Plano de Comunicação para o QCA III Relatório de Execução de 2002 Após o período de lançamento do QCA III o ano de 2002 foi de consolidação dos projectos iniciados e de apresentação dos primeiros resultados. As acções realizadas seguiram os objectivos previstos, desenvolvendo-se em duas vertentes a divulgação de resultados para o exterior e o apoio interno - tendo como suporte: O papel da Comissão de Gestão do QCA, na divulgação de informação estruturada, dando uma visão de conjunto do QCA; A preocupação de fazer chegar a informação a mais público. I. ACÇÕES REALIZADAS 1. Site do QCA Foi dada particular atenção à consolidação do instrumento fundamental de divulgação de todo o QCA o sítio www.qca.pt. Procurámos garantir a sua actualização permanente e sempre que foi necessário melhorámos, reformulámos ou introduzimos novos conteúdos, nomeadamente Glossário de Termos, Iniciativas Comunitárias, Fundo de Coesão, Sistemas de Incentivos, Notícias, Legislação, contactos e links. Tendo em vista a satisfação das expectativas dos utilizadores foi realizada uma análise estatística detalhada dos acessos ao sítio. Este estudo analisou os níveis mensais de utilização; utilização diária; utilização horária; utilização de URLs e Páginas do site e caracterizou tanto quanto possível os utilizadores do sítio - IPs e países de origem. 1
Gráfico Totais de Hits, Files, Pages e Visits, entre Setembro 2001 e Setembro de 2002 4500000 4000000 3967733 3500000 3000000 2500000 2238737 2000000 1500000 1000000 500000 0 1080088 110447 88148 Total Hits Total Files Total Pages Total Visits Total Sites Da análise do Gráfico, pode-se verificar que o número total de pedidos (Hits) ao servidor foi na ordem dos 4 milhões. O número total de ficheiros solicitados (Files) foi aproximadamente 2 milhões. O número de páginas consultadas (Pages) foi na ordem de 1 milhão, correspondendo a 65428 URL s de sites diferentes. Foram realizadas 110447 visitas (Visits). O número acessos de diferentes Servidores de origem dos utilizadores (Sites) foi de 88148. O relatório final possibilitou a recolha de elementos que permitiram melhorar e adequar os conteúdos funcionais aos perfis dos utilizadores. A divulgação e acessibilidade ao site foi incrementada mediante a sua inscrição nos principais motores de busca da Internet sapo, google, clix, aeiou, yahoo e altavista. Por e-mail - INFO Site - foram divulgadas, às estruturas de apoio técnico à gestão e acompanhamento do QCA, informações regulares sobre as actualizações mais significativas. Através do site foram recebidos 122 pedidos de informação relacionados com eventuais co-financiamentos e conhecimento das estruturas de gestão do QCA. Por esta via, foram também solicitadas muitas das publicações editadas pela Direcção- Geral. 2
2. Web CD-ROM Foi concluído o web CD-Rom com a dupla função de divulgar o site e permitir, a quem não tem acesso Internet, beneficiar do substancial volume de informação disponível no site. Neste trabalho foi também integrado o 1º Balanço do QCA III. Foi efectuada a sua distribuição pelas bibliotecas e Câmaras Municipais, escolas de ensino secundário e superior e associações empresariais e de imprensa, num total de 1800 exemplares. 3. Publicações Procedeu-se à edição do Glossário de Termos e do Relatório Anual de Estatísticas de Utilização do Site. Foi também elaborado um documento Síntese do Relatório Anual de Estatísticas de Utilização do Site, para distribuição interna. 3
Foi assegurado o tratamento gráfico, preparação dos textos integrais para o site e divulgação em suporte de papel das publicações referidas, bem como dos Relatórios Anuais de Execução do QCA, do Programa Operacional de Assistência Técnica ao QCA e do Fundo de Coesão. 4. Artigos ou anúncios temáticos No Directório da União Europeia foi inserido um pequeno artigo sobre a estrutura do QCA III e os Fundos Estruturais. 5. Identidade visual do QCA III Foi criada uma imagem de marca para o QCA III com o objectivo de transmitir a um público tão lato quanto possível conceitos que sejam directa e imediatamente intuídos, como seja a mobilização de sentimentos de adesão e empatia com a mensagem que pretendemos transmitir. O novo logotipo associado a um símbolo e a uma mensagem slogan, dará forma e visibilidade 4
à sua missão e suportará o desenvolvimento e divulgação da identidade e dinâmica da estrutura de gestão e coordenação nacional do QCA III. Para 2003 prevê-se uma campanha de publicidade que promova a nova imagem do QCA associada à sua execução. 6. Exposição e Seminário em Bruxelas Em Março de 2002 teve lugar em Bruxelas um seminário sobre o intercâmbio de experiências de Informação e Publicidade realizadas nas regiões do objectivo 1, com a presença dos representantes das autoridades de gestão das regiões do objectivo 1 e os seus responsáveis pela informação. A fim de dar uma imagem concreta das primeiras realizações decorreu, em simultâneo, uma exposição dos instrumentos de informação e comunicação produzidos pelos vários países. Portugal teve uma significativa participação nesta exposição, coordenada pela Comissão de Gestão do QCA/DGDR, com a contribuição de todos os Programas Operacionais. 5
7. Outras Acções Foram desenvolvidas várias acções de apoio interno às estruturas de apoio técnico, quer pelo tratamento gráfico e impressão de documentos técnicos, quer pela distribuição interna de documentos de apoio (reuniões da Comissão de Acompanhamento e da Comissão de Gestão do QCA III). Foi também lançado o processo de consulta para a realização de um guia pedagógico e informativo sobre normas de informação e publicidade. II. SÍNTESE DAS ACÇÕES REALIZADAS O quadro que se segue pretende apresentar o que se fez e para quem. É, portanto, um resumo das acções realizadas em função dos seus destinatários públicos-alvo. Foram públicos privilegiados a nível externo - a opinião pública em geral, os potenciais beneficiários, os agentes económicos e os decisores públicos e privados e a nível interno - os vários intervenientes no processo de gestão do QCA. 2002 foi um ano de ajustamento das actividades previstas no Plano 2000-2006. Na generalidade, foram atingidos os resultados esperados muito embora dois aspectos tenham condicionado sua execução o deslize de algumas acções para 2003, por força de algum atraso na execução dos projectos e a afectação de algumas acções a outros projectos, por ser economicamente mais vantajoso. Em termos de execução financeira a despesa realizada foi cerca de 72 mil uros, que ficou muito aquém dos valores previstos no Plano, 374 mil uros, não só pelas razões apresentadas no parágrafo anterior, mas também pelo maior recursos aos meios internos em vez do recurso ao outsourcing, inicialmente previsto. 6
Quadro Resumo das Acções Realizadas por Público-Alvo ACÇÕES Sítio do QCA Actualização e introdução de novos conteúdos Inscrição em motores de pesquisa na Internet Info Site Resposta a pedidos de informação e de publicações Web CDRom Publicações Glossário de Termos Relatório Anual Estat. Utiliz.Site e doc. síntese do mesmo Artigo sobre Fundos Estruturais - Directório da EU Criação da imagem institucional do QCA III Exposição paralela ao Seminário de Inf e Pub/Bruxelas Apoio às estruturas de apoio técnico PÚBLICOS ALVO INTERNO EXTERNO 7
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