Definição e Implementação de Metodologia, Modelo e Ferramentas para Avaliação de Projectos e Despesas TIC Manual de apoio à utilização do Formulário de Avaliação de Projectos e Despesas TIC www.ama.pt
Visão global sobre a utilização do Formulário de Avaliação de Projectos e Despesas TIC Fluxo de preenchimento 1 Preenchimento 2 3 Caracterização 4 Caracterização 5 Categorização da Informação do Alinhamento do Valor da Despesa Base Estratégico Económico Caracterização do Risco 6 Submissão da Despesa Validação Organização da Formulário OP Outros Projectos Valor Económico Gate 1 Índice Informação base Categorização Restantes Categorias Valor Económico Gate 2 Alinhamento Estratégico Risco Valor Económico Gate 3 Validação Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 2
Ferramenta de Suporte Abertura do Formulário e activação de macros 1 2 3 1 Com a abertura do Formulário, 2 Nas Opções de Segurança, 3 Clicar em OK e iniciar aparecerá um Aviso de Segurança, devendo o utilizador clicar em Opções. o utilizador deverá alterar a selecção para Activar este conteúdo. preenchimento. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 3
Índice - Descrição das folhas de suporte à avaliação de projectos e despesas TIC Folhas de suporte à avaliação de projectos. Botão que permite iniciar o preenchimento da informação base do Projecto, abrindo a folha de Excel respectiva. Para esclarecimento de dúvidas no preenchimento do formulário a AMA disponibiliza os seguintes contactos: Linha de apoio: 21 723 12 00 (dias úteis das 10:00 às 12:30 e 14:30 às 17:00) Correio Electrónico: M6suporte@ama.pt Sugerimos que as questões sejam feitas preferencialmente por correio electrónico. Instruções: Apenas deverão ser preenchidos os campos assinalados a cinzento; As instruções específicas de preenchimento estão inseridas em formato de Comentário ao longo do Formulário. Botões de acesso restrito aos representantes TIC interministeriais e à AMA. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 4
1. Preenchimento da Informação Base (1/4) Identificação do projecto/ despesa TIC Campos de resposta para recolha de informação base do projecto/ despesa. Em particular: 1 No campo Organismo, a selecção está condicionada à escolha do Ministério, sendo possível inserir manualmente. 2 Os documentos indicados no campo Anexos deverão ser enviados em conjunto com o formulário. 3 Caso exista lugar a um NCA, deverá ser indicado o respectivo código no campo Código NCA. 1 Botões que permitem adicionar entidades - Ministério / Organismo/ Área TIC - (máximo de 2 entidades adicionais). Campo para selecção do carácter da informação submetida: Pedido de Parecer Prévio ou Prestação do Dever de Informação Ver detalhe no slide seguinte Botão que permite iniciar a categorização do projecto/ despesa, abrindo a folha de Excel respectiva. 2 3 Botão que permite abrir a folha de apoio para validação das opções de resposta. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 5
1. Preenchimento da Informação Base (2/4) Identificação do projecto/ despesa TIC Campo para selecção do carácter da informação submetida: Pedido de Parecer Prévio ou Prestação do Dever de Informação 1 Caso seja seleccionada a opção Dever de Informação, é requerida a identificação do motivo A opção Urgência Imperiosa obriga à anexação do respectivo despacho comprovativo A opção Custo total estimado inferior a 10.000 euros, inibe a selecção de outro intervalo na folha de Categorização 2 A opção Sistema crítico impactado no projecto obriga à identificação do sistema em causa a partir da lista de sistemas referida na RCM 48/2012 1 2 Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 6
1. Preenchimento da Informação Base (3/4) Exemplo prático Exemplo de caracterização genérica da despesa/ projecto enfoque na justificação da necessidade para facilitação do correcto entendimento por parte do avaliador. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 7
1. Preenchimento da Informação Base (4/4) Validação e continuação do preenchimento Botão para retornar à folha de Informação Base. Conjunto de questões do formulário em validação, separado por vector de informação com hyperlinks para cada questão. Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do erro, quando aplicável. Resultados possíveis: Opção de resposta válida; Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não inviabilizam a finalização do formulário; Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para finalização do formulário. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 8
2. Categorização da Despesa (1/2) Aplicação dos critérios de atribuição de Categoria de projecto/ despesa TIC Campos de resposta aos critérios de atribuição de Categoria: Selecção múltipla de respostas; Selecção unitária de respostas. Campos de justificação das opções de resposta, a preencher nos critérios Objectivo, Alcance dos objectivos e Impactos esperados. Botão que permite iniciar a caracterização do projecto/ despesa, abrindo as folhas de Excel respectivas de acordo com a Categoria atribuída. Campo de atribuição automática da Categoria do projecto/ despesa. Botão que permite abrir a folha de apoio para validação das opções de resposta. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 9
2. Categorização da Despesa (2/2) Validação e continuação do preenchimento Botão para retornar à folha de Categorização. Conjunto de questões do formulário em validação, separado por vector de informação com hyperlinks para cada questão. Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do erro, quando aplicável. Resultados possíveis: Opção de resposta válida; Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não inviabilizam a finalização do formulário; Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para finalização do formulário. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 10
3. Alinhamento Estratégico (1/7) Recolha de informação sobre o alinhamento do projecto/ despesa com os Objectivos do Organismo Tabelas para descrição dos Objectivos Estratégicos/ Operacionais/ Evolução Futura do Organismo e dos respectivos indicadores e metas para os quais o projecto/ despesa contribui, e avaliação do grau de contribuição para o alcance da Meta. Apenas solicitado no caso do projecto/ despesa contribuir algum objectivo. No caso dos Objectivos de Evolução Futura apenas será solicitada a indicação se o projecto/ despesa tem impacto nos objectivos no caso da Organização ter sido objecto de um Plano Estratégico TIC. Campo para descrição da contribuição do projecto/ despesa para a meta definida para o objectivo/ indicador. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 11
3. Alinhamento Estratégico (2/7) Exemplo prático Objectivos do Organismo Objectivos Estratégicos O projecto/ despesa contribui para objectivos estratégicos do Organismo? Sim Exemplo de caracterização do alinhamento da despesa/ projecto com os Objectivos Estratégicos do Organismo para além de identificar os Objectivos, os indicadores e a meta a alcançar, deve ser estimado o grau de contribuição do objecto da despesa para os respectivos indicadores. Por último deve ser efectuada uma justificação sumária do racional utilizado para essa estimativa. Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objectivos estratégicos para os quais contribui: Objectivos / Indicadores Meta Grau de contribuição Melhorar a qualidade da distribuição de serviços públicos [objectivo] Acréscimo da qualidade percepcionada pelos Clientes (internos e externos) > 80% Total [indicador] Descrição/ Comentários Estão previstas evoluções nos sistemas operacionais geridos no âmbito do serviço objecto de pedido de parecer prévio, cuja consecução permitirá melhorar a Usabilidade dos sistemas e os tempos de resolução de pedidos, contribuindo desta forma para o indicador referido e conforme dados da avaliação da qualidade de serviço regularmente realizada pela AMA. [meta] Objectivos Operacionais O projecto/ despesa contribui para objectivos operacionais do Organismo? Sim Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objectivos operacionais para os quais contribui: Objectivos / Indicadores Meta Grau de contribuição Disponibilizar a nova versão dos Portais do Cidadão e da Empresa e a plataforma de suporte ao atendimento e relacionamento Multicanal com a AP Nº pilotos em modo multicanal (SAM e RES) 5 Parcial Data de disponibilização de componentes da Plataforma Multicanal integradas com CRM Mar-12 Total Disponibilização do caderno de encargos para contratação dos respetivos serviços CE Total Disponibilizar mais serviços nos Portais do Cidadão e da Empresa Nº de serviços 10 Significativa Descrição/ Comentários Contribuição para os indicadores operacionais, conforme descrito no Plano anual de Actividades da AMA para 2012 que se anexa. Exemplo de caracterização do alinhamento da despesa/ projecto com os Objectivos Operacionais do Organismo realce para a importância da justificação do racional utilizado para as estimativas avançadas fazendo-se referência p.e. ao Plano de Actividades do Organismo (que se deverá anexar). Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 12
3. Alinhamento Estratégico (3/7) Recolha de informação sobre o alinhamento do projecto/ despesa com os Objectivos do Ministério Tabela para descrição dos Objectivos Específicos do Ministério e dos respectivos indicadores e metas para os quais o projecto/ despesa contribui, e avaliação do grau de contribuição para o alcance da Meta. No caso do projecto/ despesa não contribuir para nenhum objectivo, seleccionar Não aplicável na 1ª linha da tabela. Campo para descrição da contribuição do projecto/ despesa para a meta definida para o objectivo/ indicador. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 13
3. Alinhamento Estratégico (4/7) Recolha de informação sobre o alinhamento do projecto/ despesa com os Objectivos do Administração Pública (1/2) Campo para descrição da contribuição do projecto/ despesa para as Grandes Opções do Plano. Tabelas para avaliação do grau de contribuição do projecto/ despesa para as Grandes Opções do Plano de 2010-2013 e de 2012-2015. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 14
3. Alinhamento Estratégico (5/7) Recolha de informação sobre o alinhamento do projecto/ despesa com os Objectivos do Administração Pública (2/2) Tabela para avaliação do grau de contribuição do projecto/ despesa para o alcance das Metas definidas para os objectivos/ indicadores do Mapa estratégico para a Função Informática da AP. Campo para descrição da contribuição do projecto/ despesa para a meta definida para o objectivo/ indicador. Campo para descrição da previsão de publicação da informação de negócio no portal dados.gov. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 15
3. Alinhamento Estratégico (6/7) Recolha de informação sobre o alinhamento do projecto/ despesa com as normas e guidelines TIC de referência Campos para avaliar o grau de alinhamento com as variáveis de Alinhamento Tecnológico. Botão que permite abrir a folha de apoio para validação das opções de resposta. Campo para descrição do alinhamento do projecto/ despesa com as normas e guidelines TIC de referência. Botão que permite avançar para a caracterização na vertente de Valor Económico, abrindo a folha de Excel respectiva de acordo com a Categoria atribuída. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 16
3. Alinhamento Estratégico (7/7) Validação e continuação do preenchimento Botão para retornar à folha de Alinhamento Estratégico. Conjunto de questões do formulário em validação, separado por vector de informação com hyperlinks para cada questão. Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do erro, quando aplicável. Resultados possíveis: Opção de resposta válida; Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não inviabilizam a finalização do formulário; Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para finalização do formulário. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 17
4. Valor Económico Gate 1 (1/2) Recolha de informação sobre valor económico (Gate 1: apenas para a categoria OP Outros Projectos)! Campo para inserir descrições/ comentários sobre as opções de resposta campo comum em todo o formulário. Campos para cálculo dos custos, repartidos entre custos de aquisição e operação, sem detalhe adicional. Os campos assinalados a branco são de cálculo automático. Botões que permitem adicionar itens de benefícios não financeiros (máximo de 5 itens adicionais). Campos para cálculo dos benefícios financeiros, sem detalhe adicional. Os campos assinalados a branco são de cálculo automático. Botão que permite abrir a folha de apoio para validação das opções de resposta. Campo para indicação da taxa de desconto (WACC) a aplicar no cálculo do Valor Actual, se aplicável. Campos para avaliação dos benefícios não financeiros, mediante o impacto para os colaboradores e cidadãos. Botão que permite avançar para a caracterização na vertente de Risco, abrindo a folha de Excel respectiva. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 18
4. Valor Económico Gate 1 (2/2) Validação e submissão Botão para retornar à folha de Valor Económico Gate 1. Conjunto de questões do formulário em validação, separado por vector de informação com hyperlinks para cada questão. Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do erro, quando aplicável. Resultados possíveis: Opção de resposta válida; Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não inviabilizam a finalização do formulário; Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para finalização do formulário. Botão de reencaminhamento para o botão de Validar e Finalizar Formulário : Se a totalidade das opções de resposta for válida, será solicitada a gravação do ficheiro (no formato.xlsm) e aberto o portal online para submissão do pedido. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 19
4. Valor Económico Gate 2 (1/3) Recolha de informação sobre custos de aquisição e operação (Gate 2) Botões que permitem adicionar itens de custos de aquisição e operação (máximo de 5 itens adicionais). Campos para cálculo dos custos, repartidos entre custos de aquisição e operação, com rúbricas detalhadas de custo. Os campos assinalados a branco são de cálculo automático. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 20
4. Valor Económico Gate 2 (2/3) Recolha de informação sobre benefícios financeiros e não financeiros (Gate 2) Campos para cálculo dos benefícios financeiros, com rúbricas detalhadas de benefícios. Os campos assinalados a branco são de cálculo automático. Botões que permitem adicionar itens de benefícios financeiros e não financeiros (máximo de 5 itens adicionais). Botão que permite abrir a folha de apoio para validação das opções de resposta. Campo para indicação da taxa de desconto (WACC) a aplicar no cálculo do Valor Actual, se aplicável. Campos para avaliação dos benefícios não financeiros, mediante o impacto para os colaboradores e cidadãos. Botão que permite avançar para a caracterização na vertente de Risco, abrindo a folha de Excel respectiva. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 21
4. Valor Económico Gate 2 (3/3) Validação e continuação do preenchimento Botão para retornar à folha de Valor Económico Gate 2. Conjunto de questões do formulário em validação, separado por vector de informação com hyperlinks para cada questão. Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do erro, quando aplicável. Resultados possíveis: Opção de resposta válida; Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não inviabilizam a finalização do formulário; Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para finalização do formulário. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 22
4. Valor Económico Gate 3 (1/7) Recolha de informação sobre custos de aquisição e operação (Gate 3) Campos para indicação das necessidades de FTEs Recursos Internos, na vertente de Aquisição e Operação, para posterior cálculo dos custos associados. Botões que permitem adicionar perfis necessários de recursos internos e externos (máximo de 8 perfis adicionais). Campos para indicação das necessidades de FTEs Recursos Externos, para posterior cálculo dos custos associados a Serviços. Na vertente de Aquisição, o custo do serviço deverá ser o custo total; na Operação, deverá ser o custo anual; Caso não exista detalhe sobre o perfil, colocar "Generalista". Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 23
4. Valor Económico Gate 3 (2/7) Recolha de informação sobre custos de aquisição e operação (Gate 3) Campos para cálculo dos custos, repartidos entre custos de aquisição e operação, com rúbricas detalhadas de custo e campos de cálculo em separado. Os campos assinalados a branco são de cálculo automático. Botões que permitem adicionar ou remover itens de custos de aquisição e operação (máximo de 5 itens adicionais). Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 24
4. Valor Económico Gate 3 (3/7) Recolha de informação sobre benefícios financeiros e não financeiros (Gate 3) Botões que permitem adicionar itens de benefícios financeiros e não financeiros (máximo de 5 itens adicionais). Campos para cálculo dos benefícios financeiros, com rúbricas detalhadas de benefícios e campos de cálculo em separado. Os campos assinalados a branco são de cálculo automático. Botão que permite abrir a folha de apoio para validação das opções de resposta. Campo para indicação da taxa de desconto (WACC) a aplicar no cálculo do Valor Actual, se aplicável. Botão que permite avançar para a caracterização na vertente de Risco, abrindo a folha de Excel respectiva. Campos para avaliação dos benefícios não financeiros, mediante o impacto para os colaboradores e cidadãos. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 25
4. Valor Económico Gate 3 (4/7) Exemplo prático Custos Data início (dd-mm-aaaa) 01-10-2012 Duração (meses) 6 Necessidades de Recursos Internos Perfil Custo/ mês Alocação mensal Aquisição Coordenador Técnico 2.500,00 20% Operação + - + - Exemplo de caracterização de Custos Necessidades de Recursos Internos: Indica-se que durante o período de duração do projecto, existirá o envolvimento de 1 Coordenador Técnico cujo custo/ mês é de 2.500 e tem uma taxa de alocação mensal de 20% Necessidades de Recursos Externos Serviço Aquisição Operação Estudos/ Consultoria Estudos/ Consultoria Perfil Gestor de Projecto Consultor Tecnológico Custo do serviço, por perfil (custo total) 22.176,00 84.480,00 Estudos/ Consultoria Arquitecto 26.400,00 Esforço hh 528,00 4224,00 1056,00 Estudos/ Consultoria Consultor Estratégico 42.240,00 1056,00 (custo anual) + - + - Exemplo de caracterização de Custos Necessidades de Recursos Externos: Indica-se a estrutura da equipa envolvida relativa ao serviço de Estudos/ Consultoria, identificando-se a taxa de esforço em horas para cada tipologia de perfil e o custo global associado. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 26
4. Valor Económico Gate 3 (5/7) Exemplo prático Exemplo de caracterização de Custos Custo de aquisição (Investimento): Pressupõe-se a indicação do valor total do processo aquisitivo que se está a submeter a Parecer prévio, nesta componente. Os campos a branco são agregadores ou calculados automaticamente. Os valores da componente Serviços relativos a Recursos, são o somatório da tabela preenchida anteriormente (Necessidades de Recursos internos) Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 27
4. Valor Económico Gate 3 (6/7) Exemplo prático Exemplo de caracterização de Benefícios: Indica-se que a despesa permitirá arrecadar receita adicional pela cobrança de novo serviço e pelo incremento do preço de serviços actuais; Indica-se que a despesa permitirá diminuir custos operacionais no total de 100 mil euros; Indica-se que a despesa permitirá uma poupança para os cidadãos de 10 mil euros, justificando-se o racional utilizado para a estimativa realizada no campo de Comentários. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 28
4. Valor Económico Gate 3 (7/7) Validação e continuação do preenchimento Botão para retornar à folha de Valor Económico Gate 3. Conjunto de questões do formulário em validação, separado por vector de informação com hyperlinks para cada questão. Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do erro, quando aplicável. Resultados possíveis: Opção de resposta válida; Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não inviabilizam a finalização do formulário; Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para finalização do formulário. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 29
5. Risco (1/3) Recolha de informação sobre risco organizacional e tecnológico Campos para avaliação do risco organizacional, inerente ao projecto/ despesa. Tabela para aferição da relação com outros projectos/ despesas. No caso de não existirem projectos/ despesas relacionadas, deixar os campos em branco. Botões que permitem adicionar projectos (máximo de 5 itens adicionais). Campo para inserir descrições/ comentários sobre as opções de resposta. Campos para avaliação do risco tecnológico inerente ao projecto/ despesa. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 30
5. Risco (2/3) Recolha de informação sobre risco de implementação/ instalação Campos para avaliação do risco de implementação/ instalação inerente ao projecto/ despesa. Botão que permite abrir a folha de apoio para validação das opções de resposta. Campo para inserir descrições/ comentários sobre as opções de resposta. Botão que permite avançar para a finalização do formulário, abrindo a folha de Validação. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 31
5. Risco (3/3) Exemplo prático Risco de Implementação/ Instalação Prazo Qual a duração prevista do projecto? < 2 meses Qual o impacto do desvio no prazo de entrega? Nenhum ou pouco impacto Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão reduções nos seus benefícios potenciais? Não Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão aumentos nos seus custos? Não Recursos Já se verificou a implementação de um projecto semelhante no Organismo? Sim Qual a proporção de elementos da equipa com experiência na tecnologia e/ ou em projectos semelhantes? > 75% Qual a proporção de elementos da equipa com experiência no Negócio? Entre 25 e 50% Quantos fornecedores externos estão envolvidos? Um fornecedor externo envolvido Qualidade Existem metodologias de gestão de projecto associadas? Não formalizada, mas utilizada no Organismo Custos Foram documentados os planos de mitigação para os principais riscos e constrangimentos? Qual o grau de formalização dos objectivos e o âmbito do projecto? Os custos apresentados estão suportados em pressupostos documentados e auditáveis? Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos custos previstos? Os benefícios apresentados estão suportados em pressupostos documentados e auditáveis? Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos benefícios previstos? Parcialmente efinidos e formalizados de forma clara e detalhad Globalmente (> 90%) Elevado Parcialmente (entre 25 e 90%) Elevado Descrição/ Comentários A quantificação dos riscos foi baseada na análise aos indicadores de gestão de risco documentados pela área na gestão operacional deste serviço Exemplo de caracterização de Risco Risco de Implementação/ Instalação: para além de seleccionar as opções de resposta mais adequadas para cada componente de análise (Prazo, Recursos, Qualidade e Custos), efectua-se uma descrição sumária dos pressupostos utilizados que justificam as essas opções. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 32
5. Risco (3/3) Validação e submissão Botão para retornar à folha de Risco. Conjunto de questões do formulário em validação, separado por vector de informação com hyperlinks para cada questão. Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do erro, quando aplicável. Resultados possíveis: Opção de resposta válida; Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não inviabilizam a finalização do formulário; Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para finalização do formulário. Botão de reencaminhamento para o botão de Validar e Finalizar Formulário : Se a totalidade das opções de resposta for válida, será solicitada a gravação do ficheiro (no formato.xlsm) e aberto o portal online para submissão do pedido. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 33
Anexo Folha de controlo de versões do documento Campo para registo das evoluções do documento em termos de versões. Campo para registo do histórico de aprovações das versões do documento. Campo para registo de documentos relacionados com o Formulário de Avaliação de Projectos e Despesas TIC. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 34