SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO INSTITUTO FEDERAL DO PARANÁ

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2 Sumário 1 - ORDEM DA DOCUMENTAÇÃO CHECK LIST PROTOCOLO PROCESSUAL NUMERAÇÃO DAS FOLHAS E PEÇAS ENCERRAMENTO DO PROCESSO E ABERTURA DE VOLUME SUBSEQUENTE ABERTURA DO VOLUME SUBSEQUENTE SUMÁRIO MODELOS Página 2 de 6

3 1. ORDEM DA DOCUMENTAÇÃO. De acordo com o Art. 30, Decreto 5.450/2005, o processo licitatório deve estar instruído com os seguintes documentos: 1.1. Justificativa da contratação; Requisição de compras assinada e carimbadas; Orçamentos assinados e carimbados; 1.2. Mapa de preço ou planilha de custos, assinada e carimbada; 1.3. Termo de referência; 1.4. Previsão de recursos orçamentários, com indicação das respectivas rubricas; 1.5. Designação do pregoeiro e equipe de apoio; Portaria do pregoeiro; Declaração de bens e serviços comuns se for o caso Minuta do termo de contrato ou instrumento equivalente, ou minuta da ata de registro de preços, conforme o caso; 1.7. Termo de aprovação 1.8. Parecer jurídico; 1.9. Edital assinado e publicação no D.O.U; Impugnações e esclarecimentos Propostas recusadas; Propostas Aceitas e documentação exigida para a Habilitação Ata da sessão pública; Razões de recursos; Contra razões de recursos; Decisão do pregoeiro Termo de adjudicação; Termo de homologação; Ata de registro de preço assinada pelo ordenador de despesa; Contrato firmado Publicação de resultado de julgamento no D.O.U. Solicitamos ainda que sejam utilizados os separados de documentos para melhor manuseio do processo, no link: proad/proad-da/compras/cecomteca-2/formularios/. Página 3 de 6

4 2. CHECK-LIST. A cada inicio de cada fase haverá um check-list ao qual deverá ser preenchido após o termino da inclusão dos documentos solicitados. 3. PROTOCOLO PROCESSUAL 3.1. NUMERAÇÃO DAS FOLHAS E DE PEÇAS As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras; Carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo, a primeira folha, o número 1; O verso da folha não será numerado e sim carimbado em branco ; Se o verso da folha for utilizado a sua identificação terá como referência a letra "v", da palavra verso, utilizando a mesma numeração da frente da folha. Exemplo: folha 3v; A capa do processo não será numerada; Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por intermédio de despacho no próprio documento ou, caso seja possível, em folha de despacho, a ser incluída ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessário; Poderá ser utilizada a frente e o verso da folha de despacho, não se permitindo a inclusão de novas folhas até o seu total aproveitamento do verso; No caso de inserção de novos documentos no processo, inutilizar o espaço em branco da última folha de despacho, apondo o carimbo "Em branco" ENCERRAMENTO DO PROCESSO E ABERTURA DE VOLUME SUBSEQUENTE Os autos não deverão exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixação dos colchetes observará a distância, na margem esquerda, de cerca de 02 cm; Quando a peça processual contiver número de folhas excedente ao limite fixado nesta norma, a partir do próximo número, formar-se-ão outros volumes Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer a inclusão de um documento que exceda as 200 folhas, esse documento abrirá um novo volume Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual será incluído um documento contendo 50, encerrar-se-á o volume com 180 e abrir-se-á novo volume com o referido documento de 50 folhas O encerramento e a abertura de novos volumes serão efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numeração, sem solução de continuidade, no volume subsequente A abertura do volume subsequente será informada no volume anterior e no novo volume da seguinte forma: Página 4 de 6

5 No volume anterior, após a última folha do processo, incluir-se-á "TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME (modelo abaixo), devidamente numerado e no novo volume, proceder conforme abaixo ABERTURA DO VOLUME SUBSEQUENTE O novo volume, logo após a capa, incluir-se-á "TERMO DE ABERTURA DE VOLUME" (modelo abaixo) devidamente numerado, obedecendo-se à sequência do volume anterior A abertura de um novo volume será executada diretamente pelo protocolo central ou setorial das unidades correspondentes, que deverão providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o sistema de protocolo correspondente. Os volumes deverão ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrição: 1º volume, 2º volume etc Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, serão apensados ao processo com a colocação da etiqueta de anexo contendo o número do processo e a palavra "anexo" SUMÁRIO Após o encerramento do volume deverá ser incluso um sumário que corresponda a documentação pertencente ao volume; Este deverá ser encontrada na contra capa inicial; O modelo completo de sumário (que deverá ser adaptado a cada volume) se encontra no link: proad-da/compras/cecomteca-2/formularios/. 4. MODELOS I. TERMO DE ENCERRAMENTO: Procedendo ao encerramento do volume xx do processo xxxxx.xxxxxx/201x-xx cujo objeto é a abertura de processo licitatório para xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, declaramos que: a) O presente volume é composto por folhas sequencialmente numeradas, iniciando em xxx e terminando em xxx sendo esta última, o próprio Termo de Encerramento. b) O presente documento dá origem ao volume x com a continuidade dos documentos integrantes do processo citado, e a sequência numérica da paginação. Pró-reitoria de Administração PROAD-DA Central de Compras e Licitações. Página 5 de 6

6 II. TERMO DE ABERTURA: Procedendo à abertura do volume X do processo xxxxx.xxxxxx/201x-xx cujo objeto é a abertura de processo licitatório para xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, declaramos que: a) A numeração do presente volume inicia na folha xxx, sendo esta o Termo de Abertura, e na sequência seguem demais documentos que integram o processo administrativo anteriormente citado. Pró-reitoria de Administração PROAD-DA Central de Compras e Licitações. Página 6 de 6