Implantação da APF: Obstáculos e Boas Práticas em um Caso Real Guilherme Siqueira Simões (27) 8111-7505 guilherme.simoes@fattocs.com.br 1
2 Objetivos da Apresentação Mostrar um caso de implantação da APF numa organização, focando: APF como unidade de medição de contratos de desenv./manutenção as dificuldades inerentes ao processo de implantação boas práticas adotadas para favorecer o sucesso da iniciativa particularidades para projetos de manutenção (melhorias) lições aprendidas próximos passos para melhorar a maturidade do processo implantado
3 Agenda Contextualização Dificuldades vencidas Boas práticas adotadas para o uso da APF Lições aprendidas Próximos passos
4 O que é APF? Para que serve? Análise de Pontos de Função (APF) é uma técnica de medição das funções fornecidas por um software do ponto de vista dos usuários. Ponto de função (PF) é sua unidade de medida. O processo de medição (ou contagem de PFs) é baseado em uma avaliação padronizada dos requisitos funcionais do usuário. Este processo padrão está descrito pelo IFPUG em seu manual. Embora sejam grandezas distintas, em geral, há uma forte relação entre o tamanho funcional (PF) de um sistema e o esforço (HH) ou custo ($) para desenvolvê-lo e mantê-lo. Isto torna a APF útil para: Estimativas de projetos de software Geração de indicadores de qualidade e produtividade Unidade de medição de contratos
5 Caracterização da Organização Atuação no setor financeiro ~ 150 sistemas de suporte ao negócio desenvolvidos e mantidos Diversas linguagens: Access, C/C++, Cobol, Delphi, Java, PB, VB Diversas plataformas: Mainframe, Solaris, Web, Windows Equipe interna de ~ 50 analistas de negócio responsável por validar a contagem de PFs feita pelo fornecedor 6 fornecedores para desenvolvimento/manutenção de sistemas Orçamento da área de sistemas para serviços: ~R$600 mil/mês Demanda predominante de manutenção nos sistemas existentes ~ 90 ordens de serviço abertas por mês ~ 3.000 PF IFPUG / mês
6 Cenário antes da APF Contratos de Homem-Hora: serviços executados dentro de casa Equipe mista de trabalho: pessoal da casa + pessoal do fornecedor Escopo do serviço além do desenvolvimento de sistemas: Levantamento de necessidades do usuário, acompanhamento dos sistemas em produção, atendimento a dúvidas de usuário Falta de estímulo ao aumento da produtividade dos fornecedores Custo com correção de defeitos e horas não produtivas Gestão direta sobre o pessoal do fornecedor (risco trabalhista): Atividades, horário de trabalho, nível de remuneração, férias, etc
7 Por que a APF em contratos? Para equilibrar responsabilidades Produtividade e qualidade Fornecedor Escopo Cliente Suportado pelo IFPUG e com milhares de usuários no mundo Conceitos básicos estabelecidos e aprimorados ao longo de 30 anos Definição uniforme e consistente Vocabulário independente da tecnologia (perspectiva do negócio) Auditável
8 A Mudança Motivação: orientação do depto. jurídico para encerrar contrato HH Cronologia (vencendo a inércia): Nov/07: Palestra de sensibilização de APF para líderes Nov/07: Treinamento em APF dos analistas responsáveis pela medição Dez/07: Início dos contratos em PF Dez/07: Consultoria externa para apoio em APF Dez/07: Segregação de atividades entre funcionários e terceiros Dez/07: Levantamento da base instalada de aplicações Dez/07: Publicação da primeira versão do Guia de APF com versões incrementais a cada 15 dias nos 3 meses iniciais Jan/08: Instituição de planilha padrão para contagem de PFs Fev/08: Palestra de nivelamento/apresentação de resultados parciais
9 Dificuldades Vencidas Mudança de cultura de contratação de mão de obra para contratação de projetos Conhecimento do negócio parcialmente não internalizado Documentação escassa dos sistemas Falta de planejamento inicial da implantação da APF Conceitos da APF assimilados de maneira não uniforme Dificuldade para medir desconsiderando a implementação Aumento de custo Preço (R$/PF) bom para funções novas, mas inadequado para alterações Toda alteração imediatamente despachada para execução Alto índice de mudança de requisitos
10 Boas Práticas Definição prévia das fronteiras de todas as aplicações Guia de contagem de APF Metodologia de contagem Planejamento das demandas ( saber pedir ) Auditoria das contagens Tratar itens não mensuráveis Fator de impacto na melhoria
11 Boas Práticas Definição das Fronteiras A fronteira da aplicação é um conceito fundamental da APF que: define o que é (interno) e o que não é o sistema (externo) é definida com base na visão de negócio independente de qualquer questão relativa à implementação Uma contagem de PFs feita com base numa premissa incorreta de fronteira produz um erro significativo (até em ordem de grandeza) O estabelecimento prévio (antes de qualquer medição ser feita) da visão correta de fronteira dos sistemas previne erros como: considerar cada camada do sistema como uma fronteira considerar um módulo do sistema como uma nova fronteira considerar partes do sistema em plataformas computacionais distintas como fronteiras separadas
12 Boas Práticas - Guia de APF O manual do IFPUG dita princípios gerais para contagem de PFs Tem todas as definições/regras necessárias para medição e vários exemplos Aborda de maneira geral o uso da técnica para que o processo seja aplicado em uma grande variedade de situações Contém ainda alguns pontos que carecem de melhor esclarecimento O Guia de APF estabelece a interpretação da organização na aplicação desses princípios gerais para seu negócio em particular Tem mais valor quanto mais específico for para a organização Identifica onde é necessária orientação adicional na contagem, fornecendo essa orientação e direção Benefícios Evita o re-trabalho com a análise de questões recorrentes Centraliza (e retém) a experiência de contagem de PFs Acelera a curva de aprendizado de novos profissionais Aumenta a consistência entre contagens feitas por diferentes profissionais
13 Boas Práticas Metodologia de Contagem Metodologia padrão para as contagens de PFs com o intuito de: Minimizar erros e facilitar o entendimento da contagem Possibilitar auditoria da contagem, se necessário Nomenclatura das Funções Facilita revisão e auditoria da contagem, agiliza a própria contagem, facilita o intercâmbio da documentação da APF entre vários técnicos, torna a contagem menos suscetível a erros Organização da contagem Facilita entendimento e reduz erros de omissão/repetição de funções Nível de detalhamento Diferentes propósitos implica diferentes níveis de detalhe Quanto mais detalhe, maior o custo da contagem Ferramenta padrão de apoio à contagem de PFs
14 Boas Práticas - Saber Pedir Peça todas as alterações no mesmo momento O custo (num modelo de contrato em PF) para se alterar uma função tende a ser fixo Pedir várias alterações na mesma função em momentos distintos, paga-se por várias alterações Pedir várias alterações na mesma função no mesmo momento, paga-se por uma única alteração Ou seja, melhore planejamento! Tenha uma idéia bem clara do que quer pedir Alteração de requisitos durante o projeto implica retrabalho Num modelo de contrato em PF isto tende a ser mais caro do que num modelo HH, pois implica numa nova alteração da função Logo, aumente a maturidade do seu processo de requisitos!
15 Boas Práticas - Auditoria das Contagens Toda contagem de PFs é feita por um ser humano (que é falível) Com uma estrutura descentralizada de medições, é importante um ponto central de controle Iniciada 6 meses após início do processo de contratação por PF Tardou, mas compensou Em média 450 PFs seriam pagos a maior (perdas) O investimento na auditoria centralizada foi de < 10% das perdas Taxa de retorno (ROI) de ~ 1.500%
16 Boas Práticas Tratar Não Mensuráveis A APF mede apenas requisitos funcionais do usuário Desconsidera requisitos técnicos e de qualidade do software Identificar e tratar previamente estas situações: 1. Item que não se mede e que não terá métrica específica Cadastro de dados de código num projeto de desenvolvimento 2. Item que não se mede e que merece métrica específica Manutenções exclusivas em requisitos técnicos e/ou de qualidade Quando não se explicita estes itens, há uma tendência do analista em contaminar a contagem com a visão de implementação querendo que o resultado seja justo
17 Manutenção - Fator de Impacto (FI) Medição da melhoria pelo IFPUG não fornece um nível de granularidade muito fino, embora haja uma diferença significativa de produtividade para desenvolvimento x manutenção A adoção de um fator de impacto no tamanho da melhoria oferece um refinamento da medição e uma melhor relação PF x HH No contexto da organização citada, adotou-se Função incluída (ADD) = 1,00 Função alterada (CHG) = 0,60 Função excluída (DEL) = 0,30 O mesmo que é usado em muitos contratos públicos Fatores CHG e DEL mostraram-se caros neste contexto
18 Manutenção - Fator de Impacto (FI) Analisou-se a alternativa da NESMA para melhoria: Estabelece fator de impacto que pode oscilar de 0,25 a 1,50 com base no % de mudança de tipos de dados e arquivos referenciados Porém no contexto da organização, a maioria das manutenções envolve alteração em lógica e poucas mudanças de campos Ou seja, implica num fator de impacto de 0,25 quase sempre O que seria um fator barato demais
19 Manutenção - Fator de Impacto (FI) Observou-se que boa parte das melhorias tem como padrão um mesmo requisito de manutenção para várias funções ( manutenção em massa ) Em busca do equilíbrio financeiro do contrato, quebrou-se o fator de impacto para alteração: 0,25 para as manutenções em massa e reuso 0,60 para as demais manutenções Embora na prática o fator de impacto médio (apurado em mais de 250 demandas) seja ~0,50 o uso de dois FI para alteração proporcionou uma relação mais próxima entre custo x tamanho
20 Lições Aprendidas - 1 As primeiras semanas (ou meses) são fundamentais: Demanda atenção total, pois é o período de maior risco É o período no qual se forma a nova cultura Ao seu final já é possível ver a cara dos indicadores Suporte especializado neste período inicial Profissional CFPS, com experiência em contagem de PFs e na análise de indicadores (produtividade, custo, etc) Treinamento com mentoring Tempo de maturação na calibração da régua Auditoria das contagens Necessário, sendo que o nível pode mudar ao longo do tempo
21 Lições Aprendidas - 2 A APF ajuda a evidenciar problemas de projeto/construção Baixa parametrização Muitas manutenções em valores fixos Baixo nível de reuso Um requisito de manutenção se espalha por várias funções Fraca arquitetura corporativa de sistemas Sistemas distintos com duplicidade de funções Controle de acesso, auditoria, cadastros de impostos, etc Cultura de projeto, favorece o uso da APF
Resultados Obtidos FATTO Consultoria e Sistemas - www.fattocs.com 22 Organização mais madura na especificação de requisitos Internalização do conhecimento do negócio Aumento da produtividade dos fornecedores Melhoria na qualidade (menos defeitos) Enraizamento da cultura de projetos para sistemas
23 Próximos Passos Baseline (inventário das funções) das aplicações Base de conhecimento das funções de negócio (documenta o sistema) Facilita as medições e minimiza erros nas medições das melhorias Evidencia funções cobertas pela garantia da correção de defeitos Informatizar o controle das medições (repositório centralizado) Capacitação em engenharia de requisitos Relatórios periódicos de análise do processo Iniciativas para melhoria da gestão das demandas visando: Aumento da qualidade dos entregáveis Redução de custos > 30% OS com menos de 10 PF Várias funções sendo alteradas várias vezes Formalizar acordos de nível de serviço com fornecedores
24 Próximos Passos Baseline (inventário das funções) das aplicações Base de conhecimento das funções de negócio (documenta o sistema) Facilita as medições e minimiza erros nas medições das melhorias Evidencia funções cobertas pela garantia da correção de defeitos Informatizar o controle das medições (repositório centralizado) Capacitação em engenharia de requisitos Relatórios periódicos de análise do processo Iniciativas para melhoria da gestão das demandas visando: Aumento da qualidade dos entregáveis Redução de custos > 30% OS com menos de 10 PF Várias funções sendo alteradas várias vezes Formalizar acordos de nível de serviço com fornecedores
25 Encerramento Grato pela atenção e participação! Guilherme Siqueira Simões guilherme.simoes@fattocs.com.br (27) 3084-7304 / 8111-7505