o PROCURADOR-GERALDE JUSTIÇA e o CORREGEDOR-GERAL 00 MINISTÉRIO

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1 ATO N 063/ PGJ/CGMP Regulamenta 003/2007-CSMP. o Art. 19 da Resolução n.o o PROCURADOR-GERALDE JUSTIÇA e o CORREGEDOR-GERAL 00 MINISTÉRIO PÚBLICO, no uso de suas atribuições, em conformidade com o disposto no Art. 20 da Resolução n.o 003/2oo7-CSMP, de 18 de dezembro de 2007, publicada no DOE de 22 de janeiro de 2008, resolvem: Art. 1 Ficam aprovadas, nos termos deste ato, as rotinas a serem observadas pelos órgãos de apoio das Promotorias de Justiça na tramitação dos inquéritos civis e procedimentos preparatórios no âmbito do Ministério Público do Estado de Mato Grosso, no que diz respeito à recepção, ao registro, distribuição de documentos, inclusive formação, instrução, tramitação, arquivamento e desarquivamento de procedimentos. DOSPRINCíPIOS Art. 2 Na instrução dos inquéritos civis e procedimentos preparatórios os órgãos de apoio das Promotorias de Justiça devem atuar em conformidade com os procedimentos estabelecidos neste ato e as normas que regulamentam o inquérito civil, observando sempre os princípios da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da publicidade e da eficiência. DA CONCEITUAÇÃODOSATOS Art. 3 Para fins de uniformidade dos procedimentos rela1fnados Ato, os termos mais usuais referentes a documentação são definidos ao presente I - anexação - união de um procedimento a outro,

2 definitivamente; 11- adensacão união provisória de dois ou mais procedimentos, visando à uniformidade de tratamento em assuntossemelhantes; 11I- arauivamento - guarda e conservação de documentos e procedimentos no Arquivo-Geral; IV - autos de orocedimento - conjunto de documentos ordenados cronologicamente, reunidos em capa própria, com numeração especifica, necessários ao registro formal de atos e de fatos de natureza administrativa ou juridica; V - autuacão - ato pelo qual o documento ou conjunto de documentos, recebidos no Protocolo, transforma-se em procedimento, recebendo numeração única e capa padronizada; VI - corresoondência - toda espécie de comunicação formal escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos procedimentos, classificando-se em: a) interna - aquela mantida entre órgãos do Ministério Público do Estado de Mato Grosso, por meio de memorando ou Correspondência Interna - CI; b) externa - aquela mantida entre os órgãos ou entidades; c) ofkial - espécie de correspondência caracterizada pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade e mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública ou destes para outros órgãos públicos ou agentes privados, cujo conteúdo é de interesse da Administração Pública; d) particular - espécie de correspondência caracterizada pela sua individualidade e pessoalidade, cujo conteúdo é de interesse alheio à Administração Pública; e) expedido - aquela de origem interna, remetida no âmbito da Administração Pública a destinatário interno ou externo; f) recebida - aquela de origem interna ou externa recebida pelo Protocolo- Geral ou Setorial do órgão ou entidade. VII - desapensacão- separaçãode procedimentos juntados or apensação; VIII desarauivamento - ato pelo qual um documen o ou procedimento, mediante solicitação, é retirado do Arquivo-Geral;

3 IX - desentranhamento - ato justificado de retirada de documento dos autos; X - desoacho decisório - ato pelo qual a autoridade competente decide uma questão submetida à sua apreciação; XI - despacho de mero exoediente - ato de impulso do procedimento preparatório ou do inquérito civil; XII - informacão - despacho de mero expediente que visa o esclarecimento de matéria constante do procedimento; XIII - Juntada - inserção de um documento aos autos; XIV - certidão ato pelo qual o Ministério Público, por meio do agente competente, afirma por escrito a existência de um fato ou de uma situação que pode ser verificada em assentamento público (autos, procedimentos, despachos, etc); XV - parecer de oerícia técnica - documento emitido por perito do Ministério Público, base de apoio e de instrução às deliberações do presidente do inquérito civil. XVI parecer jurídico. documento mediante o qual órgão da administração pública emite opinião sobre questões jurídicas submetidas ao seu pronunciamento; XVII - orotocolo - atividade de recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos e correspondências, subdividindo-se em: a) protocolo-geral. local em Que são realizadas as atividades de autuação, recebimento, distribuição, registro, expedição de documentos e correspondências; e b) protocolo setorial - LocaLnas unidades organizacionais das promotorias, em que são realizadas as atividades de recebimento, cadastramento, digitalização, tramitação, juntada de documentos, desentranhamento e arquivamento corrente de documentos e procedimentos. XVIII - reconstituicão de autos - ato peloqualse reconstitui um procedimento extraviado ou danificado; XIX - termo de declaracões - registro formal de depoimento prestado por pessoa que compareça espontaneamente ou convocada para esclarecer tos pertinentes ao objeto do inquérito ou procedimento preparatório. procedimento xx - termo de anexacão - registro formal da união a outro, onde devem constar os números dos procedimen efinitiva de um s, a identificação I,. ~~'

4 do solicitante, o registro da renumeração das páginas, a data e local da anexação, com assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado; XXI. termo de adensamento - registro formal da união provisória de procedimentos, onde devem constar os números dos procedimentos, a identificação do solicitante, a data e local do apensamento, com assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado; XXII- termo de arquivamento - registro formal da guarda e conservação de documento e procedimentos no Arquivo-Geral, no qual deve constar o número do procedimento, a identificação do solicitante, a data e o local do arquivamento, com assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado; XXIII- termo de desaoensacão - registro formal da separação fisica de dois ou mais autos apensados, no qual devem constar os números dos procedimentos, a identificação do solicitante, a data e o local da desapensação, com assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado; XXIV- termo de desarquivamento. registro formal da retirada de documento ou procedimento do Arquivo-Geral, no qual deve constar o número do procedimento, a identificação do solicitante, a data e o local do desarquivamento, com assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado; XXV- termo de desentranhamento - registro formal da retirada de peça ou folha dos autos, no qual deve constar o número do procedimento, a relação dos documentos extraidos, com o respectivo número das folhas, a identificação do solicitante, a data e o local do desentranhamento, com assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado; XXVI - termo de encerramento - registro formal de encerramento do procedimento para arquivamento, no qual deve constar o número do procedimento, a identificação do solicitante, a data e o local do encerramento, com assi tura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado; XXVII- termo de iuntada de folha ou Deca. registro formal ou peça aos autos, no qual deve constar o número do procedimento solicitante, a relação dos documentos inseridos, como o respectivo a identificação do Ir mero das folhas, a - c ~'J\

5 data e o local da juntada, com assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado; XXVIII. termo de reconstituição de orocedimentos registro formal de reconstituição de procedimento extraviado ou danificado, no qual deve constar o número do procedimento original, a procedência, os interessados, o assunto, além de outras informações julgadas necessárias, com assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado; XXIX- termo de ressalva - registro formal da constatação da retirada irregular de peça ou folha dos autos, no qual deve constar o número do procedimento, a identificação do servidor que detectou a irregularidade, a data e o local do ocorrido, com assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado; DA RECEPÇÃO,REGISTROE DISTRIBUiÇÃO Art. 4 Todo documento oficial recebido nas promotorias deve ser entregue ao Protocolo respectivo para registro, encaminhamento ou distribuição. 1 No documento recebido deve ser registrado, por meio eletrônico ou manual, a data e hora do protocolo. Art. 5 O registro e a digitalização, no sistema informatizado de controle de documentos recebidos pelo Ministério Públko, que dêem início ou se destinem à instrução dos procedimentos de que trata este ato, devem ser realizados pelo protocolo no ato do recebimento. Os demais documentos gerados internamente devem ser digitalizados ou anexados eletronicamente pelos seusautores. 1 A nomenclatura a ser utilizada nos procedimentos instaurados com a finalidade prevista no Art. 1 das Resoluções n. 003/2007-CSMPe 23/2007-CNMP será exclusivamente inquérito civil ou procedimento preparatório, de acord com o disposto nos arts. 6 e 4, respectivamente, vedado o registro de atos investigat' 'os com qualquer outra denominação. Art. 6 Ressalvadoo disposto no artigo anterior, é atribui ão da Secretaria da Promotoria a digitalização ou anexação no sistema informatiz o de controle de documentos indicados pelo Presidente do inquérito, a verificação de I', L ~V\

6 compatibilidade entre o conteúdo fisico e eletrônico. DAFORMAÇÃODEPROCEDIMENTOS Art. 7 Compete ao protocolo o recebimento, registro de documentos e a inscrição dos dados pertinentes no sistema informatizado de controle. Art. 8 A autuação de procedi mento tem por base o despacho fundamentado ou portaria do Promotor de Justiça. Art. 9 A numeração inicial das folhas é efetuada pela Secretaria quando da autuação dos documentos que constituem o procedimento, devendo as seguintes ser numeradas e rubricadas pelos servidores que as inserirem, obedecendo à seqüência das mesmas e mediante "TERMODEJUNTADADE FOLHAOU PEÇA". Parágrafo único - Não é permitida a numeração repetida de folhas ou a diferenciação das mesmas por meio de letras ou quaisquer outros artificioso Art. 10 Aos documentos remetidos para abertura de procedimento que envolva pessoa que detém prerrogativa de tratamento prioritário deve ser aposto o carimbo, a etiqueta e/ou utilizada capa diferenciadora. Art. 11 Cada volume dos autos de um procedimento não deve exceder 200 (duzentas) folhas. 1 Atingido o limite previsto no caput, será providenciado o encerramento do volume e a abertura de um novo, mediante termo próprio, datado e assinado pelo servidor responsável. 2 Caso haja a necessidade de inclusão de um documento que exceda 200 (duzentas) folhas, este deve, preferencialmente, iniciar um novo volume. 3 A numeração das folhas do novo volume do procedimento é continua à do anterior, inserindo-se na capa, exclusivamente, os registros cadastrais c nstantes da capa do primeiro, o número do volume em algarismos romanos e o núm o do cadastro no sistema informatizado de controle. 4 Documentos encadernados ou em brochura, além d são apensados ao procedimento com a colocação da etiqueta de ane de grande volume, contendo o número /," ~ ))\.

7 do procedimento e a palavra "ANEXO" com sua numeração própria. DOSATOS DEINSTRUÇÃO Art. 12 Os procedimentos e inquéritos são instruidos pelas provas neles produzidas, tais como informações, pareceres, despachos e demais documentos, até a emissão de ato final de atribuição do Presidente do Inquérito ou procedimento preparatório. Art. 13 Os servidores incumbidos da prática de atos de instrução do inquérito civil ou procedimento preparatório devem: I - ler os autos com a máxima atenção, verificando, inclusive, a numeração e a seqüência dos documentos; 11 - procurar, quando necessário, os responsáveispara receber instruções; 11I - praticar o ato de que foram incumbidos, restringindo-se unicamente ao assunto em exame, de maneira clara e concisa; IV - evitar a repetição de informação já prestada por outro servidor ou interessado e o uso do mesmo texto de documento constante do procedimento, não deixando, contudo, de fazer alusão aos mesmos, quando for o caso; V - instruir o procedimento de maneira a possibilitar a rápida solução do mesmo, não o retendo por prazo superior ao que for estabelecido; VI - justificar, quando cabivel e por escrito, perante os responsáveis, a permanência do procedimento em sua responsabilidade por tempo superior ao estabelecido; VII observar pnnclploséticos que devem ser dispensados às informações contidas nos documentos, mantendo absoluta discrição sobre eles; e VIII dispensar adequado tratamento físico aos documentos, o ervar cuidados de higiene no manuseio, fazer furos centralizados, fazer as dobras simetria, utilizar material adequado, evitar o uso de grampos metáli ainda, preservar as informações já existentes ao apor novos elemento como carimbos e etiquetas, evitando escrever ou rasurar os documen s autuados.

8 Parágrafo único - Verificada a existência de retirada irregular de peça ou folha dos autos, o servidor que a constatou deve informar ao Presidente do Inquérito e registrar formalmente o ocorrido, mediante "TERMO DERESSALVA". Art. 14 Na produção dos documentos, tais como informação, relatório, certidão, parecer, o servidor deve observar: I - clareza e sobriedade na linguagem, isenta de aspereza, tom polêmico e parcialidade; 11 concisão; 11I - legibilidade, adotando-se, preferentemente, o uso de digitação; e IV - transcrição, no rodapé do documento, de dispositivos citados da legislação. 1 Os documentos devem ser elaborados conforme os modelos de editoração de documentos oficiais. 2 No documento que cientificar da decisão de indeferimento de requerimento de instauração de Inquérito Civil, Art. 7 da Resolução n.o CSMP, deverá constar obrigatoriamente Superior do Ministério Público. a possibilidade de recurso e o endereço do Conselho Art. 15 Os atos dos procedimentos devem ser produzidos por escrito, com a data e o local de realização e a assinatura do responsável. 1 Qualquer solicitação inerente aos procedimentos na fase de instrução deve ser feita por meio de requerimento a ser submetido à apreciação do Presidente. 2 Quando recebidas determinações verbais do Presidente, estas devem ser informadas nos autos pelo servidor responsável pelo cumprimento. Art. 16 Cabe a Secretaria das Promotorias o controle de prazos dos atos do inquérito civil e procedimento preparatório, devendo o servidor responsável certificar as remessas, bem como o decurso do prazo e proceder às juntadas necessárias. 1 0 Durante o curso de prazos os procedimentos devem escaninhos da secretaria, cabendo ao servidor responsávelfazê-los conel imediatamente após a prática do ato pendente. nos 2 Na referência a elementos constantes dos autos,

9 respectiva folha citada na instrução e, em caso de apensamento, o número do procedimento apensado. Art. 17 Os documentos de tamanho diminuto devem ser colados, por uma das bordas, numa folha de papel em branco, para facilitar sua inclusão, manuseio e numeração. Parágrafo único O procedimento de colagem não pode impossibilitar a leitura do conteúdo do verso do documento e a posição do carimbo deve alcançar a folha em que for colada. Art. 18 Fica vedada: I - a juntada de documentos sem o devido termo que a formalize; 11 - a juntada de documentos e a menção de atos e fatos relacionados a outros procedimentos que não tenham ligação, direta ou indiretamente, com o assunto do procedimento, e que não sejam imprescindlveis para a exata compreensão e fundamentação do abordado nos autos; 11I - a inclusão de documentos que já constem do procedimento; IV - a inclusão de peça impressa em papel fac-símile, devendo, nesse caso, ser juntada sua cópia reprográfica; V - a entrega ou divulgação do extrato de tramitação ou conteúdo de documento ou procedimento sem autorização expressa do Presidente. Art. 19 Não é permitida a retirada ou substituição de folhas de procedimento, salvo na existência de motivo que justifique a anulação de documentos integrantes do mesmo. 1 O documento retirado deve receber a anotação "ANULADO", constando em folha de despacho a devida justificativa seguida de assinatura ou rubrica do responsável, aposta sob o nome e a função, carimbados ou digitados. 2 Na ocorrência do disposto no caput, o procedimento deve se e as folhas renumeradas e rubricadas; este procedimento, forma que o cancelamento das folhas anteriores, deve ser consignado. Art. 20 A imagem gerada para o sistema informatiza de controle de documentos e procedimentos deve corresponder integralmente ao co papel. ido no formato em

10 1 0 Verificada a não conformidade entre a imagem e o contido no formato em papel, o servidor deve certificar e submeter ao Presidente do Inquérito. DATRAMITAÇÃO Art. 21 A tramitação dos autos, volumes e documentos deve ser feita por meio do sistema de gerenciamento de documentos, cabendo aos envolvidoscertificarem os ato da entrega e do recebimento. Parágrafo único Somente com autorização escrita do Presidente do Inquérito, devidamente registrada no sistema de controle eletrônico, o autos poderão ser retirados da Promotoria. Art. 22 Não é permitida à Secretaria a tramitação de procedimento sem que todas as folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas, sem rasuras e, quando for o caso, com os termos de anexação, desanexação, apensação, desapensação, entre outros. 1 0 O servidor que receber um procedimento e detectar a existência de quaisquer irregularidades previstas no caput deve corrigi-las, certificando. 2 0 Deve ser providenciada, pelo servidor que verificar o defeito, a substituição da capa do procedimento sempre que ela estiver rasgada ou danificada, visando garantir a integridade dos documentos juntados. DAANEXAÇÃO Art. 23 Os procedimentos são anexados quando forem relativos ao mesmo interessado e contiverem o mesmo assunto. Parágrafo único Na anexação de procedimentos, o mais recente nexado ao mais antigo, sendo as folhas daquelerenumeradas com a numeração seqüen i Art. 24 Cabe à Secretaria da Promotoria a anexação de proce i antigo, mediante "TERMODEANEXAÇÃO", certificando a providência e Parágrafo único - Para localização de procedimento anexad número do procedimento mais antigo, cabendo à Secretaria proceder

11 para que os dados do anexado mantenham-se apenas para fins de pesquisa. DA APENSAÇÃO Art. 25 Os procedimentos são apensados, por determinação do Presidente, quando tenham correlação entre si, visando à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, relativos ao mesmo interessado ou não. Parágrafo único Na apensação são mantidas as numerações individuais das folhas dos procedimentos. Art. 26 Compete à Secretaria, após determinação do Presidente constante em despacho fundamentado, apensar os procedimentos, mediante "TERMO DE APENSAÇÃO", no mais novo. DA DESAPENSAÇÃO Art. 27 Os procedimentos são desapensados, por determinação do Presidente em despacho, quando a tramitação conjunta dos mesmos não for mais necessária. Parágrafo único - O desapensamento será efetuado e informado pela Secretaria mediante "TERMO DE DESAPENSAMENTO" no procedimento em que foi solicitada a apensação. DO ARQUIVAMENTO E DO DESARQUIVAMENTO Art. 28 O encerramento dos procedimentos ocorre nas seguintes hip' ses: Público; I - quando homologado o arquivamento pelo Conselho Superior o Ministério 11- quando proposta ação correspondente. Art. 29 Depois de encerrados, os procedimentos peças que não acompanharem a petição ln1clal da ação devem ser encaminhadaspara ~rquivame~~ I

12 mediante "TERMODEARQUIVAMENTO". Art. 30 O arquivamento de procedimentos é determinado pelo Presidente do Inquérito mediante o despacho de "ARQUIVE-SE",e formalizado pela Secretaria, que deve adotar as providêndas relativas à baixa do procedimento nos registros do sistema informatizado de controle ou livros da promotoria. Art. 31 O desarquivamento de procedimentos é efetuado mediante determinação do Presidente, ou seu substituto, por intermédio do "TERMO DE DESARQUIVAMENTO". DA RECONSTITUIÇAoDEAUTOS Art. 32 Havendo desaparecimento ou extravio de procedimento, o servidor que primeiro tomar conhecimento do fato deve levar ao conhecimento do Presidente que determinará as providências cabíveis. Art. 33 O servidor responsável pela reconstituição do procedimento deve fazêlo a partir da cópia extraida do sistema informatizado de controle de documentos e procedimentos e autuá-lo por meio de "TERMODERECONSTITUIÇÃODEPROCEDIMENTO". Parágrafo único - Todos aqueles que praticaram atos no procedimento devem ser notificados para que ratifiquem, documentos por eles gerados. no prazo de 30 (trinta) dias, as cópias restauradas dos DOSPEDIDOSDEVISTA.DECÓPIASE DECERTIDÕES Art. 34 O requerimento de vista e/ou de cópia de documento ou procedimento e certidões deve ser dirigido ao Presidente do Inquérito. 1 0 O pedido de vista, cópia ou certidão não interrom prazos para a realização de atos no procedimento. Art. 35 O requerimento de cópia deve requerente. as razões do pedido, e, quando possível, especificação das páginas que pretende copiar. ata, qualificação do do procedimento e a..

13 1 As cópias serão forneci das às expensasdo requerente. 2 Servidor designado pelo Pr-esidente do Inquérito acompanhará a extração de cópias. 3 O prazo para a prática do ato definido no parágrafo anterior é de, no máximo, dois dias úteis, contados a partir do deferimento do pedido. Art. 36 As certidões de registros processuais serão concedidas ao interessado, mediante requerimento, excetuados os casos de acessoà matéria de cunho sigiloso. 1 O pedido de certidão deve ser dirigido ao Presidente do Inquérito o qual apreciará e, se for o caso, determinará a expedição da certidão requerida, no prazo de até 5 (cinco) dias para procedimentos em andamento e 15 (quinze) para os arquivados, contados da data do recebimento. r As certidões, ainda que expedidas por servidor, deve ser conferida pelo Presidente do inquérito, que aporá assinatura em campo próprio onde deve ficar registrada a expressão "CONFERIDOPOR", acompanhada de carimbo identificador. DISPOSiÇÕESFINAISE TRANSITÓRIAS Art. 37 As rotinas definidas para o inquérito civil aplicam-se aos procedimentos preparatórios. Art. 38 Aos autuados que versem sobre questões individuais para as quais estejam o Ministério Público legitimado a atuar (referentes a pessoa idosa, portadora de deficiência, criança e adolescente e outros), aplica-se, quanto ao registro e instrução, as regras do procedimento preparatório, di pensando-se quando do arquivamento a homologação pelo Conselho Superior do Ministério Público - CSMP. Art. 39 No prazo de até 45 (quarenta e cinco) dias, eon é10sa partir da publicação deste ato, o Departamento de Teenologia da Informação necessárias nos sistemas de informática de maneira a permitir o int disposições estabelecidas. al cumprimento das Art. 40 Os modelos a que se refere o 1 do Art. 14 s Centro de Apoio Operacional. ão disponibilizados pelo

14 Art. 41 Aplica-se o disposto neste ato, no que couber, aos documentos e procedimentos entregues, ou que passem a tramitar, por meio eletrônico. Art. 42 Os casos omissosserão res Yidospelo Presidente do Inquérito. data de sua publicação.