Curso de Gestão Arquivística de Documentos Digitais Gestão arquivística de documentos digitais Programa 1. Introdução: Gestão de documentos Conceitos Impacto do formato digital para a gestão de documentos 2. Aspectos da Gestão Arquivística de Documentos Digitais: Visão Geral Fase de Produção Fase de Manutenção e Uso Fase de Destinação 3. Autenticação de documentos digitais 4. Modelo de Requisitos e-arq Brasil Introdução: a) Gestão de Documentos Schellemberg, Rhoads, Roberge Resposta à explosão documental do pós guerra; O documento tem um ciclo de vida: da criação até o seu fim. Economia e eficácia na recuperação e arquivamento dos documentos. Controle intelectual e físico dos documentos pelo produtor: plano de classificação e tabela de temporalidade e destinação (file plan e records schedule); Avaliação com base nos valores primário e secundário. Preservação dos documentos que possuam valor probatório e informativo. 1
Introdução: a) Gestão de Documentos (cont.) Nos países de língua inglesa: separação dos records (documentos de arquivo nas fases corrente e intermediária)e archives (fase permanente). Nos países de línguas neolatinas: os documentos de arquivo são documentos arquivísticos, independentemente da idade/fase. Implantação de programas de gestão de documentos para garantir que o documento só irá permanecer pelo tempo necessário e que os documentos permanentes serão preservados. Atividades da Gestão de Documentos: Gestão da correspondência: protocolo e e-mail; Gestão dos formulários e modelos de documentos: templates dos documentos de acordo com as regras documentárias; Gestão das cópias: controle de versões e cópias (em papel e digital). Introdução: b) Conceitos Conceitos: documento arquivístico Documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. documento arquivístico digital Documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. Introdução: b) Conceitos (cont.) Gestão arquivística de documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei 8159 / 91) Finalidade: Assegurar que os documentos produzidos sejam os melhores testemunhos de uma atividade 2
c) Introdução O impacto do formato digital para gestão de documentos Discussão sobre a legalidade e autenticidade do documento digital. Diferenciação entre informação, documento e documento de arquivo. Atualização do conceito de Ênfase na natureza e finalidade documento arquivístico para do documento, em detrimento do identificação em sistemas suporte ou formato Necessidade de integração entre os sistemas de informação e documentação: interoperabilidade. Automação dos procedimentos e operações técnicas da gestão de documentos. O impacto do formato digital para a gestão de documentos (cont.): Iniciativas: Especificação dos requisitos para desenvolver sistemas informatizados que irão gerir o ciclo de vida dos documentos digitais, desde a produção até a destinação final: modelo MoReq (União Européia), padrão DoD (EUA), norma do Arquivo Nacional do Reino Unido, Austrália e Modelo e-arq Brasil. Adoção de um padrão de metadados para os sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos: Reino Unido, Austrália e DoD. 2.Aspectos da Gestão Arquivística de Documentos Digitais: a) Visão Geral O programa de gestão arquivística de documentos é único: serve para os documentos em formato digital ou não-digital. A gestão arquivística de documentos garante a criação de documentos digitais confiáveis e autênticos, preservados e acessíveis por todo o seu ciclo de vida. Um sistema de gestão arquivística incompleto ou falho pode acarretar perda, adulteração ou não validade da força probante dos documentos arquivísticos digitais. Identificação dos documentos arquivísticos digitais: diferenciar das informações e documentos não-arquivísticos. 3
a) Visão Geral (cont.) Um sistema que contém informações ou dados em constante atualização não contém documentos arquivísticos. Para que seja considerado um documento arquivístico, a informação tem que ser salva com uma forma fixa e um conteúdo estável. Desenvolvimento de um SIGAD para gerenciar o ciclo de vida dos documentos (criação até destinação final), mantendo sua forma fixa e seu conteúdo estável. Para desenvolver um SIGAD é necessário um conjunto de requisitos para implementar os procedimentos e operações da gestão arquivística de documentos: captura, tramitação, pesquisa, avaliação e destinação. b) Programa de Gestão Arquivística de Documentos: Planejamento: Levantamento e análise da instituição Diretrizes e procedimentos Desenho do sistema de gestão arquivística de documentos Elaboração de instrumentos e manuais b) Programa de Gestão Arquivística de Documentos: Exigências do programa de gestão arquivística de documentos: Garantir o ciclo de vida dos documentos; Garantir a acessibilidade dos documentos; Reter os documentos somente pelo tempo necessário; Implementar estratégias de preservação; Garantir as qualidades do documento arquivístico: organicidade autenticidade unicidade acessibilidade confiabilidade 4
Qualidades do documento arquivístico Organicidade: expressa as relações que os documentos guardam entre si ao refletirem as funções e atividades da pessoa ou organização que os produziu. Unicidade: o documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual pertence; mesmo existindo cópias, cada uma é única em seu lugar. Exigências do programa de gestão registrar e manter as relações entre os documentos e a seqüência das atividades realizadas, por meio de aplicação de um plano/código de classificação. identificação individual de cada documento, mantendo o conjunto de relações que o envolve. Qualidades do documento arquivístico Confiabilidade: capacidade de um documento arquivístico sustentar os fatos a que se refere. Exigências do programa de Gestão o documento deve ser produzido no momento em que ocorre a ação, ou logo após, por pessoas autorizadas, diretamente envolvidas na condução das atividades, e deve estar completo. Autenticidade: qualidade de um documento ser o que diz ser, livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. procedimentos que controlem a transmissão, manutenção, avaliação, destinação e preservação; proteção contra acréscimos, supressão, alteração e ocultação indevidos. Qualidades do documento arquivístico Exigências do programa de Gestão Acessibilidade: documento acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado. a transmissão de documentos para outros sistemas deve ser feita sem perda de informação e de funcionalidades. Deve-se recuperar qualquer documento em qualquer tempo e apresentá-lo com a mesma forma de sua criação. 5
1º- Fase de Produção de Documentos Definição de: a) Aspectos de tecnologia b) Espaços de produção c) Status do documento d) Organização dos documentos e plano de classificação/tabela de temporalidade e destinação e) Captura dos documentos arquivísticos ao SIGAD: Registro Classificação a) Aspectos de Tecnologia Seleção de hardware, software e formatos deve considerar: Ciclo de vida útil da tecnologia atual: 5 anos Adoção de formatos não-proprietários Adoção de formatos independentes de plataforma tecnológica Especificações disponíveis amplamente Dispositivos de Armazenamento: adoção de dispositivos e padrões de armazenamento maduros, estáveis no mercado e amplamente disponíveis. b) Espaços de produção de documentos no SIGAD: Definição dos espaços de criação, recebimento, captura, armazenamento, avaliação e eliminação Definição dos direitos de acesso em cada espaço Definição sobre tramitação de documentos dentro e fora da organização 3 espaços no SIGAD: espaço individual: domínio de cada funcionário espaço de grupo: domínio designado a cada grupo de trabalho, equipe, comitê espaço geral: domínio designado ao serviço de protocolo e de arquivos da organização 6
b) Espaços de Produção de documentos no SIGAD: REDE SIGAD Individual Grupo Geral domínio de cada funcionário domínio designado a cada grupo de trabalho, equipe, comitê serviço de protocolo e de arquivos da organização c) Status do documento no SIGAD: minuta, original e cópia Minuta é a versão preliminar de um documento sujeita à aprovação. Ex.: Um documento criado no espaço individual ou do grupo, mas não transmitido, é uma minuta. Original é o primeiro documento completo e efetivo. Ex.: Um documento transmitido do espaço individual ou do grupo para o espaço geral, onde não poderá mais ser alterado, será recebido pelo destinatário como um original. Cópia é o resultado da reprodução de um documento. Ex.: Um usuário autorizado, quando recupera um documento do espaço geral e o armazena em seu espaço, cria uma cópia. d) Organização dos documentos/plano de classificação Organização dos documentos arquivísticos: com base no plano/código de classificação, para controlar o ciclo de vida de cada documento. Os documentos produzidos e recebidos são acumulados em unidades de arquivamento (dossiês/processos) e organizados de forma hierárquica em classes. Documentos digitais: não há agrupamento físico (caixas, pastas). Os documentos digitais são reunidos em unidades lógicas de arquivamento por meio de metadados: número identificador código de classificação título 7
d) Organização dos documentos/plano de classificação CLASSE CLASSE CLASSE CLASSE CLASSE CLASSE CLASSE CLASSE SUBCLASSE SUBCLASSE SUBCLASSE SUBCLASSE SUBCLASSE SUBCLASSE SUBCLASSE SUBCLASSE GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO SUBGRUPO SUBGRUPO Unidade de arquivamento Unidade de arquivamento Unidade de arquivamento Unidade de arquivamento Unidade de arquivamento Unidade de arquivamento Item documental Item documental Item documental e) Captura Definição: declarar um documento como sendo um documento arquivístico por meio da sua incorporação num SIGAD. Objetivo: identificar o documento arquivístico e demonstrar que suas características, como organicidade, unicidade, confiabilidade e autenticidade, estão mantidas. Pré-requisitos da captura: definição de quais documentos produzidos e recebidos serão capturados pelo SIGAD quem deve ter acesso aos documentos e em quais níveis por quanto tempo serão mantidos (prazos de guarda) e) Captura (cont.) Documentos que exigem captura: responsabilizam uma organização ou indivíduo por uma ação documentam uma obrigação ou responsabilidade têm relação com a prestação de contas da organização A captura de documentos é feita no momento do registro e da classificação. A captura também pode ocorrer no momento do arquivamento ou na atribuição de restrição de acesso. 8
e) Captura (cont.) O SIGAD tem que ser capaz de capturar o conteúdo, a forma e o contexto dos documentos, independente do formato, da composição e do canal de comunicação. O documento pode ser produzido: diretamente dentro do SIGAD e capturado automaticamente no momento do registro, ou fora do SIGAD, sendo capturado quando for identificado, registrado e classificado. Introdução de metadados de identidade: identificador, datas, anexos e nomes de autor, redator e destinatário. os documentos e seus metadados devem ser mantidos em versão definitiva e protegidos contra alterações indevidas. e) Captura: Registro O registro é a formalização da captura do documento arquivístico no SIGAD: atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. O registro pode ser feito pelo serviço de protocolo. O registro inclui elementos que são os metadados associados ao documento: número identificador data e hora do registro título ou descrição abreviada nomes do produtor, autor e redator data e hora de transmissão e recebimento código de classificação restrição de acesso e) Captura: classificação Objetivos: apresentar e manter a relação orgânica de um documento com os demais gerenciar o ciclo de vida do documento Em bases de dados complexas, a classificação é necessária para recuperar todos os componentes que formam o documento arquivístico A classificação é a chave para o gerenciamento dos documentos arquivísticos em um SIGAD O plano/código de classificação é o núcleo central de um SIGAD 9
2º - Fase de manutenção e uso Documentos arquivísticos digitais capturados para um SIGAD devem ser ativamente mantidos, a fim de garantir confiabilidade, autenticidade e acessibilidade dos documentos. Definição de: a) Controles de acesso b) Segurança c) Arquivamento d) Pesquisa, localização e apresentação a) Controles de acesso Objetivo: proteger contra alteração, ocultação, acréscimo e supressão que ameacem a autenticidade dos documentos capturados para um SIGAD Acesso limitado a: Usuários específicos Grupos de usuários Aplicação: Graus de sigilo Privacidade de pessoas As permissões de acesso devem ser mapeadas e monitoradas constantemente em função das mudanças institucionais b) Segurança Garantir a permanência e autenticidade do documento. Segurança é sistêmica: tecnologia, pessoas, processos e legislação. Adoção de um conjunto de medidas para garantir a segurança das operações de um SIGAD: cópias de segurança e backup trilha de auditoria assinaturas digitais criptografia marcas d água digitais 10
50 40 30 20 10 0 1 Tr im 2 Trim 45, 9 Prod uçã o 20, 4 30, 6 Le ste Oes te No rte c) Arquivamento Premissas: No formato digital conteúdo, forma e suporte são entidades independentes. Arquivar significa armazenar os componentes digitais, mantendo sua identificação única. Como arquivar no SIGAD: Controlar os títulos das pastas e os diretórios onde os documentos estão armazenados para fazer as relações entre os vários objetos digitais a partir de um identificador. COMPONENTE COMPONENTE DIGITAL DIGITAL A A DOCUMENTO DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO ARQUIVÍSTICO COMPONENTE COMPONENTE DIGITAL DIGITAL C C COMPONENTE COMPONENTE DIGITAL DIGITAL B B d) Pesquisa, localização e apresentação Objetivo: Confirmar, localizar e recuperar os documentos e seus metadados num SIGAD. Pesquisa e localização: Processo de identificação de documentos arquivísticos por meio de parâmetros definidos pelo usuário. Metadados: identificador, título, datas, assunto, procedência, autor, redator, código de classificação etc. Apresentação: Exibição em tela, emissão de som, impressão. Apresentar documentos com quaisquer formatos e estruturas ao usuário, sem alterar forma e conteúdo. Variações controladas quanto a forma e conteúdo: regras prédefinidas para não ameaçar a autenticidade. d) Pesquisa, localização e apresentação (cont.) Exemplo: Dados estatísticos, armazenados em um banco de dados, apresentados por meio de gráficos ou equipamentos diferentes. cada gráfico tem forma fixa e conteúdo estável desde que a informação tenha como fonte um dado fixo no banco de dados e o sistema estabeleça regras fixas para a apresentação documental dos gráficos ou nos equipamentos. FORMA FIXA FORMA FIXA DADOS ESTÁVEIS NO BANCO DE DADOS Dados Estatístic os DADOS ESTÁVEIS NO BANCO DE DADOS FORMA FIXA Banco de Dados FORMA FIXA FORMA FIXA 11
3º - Fase de destinação Configuração da tabela de temporalidade e destinação em um SIGAD. Um SIGAD identifica a temporalidade e a destinação prevista para o documento no momento da captura, registrada em um metadado associado ao documento. Um SIGAD deve identificar e listar os documentos que já cumpriram o prazo previsto na tabela de temporalidade e destinação, a fim de implementar a ação de destinação. Ações de destinação final: a) Eliminação b) Transferência e recolhimento a) Eliminação de documentos digitais Eliminação: conforme tabela de temporalidade e destinação, após o processo de avaliação e respeitada a legislação. A eliminação não pode ser realizada automaticamente pelo SIGAD: pessoa responsável. As ações de eliminação devem ser registradas nos metadados específicos e na trilha de auditoria. Digitalização e eliminação: A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuação. Documentos de valor permanente não podem ser eliminados. a) Eliminação de documentos digitais (cont.) Questão: Se um documento digital estiver associado a mais de um dossiê e os dossiês tiverem prazos de guarda diferentes: O SIGAD tem que automaticamente verificar todos os prazos de guarda e destinação previstos para esse documento e garantir que o mesmo seja mantido em cada dossiê pelo tempo definido na tabela de temporalidade e destinação. A eliminação de um documento não pode prejudicar a manutenção desse mesmo documento em outro dossiê até que todas as referências tenham atingido o prazo de guarda previsto. 12
b) Transferência e recolhimento de documentos digitais Transferência e recolhimento: ações de transposição de documentos de um sistema para outro. São momentos críticos para a autenticidade do documento: os documentos arquivísticos não estão mais sob os controles de segurança do sistema antigo, e nem do sistema novo. Registrar nos metadados e na trilha de auditoria e verificar os documentos relacionados. b) Transferência e recolhimento de documentos digitais (cont.) Para realizar a transposição dos documentos de um SIGAD para outro sistema informatizado, é necessário: verificar a compatibilidade de suporte e formato; verificar a existência de documentação técnica necessária para interpretar e compreender o documento digital; registrar as informações sobre migrações realizadas na organização produtora; produzir um instrumento descritivo com: os metadados atribuídos aos documentos e as informações que permitam verificar a autenticidade dos documentos transferidos ou recolhidos. Ver Resolução nº 24 do Conarq, disponível em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm 3. Autenticação de documentos digitais a) Problemas de falta de confiança do meio digital: Documentos digitais são suscetíveis a intervenções não autorizadas, corrupção e repúdio. Não-reconhecimento do documento digital como um documento válido para o registro das atividades, decisões e para as transações em e-business e e- commerce. Desafio: como garantir que os documentos digitais tenham o mesmo grau de confiabilidade dos documentos convencionais? 13
3. Autenticação de documentos digitais (cont.) b) Iniciativas com foco na autenticidade dos procedimentos de gestão de documentos e estratégias de preservação: Diretrizes de Gestão de documentos do Arquivo Nacional do Reino Unido: http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/guidelines.ht m Norma ISO 15489 Programa ERA do Arquivo Nacional dos Estados Unidos: http://www.archives.gov/era/ Projeto InterPARES: www.interpares.org Modelos de requisitos para os sistemas informatizados: Reino Unido: www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002/default.htm Moreq da União Européia: Padrão DoD/US: http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/standards.html e-arq Brasil: www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sy s/start.htm Metadados: Norma ISO 23081; 3. Autenticação de documentos digitais (cont.) b) Iniciativas com foco na autenticidade dos procedimentos de gestão de documentos e estratégias de preservação: Ênfase nos procedimentos administrativos e documentários. Resultado: sistemas confiáveis, porque se apóiam em requisitos administrativos e arquivísticos, em conformidade com legislação e padrões técnicos. Tecnologia serve para apoiar os procedimentos de criação e manutenção de documentos autênticos: assinatura digital, certificado digital e carimbo de tempo. 3. Autenticação de documentos digitais (cont.) c) O que é autenticação: é uma declaração que atesta que um documento original é autêntico, ou que uma cópia reproduz fielmente o original. É feita num determinado momento e por uma pessoa jurídica com autoridade para tal, como um servidor público, um notário ou uma autoridade certificadora. Diferença entre autenticidade e autenticação: a autenticação é uma declaração acrescentada ao documento e realizada em um momento específico. autenticidade é uma característica inerente ao documento arquivístico, que diz respeito à sua credibilidade e ao fato de se encontrar livre de qualquer traço de adulteração ou corrupção. 14
3. Autenticação de documentos digitais (cont.) Momentos críticos que precisam de autenticação: Transmissão Substituição de tecnologia Transferência e recolhimento Técnicas de autenticação: Independentes de tecnologia: apoiadas em procedimentos administrativos que assegurem que o documento foi mantido em seus aspectos essenciais. Presunção de autenticidade Dependentes de tecnologia: fornecer um mecanismo tecnológico para garantir a autenticidade dos documentos. Criptografia e assinatura digital 3. Autenticação de documentos digitais (cont.) d) Presunção de autenticidade: inferência obtida a partir dos fatos conhecidos sobre a maneira pela qual um documento arquivístico foi criado e mantido. Como verificar: Metadados de identidade: nomes das pessoas envolvidas na criação do documento, datas de criação e transmissão, código de classificação, identificador, anotações. Metadados de integridade: setor responsável pela manutenção do documento, indicação das mudanças tecnológicas, indicação da destinação prevista em tabela de temporalidade e os direitos de acesso. Forma documental: de acordo com as normas e regras da organização. Procedimentos para prevenir e corrigir perda e corrupção dos documentos e evitar a obsolescência tecnológica. 3. Autenticação de documentos digitais (cont.) e) Técnicas de autenticação dependentes de tecnologia: assinatura digital Assinatura digital: seqüência de bits que usa algoritmos específicos, chaves criptográficas e certificados digitais para autenticar a identidade do assinante e confirmar a integridade de um documento. Certificado digital: documento emitido e assinado digitalmente por uma autoridade certificadora, que contém dados que identificam seu titular e o relacionam a sua respectiva chave-pública. A assinatura digital pode apoiar a autenticação de documentos digitais, pois identifica o emissor e verifica que o documento não foi alterado durante a transmissão. A assinatura digital não é suficiente para estabelecer a identidade e demonstrar a integridade de um documento de longo prazo. 15
3. Autenticação de documentos digitais (cont.) Assinaturas digitais: sujeitas à obsolescência tecnológica. não podem ser migradas para um software novo ou atualizado juntamente com os documentos anexos. ciclo de vida das assinaturas digitais: pode ser mais curto que os prazos de guarda de um documento. Recomendação para assinaturas digitais: desanexar a assinatura logo que possível e acrescentar informação nos metadados para indicar que o documento teve uma assinatura digital anexada e que foi verificada, desanexada e apagada. 4. Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-arq Brasil O que é? Condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir a sua confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo. Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a etapa da produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. e-arq Brasil: Conteúdo Parte I - Introdução à gestão de documentos e a sistemas informatizados de gestão de documentos Histórico da Gestão de Documentos no Brasil Planejamento e implantação do programa de gestão Procedimentos de Gestão Instrumentos de Gestão Referências: ISO 15489 Projeto InterPARES Legislação arquivística brasileira e resoluções do Conarq 16
e-arq Brasil - Parte I Objetivos: orientar a implantação da gestão arquivística de documentos; fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a aquisição e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos - SIGAD. * pode ser utilizado para desenvolver um sistema ou para avaliar um já existente. e-arq Brasil - Parte I e-arq Especifica os requisitos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) SIGAD Sistema desenvolvido para realizar as operações técnicas da gestão arquivística de documentos e-arq Brasil - Parte I O que é um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos SIGAD: É um sistema desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos de arquivo digitais. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses. O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação de procedimentos e políticas de gestão de documentos. 17
e-arq Brasil - Parte I O que um SIGAD faz: Trata o documento arquivístico como uma unidade complexa. Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos. Registro de metadados associados aos documentos para descrever o contextos de produção dos documentos. Armazenamento e gestão seguros para garantir a autenticidade dos documentos e a transparência das ações do órgão ou entidade. e-arq Brasil - Parte I O que um SIGAD faz (cont.): Trata sistematicamente a seleção, a avaliação dos documentos arquivísticos e a sua destinação (eliminação ou guarda permanente), de acordo com a legislação em vigor. Exportação dos documentos para transferência e recolhimento. Inclui procedimentos para a preservação de longo prazo dos documentos arquivísticos. e-arq Brasil - Parte I O que o e-arq e o SIGAD não são: O e-arq não é um software; é um modelo de requisitos para desenvolver ou adquirir um software. O e-arq não propõe um sistema único, mas é aplicável a todos os tipos de documentos (atividades-meio e atividades finalísticas) e de quaisquer organizações (universidades, centros de pesquisa, indústria, ministérios). O SIGAD não é um produto; é uma denominação para um sistema que faz todas as operações da gestão arquivística de documentos. O SIGAD gerencia simultaneamente os documentos digitais (captura, armazenamento e acesso) e os documentos convencionais (referências, como número, título, data etc); 18
e-arq Brasil - Parte I Qualidades do documento arquivístico e exigências do SIGAD Autenticidade: o SIGAD tem que proteger os documentos contra acréscimos, supressão, alteração e ocultação indevidos Organicidade: o SIGAD tem que ser compatível com o plano/código declassificação. e-arq Brasil - Parte I Qualidades do documento arquivístico e exigências do SIGAD (cont.) Unicidade: O SIGAD tem que prever a identificação individual de cada documento, mantendo o conjunto de relações que o envolve. Acessibilidade: O SIGAD tem que ser capaz de recuperar qualquer documento em qualquer tempo e apresentá-lo com a mesma forma de sua criação. e-arq Brasil - Parte I Principais instrumentos da Gestão Arquivística de Documentos: Plano de Classificação e Código Tabela de Temporalidade e Destinação Manual de Gestão Arquivística de Documentos Esquema de Classificação sobre Acesso e Segurança dos Documentos. 19
e-arq Brasil - Parte II Parte II Especificação de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos [descreve os requisitos necessários para desenvolver o SIGAD] Referências Modelo de requisitos funcionais da União Européia (MoReq); Especificação de requisitos do DoD (EUA); Requisitos para sistemas de gestão de documentos eletrônicos do Reino Unido; Norma ISO 15.489 - Information and documentation Records Management e-arq Brasil - Parte II Aspectos de funcionalidade Organização dos documentos arquivísticos: plano de classificação e manutenção dos documentos Produção Tramitação Captura Avaliação e destinação Recuperação: pesquisa, localização e apresentação Segurança Armazenamento Preservação Funções administrativas e técnicas Requisitos adicionais e-arq Brasil - Parte II Aspectos de funcionalidade Níveis dos requisitos os requisitos foram classificados em: obrigatórios, altamente desejáveis e facultativos, de acordo com o grau de maior ou menor de exigência para que o SIGAD possa desempenhar suas funções Referência Requisito Obrigação x.y.z O SIGAD tem que... O a.b.c O SIGAD deve... AD w.v.r O SIGAD pode... F 20
e-arq Brasil - Parte II 1- Organizaçao ao dos documento arquivísticos: Plano de classificação e manutenção dos documentos O plano/código de classificação Núcleo central do SIGAD Estabelece a relação orgânica dos documentos de forma hierárquica: os documentos são organizados em processos, dossiês e pastas. e-arq Brasil - Parte II 1. Organizaçao dos documento arquivísticos: Plano de classificação e manutenção dos documentos Estes requisitos tratam de: Configuração e administração do Plano de Classificação do SIGAD como desenhar o plano de classificação de um SIGAD, administrar, compatibilidades legais, autorizações Aplicação e uso do plano de classificação Classificação e metadados dos processos/dossiês formação, classificação e atribuição de metadados Gerenciamento de processos e dossiês controles de abertura/encerramento de processos/dossiês, inclusão de novos documentos e reclassificação; integridade entre as classes Gerenciamento de processos e seus volumes formação e manutenção de processos no setor público; autenticidade; legislação; subdivisão em volumes Manutenção de documentos arquivísticos convencionais e híbridos e-arq Brasil - Parte II 2. Captura Captura tem que garantir a execução das seguintes tarefas: Registrar e gerenciar todos os documentos convencionais. Registrar e gerenciar todos os documentos digitais, independente do contexto tecnológico. Classificar todos os documentos de acordo com o plano ou código de classificação. Controlar e validar a introdução de metadados obrigatórios e optativos; apoio automatizado; autorizações para a gestão. 21
e-arq Brasil - Parte II e-arq Brasil - Parte II 3. Avaliaç Avaliação e destinaç destinação final No contexto de um SIGAD, a avaliação dos documentos refere-se à aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD). Esta tabela define o prazo pelo qual os documentos têm que ser mantidos em um SIGAD e a destinação dos mesmos após o prazo, ou seja, recolhimento ou eliminação e-arq Brasil - Parte II 4. Avaliação e destinação final 22
e-arq Brasil - Parte II Configuração da tabela de temporalidade e destinação Funcionalidades para criação e manutenção da TTD associada ao plano de classificação; importação e exportação da TTD; Resolução no 14 do CONARQ. Aplicação da tabela de temporalidade e destinação Procedimentos de controle e verificação dos prazos e destinação; aplicação não é automática, é necessário confirmação; documentos associados a mais de um dossiê. Exportação de documentos Para apoiar as ações de transferência e recolhimento de documentos, ou migração/cópia para outro local ou sistema. Eliminação De forma controlada, de acordo com a TTD e legislação; registros nos metadados e trilhas de auditoria; eliminação definitiva. Avaliação de destinação de documentos arquivísticos convencionais e híbridos e-arq Brasil - Parte II 5. Armazenamento Arquitetura que permite a preservação de longo prazo. Guardar os documentos, seus metadados, os metadados do SIGAD, trilhas de auditoria e cópias de segurança. Finalidade: um SIGAD deve utilizar dispositivos e técnicas de armazenamento que garantam autenticidade e acesso aos documentos arquivísticos digitais pelo tempo previsto na TTD. Os requisitos do armazenamento tratam de: Durabilidade: Dispositivos e padrões maduros e estáveis no mercado; migração; sanitização. Capacidade: Escalabilidade, permitir expansão ilimitada dos dispositivos; monitoração; estatísticas. Efetividade: Detecção de erros; restauração de dados; proteção contra escrita; técnicas que garantam confiabilidade e desempenho: espelhamento e particionamento. e-arq Brasil - Parte II 6. Preservação Procedimentos que devem estar previstos na implementação e uso do sistema: Os documentos arquivísticos digitais devem ser preservados durante todo o período de tempo previsto pela TTD (longo prazo: mais de 5 anos, atenção especial). A degradação do suporte e a obsolescência tecnológica ameaçam a autenticidade e o acesso aos documentos (degradação do suporte: temperatura, umidade, agentes químicos, biológicos; atualização; obsolescência tecnológica: novas tecnologias em hardware, software e formatos). Técnicas utilizadas para evitar os riscos provenientes da obsolescência tecnológica. preservação tecnológica. emulação. conversão de dados. migração Um SIGAD pode incluir algumas funcionalidades que apóiem a execução dos procedimentos de preservação. 23
Obrigada Margareth da Silva margareth@arquivonacional.gov.br 24