Time A9: Qualificação de

Time A9: Qualificação de Instrumentação Analítica Líder: Membros: Hidehisa Tachiki, Jianing Zeng, Manish Yadav, Katia Pastre, Petra Struwe, Ron Shoup, Scott Davis, Michael Blackburn, Ping Du der: Chad Briscoe São Paulo 9 e 10 de Maio 2012 1o Encontro Latino americano de Bioanálises Apresentação: Kátia Pastre Por que QIA no GBC? Muitas regulamentações são implicitamente aplicáveis. Poucas regulamentações são explicitamente aplicáveis. Não é claro quais regulamentações aplicar, deve-se pegar e escolher partes de diversas fontes. Não incluso na maioria (alguns) dos documentos guia para Bio regulados (ex. FDA, EMA). É fácil exagerá-lo (vide GMP). Pharma necessita reduzir a sobrecarga. É fácil minimizá-lo. Falta de tempo e/ ou recursos. As opiniões dentro das empresas variam tanto (ou mais) entre os diferentes departamentos da mesma empresa quanto no mesmo departamento entre empresas diferentes. Opiniões 2 TI GQ

Algumas das Regulamentações a Considerar BPL Swiss AGIT OECD Application of GLP to Computerised Systems BPF USP <1058> GAMP5 FDA 21CFR Part 11 EMA Anexo 11 FDA Med Device Guidance Clínica FDA Guidance Comp Systems in Clinical Investigations Japanese Guideline for Electromagnetic Records in Applications for Pharmaceuticals Engenharia NIST Risk Mgmt Guide for IT Systems 3 Em perspectiva Dentro do âmbito: Validação de Software dos Equipamentos Controle de alterações/ Requalificação rotineira Instrumentos/ Equipamentos Adequabilidade de Sistema(System Suitability) - visão geral Abordagem Holística Regulatório/ Auditorias Papel do Laboratório e do TI na Validação de Software de Laboratório. Fora do âmbito: Qualificação de Infraestrutura de TI Qualificação de Design FuncionamentoAutomático/ Instrumentaçãosemcontrolede software: planilhas, homegrown, COTS LIMS, ELN onde não há interface com instrumentos 4

Situação Atual QIA é uma atividade reconhecida mundialmente, necessária. A maioria dos laboratórios regulamentados faz alguma forma de QIA. Muita variação de quem executa as atividades. A terminologia não é harmonizada. A quantidade de esforço das empresas varia muito. O esforço deve sempre envolver: Operações, TI, GQ e vendedores 5 Visão Geral IQOQPQ (Qualificações de Instalação, Operação e Desempenho) A abordagem tradicional continua válida. Validação de Software no processo de QIA Requalificação (RQ?) Auditorias Part 11, outros registros? Definir os papéis de Operações, GQ e TI no processo.

IQ OQ PQ em uma figura! Especificações Requisitadas pelo Usuário Qualificaçãode Desempenho(PQ) Especificações Funcionais Qualificaçãode Operação(OQ) Especificações Qualificaçãode Instalação(IQ) Qualificação de Projeto Fluxo de Processo Referência IQ e OQ Qualificação de Instalação(IQ) Documentação que demonstra que o sistema está instalado corretamente. Para cada instalação do sistema. Qualificação de Operação(OQ) - Documentação que demonstra que o sistema está operacional instalado em seu local. Realizada pelo fabricante/ Assinada pelo proprietário Qualificação de Desempenho (PQ) Documentação que demonstra que o sistema executa as funções que os usuários necessitam. Verifica a integridade da instalação no local (inclui acesso à rede, segurança, testes de configuração). Também testes especificados pelo cliente que podem ser mais relevantes, como a execução de um método confiável. Aspectos do PQ podem ser holísticos. Ex. uso do MS para testar aquisição do HPLC. Desenho de roteiros específicos para o ambiente em que você está trabalhando. Corrida de validação com curva, CQs (Verificar carryover, sensibilidade, comunicação, outros parâmetros de performace do instrumento).

Múltiplos Instrumentos? Primeiro Instrumento IQ/OQ/PQ completa Validação de Software Configuração e verificação de ambiente pelo TI (Funcionalidade com anti-vírus, rede, segurança, etc.) Escrever POPs Estabelecer programa de manutenção Replicar Instrumentos do mesmo tipo (2 o, 3 o, etc.) Mesmo IQ/OQ Replicar configurações de TI PQ mínimo ou nenhum Revisar POP Implementar o mesmo programa de manutenção. 9 Categorização Para cada item de entrada de equipamento, o usuário/ gestor do laboratório seleciona a categoria de equipamento e a seleção de documentos lógica de acordo com registros locais. Em seguida, qualifica de acordo com a categoria. Qual abordagem de categorização? GAMP 5 USP 1058 (adaptada de Bansal et al white paper) Categorias são baseadas em complexidade, configuração e criticidade. Pensamentos Aleatórios O proprietário deve rever o projeto OQ cuidadosamente, remover testes que simplesmente geram trabalho extra, e adicionar testes de desempenho holísticos. Não são requisitos de compra, mas de teste. Usar requisitos para construir a matriz de rastreabilidade. Considerar a qualificação de ferramentas metrológicas O vendedor deve fornecer as especificações e qualquer data de validade para estes materiais (necessidade de re-verificação de padrões). Padrões de calibração como padrão da verdade ( standard of truth ) rastreável (verificar ou recalibrar instrumentos para um desempenho aceitável). 10

Comentários sobre Controle de Validação do Software do Equipamento Para os instrumentos mais complexos, o software não pode ser validado separadamente da qualificação do instrumento (Validação completa do sistema computadorizado). Quais regulamentações aplicam-se aos dados eletrônicos? O FDA 21 CFR Part 11 é reconhecido globalmente como padrão para dados eletrônicos, mas não podemos esquecer de outras regulamentações que estão surgindo. EMA Anexo 11, GAMP5, muitas outras? Existe valor na execução de roteiros teste padrão? Provavelmente, não. Apenas testar aspectos que possam mudar na sua instalação. É mais valioso concentrar-se em como o instrumento funciona na sua operação com o software. Validação somente de porções configuradas do software. Parâmetros do Instrumento estabelecidos pelo software não são validáveis pelo usuário final. Exemplo: Fonte de temperatura do MS, voltagem do MS, detalhe de movimentos robóticos. Revisão do código COTS não é necessária. Após IQOQPQ: Manutenção Rotineira Estabelecida durante a qualificação Definir o processo (POP, Instrução de Trabalho, referenciar o Manual) Processo de Calibração Quem chamar para o conserto?/ Arquive seu contrato de serviço. Construa um cronograma e documente em algum lugar para que isto não seja esquecido (Dê à GQ, eles se certificarão que você vai fazer). Requalificação (RQ) Estabelecer o Processo ANTES de liberar/ processo pré-definido Categorias de reparação Movimentação de instrumento Upgrade Quebra Manutenção de rotina Requalificação é o que você deve fazer antes de reiniciar Muitas vezes inclui alguns elementos de IQ/OQ/PQ

Qualificação Holística Qualificação de todos os componentes de um sistema inteiro pelo menos uma vez. Abordagem útil em muitas ocasiões Sistemas reparados podem ser re-qualificados holisticamente usando-se um método de referência. Muitas vezes é parte de PQ e RQ System Suitability é um exemplo comum de qualificação holística. System Suitability BPL = Ensaio específico. Garante que o sistema está preparado para a corrida (pré-qualificação do processo). Realizado em intervalos regulares, mas nem sempre para todos os conjuntos analíticos (p. ex. em cromatografia pode ser algumas injeções antes, durante e/ou após a corrida). 13 Regulamentações e Preparação de Auditoria Falta de consistência Não ter práticas consistentes de auditorias. Pouco preparo de auditorias para a parte de TI. Companhias em transição Expectativas para testes de GMP e documentação GMP é muitas vezes desnecessário e inapropriado. Auditorias muitas vezes são focadas mais no processo e documentação e não nos detalhes dos testes. Gaste mais tempo na documentação e garanta uma revisão completa. Mantenha audit trails completos e reprodutíveis. Escreva os procedimentos no local. Siga seus procedimentos. Registros impressos versus eletrônicos: Definição de dado bruto: Como sua companhia define? Todos os dados no decorrer do processo são dados brutos, não só o dado finalizado. São necessários registros eletrônicos ou impressos? 14

Papéis e Responsabilidades Especialista de TI do Laboratório e GQ Desenvolver requisitos Gerenciar documentação (IQ/OQ do Software e configuração) Manter o estado valiado no ciclo de vida (Controle de mudanças, Arquivo e desativação) Ajudar usuários no teste de aceitação, gerenciar a resolução de problemas Interpretar e comunicar regulamentações Realizar revisões periódicas Vendedor Fornecer o sistema/ software de instalação. Condução de IQ e OQ para liberar o equipamento. Garantir que sigam seus processos e usar qualificação de 3 a parte. Obter a aprovação do proprietário do sistema antes de realizar seus testes. Laboratório Requisitos operacionais/ sistema Assegurar validação apropriada e resultados com base na avaliação de risco. Trabalhar com o TI para gerar roteiros para teste de aceitação. Conduzir testes de aceitação do usuário. Preparar POP relacionado antes da liberação do sistema para produção. Assegurar-se de que o status de validação é mantido através do ciclo de vida do sistema computadorizado. Conduzir a Qualificação de Desempenho (PQ) do instrumento. Assegurar o treinamento adequado para os usuários. Documentar calibração, manutenção, upgrades e serviços. Gerenciar o controle de mudanças. 15 Referências FDA Principles of Software Validation - January 2002 AGIT Guidances Qualification of Analytical Instruments White Paper, Bansal, et al. 2004 FDA Guidance: Computerized Systems Used in Clinical Investigations, May 2007 OECD GLP for Computerized Systems FDA 21 CFR Part 11 FDA COTS for Medical Devices Good Automated Manufacturing Process (GAMP 5) GAMP 5 Quality Risk Management Approach, Martin 2008 ANVISA Manual de Boas Práticas em Biodisponibilidade/ Bioequivalência, Volume II, Módulo 3: Instrumentação Analítica. 16

Glossário Audit Trail Registrode eventosqueocorremduranteo usodo sistemaquedeveincluirhorário, data, identificaçãode usuário, ocorrência e a razão. Também conhecido por arquivos Log ou arquivos de rastreamento. Avaliação de risco Procedimento usado para determinar a criticidade de um instrumento, o que por sua vez determina se a PQ é necessária. Calibração Ajuste periódico dos parâmetros do instrumento que permitem que o instrumento funcione como pretendido. Controle de Mudanças Documentação de qualquer mudança no sistema após a instalação original. A documentação do controle de mudanças exigirá IQ e OQ para mostrar que a mudança está funcionando como esperado, com exceção de Configuração só para Controle de Mudança(Documentos que definem mudanças no software do sistema. Somente documentação OQ já que não há instalação executada). COTS Commercial Off-The-Shelf. Software de terceiros, software comercial desenvolvido sem nenhuma aplicação específica em mente ou com código fonte não diponível e com versões periódicas ou software que existe, está diponível aopúblicoe podeser compradooulicenciado. NosEUA éum termodo FAR(Federal Acquisition Regulation) paraitem que não está en desenvolvimento(ndi) e que é comercializado no mercado, podendo ser adiqurido sob contrato governamental ou pelo público em geral. Desativação Remoção de uso de um sistema. Gerenciamentode Configuração Documentaçãodaconfiguraçãoparausodo sistema. Incluiresponsabilidadesde usuários, privilégios e grupos, bem como audit trail e assinatura eletrônica, se aplicável ao sistema. Holístico do grego holos(todo/total), olhar ou explicar o todo e não em partes. Uma concepção baseada na integração total frente a um conceito ou situação. Interface Uma conecção que permite a comunicação entre o software/ computador e o instrumento. 17 Log Em computação, logde dados éuma expressão utilizada para descrever o processo de registro de eventos relevantes num sistema computacional. Utilizado para reestabelecero estado original de um sistema ou para que um administrador conheça o seu comportamento no passado. Um arquivo de logpode ser utilizado para auditoria e diagnóstico de problemas em sistemas computacionais. Log de Incidentes de Teste Documento que lista qualquer evento inesperado ocorrido durante a PQ e como ele foi resolvido. Manutenção Corretiva Procedimentos realizados para corrigir um erro ou problema com este sistema. Manutenção de Rotina Procedimentos periódicos realizados no sistema para assegurar que o sistema continua a funcionar como esperado. Inclui manutenção preventiva, verificação e calibração. Matriz de Rastreabilidade Gráficos de requisito de cada usuário com as planilhas de teste que as testam. Planilha de Teste Documento que descreve a finalidade, procedimentos e resultados esperados de um teste PQ. Plano de Validação Documentoque descreveo sistemae comoeleserátestado. ProcedimentoOperacionalPadrão(POP) Documentoquedescreveo usodo sistemae incluirápreocupaçõescom segurança. Um POP pode incluir informação de desativação. Requisitosde Usuário Documentoquedefine quais funçõesserãousadase testadascomoparte do PQ. Resumode Validação Documentoqueincluiosresultadosdos testes e a confirmaçãode queo sistemaestápronto parao uso. Roteiro(Script) O programa usado no instrumento para executar as funções necessárias. Pode ser um Roteiro Geral que é usadoparamaisde um ensaio(exemplo: preparaçãode controlede qulidade) ouum Roteirode Ensaioqueéusadocomo parte de um método analítico específico para análise. Validação Processo de avaliação de um sistema, instrumento, ensaio ou roteiro para fornecer um alto nível de garantia que eles vão executar com exatidão e consistência de acordo com as expectativas dos usuários pretendidos. Verificação Checagem periódica de parâmetros de calibração para demonstrar que o instrumento está funcionando como necessário. 18