SISTEMA DE APOIO À DECISÃO: AVALIAÇÃO E GESTÃO DE CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU Nivaldo L Coppini - ncoppini@unimep.br Marta H. T. Bragáglia - mhbragag@unimep.br Ivan M. da Silva - menerval@dglnet.com.br Karin A. Pereira ka.aline@zaz.com.br PPGEP - Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção FEMP - Faculdade de Engenharia Mecânica e de Produção UNIMEP - Universidade Metodista de Piracicaba Km 1 da Rodovia SBO/Iracemápolis Santa Bárbara d Oeste SP 13450-000 Fone (0XX19) 430 1767 Fax (0XX19) 455.1361 Resumo. O presente trabalho tem por objetivo apresentar a experiência da aplicação de conceitos de Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) na avaliação e acompanhamento do Projeto Pedagógico do Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção (PPGEP)da Unimep. Após a estruturação do (SAD), baseada em conceitos de DFD (Diagrama de Fluxo de Dados), foi desenvolvido um programa computacional em linguagem de programação estruturada, constituído de bancos de dados relacionais e um gerenciador capaz de transformar os referidos dados em informações. O (SAD) apresentou em sua estrutura a possibilidade de cadastrar dados de professores, alunos, disciplinas, turmas de disciplinas, históricos e empresas. Foi também possível desenvolver bases de informações sobre prazos, normas e conceitos existentes no projeto pedagógico do programa. Através do cruzamento dos dados e informações é possível visualizar e imprimir relatórios tais como: Diários de Classe, Históricos Escolares, Relação de Alunos Matriculados e outros tantos de relevante importância para o funcionamento ágil e eficiente de um programa de pós-graduação. Além disso, e talvez até mais importante, é que o cruzamento de dados e informações, permite realizar uma série de análises estatísticas, tais como: verificar o número de alunos por professor em cada estágio do curso (cursando disciplinas, cursando disciplinas e desenvolvendo dissertação ou tese, somente desenvolvendo dissertação ou tese); permite também, informar ao aluno o quão no prazo ou fora do prazo o mesmo se encontra, considerando como referência os prazos estabelecidos pela CAPES e as atividades que devem ser desenvolvidas desde o início até a titulação. De posse destas informações, é possível tanto ao aluno, quanto ao professor e principalmente quanto ao coordenador do programa, realizar avaliações e auto avaliações freqüentes e, com base nelas, gerenciar as atividades em busca de maior eficiência. O trabalho completo deverá apresentar o SAD e exemplificar o uso e ilustrar exemplos típicos de aplicação do sistema no gerenciamento do Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção da Unimep. Palavras Chaves: Sistema de apoio a decisão, Sistema de informações gerenciais, Programa de pós graduação em engenharia de produção APP - 77
I. INTRODUÇÃO Este trabalho tem por objetivo apresentar a experiência da aplicação de conceitos de Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) na avaliação e acompanhamento do Projeto Pedagógico do Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção (PPGEP) da Unimep. Após a estruturação do (SAD), baseada em conceitos de (DFD) Diagrama de Fluxo de Dados, foi desenvolvido um programa computacional em linguagem de programação estruturada, constituído de bancos de dados relacionais e um gerenciador capaz de transformar os referidos dados em informações. Diferentemente de abordar os aspectos detalhados da construção do (GPPGEP) Gerenciador do Programa de Pós- Graduação em Engenharia de Produção, o trabalho concentrará atenção na exposição dos recursos que o mesmo dispões para o gerenciamento administrativo e acadêmico dos dados e informações nele contidos. A opção por tal abordagem foi no sentido de levar ao evento os aspectos, que por serem menos técnicos, tendem a ser mais compatíveis com as característica do mesmo. II.SISTEMAS DE APOIO À DECISÃO Dentre as diversas definições de sistemas, algumas simples outras mais complexas, tem-se em comum o conceito de que sistema é um conjunto de partes ou elementos independentes que juntos concorrem para a realização de um objetivo comum a todos [1, 2]. Este pode ser também, um subsistema que se apresenta como parte de um sistema maior. Esses conceitos acabaram por revolucionar os princípios de organizações e empresas [7][8]. A informação é a alma de todo e qualquer sistema empresarial. Como esta é sempre mutante, mutantes devem ser os sistemas, sempre em constante avanço na busca da excelência. As informações podem ser operacionais ou administrativas. Informações Operacionais são aquelas advindas das operações correntes, ou seja, provenientes das operações diárias. Informações Administrativas são provenientes do controle de operações e são as que permitem a tomada de decisões Ref.[1]. O Sistema de Informação (SI) é hoje um elemento indispensável para prover informações e auxiliar na tomada de decisões para executivos em geral. Pode-se dizer que o (SI) é aquele que melhor se adapta às características da empresa em questão. Por isso, dentro dos (SIs) tem-se sistemas específicos: Sistemas de Informação Gerencial (SIG), Sistema de Apoio às Operações (SAO) e Sistemas de Apoio à Decisão (SAD). (SIG) é aquele que engloba todos os componentes de uma organização em todos os seus níveis de decisão. As características básicas de um SIG são: dados sintéticos, comparativos, com pouco volume, com ágil tempo de resposta (on-line, real time, banco de dados) e visualização de dados. (SAOs) são tipicamente processadores de transações, ou seja, são redes de procedimentos rotineiros que servem para o processamento de transações recorrentes. (SADs) são os sistemas que tratam de assuntos específicos, estatísticas, projeções, comparações de dados referentes ao desempenho da empresa, estabelecendo parâmetros para novas ações dentro do negócio da empresa. O objetivo principal de um (SAD) é fornecer ferramentas e recursos, que funcionam como bases de sustentação a tomada de decisões do executivo à frente do seu objeto de gerenciamento. Em relação ao planejamento estratégico e controle gerencial, são identificados três classes de decisões: Decisões estruturadas: estão ligadas diretamente à gerência de controle operacional; seguem normas e estratégias bem definidas; seus procedimentos são documentados e automatizados. Decisões semi-estruturadas: estão relacionadas com alterações de uma gerência intermediária, exigindo capacidade de análise e julgamento, além de experiência de área no negocio, não são automatizadas por completo, pois necessitam de informações não estruturadas. Decisões não estruturadas: são decisões tomadas pelo escalão da empresa. Precisam de informações aleatórias e de grande complexidade. Contam quase que totalmente com a intuição. O (GPPGEP) é um gerenciador construído dentro do conceito de (SAD) com base na classe de decisões estruturadas. III.PLANEJAMENTO E PROJETO DO GPPGEP Identificada a necessidade de um (SAD) para apoiar as decisões administrativas e acadêmicas do Curso, a primeira providência foi realizar uma reunião com profissionais de informática, com a participação de dois dos co-autores deste artigo. O modelo de desenvolvimento sugerido e seguido foi o referenciado por Alves, R. e Vanalle, R. M. [3], denominado Espiral [4] (vide figura 1). Este modelo induz uma série de planejamentos, análises e avaliações [6] seguidas de replanejamentos, reanálises e reavaliações com o objetivo de depurar o Sistema. Tais procedimentos foram e ainda estão em constante utilização, visando a manutenção e aperfeiçoamento do mesmo [5]. Como segurança e facilidade foi estabelecido como regra que cada dado ou informação deveria ser digitada apenas uma vez. Desta forma, todos os documentos na forma de relatórios retirados do sistema, seriam construídos pelo próprio programa. Assim, por exemplo, a digitação do nome do aluno seria realizada no momento de sua inscrição no curso e APP - 78
em todos os procedimentos (cadastro, matrícula em turmas de disciplinas, etc) e em todos os relatórios (diários de classe, históricos escolares, avaliações estatísticas relativas ao desempenho do aluno, etc), seu nome seria repetido por busca do programa. Figura 1. Modelo de Desenvolvimento de Sistemas Espiral IV.APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DO (GPPGEP) Em seguida serão mostradas as telas mais relevantes para apresentar o gerenciador. Outras telas menos relevantes para o entendimento de seu funcionamento, bem como relatórios que são possíveis de serem emitidos, não serão apresentados no texto pois ultrapassaria o número de páginas limite exigido. Entretanto, os mesmos serão apresentados e discutidos oralmente durante a apresentação de acordo com a agenda do evento. O acesso ao gerenciador ocorre através de um programa executável, que antes de abrir a tela principal do gerenciador mostrada na figura 2, solicita uma senha do usuário a qual pode ser alterada a qualquer momento, visando segurança. Na tela principal tem-se as opções que o gerenciador disponibiliza ao usuário. Através dela temos acesso aos Processos, Cadastros, Relatórios, Utilitários e Ajuda. Na mesma figura é possível, através da tela das opções processos, realizar a inscrição, a matrícula e demais procedimentos relacionados com a vinculação do aluno com o (PPGEP), tais como: reingresso, transferência de um curso para outro, transferência de aluno regular para especial, etc. APP - 79
Figura 2. Tela Principal do Gerenciador e Janela da Opção Processos Na tela da figura 3 é mostrado um exemplo de cadastramento de um aluno para o curso de mestrado. É interessante observar que o (GPPGEP) permite o cadastramento de vários cursos. Assim, um programa de pósgraduação, pode cadastrar todos os cursos do programa, mantendo a integridade de informações de cada um, de forma independente e, paulatinamente, na medida em que os cursos forem sendo criados ou cadastrados. As características de um programa de pós-graduação novo, deverão ser imputadas no gerenciador através de procedimentos de customização do mesmo. É possível observar que nesta tela também podem ser cadastrados dados dos alunos, tais como: se foram aprovados em exame de língua estrangeira, se já foram aprovados em exame de qualificação, quem é o orientador do aluno e eventual co-orientador e se já está aprovado em exame de dissertação. Figura 3. Janelas da Opção Cadastro A opção Relatório que aparece na tela das figuras 4 e 5, é a que permite à Secretaria e Coordenação do (PPGEP) providenciar, com bastante facilidade, toda sorte de relatórios e estatísticas que permitem cumprir com as funções administrativas e de gerenciamento acadêmico de desempenho de alunos e professores. A figura 4 ilustra a possibilidade de observar, a qualquer momento, quais são os alunos orientados de um certo professor ou de todos os professores, classificado por professor. APP - 80
Figura 4. Relatórios de Alunos por Orientador ou Listagem de Professores com seus Respectivos Alunos Na figura 5, ilustra-se como é possível solicitar uma série de estatísticas que apresentam o estágio de progresso do aluno, em comparação com uma referência, denominada de (CRP) Cronograma Recomendado de Progresso, o qual é baseado em prazos e critérios ou restrições impostos pela CAPES, Regulamento do Curso e Regulamento e Estatuto da Universidade. De posse destas informações, a Coordenação do Curso pode interagir com os Orientadores de Dissertações e Teses, bem como com seus respectivos alunos, auxiliando-os no sentido de tomarem providências diante de eventuais dificuldades que possam estar gerando atrasos no desenvolvimento dos trabalhos de Titulação. Para tanto, são enviadas automaticamente cartas padrão (vide figura 6) para cada situação específica de comparação com os prazos do (CRP). Esta comparação informa ao aluno e professor orientador respectivo, se o mesmo se encontra adiantado, em fase, atrasado, muito atrasado ou criticamente atrasado. Como o (GPPGEP) está sempre disponível, a qualquer momento é possível disponibilizar uma informação para alunos e professores, visando responder dúvidas relativas ao status de ambos no programa, de forma dinâmica, específica ou geral e periódica. Além disso, uma série de relatórios exigidos pela Administração Superior da Universidade, pode ser gerada facilmente através da opção tabelas, disponível na tela da figura 5. Também é de grande valia no preenchimento do Relatório CAPES (COLETA), pois uma série de informações nele solicitadas, encontram-se disponibilizadas no relatório de apoio e tabelas.. APP - 81
Figura 5. Opção Estatísticas do Mestrado Na figura 6, diversos utilitários ou serviços podem ser empregados, tais como: mudança de senha; geração de cópias de segurança (backup); restauração de versões copiadas anteriormente; geração de etiquetas (alunos, professores, empresas cadastradas, etc) e finalmente cartas para alunos e professores, que podem ser atualizadas e enviadas para todos os alunos e professores juntamente com as estatísticas retiradas conforme discutido na figura 5 acima. V.CONCLUSÕES Os autores, através da exposição apresentada, resumem as seguintes conclusões: O (GPPGEP) é um programa amigável, ou seja, tanto a entrada de dados e informações quanto a retirada de relatório e estatísticas é de fácil operação; O cuidado na precisão da entrada de dados e informações é preservada pela integridade do sistema; O (GPPGEP) apresenta boa flexibilidade na retirada de dados e informações, pois, permite respostas em tempo real à consultas formuladas ou respostas mais abrangentes com periodicidade regida pela necessidade do gerenciamento; O (GPPGEP) agiliza o gerenciamento administrativo da Secretaria e/ou Coordenação, na emissão de todos os documentos necessários às suas atividades (histórico escolar, diários de classe, relatórios para a administração superior da universidade, etc); O (GPPGEP) agiliza o gerenciamento acadêmico pela Coordenação, apresentando ao coordenador relatórios de desempenho de alunos e professores que são úteis para o gerenciamento do curso; Figura 6. Opção Utilitários Finalmente, a experiência de utilização do (GPPGEP), foi positiva no sentido de ter possibilitado maior sinergia entre coordenação, secretaria, alunos e professores, auxiliando-os no sentido de convergência de suas metas aos objetivos traçados pelo programa de pós-graduação da Unimep. VI.REFERÊNCIAS [1] E. G. F. Polloni, Administrando Sistemas de Informação, São Paulo, Futura: 2000 [2] A. V. Mañas, Administração de Sistemas de Informação, São Paulo, Erica: 1999 [3] R. F. Alves, R. M. Vanalle, Anais V Encontro de Mestrando e I Encontro de Doutorandos em Engenharia, EME / EDE 01, pp 77-83. [4] R. M. Vanalle, Anais V Encontro de Mestrando e I Encontro de Doutorandos em Engenharia, EME / EDE 01, pp 77-83. [5] R. S. Pressman, Engenharia de Software. Trad. José Carlos Barbosa dos Santos, São Paulo, Makron Books: 1995 [6] R. F. Melendez, Prototipação de Sistemas de Informações, São Paulo, LTC: 1990 [7] S. R. Bio, Sistemas de Informação : um enfoque gerencial, São Paulo, Atlas: 1996 [8] D. J. Reifer, Software Management, 5 th Edition, IEEE Computer: 1998, pp. 34-45 APP - 82