Projeto Unidade Interligada Manual do usuário
Prefácio Data: 13/04/2013 Versão documento: 1.0 1. COMO LOGAR NO SISTEMA WEBRECIVIL... 04 2. ACESSO DO OFICIAL (TITULAR DA SERVENTIA)... 06 2. 1 CONVENIAR A UMA MATERNIDADE... 07 2. 2 CADASTRANDO UM PREPOSTO... 07 2. 3 CADASTRANDO UM FUNCIONÁRIO... 08 2. 4 SOLICITAÇÕES EM PREPARAÇÃO... 09 2. 5 SOLICITAÇÕES EM ANDAMENTO... 10 2. 6 SOLICITAÇÕES CONCLUIDAS... 11 2. 7 SOLICITAÇÕES REJEITADAS... 12 2. 8 SOLICITAÇÕES ARQUIVADAS... 13 3. ACESSO PREPOSTO... 08 3. 1 SOLICITAÇÃO DE NOVO REGISTRO DE NASCIMENTO... 09 3. 2 SOLICITAÇÕES EM PREPARAÇÃO... 10 3. 3 SOLICITAÇÕES EM ANDAMENTO... 10 3. 3. 1 IMPRIMINDO A CERTIDÃO ELETRÔNICA... 11 3. 4 SOLICITAÇÕES CONCLUIDAS... 11 3. 5 SOLICITAÇÕES REJEITADAS... 12 3. 6 SOLICITAÇÕES ARQUIVADAS... 13 2
4. ACESSO DO FUNCIONÁRIO DA SERVENTIA... 11 4. 1 SOLICITAÇÕES EM PREPARAÇÃO... 11 4. 2 SOLICITAÇÕES EM ANDAMENTO... 12 4. 3 SOLICITAÇÕES REALIZADAS... 12 4. 4 SOLICITAÇÕES REJEITADAS... 13 4. 5 SOLICITAÇÕES ARQUIVADAS... 14 5. ACESSO DA CORREGEDORIA - GERAL DE JUSTIÇA DE MG... 13 5. 1 SERVENTIAS CADASTRADAS... 13 5. 2 UNIDADES INTERLIGADAS CADASTRADAS... 15 5. 3 TOTAL DE SOLICITAÇÕES... 16 5. 4 TOTAL DE NASCIMENTOS... 17 6. USANDO O CARTOSOFT... 17 6. 1 GERANDO A CERTIDÃO ELETRÔNICA... 17 6. 2 GERANDO O RELATÓRIO DE TRANSMISSÃO... 19 6. 3 IMPORTANDO O ARQUIVO RECEBIDO DA CERTIDÃO ELETRÔNICA... 21 3
1. Como logar no sistema Web Central de Dados O acesso ao sistema somente poderá ser feito com o uso do certificado digital. Para logar no sistema WebRecivil você deve acessar o link: http://www.webrecivil.recivil.com.br com o seu certificado digital já conectado no computador. Tela de entrada do sistema Tela de seleção do certificado Digital Após isso você deverá selecionar o seu certificado e digitar sua senha (senha PIN) do certificado. Obs: O certificado digital tem que estar válido, não pode estar revogado e tem que ser do tipo A3. 2. Acesso do oficial (titular da serventia) Ao acessar o sistema, o oficial terá a possibilidade de acessar as solicitações recebidas, se conveniar a uma maternidade já cadastrada no sistema, cadastrar um preposto e cadastrar um funcionário. 2.1. Conveniar a uma maternidade 4
Nesta tela é possível se conveniar a uma maternidade e também verificar se nela existe algum preposto credenciado. Abaixo conheça a tela: 1 2 3 1. Selecione a maternidade que deseja se conveniar e clique no botão Conveniar 2. Aqui você pode ver as maternidades que já estão conveniadas com a sua serventia 3. Clicando sobre o livro é possível ver os dados do preposto responsável pela Unidade Interligada. Obs: somente quando o livro estiver habilitado, é que a maternidade possui um preposto responsável, do caso contrário é possível cadastrar um preposto. Importante: a sua serventia somente aparecerá como opção para o registro nas maternidades em que estiver conveniada. 2.2 Cadastrando um preposto Para cadastrar um preposto, o oficial deverá ter se conveniado com uma maternidade primeiro. Nem todos os cartórios terão prepostos cadastrados, mas isto na inabilita a serventia de receber registros pela Unidade Interligada. Abaixo a tela de cadastro: 5
1 2 3 1. Ao clicar no botão Adicionar Preposto você poderá entrar com os dados do preposto 2. Aqui você pode ver os dados do preposto ativo. Clicando no X ao lado da coluna de status você poderá desativar este preposto. 3. Legenda: Ícone vermelho = Preposto desativado Ícone verde = Preposto ativado 4 4. Aqui você pode ver os dados dos prepostos desativados. Clicando no botão ao lado do ícone vermelho você poderá ativar novamente este preposto. Importante: para que o preposto possa ser ativado novamente a maternidade em que ele estava cadastrado não pode possuir outro preposto cadastrado. 6
2.3 Cadastrando um funcionário Você deve clicar no botão Adicionar Funcionário e preencher os dados do formulário que irá aparecer. 1 3 2 1. Ao clicar no botão Adicionar Funcionário você poderá entrar com os dados do funcionário 2. Aqui você pode ver os dados do funcionário ativo. Clicando no X ao lado da coluna de status você poderá desativar este funcionário. 3. Aqui você pode ver os dados dos funcionários desativados. Clicando no botão da coluna Cód Funcionário você poderá ativar novamente este funcionário. 2.4 Solicitações em preparação Nesta tela você será capaz de ver as solicitações que estão em preparação na sua serventia. A solicitação fica em preparação assim que é recebida pela serventia. 7
1 1. Aqui você pode ver as solicitações enviadas a sua serventia. Ao clicar sobre a solicitação, uma tela abrirá com os dados daquela solicitação com a opção de download dos documentos digitalizados e também da solicitação enviada. Abaixo a tela com os dados da solicitação: 2 3 4 5 2. Aqui você pode ver as principais informações da solicitação. 8
3. Nesta parte você pode fazer o download da solicitação e dos documentos digitalizados. 4. Aqui você vai escolher o arquivo da certidão eletrônica (já gerada em seu sistema próprio) e enviar a certidão à maternidade que a solicitou. 5. Para rejeitar uma solicitação basta digitar o motivo da rejeição e clicar no botão Confirmar rejeição. 2.5 Solicitações em andamento Aqui o oficial poderá acompanhar o status da solicitação com a certidão eletrônica que foi enviada ao preposto na maternidade. 1 2 1. Legenda com os status de lida ou não lida pelo preposto. 2. Nesta parte você pode visualizar os dados da certidão enviada à maternidade. 2.5 Solicitações concluídas Assim que o preposto (na maternidade) fizer o download da certidão eletrônica e marcar a solicitação como concluída, ela será encaminhada para esta parte. 9
2 1 1. Dados da solicitação concluída. As solicitações em negrito significam que ainda não foram lidas. 2. Aqui você deve marcar as solicitações como lidas assim que visualizá-las. Importante: Você deve marcar as solicitações como lidas para que o preposto possa saber que o processo do registro foi encerrado com êxito. 2.6 Solicitações rejeitadas Você deve preencher os dados do formulário que irão aparecer. 10
1 2 1. Legenda com os status de lida ou não lida pelo preposto. 2. Nesta parte você pode visualizar os dados da solicitação que foi rejeitada. 2.6 Solicitações arquivadas Você deve preencher os dados do formulário que irão aparecer. 2 1 11
1. Dados da solicitação arquivada. As solicitações em negrito significam que ainda não foram lidas. 2. Aqui você deve marcar as solicitações como lidas assim que visualizá-las. 3. Acesso do preposto Ao acessar o sistema, o preposto terá a possibilidade de fazer um novo registro, acompanhar o andamento das solicitações já feitas no sistema e receber a certidão eletrônica enviada pela serventia. 3.1 Solicitação de um novo registro de nascimento A tela é divida em 6 (seis) processos: Indicação da serventia Dados da solicitação Emitir declarações Anexar declarações e documentos Dados do registro Histórico Abaixo explicaremos cada um deles: Indicação da serventia 12
Ao digitar o nome do município de residência da mãe, o sistema te apresentará as opções dos cartórios que compõe aquele município para que o registro possa ser feito, prioritariamente, e no local de residência dela, como mostra a figura acima. Caso o cartório do local de residência da mãe não esteja conveniado a unidade interligada ou a mãe queira, mesmo sabendo da opção de registrar no local do seu domicilio, registrar na serventia do local de nascimento é possível selecionar outra serventia. Dados da solicitação Os dados da solicitação de um novo registro são divididos em alguns blocos de informações que são extraídos dos documentos apresentados pelo declarante. Neste primeiro bloco são digitados os dados da criança 13
Neste segundo bloco são digitados os dados do pai (quando ele for declarado) Neste terceiro bloco são digitados os dados da mãe Os últimos blocos são as informações para contato e as informações sobre o declarante 14
Emitir declarações Nesta parte do processo o preposto deverá imprimir os documentos para colher a assinatura do declarante. Exemplo: declaração de assinatura no termo, declaração de opção de registro e outros. COLOCAR TELA ATUALIZADA Anexar declarações e documentos Aqui o preposto terá que anexar os documentos apresentados pelo declarante para o registro. Exemplo: DNV (declaração de nascido vivo), declaração de assinatura no termo, declaração de opção de registro e outros que fazem parte do registro. Basta clicar no botão escolher arquivo, selecionar o arquivo no seu computador e clicar no botão próxima etapa. Importante: os arquivos deverão estar compactados e deverão ser assinados com certificação digital válida (veremos mais adiante como assinar os documentos utilizando o programa de assinatura digital que faz parte do pacote de instalação da UI - Unidade interligada.) Dados do registro Aqui o preposto poderá verificar os dados da criança e da mãe que foram digitados na solicitação de registro antes de enviá-la a serventia selecionada. 15
Para enviar basta marcar a opção Marque essa opção caso tenha certeza que deseja enviar a solicitação para a serventia e clicar no botão Enviar solicitação. Importante: Caso o preposto queira gravar os dados desta solicitação sem enviá-la a serventia, basta clicar no botão enviar solicitação sem marcar a opção Marque essa opção caso tenha certeza que deseja enviar a solicitação para a serventia. Assim esta solicitação vai para solicitações em preparação com a opção de edição ou cancelamento (veremos no próximo tópico). 3.2 Solicitações em preparação Nesta tela o preposto será capaz de ver as suas solicitações que estão em preparação. A solicitação fica em preparação assim que é finalizado o processo de uma nova solicitação do registro. 1 2 1. Legenda com os status de lida ou não lida pela serventia. 2. O preposto pode cancelar ou editar as solicitações que ainda não foram enviadas. Para cancelar basta clicar no botão Cancelar, para editar basta clicar sobre a solicitação. 16
3.3 Solicitação em andamento Aqui o preposto poderá acompanhar o status da solicitação com a certidão eletrônica que foi enviada ao preposto na maternidade. 1 2 3 1. Nesta parte você pode verificar as solicitações que estão em andamento. 2. Clicando sobre a solicitação o sistema abrirá uma tela contendo os dados da solicitação com a opção do download do arquivo da certidão eletrônica do registro (ver tela abaixo). 3. Na figura da coluna contato é possível visualizar os dados do contato informado pelo declarante e cadastrado pelo preposto na maternidade. 3.3.1 Imprimindo a certidão eletrônica Este passo é muito importante no processo. É aqui onde o preposto vai imprimir a certidão eletrônica recebida da serventia a qual foi enviada a solicitação de registro. 17
1 2 3 1. Aqui o preposto poderá fazer o download do arquivo da certidão eletrônica. 2. Neste campo o preposto é obrigado a digitar o número do selo que foi utilizado na certidão impressa. 3. Nesta opção o preposto deverá marcar a opção dizendo que a solicitação esta concluída e clicar no botão Confirmar. Depois de fazer o download da certidão eletrônica o preposto deverá abrir o arquivo assinado com certificação digital pelo oficial ou funcionário responsável (substituto) no sistema Assinador Arisp (sistema de assinatura digital) para verificar a integridade da assinatura e também salvar o arquivo no formato para leitura do Client WebRecivil (aplicativo do WebRecivil para controle de selos e impressão de documentos). Abaixo o passo a passo do processo e as telas dos sistemas: Assinador Arisp (programa de assinatura digital) Client WebRecivil (sistema instalado na maternidade para impressão de certidões) 18
Tela para cadastro do preposto 1. O preposto deve inserir o seu nome quando entrar no sistema para que ele saia na identificação da assinatura da certidão. Tela de seleção do arquivo da certidão eletrônica 2. Para abrir a certidão o preposto deverá clicar em Arquivo escolher a opção Abrir. Irá aparecer uma nova tela com a opção para selecionar o arquivo da certidão. Depois de selecionar o arquivo basta clicar no botão abrir. 19
Tela para escolha do modelo da certidão, com ou sem brasão 3. Aqui o preposto deverá selecionar o modelo da certidão a ser impressa, com ou sem a impressão do brasão da República Federativa do Brasil. Dados do responsável pela assinatura digital e sua serventia Tela para visualização da certidão a ser impressa 4. O preposto poderá visualizar a certidão para conferência antes de imprimi-la. Para imprimir a certidão basta clicar em Arquivo Imprimir ou no atalho Imprimir. 20
Tela de instruções para impressão 5. Esta tela traz algumas informações sobre a impressão. O preposto deverá ler as instruções e clicar no botão Ok. Tela de confirmação de impressão 6. Se o preposto já conferiu os dados da certidão e seguiu as instruções de impressão, basta clicar no botão Sim, caso contrário clique em Não. 7. O preposto deverá digitar o número do selo utilizado na certidão para o controle destes selos. 21
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3.4 Imprimindo a certidão eletrônica 23