Sobre o EthicsPoint Relato - Geral Relato de Segurança e Confidencialidade Sugestões e boas práticas Sobre o EthicsPoint O que é o EthicsPoint? O EthicsPoint é uma ferramenta de relato completa e confidencial, referida internamente como a Linha de Conformidade, criada pela NAVEX Global para assistir a Zimmer Biomet no tratamento de violações ao Código de Conduta e Ética Empresarial ("o Código") e às leis e regulamentos aplicáveis, enquanto cultiva um ambiente de trabalho positivo. Porque precisamos de um sistema como o EthicsPoint? Acreditamos que os membros da nossa equipa são o nosso ativo mais importante. Criando canais de comunicação aberta, podemos promover um ambiente de trabalho positivo e maximizar a produtividade. É exigido por lei que as empresas cotadas na bolsa tenham um veículo de relato anónimo para lidar com fraude contabilística, em auditorias e controlos internos diretamente junto do comité de auditoria. Um sistema de linha telefónica eficaz aumenta os nossos outros esforços de fomentar uma cultura de integridade e tomada de decisões éticas. Como faço o seguimento de uma preocupação que relatei ao Zimmer Workplace Alert Program ou à linha Biomet EthicsPoint? Para relatos feitos junto do Zimmer Workplace Alert Program, pode fazer o seguimento da situação atual do seu relato ligando para +1(877)593-4582 e fornecendo a ID do seu relato quando lhe for pedida. Para relatos feitos através da linha Biomet EthicsPoint, pode fazer o seguimento da situação atual do seu relato ligando para +1(877)593-4582 ou visitando www.ethicspoint.com e introduzindo a chave e palavra-passe do seu relato.
Informar Perguntas de Submissão Posso relatá-las usando a Internet ou o telefone? Sim. Com o EthicsPoint, tem a capacidade de apresentar um relatório confidencial e anónimo através do telefone ou da Internet. Que tipo de situações devo relatar? Qualquer violação das políticas e procedimentos da Empresa, incluindo o código, ou mesmo das leis, regulamentos e códigos de indústria aplicáveis. Ainda posso relatar uma dúvida se não for funcionário? Certamente, a Zimmer Biomet é uma empresa global líder na indústria focada no cliente e socialmente responsável. Queremos que qualquer pessoa que interaja com a Empresa tenha uma forma de vocalizar as suas preocupações. É suposto relatar a minha preocupação através do EthicsPoint ou devo fazê-lo diretamente junto do meu gestor ou departamento de recursos humanos? É encorajado a falar se tiver conhecimento de uma potencial violação do Código ou da lei local. Idealmente, deve relatar qualquer preocupação ao seu superior direto ou a outro membro da equipa de gestão. No entanto, reconhecemos que possam existir circunstâncias em que não se sinta confortável a relatar um problema desta forma. É por estas circunstâncias que fizemos uma parceria com o EthicsPoint. Preferimos um relato anónimo do que alguém a guardar informação importante. Se precisar de mais orientações relativamente à linha de conformidade e a como relatar a sua preocupação, deve contactar o departamento de Conformidade Empresarial por e-mail através de compliance.hotline@zimmerbiomet.com. Porque devo relatar a informação de que tenho conhecimento? O que ganho com isso? Todos temos o direito a trabalhar num ambiente positivo e, com esse direito, vem a responsabilidade de atuar de forma ética e a deixar as pessoas apropriadas saberem se alguém não estiver a agir de forma adequada. Enquanto membro da equipa Zimmer Biomet, é obrigado a relatar potenciais problemas de acordo com o seu código local. Trabalhando em conjunto, podemos manter um ambiente saudável e produtivo. A conduta empresarial indevida pode ameaçar a subsistência de toda a Empresa. A gerência quer realmente que eu relate a informação? Sem dúvida. Na verdade, precisamos que o faça. Sabe o que se passa na nossa Empresa, tanto as coisas boas como as coisas más. Pode ter o conhecimento inicial de uma atividade que possa ser motivo de preocupação. O seu relato pode minimizar o potencial impacto negativo sobre a
Empresa e a nossa comunidade. Além disso, oferecer uma contribuição positiva pode ajudar a identificar problemas que podem melhorar a cultura e o desempenho da empresa. Para onde seguem estes relatórios? Quem tem acesso a eles? Os relatórios são introduzidos diretamente no servidor seguro do EthicsPoint para evitar qualquer possível violação de segurança. O EthicsPoint apenas disponibiliza estes relatos a indivíduos específicos dentro da Empresa com a responsabilidade de avaliar e investigar o relato Cada um dos destinatários destes relatos recebeu formação para manter a máxima confidencialidade dos mesmos. E se eu não quiser relatar a minha preocupação através da linha EthicsPoint? A Empresa tem uma conta de e-mail gerida e disponibilizada internamente para aceitar mensagens confidenciais de indivíduos que não queira submeter as suas preocupações através da linha EthicsPoint. Envie as suas preocupações para compliance.hotline@zimmerbiomet.com e um membro da equipa de Conformidade Empresarial irá responder-lhe dentro de 1 dia útil. Como é que a Zimmer Biomet vai investigar as minhas preocupações? A Empresa está empenhada em investigar todas as preocupações relatadas, sempre que apropriado, no âmbito possível. A equipa de investigações de conformidade (Global Compliance Investigations, CGI) foi criada para investigar de forma rápida e confidencial quaisquer preocupações levantadas junto da Empresa. Conforme apropriado, a GCI pode envolver confidencialmente outras funções dentro da Empresa ou empresas externas para ajudar com uma investigação. E se me lembrar de alguma coisa importante depois de apresentar o relatório? Ou se a Empresa tiver mais perguntas para mim, relativamente ao relato que fiz? Quando apresenta uma queixa no website EthicsPoint ou através do centro de chamadas EthicsPoint, recebe uma ID única de relato e é-lhe pedido que escolha uma palavra-passe. Pode voltar novamente ao sistema EthicsPoint através da Internet ou por telefone e aceder ao relato original para acrescentar mais detalhes ou responder a questões colocadas pela Empresa e acrescentar mais informação que ajude na investigação. Recomendamos que volte à linha de conformidade na altura especificada para responder às questões da Empresa. Você e a Empresa celebraram um "diálogo anónimo", em que são identificadas e resolvidas situações, independentemente da sua complexidade. Estes seguimentos do meu relato são tão seguros como da primeira vez que submeti o relato? Todas as correspondências EthicsPoint são detidas na mesma estrita confidencialidade que o relato inicial, continuando a ser feitas anonimamente.
Este sistema não é simplesmente um exemplo de alguém a espiar-me? A linha de Conformidade é um aspeto positivo da nossa filosofia geral de viver o Código e permite-nos garantir um local de trabalho seguro e ético. É encorajado a procurar orientações sobre dilemas éticos e a providenciar sugestões positivas ou a comunicar preocupações. A comunicação eficaz é crítica no local de trabalho dos dias de hoje e esta é uma ótima ferramenta para melhorar essa comunicação. Quem posso contactar se tiver uma dúvida geral relacionada com o Código ou com outra política da Empresa? Para questões gerais, contacte-nos por e-mail através de globalcompliance@zimmerbiomet.com. Perdi a chave do relato e/ou a palavra-passe. O que faço? Para garantir a confidencialidade dos relatos submetidos à linha de Conformidade, o EthicsPoint não é capaz de fornecer ao relator uma chave de relato ou palavra-passe perdidas. Se isto acontecer e se tiver informação adicional a fornecer, deve submeter um novo relatório e indicar que surge em seguimento de uma preocupação relatada anteriormente.
Relatos de segurança e confidencialidade O meu entendimento é que qualquer relato que eu envie a partir de um computador da Empresa gere um registo de servidor que mostra todos os websites a que o meu PC se ligou. Isto não vai identificarme como a origem do relato? O EthicsPoint não gera nem mantém quaisquer registos de ligação interna com endereços de IP, por isso, não haverá qualquer informação que associe o seu PC ao EthicsPoint. Na verdade, o EthicsPoint tem um compromisso contratual de não dar seguimento à identidade de um relator. Se não se sentir confortável a fazer um relato no seu computador de trabalho, tem a opção de usar um PC fora do seu ambiente de trabalho (como num cybercafé, em casa de amigos, etc.) através do website seguro EthicsPoint (www.ethicspoint.com). Muitas pessoas escolhem esta opção, já que os dados do EthicsPoint mostram que menos de 12% dos relatos são gerados durante o horário de trabalho. Posso fazer um relato a partir de casa e ainda assim manter o meu anonimato? Um relatório feito a partir de casa, do computador de um vizinho ou de qualquer portal da Internet, continua a ser seguro e anónimo. Um portal de Internet nunca identifica um visitante pelo nome no ecrã e o sistema EthicsPoint retira os endereços de Internet para que seja mantido um total anonimato. Mais ainda, o EthicsPoint tem um compromisso contratual que envolve o não seguimento da identidade da pessoa que faz o relato. Estou preocupado pela possibilidade de a informação que fornecer ao EthicsPoint acabar por revelar a minha identidade. Como posso garantir que isso não acontece? O sistema EthicsPoint foi concebido para proteger o seu anonimato. No entanto, se preferir manter o anonimato, na qualidade da pessoa que faz o relato, precisa de assegurar que o corpo do relatório não revela a sua identidade por acidente. Por exemplo, "Do meu cubículo mesmo ao lado de Jan Smith..." ou "Nos meus 33 anos de trabalho...". A linha de telefone gratuita para assuntos de conformidade também é confidencial e anónima? Sim. Pedir-lhe-emos para fornecer a mesma informação que forneceria num relato baseado na Internet e um entrevistador da NAVEX Global irá introduzir as suas respostas no website EthicsPoint. Estes relatos têm as mesmas medidas de segurança e confidencialidade aplicadas durante a entrega. E se eu quiser ser identificado com o meu relato? Existe uma secção no relatório que lhe permite identificar-se, se assim o desejar.
Tenho medo de ter de lidar com retaliações se relatar uma preocupação. O que devo fazer? A Zimmer Biomet tem uma política restrita de não retaliação que protege os que relatam uma preocupação de boa fé. Adicionalmente, pode submeter a sua preocupação anonimamente, sempre que permitido pelas leis locais, através do EthicsPoint. Se achar que foi sujeito a retaliação por relatar uma preocupação, deve contactar imediatamente o departamento de Conformidade, Jurídico ou de RH.
Sugestões e boas práticas Tenho conhecimento de que algumas pessoas estão envolvidas em condutas não éticas, mas isso não me afeta. Porque devo fazer um relato? Todas as condutas não éticas, a qualquer nível, acabam por prejudicar a empresa e todos os membros da equipa e parceiros da empresa, bem como você. Por isso, se souber de alguma violação da política da empresa ou de alguma conduta não ética, considere que reportá-la é o seu dever para consigo e para com os seus colegas. Não tenho a certeza se o que observei ou ouvi constitui uma violação da política da Empresa ou envolve uma conduta não ética, mas não me parece bem. O que devo fazer? Apresentar uma reclamação. O EthicsPoint pode ajudá-lo a preparar e apresentar o seu relatório para que possa ser devidamente compreendido. A Empresa prefere que relate uma situação que acabe por ser inofensiva do que deixe um comportamento não ético passar impune por não ter a certeza. E se a violação em causa envolver o meu chefe ou outros gerentes? Eles não receberão o relatório e disfarçarão o caso? A linha de conformidade é gerida por um grupo selecionado de membros da equipa de Conformidade Empresarial. Mais ainda, o sistema EthicsPoint e a distribuição de relatórios foram concebidos para que as partes implicadas não sejam notificadas nem lhes seja dado acesso aos relatórios em que foram mencionadas.