O DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA INFORMATIZADO PARA O CADASTRO E CONTROLE DE OBRAS CONTRATADAS EXPERIÊNCIA DO SERVIÇO AUTÔNOMO DE ÁGUA E ESGOTO DE GUARULHOS - SP. Maria Helena Ribeiro Diretora de Obras do Serviço Autônomo de Água e Esgoto de Guarulhos SP Engenheira Civil pela UFMG. Ex-Secretária de Planejamento de Betim (MG 1993 1998) Ex-Secretária de Obras de Betim (MG 1998 2000) Celso Teixeira Gentil Chefe da Divisão de Obras Contratadas de Saneamento Departamento de Obras Engenheiro Civil pela UNG - Universidade de Guarulhos Silvia Luiza Ribeiro Chefe da Seção de Apoio Técnico Departamento de Obras Arquiteta pela UNG - Universidade de Guarulhos Juliana Araujo dos Santos Engenheira Civil pelo Centro Universitário Nove de Julho Tecnóloga em Edifícios pela FATEC-SP Karina Gonçalves de Oliveira Tecnóloga em Edifícios pela FATEC-SP (*) Av. Mariana Ubaldina do Espirito Santo nº138 Macedo Guarulhos São Paulo Brasil Tel (11) 6440-0361 ou (11) 6472-5318 e-mail: celsogentil@saaeguarulhos.sp.gov.br Declaramos estarmos de pleno acordo com as condições estabelecidas no Regulamento para a Apresentação de Trabalhos Técnicos, submetendo-nos às mesmas. Celso Teixeira Gentil 1
O DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA INFORMATIZADO PARA O CADASTRO E CONTROLE DE OBRAS CONTRATADAS EXPERIÊNCIA DO SERVIÇO AUTÔNOMO DE ÁGUA E ESGOTO DE GUARULHOS - SP. 1 - Objetivo do trabalho Este trabalho tem como objetivo a apresentação da experiência do Serviço Autônomo de Água e Esgoto de Guarulhos (SP), onde se destaca o desenvolvimento do sistema informatizado para o cadastro e controle de obras contratadas, que visaram o armazenamento de dados e a emissão de relatórios gerenciais de todos os dados dos Processos Administrativos, desde a solicitação da contratação até o encerramento da obra, buscando aprimorar o gerenciamento das obras e seus contratos, agilizar e melhorar a rastreabilidade de informações e a transparência dos serviços quanto à situação do contrato e da execução da obra. 2 - Metodologia Utilizada O presente trabalho é fruto de uma avaliação sobre os dois últimos anos de gestão do SAAE - Serviço Autônomo de Água e Esgoto de Guarulhos, período em que a Autarquia passou por uma grande reformulação, tanto na área operacional como administrativa, se caracterizando como uma experiência real, com a implantação do sistema no final de dezembro de 2003, já apresentando resultados concretos e satisfatórios. A situação encontrada pela nova direção do SAAE no início de 2001 era de total desconforto e insatisfação dos funcionários, desmotivados pela falta de condições de trabalho, onde na área administrativa não houve investimento nos equipamentos de informática, nos mobiliários e na manutenção predial, e todo serviço era executado de maneira arcaica com a utilização de máquinas de datilografia e muitos arquivos em papel, ocasionado grande burocratização na tramitação dos processos. Em relação as obras contratadas, a Autarquia não contava em sua organização, com um setor específico para gerenciar e fiscalizar seus contratos, onde estes eram acompanhados tão somente pelo Diretor do Departamento de Obras, que pelo acúmulo de serviços e pela falta de uma equipe técnica, com profissionais habilitados, não reunia condições de realizar uma fiscalização diária da obra e o gerenciamento do contrato, buscando obter uma boa qualidade dos serviços, no atendimento das Normas Técnicas, e o real cumprimento de seu andamento físico e financeiro. Com o início da nova administração, constatou-se de imediato tal deficiência. Para sanar a deficiência relativa ao gerenciamento das obras contratadas, a Direção da Autarquia criou a Divisão de Obras Contratadas de Saneamento, bem como, realizou Concurso Público, e efetuou a contratação de Engenheiros e Tecnólogos, para a formação desta nova Divisão. 2
Compete a esta Divisão, todo o acompanhamento técnico e administrativo, de todo serviço relacionado à obra, começando com a análise do projeto, a elaboração do pacote técnico, a autuação do processo administrativo e abertura do certame licitatório contendo: Termo de referência; Minuta do Edital de licitação; Planilha de quantitativos de serviços; Planilha de quantitativos de custos; Critério de Medição; Especificações Técnicas e; Minuta de Contrato. A Divisão de Obras Contratadas acompanha e auxilia a Comissão Permanente de Licitação de Obras e Serviços de Engenharia no processo, até sua homologação, e após a assinatura do contrato, recebe o Processo Administrativo, para a emissão da Ordem de Serviço, para o efetivo início da obra. Com o intuito de melhorar as condições de trabalho dos funcionários, visando uma maior flexibilidade administrativa e motivação destes, para que pudessem dar um melhor atendimento à população, iniciou-se uma grande reformulação com a aquisição de equipamentos de informática e mobiliários a todos os departamentos, treinamentos e capacitação em todas as áreas, destacando-se entre vários, o curso de gerenciamento administrativo e Implantação do Sistema de Qualidade, composta pelas chefias de Divisões, para se rever e adequar os procedimentos administrativos e os procedimentos de qualidade, que mesmo em fase de implantação, já se nota uma visível melhora nos serviços. Com a aquisição de novos equipamentos de informática e a implantação de novos sistemas como o Sistema de Informação de Serviços (SIS), Sistema Comercial (SCOM), Sistema de Requisição de Materiais (REQMAT) e Sistema de Processos (SPRO), todos ligados em rede, possibilitando acesso às informações com maior agilidade e confiabilidade, foi desenvolvido o Sistema de Cadastro e Controle de Obras Contratadas. Este sistema foi de suma importância, pois antes o controle era feito apenas por uma planilha do Excel, onde eram lançadas apenas as medições mensais. Quando éramos solicitados a fornecer alguma informação sobre o contrato, encontrávamos dificuldades, pois qualquer informação era obtida diretamente sobre o processo administrativo, acarretando morosidade na obtenção dos dados, pois esses processos por serem originados através de projetos e os contratos serem efetuados após a realização de procedimento licitatório se tornavam imensos, com vários volumes, tendo em média cerca de mil folhas. Com o Sistema de Processos, Materiais e Comercial interligados em rede, e tendo acesso ao banco de dados, desenvolvemos o Sistema de Cadastro e Controle de Obras que contempla todas as informações contidas no Processo Administrativo, desde a sua autuação até a assinatura do contrato, que após a sua publicação é enviado ao Departamento de Obras para darmos seqüência na alimentação do banco de dados, como as informações 3
referentes a Ordem de Serviço, lançamento da planilha de serviços, com seus quantitativos e valores da proposta da contratada, lançamento da planilha de medição mensal completa, com os serviços realizados nos períodos medidos, com seus quantitativos de serviço, valores iniciais apresentados na proposta vencedora na abertura do certame licitatório, bem como seus quantitativos de serviços e valores acumulados e seus saldos contratuais, até a finalização da obra e encerramento do contrato. Através do banco de dados do Sistema de Requisição de Materiais também alimentamos o banco de dados do Sistema de Cadastro e Controle de Obras, pois na requisição de materiais é informada a obra que se destina o material requisitado, tendo-se assim, com exatidão, todo o material aplicado na obra, dia a dia, conforme sua retirada em nosso almoxarifado, auxiliando no balanço final do custo da obra. Este controle na requisição de materiais é de suma importância, dentro do critério de contratação que adotamos na Autarquia, pois em nossas obras, contratamos apenas os serviços de mão de obra, pois com isso, além de termos os materiais, principalmente os tubos e as conexões de melhor qualidade, inclusive com inspeções junto aos fabricantes, conseguimos uma boa economia financeira, por efetuarmos as compras em quantidade, e através de registro de preços, sem contar com a economia que se tem não em não incorporar ao valor da obra o BDI sobre os materiais, cobrados pelas contratadas. 3 Resultados Obtidos e Esperados Os resultados obtidos com a implantação do Sistema de Cadastro e Controle de Obras foi plenamente satisfatório, atendendo toda a nossa expectativa quanto aos resultados esperados. Hoje temos acesso a todos os dados referentes ao processo Administrativo, cujo escopo é contratação de empresa para a execução de obra para a Autarquia, com a emissão de relatórios gerenciais completos, porém simplificados com dados relevantes como: Número do processo, seu objeto e denominação da obra; Valor e o número da dotação orçamentária a qual se destinara para a contratação; Data da abertura do certame licitatório e sua modalidade; Empresas participantes do certame licitatório e o valor de suas propostas; Adjudicação e homologação da empresa vencedora do certame com o valor de sua proposta; Número e valor do empenho prévio destinado à contratação; Recolhimento da caução, com seu tipo, data e valor; Número do contrato, data da assinatura, valor, prazo de execução para a determinação de sua vigência e data de sua publicação; Número e data da ordem de serviço; Planilha de Quantitativo de Serviços e Preços da proposta da contatada; 4
Planilha de medição mensal com todos os dados contratuais como número, prazo, valor, vencimento, termo aditivo e razão social da contratada em seu cabeçalho. Todos os itens de serviço com os seus quantitativos e valores iniciais, medidos, acumulados e seu saldo; Termos aditivos de prazo e valor; Critério de medição de qualquer item de serviço da planilha de medição; Quantidades e tipos de materiais utilizados na execução da obra e fornecidos pelo SAAE. 4 Conclusões e Recomendações Concluímos que com a implantação do Sistema de Cadastro e Controle de Obras, obtivemos um grande avanço em termos de qualidade, agilidade e confiabilidade em nosso serviço de gerenciamento de obras e contratos, pois com pouco investimento, porém com dedicação e boa vontade dos funcionários e diretores da Autarquia, hoje temos total controle do contrato através de informações rápidas, precisas e pouco tempo despendido em sua atualização, com a entrada de novos dados, não correndo mais os riscos que corríamos anteriormente, e causadores de grandes transtornos, quando percebíamos em cima da hora, que o contrato estava vencendo ou vencido, quando um empenho não continha saldo suficiente para a autorização do pagamento de algumas medições, nos casos da obra passar de um exercício para o outro, onde ao final do exercício, empenha-se parte do valor contratado. Outro grande avanço foi no controle dos materiais utilizados na execução da obra, onde hoje, a qualquer momento durante a sua execução, sabemos o tipo e a quantidade de material que a contratada retirou em nosso almoxarifado, e comparamos mensalmente com a medição dos serviços realizados, podendo com isto detectar possíveis desperdícios ou até mesmo, desvio do material, o qual tem seu uso exclusivo para a obra a qual se destina. Como somos constantemente fiscalizados e às vezes questionados pelo Tribunal de Contas, sugerimos a todos os colegas que atuam em serviço público, a terem um bom cadastro e controle, principalmente de seus contratos, seja para execução de obras ou qualquer outro objeto, a fim de se evitar possíveis transtornos, e ter uma Administração confiável e transparente. 5