Relatório de visita técnica para diagnóstico das condições de conservação do depósito de arquivo e dos documentos da Divisão Técnica Acadêmica Local: Faculdade de Engenharia, Campus de Guaratinguetá Data: 17 de outubro de 2017 Responsável: Maria Blassioli Moraes Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso CADA São Paulo, 25 de outubro de 2017 Em 22 de março deste ano, Sr. Vitor da Silva Palacios (Secretaria Geral) informou a CADA a respeito do estado de conservação de processos de registro de diplomas referentes aos alunos de graduação da Faculdade de Engenharia de Guaratinguetá. Tais processos apresentavam danos causados por pragas e apresentavam grande perda de informação. Nos foi informado que os documentos teriam sido atacados provavelmente por cupim e que não sabiam dizer se o restante do arquivo apresentava os mesmos danos. Diante deste relato, a CADA, em reunião realizada em 13 de abril, decidiu a respeito da necessidade de que um comissionado visitasse o arquivo para verificar a dimensão dos danos causados. No dia 17 de outubro realizei a visita ao arquivo acadêmico da Faculdade e fui recebida pela Sra. Regina Célia Ferreira da Silva Souza, diretora da Divisão Técnica Acadêmica. Além da Sra. Regina Célia, também acompanharam a visita a Sra. Silvia Cristina Santos de Carvalho, supervisora da Seção Técnica de Graduação e a Sra. Ana Lúcia Ferreira da Silva Rabelo - Supervisora da Seção Técnica Acadêmica.
O arquivo da Divisão Técnica Acadêmica O depósito do arquivo da Divisão Técnica Acadêmica está localizado no 1º andar do edifício onde acontecem aulas do colégio técnico e este se localiza atrás do edifício da Administração da Faculdade. Ocupa espaço localizado ao final do corredor, sendo que o espaço foi separado por paredes divisórias de eucatex. Os documentos encontram-se em caixas-arquivo, em pastas fichário e em gaveteiros de aço. As caixas-arquivo e as pastas fichário estão acondicionadas em estantes de aço. No momento da visita, encontramos carteiras e cadeiras em frente à sala do arquivo, o que dificultava o acesso ao local. Nos foi informado que isto ocorreu por razão de evento que estava acontecendo no colégio técnico e uma vez encerrado o evento, o mobiliário seria removido. Os documentos armazenados no arquivo se referem às Seções de graduação, pósgraduação, extensão, pesquisa e congregação e totalizam cerca de 1600 caixas-arquivo, 150 pastas fichário e um (01) gaveteiro de aço. Estes documentos datam da década de 1970 em diante, sendo que os documentos mais antigos são provenientes do ano de 1972, originários da Faculdade de Engenharia de Guaratinguetá, e sua criação data de 06 de maio de 1966 pelo Decreto estadual n 46.242. O depósito A sala em L comporta estantes de aço sendo que muitas destas, em sua altura, alcançam o teto da sala. As estantes estão encostadas na parede e localizadas também no corredor, quando o espaço permite. A sala possui janelas que permitem a entrada de luz externa e natural direto sobre as caixas de documentos. Algumas janelas permanecem com pequena abertura que
permite a entrada de insetos, poeira, água da chuva e nos foi informado que ocorre a entrada de pássaros. Parte da sala possui piso de madeira e o restante possui piso de cerâmica. Verificamos, na sala, a presença de objetos e mobiliário estranhos ao depósito de arquivo como bancos de madeira, caixas com caixas-arquivo desmontadas, caixas com pastas suspensas sem uso e uma escada. Não notamos a presença de nenhum método de monitoramento e controle da temperatura e umidade ambiente. Os documentos Todos os documentos estão acondicionados em caixas-arquivo de papelão e de polipropileno corrugado, em pastas fichário e em um gaveteiro de aço. Grande parte das caixas-arquivo e das pastas fichário possui identificação do tipo documental e/ou da área acumuladora e os documentos, em geral, estão organizados por tipo de documento e estão em ordem cronológica. Notamos que algumas das caixas estavam identificadas como descarte, sendo que a equipe técnica está identificando os documentos que, segundo a tabela de temporalidade das atividades-meio, poderiam ser eliminados como as comunicações internas e ofícios enviados e recebidos. Muitos dos documentos armazenados no arquivo são de guarda permanente ou possuem longo prazo de guarda como: atas das sessões da congregação, prontuários de alunos, processos de registro de diplomas, plantas da Faculdade de Engenharia e relatórios de atividades. Constam ainda documentos relacionados ao processo de seleção do vestibular, folha de freqüência dos alunos, requerimentos de cancelamento de matrícula, calendário escolar, livros de controle de produção e tramitação de documentos.
Estado de conservação do depósito e dos documentos Notamos que o local do depósito é inadequado à guarda e armazenamento do arquivo, pois: Não apresenta sistema de segurança para acesso à sala, como sistema de alarme ou câmeras de segurança; Não apresenta sistema de detecção de fumaça e incêndio e nem tanto, meio e plano de salvamento de acervo em caso de qualquer sinistro; As janelas permitem a entrada de luz direta natural sobre os documentos e permite ainda a entrada de insetos, pássaros e roedores, além da água da chuva e poeira, pois permanecem com frestas sempre abertas; Há sinais visíveis de umidade em diversos pontos da parede e do teto; Presença de piso de madeira em parte da sala. As estantes chegam até o teto e vemos caixas-arquivo armazenadas na última prateleira e encostadas no teto, o que dificulta a limpeza, o acesso às caixas-arquivo, além de apresentar um risco à sua conservação no que se refere à ocorrência de algum sinistro com tubulações de água que porventura passem por cima do forro da sala. Em geral, o depósito e conseqüentemente os acondicionamentos dos documentos apresentam excesso de sujidade, marcas de umidade, rasgos e outros danos causados pelo excesso de documentos dentro da caixa ou pelo transporte ou manuseio inadequado das mesmas. Os documentos, no interior das caixas, em geral, apresentam: Sujidades; Marcas de umidade; Rasgos; Entretanto, as informações estão preservadas.
Constam quatro (04) caixas de documentos com processos de registros de diplomas e prontuários de alunos de graduação que foram danificados por pragas, sendo que, na caixa há a identificação cupim. A Sra. Silvia Cristina Santos de Carvalho nos informou que verificou, nos documentos, registros de que no ano 1995 já haviam notado a presença dos danos nos documentos. Estes documentos apresentam perda de informação. Os processos estão armazenados em plásticos e os mesmos encontram-se em caixas-arquivo de papelão. No interior do plástico verificamos diversos materiais como excrementos, larvas e outros resultados da ação da praga.
Conclusões Quanto à conservação do depósito de arquivo Diante da inadequação do ambiente do depósito frente às Recomendações do Conarq e que se relacionam à limpeza da sala, ao controle da entrada de luz natural, monitoramento e controle da temperatura e umidade, disposição adequada de caixas e pastas nas estantes, vedação das janelas, adequação de material utilizado no piso da sala, indicamos as seguintes recomendações: Uma vez que a sala em questão apresenta espaço que não favorece uma eficaz distribuição das estantes ou mesmo a instalação de estantes deslizantes e uma vez que a sala está instalada junto ao espaço voltado para as salas de aulas dos alunos do colégio técnico, sugerimos para que verifique a possibilidade de instalação do arquivo em outra área e que de preferência esteja localizada próxima a área administrativa para facilitar o acesso. Segundo a orientação que consta das Recomendações para a construção de arquivos, do Conarq: Os depósitos precisam ficar isolados do restante das atividades do edifício. A separação dessas áreas pode ser feita no sentido horizontal ou vertical. Sendo no sentido horizontal, os depósitos podem ser construídos em um ou vários blocos, separados das demais áreas ou localizados abaixo destas. No sentido vertical, eles deveriam ficar nos andares mais baixos. (p.8) Os depósitos devem estar separados entre si e do restante do prédio por paredes, pisos e portas especiais, conforme especificado no item 8. Tubulações de água ou de outros líquidos devem ser evitadas nesses ambientes. (p.8) Se não houver possibilidade de mudança do arquivo para uma nova sala de depósito, recomendamos as seguintes adequações:
Piso: substituir o piso de madeira por piso frio de cerâmica para facilitar a limpeza e diminuir foco de propagação de incêndio; Janelas: Vedação de todas as janelas para impedir a entrada de água da chuva, insetos, pássaros e sujidades. Instalação de filme nas janelas para impedir o excesso de luz sobre os documentos. Paredes: extinguir focos de umidade, como mofo, presente nas paredes e tetos da sala. Sistema de segurança contra roubo e sistema de prevenção de incêndio: sugerimos a instalação de sistemas de segurança para evitar a entrada de pessoas estranhas ao arquivo e sistema para detecção da fumaça e fogo. Diminuir número de estantes na sala e diminuir a altura de algumas das estantes, evitando assim que os documento encostem-se ao teto e criando uma área mais confortável aos documentos. Atualmente o excesso de estantes e de caixas de documentos na sala dificulta a limpeza da mesma e a circulação das pessoas. Ainda segundo a orientação que consta das Recomendações para a construção de arquivos, do Conarq: Os corredores entre as estanterias devem ter no mínimo 0,70 m de largura e as passagens em ângulos, 1,00 m de largura. É preciso sempre uma passagem de 0,70 m de largura entre o fim das fileiras e as paredes. Além da circulação de pessoas, é importante também cuidar da circulação do ar e da limpeza dos depósitos, para se evitar a proliferação de microorganismos e insetos. Consequentemente, as estantes devem ficar afastadas das paredes no mínimo em 0,30 m, e o ideal é manter também uma passagem de 0,70 m para possibilitar inspeções periódicas de infestações. Da mesma forma, a última prateleira deve ter um afastamento mínimo de 0,10 m do piso e o vão livre, acima da estante, ser de no mínimo 0,30 m. (p.13).
A altura do pé direito não deve exceder ao estabelecido pela regulamentação local. Nas construções especificamente projetadas para arquivos, por exemplo, um pé direito com a altura em torno de 2,70 m cria um espaço equivalente a 0,50 m acima da estante, por onde passam os dutos de ventilação e ar condicionado. Quanto maior o espaço excedente, maior será a despesa com energia para climatização e, em caso de fogo, mais fácil será o alastramento das chamas. (p. 8 e 9) Na sala de depósito a temperatura e umidade devem ser monitoradas e controladas para manter uma estabilidade sendo que a temperatura ideal para conservação de papel é de 20ºC e umidade deve estar entre 45% e 55%; Implantação de plano de limpeza para o depósito do arquivo. Segundo o Manual Técnico de Preservação e conservação, elaborado pelo Arquivo Nacional e pela Biblioteca Nacional: Rotina de limpeza nos depósitos de guarda A limpeza deve ser feita em intervalos regulares, cuja freqüência é determinada pela velocidade com que a poeira se acumula nos espaços de armazenagem. As prateleiras de metal, as mapotecas e todos os demais tipos de móveis de metal destinados ao armazenamento de documentos devem ser limpos com o auxílio de um pano limpo e com álcool. Deve-se evitar o uso de água como agente para estas limpezas. O piso das áreas de guarda de acervos deve ser limpo com produtos biodegradáveis não agressivos aos documentos e às pessoas que trabalhem na área. Usar sempre aspirador de pó, para não levantar poeira, e flanela seca para limpeza do mobiliário; Observar, durante a limpeza, se há excrementos de cupim, asas de insetos, túneis (galerias externas) e pequenos orifícios próximos às obras ou no piso no ambiente de guarda. (p.35)
Quanto à conservação dos documentos Acondicionamentos: Devido a frequente presença de sujidades, microorganismos, insetos, pássaros e de água da chuva nos depósitos é necessária a mudança de acondicionamento de grande parte dos documentos, pois notamos que as caixas e demais invólucros estão amassados, com rasgos, marcas de umidade e com excesso de sujidades. As caixas-arquivo de papelão devem ser substituídas por caixas-arquivo de polipropileno corrugado preferencialmente com ausência de cor. Caixas de papelão possuem acidez excessiva que migra para os documentos. Documentos: Uma vez que notamos a existência de documentos que poderão ser eliminados, deve ser dada continuidade ao processo de separação e verificação de tais documentos, processo já iniciado pela Seção Técnica de Graduação. Sugerimos começar a eliminação por séries como Comunicação Interna (06.01.08.01) e Ofícios (06.01.08.03). Todos os documentos devem passar por higienização mecânica e diagnóstico sobre estado de conservação. Constam 04 caixas-arquivo de documentos que apresentam grande perda de informação, resultado de danos causado por infestação de praga, provavelmente cupim. Tais documentos estão acondicionados em plásticos e estes, por sua vez, estão em caixas de papelão. Tais documentos deverão passar por tratamento e diagnóstico mais apurado e que deverá ser realizado por um conservador. Este especialista poderá definir qual tratamento será adequado aos documentos para sua higienização e para sua restauração e mesmo poderá verificar se os insetos continuam em atividade. É importante que estas caixas de documento permaneçam separadas do restante do arquivo para garantir que a ação das pragas não migre aos demais documentos, caso estes ainda estejam em atividade.
Fotos Edifício da Administração e na foto à direita, ao fundo, edifício onde está localizada a sala de depósito de arquivo. Corredor onde se localizam as salas de aula e o depósito do arquivo. Na foto, à direita, o arquivo.
O depósito com aspectos da acomodação das caixas nas estantes. Aspecto da janela, permitindo entrada da luz natural sobre as caixas.
Caixas com caixas-arquivo desmontadas. À direita, presença de mofo nas paredes e teto. À esquerda, armazenamento inadequado das caixas.
Janela com frestas abertas e entrada de luz natural. Documentos que sofreram danos causados por pragas.
Documentos que sofreram danos causados por pragas.
Documentos com excesso de sujidades, mas sem perda de informação e suporte.
Bibliografia SPINELLI, Jaime et ali. Manual Técnico de Preservação e Conservação. Documentos extrajudiciais CNJ. Fundação Biblioteca Nacional e Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, 2011. Arquivo Nacional. Recomendações para a construção de arquivos. Conselho Nacional de Arquivos Conarq, Rio de Janeiro, 2000. Arquivo Nacional. Recomendações para a produção e o armazenamento de documentos de arquivos. Conselho Nacional de Arquivos Conarq, Rio de Janeiro, 2005.