Regulamento. Normas de Funcionamento

Transcrição

1 Regulamento Normas de Funcionamento 1. A Câmara Municipal de S. João da Madeira organiza de 6 a 10 de Junho de 2012 o evento A Cidade no Jardim, semana dedicada às associações e instituições concelhias, a decorrer no Jardim Municipal. 2. Neste evento poderão estar representadas todas as colectividades, associações e instituições sediadas no concelho de S. João da Madeira. 3. Podem participar outras associações/instituições que, do ponto de vista da entidade organizadora, possam contribuir para a melhoria qualitativa do evento. 4. A cada associação presente será entregue um Stand com as dimensões 3m x 3m, nivelados e fechados com porta de fole, luz e ponto de luz. 5. As associações podem solicitar um Stand de maiores dimensões tendo, no entanto, de pagar a diferença (valor aproximado 250 euros por módulo 3m x 3m). 6. Os stands poderão ser ocupados a partir das 09:00h do dia 5 de Junho considerandose livres se não estiverem ocupados até às 24:00h do dia seguinte e terão, obrigatoriamente, de estar decorados e preparados até às 17:00h do dia 6 de Junho. 7. Os horários que a organização sugere para o evento são: Dia 6 das 18:00h às 24:00h Dia 7 das 14:00h às 24:00h Dia 8 das 18:00h às 24:00h Dia 9 das 14:00h às 24:00h Dia 10 das 14:00h às 24:00h No fim-de-semana e no feriado as tasquinhas, e os stands que entenderem, poderão estar abertos à hora de almoço, das 12:00h às 14:00h 8. A decoração e colocação de equipamentos nos stands é da exclusiva responsabilidade das associações representadas.

2 9. A manutenção e preservação do espaço atribuído às associações é da sua inteira responsabilidade devendo manter a sua estrutura e estado de conservação naturais. 10. A circulação de veículos exteriores à organização no recinto estará absolutamente interdita (à excepção dos dias 4, 5 e 11 de Junho, para montagem e desmontagem, e deverão evitar calcar a relva, utilizando os arruamentos adjacentes). Se chover, o acesso de viaturas ao jardim é expressamente proibido, devendo cada associação arranjar alternativa adequada para o transporte dos materiais para os stands. 11. Quaisquer transportes necessários aos expositores serão da sua inteira responsabilidade. 12. Os dias 11 e 12 de Junho destinam-se aos trabalhos de remoção do conteúdo dos stands por parte das associações e instituições presentes no evento. 13. Todos os danos materiais e pessoais causados nos Stands são da exclusiva responsabilidade da associação em causa. 14. Serão colocadas entre 20 a 30 tasquinhas no recinto, que serão atribuídas após a apreciação, por parte da organização, da candidatura efectuada pela associação. 15. A candidatura será efectuada em impresso próprio, que deverá ser totalmente preenchido. 16. As tasquinhas terão a dimensão de 3m x 3m, cobertas, com balcão, ponto de luz, quadro eléctrico, luz e espaço coberto para cozinha. 17. É da responsabilidade dos participantes entregar, no final do evento, todo o material cedido pela organização, em bom estado de conservação. 18. O serviço de cozinha ou qualquer outro serviço de apoio, sempre que recorra a métodos ou utensílios que não possam ser utilizados no interior das tasquinhas deverá ser efectuado, obrigatoriamente, fora do alcance do público, em local isolado para o efeito. 19. Todo o serviço de atendimento deverá ser feito com qualidade e cada tasquinha deverá ter a trabalhar em regime permanente, pelo menos, dois elementos da associação devidamente identificados.

3 20. As tasquinhas são responsáveis pela permanente limpeza da área de esplanada que lhes está confinada e ficam na obrigação de efectuar a separação dos lixos em recipientes próprios cedidos pela organização. 21. Cada associação detentora de tasquinha deverá participar na acção de formação que a organização levará a efeito. Durante o evento deverá cumprir todas as normas de higiene e segurança, de acordo com a legislação em vigor. 22. Os participantes obrigam-se a manter os espaços de tasquinha abertos durante todo o período e horário de funcionamento do evento (mesmo à hora de almoço nos feriados e fim de semana). 23. Todas as bebidas, nomeadamente cervejas, águas, refrigerantes, entre outros, serão fornecidas às associações por um fornecedor comum a todos, que tratará do fornecimento diário de stock de bebidas, bem como da assistência técnica aos equipamentos instalados. 24. Todas e quaisquer dúvidas ou casos omissos suscitados pela aplicação deste regulamento serão ponderados e decididos pela organização. 25. A organização reserva-se ao direito de não aceitar as inscrições que não cumpram os requisitos e os objectivos deste evento, devendo, para o efeito, referir qual o motivo da exclusão.

4 Ficha de inscrição Instituição/Associação Identificação Nome Morada Contactos Stand O que pretende expor Responsável da Associação para o stand Contactos: Animação Sugestão de programa a ser apresentado pela associação no palco Ficha técnica de actuação no palco Responsável da animação Preferência de data e horário (A data solicitada pode não ser possível. Assim sendo a organização tentará sugerir uma data ou horário aproximados).

5 O calendário dos eventos será confirmado pela Câmara mais ou menos um mês antes do evento. Duração da intervenção Tempo de preparação para actuação Tempo necessário para desocupar o palco após a actuação Descrição da actuação Material necessário para a actuação Outros Sugestão de actividades a desenvolver junto ao stand ou no recinto do evento Descrição da actividade Datas e horários Material necessário Outros

6 Tasquinha Sim Não Se respondeu Sim favor preencher a ficha anexa relativa à tasquinha Horário do Evento Sabendo que as Tasquinhas estarão abertas a partir das 11:00h e havendo também animação, na sua opinião, qual o melhor horário de abertura do evento no feriado e fim-de-semana? 11:00h 14:00h Outras sugestões Ficha técnica do evento Actividade: A Cidade no Jardim Data: 6 a 10 de Junho de 2012 Local: Jardim Municipal Responsável da Câmara Municipal: Andrea Coelho andreacoelho@cm-sjm.pt Esta ficha deverá ser devolvida devidamente preenchida pela instituição até ao próximo dia 18 de Abril e enviada para o fax: , para o andreacoelho@cm-sjm.pt, para a morada da Câmara Municipal Av. da Liberdade S. João da Madeira ou ser entregue no Gabinete de Atendimento ao Munícipe na Câmara Municipal.

7 Ficha de inscrição para Tasquinha Associação: Nome do responsável pela tasquinha Contacto do responsável Quais os produtos que pretende vender na tasquinha Bebidas Pratos quentes Pratos frios Sobremesas Doçaria Outros Ementas a adoptar Dia 6 Dia 7 Almoço Dia 8 Almoço Dia 9 Almoço Dia 10 Almoço

8 A tasquinha será explorada pela associação ou por outrem? Vai abrir à hora de almoço? Sim Não Pretende vedar as traseiras da tasquinha? Sim Não Quais os equipamentos eléctricos que vai utilizar? Quantidade Exemplo: (1) Designação (frigorífico) Pretende-se, com esta ficha de inscrição, esclarecer alguns pontos fundamentais para a participação das associações nas tasquinhas e criar melhores condições de funcionamento.