RELATOS DE EXPERIÊNCIAS Avaliação da coleção de periódicos doados à biblioteca da FEA-IEI da UFRJ: critérios de seleção e descarte Maria Aparecida de Andrade Teixeira Maria de Fátima Paiva Almeida Resumo Avalia quantitativamente a coleção de periódicos doados à Biblioteca da Faculdade de Economia e Administração e Instituto de Economia (FEA- IEI) da Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ), pela freqüência de uso por meio de empréstimos domiciliares e especiais, e, qualitativamente, pela análise de conceitos dados por um grupo de usuários no período de 1984-1990. Apresenta os resultados das duas análises e sugere critérios de seleção e descarte. Palavras-chave Periódicos/Coleção; Seleção/Descarte/ Periódicos INTRODUÇÃO A Biblioteca Eugênio Gudin da Faculdade de Economia e Administração foi criada em 1938 para dar apoio aos cursos de graduação nas áreas de economia, administração e ciências contábeis. A partir de 1979, com a criação do Instituto de Economia Industrial, dedicado à pósgraduação, oferecendo cursos de mestrado, doutorado e especialização nas áreas de economia industrial e da tecnologia, a biblioteca teve de se desenvolver para dar apoio também a esta Instituição. Para atender a esse público, foi necessário reestruturar seus serviços e ampliar sua linha de ação. A biblioteca oferece atualmente os seguintes serviços: comutação bibliográfica em nível nacional e internacional e também pelo Comut; cooperação com o Catálogo Coletivo Nacional de Publicações Seriadas (CCN/IBICT); consultas de pesquisas por telefone, empréstimo entre bibliotecas, auxilio nas pesquisas e na elaboração de teses e monografias, fazendo levantamento bibliográfico e normalização das referências bibliográficas de acordo com as Normas da ABNT; consultas via terminal online à base de livros, contendo, aproximadamente, 130 mil monografias de 14 bibliotecas do Sistema de Bibliotecas e Informação (SIBI/UFRJ), além dos empréstimos domiciliares e especiais (para fotocópia) com atendimento ao público em geral. Desenvolve um programa editorial no sentido de atualizar e divulgar seu acervo com as publicações: Informe-se, Boletim de resumos, Novas aquisições, Guia de fontes de referência, Sumários de monografias e de periódicos, Catálogo da coleção de periódicos, Catálogo de teses, Boletim bibliográfico e Bibliografia seletiva. Em 1990, mediante um projeto aprovado pelo Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq), foi criada a Ecodata uma base de dados brasileira de artigos de periódicos científicos nacionais em economia. Trata-se de um trabalho cooperativo entre as bibliotecas das seguintes instituições: Confederação Nacional da Indústria (CNI), Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES) e Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (Senai), tendo a biblioteca Eugênio Gudin como coordenadora. Possui um acervo com aproximadamente 23 mil volumes, entre livros, folhetos, relatórios de pesquisas, teses e obras de referência. A coleção de periódicos possui 506 títulos, contendo aproximadamente 28 mil volumes entre assinaturas adquiridas por compra, doação e permuta, sendo 252 títulos adquiridos por doação até 1989. Considerando-se um número elevado de títulos em doação, foi realizado este trabalho que integra e complementa o Estudo do uso da coleção de periódicos, realizado por Almeida 1, avaliando somente a coleção de periódicos doados, verificando-se o grau de utilização e adequação às necessidades de informação dos usuários. PROBLEMA A rápida expansão da coleção de periódicos, resultante principalmente das doações recebidas, não foi acompanhada por critérios formais que disciplinassem a seleção dos títulos doados. Essa expansão trouxe problemas para a biblioteca que já vinha enfrentando dificuldades de espaço físico para abrigar suas coleções. "O bibliotecário enfrenta, algumas vezes, pressões na hora de selecionar a coleção
recebida, por parte dos técnicos ou administradores das instituições que visam a interesses particulares ou específicos pelo material doado. Ocasiona, assim, indefinição de critérios na seleção dos mesmos e o receio de se cometer erros, preferindo adiar o problema." Mayrink 2. Segundo Evans, citado por Mayrink 2, "uma seleção consciente e planejada diminui o problema do descarte e controla o crescimento da coleção. Uma política constante de refinamento da coleção é muito mais eficiente se praticada com freqüência". Considerando todos esses fatores agravados pelo espaço físico reduzido, foi planejado e realizado este trabalho no sentido de estabelecer critérios de seleção e descarte da coleção de periódicos recebidos em doação. ETAPAS Coleta de dados Para identificação dos títulos doados, foi feito o levantamento no controle de recebimento diário desde 1979. Elaborouse uma listagem com os títulos, acrescentando os seguintes dados extraídos do Kardex: data de entrada na biblioteca; situação da coleção; corrente, não corrente, descontinuada (neste trabalho foram considerados os termos corrente, para indicar os periódicos que estão atualizados, e não corrente, os desatualizados e, descontinuado quando a publicação deixou de ser editada); e período abrangido pela coleção (números que a biblioteca possui). na biblioteca no período de 1979 a 1983, somando a freqüência de uso, dividida pelo tempo do período analisado, ou seja, sete anos (1984-1990), mostrando, assim, um resultado mais próximo do real. Fórmula: Freqüência de uso = Índice de uso sete anos Para os títulos que entraram a partir de 1984, inclusive, o cálculo foi baseado na soma da freqüência de uso, dividida pelo tempo de permanência no acervo. Exemplo: Se um periódico entrou em 1986, está há cinco anos no acervo. Se entrou em 1985, seis anos, e assim, sucessivamente. Fórmula: Freqüência de uso = Índice de uso Tempo de permanência OBJETIVO GERAL Avaliar a coleção de periódicos recebidos em doação pela biblioteca da FEA-IEI, visando a contribuir na reformulação da política de aquisição atual, especificamente quanto à definição para critérios de seleção e descarte. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Na avaliação do uso, foram feitos levantamentos estatísticos de empréstimos domiciliar e especial (para fotocópia), registrados nas fichas de empréstimo de cada título. A partir de 1990, inclusive, foram incluídos também os dados estatísticos de consultas na biblioteca quantificando cada título utilizado no período de 1984 a 1990. Como não foi recuperada a estatística dos anos anteriores a 1984, procurou-se calcular o índice de uso dos periódicos que entraram Os usuários da biblioteca foram identificados por meio de lista dada pelos departamentos de economia, administração e ciências contábeis da FEA, e do Departamento de Pesquisa do IEI, em um total de 146 professores e pesquisadores. Nessas listas, foram identificados os nomes junto às fichas de inscrição dos mesmos, definindo assim a amostra em 74 usuários reais. (Ver quadro 1 a seguir). Quadro 1 - Usuários da biblioteca da FEA-IEI a) Identificar os títulos mais utilizados. b) Identificar os títulos considerados mais importantes, avaliados pelos professores e pesquisadores. c) Definir o núcleo representativo da coleção, com base nos itens (a) e (b). d) Elaborar critérios para descarte baseado nos resultados das análises. e) Estabelecer critérios de seleção para futuras doações. METODOLOGIA A metodologia adotada para avalição dos 252 periódicos (nacionais e estrangeiros) recebidos em doação foi baseada em: 1) identificação dos títulos recebidos por doação; 2) análise estatística de empréstimos, domiciliar, especial e consulta local cobrindo o período de 1984 a 1990; 3) levantamento nominal dos usuários reais da biblioteca; 4) entrega das listagens aos usuários para avaliação qualitativa. Nº potencial de docentes e pesquisadores = 146 Nº real de usuários = 74 (50,6%) Listagens distribuídas = 74 Listagens recuperadas = 41 (55,4%) Uma vez identificados os títulos recebidos por doação e os usuários reais da biblioteca, foram distribuídas listagens a cada usuário, relacionando os títulos, com o último ano da coleção existente no acervo, para que conceituassem cada um deles, independentemente de terem sido consultados ou não, com os seguintes conceitos: a) Muito Importante (Ml) b) Necessário Eventual (NE) c) Não Conhece (NC) d) Descarte (DESC) Para calcular o índice dos conceitos de um determinado título, somou-se o conceito dado pelos usuários dividido por 41 (total de listagens recuperadas). Exemplo: MI+NE = 26/41 = 63,4% (índice de conceitos) O período da distribuição e recolhimento das listagens foi de dois meses. Processamento e análise dos dados Os dados coletados foram tabulados e analisados de maneira a destacar os resultados sob o ponto de vista quantitativo e qualitativo. A tabela 1 apresenta, por ordem decrescente de freqüência de uso, incluindo data de entrada, índice de uso, conceitos e índices de conceitos, um total de 198 títulos (131 nacionais e 67 estrangeiros), excluindo aqueles sem freqüência de uso, representando 78,57% do total da coleção e atingindo 4 237 consultas. Os títulos que tiveram freqüência de uso igual a 1 totalizaram 15. Observou-se que sete títulos
atingiram número de consulta maior que 100, sendo que seis títulos são nacionais. O periódico mais consultado é o Boletim da UFRJ, com 475 consultas e é o veículo de comunicação da instituição que, pelo caráter das informações que abrange, é de grande interesse tanto para os funcionários como para os professores. Quanto aos conceitos qualitativos dados pelos professores e pesquisadores, foram assim considerados para a análise desta tabela a soma do índice dos conceitos Ml (Muito Importante) + NE (Necessário Eventual) e a soma de NC (Não Conhece) + DESC (Descarte). O resultado da soma de Ml + NE foi maior na grande parte dos títulos em relação à soma dos conceitos NC + DESC. Tabela 1 - Títulos por freqüência de uso/conceitos (Índices) A tabela 3 engloba os títulos conceituados como "Muito Importante" pelo grupo de professores e pesquisadores e freqüência de uso, totalizando 69 títulos Nesta análise detectaram-se periódicos com freqüência de uso relativamente baixa. Na tabela 4 são relacionados 79 títulos em ordem decrescente de índice de conceito "Não Conhece" e o índice de uso. Verificase que a freqüência de uso foi baixa. Na análise qualitativa, o índice do conceito "Não Conhece" para estes títulos foi maior que os outros conceitos, sendo que 52 títulos estão no acervo há 5 anos e 27 são mais recentes. A tabela 5 lista os 54 títulos que não foram consultados no período analisado com seus respectivos conceitos, situação e data de entrada, representando 21,43% do total da coleção. Como pode ser verificado na tabela 5, estes periódicos, em grande parte, tiveram índices baixos de conceitos Ml e NE em relação aos conceitos NC e DESC. Verificase também que a situação destes periódicos, na sua maioria, não é corrente e estão no acervo há mais de 10 anos. * Ml = Muito Importante NE = Necessário Eventual NC = Não Conhece DESC = Descarte CONCLUSÕES A tabela 2 relaciona, por ordem de índice de uso, os títulos mais solicitados e o índice de conceito "Muito Importante". Dos 252 títulos doados, 198 títulos foram consultados, sendo que 50 títulos destacam-se pela freqüência de uso cumulativa que, ao atingir 76,73%, revelou o núcleo mais representativo da coleção. Conforme aborda Velho 3, "Teoricamente esse núcleo que se destaca deve ser maior que a metade dos títulos consultados em número absoluto ou 20% aproximadamente". Quanto aos índices de conceitos (análise qualitativa), 34 títulos foram considerados "Muito Importante", atingindo 68% desta coleção, havendo, portanto, equilíbrio nas análises desse núcleo. Tabela 2 - Títulos de periódicos mais consultados (Núcleo representativo da coleção) * Estes títulos foram avaliados como "Não Conhece" Os resultados obtidos mediante análises quantitativa e qualitativa nos levaram às seguintes conclusões: a) Quanto à análise quantitativa, foi surpreendente o número de títulos consultados, somando 198, representando 78,57% do total da coleção estudada. b) Na análise qualitativa, houve, por parte dos professores e pesquisadores, certo "receio" em opinar para o descarte, preferindo conceituá-los, na maioria, como "Não Conhece". Do total da coleção, apenas sete títulos tiveram índice de conceito maior para o "Descarte" e 79 "Não Conhece", embora a maioria dos títulos esteja no acervo há mais de cinco anos. c) A avaliação para descartar os títulos concentrou-se nos resultados das análises de (a) e (b) e especialmente nos títulos desatualizados, coleções incompletas, a data de entrada no acervo, e, principalmente, a não utilização dos periódicos no espaço de tempo de cinco anos. Esse tempo escolhido foi baseado, também, em experiência de vários autores, citados por Taveira 4 que: "... a menos que um título seja usado mais que seis vezes em um ano, é mais econômico para a biblioteca tomá-lo emprestado do que mantê-lo no acervo."
"... que a demanda de um periódico diminui 7% anualmente." "... e que a procura de um artigo de periódico é mais intensa nos dois primeiros anos após a sua publicação". Conclui-se que, adotando a aplicação de todos esses itens, o tempo escolhido para descartar os periódicos recebidos em doação é satisfatório, se somado aos métodos aplicados neste trabalho. Deverão ser descartados 38 títulos "Não Corrente" e 16 serão observados quanto à utilização, por serem mais recentes no acervo (ver tabela 5). CRITÉRIOS PARA SELEÇÃO E DESCARTE A experiência deste estudo nos levou a considerar alguns critérios para a seleção e o descarte dos periódicos recebidos em doação. Para a seleção, deveriam ser obedecidos alguns critérios para a não-incorporação ou registro da coleção: duplicatas de títulos já existentes no acervo; coleções incompletas e desatualizadas; periódicos irregulares e sem continuidade: Tabela 3 - Periódicos conceituados como "Muito lmportante"/índice de uso a não pertinência à área. Para o descarte, poderiam ser observados alguns critérios a saber: avaliação quantitativa por empréstimo e consulta do uso da coleção; avaliação qualitativa dada pelos usuários reais; tempo máximo de permanência de uma publicação no acervo que, sem uso. não deverá exceder cinco anos a partir da data de entrada; coleções incompletas não correntes. RECOMENDAÇÕES Finaliza-se com algumas considerações julgadas oportunas: conscientizar a comissão da biblioteca de que deverá ter como uma das suas atribuições a colaboração na seleção de periódicos; atualizar periodicamente o núcleo dos títulos representativos da coleção; manter contato regularmente com os editores para a continuidade do recebimento dos títulos do núcleo representativo da coleção ou permuta com publicação da instituição; sugerir a compra da assinatura dos títulos que não puderem ser recebidos por doação ou permuta. Acredita-se, pois, que a manutenção de um acervo atualizado, com material pertinente, só virá a beneficiar o usuário e sua instituição. Tabela 4 - Periódicos com conceito "Não Conhece"/Índice de uso
Tabela 5 - Periódicos não consultados / a descartar * COR = Corrente NCOR = Não Corrente
Avaliação da coleção de periódicos doados à biblioteca da FEA-IEI da UFRJ; critérios de seleção e descarte REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1. ALMEIDA, Maria de Fátima Paiva. Estudo do uso da coleção de periódicos da Biblioteca da FEA-IEI/UFRJ. Rio de Janeiro: (UNI-RIO), 1987. 44p. 2. MAYRINK, Paulo Tarcísio. Expurgo de publicações em bibliotecas especializadas. Revista Escola de Biblioteconomia UFMG, Belo Horizonte. v.13, n.1, p.108-122, março. 1984. 3. VELHO, Ariana Varela (coord.). Avaliação da coleção de periódicos correntes da Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Porto Alegre: UFRGS, 1979, 23p. 4. TAVEIRA, Maria Nylce de M.; BELMONT, Ivette; COSTA, Eliane Maria Loureiro. Seleção negativa de periódicos: revisão da literatura. Revista do Núcleo de Documentação, Niterói, v.1, n.2, p. 15-23, julho/dezembro, 1981. 5. BRAGA, Gilda Maria. Informação, ciência, política científica: O pensamento de Derek de Solla Price. Ciência da Informação, Rio de Janeiro, v.3, n.2, p.155-177,1974. 6. FIGUEIREDO, Nice M. Avaliação de coleções e estudo de usuários. Brasília: ABDF, 1979. 38p. 7. FIGUEIREDO, Nice M. Metodologia para avaliações de coleções, incluindo procedimentos para revisão, descarte e armazenamento. Brasília: CNPq/IBICT/CCI, 1985. 54p. 8. MIRANDA, Antônio. Seleção, aquisição e descarte de livros: um texto para principiantes. Brasília: IBICT, 1974. 14p. (Palestra ditada no II Curso de Biblioteconomia e Documentação Agrícola, set., 1974 na Universidade Federal de Viçosa). 9. MIRANDA, Antonio. Seleção de material bibliográfico em bibliotecas universitárias brasileiras: idéias para um modelo operacional. Brasília: Convênio Capes/ABDF,1978. 36p. 10. SENRA, Ernestina Grossi. Avaliação da circulação de material bibliográfico da Divisão de Documentação e Biblioteca da Codevasf. Brasília: Codevasf, 1982. 21 p. Relato de experiência aceito para publicação em 20 de outubro de 1993. Maria Aparecida de Andrade Teixeira Maria de Fátima Paiva Almeida Bibliotecárias da Faculdade de Economia e Administração e Instituto de Economia (FEA-IEI) da Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). Evaluation of the periodical collection donated to the FEA-IEI library of the Federal University of Rio de Janeiro: selection and discard criteria Abstract The paper analyses quantitatively the periodical collection donated to the School of Economics and Administration and the Economics Institute library of the Federal University of Rio de Janeiro by means of frequency of use by home and special loans; and qualitatively by analysis of users credits during the period 1984-1990. It also presents the results of the two analyses and suggests selection and discard criteria. Keywords Periodicals/Collection; Selection/Discard/ Periodicals.