Questionamentos Qual é a quantidade de documentos eletrônicos (cartas, e-mails, desenhos, etc) que eu manuseava há cinco anos e quantos eu manuseio hoje? Trabalhando no seu dia a dia, alguma vez já perdeu um arquivo? Alguma vez já perdeu mais tempo procurando um documento do que levou para criá-lo? Já desistiu de procurar um documento e depois o encontrou perdido após ter passado pelo trabalho de refazê-lo? Já procurou desesperadamente um documento que tinha certeza de ter recebido há algum tempo, e ninguém sabia o seu local de? Pesquisas Pesquisa da Price Watherhouse mostra que os executivos gastam em média 150 horas/ano procurando, localizando,solicitando, esperando documentos Em cada 20 documentos, um se perde Executivos gastam 20% a 45% do tempo pensando, criando ou manipulando documentos (Gartner group) Um funcionário guarda em média 20.000 folhas de papel por ano em arquivos dos mais diversos tipos Pesquisas Consome 12% a 15% de renda da empresa Em média 90% do tempo de vida últil de um documento é gasto em trânsito e filas Gastam-se U$ 250,00 para recriar um documento de engenharia perdido As pessoas perdem entre 20% a 30% de seu tempo, localizando e recuperando informações (CYCO) Processos trabalhistas são perdidos por não encontrarmos o documento correto no prazo estipulado por lei.(fem) Pesquisas A humanidade gerou a mesma quantidade de informações nos últimos 50 anos que nos 5000 anteriores. E duplicará esse número entre os próximos 18 e 36 meses. No ano 2010 a informação duplicará a cada 11 horas. Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos Em média, faz-se 19 cópias de cada documento Em 1990, 95% das informações dos EUA estavam em papel. Em 2001 a taxa de utilização de papel é ainda de 92% 1
O que é Gerenciamento eletrônico de documentos (GED) Tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos, durante todo o seu ciclo de vida O que é Gerenciamento eletrônico de documentos (GED) Gerenciamento criação,, organização. Transmissão, consultas, manipulação, atualização, e eventual disposição de documentos para preencher um propósito organizacional Eletrônico uso de tecnologia da informação Documento um conjunto de informações pertinentes a um tópico, estruturado para a compreensão humana, representado por uma variedade de símbolos, armazenado e manuseado como uma unidade Vantagens do GED Economia de papel Economia de espaço físico (arquivo metálico de 4 gavetas para 22000 documentos pode ser acomodado em 1 gb de espaço em disco Facilidade de efetuar consulta e redução de tempo para localização Disponibilidade de um documento para vários usuários simultaneamente Fácil manutenção do acervo Correção de erros e aumento da legibilidade de documentos (alguns documentos de papel, podem já estar na forma de cópias fotográficas ou em deterioração) Plano das organizações brasileiras em relação ao GED até 2001 25 20 15 Percentual 10 5 0 24,7 23,2 18,3 18,1 1 10,3 3,6 1,8 Pretende ter Sistema em uso Com multiplos sistemas em uso Pensando sobre o assunto Com projeto piloto Pretende terceirizar Não preocupada Fonte: Pesquisa Mercado CENADEM, 1999 2
Explicação gráfica da utilização do GED Demonstração do GED ao usuário final - WEB Nova perspectiva no uso de documentos O que considerar documento? Objeto Voz Texto Imagem Animação Informação inteligente Desenho Manuscrito Arquivo de processador de texto Formulários Cheque Nota fiscal Gráficos 3
Ciclo de vida de documentos Comparação entre atividades de recuperação de documentos em papel e GED Atividade Papel GED Acesso Criação Publicação e distribuição Uso ativo Pós decisão Arquivo descarte Capturar um documento Uso de mais de uma forma de armazenar documentos ou arquivos setoriais Recuperação São armazenados em armários e pastas Cópias feitas e armazenadas em diversos arquivos Manual Documentos são digitalizados para gerar o imagens Busca por indices diferentes maneiras para localizar mesmo documento automática Tempo Tempo de recuperação Variável segundos Comparação entre atividades de recuperação de documentos em papel e GED Atividade Distribuição do documento Espaço exigido para Potencial para perda Papel Malote, correio Milhares metros Alta GED Mensagem eletrônica Milhares bytes Mínima Impacto na infra-estrutura de Impacto no sistema atualmente em uso Nenhum Nenhum Alta Potencialmente alto pode requerer a revisão de processos 4
Mídias magnéticas discos fixos e fitas magnéticas Mídias Óticas Worm (Write once, read many) parecido com o cd rom mas com maior tamanho e capacidade (650 mb a 25 gb) Mídias magneto-óticas discos refletores (cd) mas com a superfície com propriedades magnéticas Critérios a serem utilizados largura da banda Conceitos básicos reconhecimento de padrões de imagens -Converter documentos do meio analógico para o digital -Associar documentos já criados no meio digital -Scaners -Equipamentos destinados a captura e conversão de audio e vídeo (câmera digital, placas de captura de som) OCR (optical character recognition) Permite reconhecer caracteres impressos ou datilografados em dados processáveis pelo computador. Processo mais difundido, mais antigo 5
Conceitos básicos reconhecimento de padrões de imagens ICR (intelligent character recognition) Permite reconhecer manuscritos em documentos Maior problema base grafia Ex. usuários palm top Conceitos básicos reconhecimento de padrões de imagens OMR (optical mark reader) Habilidade de detectar a presença de informação em caixinhas/espaços para marcas Conceitos básicos reconhecimento de padrões de imagens BCR (bar code reader) Habilidade de reconhecer/interpretar códigos de barras em dados processáveis. Existe uma série de padrões de códigos de barras, mas os mais comuns são todos reconhecidos pelos programas de forms processing -Integração de bases de dados comuns (registros de dados num banco de dados relacional) 6
Conceitos básicos Após a digitalização do documento, faz-se sua indexação através de um software indexador. Essa indexação irá associar o documento a valores que o representarão e o tornarão buscável no sistema de consulta: estes valores associados formam o registro do documento. Ainda para esse registro, é importante dispor de um campo para acrescentar o seu conteúdo em formato de texto (txt, rtf, doc), resultante do reconhecimento de caracteres durante a sua passagem para o formato digital. Este último passo é importante para a realização da pesquisa pelo conteúdo. Conceitos básicos Daí, através do software indexador, é feito o envio da imagem do documento com seus valores para a máquina onde se encontra a base de consulta do sistema, um servidor de Internet/Intranet, usando como intermediária uma área de importação. Este envio de registros é chamado de exportação e assegura que todos os arquivos gerados nesse processo que compõem o registro sejam enviados e recebidos pelo sistema no servidor e lá sejam tratados para inclusão na base de consulta. Conceitos básicos A exportação é feita para uma área pré-definida no software de gerenciamento dos documentos, que se encontra no servidor. Através de um serviço em permanente execução, dentro de um período que pode ser programado de acordo com a freqüência de exportação, ele faz uma varredura nessas áreas, que na verdade são diretórios, para, caso existam novos documentos exportados, ele os importe para a base. Importação é a inclusão dos documentos na base pelo software GED que está instalado no servidor. -Autorização segurança de ter o usuário correto utilizando um documento ou estação de trabalho -Autenticação assinaturas digitais devem ser validadas -Criptografia documentos somente lidos pelo individuo que tem a chave de leitura 7
Visualização GED Construção da interface de consulta para o usuário A interface de consulta da base para o usuário final é composta essencialmente de páginas web. Nelas, são disponibilizados os campos que permitirão a busca e a posterior do resultado da pesquisa, que também pode ser configurável segundo o que o próprio usuário pode definir no momento da busca. 8