Tutorial Web Conference Introdução... 3 Teste de Compatibilidade... 3 Acessando uma Conferência... 5 Iniciando uma Conferência... 7 Utilizando os Componentes do Web conference... 7 Criando um Bate papo... 9 Bate papo com o Mediador... 9 Criando um Bate papo em Grupo... 9 Mediando uma Conferência... 10 Atribuições do Oracle Web Conference... 11 Ações de Mediação... 11 Solicitando uma Atribuição... 12 Compartilhando o Desktop... 13 Agendando uma Conferência... 16
Introdução Este tutorial visa ao usuário que necessita de uma abordagem rápida de como efetuar uma conferência utilizando o Web Conferencing. Tanto iniciando quanto acessando uma conferência. Para efetuar a Web Conference é necessária a utilização do web browser Internet Explorer. A configuração da Área da Tela deve estar em 1024 X 768 pixels para uma melhor visualização. Teste de Compatibilidade Acesse o Portal Âncora () e clique no ícone WEB CONFERENCE ÂNCORA: Será aberta uma nova janela, Caso seja seu primeiro acesso, clique em NOVO USUÁRIO, Para efetuar a instalação e os devidos testes de compatibilidade clique sob o ícone que está situado abaixo do Executar:
Iniciando a verificação de compatibilidade do Sistema Nesta etapa será verificado se o Áudio está funcionando devidamente. Se você estiver escutando uma música clique em Sim, caso não estiver, verifique se os dispositivos de som estão devidamente instalados e habilitados em seu computador. Após todos os testes serem finalizados, será exibido um relatório de compatibilidade. Os itens Configuração do Sistema, Connectividade e Áudio devem estar com Status APROVADO.
Acessando uma Conferência Usuário não logado; Todas as conferências somente podem ser criadas por um usuário da Âncora. Usuários externos, para acessar a conferência, devem obter o ID referente à conferência criada pelo usuário Âncora. Essa parte do tutorial é destinada ao acesso de usuários externos. Retorne a tela inicial clicando em HOME. Para acessar uma conferência digite o ID (fornecido pelo usuário Âncora), a chave de acesso (se foi estipulada) e seu nome. Clique em Acessar Conferência. Na área superior da tela aparecerá a seguinte barra:
Usuário Logado Essa parte do tutorial é de uso exclusivo de usuários do portal Âncora e mostra como efetuar login, acessar ou criar uma nova conferência. Para logar clique em login e forneça seu usuário e senha do Portal Âncora. Retorne a página inicial clicando em MINHAS CONFERÊNCIAS. Para acessar uma conferência, digite o ID e a chave. Clique em Acessar Conferência.
Iniciando uma Conferência As conferências só podem ser iniciadas por usuários logados. Forneça um Título e a Chave de acesso (opcional). Clique em Iniciar Conferência. Utilizando os componentes do Web Conference Componentes e informações: - Para cada conferência é criado um ID diferente. - Descrição se o usuário esta ou não conectado a Conferência. - O modo Apresentação de Documentos é um modo otimizado para a apresentação de documentos do Microsoft Office e de arquivos *.txt, *.jpg e *.gif. O mediador e o apresentador podem obter as vantagens de um tipo de apresentação de slides de navegação, índice e miniaturas. - Selecione uma ferramenta de desenho onde o usuário poderá esboçar em conjunto algumas figuras e desenhos com os demais usuários. - Compartilhar um documento ou aplicação este ícone permite compartilhar um documento, aplicação ou o desktop com as demais pessoas da corporação, somente o apresentador ou o mediador tem permissão. - Compartilhar uma aplicação permite que o usuário compartilhe um documento com outro usuário, após selecionar este ícone, click em um documento no desktop ou em outro lugar, podendo ser
.doc,.xls, ou.exe etc, para compartilhar. A seguinte figura ilustra um arquivo que pode ser compartilhado ou não, para compartilhar o usuário apenas tem que Clicar em Clique para Compartilhar como mostra a seguinte figura. Seguindo estes passos, outro usuário poderá excluir, deletar, adicionar texto a este arquivo, etc. - Selecionar para compartilhar uma área do desktop semelhante ao anterior, mas neste caso será compartilhada uma área do desktop, onde terá as mesmas funções. Após clicar neste ícone vá ao desktop e selecione a área desejada a ser compartilhada com outros usuários. Área do desktop que foi selecionada. - Compartilhar o desktop inteiro será compartilhado todo o seu desktop, com as mesmas funções anteriores. - Nada - Interrompe tudo o que estiver sendo compartilhado.
Criando um bate-papo - Clique neste ícone para criar um bate-papo com os demais usuários. Na janela exibida selecione Exibir lista Expandida, estes passos farão com que um quadro de comunicação se abra para um bate-papo. Neste quadro os usuários poderão efetuar reuniões tanto individuais quanto em grupo. Bate-papo com o Mediador Em um Bate-papo com o mediador, os participantes da conferência enviam mensagens diretamente para o mediador e apenas esse mediador pode visualizá-las. A qualquer momento, o mediador pode receber diversas mensagens em sucessões muito rápidas. Para responder a uma mensagem particularmente, o mediador deve selecionar o nome do remetente na lista de participantes destacando esse nome. A mensagem digitada pelo mediador é enviada apenas para esse participante. Criando um Bate-papo em Grupo Se o mediador tiver ativado o Bate-papo de Grupo, qualquer participante poderá se comunicar com um subconjunto selecionado de participantes em vez de comunicar-se com todos os participantes de uma conferência. Para configurar um Bate-papo de Grupo: Na interface de Bate-papo aberta, clique em Criar Bate-papo de Grupo. Informe um nome para o Bate-papo de Grupo. No menu à esquerda, selecione o nome do(s) participante(s) que você deseja incluir no Bate-
papo de Grupo e clique em Mover para mover o nome do(s) participante(s) para o menu à direita. Como alternativa, selecione diversos participantes consecutivos na lista mantendo a tecla Shift pressionada ao clicar no mouse para selecionar os nomes. Para selecionar diversos nomes que não estejam em ordem consecutiva, mantenha a tecla Ctrl pressionada enquanto clica no mouse para selecionar os nomes. Clique em Mover Tudo quando terminar de selecionar os nomes. Quando terminar de adicionar participantes, clique em Aplicar. Uma nova guia de grupo é exibida na interface de Bate-papo, e os nomes dos participantes convidados são exibidos à esquerda. Observação: Se o mediador tiver desativado o Bate-papo de Grupo, ele ainda poderá criar um Bate-papo de Grupo, mas nenhum outro participante poderá criar a sua própria sessão de Bate-papo de Grupo. Mediando uma Conferência A seleção de Exibir Lista Expandida na lista drop-down exibe toda a lista, o que facilita a mediação. O nome do mediador é exibido em negrito. Outras categorias estão definidas a seguir: Solicitações de Controle Compartilhado Contém os nomes dos participantes que desejam compartilhar o controle da área de trabalho do apresentador. Solicitações de Atribuição de Apresentador Contém os nomes dos participantes que desejam a atribuição de apresentador. Apresentador Contém os nomes dos participantes que receberam a atribuição de apresentador. Se o apresentador tiver concedido controle compartilhado a um participante, o nome desse participante será exibido abaixo do nome do apresentador. Participante Contém os nomes dos participantes. Ausente Um usuário registrado convidado que não acessou a conferência. Um mediador ou apresentador pode conceder uma atribuição a um participante independentemente de o participante ter ou não solicitado especificamente essa atribuição. Para alterar o status de um participante: Localize o participante na lista ou digite parte do nome no campo Localizar e clique em Ir. Na lista drop-down, selecione a ação que você deseja realizar e clique em Ir.
Se o mediador conceder a atribuição de apresentador a um participante, por exemplo, o nome desse participante será exibido na pasta Participantes e na pasta Apresentador. Um alerta informa o participante sobre a alteração de status. Para efetuar os itens anteriores click com o botão direito sobre o nome do usuário o opte em qual utilizar. Atribuições do Oracle Web Conferencing Mediador: o iniciador de uma conferência e a pessoa que possui o controle definitivo sobre essa conferência ou pode passar a outra pessoa. Apresentador: um participante para o qual o mediador permite o controle do conteúdo da conferência. Um apresentador pode trocar de modos, utilizar ferramentas específicas para cada modo e, no modo de Compartilhamento da Área de Trabalho, compartilhar o controle do conteúdo com outro participante. Um mediador pode apontar mais de um apresentador ao mesmo tempo. Participante com controle compartilhado: um participante para o qual o apresentador permite compartilhar o controle da sua área de trabalho. Esse participante somente pode controlar o mouse e o teclado sobre o conteúdo que o apresentador está compartilhando. Um apresentador apenas pode apontar um participante com controle compartilhado ao mesmo tempo. Disponível somente no modo de Compartilhamento da Área de Trabalho. Participante: o convidado de uma conferência Ações de Mediação Durante uma conferência, um mediador ou apresentador podem intervir na participação do usuário utilizando a Lista de Participantes. Na Lista de Participantes, um mediador pode iniciar uma destas ações: Conceder a Atribuição de Apresentador: compartilhar o controle da conferência com um participante. O participante se torna um apresentador e pode apresentar qualquer conteúdo.
Conceder Controle Compartilhado: compartilhar o controle do conteúdo da conferência com outro participante. Ícone com o mouse sendo circulado. Recusar Controle: recusar a atribuição de apresentador ou a atribuição de participante com controle compartilhado aos solicitantes. Revogar Controle: revogar uma atribuição de apresentador ou participante com controle compartilhado. Revogar Todo o Controle: revogar o controle de todos os participantes que receberam atribuições de apresentador e participante com controle compartilhado. Designar como Mediador: designar a atribuição de mediador a outro participante. Expulsar: remover um participante da conferência. A figura seguinte demonstra os passos anteriores. Solicitando uma Atribuição Um participante pode solicitar uma atribuição a qualquer momento durante a conferência. Para solicitar o controle, um participante clica no ícone correspondente ao tipo de atribuição desejado na barra de ferramentas. Se o mediador estiver apresentando, ele receberá um alerta sobre essa solicitação.
A solicitação também é exibida na pasta Solicitações de Atribuição de Apresentador da Lista de Participantes do mediador. Se um apresentador que não seja o mediador estiver controlando o conteúdo, a solicitação será exibida na pasta Solicitações de Controle Compartilhado da Lista de Participantes do apresentador. Para conceder a atribuição solicitada, o mediador ou apresentador clica duas vezes no nome ao lado do ícone de raio na pasta de solicitações. Um alerta informa o participante sobre a alteração de status. Compartilhando o Desktop Compartilhar o Desktop inteiro é muito útil, pois possibilita que um compartilhe qualquer arquivo, programa, etc, que esteja no desktop de outro usuário. Teremos duas pessoas Suporte e Usuário, onde o Usuário vai compartilhar o seu desktop com o Suporte para a solução de um possível problema! Com a conferência já iniciada, siga os seguintes passos: 1 ) Usuário Solicite Atribuição de Apresentador. Aguardando aprovação do Suporte para que o Usuário seja o apresentador. Notificação de aprovação do suporte, sendo o Usuário o Apresentador.
2 ) Suporte Conceda Atribuição de Apresentador. 3 ) Usuário Selecione o Modo Compartilhamento do Desktop e click em Solicitar Controle Compartilhado. Usuário Solicite Controle Compartilhado. Aguardando controle compartilhado. 4 ) Suporte Conceda Controle Compartilhado 5 ) Notificação de controle compartilhado concedido ao Usuário.
6 ) Usuário Selecione para Compartilhar o Desktop Inteiro. Neste item o Suporte visualiza o Desktop do Usuário, mas não pode manipular qualquer tipo de informação. 7 ) Suporte Solicitar Controle Compartilhado. Aguardando controle compartilhado. 8 ) Usuário Conceder Controle Compartilhado. 9 ) Suporte Controle Compartilhado Concedido, neste momento o Desktop do usuário já é visualizado pelo suporte, podendo ser manipulado.
Agendando uma Conferência Para agendar uma conferência o usuário deve estar logado. No canto direito existe a seguinte tab: Clique em AGENDAR. Detalhes Forneça as seguintes informações: Título da conferência Chave (opcional) Data clique no calendário para escolher a data desejada Hora Duração Fuso horário - (UTC-03:00) São Paulo Público Selecione o tipo de público o qual é destinado à conferência: -Todos os Usuário Conferencias destinadas a usuários logados e sem ter login -Usuários Registrados Conferencias destinadas apenas a usuários internos que tenham login.
-Usuários Registrados por Convite Conferencias destinadas a usuários com login e a usuários sem login, mas que tenham email de convite para acesso. Visibilidade se desejar listar a conferencia em uma página web pública, habilite essa opção. Inscrição Se habilitar esta opção é necessário que seja estipulada uma chave para a conferência. Enviar email O sistema não utiliza essa opção. Clique em Próximo para dar seqüência ao agendamento. Participantes Caso queira convidar usuários registrados clique na lanterna para buscar ou forneça sua ID diretamente no campo. Após isso clique em Adicionar. Para convidar usuários não registrados. Forneça as informações e clique em Adicionar.
Lista de participantes convidados. Clique em Próximo para prosseguir. Discagem e Materiais Os campos número para discagem e informações não são necessários. Especifique se houver algum material necessário para que os usuários verifiquem antes da conferência. Selecione e clique em Adicionar. Clique em Próximo para continuar. Opções da Console Selecione as opções desejadas ou deixe com o padrão exibido. As definições podem ser alteradas durante a conferência.
Forneça os privilégios de todos os participantes e/ou dos apresentadores. Selecione o tipo de bate-papo exibido na sua conferência. Se você tiver uma página inicial que queira exibir no início da conferência, passe a URL da mesma. Se você tiver uma página que queira exibir ao sair da conferência, passe a URL da mesma. Esta opção não é valida no sistema. Clique em VERIFICAR para ver as configurações que você forneceu. Clique em FAZER ALTERAÇÕES para alterar algum campo ou apenas clique em AGENDAR para agendar a conferência.
Após o agendamento, uma mensagem de confirmação é exibida onde também é fornecido o ID para o acesso da conferência. Na mesma tela você pode verificar a conferência agendada. Se desejar atualizar alguma informação clique no ícone abaixo do Atualizar. Caso deseje deletar a conferência clique no ícone abaixo do Deletar. Para acessar uma conferencia agendada utilize a aba Conferências em andamento ou a aba Conferências Agendadas.