CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA. Capítulo 1. Do Relacionamento com os Colaboradores

Transcrição

1 CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA Capítulo 1. Do Relacionamento com os Colaboradores Artigo 1º. Todos os colaboradores poderão ter acesso às oportunidades de ascensão profissional, seguindo para isso a Política de Processo Seletivo Interno das Empresas Rodobens. Parágrafo 1º. As admissões ou promoções serão alicerçadas no mérito, nas competências múltiplas, na conduta e nas atitudes das pessoas envolvidas. Parágrafo 2º. Não será feita, nem tolerada qualquer discriminação entre pessoas em razão de raça, religião, idade, sexo, classe social, preferência sexual, cor da pele, origem/nacionalidade, estado civil, debilidades ou incapacidades físicas. Capítulo 2. Da Conduta dos Colaboradores Artigo 2º. As Empresas Rodobens exigem de seus colaboradores, no exercício de suas atividades, uma conduta honesta, digna e comprometida, em conformidade com as leis, os padrões éticos comuns da sociedade e os Valores das Empresas Rodobens: Simplicidade, Transparência, Integridade, Imparcialidade de Conduta e Comprometimento. Parágrafo 1º. A ética é o ideal de conduta humana, que orienta a pessoa em relação aos seus semelhantes e em relação à sociedade como um todo, visando sempre o bem comum. Parágrafo 2º. A ética profissional deve estar indiscutivelmente alinhada à ética de comportamento comum, independente das preocupações de eficiência, competitividade e lucratividade. A ética no trabalho não se resume a apenas discernir o que fazer ou não, mas também como fazer. Assim, a ética profissional é necessária nas tomadas de decisões. Parágrafo 3º. Os princípios éticos devem nortear a conduta profissional, assim como os relacionamentos, o respeito pelas diferenças individuais e a responsabilidade pelas atividades realizadas dentro da empresa, independente do cargo. Portanto, o Código de Ética e Padrões de Conduta Profissional é uma referência formal e institucional de uma conduta pessoal e profissional que visa o bom relacionamento no ambiente de trabalho e o bem comum tanto para acionistas, clientes, colaboradores, sindicatos, parceiros, fornecedores, prestadores de serviços, concorrentes, sociedade e governo. Capítulo 3. Do Ambiente de Trabalho Artigo 3º. As Empresas Rodobens requerem que nas relações entre seus colaboradores haja a cordialidade, o companheirismo, a confiança, o respeito, a conduta digna e honesta, independente de qualquer posição hierárquica, cargo ou função.

2 Parágrafo único. Prezam e zelam também as Empresas Rodobens por um ambiente de trabalho seguro, no qual sejam cumpridas as normas legais de segurança e medicina do trabalho. Artigo 4º. A ingestão de bebidas alcoólicas nas dependências das Empresas Rodobens somente será admitida em eventos comerciais. Nos eventos de confraternização com funcionários, somente será permitida com expressa autorização do Diretor Geral da área, com consumo moderado e horário de término pré-definido. Parágrafo único. Em hipótese alguma será admitido qualquer trabalho ou outra atividade profissional nas dependências das Empresas Rodobens, sob os efeitos de bebidas alcoólicas, entorpecentes etc. Artigo 5º. Somente será permitido fumar nas dependências das Empresas Rodobens em locais específicos, definidos por lei, ou pela área de Segurança e Medicina do Trabalho. Capítulo 4. Da Condução dos Negócios Artigo 6º. Os negócios das Empresas Rodobens devem ser conduzidos com transparência e em conformidade com todas as leis, sendo responsabilidade de todos os colaboradores assegurarem seu cumprimento. Artigo 7º. É responsabilidade do colaborador comunicar as Empresas Rodobens, imediatamente, o conhecimento ou suspeita de quaisquer situações irregulares ou duvidosas, que possam eventualmente ser ilegais, contrárias à ética e que possam acarretar prejuízos ou comprometer o nome e os interesses das Empresas Rodobens. Fica resguardado o direito de sigilo absoluto quanto à fonte de informação. Artigo 8º. Toda e qualquer operação que envolva as Empresas Rodobens devem estar em conformidade com documentos hábeis e revestidos de todas as formalidades legais. Todos os contratos somente serão assinados pelas pessoas com poderes regularmente outorgados (administradores eleitos em Contrato Social ou Procuradores com poderes que permitam a assinatura). O Departamento Jurídico deverá ser consultado pelas Áreas de Negócios, quando da elaboração de novos contratos e negociações. Seção 4.1. Das Responsabilidades dos Colaboradores Artigo 9º. É obrigação de todo colaborador: I - Conhecer, compreender e praticar as disposições deste Código de Ética e Padrões de Conduta Profissional; II - Preservar o nome e a imagem das Empresas Rodobens; III - Agir sempre em conformidade com as leis vigentes; IV - Tratar todos os assuntos da empresa, com sigilo e confidencialidade, ficando expressamente proibido o envio de quaisquer informações para destinatários estranhos às Empresas Rodobens, por meio físico (documentos, impressos,

3 manuscritos, mensagens eletrônicas, fotografias, cds, disquetes) ou qualquer outro meio que coloque em risco o patrimônio das Empresas Rodobens. As exceções devem ser tratadas com autorização expressa. Seção 4.2. Responsabilidades dos Gestores: Artigo 10. Todos os colaboradores que exerçam cargo de gestão têm obrigação, dentre outras, de: I - Apresentar um comportamento exemplar, que sirva de modelo para todos seus imediatos e demais colaboradores; II - Conscientizar seus imediatos do conteúdo deste Código, sobre sua necessidade e uso, evitando assim que qualquer colaborador cometa uma violação por falta de informação. Essa possível falta de informação, não exime o colaborador de cumprir as regras impostas por este Código, pois é obrigação do mesmo tomar ciência deste; III - Zelar em suas respectivas áreas, pelo clima organizacional, promovendo sempre a transparência, a comunicação clara e precisa, tendo como objetivo maior a promoção do respeito, como essência na relação entre companheiros de trabalho nas Empresas Rodobens; IV - Sanar eventuais dúvidas de seus imediatos em relação a este Código; V - Selecionar, promover e capacitar seus imediatos diretos e, eventualmente indiretos, aplicando as diretrizes do artigo 1 deste Código. Capítulo 5. Relações Comerciais Artigo 11. As Empresas Rodobens exigem que seus colaboradores conduzam as relações comerciais em observância às leis, às práticas legais de mercado e às normais internas. Parágrafo 1º. É expressamente proibido a todos os colaboradores das Empresas Rodobens efetuarem quaisquer pagamentos impróprios, duvidosos ou ilegais. Parágrafo 2º. Fica proibido também, o favorecimento pela concessão de benefícios indevidos, fora das práticas usuais do comércio a si mesmo, familiares e parentes em qualquer grau, como também a outros colaboradores, clientes, fornecedores e concorrentes, em detrimento dos demais. Seção 5.1. Relação com Clientes Artigo 12. A qualidade no atendimento aos clientes, bem como a satisfação destes, é objetivo e preocupação constante das Empresas Rodobens. Portanto, é princípio vital da ação empresarial das Empresas Rodobens servir ao cliente, com ênfase na qualidade, responsabilidade e com pleno respeito às leis e regulamentos de cada produto e região em que atuam.

4 Parágrafo 1º. Os clientes devem ser atendidos com cordialidade e eficiência, sendo-lhes oferecidas informações claras, precisas e transparentes. Parágrafo 2º. O cliente deve obter respostas, ainda que negativas, às suas solicitações, de forma adequada e no prazo esperado. Artigo 13. Todo colaborador ao tomar conhecimento de solicitações e reclamações envolvendo as Empresas Rodobens, deverá, de imediato, encaminhar o assunto internamente, para que a área responsável contate o cliente visando sua rápida resolução. É recomendado que a Ouvidoria das Empresas Rodobens seja comunicada dos assuntos encaminhados internamente e não resolvidos, através dos meios de comunicação amplamente divulgados. Seção 5.2. Relação com Fornecedores e Prestadores de Serviços Artigo 14. A escolha e contratação de fornecedores e prestadores de serviços devem ser sempre baseadas em critérios técnicos, profissionais e éticos, observadas a necessidade das Empresas Rodobens. Artigo 15. Devem ser conduzidas por meio de processo objetivo e predeterminado, tal como concorrência ou cotação de preços, que garantam a melhor relação custo/benefício, para que não haja riscos e prejuízos para as Empresas Rodobens. Parágrafo único. Além disso, a contratação de fornecedores e prestadores de serviços deve ser precedida da solicitação e da análise de documentação hábil a demonstrar a idoneidade e saúde financeira da empresa a ser contratada. É responsabilidade dos fornecedores e prestadores de serviços declararem, quando do fornecimento da documentação, a existência ou não de qualquer grau de parentesco, com colaboradores das Empresas Rodobens. Artigo 16. Os colaboradores que tiverem qualquer grau de parentesco, assim definidos pelo artigo 20 deste Código, com fornecedores ou prestadores de serviços das Empresas Rodobens deverão comunicar a Diretoria da área contratante que, obrigatoriamente, submeterá o assunto para decisão do Comitê de Ética. A análise do Comitê de Ética será pautada nos princípios da igualdade e competência técnica e, analisará, dentre outros critérios, a capacidade de influência entre eles. Esta regra se aplica aos casos atualmente existentes e qualquer colaborador que tomar conhecimento de situações que contrariem o disposto neste artigo, deverá também comunicar o Comitê de Ética. Seção 5.3. Relação com Concorrentes Artigo 17. A competitividade dos serviços prestados, produtos fabricados e/ou comercializados pelas Empresas Rodobens, deve ser exercida com base na concorrência leal. Portanto, não devem ser feitos comentários ou ações que possam afetar, direta ou indiretamente, a imagem dos concorrentes. Artigo 18. É expressamente proibido fornecer informações estratégicas, confidenciais ou, sob qualquer outra forma, prejudiciais aos negócios das Empresas Rodobens a quaisquer terceiros, assim como assuntos internos que possam repercutir ou antecipar uma ação do mercado.

5 Seção 5.4. Relação com o Poder Público Artigo 19. É vedado aos colaboradores oferecer presentes ou benefícios a funcionários públicos, seus familiares ou equiparados, seja diretamente ou por terceiros. Capítulo 6. Parentesco Artigo 20. Não é permitido, em qualquer tipo de relação com as Empresas Rodobens, o favorecimento de parentes e afins. Entendem-se como parentes e afins: cônjuge, companheiros, pais, irmãos, filhos, tios, sobrinhos e primos, inclusive os do cônjuge. Artigo 21. O colaborador, sempre que possuir parentes e afins que trabalham nas Empresas Rodobens obriga-se a comunicar por escrito ao seu Diretor que, obrigatoriamente, submeterá o assunto para decisão do Comitê de Ética, que analisará, dentre outros critérios, a capacidade de influência entre eles. Parágrafo único. Entende-se por capacidade de influência a situação onde uma das partes possa, direta ou indiretamente, influenciar na decisão ou relação de emprego a ser estabelecida. A capacidade de influência deve levar em consideração a Área de Negócios a que as partes estiverem ligadas e/ou que atuem ou possam vir a atuar na produção de sinergias, sem prejuízo de submeter quaisquer dúvidas ao Comitê de Ética. Capítulo 7. Corrupção Artigo 22. É proibido dar ou aceitar, direta ou indiretamente, gratificações, presentes, viagens ou favores de clientes, fornecedores, concorrentes ou parceiros, exceto brindes que não tenham valor comercial ou distribuído por entidades de qualquer natureza a título de cortesia, propaganda, divulgação habitual ou por ocasião de eventos especiais ou datas comemorativas. Parágrafo único. Caso o colaborador receba convite para viagens, congressos e eventos, presentes, brindes com valor comercial ou qualquer benefício que não atenda um dos critérios de permissão previstos neste Código e que possam ensejar interpretações duvidosas, este deverá comunicar o Diretor Geral da área que submeterá o assunto para decisão do Comitê de Ética. Capítulo 8. Conflito de Interesses / Partes relacionadas Artigo 23. Conflito de interesses ocorre quando um colaborador influencia ou pode influenciar uma decisão das Empresas Rodobens que possa resultar em algum ganho pessoal, direto ou indireto, para si, membros da sua família ou amigos ou pessoas de seu interesse.

6 Artigo 24. Os colaboradores não devem: I - Se envolver em atividades que sejam de interesse conflitante com as das Empresas Rodobens; II - Fazer uso de informações privilegiadas para benefício próprio, de familiares ou terceiros; III - Exercer tarefa ou responsabilidade externa que afete o seu desempenho nas Empresas Rodobens; IV realizar quaisquer negócios, comerciais e/ou financeiros, entre as Empresas Rodobens e partes relacionadas destas em que haja qualquer tipo de favorecimento de quaisquer das partes. Capítulo 9. Utilização e Preservação dos Bens das Empresas Rodobens Artigo 25. Cabe aos colaboradores zelarem pela conservação dos bens das Empresas Rodobens, que compreendem imóveis, instalações, máquinas, equipamentos, móveis, veículos, valores e outros. Artigo 26. Não é permitido utilizar equipamentos ou quaisquer outros bens das Empresas Rodobens para uso particular. Artigo 27. O uso e acesso às ferramentas corporativas, como internet, telefone, , software e hardware, devem ser restritos à atividade profissional do colaborador, observada as demais disposições estabelecidas em políticas, regulamentos ou orientações das Empresas Rodobens. Artigo 28. Os colaboradores não estão autorizados a usar o endereço das Empresas Rodobens para recebimento de correspondências particulares. Capítulo 10. Atividades Políticas Artigo 29. As Empresas Rodobens não farão restrições às atividades políticopartidárias de seus colaboradores. No entanto, os colaboradores deverão agir sempre em caráter pessoal e de forma a não interferir em suas responsabilidades profissionais. Artigo 30. É terminantemente proibido o exercício de atividades políticopartidárias no ambiente de trabalho e que envolvam, sob qualquer forma, recursos das Empresas Rodobens. Artigo 31. Toda e qualquer veiculação de propaganda política nas instalações, veículos, publicações ou qualquer outra propriedade das Empresas Rodobens, deverão ser antecipadamente analisadas e aprovadas pelo Comitê de Ética. Capítulo 11. Porta-voz das Empresas Rodobens Artigo 32. Somente os Diretores estão autorizados a falar em nome das Empresas Rodobens ou comentar fatos internos dela à imprensa ou a grupos

7 externos; caso necessário, o Diretor designará esta atribuição, por escrito a outro colaborador. Artigo 33. ocasião de divulgações de assuntos de interesse da empresa ou entrevistas à imprensa, estas deverão ser sempre acompanhadas pela Assessoria de Imprensa que atende as Empresas Rodobens. Capítulo 12. Registros Contábeis Artigo 34. A transparência é fundamental para permitir a correta avaliação das Empresas Rodobens pelos agentes de mercado. Artigo 35. As normas e práticas de contabilidade devem ser rigorosamente observadas, gerando registros e relatórios consistentes e permitindo uma base uniforme de avaliação e divulgação das operações. É necessário assegurar a contabilização de todo e qualquer bem ou direito que a empresa esteja obrigada a fazer. Portanto, todas as operações financeiras das Empresas Rodobens serão imediata e devidamente registradas nos seus livros conforme exigido por lei. Capítulo 13. Dúvidas Artigo 36. As regras e diretrizes deste Código permitem avaliar grande parte das situações e minimizar a subjetividade das interpretações pessoais sobre princípios morais e éticos, mas não detalham necessariamente, todas as situações que podem surgir no dia-a-dia de cada colaborador. Assim, em caso de dúvida, os colaboradores deverão consultar seus líderes, os quais, caso não tenham resposta, deverão consultar o Comitê de Ética que solucionará a dúvida. Capítulo 14. Violações Artigo 37. É esperado que todos os colaboradores cumpram estas regras em todas as circunstâncias. Artigo 38. O colaborador que violar uma conduta, prática ou política das Empresas Rodobens, ou que permita que outro colaborador o faça, estará sujeito a: I - Afastamento temporário até a conclusão de Sindicância, Inquérito Judicial e Policial; II - Ação disciplinar, inclusive a de ser dispensado; III - Punição civil e criminal prevista em Lei. Parágrafo único: As sanções serão aplicadas, independentemente da ordem de nomeação, conforme a dimensão e seriedade da regra violada, sempre nos termos da lei. Artigo 39. O colaborador que tiver conhecimento ou suspeita de violação a qualquer aspecto deste Código, por parte de qualquer pessoa, deverá levar tal fato ao conhecimento do Comitê de Ética, ou no caso de este ser o violador, ao conhecimento dos Acionistas.

8 Artigo 40. Deverá evitar o colaborador denúncias por ter animosidade ou falta de afinidade com outro colaborador, de modo a isentar atos levianos pelos quais poderá ser responsabilizado cível e criminalmente pela prática de crime contra a honra, tais como, calúnia, difamação e injúria. Artigo 41. O fato do Comitê de Ética apurar a denúncia, não representará, em hipótese alguma, o reconhecimento pelas Empresas Rodobens de que houve a prática de conduta irregular por parte do colaborador cujo ato tenha sido objeto de denúncia. Capítulo 15. Comitê de Ética Artigo 42. As Empresas Rodobens possuem um Comitê de Ética ao qual cabe julgar os casos de violação deste Código e impõe as sanções disciplinares cabíveis, bem como deliberar sobre o esclarecimento de dúvidas em relação ao seu texto. O Comitê de Ética é composto por 05 (cinco) membros, nomeados pelo Conselho de Acionistas, indicados dentre as áreas: Rodobens Negócios e Soluções, Rodobens Negócios Imobiliários e Rodobens Serviços Compartilhados, dentre os quais será eleito um Coordenador. Parágrafo único. A convocação do Comitê de Ética é feita por solicitação do Coordenador. As denúncias ao Comitê de Ética deverão ser encaminhadas por intermédio de formulário escrito, disponível em todos os pontos das Empresas Rodobens, ou, por intermédio de canal eletrônico específico, disponível em seu site. Capítulo 16. Disposições Gerais Artigo 43. Serão levadas ao conhecimento de todos os colaboradores as normas de conduta contidas neste Código. Artigo 44. Nenhum colaborador pode alegar desconhecimento das diretrizes constantes do presente Código, em qualquer hipótese ou sob qualquer argumento e prevalecerá sobre qualquer política interna. Artigo 45. O Código de Ética e Padrões de Conduta Profissional das Empresas Rodobens é a consolidação da tradição de ética, profissionalismo e transparência, construída ao longo das mais de seis décadas de história da organização. Artigo 46. O Comitê de Ética foi criado para ser o seu canal de comunicação sempre que você tiver sugestões, dúvidas, reclamações e outros comentários.