Instruções sobre o envio de documentação comprobatória de respostas

Transcrição

1 Instruções sobre o envio de documentação comprobatória de respostas

2 ISE: quarto índice de sustentabilidade do mundo

3 Missão do ISE Apoiar os investidores na tomada de decisão de investimentos socialmente responsáveis e induzir as empresas a adotarem as melhores práticas de sustentabilidade empresarial. 3

4 Carteira ISE 2018 R$ ,40-41,47%do valor total de mercado (base 21/11/2017) 30 empresas, 33 ações, 12 setores. Vigência: 02/01/18 a 04/01/2019. Respostas do questionário e seus 334 comentários estão disponíveis no site 4

5 Conselho Deliberativo do ISE (CISE) Órgão máximo de governança do ISE. Tem como missão garantir um processo transparente de construção do índice e de seleção das empresas. Composto por representantes de 11 instituições e presidido pela B3. 5

6 Parceiro técnico Centro de Estudos em Sustentabilidade (FGVces) Escola de Administração de Empresas da Fundação Getulio Vargas (FGV EAESP) 6

7 FGVces Equipe multidisciplinar formada por 55 pesquisadores engajados em expandir continuamente as fronteiras do conhecimento contribuindo para um desenvolvimento sustentável, nas esferas da administração pública e empresarial. Desde 2003 Desenvolve estratégias, políticas e ferramentas de gestão pública e empresarial para a sustentabilidade, no âmbito local, nacional e internacional. TEMAS DESENVOLVIMENTO LOCAL FORMAÇÃO INTEGRADA FINANÇAS SUSTENTÁVEIS CADEIAS DE VALOR E MPEs MUDANÇAS CLIMÁTICAS SERVIÇOS ECOSSISTÊMICOS RECURSOS HÍDRICOS PRODUTOS Entregamos bens públicos para a sociedade por meio de: DIRETRIZES E PROTOCOLOS FERRAMENTAS DE GESTÃO ÍNDICES & INDICADORES CONTEÚDO MULTIMÍDIA PUBLICAÇÕES E ESTUDOS DE CASO SISTEMAS E BASES DE DADOS CONTRIBUIÇÕES PARA POLÍTICAS PÚBLICAS CURSOS, FÓRUNS E WORKSHOPS 7

8 Parcerias Parceiro para asseguração do processo do ISE Parceiro para o desenvolvimento e operação do sistema de monitoramento de notícias 8

9 Cronograma ISE 2018 divulgado em: FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV Inscrições: 01/03 a 17/08 Reunião com as empresas: 01/03 a 24/08 CISE: 08/02 Reunião Inaugural: 01/03 Audiência Pública: 09/05 Webinar: 03/07 Análise das evidências: 10/09 a 26/10 Consulta Pública Online: 13/03 a 13/04 CISE: 12/06 Evento temático: 16/07 Evento temático: 18/10 WS de revisão: 14 a 16/03 Lançamento questionário 2018: 26/06 CISE: 22/08 CISE: 27/11 Envio das respostas: 20/07 a 24/08 Divulgação da carteira: 29/11 Indicação dos itens para comprovação 29/08 Envio de documentos: 29/08 a 06/09 Lançamento da nova carteira: 30/11 9

10 Indicação dos itens para comprovação 10

11 Itens a serem verificados Após a etapa de preenchimento do Questionário ISE, são indicados às empresas quais itens elas deverão submeter documentos para comprovação de suas respostas. A cada empresa participante do processo (holding e controladas) é indicado um item por dimensão do Questionário ISE. Neste contexto, um item seria uma determinada alternativa de resposta clicada pela empresa: 11

12 Definição dos itens 1. Indicação inicial dos itens, pelos Coordenadores de Dimensão. 2. Alinhamento com a equipe técnica do ISE. 3. Sorteio da ordem em que os itens serão encaminhados às empresas, com acompanhamento da KPMG. 4. Inserção dos itens no sistema do ISE para posterior envio às empresas. 12

13 Apresentação dos documentos 13

14 Informações no sistema 1. Assim que as indicações de itens são submetidas no sistema, as empresas recebem um sobre o início da etapa de envio de documentação. 2. Em sua área restrita no sistema, cada empresa pode ver quais os itens que foram sorteados para ela e já pode iniciar o envio da documentação: Empresa já iniciou, mas não finalizou o envio Empresa já finalizou o envio Foi solicitado à empresa, o envio na 2ª fase Evidência aceita Aceito c/ ressalvas na 2ª fase Parecer adverso 14

15 Envio de documentação pelas empresas 1. Cada empresa participante poderá enviar até duas vezes (fases) seus documentos para comprovação dos itens indicados no sistema. Se a evidência não for aceita na primeira fase, ela deverá enviar na segunda. 2. Em cada fase a companhia poderá submeter até cinco documentos para a comprovação de resposta de cada item em cada dimensão. 3. Os documentos deverão ser postados diretamente no sistema, preferencialmente em formato PDF. 15

16 Upload dos documentos pelas empresas Ao postar os documentos, as empresas preencherão os seguintes campos: Descrição: Neste campo há espaço para que a empresa inclua um pequeno texto, apresentando o documento. Recomenda-se que neste texto a empresa contextualize detalhes sobre o escopo e o objetivo do documento. Referência: É importante que aqui a empresa indique exatamente onde encontrar no documento as informações que evidenciam a sua resposta. Sugere-se indicar as páginas, parágrafos e/ou tópicos em que estão tais informações. Data: Automaticamente o sistema preencherá a data e o horário em que o documento foi submetido. Usuário: Automaticamente o sistema indicará o nome do usuário que submeteu o documento. Anexo: Neste campo a empresa deverá anexar o documento que será analisado. Link: Caso este documento esteja on-line, mesmo que já anexado ao sistema, a empresa poderá informar o link para acesso a ele na Internet. 16

17 Upload dos documentos pelas empresas 17

18 Documento de referência Recomenda-se que um dos (até) cinco documentos seja submetido como uma apresentação dos demais documentos. Por mais que o campo Descrição do sistema tenha essa função, esse documento de referência tem a função de apresentar o racional da empresa ao evidenciar a sua resposta. Nesse sentido, o documento de referência também pode trazer a indicação exata de onde encontrar as informações em cada um dos demais documentos. Antes de o salvar em PDF, algumas empresas preparam este documento como uma carta, em Word, ou como uma apresentação, em PPT. Nos dois casos, quanto mais didáticos os prints e sinalizações gráficas se referindo aos documentos, melhor! 18

19 Bons exemplos de documentos de referência 19

20 Formato dos documentos produzidos pela própria empresa Documentos produzidos pela própria empresa devem: Estar em papel timbrado. Indicar responsáveis (pessoa e área) pela elaboração e aprovação. Conter data de elaboração, de revisão e de aprovação. Quando o documento for referente à resposta de uma empresa controlada, o mesmo deverá indicar explicitamente que diz respeito àquela controlada e não ao grupo econômico e/ou à holding. Documentos emitidos por terceiros, como no caso de certificados, pareceres, legislações, normativos, entre outros, deverão estar em papel timbrado, devidamente assinados e datados. 20

21 Documentos com problemas de apresentação Não são considerados para análise documentos que: A data não corresponde ao requerido no item. Não identificam qual a empresa que se referem. São escaneados e contém links não clicáveis, como URLs longas ou hiperlinks. São arquivos contendo mais de um documento. Há casos em que as empresas produzem evidências juntando vários arquivos em um mesmo PDF, PPT ou documento em Word. Nesses casos o arquivo não é considerado para avaliação. 21

22 Conteúdo dos documentos 22

23 Simulação de Matriz de Desempenho O exemplo ao lado é uma simulação de matriz de desempenho do ISE e cada quadradinho foi plotado a partir de uma amostra fictícia, sem vínculo com o desempenho das empresas participantes. 23

24 Aderência da documentação ao item indicado Se o documento estiver formalmente admissível, seu conteúdo é então avaliado pela equipe ISE, com revisão pela KPMG. A documentação deve ser condizente com o item indicado para comprovação e deve ser: 1. Completa 2. Consistente 3. Específica/pertinente 4. Relevante 24

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