UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAZONAS INSTITUTO DE CIÊNCIAS HUMANAS E LETRAS DEPARTAMENTO DE ARQUIVOLOGIA E BIBLIOTECONOMIA CURSO DE BIBLIOTECONOMIA MANUAL DE SERVIÇO Orientações para sua construção LÚCIA ELAINE BRANDÃO DE SOUZA Monitoria em O&M 2015/2 Professora-orientadora: Célia Regina Simonetti Barbalho Manaus 2016
SUMÁRIO 1 APRESENTAÇÃO... 2 2 INTRODUÇÃO... 3 3 ORGANOGRAMA DA INSTITUIÇÃO... 4 4 DESCRIÇÃO DO SERVIÇO... 5 4.1 CONCEITO... 5 4.2 FINALIDADES... 6 4.3 CARACTERÍSTICAS... 7 4.4 ETAPAS DE REALIZAÇÃO... 8 5 FLUXOGRAMA DO SERVIÇO... 9 6 FORMULÁRIOS... 10 7 RESPONSABILIDADE DE EXECUÇÃO DO SERVIÇO... 11 7.1 SETOR DE SUBORDINAÇÃO... 11 7.2 DIVISÃO DE SUBORDINAÇÃO... 12 7.3 EXECUÇÃO DO SERVIÇO... 13 8 RESPONSABILIDADE PELO MANUAL... 14 8.1 DIVULGAÇÃO... 14 8.2 GUARDA... 15 9 ORGANOGRAMA DA BIBLIOTECA... 17 10 ESTATÍSTICAS... 18 11 INSCRIÇÕES... 19 11.1 FORMULÁRIOS PARA INSCRIÇÃO... 19 12 LOCAL E HORÁRIO DO FUNCIONAMENTO DO SERVIÇO... 20
2 1 APRESENTAÇÃO No tópico apresentação deve ser descrito o que é um manual de serviço e seu objetivo, contextualizando sua importância para a unidade de informação, nesse caso a biblioteca. Como o próprio nome diz, neste item deve ser apresentada a instituição e o serviço que esta sendo manualizado. Da apresentação deve constar, pelo menos, o objetivo do manual, a relevância do uso de procedimentos, a quem se destina e como está estruturado o texto. Deve ser colocado nas referências a indicação da obra, caso haja citação, direta ou indiretamente. Se for o caso, deve ser acrescentado no final do sumário o item: Referências. Pode-se compreender manual como o documento que reúne informações de forma sistematizada acerca de determinado assunto, de forma a ser um facilitador do funcionamento da organização, por servir como um orientador, por isto é importante que a apresentação seja clara destacando os objetivos de sua elaboração.
3 2 INTRODUÇÃO A introdução é uma apresentação sumária do trabalho e deverá conter resumidamente o que vai tratar e como o irá fazer. Quem vai ler o seu trabalho, logo na introdução deverá ficar com uma ideia daquilo que irá encontrar. Deste modo, neste item deve ser descrito, o que tem no manual de serviço, como ele está composto, ou seja, cada um dos itens que fazem parte do manual, explicando o que significa. Uma boa introdução inicia contextualizando o serviço, sem necessariamente conceituá-lo, dizendo qual o objetivo do serviço que está sendo descrito, quando e por quem o manual deve ser utilizado, se há alguma norma na instituição que ampare o que está descrito, como o Regimento da Biblioteca, por exemplo. Lembrar que uma introdução tem a função de dar uma visão geral do manual. Ao final da leitura o leitor deve ter absoluta clareza sobre o que pode esperar dele.
4 3 ORGANOGRAMA DA INSTITUIÇÃO Deve ser apresentado o organograma da instituição onde a biblioteca está inserida. Importante: a) o organograma tem que ser apresentado em apenas uma página; b) deve apresentar na parte superior da página o nome da instituição; c) tem que expor o quadro na parte inferior direita com título do organograma, número, data de emissão, etc. Ex: ORGANOGRAMA DA FACULDADE X N do Organograma: 000 ORGANOGRAMA DA FACULDADE X Data de Emissão: Data do Organograma: 12.12.15 12.12.15 Substituído em: 01.04.20116 Desenhado por: João de Aprovado por: Maria Flor Barro
5 4 DESCRIÇÃO DO SERVIÇO 4.1 CONCEITO O que é o serviço? E preciso ter uma conceituação clara, pois trata-se de um manual que é elaborado para outras pessoas o consultarem. E possível usar a definição que se encontra na literatura (livros, artigos, etc.), sem esquecer de citar a fonte e colocar a referência completa no final do trabalho.
6 4.2 FINALIDADES Para que serve o serviço, qual sua utilidade? De forma clara e precisa explicar a intenção do serviço. A finalidade está relacionada à intenção ou motivação para a realização ou existência do serviço que está sendo descrito, objetivo, propósito, fim.
7 4.3 CARACTERÍSTICAS Um serviço que é oferecido em determinada biblioteca também pode ser oferecido em muitas outras bibliotecas. No entanto, cada biblioteca tem sua particularidade. Dessa forma, o serviço que está sendo descrito no manual é único da biblioteca onde é realizado. Por exemplo, o serviço de catalogação do acervo bibliográfico na Biblioteca X é realizado de modo automatizado pelo Sistema Pergamum. Já na Biblioteca Y este serviço utiliza o Sistema Aleph. Em outra biblioteca ainda é utilizado o sistema de fichas em papel. O serviço de catalogação é o mesmo, mas é realizado de diferentes formas, adotando diferentes procedimentos. Isto é o que caracteriza um serviço em uma biblioteca. Deve ser descrito neste item, os elementos que são pertinentes a realização do serviço naquela biblioteca e que o diferencia dos demais que são realizados em outras bibliotecas. Não devem ser expostas ainda as etapas de realização, mas somente as características.
8 4.4 ETAPAS DE REALIZAÇÃO Neste item deve ser descrito detalhadamente cada etapa a ser realizada. Desde o início até o final. Para iniciar, é preciso, como no fluxograma, definir onde inicia e termina o processo. A folha de descrição do processo pode auxiliar no desenvolvimento deste item, mas ela não precisa ser colocada no trabalho. O preenchimento ajuda a entender as etapas do processo. FOLHA DE PROCESSAMENTO Rotina Básica de: DEPARTAMENTO: Nº do Passo Descrição do passo Órgão e /ou funcionário Tempo Distancia Quando necessário poderá ser usado figuras, quadros, tabelas etc. É preciso esclarecer as terminologias técnicas, para que o leitor saiba do que está sendo falado. Isto pode ser feito por meio de um Glossário que poderá ser colocado depois do último item e antes das Referências, se houver. E necessário ser claro e usar uma linguagem de fácil compreensão. Pode ser texto corrido ou com etapas enumeradas, contanto que seja compreendido. Esta descrição é a base para apresentação do próximo item: o fluxograma. Deste modo, as fases deverão ser aqui explicadas e deverá constar o fluxo que será apresentado.
9 5 FLUXOGRAMA DO SERVIÇO Coloque o fluxograma do serviço elaborado de acordo com regras expostas e com as etapas descritas no item anterior.
10 6 FORMULÁRIOS Este não é um tópico obrigatório. Ele só irá ser colocado se o serviço que está sendo descrito tiver um formulário para ser executado. Se o serviço utiliza formulários é preciso colocá-los aqui e explicar cada um. Explique se é formulário impresso ou eletrônico, se tem mais de uma via, que informações devem ser preenchidas em cada campo e por quem. O título do formulário deve ser apresentado. Se, por exemplo, o tratamento técnico e feito em algum sistema, como o Pergamum, cada tela é um formulário que precisa ser colocado no manual e explicado.
11 7 RESPONSABILIDADE DE EXECUÇÃO DO SERVIÇO 7.1 SETOR DE SUBORDINAÇÃO De acordo com o organograma da biblioteca, este item deve informar em qual setor é realizado o serviço que está sendo descrito.
12 7.2 DIVISÃO DE SUBORDINAÇÃO De acordo com o organograma da biblioteca, é preciso neste item informar a qual divisão está subordinado o setor onde o serviço é realizado.
13 7.3 EXECUÇÃO DO SERVIÇO Informar o profissional responsável pela execução do serviço. É importante lembrar que deve ser exposto somente o cargo e não o nome da pessoa.
14 8 RESPONSABILIDADE PELO MANUAL 8.1 DIVULGAÇÃO Profissional responsável pela divulgação do manual. É importante lembrar que deve ser exposto somente o cargo e não o nome da pessoa.
15 8.2 GUARDA Profissional responsável pela guarda do manual. É importante lembrar que deve ser exposto somente o cargo e não o nome da pessoa.
16 8.3 SUBSTITUIÇÃO Profissional responsável pela substituição do manual. É importante lembrar que deve ser exposto somente o cargo e não o nome da pessoa.
17 9 ORGANOGRAMA DA BIBLIOTECA Inserir o organograma da biblioteca. Importante: a) o organograma tem que ser apresentado em apenas uma página; b) deve apresentar na parte superior da página o nome da instituição; c) tem que expor o quadro na parte inferior direita com título do organograma, número, data de emissão, etc. Ex: ORGANOGRAMA DA BIBLIOTECA Z ORGANOGRAMA DA BIBLIOTECA Z Data de Data Emissão: 20.01.2015 N do Organograma: 005 Substituído em: 05. 01. 2001 Desenhado por: Maria Clara Santos do Organograma: 20.01.2015 Aprovado por: Izabel Ribeiro
18 10 ESTATÍSTICAS Como é medida a produtividade do serviço? Por exemplo, o serviço de empréstimo é contabilizado pela quantidade de livros emprestados ou pelos livros devolvidos? O item deve apresentar a forma como o serviço é medido, como é feito para mensurar a execução. Não deve ser exposta nenhuma estatística e nenhum dado de realização, e sim o modelo para fazer a estatística de produção.
19 11 INSCRIÇÕES 11.1 FORMULÁRIOS PARA INSCRIÇÃO Este não é um tópico obrigatório. Ele só deve ser apresentado quando for preciso fazer alguma inscrição para o serviço que está sendo descrito. É preciso apresentar o formulário de inscrição e explicá-lo.
20 12 LOCAL E HORÁRIO DO FUNCIONAMENTO DO SERVIÇO Local e horário onde é realizado o serviço. É o horário de funcionamento do serviço e não da biblioteca.
21 ORIENTAÇÕES GERAIS a) O Manual deve ter uma redação simples, curta, eficiente, clara e inteligível. Portanto é indispensável que quem escreve o manual considere sempre a visão do leitor, procurando evitar linguagem rebuscada ou de difícil entendimento por aqueles que não dominam a linguagem técnica da área sobre a qual o manual instrui, ou seja, o manual deve ser redigido partindo do pressuposto de que o leitor não conhece do assunto e que é o meio para ensiná-lo; b) A análise cada etapa a ser realizada, deve ser escrita de forma compreensível. Atenção, a linguagem deve ser de fácil compreensão, mas não coloquial. Trata-se de um trabalho acadêmico. c) O organograma e fluxograma apresentados no manual devem ser de acordo com o ensinado na sala de aula, assim como na apostila. d) Os tópicos estão divididos de acordo com a estrutura que o manual de serviço deve apresentar. Se ao elaborar um manual algum tópico ultrapassar uma página, não há problemas, mas devem seguir a ordem e estrutura apresentada nesse manual, por páginas independentes, pois as páginas devem ser facilmente substituídas, quando necessário, sem que para isso seja preciso redigir todo o manual novamente. e) Atenção, organogramas devem ser apresentados, obrigatoriamente, em apenas uma página cada um.