1 Apresentação. 2 Finalidade

Transcrição

1 1 Apresentação A Companhia de Saneamento Básico do Estado de São Paulo SABESP, por meio de seu Departamento de Qualificação e Inspeção de Materiais - CSQ, subordinado à Superintendência de Suprimentos e Contratações Estratégicas CS apresenta a DIRETRIZ NORMATIVA DE PRÉ QUALIFICAÇÃO DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS DA SABESP com o objetivo de prestar informações aos interessados em fornecer produtos que necessitam de préqualificação à Sabesp, bem como, esclarecer eventuais dúvidas de fornecedores que já são pré-qualificados. 2 Finalidade Esta DIRETRIZ padroniza a PRÉ-QUALIFICAÇÃO, procedimento anterior à licitação, destinada a identificar fornecedores que reúnam as condições técnicas exigidas para o fornecimento de produtos que atendam as especificações, requisitos legais e condições de fornecimento previamente estabelecidas, em conformidade com o artigo 64 da lei federal /2016 (Lei das Estatais). 3 Definições 3.1 Pré-qualificação de produtos Procedimento permanentemente aberto a qualquer interessado. A Sabesp avalia tecnicamente o produto e a capacidade do fabricante em produzí-lo; o distribuidor e a capacidade de distribuí-lo e o revendedor e a capacidade de revendê-lo de acordo com as normas e especificações técnicas da Sabesp pertinentes Fabricante Fornecedor que desenvolve atividades de projeto, transformação, produção, fracionamento e montagem de materiais e equipamentos a partir de insumos básicos ou semi elaborados Revendedor / Distribuidor Fornecedor devidamente autorizados pelo fabricante para comercialização de seus produtos pré-qualificados.

2 3.4 - Produto pré-qualificável Denominado na Sabesp como material estratégico, é aquele de aplicação nos sistemas de água e esgoto, cuja falha ou falta possa interferir ou prejudicar o desempenho operacional, comprometer a qualidade do produto final ou colocar em risco a saúde e segurança da população, instalações e meio ambiente. Sua fabricação ocorre segundo norma(s) elaborada(s) por entidade de reconhecida competência técnica, prevalecendo pela ordem: - Especificações Técnicas definidas pela Sabesp - Normas Técnicas Sabesp NTS - Normas Técnicas Brasileiras NBR - Normas Técnicas Internacionais Nota: Em quaisquer circunstâncias, o Fornecedor passa a ter pleno conhecimento de todos os requisitos aplicáveis aos produtos a pré-qualificar. 4 Classificação dos Produtos Categoria de Inspeção A - Requer a pré-qualificação e é submetido à Inspeção Técnica em fábrica, quando fornecido direta ou indiretamente à Sabesp. Categoria de Inspeção B Requer pré-qualificação e é submetido à Inspeção Técnica quando do seu recebimento pela Unidade da Sabesp seguindo critérios específicos. Categoria de Inspeção C material não sujeito à pré-qualificação e seu recebimento pode ser condicionado a inspeção na fábrica ou no recebimento, a critério da Unidade Requisitante. Nota 1 - No caso de produtos químicos o material será amostrado e encaminhado ao laboratório da Sabesp para ensaios físico-químicos. Nota 2 - A qualquer momento, as categorias de inspeção podem ser alteradas em razão da analises específicas ou interesses da Sabesp. 5 - Atestado de Pré-Qualificação Técnica APQ Documento emitido pela Sabesp ao fornecedor, atestando a capacidade técnica de atendimento aos requisitos do produto, exigências legais e necessidades da Companhia.

3 Nota 1 - A Sabesp manterá em sua base de dados informações sobre os fornecedores e respectivos Atestados de Pré-qualificação Técnica. Nota 2 - O Atestado de Pré-Qualificação ficará disponível permanentemente em seu sitio eletrônico para consulta pública. 6 - Procedimento para a Pré-Qualificação Abertura do processo O fornecedor que tiver interesse em se pré-qualificar na Sabesp deve se cadastrar no sitio eletrônico e efetuar o download do arquivo DIRETRIZ NORMATIVA DE PRÉ-QUALIFICAÇÃO DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS DA SABESP e o Formulário TERMO DE ACEITAÇÃO DA DIRETRIZ NORMATIVA DE PRÉ-QUALIFICAÇÃO DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS DA SABESP. O proponente a fornecedor preencherá o formulário acima, encaminhando-o juntamente com os documentos a seguir: 6.1.a - Se Fabricante: Carta modelo 1 ao CSQ, contendo as seguintes informações mínimas: - Razão Social, CNPJ, Inscrição Estadual; - Endereço, telefone, correio eletrônico e nome de contato; - Produtos a pré-qualificar, citando Norma(s) de fabricação; - Declaração de ciência do código de conduta e integridade da Sabesp; - Declaração de inexistência da utilização de trabalho infantil; - Declaração de inexistência da utilização de e trabalho escravo; - Assinatura do responsável legal pela empresa; - Cópia do contrato social e sua última alteração, se 1ª qualificação. 6.1.b - Se Revenda / Distribuidor: Carta modelo 2 ao CSQ, contendo as seguintes informações mínimas: - Razão Social, CNPJ, Inscrição Estadual; - Endereço, telefone, correio eletrônico e nome de contato; - Declaração de ciência do código de conduta e integridade da Sabesp; - Declaração de inexistência da utilização de trabalho infantil; - Declaração de inexistência da utilização de e trabalho escravo; - Assinatura do responsável legal pela empresa; - Cópia do contrato social e sua última alteração.

4 - Carta modelo 3 ao CSQ do(s) respectivo(s) Fabricante(s) Pré-Qualificado(s) autorizando a revenda/distribuição. Nota 1: Caso a empresa necessite de outros esclarecimentos, recomenda-se agendar reunião com o Departamento de Qualificação e Inspeção de Materiais pelo telefone (55 11) ou (55 11) ou no correio eletrônico csq@sabesp.com.br. Nota 2: Em caso de produtos de aplicação inédita na Sabesp, a abertura de processo de Pré-Qualificação fica condicionada a sua avaliação de demanda e desempenho em testes realizados em Unidades da Sabesp, devidamente registrados por Relatórios de Acompanhamento. Nota 3: Para a 1ª pré-qualificação, os documentos exigidos devem ser assinados com firma reconhecida. Nota 4: A Sabesp se isenta de qualquer responsabilidade no caso de ações reivindicatórias de terceiros, em razão de transgressões de direitos de patente e/ou marca registrada, como consequência da utilização do material e/ou equipamento. 7 - Obrigações e responsabilidades da empresa solicitante O fornecedor deve: Fornecer informações e documentos técnicos que o funcionário responsável do Departamento de Qualificação e Inspeção de Materiais, julgar necessários para a condução do processo; 7.2 Manter canais de comunicação permanentes com o funcionário responsável do Departamento de Qualificação e Inspeção de Materiais, durante todo o processo; 7.3 Definir o representante, que se responsabilizará pela condução do processo de Pré-Qualificação e pela manutenção do APQ; 7.4 Permitir o livre acesso às suas instalações durante a realização da visita técnica, ou de eventual auditoria de manutenção; 7.5 Custear todas as despesas decorrentes do processo de Pré-Qualificação, envolvendo ensaios, transportes, hospedagem, taxas, seguros de viagem e alimentação; 7.6 Conhecer o código de conduta e integridade da Sabesp, disponível no sítio eletrônico e comunicar qualquer desvio.

5 8 - Visita Técnica A Visita Técnica deve ser realizada por funcionários indicados do Departamento de Qualificação e Inspeção de Materiais e ocorre após análise crítica e aprovação de um plano de trabalho detalhado entre os responsáveis por parte da Sabesp e fornecedor Itens analisados durante a Visita Técnica - Recursos humanos competência, treinamento e conscientização, - Infraestrutura necessária para alcançar a conformidade com os requisitos do produto, incluindo normas de segurança, - Equipamentos, - Planejamento, métodos e procedimentos, - Controle de qualidade / laboratório, - Gestão de amostragem (infra-estrutura para coleta e retenção), - Rastreabilidade, - Registros, - Relatórios de ensaios, - Capacidade de atendimento a requisitos do cliente, reclamações e assistência técnica, - Atendimento a requisitos contratuais e regulamentares aplicáveis ao material e / ou equipamento, - Gestão de resíduos e reciclagem - Interação com a comunidade local, - Certificações e licenças, - Capacidade produtiva, - Tecnologia utilizada, - Transporte e logística. Nota 1: A Pré-Qualificação do produto é vinculada à planta aprovada pela Sabesp. Portanto, para empresas com mais de uma planta industrial, a aceitabilidade do produto pela Sabesp está restrita àquela qualificada. Para Fabricante internacional, uma vez pré-qualificado, a emissão do APQ ao seu Representante Distribuidor / Revendedor no Brasil, fica condicionada à aprovação pela Sabesp de sua instalação e infraestrutura. Nota 2: A empresa poderá utilizar-se de laboratório próprio, aprovado pela Sabesp, desde que os instrumentos de medição estejam devidamente aferidos e calibrados em laboratório pertencente à Rede Brasileira de Laboratórios

6 Credenciados INMETRO, podendo o funcionário indicado do Departamento de Qualificação e Inspeção de Materiais, acompanhar ou não os ensaios. Nota 3: A critério do CSQ, alguns produtos poderão ser testados em escala real, por período de tempo previamente acordado entre a Unidade da Sabesp envolvida, o CSQ e o Fabricante, Nota 4: Para a Pré-Qualificação de Revendedor / Distribuidor, sua aprovação está condicionada a avaliação dos quesitos abaixo pelo CSQ: - Gestão administrativa de documentos técnicos, - Gestão da área dedicada à estocagem e movimentação de produtos, - Instalações para realização de ensaios em produtos não inspecionados no fabricante, - Instalações para inspeção de produtos e segregação em caso de não conformidade. 9 - Finalização do Processo Emissão de Atestado de Pré-qualificação Técnica APQ Será emitido o APQ à empresa que obtiver o parecer favorável à préqualificação de seus produtos, tornando-a apta a participar de processos licitatórios promovidos pela Sabesp dentro do seu segmento. No caso da empresa não apresentar parecer favorável à Pré-qualificação de seus produtos, será formalizado um comunicado dando o prazo de 30 dias para manifestação e retomada ou não do processo. Em caso de retomada, será estipulado de comum acordo com o CSQ, um prazo para as adequações necessárias e nova avaliação. Em caso de desistência por parte do fornecedor, o CSQ comunicará a empresa do arquivamento do processo. Caso o fornecedor discorde do resultado da pré-qualificação realizada pela Sabesp, poderá requerer junto à gerência, revisão do processo desde que devidamente fundamentado Arquivamento do processo

7 A Sabesp, por meio do CSQ, promoverá o arquivamento do processo caso haja desinteresse na continuidade por parte do fornecedor. Contudo, no caso do fornecedor manifestar interesse em pré-qualificar-se, um novo pedido de qualificação deverá ser aberto Prazo de Validade O prazo de validade do APQ é de no mínimo de 6 meses no máximo 1 ano, renovável. Para APQ s de Revendedor / Distribuidor o prazo é atrelado ao APQ dos fabricantes Obrigações da empresa detentora de APQ A empresa pré-qualificada como fabricante pode, a qualquer tempo, solicitar o cancelamento do seu APQ bem como cancelar a sua autorização de revenda dos seus produtos dada a outros fornecedores, devendo para isso formalizar o seu pedido ao CSQ por intermédio de carta assim como informar o seu revendedor autorizado. A empresa pré-qualificada como revenda poderá a qualquer tempo solicitar o cancelamento do seu APQ ou somente os produtos fabricados por outros fornecedores devendo para isso formalizar o seu pedido ao CSQ por intermédio de carta assim como informar o respectivo fabricante. O fornecedor deve ainda: Disponibilizar os lotes de produtos segregados de demais materiais e identificados para serem submetidos à inspeção técnica pelo CSQ, permitindo verificar a rastreabilidade no processo produtivo Se Fabricante, emitir declaração ao CSQ, sempre que outorgar revenda de seus produtos a terceiros, atentando para o vencimento de seu APQ, Instruir seu Revendedor / Distribuidor com relação aos procedimentos da Sabesp, por meio do CSQ, para fornecimento de produtos pré-qualificados e ser com ele solidário quando a ocorrência com o produto implicar em sanções, Comunicar por escrito o CSQ sempre que ocorrer alteração de matéria prima ou do processo de fabricação com impacto em produtos pré-qualificados, Comunicar por escrito o CSQ sempre que ocorrer alteração do representante de seu APQ, 11.6 Manter os certificados vigentes de todos os ensaios que requerem renovação periódica, exigidos em normas técnicas, ou no mínimo a cada ano transcorrido de sua Pré-Qualificação, pois a qualquer tempo o Inspetor do CSQ poderá solicitar vistas dos mesmos; Não entregar produto de inspeção obrigatória sem que o mesmo tenha sido submetido à inspeção técnica do CSQ,

8 Submeter-se, a critério do CSQ, a visita de Auditoria de Manutenção Manter, ao longo do fornecimento, a qualidade mínima exigida em conformidade com os critérios adotados na Pré-qualificação Comunicar a Sabesp por escrito, sempre que houver alteração no enquadramento da legislação ambiental, bem como aplicação de sanções pelos órgãos competentes, no que tange a produção, distribuição e revenda dos produtos fornecidos à Sabesp Auditoria de Manutenção O CSQ poderá, às suas expensas e a qualquer tempo, efetuar visita de Auditoria de Manutenção às instalações de qualquer de seus Fornecedores qualificados, oportunidade em que será avaliada a manutenção das condições originais que resultaram na sua Pré-Qualificação Renovação do APQ O fornecedor receberá, em seu cadastrado, com pelo menos 15 dias de antecedência, comunicado do vencimento do respectivo APQ; O pedido de renovação deve ser efetuado por meio eletrônico para o csq@sabesp.com.br, colocando no campo assunto : Renovação de APQ IND.NONONO.LTDA. No corpo da mensagem, as seguintes informações: Razão social, CNPJ, inscrição estadual; Endereço, telefone, nome do contato e /ou nome do responsável legal pela empresa São condições para a renovação do APQ: Cumprir rigorosamente os prazos contratuais para entrega de produtos às Unidades da Sabesp; Ter participação ativa em processos licitatórios da Sabesp no período, ou fornecimentos indiretos por meio de empresas contratadas. No caso de fornecedores de produtos químicos para tratamento de água e esgotos, deverá ser também enviado Licença Operacional, LARS, FISPQ s que tenham vencido durante a vigência e ainda não atualizados junto ao CSQ Perda de habilitação

9 A empresa que incorrer em qualquer das situações descritas abaixo, poderá, uma vez concedido o direito de sua defesa pelo CSQ, ser advertida, suspensa e / ou ter seu(s) produto(s) desqualificado(s) podendo levar à perda de seu APQ Omitir informações concernentes à mudança de matéria prima ou do processo de fabricação que alterem a qualidade do produto; Omitir ou adulterar validade de ensaios solicitados pelo Inspetor durante a realização de inspeção técnica ou Auditoria de Manutenção; Despachar ou receber produtos constantes de seu APQ sem identificação de inspeção técnica pelo Inspetor do CSQ; Fornecer material constante de seu APQ sem ser inspecionado em fábrica, para categoria A, salvo autorização prévia da Sabesp; Apresentar elevados índices de não conformidades em produtos constantes de seu APQ, constatados em inspeção ou na utilização; Apresentar falhas recorrentes de ordem técnica, administrativa ou de logística que prejudiquem a inspeção técnica pelo CSQ ou sua entrega; 14.7 Fornecer produto que apresente defeito em campo de forma recorrente, mesmo que tenha passado na inspeção técnica do CSQ, realizada por amostragem; Disponibilizar produto(s) não constante(s) do seu APQ para inspeção técnica. Nota: Toda ação do Fornecedor que ensejar penalidade, será comunicada por carta pela Sabesp através deste CSQ. Em caso de advertência de ordem técnica, o mesmo deverá protocolar no CSQ, plano de ação e prazo para as correções necessárias, Em caso de desqualificação de um ou mais produtos de seu APQ, findo o período estipulado pela Sabesp, a empresa poderá requerer nova qualificação após implementadas as correções propostas. Exceto na desqualificação, para os demais casos, a Sabesp definirá pela perda temporária, ou não, da habilitação técnica da empresa para participar de licitações da Sabesp que ocorram no período.

10 Companhia de Saneamento Básico do Estado de São Paulo Av. do Estado, 561 Ponte Pequena São Paulo SP Modelo 1 Modelo de Carta: Requerimento de Qualificação de Fabricante TIMBRE DA EMPRESA FABRICANTE (endereço, telefone) São Paulo,... de... de À Cia. de Saneamento Básico do Estado de São Paulo - SABESP DEPARTAMENTO DE QUALIFICAÇÃO E INSPEÇÃO DE MATERIAIS CSQ. Ref.: Requerimento de Qualificação A empresa XxxXxxxxXxxxXxxxxxxxxxxxxxxxx, inscrita no CNPJ nº.../ , localizada na Rua..., nº..., CEP nº , Bairro..., Cidade..., Estado..., vem por meio desta, solicitar qualificação de nossa empresa e nossos produtos conforme segue: Sendo esta a expressão da verdade, firmamos a presente. (A carta deverá ser entregue c/ firma reconhecida e procuração ou contrato social do responsável pela assinatura.)... Assinatura do Responsável da Empresa Diretoria de Gestão Corporativa - C Superintência de Suprimentos e Contratações Estratégicas CS Departamento de Qualificação e Inspeção de Materiais - CSQ

11 Companhia de Saneamento Básico do Estado de São Paulo Av. do Estado, 561 Ponte Pequena São Paulo SP Modelo 2 Modelo de Carta: Requerimento de Qualificação de Distribuidor/Revenda TIMBRE DA EMPRESA Distribuidor/Revenda (endereço, telefone) À Cia. de Saneamento Básico do Estado de São Paulo - SABESP DEPARTAMENTO DE QUALIFICAÇÃO E INSPEÇÃO DE MATERIAIS CSQ. São Paulo,... de... de Ref.: Requerimento de Qualificação A empresa XxxXxxxxXxxxXxxxxxxxxxxxxxxxx, inscrita no CNPJ nº.../ , localizada na Rua..., nº..., CEP nº , Bairro..., Cidade..., Estado..., vem por meio desta, solicitar qualificação de nossa empresa e nossos produtos conforme segue: Anexamos a(s) carta(s) de nosso(s) respectivo(s) Fabricante(s): Sendo esta a expressão da verdade, firmamos a presente. (A carta deverá ser entregue c/ firma reconhecida e procuração ou contrato social do responsável pela assinatura.)... Assinatura do Responsável da Empresa Diretoria de Gestão Corporativa - C Superintência de Suprimentos e Contratações Estratégicas CS Departamento de Qualificação e Inspeção de Materiais - CSQ

12 Companhia de Saneamento Básico do Estado de São Paulo Av. do Estado, 561 Ponte Pequena São Paulo SP Modelo 3 Modelo de declaração fornecida pelo Fabricante aos Distribuidores/Revendas TIMBRE DA EMPRESA FABRICANTE (endereço, telefone) São Paulo,... de... de À Cia. de Saneamento Básico do Estado de São Paulo - SABESP DEPARTAMENTO DE QUALIFICAÇÃO E INSPEÇÃO DE MATERIAIS CSQ. Ref.: Distribuidor autorizado Declaramos que a empresa XxxXxxxxXxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxx, inscrita no CNPJ nº.../ , localizada na Rua..., nº..., CEP nº , Bairro..., Cidade..., Estado..., é nosso distribuidor autorizado e/ou revenda perante a Sabesp dos produtos abaixo discriminados, de nossa fabricação: Declaramos ainda, que a empresa acima descrita está autorizada a participar de licitações, sendo que nesta condição nossa empresa se responsabilizará totalmente pelo material ofertado e que, em qualquer tempo, tomará as medidas necessárias à reposição do material encontrado em desacordo com a especificação técnica da Sabesp, respondendo assim pelo perfeito cumprimento das exigências de entrega dos bens. Informamos também, que estamos colocando a disposição da Sabesp nossas instalações, equipamentos, instrumentos e pessoal, objetivando o cumprimento e atendimento das especificações técnicas e testes que venham a ser realizados, conforme necessidades da Sabesp. Observações: 1. Estamos cientes e de acordo que esta declaração terá sua validade atrelada à validade de nosso APQ (Atestado de Pré Qualificação) na Sabesp. 2. Estamos cientes e de acordo que a qualquer momento poderemos manifestar nossa vontade de descredenciar/desqualificar a empresa acima descrita. Para isso deveremos manifestar nosso desejo por escrito junto ao Departamento de Qualificação e Inspeção de Materiais CSQ da Sabesp. Sendo esta a expressão da verdade, firmamos a presente. (A declaração deverá ser entregue c/ firma reconhecida e procuração ou contrato social do responsável pela assinatura.)... Assinatura do Responsável da Empresa Diretoria de Gestão Corporativa - C Superintência de Suprimentos e Contratações Estratégicas CS Departamento de Qualificação e Inspeção de Materiais - CSQ

13 Companhia de Saneamento Básico do Estado de São Paulo Av. do Estado, 561 Ponte Pequena São Paulo SP Modelo 4 Modelo de Carta: Renovação APQ Fabricante TIMBRE DA EMPRESA FABRICANTE (endereço, telefone) À Cia. de Saneamento Básico do Estado de São Paulo - SABESP DEPARTAMENTO DE QUALIFICAÇÃO E INSPEÇÃO DE MATERIAIS CSQ. São Paulo,... de... de Ref.: Renovação do APQ - Fabricante A empresa XxxXxxxxXxxxXxxxxxxxxxxxxxxxx, inscrita no CNPJ nº.../ , localizada na Rua..., nº..., CEP nº , Bairro..., Cidade..., Estado..., vem por meio desta, solicitar renovação do nosso Atestado de Pré Qualificação (APQ) de nossos produtos conforme segue: Sendo esta a expressão da verdade, firmamos a presente. (A carta deverá ser entregue c/ firma reconhecida e procuração ou contrato social do responsável pela assinatura.)... Assinatura do Responsável da Empresa Diretoria de Gestão Corporativa - C Superintência de Suprimentos e Contratações Estratégicas CS Departamento de Qualificação e Inspeção de Materiais - CSQ

14 Companhia de Saneamento Básico do Estado de São Paulo Av. do Estado, 561 Ponte Pequena São Paulo SP Modelo 5 Modelo de Carta: Renovação APQ Distribuidor/Revenda TIMBRE DA EMPRESA FABRICANTE (endereço, telefone) À Cia. de Saneamento Básico do Estado de São Paulo - SABESP DEPARTAMENTO DE QUALIFICAÇÃO E INSPEÇÃO DE MATERIAIS CSQ. São Paulo,... de... de Ref.: Renovação do APQ Distribuidor/Revenda A empresa XxxXxxxxXxxxXxxxxxxxxxxxxxxxx, inscrita no CNPJ nº.../ , localizada na Rua..., nº..., CEP nº , Bairro..., Cidade..., Estado..., vem por meio desta, solicitar renovação do nosso Atestado de Pré Qualificação (APQ) de nossos produtos conforme segue: Anexamos a(s) carta(s) de nosso(s) respectivo (s) Fabricante (s): Sendo esta a expressão da verdade, firmamos a presente. (A carta deverá ser entregue c/ firma reconhecida e procuração ou contrato social do responsável pela assinatura.)... Assinatura do Responsável da Empresa Diretoria de Gestão Corporativa - C Superintência de Suprimentos e Contratações Estratégicas CS Departamento de Qualificação e Inspeção de Materiais - CSQ