Documentação Comercial Controlo de Tesouraria
1.Introdução A tesouraria surgiu da necessidade das entidades possuíssem um órgão que efectua-se a cobrança das receitas e os pagamentos de despesas. Tendo em atenção que os pagamentos seriam em numerário. A tesouraria é considerada como o departamento de uma entidade que efectua o registo das entradas e saídas de dinheiro. Actualmente, a tesouraria existe predominantemente nas entidades de maior dimensão. ex: Municípios, Associações, Empresas Publico Privadas, Sociedades Anónimas. A utilização da conta caixa é em maior numero em comparação com qualquer outro tipo de transacção. Encontrando-se desta forma mais sujeito a roubos e fraudes. Desta forma é fundamental à existência de um sistema adequado de controlo de caixa. A caixa é um meio de pagamento das dívidas correntes encontrando-se disponível imediatamente. Um fundo de amortização formado para pagar promissórias, constituir deposito para a comprar de equipamento de um fabricante para pagamento de dividas correntes não é caixa. Tendo em atenção as operações diárias com a caixa, existe a necessidade de supervisionar periodicamente os saldos de caixa. O caixa e tesoureiro utiliza as folhas de caixa.
1.1.Regras Essenciais 1. Quem lida com o dinheiro não deve efectuar registos de tesouraria: 2. As entradas de caixa deverão ser depositadas; 3. As saídas de Caixa devem ser efectuadas em cheque. A Caixa é um meio líquido de pagamento de propriedade da empresa para: Vales Postais nacionais ou Estrangeiros; Depósitos à Ordem; Depósitos a prazo; Saques bancários; Cheques nominais ao portador; Divisas; Moedas e notas. Não deve incluir: Selos do Correio; Selos Fiscais; Vales de Caixa (utilizados para pagar despesas pequenas, jornais deverão ser substituídos por bilhetes e recibos da base da caixa); Declarações de divida; Cheques pré datados.
2.Cobranças Atendendo à dimensão da empresa, sócio-gerente poderá exercer o controlo através da supervisão ou através de uma avença realizado por terceiros. No entanto poderá ser substituído por um sistema de controlo interno de divisão de tarefas. Nota: A pessoa nomeada para lidar com caixa não deverá efectuar lançamentos contabilísticos para as suas próprias actividades. 2.1.Controlo Interno 1. Depósito da totalidade das entradas; 2. Vendas a pronto deverão ser apoiadas por facturas recibo; 3. A obrigação de prestar contas estabelecida nas transferências de dinheiro Quem recebe dinheiro não deve: Efectuar saídas de caixa. Registo de Transacções de caixa ou reconciliar extractos bancários.
3.Pagamentos Nesta tarefa é essencial assegurar que os pagamentos são efectuados por pessoas autorizadas, que os pagamentos forem devidamente recebidos, deverão ser acompanhados por documentos comprovativos de cada pagamento, 3.1.Controlo Interno 1. Todas as saídas à excepção do fundo maneio deverá ser efectuada por cheque; 2. Quando os cheques são assinados, os recibos e os documentos comprovativos deverão ser enviados para revisão; 3. Quem assina os cheques não deve ter acesso as entradas de caixa, não tendo fundos a seu cargo, não devendo registar lançamentos de caixa e não devem reconciliar contas bancárias.
4.Saldos de Caixa 4.1.Controlo Interno 1. As reconciliações bancárias deverão ser realizadas por pessoas que não recebem nem assinam cheques; 2. Os extratos de conta e cheques pagos deverão ser recebidos sem serem abertos pelo responsável da reconciliação bancária; 3. Quem assina os cheques não deve ter acesso às entradas de caixa, não tendo fundos a seu cargo, registar lançamentos nem reconciliar contas bancárias; 4. Os fundos de caixa deverão ser observados fixos, deverão ser efectuados contagens surpresas ao longo do tempo. Desta forma, se for respeitado o princípio onde todas as saídas de caixa sejam depositadas; o extracto de conta mensal pode constituir um controlo poderoso sobre os saldos de caixa.
Exercício Resolvido A empresa Monchiserra efectuou durante o dia 13 de Julho do ano x, o seguinte movimento de caixa (valor em ) Compra de material de escritório (Factura Recibo nº 23456)... 60 Cobrança de créditos ao cliente P. Costa 2115 (Recibo 18)..20 Pagamento ao fornecedor J. Santos 221 (Recibo 25)..100 Levantamento Bancário ao banco do Sul 124 (Cheque nº 04578)...60 Compra de Selos Fiscais (Nota de lançamento nº 7)..10 Pagamento do Seguro (Recibo nº456).. 50 Saldo do inicio do dia 13 = 150
Resolução Recebimentos Cobrança de créditos ao cliente P. Costa (recibo nº 18) Levantamento bancário do banco do sul (Cheque nº o4578) Conta a creditar Valor (em ) 21 11 20 Compra de material de escritório (Factura Recibo nº23456) Pagamentos Conta a debitar 124 60 Pagamento ao fornecedor J. Santos 221 (Recibo 25) Compra de Selos Fiscais (nota de lançamento nº 7 Pagamento do Seguro (Recibo nº456) Valor (em ) 6233 60 2211 100 681 10 63 50 Resumo Recebimentos Pagamentos Saldo Inicial 150 F S Externos 110 Clientes 20 Fornecedores 100 Depósitos à ordem 60 Impostos 10 Saldo Final 10 Saldo final 230 230 Nota: O caixa ou o tesoureiro tem direito a auferir um abono para falhas de modo a cobrir as dos meios líquidos que guarda; A caixa é uma conta fundamental em qualquer empresa devido à sua constante movimentação. Não são permitidas entradas e saídas não documentadas. A conta 1.1 apresenta saldo devedor ou nulo. Nunca apresenta saldo credor.
5. Contas Movimentadas na Tesouraria Descrição das contas da classe 1 Contas da classe 1 Meios Financeiros líquidos. Esta classe apresenta os seguintes contas: 11 Caixa 12 Depósitos à Ordem 13 Outros Depósitos Bancários 14 Outros Instrumentos Financeiros 5.1. Conta 11 Caixa Uma entidade pode ter a necessidade de efectuar movimentos em várias contas - caixa, em função das suas necessidades e da sua localização das suas necessidades operacionais e da localização das suas unidades. Desta forma podem ser criadas subcontas por cada tipo de caixa. A conta 11 movimenta-se a partir da folha de caixa, onde são registadas as operações de recebimentos e pagamentos, os valores são transcritos para o diário e razão. A função das folhas de caixa é funcionarem com uma folha com a cronologia das operações de Caixa. A movimentação da conta 11- caixa depende da existência ou não de um sistema de um fundo fixo de caixa.
Exemplo: Podemos subdividir a conta 11 Caixa 111 Caixa 112 Caixa do departamento de vendas 113 Caixa da loja de Lisboa 114 Caixa da loja de Faro 115 Caixa da Fabrica 118 Caixa Pequena ( pode surgir para controlo de meios monetários que figuram em caixa, pequenas despesas de secções ou pessoas. È reforçada através da apresentação das despesas. Em oposição podemos creditar a conta 111 e 112 119 Transferências de caixa Movimentação: Quando não existe fundo fixo de caixa: Debita-se Pelas vendas e prestações de serviços a dinheiro; Pelos Recebimentos de Clientes.
Credita-se Pelos pagamentos efectuados em dinheiro (compras, dividas a fornecedores, ordenados e salários); Pelos depósitos bancários efectuados em numerário. Quando existe um fundo fixo de caixa: Neste sistema, a conta 11 permanece sem alterações, sendo movimentada na data da constituição do fundo fixo ou do seu eventual reforço ou diminuição sempre por contrapartida da conta 12- Depósitos à Ordem 1.Constituição do fundo fixo de caixa através do levantamento de dinheiro para o caixa. D) 11- Caixa C)12 Depósitos à Ordem 2.No reforço do valor do fundo fixo de caixa, através do levantamento de dinheiro para o caixa. D) 11- Caixa C)12 Depósitos à Ordem
3.Pela Redução do fundo fixo através do depósito em conta bancária do valor da redução. D)12 Depósitos à Ordem C) 11- Caixa 4.Neste Sistema, os pagamentos efectuados integram o saldo da conta 11 Caixa, até à data que é solicitado o cheque com o objectivo de reposição do fundo integrando o saldo da conta 11 Caixa até à data da solicitação do cheque para reposição do fundo fixo em dinheiro. O valor do cheque é igual aos pagamentos efectuados. D)Gastos/Compras/Contas a pagar/investimentos (não será normal) C) 12 Depósitos à Ordem Procedimentos de Controlo Interno O sistema de controlo interno da entidade é reforçar se á na existência de fundos fixos de caixa, onde à partida, os valores de cada caixa em função das necessidades e periodicamente, repõe-se o caixa através da emissão do cheque de acordo com os pagamentos efectuados. Deverão ser tomados os seguintes procedimentos de controlo interno, com o objectivo de limitar o risco: Implementação do sistema de fundo fixo de caixa deve definir o limite máximo de pagamentos em dinheiro; Nas folhas de caixa devem evidenciar quem a s elaborou e a sua revisão e/ou aprovação.
Na reposição do fundo fixo, os documentos de saída de caixa devem ser formalmente aprovados e identificados para não serem reapresentados. Separação de funções para permitir que as funções de caixa e o registo contabilístico sejam executados por pessoas diferentes. Exemplos de Operações a) Reforço 30 111- Caixa A 118 Caixa pequena 30 30 b) Apresentação dos documentos de despesas efectuadas: 5 111- Caixa pequena 62233 FSE Material de escritório 5 5 c)transferência do saldo da conta 118 para a principal: 20 118- Caixa A 11- Caixa 30 5 20 20
Não é obrigatória mas a utilização conduz ao apuramento entre as várias caixas possibilitando desta forma o controlo de transferências existentes, principalmente quando existe desfasamento de datas de saída e entrada nas várias caixas a conta 119 não tiver saldada.
5.2. Conta 12 - Depósitos à Ordem Esta conta inclui os meios de pagamentos existentes em contas nas instituições de credito. Em regra geral, a conta e a subcontas de depósitos à ordem que apresentam um saldo devedor ou nulo. Somente em casos pontuais apresentam um saldo credor, isto acontecesse normalmente quando as empresas recorrem aos bancos, onde possibilitam o acesso às quantias superiores às existentes em deposito, é o chamado saque a descoberto. Na utilização do balanço os saldos credores das subcontas de depósitos são apresentados no passivo. Desta forma pode-se considerar a conta 12, colectiva podendo ser dividida em subcontas. Esta divisão tem como objectivo sabermos qual o movimento com cada um dos bancos que a empresa tem relações financeiras. Assim as subcontas constituem o razão auxiliar dos Depósitos à Ordem: 12 Depósitos à Ordem....Conta do 1º Grau 12.1 - Depósitos à Ordem Banco do Centro..Conta do 2º Grau 12.1.1 - Depósitos à Ordem Banco de Lisboa Conta do 3º Grau 12.1.2 - Depósitos à Ordem Banco de Setubal...Conta do 3º Grau 12.2 - Depósitos à Ordem Banco do Sul 12.2.1 Depósitos à Ordem Banco de Portimão 12.2.2 - Depósitos à Ordem Banco de Monchique
Movimentação Debita-se Pelos depósitos efectuados, transferências recebidas de clientes, empréstimos obtidos, juros recebidos. Credita-se Pelos pagamentos efectuados por cheque, por transferências bancárias. Controlo Interno O sistema de controlo interno deve-se basear: 1. A entidade deve obrigar-se através de 2 assinaturas; 2. Os documentos para pagamento devem ser utilizados, não podendo aceitar o uso de fotocópias. 3. Devem ser realizadas reconciliações bancárias mensalmente, as diferenças deverão ser analisadas e regularizadas, as reconciliações devem ser revistas e aprovadas pelo superior hierárquico. 4. Adequada divisão de funções; 5. Dever-se proceder à circularização periódica (mensal, trimestral, semestral) dos saldos de clientes e fornecedores;
Aspecto a ter em atenção: Na data do balanço existem cheques de montantes relevantes ainda não entregues aos beneficiários deve proceder à anulação da contabilização dos cheques; Extractos Bancários - Cheques Uma entidade procede à abertura de uma conta à ordem para salvaguardar os seus depósitos num lugar seguro, para ter a possibilidade de emissão de cheques. As reconciliações bancárias deverão ser reconciliadas periodicamente através da comparação entre os extractos contabilísticos e os extractos bancários, listando-se todos os movimentos pendentes e justificando-se os desfasamentos temporais. Procedimento Para a abertura de uma conta bancária é necessário o preenchimento de uma ficha de identificação de assinatura, servindo para comparação para quando os cheques são apresentados. O cheque é uma autorização escrita pelo depositário dando ordem ao banco para retirar uma quantia definida da conta à ordem para efectuar o pagamento à entidade que se encontra identificada no cheque.
O cheque envolve 3 personalidades: 1. Sacador: a pessoa que emite o cheque. 2. Sacado: o banco onde o cheque é levantado. 3. Beneficiário: pessoa ou empresa a quem o cheque é pago. Vantagens dos Cheques Os talões do livro de cheques tem como função o registo dos montantes de caixa pagos enquanto os cheques liquidados pelo banco e devolvidos ao cliente provam que foi pago dinheiro à pessoa que tinha direito legal de o receber. É a forma mais conveniente de pagar a terceiros porque podem ser enviados pelo correio com segurança. Se o cheque for extraviado ou roubado, o depositário pode pedir ao banco para não efectuar o pagamento.
Emissões A emissão é quando é entregue um cheque ao banco para depósito, o depositante assina o cheque aceitando a responsabilidade pelo montante que se encontra no cheque. A assinatura do depositante chama-se endosso. O endosso é a transferência de posse do cheque e constitui uma garantia para uma pessoa que o levantar garantindo o seu pagamento. Existem os diferentes tipos de emissão para diferentes propósitos: 1. Emissões ao Portador: é o tipo de emissão onde se encontra apenas na assinatura do beneficiário em cada momento. Contudo apresenta a desvantagem de poder ser extraviado ou roubado pode levantado por alguém que o encontre ou roube; 2. Emissões nominais: estas emissões permitem somente que um cheque possa ser depositado ou transferido para o nome da pessoa que é emitido; 3. Emissões Barradas: este tipo de emissão (cheques cruzados) limita o beneficiário quanto ao uso que ele possa fazer dos fundos recebidos, são utilizados normalmente para depósitos. Reconciliação do saldo Bancário O banco procede a entrega periódica de um extracto bancário onde apresenta: 1) Saldo Inicial 2) Depósitos realizados e outros créditos; 3) Cheques pagos e outras despesas (débitos) 4) Saldo Final
No extracto encontra-se a relação dos cheques pagos e liquidados e outros avisos de débitos ou créditos da conta. Um aviso de débito pode ser um memorando de comissões bancárias; um aviso de crédito pode ser um memorando de transferências recebidas pelo banco a favor do depositário. Reconciliação bancária Tem como função identificar erros cometidos quer pelo banco quer pelo depositário, identifica se determinados itens não registados que necessitem do registo nos livros da empresa. O saldo da contabilidade e o saldo da conta do depositário normalmente não coincidem. Assim para provar a veracidade de ambos os registos deverão ser encontradas as diferenças de reconciliação e efectuados os devidos lançamentos. Os itens de reconciliação encontram-se divididos em 2 grandes grupos: 1.Os itens nas contas do depositário mas não registados pelo banco; 2. Os itens no extracto bancário mas não nas contas do depositário.
1. Itens na contabilidade mas não constantes no extracto bancário: Depósitos em trânsito: são entradas de caixa registadas por uma empresa cujo recebimento tardio impossibilita o seu depósito. Cheques por liquidar: são cheques que foram emitidos pelo depositário mas ainda não apresentados no banco para pagamento. O total dos cheques é deduzido ao saldo bancário. Erros: Poderão ocorrer devido ao registo de muitos cheques, através por exemplo de uma transposição de números. O item poderá ser adicionado se o saldo for exagerado e deduzido se diminuído.
2. Itens nos extractos bancários mas não na contabilidade Comissões: Normalmente, o banco retira montantes por serviços prestados, o montante exacto não é conhecido pelo depositário até que receba o extrato. O valor das comissões deve ser descontado ao saldo contabilístico. Cheques sem cobertura: são aqueles que foram depositados mas não podem ser recebidos devido á falta de fundos da conta do emissor. Existe a emissão de um aviso por parte do banco para movimentar a conta do depositário a debito. O montante deverá ser deduzido ao saldo contabilístico. Transferências: o banco recebe transferências e outros itens cobrando pequenas taxas. Depois o banco adiciona entradas na conta e emite um aviso de credito ao depositário. Erros: deverão ser efectuados lançamentos ao diário para rectificar as contas. Devemos alertar os bancos para os erros que o próprio banco poderá corrigir.
6.Fundo de Maneio Os fundos de maneio são fundos gastos através do diário de saída de caixa que se encontram sob a forma de vários cheques emitidos para pagamento de dívidas. Existem na empresa despesas de pequenos montantes onde não se justifica a emissão de cheques ( ex: selos postais, despesas de entregas, fornecimentos e outras despesas que são pagos em dinheiro através de uma pequena caixa ( fundo de maneio) O sistema de fundos fixos de caixa consiste no estabelecimento de um montante fixo para o fundo de maneio, é periodicamente reforçado com a emissão de um cheque no valor do montante dos valores dispendidos. Os procedimentos para implementar e manter um fundo de maneio fixo são: Realização de estimativa no total de pequenas despesas que deverão ser pagas num curto espaço de tempo normalmente 1 mês; Emite-se um cheque para o total estimado que é colocado no fundo;
O único lançamento da conta fundo de maneio é para reposição do fundo no entanto poderá ser determinado que esse fundo deverá ser aumentado ou diminuído; O responsável pelo fundo maneio guarda o dinheiro numa caixa fechada com os comprovativos de fundo maneio, quando assinados pelo recebedor, funciona como recibo e da informação sobre a transacção. De cada vez que é efectuado o pagamento, o respectivo comprovativo dá entrada no registo do fundo de maneio, quando assinado pelo recebedor, funcionando como um recibo dando informação sobre a transacção. De cada vez que é efectuado o pagamento o respectivo comprovativo dá entrada no registo do fundo de maneio e é colocado com o saldo do dinheiro da caixa do fundo maneio; A verificação do fundo maneio é obtida contando o numerário juntando os montantes da totalidade dos comprovativos da caixa. O total deve ser igual ao montante do razão no que diz respeito ao fundo maneio, se não o estiver, o lançamento do diário de saída para registar a reposição do fundo maneio terá de incluir uma conta como falhas e sobras de caixa. A falha de caixa é debitada e a sobra de caixa é fechada no final do ano na conta sumaria de resultados e é tratada como qualquer das outras perdas ou outros ganhos extraordinários.