade exclusiva do contratante, sendo certo que na hipótese da contratada, por omissão do contratante, ser obrigada a recolher referida taxa, o contratante deverá efetuar o reembolso de referido valor devidamente acrescido de multa de 10% (dez por cento) do valor do débito, devidamente acrescido de correção monetária até a data do efetivo pagamento; Para períodos em que ocorram eventos de empresas diferentes simultaneamente, haverá limitações quanto ao volume de som utilizado nas salas; Declaram as partes que têm ciência de que nas hipóteses em que os serviços da contratada forem contratados por intermédio de agências de eventos, estas serão comissionadas em 10% sobre o aluguel de sala. Danos ao CIC Dr. Nelson Barbieri É expressamente proibido colar, furar, pregar e pendurar qualquer tipo de material sem prévia autorização por escrito da contratada, sendo que na hipótese da contratada verificar quaisquer estragos nas salas de eventos, tais como nas paredes, teto, piso, portas e outros, em virtude da utilização desautorizada de pregos, tachas, fitas adesivas, tintas ou qualquer outro material, o contratante será responsável pela imediata indenização/ ressarcimento de tais danos à contratada, sob pena desta adotar as medidas judiciais cabíveis à espécie; 7

8 Qualquer dano causado à estrutura do CIC Dr. Nelson Barbieri ou ao seu patrimônio, por pessoas envolvidas direta ou indiretamente no evento durante seu acontecimento, será avaliado pela administração da contratada e imediatamente debitado na conta do evento, sendo certo que na hipótese de recusa por parte da contratante em efetuar tal pagamento, será facultado à contratante valer-se das vias judiciais cabíveis para o recebimento de tais quantias. Segurança O contratante está ciente que o acesso às dependências do CIC Dr. Nelson Barbieri é público e assume, sob sua inteira responsabilidade, o controle de acesso ao local do Evento, isentando o Contratado de qualquer obrigação nesse sentido; Todos os pertences deverão ser retirados imediatamente ao término do evento. A guarda de material está sujeita à disponibilidade de espaço, sendo certo que a contratada em hipótese alguma se responsabilizará por quaisquer objetos que estiverem em suas dependências. Para maior conveniência e segurança do contratante, este deverá avisar a administração da contratada quando os participantes deixarem as salas, para que estas sejam trancadas na presença de um representante do contratante. Caso seja necessário, a contratada poderá disponibilizar pessoal extra para fazê-lo, que ficará exclusivamente à disposição do evento e será cobrado ao término dele. FORMAS DE PAGAMENTO Faturado: as despesas poderão ser faturadas para empresas / agências mediante cadastro aprovado antecipadamente junto à contratada, com prazo de pagamento de 15 DDL, a contar da data de encerramento do evento. (ou eventos superiores a 7 (sete) dias, terão as despesas encerradas semanalmente). O saldo restante do pagamento antecipado mais os extras poderão ser faturados diretamente ao contratante; Cheque: não serão aceitos cheques de empresas e terceiros para o pagamento do evento/reserva; DOC: deverão ser identificados e feitos no valor integral do consumo (aluguel de sala, equipamentos, alimentos e bebidas). O comprovante deverá ser encaminhado com no mínimo 10 dias de antecedência do início do evento. CANCELAMENTOS E ALTERAÇÕES Cancelamentos Após assinado o contrato, eventuais cancelamentos ou alterações poderão ser efetuados pelo contratante observados os seguintes critérios: Cancelamento sem ônus até 45 dias antes do início do evento; 45 dias prévios a realização do evento, será cobrado 50% sobre o total confirmado das despesas do contrato; A partir de 30 dias prévios a realização do evento, será cobrado 100% sobre o total confirmado das despesas do contrato. Alterações Após assinado o contrato, eventuais alterações na proposta deverão ser comunicadas e documentadas por escrito à administração da contratada, com pelo menos 5 (cinco) dias úteis de antecedência, não podendo ser a contratada responsabilizada pelo não acontecimento de tais mudanças, caso não haja observância do contratante de referido prazo. A contratada sugere uma visita às suas instalações com o objetivo de se estabelecer a logística do evento. 8

9 Certos de termos relacionado todos os itens necessários para sua análise e aprovação, nos colocamos à disposição para o que for necessário. DADOS DO CLIENTE Dados para a emissão da Nota: Razão Social: End: Cidade: CNPJ: IE: Dados para envio da Nota: A/C End: Cidade: CEP CEP Araraquara, junho de As Partes elegem o foro da Comarca de Araraquara, Estado de SP, como competente para dirimir as questões decorrentes da execução deste contrato, em detrimento de outro, por mais privilegiado que seja. Assinatura CONTRATANTE / DATA NOME COMPLETO: RG: Testemunhas (1) Testemunhas (2) NOME COMPLETO: NOME COMPLETO: RG: RG: 9

10 Sala Multiuso Camarim 1 Área de Serviço Palco Camarim 2 Camarim 3 WC Masc. WC Fem. Sala Sala de de Imprensa Apoio Área de serviço Deposito Cozinha Café Auditório Acesso Acesso Foyer Acesso Rampa Técnica/Tradução Rampa SETOR ES EM D IM EN SÕES E C APAC ID AD ES D im ensões (m edidas em m etros) C apacidades Setores C om prim ento Largura Altura Área (m ²) Sentado Em pé F oyer 28,13 17,97 8,00 Sala M ultiuso 29,53 11,10 4,00 505,50 327, Auditório 37,97 23,37 8,00 840, C am arim 1 6,51 4,15 3,00 C am arim 2 5,75 2,40 3,00 C am arim 3 6,65 10,25 3,00 C afé 5,55 2,90 8,00 Palco 24,18 9,25 7,00 Sala Im prensa 4,30 3,00 3,00 T écnica / tradução 10,50 2,50 3,00 Sala de apoio 4,30 4,00 3,00 C ozinha / D eposito 7,88 4,30 3,00 27,05 13,80 68,20 16,09 186,06 12,90 26,25 17,20 33,