PORTARIA TC Nº 349, DE 01 DE JULHO DE 2015

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1 ESTADO DE PERNAMBUCO TRIBUNAL DE CONTAS PORTARIA TC Nº 349, DE 01 DE JULHO DE 2015 Disciplina a sistemática de controle patrimonial de bens móveis e imóveis pertencentes ao patrimônio desta Corte e aprova o Manual de Patrimônio na forma do Anexo I desta Portaria. O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e considerando a necessidade de aperfeiçoamento do controle patrimonial no TCE-PE, resolve: Art. 1º A sistemática de controle patrimonial de bens móveis e imóveis pertencentes ao patrimônio desta Corte obedecerá ao disposto nesta Portaria. Art. 2º Fica aprovado Manual de Patrimônio, conforme Anexo I desta Portaria. Art. 3º Fica aprovado o modelo de reavaliação de bens permanentes, conforme Anexo II desta Portaria. Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. Art. 5º Revogam-se as disposições em contrário, em especial a Portaria TC nº 145, de 9 de março de Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco, 01 de julho de VALDECIR FERNANDES PASCOAL Presidente

2 ANEXO I Manual do Patrimônio 1. DISPOSIÇÕES INICIAIS 1.1. Este ato normativo regulamenta o controle patrimonial de bens móveis e imóveis integrantes do patrimônio do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco TCE-PE Para fins deste Manual, material é designação genérica de móveis, equipamentos, componentes sobressalentes, acessórios, utensílios, veículos em geral, materiais de escritório e de limpeza e outros bens utilizados ou passíveis de utilização nas atividades do TCE-PE Bens móveis são agrupados como material permanente ou material de consumo Material permanente ou bem permanente é aquele que tiver sua aquisição feita em despesa de capital e apresentar, simultaneamente, as características abaixo relacionadas: I - durabilidade superior a 2 (dois) anos: quando o material em uso normal não perde ou não tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de 2 (dois) anos; II não-fragilidade: cuja estrutura não esteja sujeita a modificações, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando sua irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade ou utilidade; III não-perecibilidade: quando não estiver sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou não se deteriorar ou perder sua característica normal de uso; IV não-incorporabilidade: quando não estiver destinado à incorporação a outro bem e puder ser retirado sem prejuízo das características do principal; V não-transformabilidade: quando não for adquirido para fim de transformação Material de consumo ou bem de consumo é aquele que, em razão de seu uso corrente, perde sua identidade física em 2 (dois) anos e/ou tem sua utilização limitada a esse período. Sua aquisição é feita em despesa de custeio e não possui controle após sua distribuição A classificação de material em de consumo ou permanente será baseada nos aspectos e critérios de classificação contábil de despesas estabelecidos pelo artigo 3º da Portaria nº 448/2002 da Secretaria do Tesouro Nacional e será decidida em conjunto pelo Departamento de Administração e Infraestrutura (DAI) e pelo Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) Material de consumo armazenado em estoque de almoxarifado é considerado integrante do patrimônio do TCE-PE Para fins de controle patrimonial, imóvel deverá ser considerado bem permanente Materiais que apresentem alto risco de perda e/ou alto custo de controle patrimonial deverão preferencialmente ser considerados como materiais de consumo. 2. DEFINIÇÕES 2.1. Para execução da sistemática de controle patrimonial de bens móveis, ficam estabelecidos os seguintes termos: I alienação: procedimento de transferência de posse e de propriedade de um bem mediante venda, permuta ou doação; II apropriação: incorporação de custos de um bem permanente fabricado ou construído pela própria entidade, realizada mediante a identificação precisa de seu valor por seu custo de produção ou de fabricação; III aquisição: procedimento utilizado, mediante compra, doação, permuta, cessão ou produção interna, para viabilizar o incremento do ativo imobilizado do órgão; IV ativo imobilizado: conjunto de bens permanentes destinados ao funcionamento do órgão; V baixa patrimonial: procedimento de exclusão de bens do ativo imobilizado do órgão; VI bens de terceiros: bens permanentes de propriedades de outra entidade (pública ou privada) provenientes de cessão ou permissão de uso (transferência gratuita de posse de um bem por um prazo determinado ou não), de comodato (empréstimo gratuito de bens a serem restituídos em tempo convencionado) ou de contratos de locação (aluguel de veículos, máquinas, equipamentos, imóveis, etc.); VII bens móveis: aqueles de características removíveis, ou seja, que podem ser deslocados sem perda de suas formas, conservando suas características principais; VIII bens imóveis: aqueles de características não removíveis, ou seja, que não podem ser deslocados sem perda de suas formas; IX - bens permanentes não controláveis: aqueles cuja identificação através de número de tombamento seja impossível ou inconveniente em face de suas características físicas ou da dificuldade de controle patrimonial. X carga patrimonial: relação de bens patrimoniais confiados pelo órgão a um servidor, denominado

3 detentor de carga, para a execução das atividades da unidade sob sua gestão; XI comissão de avaliação de bens: comissão constituída por portaria com atribuições bem definidas no tocante à avaliação de bens permanentes, passíveis ou não de alienação; XII comissão de apuração de irregularidades: comissão constituída por portaria para apurar danos ao patrimônio da entidade; XIII comissão de inventário: comissão constituída por portaria com atribuições bem definidas para a realização de inventário anual de bens permanentes; XIV depósito de bens patrimoniais: local destinado à guarda temporária de bens móveis, desde o recebimento até sua destinação final, como também para guarda de bens recolhidos ou devolvidos até a definição da destinação definitiva (conserto, redistribuição ou alienação); XV depreciação: redução do valor contábil de um bem permanente em função do desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência; XVI detentor de carga patrimonial: servidor designado para a chefia de uma unidade administrativa, responsável pela guarda e conservação de bens permanentes a ela vinculados; XVII incorporação: inclusão de um bem no acervo patrimonial da entidade, com a respectiva adição de seu valor à contabilidade; XVIII termo de transferência interna: documento que formaliza a movimentação de um ou mais bens permanentes, com troca de responsabilidade, de uma unidade de localização para outra, ambas integrantes do TCE-PE; XIX termo de transferência externa: documento que formaliza a movimentação de um ou mais bens permanentes de uma unidade de localização do TCE-PE para uma entidade externa responsável pela realização de manutenção preventiva e/ou corretiva; XX termo de retorno de material em saída temporária: documento que formaliza o retorno ao TCE- PE de um bem permanente encaminhado para uma entidade externa para realização de manutenção preventiva e/ou corretiva; XXI entrada de materiais analítico: documento que formaliza a incorporação de um bem permanente ao acervo patrimonial da entidade; XXII requisição: procedimento realizado por uma unidade para solicitar um bem permanente necessário ao seu funcionamento; XXIII termo de baixa: documento que formaliza a exclusão de um bem permanente do ativo imobilizado da entidade; XXIV termo de responsabilidade individual: documento que formaliza a transferência de responsabilidade por um bem permanente em específico de um servidor para outro; XXV termo de responsabilidade por unidade administrativa / unidade de localização.: documento emitido pela Divisão de Patrimônio (DIPA) que formaliza para o gestor de uma unidade administrativa ou de unidade de localização a relação de bens permanentes sob sua responsabilidade; XXVI termo de transferência de responsável: documento que formaliza a alteração de responsabilidade, de um gestor para outro, da carga patrimonial de uma unidade administrativa ou de uma unidade de localização; XXVII unidade administrativa (U.A.): segmento administrativo e que pode ter uma ou mais unidades de localização (U.L.) a ele vinculados; XXVIII unidade de localização (U.L.): unidade física da entidade, vinculada a uma unidade administrativa (U.A.). 3. CLASSIFICAÇÃO, CODIFICAÇÃO E CATALOGAÇÃO 3.1. O bem é classificado quanto à: I portabilidade: a) portátil: bem de pequeno volume e peso, facilmente transportável por uma pessoa; b) não portátil: quando duas ou mais pessoas ou auxílio mecânico sejam necessários para realizar o transporte; II forma de utilização: a) uso individual: quando apenas uma pessoa o utiliza continuamente; b) uso coletivo ou comum: quando for utilizado por várias pessoas; III situação patrimonial: a) bom: quando estiver em perfeitas condições e em uso normal; b) ocioso: quando, embora em perfeitas condições, não estiver sendo usado; c) obsoleto: quando, mesmo em condições de uso, for considerado como antiquado e não for possível a sua atualização; d) recuperável: quando estiver avariado, sua recuperação for possível, e orçar, no máximo, até cinquenta por cento de seu valor depreciado; e) irrecuperável: quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina, devido à perda de suas características; e/ou seu rendimento for precário, em virtude de uso prolongado ou desgaste

4 prematuro; e f) antieconômico: quando sua recuperação for inviável economicamente (orçamento superior a cinquenta por cento de seu valor depreciado). IV - estado de conservação: a) excelente; b) bom; c) regular; e d) péssimo Quanto à sua natureza e finalidade, os materiais são classificados na forma disposta no Plano de Contas da Administração Pública Estadual, conforme a natureza da despesa O catálogo de material é a coleção única no TCE-PE de nomenclaturas, definições e codificações de materiais, seguindo-se as seguintes condições: I um número único codifica singularmente a definição de um material; II uma definição de material pode ser hierarquizada em classes; III o catálogo de material possui como gestores titulares os responsáveis pela DIPA e pela Divisão de Materiais (DIMA), ou servidores por estes designados, encarregados de incluir, excluir ou alterar quaisquer de seus dados. 4. REQUISIÇÃO 4.1. A requisição de bens patrimoniais deverá ser formalizada ao DAI, ao Departamento de Informação e Documentação (DID) ou à Coordenadoria de Tecnologia da Informação (CTI) por meio de formulários próprios e utilizando o protocolo eletrônico do TCE (PETCE) São competentes para requerer bens patrimoniais: I auditor-geral; II chefes de divisão e gerentes; III chefes de gabinete; IV chefes de núcleo; V - conselheiros; VI - conselheiros-substitutos; VII coordenadores; VIII diretor-geral; IX diretores de departamento; X inspetores regionais; XI procuradores do Tribunal de Contas; e XII procuradores do Ministério Público de Contas A requisição de bens patrimoniais, incluindo equipamentos de informática, deverá conter, no mínimo: I justificativa da solicitação; II especificação do bem, de forma mais detalhada possível. Caso o material requisitado não seja rotineiro, faz-se necessária, além da especificação, a inclusão de comparações com materiais em uso, modelos, gráficos, desenhos, prospectos, amostras, fotos, etc.; III - marca ou modelo de referência; IV - unidade de medida; e V quantidade A requisição de material bibliográfico deverá conter, no mínimo, as seguintes informações: I - justificativa da solicitação; e II - autor, título e editora A requisição que não puder ser atendida com materiais permanentes existentes em depósito de bens patrimoniais será encaminhada à Diretoria Geral (DG), para análise da viabilidade e oportunidade de aquisição. 5. AQUISIÇÃO 5.1. Os materiais permanentes componentes do patrimônio do TCE-PE são adquiridos mediante as seguintes formas: I compra: aquisição remunerada de material com utilização de recursos orçamentários; II doação: entrega gratuita ao TCE-PE por entidades públicas ou privadas; III permuta: troca de bens ou materiais permanentes entre o TCE-PE e outros órgãos ou entidades da Administração Pública; IV cessão: entrega ao TCE-PE com transferência gratuita de posse e direito de uso, por órgãos ou entidades da Administração Pública; V produção interna: confecção pelo próprio TCE-PE.

5 6. RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO 6.1. Recebimento é o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao TCE-PE no local previamente designado, não implicando, necessariamente, aceitação. O recebimento transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material do fornecedor à unidade recebedora A prova do recebimento provisório será constituída pela assinatura no documento fiscal e servirá apenas como ressalva ao fornecedor com relação ao recebimento e comprovação da data da entrega Compete exclusivamente à DIPA o recebimento de bens permanentes adquiridos, conforme previsto neste Manual, exceto: I - equipamentos de processamento de dados: recebimento pela CTI e/ou respectivas gerências; e II - coleções e materiais bibliográficos: recebimento pela DIBI Ao dar entrada no depósito, a documentação que acompanhará o bem dependerá da forma de aquisição, conforme segue: I compra: da nota fiscal, fatura ou nota fiscal/fatura correspondente e do certificado de garantia do fabricante e/ou fornecedor, quando pertinente; II doação ou cessão: pelo termo de doação ou cessão ou outro documento que oriente o registro e a definição do valor monetário do bem no sistema de controle patrimonial; III permuta: pelo termo de permuta ou outro documento que oriente o registro do bem no sistema de controle patrimonial; IV produção interna: por comunicação interna (CI) encaminhada à DIPA pela Divisão de Administração de Imóveis DIMO ou outra unidade responsável, com estimativa do custo de sua fabricação ou valor de avaliação O recebimento definitivo cujo valor do bem seja superior ao limite previsto na alínea a do inciso II do art. 23 da Lei nº 8.666/93 será realizado por comissão específica Aceitação é o ato pelo qual o servidor competente declara em documento hábil ter recebido o bem que foi adquirido, tornando-se, neste caso, responsável pela quantidade e perfeita identificação do mesmo, em conformidade com as especificações estabelecidas na nota de empenho, contrato de aquisição ou outro instrumento, consoante o art. 62 da Lei Federal nº / Após a verificação da qualidade e quantidade dos bens, o recebedor deverá atestar o documento fiscal apresentado pelo fornecedor que os bens foram devidamente aceitos No caso de móveis ou equipamentos cuja aceitação exija conhecimento técnico do bem não dominado pelo setor recebedor, este poderá solicitar à autoridade competente a indicação de servidor habilitado para o respectivo exame técnico Poderá ser designada comissão técnica para proceder a exames, a fim de determinar se o bem entregue atende às especificações contidas na nota de empenho ou no contrato de aquisição. 7. REGISTRO, INCORPORAÇÃO E TOMBAMENTO 7.1. Registro patrimonial é o procedimento administrativo que consiste em cadastrar no sistema de controle patrimonial do TCE-PE as características, as especificações, o número de patrimônio, o valor de aquisição e as demais informações sobre um bem adquirido O registro patrimonial atribui a cada aquisição de bens patrimoniais uma classificação constante nas Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público (NBCASP), de acordo com a finalidade para a qual o bem foi adquirido O valor do bem a ser registrado será o valor constante do respectivo documento fiscal, do documento de avaliação ou do documento de cessão, doação ou permuta A garantia do bem adquirido deverá ser registrada no momento da inclusão dos dados pela DIPA no sistema de controle patrimonial As coleções, enciclopédias, livros e publicações técnicas terão registro e controle patrimonial efetuados exclusivamente pelo DID, que será responsável por acompanhar as respectivas movimentações e descartes Os periódicos, boletins e revistas não terão registro patrimonial, sendo controlados pelo DID com o intuito de acompanhar a respectiva movimentação e descarte Incorporação é o ato de registro patrimonial de bem permanente adquirido em sistema informatizado de controle patrimonial com uma consequente variação positiva do patrimônio do TCE- PE Os materiais permanentes recebidos, mediante qualquer processo de aquisição, serão incorporados ao patrimônio do TCE-PE antes de serem distribuídos às unidades que irão utilizá-los Compete à DIPA incorporar materiais permanentes adquiridos pelas formas previstas neste Manual, utilizando os dados dos documentos indicados no item A cada registro de incorporação de material permanente corresponderão registros contábeis analíticos ou sintéticos para que as demonstrações contábeis do TCE-PE reflitam fielmente a natureza e a composição do acervo patrimonial existente.

6 7.3. Tombamento é o procedimento administrativo que consiste em identificar cada material permanente com um número único de identificação, denominado número de patrimônio NP O NP será aposto mediante gravação, fixação de plaqueta, etiqueta ou qualquer outro método adequado às características físicas do bem O material permanente, cuja identificação feita na forma do subitem anterior seja impossível ou inconveniente em face às suas características físicas ou da dificuldade de controle patrimonial, será tombado por agrupamento em um único NP, como, por exemplo, persianas, cortinas, equipamento de som automotivo, e será registrado em U.L. virtual especificamente criado para este tipo de bem, cabendo ao controle patrimonial apenas os registros de entrada e de baixa do mesmo O NP seguirá uma numeração única para todas as unidades do TCE-PE. 8. DISTRIBUIÇÃO E CARGA PATRIMONIAL 8.1. Compete à DIPA a primeira distribuição de material permanente adquirido, de acordo com a destinação dada no processo administrativo de aquisição correspondente Os bens classificados como equipamentos para processamento de dados terão movimentação controlada e efetuada pela CTI, que utilizará todo o procedimento constante neste Manual para a distribuição e controle da carga patrimonial No caso de coleções e materiais bibliográficos, a distribuição e a movimentação serão controladas e efetuadas pela DIBI Somente servidor indicado no item poderá ser detentor de carga patrimonial Nenhum material permanente poderá ser distribuído a qualquer unidade administrativa sem a respectiva carga patrimonial, que se efetiva com o aceite em sistema informatizado de controle patrimonial ou assinatura aposta em Termo de Transferência Interna (TTI) por responsável formal ou por servidor (es) formalmente indicado (s) pelo responsável pelo segmento Configurada a distribuição de um bem, o prazo para a assinatura do TTI ou para o aceite eletrônico em sistema informatizado de controle patrimonial é de 5 (cinco) dias úteis Em caso de ausência de assinatura ou do aceite eletrônico no prazo estabelecido no item anterior, a DIPA realizará o aceite automático e informará formalmente ao setor inadimplente e ao setor imediatamente superior a respeito da obrigação relacionada no item 8.4., sendo configurado o aceite tácito. 9. RESPONSABILIDADE POR USO, GUARDA E CONSERVAÇÃO 9.1. Compete a todos os servidores do TCE-PE, sejam efetivos, à disposição ou comissionados, e aos funcionários terceirizados ou estagiários: I dedicar cuidado aos bens do acervo patrimonial deste TCE-PE, bem como ligar, operar e desligar equipamentos conforme as recomendações e especificações de seu fabricante, sob pena de serem considerados como irregularidades previstas neste manual o emprego ou a operação inadequada de equipamentos e materiais; II adotar e propor à chefia imediata providências que preservem a segurança e a conservação dos bens móveis existentes em sua unidade; III manter os bens de pequeno porte em local seguro; IV comunicar à chefia imediata a ocorrência de quaisquer irregularidades envolvendo o patrimônio do TCE-PE; V auxiliar os servidores da CTI, do DID, da DIPA e/ou da comissão de inventário quando da realização de levantamentos e inventários ou na prestação de quaisquer informações sobre bem em uso no seu local de trabalho; VI no caso de servidores efetivos, à disposição ou comissionados, requerer à DIPA e ao DID declaração de Nada Consta patrimonial quando solicitar licença-prêmio ou demais afastamentos com duração igual ou superior a 90 (noventa) dias Compete ao detentor de carga patrimonial: I ao assumir uma função de chefia, solicitar à DIPA, em até 7 (sete) dias úteis após publicação do ato no Diário Eletrônico, que realize inventário para receber sua carga patrimonial; II ao ser dispensado de uma função de chefia, solicitar à DIPA, em até 7 (sete) dias úteis após publicação do ato no Diário Eletrônico, que realize inventário para a transferência de sua carga patrimonial para outro detentor; III adotar medidas e estabelecer procedimentos complementares às normas constantes deste Manual, que visem a garantir o efetivo controle dos bens permanentes existentes em sua unidade; IV assinar termo de transferência de responsável, relativo aos bens distribuídos e inventariados na unidade; V realizar conferência periódica, parcial ou total, sempre que julgar conveniente e oportuno,

7 independentemente dos inventários constantes deste Manual; VI manter controle da distribuição interna e externa de bens de sua carga patrimonial; VII - solicitar emissão à DIPA ou à GIAT de termo de responsabilidade individual para ser utilizado de forma contínua e exclusiva por servidores; VIII supervisionar as atividades relacionadas ao bom uso, à conservação e à guarda dos bens sob sua responsabilidade; IX encaminhar, imediatamente após o seu conhecimento, comunicações formais sobre avaria ou desaparecimento de bens à DIPA, que deverá, por sua vez, informar ao DAI e à Divisão de Segurança (DISG), se for o caso; X - assegurar a guarda e a conservação dos bens que não integram o patrimônio do TCE-PE, mas cujo uso está vinculado a contrato de arrendamento, locação ou outra modalidade congênere, encaminhando cópia do documento de entrada à DIPA Por ocasião de reformas, cabe ao detentor de carga ou ao responsável a adoção de providências para recolhimento dos bens móveis ao depósito de bens patrimoniais para guarda temporária, requisitando-os após a conclusão dos serviços O servidor usuário contínuo de um bem patrimonial é denominado responsável, cabendo-lhe a responsabilidade por seu uso, guarda e conservação, respondendo perante o TCE-PE por seu valor e por atos cometidos em desacordo com as normas constantes deste Manual O servidor será considerado usuário contínuo de um bem quando este estiver disponível para utilização pelo servidor em serviço essencialmente externo mais de cinquenta por cento de sua jornada de trabalho diária Compete ao responsável: I aceitar a responsabilidade sobre o bem de que é usuário contínuo, atribuída pelo respectivo detentor de carga, mediante assinatura aposta em termo de responsabilidade individual; II devolver a responsabilidade ao detentor de carga ao deixar de ser usuário contínuo de um bem, requerendo deste a baixa do respectivo termo de responsabilidade individual; III zelar pelo bom uso, guarda e conservação do bem O termo de responsabilidade individual é prova documental de uso, conservação e guarda de bens e poderá ser utilizado em processos administrativos de apuração de irregularidades relativas ao controle do patrimônio do TCE-PE A assinatura do termo de responsabilidade individual transfere a responsabilidade pelo uso, conservação e guarda do bem para o signatário, mas não lhe dá o direito de transferir a carga patrimonial deste para outro servidor O detentor de carga poderá atribuir ou avocar a responsabilidade de um bem a qualquer servidor que faça parte de sua unidade A atribuição de responsabilidade individual deverá ser feita sempre que o detentor de carga identificar um usuário contínuo de um bem, por meio de solicitação formal à GIAT, nos casos de equipamentos para processamento de dados, ou à DIPA, para demais bens permanentes Cessada a necessidade do uso contínuo, o servidor responsável deverá devolver a responsabilidade pelo bem ao respectivo detentor de carga, que solicitará formalmente à GIAT ou à DIPA, conforme tipo de bem permanente, a baixa do termo de responsabilidade individual Compete à DIPA: I adotar medidas e estabelecer procedimentos complementares às normas constantes deste Manual, que visem a garantir o efetivo controle dos bens permanentes; II supervisionar as atividades relacionadas ao bom uso, à conservação e à guarda dos bens sob sua responsabilidade; III manter controle da distribuição interna e externa de bens de sua carga patrimonial ou que estejam sob sua responsabilidade temporária; IV realizar conferência periódica, parcial ou total, sempre que julgar conveniente e oportuno, independentemente dos inventários constantes deste Manual; V encaminhar, imediatamente após o seu conhecimento, comunicações formais sobre avaria ou desaparecimento de bens ao DAI e à DISG, se for o caso Compete ao DAI a guarda, a conservação e o controle de todos os equipamentos disponíveis em áreas de livre circulação (tais como banheiros, corredores e auditórios) Compete à empresa terceirizada contratada pelo TCE-PE a guarda, a conservação e o controle de todos os equipamentos utilizados por seus funcionários O servidor, funcionário terceirizado ou estagiário será responsabilizado civilmente sempre que constatada sua culpa ou dolo por irregularidade com bens de propriedade ou de responsabilidade do TCE-PE, independente das demais sanções administrativas e penais cabíveis A apuração de irregularidades será realizada conforme os dispositivos constantes dos itens 16.4 a deste Manual. 10. RETIRADA PARA CONSERTO OU MANUTENÇÃO

8 10.1. Nenhum bem poderá ser reparado, restaurado ou revisado sem consulta prévia e autorização da DIPA, GIAT ou Gerência de Infraestrutura de Tecnologia da Informação - GITI, conforme o caso, quanto à validade de garantia do bem ou à existência de contrato de manutenção Qualquer retirada de bem tombado para conserto ou manutenção somente poderá ser realizada mediante Termo de Transferência Externa TTE emitido pela DIPA e/ou GIAT, conforme o caso Caberá à DIPA analisar o tipo de conserto ou manutenção a ser efetuado, emitindo o TTE, que deverá identificar o prestador do serviço, com endereço e assinatura de recebimento dos materiais e equipamentos nele descritos No caso de equipamentos de processamento de dados, a responsabilidade mencionada no item caberá à GIAT ou à GITI, conforme o caso A unidade responsável pelo bem que necessite de conserto/manutenção deverá remetê-lo à DIPA acompanhado de uma CI, constando o número de patrimônio e a descrição do(s) problema(s) apresentado(s) No caso de o bem ser classificado como equipamento para processamento de dados, a unidade responsável pelo mesmo deverá abrir um chamado pela intranet do TCE-PE, por meio de formulário eletrônico específico da CTI A retirada de um bem para reparo será feita mediante atribuição de responsabilidade ao servidor encarregado do respectivo serviço ou envio do bem para manutenção externa, no respectivo TTE É responsabilidade da DIPA ou da GIAT, encerrada a manutenção, e de acordo com o tipo de bem permanente, realizar o devido registro no sistema de controle patrimonial, no exato momento do seu retorno físico às dependências do TCE-PE Serviços de manutenção corretiva de bens patrimoniais, cujo valor orçado seja igual ou inferior a 10% (dez por cento) do limite estabelecido como de licitação dispensável, nos termos do art. 24, inciso II, da Lei nº 8.666/93, poderão ser autorizados com a realização de apenas 1 (um) orçamento, sempre que comprovada pela DIPA ou pela GIAT a possibilidade de comprometimento da integridade do bem Em se tratando de bem permanente classificado, quanto à situação patrimonial, como irrecuperável ou antieconômico (item 3.1, inciso III, alínea e) após recebimento de orçamento para manutenção preventiva e/ou corretiva, optar-se-á por não realizar o serviço e, por conseguinte, considerá-lo como descarga patrimonial Descarga patrimonial é a inutilização ou abandono de um determinado bem patrimonial, após constatação de impossibilidade ou inconveniência de sua alienação, e após a retirada das partes economicamente aproveitáveis, porventura existentes, que deverão ser incorporadas ao patrimônio, observadas as normas de controle ambiental sobre o descarte de resíduos sólidos Caberá à CAD autorizar a baixa patrimonial de bens permanentes nesta situação, seguidos os devidos trâmites legais estabelecidos no item A DIPA, a GIAT e a GITI manterão registros analíticos sobre os defeitos e manutenções sofridos por cada item de patrimônio para controle gerencial sobre a natureza e a frequência de ocorrência de problemas que comprometam a adequada utilização dos bens. 11. MOVIMENTAÇÃO DE BENS Os bens do acervo patrimonial do TCE-PE poderão ter movimentação física e lógica Movimentação física é a transferência de um bem entre endereços individuais do TCE-PE ou para fora das suas dependências, depois de ocorrida a distribuição inicial pela DIPA Movimentação lógica é a transferência de carga patrimonial entre detentores, também chamada de regularização de carga patrimonial A movimentação lógica de bens será solicitada à DIPA ou GIAT, conforme o caso, por detentor de carga ou titular de unidade São modalidades de movimentação de bens: I recolhimento: movimentação de bens de um endereço individual do TCE-PE para o depósito de bens patrimoniais, acompanhada da respectiva regularização de carga patrimonial; II redistribuição: movimentação de bens armazenados no depósito de bens patrimoniais para um endereço individual do TCE-PE, acompanhada da respectiva regularização de carga patrimonial; III remanejamento: movimentação de bens entre detentores de carga patrimonial, ocorrendo em 2 (duas) modalidades: a) transferência entre detentores de carga patrimonial sem movimentação física, também chamada, no âmbito deste Manual, de transferência de titularidade de função de chefia; b) transferência entre detentores de carga patrimonial com movimentação física; IV alienação: movimentação de bens que consiste na transferência do direito de propriedade do TCE-PE para outro proprietário mediante venda, permuta ou doação; V cessão: movimentação de bens que consiste na transferência gratuita de posse do TCE-PE para órgãos ou entidades da Administração Pública sem quaisquer ônus para o TCE-PE;

9 VI renúncia ao direito de propriedade ou desfazimento: movimentação de bens que consiste no seu abandono ou inutilização, quando verificada a impossibilidade ou inconveniência da alienação do material classificado como irrecuperável ou antieconômico, ocioso e/ou obsoleto; Bem patrimonial com situação descrita como ocioso, obsoleto, irrecuperável", "antieconômico ou que apresente alguma avaria que impeça seu uso normal deverá ser recolhido ao depósito de bens patrimoniais A movimentação deverá ser solicitada pelo detentor de carga de origem à GIAT, em caso de equipamentos de processamento de dados, ou à DIPA, para demais bens permanentes, mediante documentação formal A remoção física de bens no remanejamento será de responsabilidade exclusiva da CTI/GIAT, no caso de equipamentos para processamento de dados, ou da DIPA, para os demais bens permanentes A GIAT ou a DIPA, considerando suas respectivas responsabilidades, deverá emitir o Termo de Transferência Interna TTI, a ser assinado pelos detentores de carga envolvidos Ao receber o bem transferido, o detentor de carga de destino assinará o respectivo documento como recebedor ou realizará o aceite eletrônico no sistema de controle patrimonial, concretizando a transferência da carga patrimonial Quando a movimentação de bens implicar alteração permanente da carga patrimonial de detentor de carga, a DIPA deverá emitir Termo de Transferência Interna TTI. 12. LEVANTAMENTO FÍSICO Levantamento físico é o procedimento administrativo que certifica a existência de um bem em um endereço individual do TCE-PE No levantamento, verificar-se-á: I a exatidão da descrição do bem material com os registros de controle patrimonial; II se o bem está ocioso ou se apresenta qualquer avaria que o inutilize ou revele necessidade de manutenção preventiva e/ou corretiva, ensejando seu recolhimento ao depósito de bens patrimoniais; III a integridade e a afixação do número de patrimônio, cujo comprometimento deve ser imediatamente comunicado à DIPA, à GIAT ou à DIBI Um levantamento poderá abranger um ou certo conjunto de bens ou a totalidade de bens existentes em um ou mais unidades de localização do TCE-PE. 13. INVENTÁRIO Inventário é o procedimento administrativo realizado de acordo com as normas e procedimentos de auditoria, efetivado por meio de levantamentos físicos, que consiste no arrolamento físicofinanceiro de todos os bens existentes: I em um ou mais endereços individuais do TCE-PE; II no depósito de bens patrimoniais; III em todo o TCE-PE Um inventário tem como objetivos: I verificar a exatidão dos registros de controle patrimonial, mediante a realização de levantamentos físicos em um ou mais endereços individuais do TCE-PE; II verificar a adequação entre os registros do sistema de controle patrimonial e os registros realizados no sistema de contabilidade utilizado pelo TCE-PE; III fornecer subsídios para a avaliação e controle gerencial de materiais permanentes; IV fornecer informações a órgãos fiscalizadores; V compor a prestação de contas consolidada do TCE-PE Os tipos de inventário são: I de verificação: realizado a qualquer tempo, com o objetivo de verificar qualquer bem ou conjunto de bens, por iniciativa da DIPA ou a pedido de qualquer detentor de carga ou responsável; II de transferência: realizado quando da mudança de um titular de função de chefia detentor de carga patrimonial; III de criação: realizado quando da criação de uma função de chefia, de uma unidade ou de novo endereço individual do TCE-PE; IV de extinção: realizado quando da extinção ou transformação de uma função de chefia detentora de carga patrimonial, de uma unidade, ou de endereço individual do TCE-PE; V anual: realizado até o final de dezembro de cada ano para comprovar a exatidão dos registros de controle patrimonial de todo o patrimônio do TCE-PE, demonstrando o acervo de cada detentor de carga, de cada unidade do TCE-PE, o valor total do ano anterior e as variações patrimoniais ocorridas no exercício.

10 13.4. Durante a realização de qualquer tipo de inventário, ficará vedada toda e qualquer movimentação física de bens localizados nos endereços individuais abrangidos pelos trabalhos, exceto mediante autorização específica da DIPA ou da comissão de inventário Os diversos tipos de inventários são realizados periodicamente ou a qualquer tempo, e em qualquer unidade do TCE-PE, excetuando-se o inventário anual, que será realizado por comissão específica Caberá à DIPA, exceto no caso de inventário anual, realizar os inventários indicados no item 13.3 (I a IV) por iniciativa própria ou a pedido de: I detentor da carga; II Diretoria Geral (DG); III Coordenadoria de Administração Geral (CAD); IV Departamento de Administração e Infraestrutura (DAI); V Corregedoria Geral (CORG) A DIPA deverá apresentar ao solicitante relatório de inventário em até 30 (trinta) dias da conclusão do recebimento do pedido O inventário anual de bens permanentes será realizado por uma comissão de inventário indicada pela CAD e designada por portaria publicada no Diário Eletrônico, composta de, no mínimo, 4 (quatro) membros, sujeita às seguintes regras: I dentre os membros, um servidor será designado presidente da comissão, preferencialmente com experiência na área de controle patrimonial; II para auxiliar a comissão, poderão ser convocados servidores, estagiários e funcionários de empresas prestadoras de serviços, para desenvolver tarefas administrativas sob supervisão do presidente da comissão ou membro por ele designado; e III visando à segregação de funções, não serão admitidos servidores da DIPA, da DIBI e da GIAT Caberá à CAD disponibilizar toda a infraestrutura necessária à comissão de inventário para a realização dos trabalhos No desempenho de suas funções, compete à comissão de inventário patrimonial: I cientificar os detentores de carga envolvidos sobre o inventário que será realizado com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas da data marcada para o início dos trabalhos; II solicitar ao detentor de carga elementos de controle interno e outros documentos, necessários aos levantamentos; III requisitar servidores, máquinas, equipamentos, transporte, materiais e tudo mais que for necessário ao cumprimento das tarefas da comissão; IV identificar a situação patrimonial e o estado de conservação dos bens inventariados, discriminando em relatório os bens suscetíveis de desfazimento, para ciência da DIPA; V propor à CAD a apuração de irregularidades constatadas; VI relacionar e identificar, com numeração própria da comissão, os bens que se encontram sem número de tombamento, sem código de barras, sem plaqueta metálica ou outro tipo de etiqueta que comporte o número de patrimônio, ou que estejam sem o devido registro patrimonial, para as providências cabíveis da DIPA; VII solicitar o livre acesso a qualquer recinto, para efetuar levantamento e vistoria de bens As informações básicas para elaboração do relatório de inventário poderão ser obtidas por meio de: I levantamento físico dos bens; II cadastro de bens móveis; III inventário de exercícios anteriores A comissão de inventário deverá apresentar à CAD um relatório do inventário anual, circunstanciando todas as irregularidades e demais aspectos observados nos trabalhos. Deverá apresentar também relatório sintético de bens levantados por detentor de carga O relatório da comissão de inventário deverá ser apresentado em até 90 (noventa) dias corridos a contar do início dos trabalhos, conforme estabelecido em portaria As irregularidades apuradas em quaisquer inventários deverão ser tratadas de acordo com os dispositivos previstos neste Manual Os termos de responsabilidade emitidos pela comissão de inventário deverão ser assinados pelos detentores de carga patrimonial no prazo máximo de 7 (sete) dias contados a partir da data de seu recebimento. Esgotado o prazo, o aceite será tácito No caso de gestores em período de afastamento legal, o prazo será contado a partir da data de retorno às atividades Toda documentação de quaisquer inventários deverá ser arquivada pela DIPA, podendo ser colocada à disposição de quaisquer interessados. 14. ALIENAÇÃO E DESFAZIMENTO

11 14.1. O material permanente cuja permanência ou remanejamento no âmbito do TCE-PE for julgado desaconselhável pela comissão de avaliação de bens é passível de alienação, por meio de leilão, doação, permuta ou desfazimento, nos casos de bem ocioso, obsoleto e irrecuperável ou antieconômico, conforme definições do inciso III do item 3 deste Manual: A baixa patrimonial poderá ocorrer por quaisquer das formas previstas neste Manual, a seguir descritas: I alienação: transferência do direito de propriedade do TCE-PE para outra instituição mediante venda, permuta ou doação; II desfazimento: abandono ou inutilização, quando verificada a impossibilidade ou inconveniência da alienação do material classificado como irrecuperável ou antieconômico, ocioso, e/ou obsoleto; III extravio: desaparecimento de bens ou de seus componentes Caberá à DIPA, à DIBI ou à GIAT efetuar continuamente levantamentos de bens suscetíveis de alienação ou de desfazimento, sem prejuízo de levantamentos realizados pela comissão de inventário ou pelos responsáveis pelas unidades do TCE-PE A alienação de bens, sujeita à existência de interesse público e à autorização da Presidência do TCE-PE, dependerá de avaliação prévia pela comissão de avaliação de bens, e de licitação na modalidade de leilão ou de outra modalidade prevista para a Administração Pública A comissão de avaliação de bens será composta por 3 (três) membros, indicadapela CAD e designada por portaria A avaliação prévia será feita utilizando a metodologia descrita no Anexo II deste Manual, considerando-se o valor de aquisição, o estado de conservação do bem, o tempo de vida útil e a perspectiva de utilização futura ou, na impossibilidade de utilização da metodologia mencionada, pelo valor histórico corrigido ou valor atribuído por avaliador competente, inclusive no caso de veículos A licitação será dispensada nos seguintes casos de alienação: I doação, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, bem como para outros órgãos da Administração Pública, após avaliação de sua oportunidade e conveniência sócioeconômica relativamente à escolha de outra forma de alienação, não devendo acarretar quaisquer ônus para o TCE-PE; II permuta A alienação por doação, devidamente justificada, será autorizada pela autoridade competente, observando-se o seguinte, quanto à destinação do material: I ocioso, para órgãos ou entidades públicas da esfera federal, estadual ou municipal, integrantes de qualquer Poder, mediante registro da solicitação por ofício; II obsoleto ou irrecuperável ou antieconômico, para órgãos ou entidades públicas referidas anteriormente e para as instituições filantrópicas que apresentem os seguintes documentos: a) Certificado de entidade beneficente concedido pelo Governo Federal com base na Lei nº de 27 de novembro de 2009, ou Certificado de Registro no Conselho Estadual de Assistência Social CEAS ou no Conselho Municipal de Assistência Social CMAS; b) registro no Cadastro Geral de Pessoas Jurídicas CNPJ/MF; c) ata da eleição da diretoria executiva atual, quando for o caso Não sendo identificados órgãos ou entidades públicas interessados no recebimento de bens ociosos, a doação poderá ser realizada em favor de instituições filantrópicas, mantidos os requisitos obrigatórios fixados no inciso II do item Verificada a impossibilidade ou a inconveniência da alienação, o DAI, devidamente autorizado pela CAD, determinará a renúncia ao direito de propriedade, a consequente baixa da carga patrimonial e sua inutilização ou abandono, na forma adequada de destinação, mediante a firmatura de termos de inutilização ou de justificativa de abandono, feita sob assistência de setores especializados (CTI, DIPA, entre outros), para descarte adequado A inutilização consistirá na destruição parcial ou total de material que ofereça ameaça vital para pessoas, risco de prejuízo ecológico ou inconveniências de qualquer natureza para a administração do TCE-PE, sempre que necessário, e será efetuada de forma adequada Os símbolos nacionais, armas, munição e materiais pirotécnicos serão inutilizados em conformidade com a legislação específica. 15. BAIXA PATRIMONIAL Considera-se baixa patrimonial a retirada de bem do patrimônio do TCE-PE, mediante registro da sua transferência para o controle de bens baixados, realizada com a autorização da CAD O número de patrimônio de um bem baixado não será aproveitado para qualquer outro bem A autorização de efetivação da baixa patrimonial nos casos de desfazimento e extravio compete à CAD, em processo instruído com a justificativa apresentada pela DIPA Nos casos de coleções, enciclopédias, livros e publicações técnicas, a DIBI poderá utilizar um dos fatores a seguir para solicitar descarte: I obras desatualizadas substituídas por edições mais recentes e que não sejam consideradas de valor histórico;

12 II obras em condições físicas irrecuperáveis; III obras não emprestadas há mais de 5 (cinco) anos e que não possuam valor histórico; ou IV obras com número excessivo de exemplares A cada registro de baixa ou desincorporação de material permanente corresponderão registros contábeis analíticos ou sintéticos para que as demonstrações contábeis do TCE-PE reflitam fielmente a natureza e a composição do acervo patrimonial existente Para fins de registro no sistema de contabilidade do TCE-PE, a DIPA deverá encaminhar todos os documentos relativos à baixa patrimonial de bens ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) O DID também encaminhará todos os documentos relativos à baixa patrimonial de livros ao DCF Para o grupo de bens permanentes não controláveis, assim definidos no inciso IX do item 2, a DIPA proporá anualmente à CAD a baixa de equipamentos contabilizados há pelo menos 10 (dez) anos. 16. DANO PATRIMONIAL Considera-se dano toda ocorrência de que resulte prejuízo ao TCE-PE, relativa a bens de sua propriedade, percebida por qualquer servidor em desempenho do trabalho ou resultante de levantamentos em inventários Os danos podem ocorrer por: I extravio: desaparecimento de bem ou de seus componentes; II avaria: danificação parcial ou total de bem ou de seus componentes em virtude de emprego ou operação inadequados; III inobservância dos prazos de validade/garantia É dever do detentor de carga e do responsável comunicar imediatamente à chefia imediata e à DIPA ou à GIAT (no caso de equipamentos de informática) ou à DIBI (em se tratando de coleções, enciclopédias, livros ou publicações técnicas) qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados, sob pena de responsabilização solidária, observando-se as seguintes normas: I a comunicação de bem extraviado ou avariado será feita de maneira circunstanciada, por escrito, sem prejuízo de participações verbais que, informalmente, antecipem a ciência dos fatos ocorridos; II o DAI, por meio da DIPA, realizará imediatamente levantamento de verificação da irregularidade comunicada. O mesmo procedimento deverá ser adotado pela DIBI nos casos que envolverem bens sob seu controle; Considerando evitar possíveis danos, o detentor de carga, sempre que houver mudança de lotação ou em casos de afastamento do responsável, solicitará à DIPA ou à GIAT a regularização imediata da carga individual do bem utilizado de forma contínua e exclusiva No caso de ocorrência de dano envolvendo sinistro e uso de violência (roubo, arrombamento, etc.) e/ou que venha a colocar em risco a guarda e segurança dos demais bens móveis presentes no local da ocorrência, deverão ser adotadas, de imediato, pela chefia do segmento onde se encontrava alocado o bem, as seguintes medidas adicionais: I comunicar por escrito à DISG e, no caso das inspetorias regionais, à Polícia Civil; II preservar e manter o local sob guarda até a chegada da Polícia Civil para análise pericial Constatado o dano em levantamento de verificação, a DIPA ou a DIBI, conforme tipo de bem, deverá: I no caso de avaria, apurar se a perda das características do material decorreu do uso normal ou de outros fatores que independem da ação do usuário, propondo à CAD a justificada baixa patrimonial em processo administrativo; II no caso de avaria resultante de emprego ou operação inadequados de equipamentos e materiais, quando comprovados culpa ou dolo, comunicar a irregularidade para avaliação da CAD, que tratará o caso de acordo com o descrito no item 16.8; III no caso de extravio, notificar o detentor da carga e o responsável, para que, no prazo de 15 (quinze) dias corridos: a) apresentem justificativas do extravio, o que será considerado, preliminarmente, como irregularidade não sanada; ou b) localizem o bem dado como extraviado; ou c) reponham outro bem novo de mesmas características Quando se tratar de material cuja totalidade seja "jogo", "conjunto" ou "coleção", suas peças ou partes danificadas deverão ser recuperadas ou substituídas por outras com as mesmas características, de forma a preservar a funcionalidade do conjunto Havendo impossibilidade de recuperação ou substituição das peças, o conjunto deverá ser indenizado pelo valor depreciado do bem tratado neste Manual, quando o processo administrativo

13 concluir pela responsabilização do servidor A DIPA ou a DIBI, conforme tipo de bem, deverá comunicar e apresentar CI circunstanciada sobre constatações de irregularidades não sanadas à Coordenadoria de Administração Geral, sejam elas levantadas a qualquer tempo ou em inventários Recebida a comunicação ou relatório de irregularidades não sanadas no prazo de estabelecido na notificação da DIPA ou da DIBI, a CAD, após a avaliação da ocorrência, pode: I autorizar a baixa patrimonial em processo administrativo, devido à perda de características ou avaria do material, mediante detalhamento do ocorrido; II no caso de serviço de conserto ou manutenção realizado por terceiro não habilitado pelo fabricante ou fornecedor em bem patrimonial em período de garantia, determinar que o servidor responsável pela solicitação do serviço, signatário da ordem de serviço (OS) correspondente, arque com as respectivas despesas; III designar comissão de apuração de irregularidades; O relatório da comissão deverá abordar os seguintes tópicos, orientando assim, o julgamento quanto à responsabilidade do(s) envolvido(s) no evento: a) ocorrência e suas circunstâncias; b) estado em que se encontra o material; c) valor depreciado do bem e se há componente a aproveitar; d) sugestão sobre o destino a ser dado ao material; e) termo de depoimento, se testemunha; f) termo de declaração, se denunciante ou envolvido; g) caracterização da responsabilidade da (s) pessoa (s) envolvida (s); É atribuição da comissão analisar o extravio e a justificativa apresentada, quando houver, e sugerir à CAD: a) a aceitação da justificativa apresentada e a baixa do material; b) que a (s) pessoa (s) responsabilizada (s) arque (m) com as despesas de conserto e recuperação; c) a indenização do material em dinheiro, feita pela (s) pessoa (s) responsabilizada (s), no valor de avaliação calculado como disposto neste Manual A comissão de apuração de irregularidades será composta, no mínimo, por três servidores, sendo preferencialmente um da DIPA, um da DISG e um terceiro membro designado pela CAD, e formalizada por portaria A obrigação de ressarcimento de prejuízos causados ao TCE-PE decorre da responsabilidade civil de reparação do dano e pode, portanto, imputar-se ao servidor que lhe der causa, ainda que não se tenha provado a improbidade ou ação dolosa As indenizações ao erário não efetuadas no prazo estipulado na apuração de irregularidades serão apresentadas à DG e à CAD, que encaminhará à CORG, para análise e abertura de processo tomada de contas especial e demais providências cabíveis A administração poderá, por meio de portaria específica, fixar normas para apuração simplificada de fatos que envolvam o extravio ou dano a bem do TCE-PE que impliquem prejuízo de pequeno valor ao erário. 17. AVALIAÇÃO DO BEM O valor de avaliação para o fim de indenização disposto neste Manual será calculado pela DIPA, considerando os seguintes aspectos básicos: I adotar-se-á o menor valor entre o valor depreciado e o valor de mercado do bem novo, sendo neste último caso a média dos valores de pelo menos 2 (duas) propostas de fornecedores do ramo, ou o valor original de sua aquisição atualizado pelo Índice de Preços ao Consumidor Amplo IPCA, apurado pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística IBGE, ou outro índice que venha substituí-lo. Na impossibilidade de se levantar o valor de mercado, deverão ser considerados os seguintes fatores: a) ano de fabricação; b) características do bem avariado ou extraviado; c) valor de mercado de bem similar que cumpra as mesmas finalidades; II livros, obras de arte, antiguidades e bens de valor histórico não serão depreciados em sua avaliação; III os bens adquiridos por doação ou cessão deverão ser adequadamente avaliados, ainda que sua avaliação resulte em valores simbólicos; IV quando necessário, a DIPA deverá solicitar a avaliação do bem pela Comissão de Avaliação de Bens, segundo as peculiaridades do objeto, como aspectos artísticos, históricos, tecnológicos, dentre outros O valor de avaliação a ser indenizado poderá ser parcelado e a parcela não deverá exceder 10% do vencimento bruto mensal do servidor, observando-se o disposto sobre indenizações e reposições ao erário no 1º do Artigo 196 do Estatuto do Servidor Público Estadual Lei Estadual nº de 20