Razão de ser: Objectivos: Esta política visa implementar metodologias coerentes e convergentes relativas a pagamentos e descontos financeiros, com vista ao cumprimento de responsabilidades e garantindo relações estáveis e de parceria com fornecedores. Constituem objectivos desta política: Definir uma referência para a fixação dos prazos médios de pagamento; Definir as regras base relativas ao processo de autorizações, com vista a um eficaz controlo dos pagamentos a efectuar; Definir os meios de pagamento e formas de utilização. Princípios Constituem princípios orientadores da política de pagamentos: 1. Cumprir prazos de pagamento adequados, por forma a garantir relações estáveis e de parceria com fornecedores. O prazo médio de referência não deverá exceder os 90 dias; 2. Envolver os responsáveis operacionais, como forma de se cumprirem os prazos de pagamento; 3. A empresa apenas desembolsa fundos para o pagamento de produtos, mercadorias ou serviços quando as seguintes condições estão cumpridas: As despesas devem estar relacionadas com a actividade da empresa Os produtos, mercadorias e serviços devem ter sido adquiridos/contratados de acordo com a política de compras aprovada na empresa As transacções devem ter sido devidamente autorizadas por pessoa com poderes para tal, e registadas na contabilidade Os produtos/mercadorias ou serviços devem ter sido recebidos, ou o adiantamento devidamente autorizado As transacções devem ser fidedigna e completamente suportadas por documentos As transacções devem possuir a classificação contabilística apropriada, de acordo com as políticas de contabilidade existentes. 4. Os pagamentos relativos a compras de produtos, mercadorias ou serviços são feitos apenas a quem forneceu o referido produto ou serviço (ou a um agente devidamente nomeado e contratualizado), e não a entidades terceiras como organizações não lucrativas, fundos mútuos, organizações religiosas, etc. 5. As facturas dos fornecedores podem ser categorizadas como: Tendo origem numa Ordem de Encomenda Standard da empresa Tendo origem num Contrato de Fornecimento assinado pela empresa 6. Para detalhes sobre o método apropriado de compra deve ser consultado o Procedimento de Compras. 7. A empresa solicita aos fornecedores que as facturas sejam enviadas Página 1 de 5
directamente para o Departamento de Tesouraria Terceiros e Facturação, com a devida referência à Nota de Encomenda / Contrato. 8. Sempre que um departamento recebe uma factura de um fornecedor, é da responsabilidade do departamento o envio da mesma, o mais rápido possível, para o Departamento de Tesouraria Terceiros e Facturação, e realizar e expedir todos os documentos necessários ao processamento da mesma para pagamento. 9. Para efeito de pagamento, apenas são válidos documentos ORIGINAIS. Extractos de contas e cópias de facturas não são considerados documentos válidos, e a empresa não processará qualquer pagamento com base nesses documentos. 10. As facturas são processadas desde que de acordo com os princípios estabelecidos nesta política, e cumpram todos os requisitos financeiros, legais e contratuais exigidos. 11. Para assegurar que apenas os fornecimentos válidos de mercadorias e serviços são pagos, a empresa requer a conferência dos diversos documentos associados antes de autorizar o pagamento de uma factura a um fornecedor conforme estipulado em Procedimento de Compras ou Procedimento de Subempreitadas. 12. Podem ser utilizadas facturas periódicas / recorrentes para transacções de pagamentos, de valor fixo, ocorrendo durante períodos regulares de tempo, durante um prazo determinado. Este método é usualmente utilizado para leasing s, pagamento de rendas, juros, empréstimos, etc. O Departamento Financeiro deve monitorizar estes pagamentos, validando a existência dos mesmos. Toda a documentação de suporte relativa a estes pagamentos deve ficar junto do Departamento Financeiro. 13. Os pedidos de cheques podem ser submetidos para pagamentos directos a terceiros, que não empregados e colaboradores, que não possam ser efectuados pelas vias normais normalmente utilizadas, devidamente autorizados pelo Superior Hierárquico. 14. Os empregados e colaboradores são reembolsados das despesas de viagens e deslocações de acordo com o Procedimento de Reembolso de Despesas em vigor na empresa. Os pedidos de reembolso e documentos de suporte devem ser apresentados e pagos de acordo com o definido na política da empresa. 15. Podem ser autorizados pedidos de adiantamento para despesas de viagem e deslocações a realizar, relacionadas com a actividade da empresa. Os adiantamentos devem ser validados de acordo com a política e procedimentos da empresa. Se um empregado/colaborador não regularizar o adiantamento recebido no prazo estabelecido, o valor em aberto será regularizado de acordo com o estabelecido na política em causa. 16. Os responsáveis por cada Fundo Fixo podem periodicamente solicitar o reforço dos mesmos, de acordo com os procedimentos definidos. O responsável pelo fundo fixo não pode ser o único autorizador pelo pedido de reforço, uma segunda revisão e autorização é necessária. Página 2 de 5
17. De forma a salvaguardar os activos da empresa, existem requisitos mínimos em termos documentais a ser cumpridos previamente ao reforço de cada Fundo Fixo, conforme estabelecido na Procedimento de Fundo Fixo e procedimentos em vigor. 18. A política e procedimento de compras definem a política da empresa relativamente à questão dos adiantamentos, juntamente com as necessárias autorizações. O Departamento Financeiro irá processar os adiantamentos que cumpram os procedimentos definidos e estejam devidamente autorizados. 19. Todos os cheques são emitidos pelo Departamento Financeiro. É proibida a emissão de cheques sem que a conta não esteja devidamente aprovisionada para o pagamento dos mesmos. 20. A transferência electrónica de fundos deve ser o meio prioritário no processamento de pagamentos a terceiros. Todos os pagamentos electrónicos devem ser efectuados de acordo com as autorizações existentes. Qualquer pedido de pagamento via transferência electrónica apenas pode ser iniciado na posse de uma factura original devidamente autorizada, de acordo com os princípios estabelecidos nesta política e no procedimento de compras da empresa. 21. Os descontos financeiros são negociados exclusivamente pela Direcção Financeira. 22. Em cada caso a Direcção Financeira deve avaliar se o desconto a obter é vantajoso tendo em conta o custo de capital. 23. O recurso ao Confirming deverá ser efectuado tendo em consideração o seguinte: Custos por conta da empresa vs desconto obtido Custos por conta do fornecedor. 24. Departamento Financeiro apenas processará as transacções que possuam o nível de autorização adequado, e uma segunda autorização quando necessário. O pagamento de compras realizadas utilizando uma NOTA DE ENCOMENDA ou CONTRATO DE FORNECIMENTO e NOTA DE ENTRADA está autorizado. È obrigatória a inserção de NOTA DE ENCOMENDA, CONTRATO DE FORNECIMENTO e NOTA DE ENTRADA, devidamente autorizados, em sistema, conforme descrito em PROCEDIMENTO DE COMPRAS e RECEPÇÃO DE MERCADORIAS E SERVIÇOS. Requisições de pagamento para FACTURAS ELECTRÓNICAS OU VIA NET, ou outras solicitações de pagamento (ex: cheques, reembolso de despesas, reforço/constituição de fundo fixo) devem ser autorizados pelo Director do Departamento previamente à solicitação do pedido de pagamento e de acordo com o nível de autorizações previsto no PROCEDIMENTO DE COMPRAS. 25. Em alguns casos poderá ser solicitada uma segunda autorização, conforme é apresentado a baixo. a. Um Administrador, Director ou Responsável de unidade de negócio que Página 3 de 5
queira delegar a autorização de pagamento a um terceiro dentro do seu departamento, deve o fazer formalmente e informar por escrito o Departamento Financeiro dessa delegação. Apesar da delegação, o Administrador, Director ou Responsável da unidade de negócio permanece responsável pelas transacções delegadas e realizadas no seu departamento. b. Segunda Autorização - certas transacções requerem uma revisão e aprovação de um segundo nível devido ao elevado risco relacionado com a mesma, a natureza especial do pagamento, ou montante desse mesmo pagamento. O pedido de reforço do Fundo Fixo de Caixa deve ser aprovado pelos serviços de Tesouraria Solicitações de pagamento para compras efectuadas de acordo com o procedimento de compras em vigor e acompanhadas da respectiva Nota de Entrada, não necessitam de uma segunda autorização para que sejam processadas para pagamento. A solicitação de adiantamentos para despesas com viagens ou outras, de valor superior a 1.000 (mil) Euros, deve ser sempre autorizada pelo administrador coordenador da área em questão. 26. O segundo nível de autorização apenas revê nas transacções o cumprimento das condições estabelecidas nesta política, e não está numa posição de atestar o uso apropriado da despesa dentro do orçamento anual aprovado para o departamento. Essa responsabilidade, do uso apropriado da despesa, mantém-se com o responsável do departamento em causa. Graus de tolerância Acções/Iniciativas São permitidas alterações às condições estipuladas nos documentos que suportam a presente política desde que as mesmas sejam previamente comunicadas à Direcção Financeira e esta não se oponha, justificadamente, às mesmas. Constituem acções globais nesta política: 1. Direcção Financeira Esta direcção supervisiona o processo de desembolso na empresa de forma a assegurar que apenas os processos devidamente autorizados são pagos, que o processo de desembolso é eficiente e que os relatórios para efeitos fiscais, relacionados com os desembolsos, estão completos. Este departamento processa as facturas para pagamento de acordo com as condições de pagamento negociadas durante o processo de compra. 2. Direcção Logística A Direcção Logística é responsável pela realização de auditorias ao processo, de forma a garantir a eficácia e eficiência no processo de pagamento, e para identificar necessidades de formação para as pessoas autorizadas a aprovar os processos de pagamento. As auditorias incluem a avaliação da validade da transacção no âmbito da actividade da empresa, a classificação correcta de custos permitidos ou não permitidos de acordo com as políticas da empresa, e a presença de documentação de suporte como exigido na política ou procedimento. Página 4 de 5
3. Departamento de Auditoria e Apoio á Gestão Financeira O Departamento de Auditoria e Apoio á Gestão Financeira é responsável por desenvolver e manter os níveis adequados de controlo interno no processo de desembolso, e na avaliação de riscos e revisão de indicadores que garantam os níveis de qualidade do processo. 4. Restantes Direcções / Áreas de Negócio O Director ou Gestor da Unidade de Negócios é responsável por todas as transacções submetidas pela sua área. Consequentemente, a pessoa que autoriza, verifica que a transacção cumpre todas as condições especificadas nesta política, e a mesma é apropriada e foi devidamente prevista no orçamento anual que foi aprovado para o departamento. Quinta da Sardinha, 01 de Abril de 2008 Presidente do Conselho de Administração Joaquim Barroca Vieira Rodrigues A Administração A Administração A Administração A Administração (Construções) (Concessões e Serviços) (Imobiliária) (Indústria) Página 5 de 5