Contabilidade Geral: CRC/SP: Termo de transferência de responsabilidade técnica

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1 Contabilidade Geral: CRC/SP: Termo de transferência de responsabilidade técnica Resumo: Analisaremos no presente Roteiro de Procedimentos o "Termo de transferência de responsabilidade técnica" previsto na Resolução CRC/SP nº 1.040/2009, que tem como fundamento o Código de Ética Profissional do Contador (CEPC), aprovado pela Resolução CFC nº 803/ ) Introdução: A transferência da responsabilidade técnica de uma empresa/cliente para outro profissional da contabilidade é sempre um momento delicado. A utilização do documento "Termo de transferência de responsabilidade técnica" procura harmonizar o relacionamento entre as empresas contábeis envolvidas nesse processo, em benefício de todas as partes envolvidas. A obrigatoriedade de utilização desse documento está contida no Código de Ética Profissional do Contador (CEPC), aprovado pela Resolução CFC nº 803/1996 e tem dupla importância: i) para o profissional que está transferindo o serviço, o Termo é a garantia de que atividades ilegais ou anti-éticas executadas a partir daquele momento não são mais sua responsabilidade e; ii) para o profissional que está recebendo o novo cliente, é através do Termo que o profissional substituído o comunicará sobre fatos que deve ter conhecimento para estar habilitado para o bom desempenho de suas funções, além disso, é nesse momento que o profissional substituído lhe entregará todos os documentos contábeis e informações a respeito da posição da escrituração contábil do cliente. Apesar da obrigatoriedade do uso do Termo, é altamente aconselhável que o novo responsável técnico procure saber as razões da substituição para se precaver de fatos/atos que possam lhe prejudicar no futuro. No Estado de São Paulo, o assunto somente foi normatizado pelo Conselho Regional de Contabilidade do Estado (CRC/SP) após solicitação apresentada pelo Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas no Estado de São Paulo (SESCON/SP) que constatou a falta de regras claras sobre o assunto, bem como as dificuldades enfrentadas pelos profissionais em estabelecer procedimentos para os casos de rescisão de contratos de serviços contábeis. Foi assim que o CRC/SP editou a Resolução CRC/SP nº 1.040/2009, que levou em consideração, além da solicitação do SESCON/SP, que: a. o contabilista necessita de uma regulamentação para a transferência de responsabilidade técnica de seus clientes; b. um termo para documentar a transferência de um responsável técnico para outro facilita o trabalho de fiscalização nas organizações contábeis; c. o controle da transferência de responsabilidade técnica, além de valorizar a profissão, busca assegurar a conduta ética e profissional da Classe Contábil. Em suma, com a normatização os profissionais da contabilidade passaram a ter mais segurança nas relações entre si e seus clientes, pois agora não existirão mais divergências entre os processos adotados. Além disso, com a adoção do Termo fica mais fácil o trabalho do órgão fiscalizador do segmento, proporcionando a valorização e manutenção da ética na profissão. Por fim, não é demais reafirmar que a regulamentação da transferência de responsabilidade técnica pode evitar confusões com relação ao período de competência dos responsáveis anterior e atual, e facilitar o repasse das informações do cliente ao seu novo contador, proporcionando condições para o bom desempenho das atividades contábeis. Feitos esses brevíssimos comentários, passaremos a analisar no presente Roteiro de Procedimentos o "Termo de transferência de responsabilidade técnica" previsto na Resolução CRC/SP nº 1.040/2009. Base Legal: Art. 7º da Resolução CFC nº 803/1996 (UC: 16/08/15) e; Preâmbulo e art. 1º da Resolução CRC/SP nº 1.040/2009 (UC: 16/08/15). 2) Substituição de responsabilidade técnica: Quando da substituição de responsabilidade técnica, deverá ser preenchido o correspondente Termo de Transferência pelo novo responsável técnico em 3 (três) vias, que terão as seguintes destinações: a. a 1ª (primeira) para o cliente; b. a 2ª (segunda) para o responsável técnico anterior; e Copyright - Tax Contabilidade - Todos os direitos reservados. Página 1 de 5

2 c. a 3ª (terceira) será de responsabilidade do novo responsável técnico que deverá apresentar à fiscalização do CRC/SP, quando solicitada. O novo responsável técnico deverá informar-se junto ao cliente sobre as razões da substituição e, se necessário, fazê-lo também junto ao responsável técnico anterior. O responsável técnico anterior deverá comunicar ao atual sobre fatos que deva tomar conhecimento a fim de habilitá-lo para o bom desempenho das funções a serem exercidas. Base Legal: Arts. 1º a 3º do Anexo I da Resolução CRC/SP nº 1.040/2009 (UC: 16/08/15). 2.1) Deveres do responsável técnico anterior: 2.1.1) Devolução de livros, documentos e arquivos magnéticos: O responsável técnico anterior deverá entregar no prazo estabelecido em cláusula rescisória do contrato de prestação de serviços ou, na falta deste, no prazo de 60 (sessenta) dias contados a partir da cisão contratual, ao novo responsável técnico, os documentos, livros fiscais, livros contábeis e os arquivos magnéticos, com obrigação prevista em lei referente ao período sob sua responsabilidade, não se incluindo neste caso detalhes técnicos dos seus sistemas de informática, os quais são de sua exclusiva propriedade. Base Legal: Art. 4º do Anexo I da Resolução CRC/SP nº 1.040/2009 (UC: 16/08/15) ) Obrigações tributárias acessórias: É dever do responsável técnico anterior o cumprimento das obrigações tributárias acessórias, cujo período de competência tenha decorrido na vigência do contrato de prestação de serviços com seu ex-cliente, ainda que o prazo de vencimento da exigência seja posterior ao da vigência do mencionado contrato, salvo expressa disposição contratual em sentido contrário. Na falta de formalização do contrato de prestação de serviços ou previsão contratual, a cobrança de honorário adicional especificando que corresponde ao cumprimento das obrigações fiscais anuais, como: folha de pagamento do 13º (décimo terceiro) salário, informes de rendimentos, DIPJ, RAIS, DCTF, Dacon, DIRF, DES, encerramento do balanço anual e outros, será devido por inteiro ao novo responsável técnico que cumpriu ou irá cumprir as obrigações anuais da empresa cliente, não importando durante quantos meses o responsável técnico anterior prestou serviços ao cliente. Base Legal: Arts. 5º e 6º do Anexo I da Resolução CRC/SP nº 1.040/2009 (UC: 16/08/15) ) Protocolo de livros e documentos: Toda documentação enviada pelo responsável técnico anterior deve ser amparada por protocolo em 2 (duas) vias para comprovar a sua entrega. No conteúdo do protocolo constará obrigatoriamente: o remetente, o destinatário, a descrição dos documentos, referência do período, data da entrega e de recebimento, local para identificação da pessoa que recebeu o material, bem como campo para assinatura. Os documentos deverão ser entregues ao representante legal do cliente ou a quem ele indicar, preferencialmente, ao novo responsável técnico, mediante autorização por escrito. Base Legal: Arts. 7º e 8º do Anexo I da Resolução CRC/SP nº 1.040/2009 (UC: 16/08/15). 2.2) Deveres do novo responsável técnico: Erros, atos e omissões infringentes de normas técnicas ou de dispositivos legais, que forem constatados pelo novo responsável técnico no exercício de sua atividade profissional, referentes ao período de competência do responsável técnico anterior, deverão ser comunicados ao cliente a qualquer tempo, por escrito, para que ele possa tomar as providências cabíveis. Base Legal: Art. 9º do Anexo I da Resolução CRC/SP nº 1.040/2009 (UC: 16/08/15). 2.3) Disposições comuns aos responsáveis técnicos anterior e novo: O responsável técnico, anterior ou novo, deverá disponibilizar toda a documentação (protocolo, distrato contratual, etc.) de transferência ou de recebimento de documentação de clientes sempre que for exigido pela fiscalização do CRC/SP. Base Legal: Art. 10 do Anexo I da Resolução CRC/SP nº 1.040/2009 (UC: 16/08/15). Copyright - Tax Contabilidade - Todos os direitos reservados. Página 2 de 5

3 3) Penalidades: São deveres do profissional da contabilidade, se substituído em suas funções, informar ao substituto sobre fatos que devam chegar ao conhecimento desse, a fim de habilitá-lo para o bom desempenho das funções a serem exercidas. O profissional da contabilidade poderá transferir o contrato de serviços a seu cargo a outro profissional, com a anuência do cliente, sempre por escrito, de acordo com as normas expedidas pelo CFC. Registra-se que a transferência poderá ser parcial, mantendo sempre como sua a responsabilidade técnica. O profissional da contabilidade deve, com relação à classe contábil, observar as normas de conduta, bem como acatar as Resoluções votadas pela classe, inclusive quanto a honorários profissionais. A transgressão dessas disposições constitui infração CEPC, sancionada, segundo a gravidade, com a aplicação de uma das seguintes penalidades: a. advertência reservada; b. censura reservada; c. censura pública. Base Legal: Arts. 2º, VII, 7º, 11, IV e 12, caput da Resolução CFC nº 803/1996 (UC: 16/08/15) e; Art. 2º da Resolução CRC/SP nº 1.040/2009 (UC: 16/08/15). 4) Modelos: Além das explicações sobre o "Termo de transferência de responsabilidade técnica", estão anexados à Resolução CRC/SP nº 1.040/2009 os modelos do Termo a ser preenchido e o de Autorização de transferência de serviços contábeis e de serviços acessórios. Base Legal: Anexos da Resolução CRC/SP nº 1.040/2009 (UC: 16/08/15). 4.1) Termo de transferência de responsabilidade técnica: Reproduzimos abaixo o modelo do "Termo de transferência de responsabilidade técnica" constante no Anexo II da Resolução CRC/SP nº 1.040/2009: Copyright - Tax Contabilidade - Todos os direitos reservados. Página 3 de 5

4 Já o verso do "Termo de transferência de responsabilidade técnica" tem a seguinte descrição: Base Legal: Anexo II da Resolução CRC/SP nº 1.040/2009 (UC: 16/08/15). 4.2) Autorização de transferência de serviços contábeis e de serviços acessórios: Reproduzimos abaixo o modelo do "Autorização de transferência de serviços contábeis e de serviços acessórios" constante no Anexo III da Resolução CRC/SP nº 1.040/2009: Copyright - Tax Contabilidade - Todos os direitos reservados. Página 4 de 5

5 Base Legal: Anexo III da Resolução CRC/SP nº 1.040/2009 (UC: 16/08/15). Informações Adicionais: Este material foi escrito em 17/08/2015 pela Equipe Técnica da Tax Contabilidade, sendo que o mesmo foi atualizado em 02/09/2015, conforme legislação vigente nesta mesma data. Todos os direitos reservados. Copyright - Tax Contabilidade - Todos os direitos reservados. Página 5 de 5