Instruções para o uso das Marcas de Cetificação de Sistemas de Gestão AUDITORIA www.lusaenor.com www.aenorinternacional.com www.aenor.es Página 1 de 11
Instruções para o Uso das Marcas de Sistemas de Gestão e do logótipo IQNet Introdução: O acto de certificar sistemas de gestão implica que uma entidade acreditada e independente das partes interessadas manifeste, após um processo de avaliação, que determinado processo ou serviço devidamente identificado está de acordo com uma norma ou com outro documento normativo. Consequentemente, emite-se um certificado que identifica exactamente a organização que foi certificada, assim como os centros de trabalho, actividade, serviços e produtos incluídos no âmbito da certificação. No caso da certificação do sistema de gestão de uma organização, de acordo com as normas de sistemas de gestão, a AENOR permite ainda o uso de determinados logótipos que podem ser utilizados pelas organizações com fins publicitários ou para informar aos clientes, fornecedores e ao público em geral acerca da obtenção da certificação. O uso destas marcas tem de ser feito de tal forma que não induza a erro relativamente à organização certificada, às suas actividades, produtos, serviços e centros, assim como sobre o facto de o objectivo da certificação ser o sistema de gestão de uma organização e não os seus produtos ou serviços. Por este motivo, a AENOR como Organismo de certificação acreditado tem a obrigação de fiscalizar o correcto uso das marcas de certificação e, através desta instrução, pretende também facilitar o uso das marcas de sistemas de gestão que concede, esclarecendo as dúvidas que possam surgir e seguindo as instruções da Entidade Nacional de Acreditação (ENAC) expostas no documento G-ENAC-07 e que se encontra disponível na web: www.enac.es Além disso, como membro da IQNet (International Certification Network), a AENOR atribui este certificado, assim como a utilização do LOGOTIPO IQNet associado a determinados sistemas e cujas normas de utilização também se incluem no presente documento. Página 2 de 11
1. Marca AENOR de Sistemas de Gestão As marcas são propriedade exclusiva da AENOR em virtude de um depósito como Marca, no registo do Gabinete Espanhol de Patentes e Marcas. As Marcas atestam que a empresa que as ostenta foi inscrita no Registo da AENOR para as actividades indicadas no correspondente certificado. Apenas as empresas licenciadas (que dispõem de um contrato com a AENOR através do qual lhes é concedido o uso da marca) estão autorizadas a utilizar a Marca. Não se poderá fazer uso da mesma, a partir do momento em que vença o período de validade que deu lugar à licença do seu uso, quando a AENOR comunicar a suspensão temporária ou a anulação definitiva do Certificado ou até quando a empresa licenciada Renunciar voluntariamente o seu certificado. 2. Condições para a utilização da Marca AENOR de sistemas de gestão 2.1. Uso da marca em produtos Como já foi referido na introdução, o uso das marcas é o resultado da certificação de um sistema de gestão de acordo com as normas. Estas normas não estabelecem especificações para os produtos e serviços das organizações certificadas, pelo que o uso destas marcas não deverá gerar confusão sobre a possível certificação dos produtos ou serviços. Consequentemente, em termos genéricos, as Marcas não podem ser reproduzidas directamente sobre os produtos/serviços nem sobre as unidades de venda. Entende-se por unidade de venda o lote ou o conjunto unitário menor em que o produto é engarrafado, empacotado, embalado, etc., para a sua entrega ao cliente. É permitido, não obstante, a colocação das Marcas em embalagens secundárias que não sejam susceptíveis de serem unidades de venda (entende-se por embalagem secundária aquela que contém as unidades de venda primárias e que se utiliza com o fim de acondicionar estas últimas e facilitar a sua manipulação). Página 3 de 11
Exemplos: a) Numa empresa que produza e comercialize latas de conserva, a unidade de venda pode ser a lata (envolta numa caixa de cartão) ou packs de várias caixas. Por vezes, entrega o seu produto em caixas de cartão que contêm, por seu turno, as latas ou os packs. As Marcas não podem ser reproduzidas nas latas nem nos packs. Podem sim ser reproduzidas nas caixas que as contenham e tenham como função acondicionar o produto ou facilitar o seu deslocamento. b) Uma empresa certificada produz cereais para o pequeno-almoço. Os cereais estão protegidos numa bolsa de plástico que, por sua vez, está contida numa embalagem de cartão. Um dos cereais do seu catálogo apresenta-se também com uma pequena etiqueta, unida à embalagem, tipo dístico explicativo das propriedades do produto. A nível industrial, entrega grandes caixas que contêm 250 embalagens como as anteriores. Para alguns clientes de exportação, entrega o cereal a granel directamente embalado em grandes sacos de 1000kg (big-bag). As Marcas não se podem reproduzir nas bolsas de plástico, nas embalagens individuais e nem nas etiquetas mencionadas. Podem sim ser reproduzidas nas caixas de 250 embalagens. Não se podem reproduzir no caso do bigbag. c) As empresas certificadas tais como de engenharia, consultoria, auditoria, laboratórios de análises, serviços de vídeo e fotografia, serviços de diagnóstico por imagem, etc., cujo produto é um documento, quer seja em suporte papel ou digital (certificados, relatórios de análises ou testes, plantas, relatórios de inspecção, fotografias, radiografias, etc.), não podem reproduzir a Marca em tais documentos, já que são tidos como o seu produto. No entanto, nestes casos, é permitido o uso das marcas nos envelopes, sacos ou embalagens que possam ser utilizadas como invólucro do documento, respeitando o estabelecido no ponto 2.2 desta instrução. d) As empresas de serviços, nomeadamente, de manutenção de elevadores ou de extintores, empresas de limpeza, etc., não poderão utilizar as marcas sobre o produto em manutenção ou sobre o produto ou o espaço a ser limpo. Como excepção ao que foi dito anteriormente, permite-se a reprodução das Marcas em produtos ou unidades de venda que cumpram as seguintes condições: O produto deverá estar certificado com alguma das Marcas AENOR de produto e respeitar as condições de uso de tal Marca, assim como deverá ser produzido num centro detentor do certificado de sistema de gestão de que se trate. A Marca de Certificação de Sistemas deverá estar colocada junto à da Certificação de produto e em dimensões idênticas. Página 4 de 11
Exemplos de uso da marca em produtos certificados com a marca AENOR de meio ambiente ou com a marca N de produto numa empresa que tem certificado um sistema para a Qualidade ou de Meio Ambiente. Empresa que tem certificado ol sistema de qualidade e produto: certificado com a Marca AENOR Empresa que tem certificado um sistema de Gestão Ambiental e produto certificado com a marca AENOR Meio Ambiente "Produto fabricado/ desenhado / vendido / distribuído / comercializado / serviços fornecidos etc... por... cujo sistema de gestão de... está certificado pela AENOR como número de certificado:... 2.2. Reprodução da marca em material impresso e publicidade A Marca pode ser reproduzida em impressos, folhetos publicitários, catálogos, notas de entrega, cartões de visita, facturas, cartas, faxes, etc., sempre que for associada ao nome da organização certificada e que, em caso algum, apareçam referências a produtos/serviços ou direcções não incluídas no âmbito da certificação, excepto se se identificar de forma inequívoca aqueles que estão salvaguardados pelo certificado. A marca de certificação deverá aparecer sempre associada ao nome da organização certificada tal como aparece no certificado, de maneira que formem um só conjunto gráfico e onde deverá estar sempre incluído o número do certificado. Caso a organização certificada não seja a totalidade de uma empresa, mas sim parte da mesma (por exemplo, um departamento que presta serviços internos), em princípio a marca só poderá ser utilizada em documentos internos à empresa e que sejam de uso exclusivo do departamento certificado. Qualquer tipo de uso externo deverá ser expressamente autorizado pela AENOR. No caso de empresas que apenas tenham certificado o sistema de gestão para uma parte da sua actividade ou dos seus produtos, a marca não se pode reproduzir sem restrições em documentos relativos a actividades ou produtos não incluídos no âmbito do seu certificado. Por exemplo, não se pode incluir a marca numa factura, oferta ou catálogo que inclua produtos ou serviços não contemplados dentro do âmbito do certificado. Nestes casos, só pode ser reproduzida quando associada à actividade certificada, incluído tal âmbito junto ao logótipo. Por exemplo: Certifiado para : o cultivo de frutos secos Certificado para: o cultivo de frutos secos Página 5 de 11
À semelhança do que foi indicado anteriormente, no caso de empresas que tenham certificado o sistema de gestão apenas nalguns centros de trabalho, a marca não se pode reproduzir sem restrições em documentos relativos à totalidade dos seus centros ou a centros específicos não incluídos no âmbito do certificado. Por exemplo, não se pode reproduzir a marca num catálogo que inclua uma referência a todos os centros produtivos da empresa. Nestes casos, apenas dever ser reproduzida a marca associada aos centros certificados. Resumidamente, qualquer caso que apresente as limitações expostas, nos documentos que reproduzam a marca, devem ficar claramente identificados os produtos/serviços e centros que estão dentro e fora do âmbito do certificado, o que evitará falsas interpretações. Exemplos: Página 6 de 11
AGROCARNICO S.A. AGROCARNICO S.A. Fabrica de productos cárnicos y piensos alimenticios Fabrica de productos cárnicos y piensos alimenticios Cr. El Pinar, 1 47014 Valladolid Cr. El Pinar, 1 47014 Valladolid 983-0000000 983-0000000 Cr. De La Coruña Km 33 Cr. De La Coruña Km 33 28000 Torrelodones 28000 Torrelodones 91-0000000 * 91-0000000 USO CORRECTO Certificación de Calidad en la fabricación de productos cárnicos * Sede certificada USO INCORRECTO Certificación de Calidad en la fabricación de productos cárnicos 2.3 Outros usos das marcas A seguir estão expostos outros usos das marcas relativamente frequentes e onde se verifica que não é possível que se gerem dúvidas sobre o objectivo da certificação (o sistema de gestão de uma organização e não os seus produtos ou serviços). Uso das marcas em veículos De forma geral, podem-se reproduzir as Marcas de sistemas de gestão em veículos de transporte, camiões, maquinaria e outros veículos, sempre associada ao nome da organização certificada (tal como aparece no certificado). No entanto, se se reproduzir no veículo outro tipo de publicidade ou informação sobre os centros e produtos ou serviços da empresa, dever-se-á cumprir o que está estabelecido no ponto 2.2 desta instrução, com o fim de garantir que não se transmite uma falsa informação dos produtos/serviços e centros que estão dentro e fora do âmbito do certificado. Evidentemente, tal como se deduz de forma directa do que está indicado no ponto 2.1 desta instrução, a organização fabricante do veículo, maquinaria ou camião não pode reproduzir a marca nos mesmos, uma vez que, neste caso, se trataria do seu produto. Página 7 de 11
Uso das marcas em cartazes publicitários Com carácter geral, podem-se reproduzir as Marcas em cartazes publicitários, seguindo a orientação geral de irem sempre associadas ao nome da organização certificada (tal como aparece no certificado). No entanto, se o cartaz reproduz outro tipo de publicidade ou informação sobre os centros e produtos ou serviços da empresa, dever-se-á cumprir o que está estabelecido no ponto 2.2 desta instrução, com o fim de se garantir que não se transmite uma falsa informação dos produtos/serviços e centros que estão dentro e fora do âmbito do certificado. Uso das marcas em edifícios, fachadas e montras Em termos genéricos, podem-se produzir as Marcas naqueles edifícios, fachadas e montras dos centros incluídos no âmbito da certificação, seguindo a orientação geral de ir sempre associada ao nome da organização certificada (tal como aparece no certificado). Como restrição ao exposto anteriormente, no caso de a organização certificada não ser a totalidade de uma empresa, mas sim parte da mesma (por exemplo, um departamento que presta serviços internos), a princípio a marca apenas poderá ser utilizada na parte dos edifícios que forem de uso exclusivo do departamento certificado. Qualquer tipo de uso visível desde o exterior, deverá estar expressamente autorizado pela AENOR e terá de explicitar claramente a parte da empresa certificada e as actividades incluídas no âmbito. Uso das marcas em suportes informáticos No geral, pode-se usar as marcas em CD-ROM e em páginas web com as restrições similares às estabelecidas para os veículos ou cartazes publicitários. Se o CD for informativo da actividade geral que desempenha a empresa e esta não tiver certificadas todas as suas actividades ou centros, ao lado do logótipo incluir-se-á sempre o âmbito (actividades e centros) do certificado. Por outro lado, é válido o uso do logo sem a necessidade de especificação do âmbito, quando o CD-ROM for informativo da actividade para a qual se obteve o certificado. No caso de páginas web, respeitar-se-á o que foi indicado até ao momento. Se se pretender, poder-se-ão incluir ligações ou vínculos com a página web da AENOR ou mesmo um vínculo que inclua a imagem do seu certificado. Outros usos das marcas Para qualquer outro uso das marcas diferente dos mencionados nesta instrução, dever-se-á obter autorização escrita pela AENOR, previamente ao seu uso. Os pedidos de tais autorizações devem ser tramitados através do técnico da AENOR responsável pelo processo e deve ser dada, para a sua apreciação, uma amostra do uso que se pretende levar a cabo. Página 8 de 11
Referências à posse do certificado em concursos e licitações A empresa licenciada não poderá fazer referência à sua condição de empresa certificada para actividades ou sedes que não estejam incluídas no âmbito do certificado, na apresentação em concursos, licitações ou subsídios aos quais se candidatarem. 3. Uso Abusivo da Marca Considera-se uso abusivo da Marca a sua utilização em relação a: Empresas ou centros não certificados ou empresas que mencionem um âmbito diferente ao estabelecido no contrato de licença da Marca. Empresas cujo Certificado tenha sido suspendido temporariamente ou retirado definitivamente. Neste caso, aplicar-se-ão as sanções previstas nos Regulamentos Gerais de Certificação de Marcas de conformidade da AENOR 4. Consultas sobre o uso da Marca Deverão apenas ser submetidas à consideração do técnico responsável do expediente dos serviços da AENOR aqueles usos da marca diferentes dos especificados no presente documento. Nestes casos, dever-se-á dar, para a sua apreciação, uma amostra do uso que se pretende levar a cabo. 5. Instruções para a reprodução das Marcas de Sistemas de Gestão Número de Certificado A Marca AENOR de sistemas de gestão não pode ser usada sem estar associada ao número de certificado. Quando uma empresa possuir vários certificados, poderá deixar o rectângulo inferior da Marca em branco e reproduzir junto à mesma os números dos certificados. ER 0001 /1988 ER 0002 / 1988 ER 0003/ 1988 GA 96 / 001 GA 96 / 002 GA 96 / 003 AR 0001 / 2001 AR 0002 / 2001 AR 0003 / 2001 IDI 0001 / 2000 IDI 0002 / 2000 IDI 0003 / 2000 Página 9 de 11
Cores, tamanho e tipo de letra As empresas licenciadas poderão reproduzir o logótipo e/ou Gestão Ambiental numa cor diferente à indicada na folha de dimensões, tipo de letra, cores e tamanho, sempre e quando a cor que utilizar corresponder à cor corporativa da empresa. Tamanho As dimensões da Marca podem ampliar-se ou reduzir-se, sempre que se mantiverem as proporções que se estabelecem nesta instrução. Não se aceitam tamanhos maiores que o próprio logótipo da empresa certificada ou tamanhos que tenham ilegível a actividade ou o número de certificado (é aconselhável não utilizar valores inferiores a 0,5 mm). Tipo de letra As palavras que aparecem na etiqueta (empresa e registada/ gestão ambiental/i+d+i etc ), assim como o número do certificado estão escritas com o tipo de letra Trade Gothic. NOTA: A informação sobre os aspectos técnicos dos logotipos, com excepção do logotipo IQNET (ver ANEXO), encontra-se reflectida no REGULAMENTO GERAL DAS MARCAS DE CONFORMIDADE DOS SISTEMAS DE GESTÃO que pode ser consultada na direcção da nossa página web: http://www.aenorinternacional.com/esp/clientes/descargas/reglamento_general.pdf Página 10 de 11
Anexo - Logótipo IQNet As empresas licenciadas podem reproduzir o logótipo da IQNet, de acordo com as instruções indicadas a seguir, associado apenas aos sistemas de gestão ambiental, sistemas de gestão da qualidade e segurança e saúde no trabalho. Condições de uso da Marca IQNet Tem de ser reproduzida associada ao nome da empresa licenciada. Tem de ser reproduzida associada ao número do certificado. Tem de fazer referência à norma aplicável. Tem de estar dentro do âmbito do certificado. Tem de estar dentro do período de validade do certificado. Tem de ser utilizada pela empresa licenciada. Tem de ser reproduzida sem alterações. Pode-se aumentar ou reduzir, respeitando as proporções Pode-se reproduzir em documentos, meios publicitários. Pode-se reproduzir em documentos gerais de empresa com uma clara descrição do âmbito do certificado e sempre e quando o documento não for o produto Não se pode reproduzir em produtos nem em unidades de venda Tem de ser reproduzida sem se fazer uso indevido do nome da AENOR. Tem de ser reproduzida sempre associada ao logo correspondente da AENOR. Cores Embora se aconselhe reproduzir a marca nas cores indicadas a seguir, aceita-se o uso das cores corporativas da empresa. A- Preto: Pantone Black C B - Cor Azul: Pantone Reflex Blue Ficará a preto todo o logótipo de IQNet e as palavras CERTIFIED MANAGEMENT SYSTEM sem preenchimento Pantone Prateado (alterado para cinzento). Como se indica a seguir: Página 11 de 11