RELATÓRIO DE ATIVIDADES DO COMITÊ DE ANÁLISE DO INSTITUTO DE FÍSICA DE SÃO CARLOS

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1 RELATÓRIO DE ATIVIDADES DO COMITÊ DE ANÁLISE DO INSTITUTO DE FÍSICA DE SÃO CARLOS Maio 2012

2 Conteúdo Apresentação do Comitê... 1 Sobre o Comitê... 2 Objetivos... 2 Atividades... 2 Fluxograma das Atividades... 4 Sobre os critérios elaborados pelo CA... 5 Critérios de desempates... 5 Critérios adotados para elaboração do Rank Critérios adotados para elaboração do Rank Critérios adotados para a distribuição de quotas... 8 Sobre os Colegiados Objetivos Metodologia Sobre os pedidos de reconsideração Anexo I Resultados do Rank Anexo II Resultados do Colegiado / Rank Anexo III Distribuição de Quotas Anexo IV Fichas de Avaliação e Consensos utilizadas nos Colegiados Ficha Grupo Básico Ficha Grupo Técnico Ficha Grupo Superior Consensos Grupo Básico Consensos Grupo Técnico Laboratórios Consensos Grupo Técnico Oficinas Consensos Grupo Técnico Secretarias... 22

3 Consensos Grupo Técnico Administrativo Consensos Grupo Superior - Administrativo Consensos Grupo Superior - Laboratórios... 24

4 Apresentação do Comitê Conforme Portaria 009/2012 do Instituto de Física de São Carlos (IFSC), o Comitê de Análise (CA) desse instituto é composto por: Antenor Fabbri Petrilli Filho (Titular Coordenador) Isabel de Cássia de Vitro Sertori (Titular Secretária) Júlio Endrigo Zenatte (Titular Relator) Demais membros: Ana Paula Plazza Alexandre (Titular) Daniele Santini Jacinto (Titular) Ester Souza Apóstolo da Silva (Suplente) Giuliana Battaglia (Suplente) Isabel Aparecida Possatto de Oliveira (Suplente) Luis Carlos Caraschi (Suplente) Monique Derisso (Suplente) Natalina Ordiva Ribeiro Ziemath (Titular) Samuel Alvarez (Titular) 1

5 Sobre o Comitê Objetivos Conforme treinamento realizado pelo Departamento de Recursos Humanos (DRH) da USP, realizado em 09/03/2012, o Comitê de Análise têm como objetivos: Sugerir critérios adicionais (aprovação pelo CTA/Órgão equivalente e ampla divulgação); Após receber as avaliações dos servidores (resultado do consenso entre eles e suas chefias), o Comitê de Análise (CA) deverá conferir se os critérios estabelecidos foram aplicados (critérios centrais e adicionais); O CA deve conferir, com muita atenção, a avaliação do Requisito de Acesso, verificando se foi assinalada a maior faixa na qual o servidor cumpre os requisitos; Após as análises prévias, o CA deverá realizar as reuniões com as chefias para discussão das avaliações e definição das prioridades (CA + chefias = COLEGIADO); O CA deverá atuar como mediador de conflitos e formador de consenso com as chefias no momento da discussão acerca das avaliações dos servidores e das prioridades para progressão, Registrar em ata as reuniões. Atividades No dia 24/02/2012, na sala de reuniões do Departamento de Física e Ciências Materiais (FCM), o comitê se reuniu para definir os participantes que ocupariam as posições de coordenador, secretária e relator, conforme Portaria IFSC 006/2012. Após o treinamento do DRH, esse Comitê passou a se reunir, todas as terças-feiras, das 14h30 as 17h, e todas as quartas e quintas-feiras, das 08h30 as 17h00, na sala F210 do IFSC para desenvolver as atividades descritas abaixo: 14/03/ Reunião com funcionários e chefes de setores do IFSC 2

6 21/03/ Data máxima para a entrega das fichas de avaliação no Setor de Expediente, das 14h às 17h30 23/03/ Publicação dos critérios de desempate 26/03/ Abertura dos envelopes contendo os formulários de avaliação, às 9h00 na sala F-210 do Bloco B. Tal procedimento será realizado na presença de dois funcionários convocados pelo Comitê. 26/03 a 05/04/ digitação das fichas, elaboração do rank 1, definição das áreas para realização do Colegiado. 09/04 a 20/04/ preparação de material para realização dos Colegiados 24/04 a 05/05/ realização dos Colegiados 06/05 a 15/05/ realização dos Colegiados 17/05 a 25/05/ elaboração do rank 2, preparação da documentação para homologação no CTA e abertura/organização do processo do Plano de Carreiras 28/05/2012 reunião com CTA para homologação dos resultados 3

7 Fluxograma das Atividades 4

8 Sobre os critérios elaborados pelo CA Critérios de desempates Devido aos prazos estipulados, não foi possível a divulgação desses critérios para a comunidade do IFSC antes da entrega dos Relatórios de Avaliação. Para garantir a integridade desses critérios de desempate, os Relatórios de Avaliação, no momento da entrega, foram lacrados e só foram abertos após a divulgação desses critérios. Como publicado em 23/03/2012, a ordem e os critérios de desempates que serão aplicados, caso ocorram empates durante a distribuição das progressões serão: 1) Votação entre os funcionários de um mesmo grupo (básico, técnico e superior) e de áreas afins (as mesmas áreas definidas para o colegiado), que estiverem concorrendo por uma vaga no rank. Esses funcionários serão convocados a votar, podendo atribuir notas de 1 (menor valor) a 5 (maior valor) a todos os membros que estiverem concorrendo pela posição do rank, inclusive ele mesmo. Cada membro convocado a votar deverá utilizar obrigatoriamente a nota 5, depois a 4, depois a 3 e finalmente a 2, nessa ordem, para os membros de sua escolha, uma única vez. A nota 1 poderá serutilizada quantas vezes forem necessárias até que todos os membros da cédula tenham sido votados. Para cada membro votado, será feita a somatória das notas recebidas por ele. Esse resultado será a nova posição dele no rank. Caso algum membro da cédula receba notas que não correspondam aos valores inteiros (1,2,3,4 ou 5), ou contenha valores duplicados para as notas 2, 3, 4 ou 5, essa cédula será anulada. 2) Distorção em relação a vaga pleiteada e a complexidade das atividades desempenhadas pelos funcionários, que será analisada pelo CA. Nesse critério será contemplado o funcionário que estiver desenvolvendo atividades com um maior grau de complexidade. 5

9 3) Formação / Cursos Serão considerados apenas cadastros comprovados no currículo do sistema MarteWeb, que apresentam relevância significativa para a atividade atual desempenhada pelo funcionário. 4) Consulta a 2 usuários, selecionados pelo CA, dos serviços prestados por cada funcionário que concorre por uma mesma vaga no rank Esse critério visa obter avaliações extras de usuários ligados diretamente aos serviços prestados pelos funcionários, e que expressem a dedicação que os mesmos demonstram nas atividades cotidianas. 5) Avaliação de performance Nesse critério será considerada a análise dos itens da 4a. etapa da ficha de avaliação 6) Avaliação atitudinal Nesse critério será considerada a análise dos itens da 3a. etapa da ficha de avaliação 7) Tempo de experiência na USP considerando-se contagem realizada pelo currículo cadastrado no sistema MarteWeb Nesse critério será contemplado o funcionário que apresentar a maior quantidade de tempo dedicada à USP. 8) Caso os critérios não sejam suficientes para dirimir os empates, o CA tem autonomia para atuar visando a solucionar o impasse. 6

10 Critérios adotados para elaboração do Rank 1 Esse critério foi elaborado a partir dos itens 1.1 a 1.8, do Relatório de Avaliação, entregue pelo funcionário em consenso com a chefia. Esses itens, avaliam 8 tipos de competências que o servidor deve apresentar: Trabalho em equipe Orientação para qualidade Orientação para resultados Visão sistêmica Gestão de processos e projetos Gestão do conhecimento Inovação Responsabilidade socioambiental Sobre esses itens, foi calculada a média aritmética e o Rank 1 foi obtido através da classificação dos servidores por níveis de complexidade atual e por maior média. Os resultados do Rank 1 encontram-se no Anexo I. Critérios adotados para elaboração do Rank 2 Esse critério foi elaborado aplicando-se peso 0,2 às médias do Rank 1 e peso 0,8 às notas dos Colegiados, somando-se ambos os valores. Apenas para fins de referência, iremos chamar esse valor de NotaFimColegiado. Esses pesos foram aplicados baseando-se no fato de que 55% das médias dos Relatórios de Avaliação foram similares as notas definidas nos Colegiados. Com esses índices foi possível corrigir os casos de super e subavaliações dos Relatórios de Avaliação. O Rank 2 foi gerado através da classificação dos servidores por níveis de complexidade atual, pela maior NotaFimColegiado e pelo maior grau de complexidade (A,B,C ou D) atual. Os resultados desse rank encontram-se no Anexo II. 7

11 Não houve necessidade de aplicação dos critérios de desempates nem da elaboração do Rank 3 pois todos os servidores empatados, mediante a classificação acima descrita, foram contemplados. Critérios adotados para a distribuição de quotas 1) Cada recorte utilizado para a realização dos Colegiados recebeu o percentual da verba que corresponde ao número de funcionários que compõe esse recorte, como ilustram as tabelas abaixo: Grupo Básico Colegiado No.Servidores Percentual Quota em Reais adm % R$ 2.532,00 Grupo Técnico Colegiado No.Servidores Percentual Quota em Reais adm 26 33% R$ 8.491,60 lab 22 28% R$ 7.185,20 oficina 19 24% R$ 6.205,40 secretaria 13 16% R$ 4.245,80 total % R$ ,00 Grupo Superior Colegiado No.Servidores Percentual Quota em Reais adm 14 48% R$ 9.751,72 lab 15 52% R$ ,28 total % R$ ,00 8

12 2) Sobre o Rank 2, a primeira rodada deu-se a partir do nível com o maior número de servidores, distribuindo progressão vertical para este nível e o nível acima, retornando à base da carreira, como um loop, como ilustram as figuras abaixo. A partir da segunda rodada todas as faixas passaram a ser contempladas. Grupo Básico Total 17 servidores N/C A B C D Grupo Técnico Total 80 Servidores N/C A B C D Grupo Superior Total 29 servidores N/C A B C D ) A quantidade de rodadas na vertical foi definida pelo CA com o objetivo de contemplar o maior número possível de servidores, tanto em níveis quanto em graus. 9

13 Total Servidores Os percentuais de progressões obtidos utilizando esse critério de distribuição de quotas encontram-se ilustrados na tabela abaixo. Total de servidores (básico, técnico e superior) Distribuição PROGRESSÃO nível 1 nível 2 nível 3 TOTAL VERTICAL 21 39% 20 43% 17 65% 58 46% RODADA HORIZONTAL 11 20% 10 22% 7 27% 28 22% TOTAL 32 59% 30 65% 24 92% 86 68% Nível total total 126 Os resultados da distribuição das quotas estão no Anexo III. 10

14 Sobre os Colegiados Objetivos Segundo treinamento do DRH, após as análises prévias dos Relatórios de Avaliação, o CA deveria realizar as reuniões com as chefias, formando assim o Colegiado, com o objetivo de discutir as avaliações, definir consensos e prioridades. Metodologia Com o propósito de definir o nível de complexidade real no qual os servidores estão atualmente enquadrados, mediante os consensos adotados pelo Colegiado e os itens da 2ª. Etapa do Relatório de Avaliação (Anexo IV), os servidores foram reavaliados. Um dos principais focos dessa reavaliação foi o enquadramento do servidor a partir de uma visão sistêmica do Instituto e não apenas sobre o seu grupo/setor. 11

15 Utilizando o conceito de construção da complexidade na qual cada servidor desenvolve suas atividades atualmente, todos os itens e sub-itens, das fichas adotadas nos Colegiados, a partir do nível de complexidade onde o servidor já se encontra enquadrado atualmente, foram verificados utilizando os consensos e exemplos dados por todos os membros do Colegiado. A figura acima ilustra como essa verificação de itens e sub-itens foi registrada. As notas dos Colegiados estão disponíveis nas tabelas do Anexo II. 12

16 Sobre os pedidos de reconsideração Os pedidos de reconsideração deverão ser individuais e devem conter número USP, nome do servidor, justificativa fundamentada e assinatura. Não deverão ser feitos em papel timbrado. Poderão ser digitados ou escritos à mão. Deverão ser dirigidos ao diretor do Instituto de Física de São Carlos e devem ser protocolados até o dia 11/06/2012 às 17hs no Serviço de Expediente do IFSC. 13

17 Anexo I Resultados do Rank 1 Consultar relatório no Departamento Pessoal do IFSC 14

18 Anexo II Resultados do Colegiado / Rank 2 Consultar relatório no Departamento Pessoal do IFSC 15

19 Anexo III Distribuição de Quotas Consultar relatório no Departamento Pessoal do IFSC 16

20 Anexo IV Fichas de Avaliação e Consensos utilizadas nos Colegiados Ficha Grupo Básico ORIENTAÇÕES PARA AVALIAÇÃO DO CONSENSO DO COLEGIADO Fazendo uma reavaliação do nível de competência para a 1a etapa do Relatório de Avaliação, indique o nível que melhor expresse as competências de seu(s) subordinado(s), tendo que vista os dados expostos pelo CA: NÍVEL DE COMPLEXIDADE FAIXA CORRESPONDENTE A ATUAÇÃO DO SERVIDOR ATUALMENTE Nível B1 - Equivalência de Nota = Executa atividades auxiliares de sua área e outras tarefas correlatas, conforme orientação recebida do superior imediato. Nível B2 - Equivalência de Nota = Auxilia a área em que atua, executando atividades específicas, segundo rotinas previamente definidas, sob orientação constante Colabora com os técnicos de sua área de atuação na execução de seus serviços. Nível B3 - Equivalência de Nota = Executa, sob supervisão, atividades específicas de apoio operacional e/ou administrativo Atende a especificidade de sua área de atuação, que exijam qualificação e experiência para o estabelecimento de rotinas. Nível B4 - Equivalência de Nota = Executa atividades seguindo rotinas predeterminadas pela chefia imediata Solicita orientações à chefia Eventualmente sugere melhorias em suas atividades, interagindo com os funcionários que executam trabalhos relacionados. 17

21 4.4 - Atua, quando necessário, supervisionando equipes que executam serviços rotineiros e pré-definidos. Nível B5 - Equivalência de Nota = Executa atividades seguindo normas e padrões predeterminados Sugere melhorias e/ou soluções relacionadas à execução de suas atividades Coleta e organiza informações necessárias para a realização das atividades da equipe em que atua Atua, quando necessário, supervisionando equipes. Ficha Grupo Técnico ORIENTAÇÕES PARA AVALIAÇÃO DO CONSENSO DO COLEGIADO Fazendo uma reavaliação do nível de competência para a 1a etapa do Relatório de Avaliação, indique o nível que melhor expresse as competências de seu(s) subordinado(s), tendo que vista os dados expostos pelo CA: NÍVEL DE COMPLEXIDADE FAIXA CORRESPONDENTE A ATUAÇÃO DO SERVIDOR ATUALMENTE Nível T1 Equivalência de Nota = 1 (Destaque: Rotina normal de trabalho sob supervisão) Executa, sob supervisão, atividades específicas de apoio operacional e/ou administrativo Atende a especificidade de sua área de atuação, que exijam qualificação e experiência para o estabelecimento de rotinas. Nível T2 Equivalência de Nota = 2 (Destaque: Interação com equipes) Executa atividades seguindo rotinas predeterminadas, solicitando orientações à chefia quando necessário Eventualmente sugere melhorias em suas atividades, interagindo com os funcionários que executam trabalhos relacionados Atua, quando necessário, supervisionando equipes que executam serviços rotineiros e pré-definidos. 18

22 Nível T3 Equivalência de Nota = 3 (Destaque: Iniciativa e gerenciamento das informações / atividades com alguma autonomia) Executa atividades seguindo normas e padrões predeterminados pela chefia imediata Sugere melhorias e/ou soluções relacionadas à execução de suas atividades Coleta e organiza informações necessárias para a realização das atividades da equipe em que atua. Nível T4 Equivalência de Nota = 4 (Destaque: Visão sistêmica e estruturação das informações / atividades com autonomia) Executa atividades estruturadas, seguindo normas e padrões predeterminados Sugere critérios para a organização e sistematização das informações necessárias para a realização das atividades do setor, com foco no desenvolvimento eficiente de suas atividades e da equipe em que atua. Nível T5 Equivalência de Nota = 5 (Destaque: Nível maximo de responsabilidade e complexidade com eficiência, eficácia e integração) Realiza, de forma reflexiva, atividades padronizadas do setor e aquelas a serem estruturadas, orientando-se pelas metas estabelecidas pela chefia imediata Propõe melhorias na execução das atividades sob sua responsabilidade, considerando os impactos nos setores de interface Interage com a equipe para garantir atuação integrada e busca objetivos comuns. Ficha Grupo Superior Orientações para Avaliação do Consenso do Colegiado Fazendo uma reavaliação do nível de competência para 1ª etapa do Relatório de Avaliação, indique o nível que melhor expresse as competências de seu(s) subordinado(s) tendo em vista os dados expostos pelo CA : NÍVEL DE COMPLEXIDADE - FAIXA CORRESPONDENTE A ATUAÇÃO DO SERVIDOR ATUALMENTE Nível S1 - Equivalência de Nota = 1 (Destaque: Execução supervisionada) 19

23 1.1 - Executa atividades estruturadas, seguindo normas e padrões predeterminados Sugere critérios para a organização e sistematização das informações necessárias para a realização das atividades do setor, com foco no desenvolvimento eficiente de suas atividades e da equipe em que atua. Nível S2 - Equivalência de Nota = 2 (Destaque: Interação com equipes) Realiza, de forma reflexiva, atividades padronizadas do setor e aquelas a serem estruturadas, orientando-se pelas metas estabelecidas pela chefia imediata Propõe melhorias na execução das atividades sob sua responsabilidade, considerando os impactos nos setores de interface Interage com a equipe para garantir atuação integrada e busca objetivos comuns. Nível S3 - Equivalência de Nota = 3 (Destaque: Autonomia e visão sistêmica) Realiza atividades com autonomia Sugere melhorias na estruturação de atividades, procedimentos e rotinas que seguem padrões adotados na área e que promovem impacto nos processos e áreas relacionados Orienta e coordena outros profissionais. Nível S4 - Equivalência de Nota = 4 (Destaque: Planejamento e coordenação) Participa da estruturação de atividades, considerando os impactos em sua própria equipe/setor e em outras equipes/áreas Influencia a definição conceitual dos processos e atua considerando as interfaces com outros processos ou projetos Participa do planejamento das atividades e da utilização dos recursos na área em que atua, analisando o impacto no macroprocesso do qual faz parte Coordena equipes funcional e tecnicamente. Nível S5 - Equivalência de Nota = 5 (Destaque: Administração e coordenação interinstitucionais) 20

24 5.1 - Coordena projetos/processos, considerando a interface com outros processos/projetos e sendo referência dentro e fora da Universidade em sua área de conhecimento Participa do planejamento e do processo decisório sobre mudanças nas atividades e nos processos adotados na área em que atua, analisando o impacto na Universidade, considerando o presente e o futuro da Instituição Coordena equipes multidisciplinares/interinstitucionais. Consensos Grupo Básico Para cada item da ficha de avaliação, através de exemplos descritos pelas diversas chefias participantes, os consensos eram definidos buscando equalizar a intensidade, forma e eficiência com as quais os servidores em reavaliação realizam ou não a atividade descrita no item. Consensos Grupo Técnico Laboratórios Em decorrência da falta de especificidade dos itens da ficha, o Colegiado definiu pré-requisitos essenciais aos diversos níveis de complexidade. Unindo esses pré-requisitos aos itens da ficha, as avaliações transcorreram utilizando exemplos descritos pelas diversas chefias participantes com o objetivo de definir a intensidade, forma e eficiência com as quais os servidores em reavaliação realizam ou não a atividade descrita no item. Para esse Colegiado os pré-requisitos definidos foram: Nível Complexidade T1 T2 T3 T4 Pré-requisitos Comprometimento Zelo / Manutenção Agregador Relacionamento interpessoal Antecipação (iniciativa / pró-ativo) Sugere melhorias (novos sistemas de medidas, processamento, desenvolvimento) Autonomia (das análises) Desempenho acentuado Gestão de compras (almoxarifado, laboratórios, preços) Treinamento de Alunos 21

25 T5 Capacidade de Análise Atuação Sistêmica Gerenciamento parcial do laboratório Inovação (com total participação do servidor) Responsabilidade em obter resultados Consensos Grupo Técnico Oficinas Em decorrência da falta de especificidade dos itens da ficha, o Colegiado definiu pré-requisitos essenciais aos diversos níveis de complexidade. Unindo esses pré-requisitos aos itens da ficha, as avaliações transcorreram utilizando exemplos descritos pelas diversas chefias participantes com o objetivo de definir a intensidade, forma e eficiência com as quais os servidores em reavaliação realizam ou não a atividade descrita no item. Para esse Colegiado os pré-requisitos definidos foram: Nível Complexidade T1 T2 T3 T4 T5 Comprometimento Zelo / Manutenção Agregador Relacionamento interpessoal Antecipação (iniciativa / pró-ativo) Inovação Autonomia Desempenho acentuado Capacidade de Análise Atuação Sistêmica Substitui chefia superior Responsabilidade em obter resultados Pré-requisitos Consensos Grupo Técnico Secretarias Em decorrência da falta de especificidade dos itens da ficha, o Colegiado definiu pré-requisitos essenciais aos diversos níveis de complexidade. Unindo esses pré-requisitos aos itens da ficha, as avaliações transcorreram utilizando exemplos descritos pelas diversas chefias participantes com o objetivo de definir a intensidade, forma e eficiência com as quais os servidores em reavaliação realizam ou não a atividade descrita no item. Para esse Colegiado os pré-requisitos definidos foram: 22

26 Nível Complexidade T1 T2 T3 T4 T5 Pré-requisitos Comprometimento Zelo / Manutenção Engajamento Agendas (qtde / atuação docente) Agregador Gestão de eventos Diminui tempo com burocracia Relacionamento interpessoal Antecipação (iniciativa / pró-ativo) Conhecimento específico (agências) Inovação Autonomia Desempenho acentuado Prestação de contas Gestão projetos (qual a qtde de projetos?) Capacidade de Análise Atuação Sistêmica Responsabilidade em obter resultados Bilingue Curso superior na área Consensos Grupo Técnico Administrativo Em decorrência da falta de especificidade dos itens da ficha, o Colegiado definiu pré-requisitos essenciais aos diversos níveis de complexidade. Unindo esses pré-requisitos aos itens da ficha, as avaliações transcorreram utilizando exemplos descritos pelas diversas chefias participantes com o objetivo de definir a intensidade, forma e eficiência com as quais os servidores em reavaliação realizam ou não a atividade descrita no item. Para esse Colegiado os pré-requisitos definidos foram: Nível Complexidade T1 T2 T3 T4 Comprometimento Zelo / Manutenção Agregador Relacionamento interpessoal Antecipação (iniciativa / pró-ativo) Conhecimento profissionalizante Liderança Inovação Pré-requisitos 23

27 T5 Desempenho acentuado Autonomia Senso de prioridade Atuação com visão sistêmica do IFSC Capacidade de Análise Responsabilidade em obter resultados Substitui chefia Consensos Grupo Superior - Administrativo Para cada item da ficha de avaliação, através de exemplos descritos pelas diversas chefias participantes, os consensos eram definidos buscando equalizar a intensidade, forma e eficiência com as quais os servidores em reavaliação realizam ou não a atividade descrita no item. Consensos Grupo Superior - Laboratórios Para cada item da ficha de avaliação, através de exemplos descritos pelas diversas chefias participantes, os consensos eram definidos buscando equalizar a intensidade, forma e eficiência com as quais os servidores em reavaliação realizam ou não a atividade descrita no item. 24