MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO AUDITORIA INTERNA SECRETARIA DE ORIENTAÇÃO E AVALIAÇÃO PARECER SEORI/AUDIN-MPU Nº 129/2015 Referência : Processo MPDFT nº 08191.011638/2014-91. Assunto : Administrativo. Proposta de alteração da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo. Atividade-Meio. Interessado : Diretoria Geral. Ministério Público do Distrito Federal e Territórios. O Excelentíssimo Senhor Diretor-Geral do MPDFT encaminha o supramencionado processo, por meio do qual solicita orientação desta Auditoria Interna do MPU acerca da possibilidade de alteração do prazo de guarda dos processos administrativos de pagamentos do PLAN-ASSISTE, com recursos próprios, de 10 anos, a partir da aprovação das contas, para 5 anos, a partir da aprovação do relatório do Departamento de Perícias e Diligências. 2. Por meio do Memorando nº 1031/2014 CDI/VPGJ (fls. 3-6), o Senhor Coordenador de Documentação e Informação do MPDFT apresentou ao Diretor-Geral daquele Órgão, para análise e manifestação, a proposta de modificação do prazo de guarda dos processos administrativos de pagamentos do PLAN-ASSISTE com recursos próprios. 3. Tal sugestão, segundo a CDI/MPDFT, se deve ao fato de os documentos, sob o código 026.141 - Pagamento de credenciados, de auxílio/financiamento e repasses e ressarcimento para outros ramos do MPU, possuírem um prazo de 10 anos de guarda, contados a partir da aprovação das contas, segundo a classificação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Atividade-Meio do MPDFT, estabelecida com base na Instrução Normativa TCU nº 63/2010, art. 14, inciso I. 4. Ademais, o Coordenador da CDI menciona que o Regulamento Geral do Programa de Saúde e Assistência Social PLAN-ASSISTE, em seu art. 45, classifica as receitas do programa em recursos da União na forma de dotações orçamentárias e créditos adicionais e recursos próprios provenientes de contribuições de membros, servidores, pensionistas e dependentes, devendo os documentos provenientes de recursos próprios permanecerem disponíveis ao Departamento de Perícias e Diligências para auditoria permanente, nos termos do art. 8º da Portaria Normativa nº 254 PGJ. 1/5 gvs129c-2015-tab-temporalidade-mpdft.doc
5. Argumenta ainda que os documentos em questão (provenientes de recursos próprios) acarretam um volume demasiado, necessitando de espaço físico e tratamento adequado no período de guarda. Por consequência, tal fato requer da Coordenação uma otimização dos espaços físicos disponíveis naquele Órgão. 6. A Consultoria Jurídica do MPDFT se manifestou, por meio do Parecer nº 122/2014 SETLEP/CONJUR/DG (fls. 8-12), opinando pelo indeferimento da alteração do prazo de guarda dos processos administrativos de pagamentos do PLAN-ASSISTE, com base na Instrução Normativa TCU nº 63/2010, art. 14, inciso I, alegando que os órgãos de controle interno devem manter a guarda dos documentos internos comprobatórios de cada exercício pelo prazo de 10 anos (fls. 11). 7. Irresignado, o Coordenador da CDI apresentou um pedido de reconsideração (fls. 17-21) acrescentando o inciso II do art. 14 da Instrução Normativa TCU nº 63/2010 como fundamento, por analogia, para alteração do prazo de guarda dos documentos relativos aos recursos próprios do PLAN-ASSISTE, uma vez que, se o TCU permite que se guarde por 5 anos, a partir do julgamento, processos provenientes de recursos da União, o mesmo pode ser aplicado aos processos com recursos próprios do PLAN-ASSISTE, tendo como marco de contagem do prazo a aprovação do relatório do Departamento de Perícias e Diligências. 8. Por meio do Despacho nº 164/2014 SETLEP/CONJUR/DF (fls. 23), a Consultoria Jurídica do MPDFT, chamada a se manifestar, registra que o Coordenador de Documentação e Informação acumula a função de componente da Comissão de Avaliação de Documentos das Atividades-Meio do MPDFT, a qual é responsável por propor critérios de organização, racionalização e controle de documentos de arquivos referentes às atividades-meio, respeitada a legislação específica. Assim, entende que a análise do caso deve ficar a cargo da Auditoria Interna do MPU. 9. Em exame, cabe consignar preliminarmente que, conforme se infere do disposto no inc. II do art. 71 da Constituição Federal, a seguir transcrito, o Tribunal de Contas da União tem competência para apreciar e julgar as contas dos administradores e demais responsáveis por dinheiros, bens e valores públicos. Portanto, não tem atribuição, em princípio, de julgar as contas referentes a recursos próprios do PLAN-ASSISTE, como no caso em debate. CONSTITUIÇÃO FEDERAL DE 1988 Art. 71. O controle externo, a cargo do Congresso Nacional, será exercido com o auxílio do Tribunal de Contas da União, ao qual compete: I - apreciar as contas prestadas anualmente pelo Presidente da República, mediante parecer prévio que deverá ser elaborado em sessenta dias a contar de seu recebimento; 2/5 gvs129c-2015-tab-temporalidade-mpdft.doc
II - julgar as contas dos administradores e demais responsáveis por dinheiros, bens e valores públicos da administração direta e indireta, incluídas as fundações e sociedades instituídas e mantidas pelo Poder Público federal, e as contas daqueles que derem causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte prejuízo ao erário público; (grifo nosso). 10. Nada obstante, entende-se plenamente possível que, em analogia, seja aplicado, ao caso, o art. 14 da Instrução Normativa TCU nº 63/2010, reproduzido abaixo. Afinal, ainda que de natureza própria, não há razão para que se dispense tratamento diferenciado a essa documentação produzida no âmbito da Administração Pública e que serve, igualmente, de apoio a gestão administrativa, como elemento de prova, de informação e etc. INSTRUÇÃO NORMATIVA TCU Nº 63/2010 Art.14. As unidades jurisdicionadas e os órgãos de controle interno devem manter a guarda dos documentos comprobatórios de cada exercício, incluídos os de natureza sigilosa, de acordo com os seguintes prazos: I dez anos, contados a partir da apresentação do relatório de gestão ao Tribunal, para as unidades jurisdicionadas não relacionadas para constituição de processo de contas no exercício. II cinco anos, contados a partir da data do julgamento das contas dos responsáveis pelo Tribunal, para as unidades jurisdicionadas relacionadas para constituição de processo de contas no exercício. (Grifo nosso) 11. Da leitura, observa-se que o Tribunal de Contas da União estabeleceu prazos distintos para guarda dos documentos, conforme a situação da unidade ou órgão no exercício. Assim, caso a unidade não seja relacionada para constituição de processo de contas, o prazo de guarda dos documentos é de 10 (dez) anos contados da apresentação do relatório de gestão, sendo relacionada, o prazo é de 5 (cinco) anos a partir da data de julgamento das contas dos responsáveis pelo TCU. 12. Ocorre que não há o julgamento das contas relativas a recursos próprios do PLAN-ASSISTE, pois, como já mencionado acima, o TCU apenas tem competência para julgar contas relativas a dinheiro, bens e valores públicos. 13. Ademais, a auditoria realizada pelo Departamento de Perícias e Diligências, por força do art. 8º da Portaria Normativa nº 254 PGJ, a seguir reproduzida, não se trata de julgamento de contas, nos termos tratados no inc. II do art. 14 da IN/TCU nº 63/2010. PORTARIA NORMATIVA PGJ Nº 254/2013 Art. 8º. Caberá ao Departamento de Perícias e Diligências a auditoria permanente dos demonstrativos contábeis e da movimentação dos recursos próprios do Programa, no âmbito do MPDFT, podendo, se for necessário, examinar os respectivos documentos nas dependências do PLAN-ASSISTE. 3/5 gvs129c-2015-tab-temporalidade-mpdft.doc
Parágrafo único. O departamento de Perícias e Diligências encaminhará os relatórios e pareceres de auditoria ao Diretor-Geral, para ciência, até 30 de setembro. 14. Em verdade, a competência estabelecida pela transcrita Portaria se trata apenas de controle administrativo que deriva do poder de autotutela da Administração, o qual possibilita que ela fiscalize e reveja seus próprios atos. O controle administrativo pode ser entendido como o conjunto de mecanismos, processos, rotinas, etc, existentes no âmbito da unidade com a finalidade de zelar pela fiscalização, revisão e correção das atividades administrativas, de modo a garantir a conformidade com a legislação vigente. Como ensina Maria Sylvia Zanella 1, o controle administrativo é o poder de fiscalização e correção que a Administração Pública (em sentido amplo) exerce sobre sua própria atuação, sob aspecto de legalidade e mérito, por iniciativa própria ou mediante provocação. 15. Note-se que mesmo a fiscalização exercida por esta Auditoria Interna, em razão do disposto no art. 86 do Regulamento Geral do PLAN-ASSISTE, abaixo transcrito, não pode ser qualificada como julgamento de contas, nos termos da mencionada IN/TCU nº 63/2010. REGULAMENTO GERAL (PORTARIA PGR/MPU Nº 231/2012) Art. 86. Os atos praticados pela administração do PLAN-ASSISTE serão fiscalizados pela Auditoria Interna do Ministério Público da União. (Grifo nosso) 16. Desse modo, tem-se não ser possível aplicar ao caso, por analogia, o disposto no inc. II do art. 14 da IN/TCU nº 63/2010, visto não haver o julgamento de contas dos recursos próprios do PLAN-ASSISTE. Assim, mais adequado é aplicar o inc. I do referido artigo, que trata das situações em que a unidade não foi relacionada para constituir processo de contas no exercício e, portanto, não terá as contas julgadas. 17. Para aplicação do referido inciso I, no entanto, necessário se faz estabelecer qual será o marco para o ínicio da contagem do prazo de guarda dos documentos, uma vez que o dispositivo dispõe que será a data de apresentação do relatório de gestão e, em princípio, os recursos em tela não constam do mencionado relatório. 18. Nesse aspecto, note-se que o relatório de gestão referente a um determinado exercício é apresentado no exercício subsequente, sendo assim, a contagem do prazo de 10 (dez) anos para guarda dos documentos das unidades abrangidas pelo inciso I do art. 14 da IN/TCU nº 63/2010 tem como marco inicial o exercício seguinte. De igual modo, pode-se adotar, como momento para início da contagem do prazo de guarda para os documentos ora em questão, o exercício seguinte àquele em que os documentos foram produzidos. Dessa forma, a documentação referente ao exercício de 2014, por exemplo, teria como prazo de guarda 10 (dez) anos a contar do exercício de 2015. 1 DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella. Direito Administrativo. 23. Ed. São Paulo: Atlas, 2010. pág. 730. 4/5 gvs129c-2015-tab-temporalidade-mpdft.doc
19. Quanto ao argumento de falta de espaço para acondicionar a documentação, vale registrar que a guarda de documentos públicos não está restrita ao arquivamento físico. Verifica-se que a Lei nº 5.433/68 viabiliza a microfilmagem de documentos oficiais de forma a permitir a redução das necessidades de armazenamento físico da informação. O citado normativo está regulamentado pelo Decreto nº 1.799/1996, in litteris: DECRETO Nº 1.799/1996 Art. 1 A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. 20. Em face do exposto, somos de parecer pela manutenção do prazo de 10 anos para guarda da documentação do PLAN-ASSISTE, relativa a recursos próprios, contado do exercício subsequente àquele ao qual se referem. À consideração superior. Brasília, de março de 2015. GLEICE VALÉRIA DA SILVA CORAG/AUDIN JOSÉ GERALDO DO E. SANTO SILVA Coordenador de Orientação de Atos de Gestão De acordo. À consideração do Senhor Auditor-Chefe. Aprovo. Encaminhe-se à DG/MPDFT e à SEAUD. Em / 3 / 2015. MARA SANDRA DE OLIVEIRA Secretária de Orientação e Avaliação SEBASTIÃO GONÇALVES DE AMORIM Auditor-Chefe 5/5 gvs129c-2015-tab-temporalidade-mpdft.doc