REGULAMENTO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NO CENTRO DE CONGRESSOS DO IST 2010 Nota prévia O Centro de Congressos do IST, funcionando sob a tutela directa do Conselho de Gestão, destina-se a satisfazer as necessidades de realização de eventos promovidos pela Escola e desta em colaboração com entidades que lhe são exteriores (públicas ou privadas), podendo ainda satisfazer algumas solicitações externas dentro do mesmo âmbito científico e técnico. Artigo 1 - Condições gerais de funcionamento O Centro de Congressos funciona de 2ª a 6ª feira, entre as 8.30 e as 18.00 horas, para realização de eventos. O serviço de secretariado e reservas funciona de 2ª a 6ª feira, entre as 10.00 e as 12.30 horas, e entre as 14.00 e as 16.00 horas. Sempre que haja necessidade de prolongamento do horário de funcionamento para realizações, montagens ou desmontagens, devem os serviços ser avisados com a máxima antecedência possível para permitir a coordenação dos meios técnicos e humanos necessários. Sempre que as realizações, a sua preparação ou levantamento exijam a presença de funcionários do Gabinete de Gestão do Museu e Centro de Congressos (GGMCC) fora do horário de funcionamento, será debitada na contabilização final de custos o valor correspondente ao número de horas extraordinárias multiplicado pelo número de funcionários, segundo a tabela n.º 1 (Anexo 1). Recomenda-se o visionamento antecipado (24 horas, se possível) do arranjo das salas por parte do responsável da reserva, pois modificações de última hora podem não ser possíveis por condicionamentos materiais e/ou humanos. Por norma, não são realizados eventos ao fim de semana e feriados. Poderão, no entanto, ser feitas montagens e desmontagens, bem como a colocação de stands e de placares nestes períodos, desde que isso seja coordenado pelo Núcleo de Segurança, Higiene e Saúde, após pedido por escrito do responsável da realização, e com conhecimento do responsável pelo GGMCC ou directamente pelos 1
serviços do Centro de Congressos. O GGMCC declina qualquer responsabilidade por eventuais furtos, roubos ou extravios de quais equipamentos ou objectos que se encontrem na área do Centro de Congressos. Artigo 2 - Reservas As reservas de espaços ou de quaisquer outros serviços complementares - audiovisuais, cafetaria, etc. - deverão ser efectuadas junto do secretariado do Centro de Congressos, piso 02, Pavilhão de Engenharia Civil, presencialmente, por telefone ou correio electrónico. A reserva só será efectiva após a recepção do formulário existente para o efeito (Anexo 4), devidamente preenchido e assinado pelo responsável da reserva. Este formulário deverá dar entrada nos serviços até 5 dias úteis antes da realização. A prestação de determinados serviços - gravação de som, tradução simultânea, cafetaria, montagens, etc. - pela sua especificidade ou necessidade de preparação prévia pode necessitar de marcação com maior antecedência, devendo ser logo referida aquando da reserva do espaço. As marcações serão tomadas em conta por ordem de entrada nos serviços de secretariado do Centro de Congressos. As anulações de reserva não poderão ser tomadas em conta quando realizadas com menos de 3 dias úteis de antecedência do início da realização, sendo neste caso debitados os custos dos serviços anteriormente reservados. Artigo 3 - Custos Todos os serviços prestados pelo Centro de Congressos deverão ser pagos de acordo com as tabelas (Anexo 3), revistas e aprovadas periodicamente pelo Conselho de Gestão. Os eventos em que o IST (ou entidades que lhe estejam associadas ou de que faça parte) participe como co-organizador beneficiarão de um desconto de 30% nos custos de aluguer de espaços e de equipamentos. Outros descontos poderão ser concedidos mas carecem de pedido devidamente fundamentado ao CG. De acordo com a lei, sempre que os eventos sejam pagos por entidades externas ao IST aos valores de incidência indicados nas tabelas, será aplicado IVA à taxa em vigor para Serviços. 2
A utilização das salas por meio período, manhã (entre as 8.30 e as 13.00) ou tarde (entre as 13.30 e as 18.00), implica o pagamento de metade do valor tabelado. Relativamente aos equipamentos audiovisuais não se aplica a taxa de meio-dia, apenas com a excepção do projector de vídeo no Auditório. Artigo 4 - Pagamento dos serviços O pagamento dos serviços deverá ser efectuado por requisição interna, entregue directamente no serviço de secretariado do Centro de Congressos, ou por cheque cruzado passado à ordem do IST, efectuado directamente no Núcleo de Tesouraria. O pagamento dos serviços de cafetaria, utilizando as formas acima referidas, deverá ser feito com o mínimo de 2 dias úteis de antecedência sobre a realização dos eventos. Artigo 5 Serviços de cafetaria Admite-se a possibilidade de se realizarem, na área do Centro de Congressos, serviços de cafetaria prestados por fornecedores externos. Estas utilizações carecem de aprovação prévia e implicam sempre o pagamento do aluguer do espaço onde se realiza o serviço, bem como os serviços extra de limpeza e arrumação. Artigo 6 - Meios audiovisuais Não é permitida, no Auditório do Centro de Congressos, a utilização de quaisquer serviços audiovisuais que não sejam da exclusiva responsabilidade GGMCC. Exceptuam-se os casos em que a solicitação de meios audiovisuais seja superior à capacidade de resposta dos serviços. Podem, e apenas neste caso, os utentes optar por fazer as diligências necessárias para satisfazer as suas necessidades ou encarregar o serviço de audiovisuais do GGMCC de o fazer, mediante o pagamento dos custos associados. Nas salas, admite-se a possibilidade de serem utilizados meios próprios dos utentes. Estas utilizações carecem de informação prévia aos serviços do GGMCC. 3
Artigo 7 Videoconferência O espaço do Centro de Congressos está equipado com uma sala de videoconferência (por IP) com capacidade para 20 pessoas e funciona de 2ª a 6ª feira, das 9.00 às 13.00 e das 14.00 às 17 horas. A marcação da sala deve ser realizada junto do serviço de audiovisuais do GGMCC, por forma a assegurar a disponibilidade, compatibilidade de plataformas a utilizar e outros detalhes técnicos. A alteração de parametros ou quaisquer caracteristicas técnicas dos equipamentos é vedada aos utentes. A marcação de aulas ou outros eventos periódicos são marcados para o máximo de 1 semestre lectivo. A falta de comparência, sem aviso prévio, por mais de uma sessão em cada bloco de marcações, implica no anulamento das restantes sessões e consequentemente na possível ocupação desse espaço de horário por outra sessão que seja solicitada ou se encontre em fila de espera. A marcação de videoconferências só é realizada se não interferir com o normal funcionamento do Centro de Congressos. Artigo 8 Alterações na organização-tipo das salas Alterações de base na organização das salas de conferência, referida no Anexo 2, implicam custos adicionais sujeitos a orçamento. Artigo 9 Cedência de equipamento A cedência de equipamentos audiovisuais ou mobiliário, quadros, ecrãs, painéis, biombos, etc. a outros serviços do IST encontra-se condicionada à disponibilidade e necessidade de manutenção dos mesmos, tendo sempre um custo acrescido de 25% sobre o tabelado. Os riscos de transporte e utilização de equipamentos, fora do Centro de Congressos, são da exclusiva responsabilidade do requisitante. O transporte de equipamentos é sempre efectuado pela entidade requisitante. A cedência de equipamentos, audiovisuais ou outros, para fora do IST encontra-se vedada. 4
Artigo 10 Utilização dos recursos informáticos do IST A utilização da rede informática do IST, cabo ou wireless, é regulamentada pelo Centro de Informática do IST. O acesso à rede wireless passa pelo registo do utilizador e fornecimento de uma senha, pelo que os utilizadores exteriores ao universo do IST devem previamente contactar o gestor da rede de forma a registar-se. É responsabilidade do Centro de Congressos o fornecimento dos IP (rede cabo) num máximo de três em simultâneo em cada realização. 5
Anexo 1 Tabela n.º 1 - Horas extraordinárias Custo funcionário/hora extra 20 6
Anexo 2 Tabela 2 - Características das salas de conferência CAPACIDADE SALA CONFIGURAÇÃO Assistência Presidência (máx.) Grande Anfiteatro (GA) - 290 7 01.1 U 26 2 Plateia 50 2 02.1 - Aberta U 36 3 Plateia 70 3 02.1 - Fechada U 26 3 Plateia 50 3 02.2 Plateia 50 4 02.3 U 20 2 7
Anexo 3 Tabelas de preços dos serviços do Centro de Congressos Tabela 3 Preçário das Salas do Centro de Congressos IST Grande Auditório 980 Sala 01.1 220 Sala 02.1 (Aberta) 360 Sala 02.1 (Fechada) 220 Sala 02.2 220 Sala 02.3 165 Hall 01 100 Hall 02 125 Tabela formatada NOTA 1: Todas as salas dispõem de quadro e écran. NOTA 2: Além de quadro e écran, o GA dispõe de técnico de audiovisuais, sistema de som integrado, 7 microfones fixos na mesa e 1 no púlpito. 8
Tabela 4 Preçário de Equipamento Audiovisual no Centro de Congressos IST Preço/dia Retroprojector 20 Leitor de DVD 15 Projector de Vídeo do G.A. 300 Projector de Vídeo nas Salas 50 Sonorização nas Salas (A) 200 + Operador Gravação digital de som 50 Microfone S/ fios de mão 30 Microfone de Lapela 30 Tradução simultânea no GA (não inclui tradutores) 200 / Cabine + 10 / Receptor Formatada: Justificado Nota 1 - No GA, a sonorização e o operador estão incluídos no valor tabelado (durante o horário de funcionamento normal) Nota 2 - A gravação de som nas salas implica sempre a instalação e cobrança de sonorização e o pagamento do n.º de horas de assistência técnica de um operador de audiovisuais. Nota 1 A tradução simultânea implica o pagamento do n.º de horas de assistência técnica de um operador de audiovisuais. Tabela 6 - Preçário de Serviços de Cafetaria Eliminado: Quebra de página SERVIÇO I - Café, Chá, Sumo de laranja e Água 2,0 SERVIÇO II - Café, Chá, Sumo de laranja, Água e Biscoitos. 3,2 SERVIÇO III - Café, Chá, Sumo de laranja, Água e Bolachas 3,8 9
SERVIÇO IV - Café, Chá, Leite, Sumo de laranja, Água e Pastelaria Miniatura. 5,5 SERVIÇO V - Café, Chá, Leite, Sumos, Água, Biscoitos e Salgados (mediante orçamento) Água mineral nas mesas de conferências..... 0,65 NOTA: Todas as despesas de cafetaria terão que ser pagas com antecedência sem o que os serviços não serão fornecidos. É possível realizar serviços mix dos apresentados com preço ajustado. 10
Tabela 7 - Custo de Placares Quantidade disponível - 25 Placares Medidas - 180 cm de largura e 120 cm de altura Preços (por unidade) Dia 8,0 Semana 32 Tabela 8 - Custos de Mobiliário Para cadeiras e mesas extra será cobrado um preço a fixar pontualmente. Preços Quadro 40 Écran 30 Tabela 9 Tabelas de custo diário para uso de espaços para serviços de Cafetaria prestados por fornecedores externos (espaços e limpeza) Preços Hall 01 110 Hall 02 135 Salas +15 11
Anexo 4 Formulário de reserva dos serviços do Centro de Congressos 12
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Espaço reservado aos serviços do GGMCC Entrada em / /20 ( ) Estimativa nº / ( ) Encerrado em / /20 Av. Rovisco Pais, 1 1049-001 Lisboa Tel: (351) 21841 80 69Fax: (351) 21841 80 70 Portugal e-mail mailccongressos@ist.utl.pt URL: http://centrocongressos.ist.utl.pt FICHA DE RESERVA DO CENTRO DE CONGRESSOS Entidade que Reserva: Nome: Morada: Pessoa responsável: Pessoa a contactar: Tel: Fax: E-mail: NIF: Centro de Custos: Projecto: Actividade a Realizar: Nome: Data da realização: N.º de participantes previstos: Tipo: Nacional Internacional URL do evento: http:// Data da reserva: Reserva de espaços: Grande Anfiteatro DATA HORÁRIO Disposição das salas _ N.º pessoas na Presidência Sala 01.1 Sala 02.1 (aberta) Sala 02.1 (fechada) Sala 02.2 Em plateia Sala 02.3 Hall 01 Hall 02 Recepção 01 14
Reserva de equipamento Projector de Acetatos (Retroprojector) Projector de Vídeo Leitor DVD Sistema de Gravação de Som (digital) Sistemas de Tradução Simultânea Receptores Microfone sem Fios de mão Microfone sem Fios de lapela Operadores de Audiovisuais Outros DATA SALA HORÁRIO Observações Localização do acesso Internet N.º de acessos Telefone com ligação ao exterior - localização Reserva de serviços de cafetaria DATA HORÁRIO Serviço Observações Serviço de Cafés Águas na Mesa Outros Reserva de serviços extra Electricista Serviço de Limpeza Segurança Ar Condicionado Outros DATA HORÁRIO Observações 15
PREPARAÇÃO E MONTAGENS: Pessoa Responsável: Contactos: Data: Horário: Permite a divulgação do evento no Website do Centro de Congressos SIM ; NÃO Notas:. O Centro de Congressos só poderá considerar as reservas definitivas após a entrega da ficha de reserva devidamente preenchida e assinada. O horário do Centro de Congressos é, para realizações entre as 8H30 e as 18H00, com uma hora de interrupção para almoço. Para além das 18H00, serão debitadas horas extraordinárias relativas ao trabalho dos funcionários que forem necessários para dar assistência à realização em curso (cafetaria e audiovisuais). Os serviço de cafetaria do exterior têm que ser previamente autorizados. O serviço de cafetaria deverá ser confirmado, no mínimo, com uma semana de antecedência, dependendo do tipo de serviço. Este serviço terá que ser pago com antecedência sem o que o serviço requisitado não será fornecido. Todos os pedidos indicados na ficha de reserva serão contabilizados no final, caso não haja uma desistência prévia feita por escrito. Não é permitido afixar informações ou cartazes nos vidros e paredes, existindo sítios próprios para fazê-lo, para esse fim é favor contactar o Secretariado do Centro de Congressos com antecedência. Tomei conhecimento e aceito as condições de funcionamento do Centro de Congressos do IST ASSINATURA DO RESPONSÁVEL PELA RESERVA 16