TERMOS DE REFERÊNCIA

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1 TERMOS DE REFERÊNCIA Nº002/DPFRH- AGER/2016 PARA CONTRATAÇÃO DE UM(A) CONSULTOR(A) PARA ELABORAÇÃO DE MANUAL DE PROCEDIMENTOS ADMISTRATIVO E DE GESTÃO FINANCEIRA I- Preâmbulo Os estatutos da AGER Autoridade Geral de Regulação com sede em São Tomé, Bairro de Hospital, Rua da Paz, foram aprovados pelo Decreto-Lei n.º 14/2005, publicado no Diário da República nº 22 de 24 de Agosto. A AGER é uma pessoa colectiva de direito público, dotada de autonomia técnica, administrativa e financeira e de património próprio, que funciona sob a tutela e do Ministro das Infra-estruturas e tem por objecto a regulação e a fiscalização dos sectores de Telecomunicações, Correio e de Electricidade. O objectivo de AGER é de garantir o funcionamento óptimo de cada um dos sectores de infra estruturas sob sua responsabilidade. A AGER tem por atribuições a gestão do espectro radioeléctrico e a regulação técnica e económica dos sectores das telecomunicações, correios, água e energia, designadamente: a) Garantir a existência de condições que permitam satisfazer de forma eficiente a procura da prestação dos serviços que envolvam os sectores referidos no artigo 1.º; b) Garantir aos titulares de concessões, de licença de operação, ou outros contractos a existência de condições que lhes permitam o cumprimento das obrigações decorrentes do contrato de concessão, licença ou outros contractos referidos no número 2 do artigo anterior; c) Garantir os interesses dos consumidores designadamente em matéria de preços e tarifas, e qualidade do serviço prestado; d) Garantir a progressiva existência de condições de entre os operadores no âmbito dos vários sectores referidos no artigo 1.º; 1

2 e) Contribuir para a criação de condições que promovam a eficiência na utilização de recursos ou prestação de serviços, com respeito pelas regras técnicas e de protecção do ambiente; f) Velar pela supressão de barreiras técnicas com reflexos económicos, de modo que as relações entre os vários operadores e destes com os consumidores sejam conduzidas de forma transparente e não discriminatória. 2. A AGER poderá ainda: a) Actuar, a pedido do Governo, como órgão consultivo deste, em matérias que lhe sejam propostas, designadamente no âmbito do disposto no artigo1.º; b) Dar parecer, quando para o efeito solicitado pelo Governo ou pela administração sectorial, sobre a demais legislação ou normas técnicas, relativas aos sectores referidos no artigo 1º. O regime seu jurídico foi adequado à sua missão e atribuições, sendo um regime que conjuga as prerrogativas de entidade de direito público, indispensáveis para o desempenho das suas funções de autoridade, com a flexibilidade e eficiência de entidade de direito privado. As legislações que sustentam as actividades da Autoridade estão num quadro anexo a este TDR. A AGER deverá colectar os seus recursos através dos diversos mecanismos previstos na Lei nº.3/2004 nomeadamente, Artigo 7º, nº 4 e nº 5 alíneas g), k), Artigo 9º, nº 7, nos Estatutos e nos respectivos Regulamentos. O Artigo 26.º (Estatutos) Orçamento, estabelece as modalidades de homologação, autorização de fundos suficientes para permitir à AGER implementar os seus objectivos e responsabilidades, cobrindo o total das suas despesas de funcionamento e de investimentos em novas tecnologias. O mesmo Artigo 26.º abre a possibilidade de, o Orçamento poder ser complementado por receitas provenientes de taxas, outros proveitos ou rendimentos, que por lei sejam atribuídos à AGER, bem como por donativos ou financiamentos de outros Estados ou instituições públicas internacionais e que lhe sejam consignadas. O Artigo 27.º nº. 1 - Responsabilidades Orçamentais, por sua vez estabelece o que parece ser a fonte segura de recursos ou seja, A AGER elaborará uma fórmula para repartir o contributo orçamental entre as diferentes entidades reguladas, previamente aprovado pelo Conselho de Administração. 2

3 Orçamento de AGER reflecte sobretudo no que toca às receitas, as provenientes do sector das Telecomunicações que é, na actualidade, o único efectivamente regulado pela AGER e que contribuí para o funcionamento desta Autoridade. As taxas cobradas e os procedimentos de cobranças estão estipulados nos diplomas: Decreto - Lei n.º 23/2007 (Tarifário do uso do espectro radieléctrico - Pub. no DR n.º 39, de 30 de Agosto; Decreto n.º 25/2007 (Reg. taxas a aplicar as entidades licenciadas e registadas) - Pub. no DR n.º 40, de 31 de Agosto Decreto n.º 26/2007 (Regulamento as taxas do espectro radieléctrico) - Pub. no DR n.º 40, de 31 de Agosto. Decreto nº 27/2007 (Atribuição de Licença da Rede Fixa à CST) Decreto nº 33/2007 (Atribuição de Licença para a Rede GSM 900 à CST). Pub. no DR n.º 62, de 7 de Dezembro. Decreto-lei nº38/2009 (Plano Nacional de Numeração). Pub no DR nº69, de 8 de Outubro de Decreto-lei nº 19/2012 (Serviço de Acesso Universal). Pub no DR nº 102 de 20 de Agosto de Decreto-lei nº6/2013 (Atribuição de Licença de Exploração de Comunicações a UNITEL STP) Procedimentos Administrativos e Financeiros Os procedimentos administrativos e financeiros em prática na AGER, baseiam se e se submetem à: Lei nº 5/97 Estatuto do Funcionalismo Público; Lei nº 3/2007 Lei sobre o Sistema de Administração Financeira do Estado; Lei nº 16/2008 Código IRC; Lei nº 17/2008 Código IRS; Dec. Lei nº 14/2005 Que cria a AGER e aprova seus Estatutos; Dec. Lei nº 37/2006 Sobre Aquisições; Dec. Lei nº 25/2005 Que aprova o Código de Procedimento Administrativo; Regulamento interno da AGER; 3

4 II. Finalidade do termo de referência Com objectivo de melhorar a sua gestão corrente, AGER pretende elaborar um Manual de Procedimentos Administrativo e de Gestão Financeira. Este manual servirá de referência para a operacionalização da gestão quotidiana e para a regulação das actividades relacionadas com a administração da instituição. Neste âmbito foram elaborados os presentes Termos de Referência (TdR) com vista a contratação de um(a) consultor(a) que conduzirá todo o processo de elaboração, conforme as etapas previstas abaixo. III. Objectivo da Consultoria 1. Elaborar um manual de procedimentos administrativo e de gestão financeira. IV. Âmbito do trabalho O (a) consultor(a) deverá: 1. Rever e avaliar os procedimentos vigentes incluindo levantamento dos riscos; 2. Reunir-se com o Conselho de Administração e os departamentos ligados a Direcção do Planeamento, Administração e Finanças - DPAF da AGER para esclarecimentos ou consultas; 3. Propor no manual: Procedimentos de gestão administrativa gerais (estabelecer alguns procedimentos básicos na recepção, tratamento, classificação e circulação das correspondências enviadas e recebidas; circulação interna das informações ); Processo de elaboração e monitorização de planos de actividades; Procedimentos de gestão de recursos humanos, incluindo, procedimentos administrativos disciplinares, adiantamento salarial, gestão de férias e substituição de função, controlo de ponto e movimentação do pessoal e de avaliação de desempenho; 4

5 Procedimentos de gestão de patrimónios incluindo inventariação, processo de manutenção e reparação de equipamentos, venda e baixa de imobilizados, gestão de parque auto, abastecimento e controlo de combustível; Gestão de carteira de clientes, incluindo entre outros, a facturação, cobrança, visitas de exortação, abertura de processo de contencioso; Processo de execução financeira incluindo entre outros: fases e etapas de cabimentação, autorização e realização de despesas, processo de prestação de contas e de controlo orçamental; Processamento contabilísticos, incluindo: procedimentos básicos na recepção, tratamento, classificação e escrituração dos documentos contabilísticos, fiscais e para fiscais, bem como classificação e gestão de arquivos contabilísticos e prazos para a sua conservação; Procedimentos de aquisição de consumíveis, bens e serviços; Procedimentos de tesouraria; Os procedimentos de gestão e controlo de stock dos consumíveis de escritórios e consumíveis informáticos; Condições de atribuição de donativos; Controlo interno/auditoria. Formulários diversos. 4. Os manuais deverão descrever de forma clara as relações entre os diferentes departamentos da DPAF e os órgãos de coordenação, monitorização e supervisão das actividades desta direcção e, entre DPAF, as outras direcções e o Conselho de Administração. Em particular, espera-se que os manuais definam, por um lado, as orientações e os princípios que promovem o relacionamento harmonioso dos actores intervenientes na gestão e administração financeira quotidiana da AGER e por outro lado, possam favorecer o planeamento, a supervisão e a monitorização das actividades. Estas informações e outras que o (a) consultor(a) poderá propor, deverão ser escritas numa linguagem simples, para pessoas que não sendo especialistas nestes domínios, possam conhecer as regras do jogo. 5

6 V. Estrutura do Manual O manual proposto deverá conter todas as informações solicitadas no ponto IV e outras omissas e julgadas necessárias pelo(a) consultor(a), numa estrutura a ser proposta pelo(a) consultor(a). No entanto, no capítulo introdutório, deverá figurar principais actividades e responsabilidades de cada departamento que constitui a DPFRH e do pessoal que o compõe. Também obrigatoriamente este documento deverá incluir anexos, onde serão apresentados diferentes modelos de documentos/formulários necessários e, que servirão de referência para a operacionalização da gestão quotidiana. VI. Prazo de entrega e período de execução O trabalho de consultoria deverá ser constituído pelas seguintes fases: a) Consultas e diagnósticos; b) Execução do manual; c) Apresentação do primeiro draft (em suporte digital e oral) c) Apresentação do produto final. A consultoria terá o seu início no mês de Março. O calendário indicativo para a sua realização é de 45 dias úteis, incluindo os contactos com os diferentes actores institucionais com vista a seguir uma abordagem participativa e a enriquecer a concepção e a preparação do referido manual, bem como o prazo apresentação, apreciação e comentário do draft apresentado. Será apresentado á AGER o primeiro draft, para apreciação e comentários, em suporte informático Word e uma apresentação oral em power point, 31 dias úteis depois do início dos trabalhos. A AGER tem 8 dias úteis para produzir comentários e sugestões, Depois de recebidos os comentários e sugestões a versão definitiva do manual deverá ser apresentada a AGER no prazo máximo 6 dias úteis para sua aprovação. 6

7 VII. Produto O produto final devera ser entregue em 45 dias úteis, após assinatura do contrato. No fim do processo de consultoria espera-se como resultado final: 01 (um) Manual de Procedimentos Administrativo e de Gestão Financeira; Recomendações e os passos a seguir para implementação do mesmo. Relatório de consultoria. VIII. Perfil do consultor O consultor deve reunir as seguintes habilidades e características: Ter pelo menos o grau de licenciatura em Gestão, finanças, administração ou outras áreas afins; Ter experiência comprovada na elaboração de manuais de procedimentos; Ser fluente em língua portuguesa falado e escrito; Capacidade de trabalhar de forma independente; Boa capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal; Ser flexível e pro-activo. IX. Processo de candidatura Para candidatar-se ao concurso, todos(as) os(as) candidatos(as) deverão enviar os seguintes documentos: a. Curriculum Vitae (CV); b. Fotocópia de bilhete de identidade valido ou de qualquer outro documento de identificação; c. Fotocópia de cartão fiscal; d. Comprovativos dos diplomas; e. Comprovativo de experiencias na elaboração de Manual de Procedimentos, f. Proposta técnica e financeira em envelopes separados devem ser apresentados em 3 exemplares; 7

8 Todos os documentos não originais deverão estar devidamente autenticados pela entidade competente. O Concorrente apresentará relação de Trabalhos Similares realizados para outras entidades e/ ou empresas, de preferência em S. Tomé e Príncipe e de dimensão semelhante. Para cada uma das referências deverá ser indicado: - Nome do Cliente - Sector de actividade; - Período (datas de inicio e fim de realização do projecto); - Descrição do Trabalho realizado; - Contacto privilegiado do Cliente; O endereço para recepção dos dossiês de candidaturas è: AGER Rua da Paz, Bairro de Hospital S. Tomé As candidaturas deverão ser enviadas até ao dia 29 de Fevereiro de 2016, pelas 16:00 horas. Não serão aceites candidaturas recebidas após esta data, sob nenhuma hipótese. A abertura das propostas será no 29 de Fevereiro as de 2012, pelas 16:05 horas, no local onde funciona a sede da AGER, na presença dos candidatos que o desejarem. Somente os candidatos seleccionados serão contactados. No entanto, os resultados da candidatura poderão ser consultados na sede de AGER a partir de 14 de Março. X. Critérios de selecção - Critérios eliminatórios 1. Não possuir pelo menos grau de licenciatura em Gestão, finanças, administração ou outras áreas afins 2. Não ser fluente em língua portuguesa falado e escrito; 8

9 3. Não ter experiencia na elaboração de Manual de Procedimento. 3. Não apresentação de comprovativos dos diplomas devidamente autenticados e comprovativos de experiencias na elaboração de Manual de Procedimentos. - Critérios classificatório 1. Experiências na área; 3. Proposta técnica (metodologia de trabalho) 4. Orçamento Menor custo 5. Cronograma - menor prazo de execução. 9