INOVAÇÕES SIMPLES, BASEADAS EM TECNOLOGIA, QUE PODEM AJUDAR SUA ENTIDADE A RACIONALIZAR CUSTOS Comissão Técnica Nacional de TI CRISTIANO LUIZ GOMES DE FREITAS GLAUCO MILHOMEM BALTHAR
ABERTURA
Desafios da TI Em um cenário de crise econômica, como ser eficiente, automatizar processos e ainda satisfazer usuários, Participantes e Assistidos? Os ambientes de TI estão mais complexos do que nunca, o que aumenta a dificuldade em fazer «mais com menos»... mesmo assim, algumas entidades tem encontrado meios para reduzir custos, lançando mão de muita negociação e ideias simples e óbvias. Vamos conferí-las... [4]
Vamos lá! Inovar, racionalizar, melhorar... Acesse o áudio através do link: http://sistemas.abrapp.org.br/apoio/apresentacoes/nucleoeventos/37cbfp_apresenta COES/videos/Tema21_CristianoFreitas_GlaucoBalthar_audioslide5.wmv [5]
SERVIÇOS ON-LINE
ABRAPP Como a ABRAPP tem ajudado as Entidades a reduzir custos Reuniões presenciais da Abrapp na CTN TI (Antes, eram 10 reuniões anuais. Agora são apenas 3 reuniões). Custo médio da viagem (hospedagem + passagens): R$ 1 mil X 17 (Entidades) X 10 (Reuniões) = R$ 170 mil reais TOTAL. Agora, nosso custo é de aproximadamente R$ 51 mil reais. economia anual R$ 119 mil [7]
Braslight Como o Braslight reduziu custos com serviços on-line Alteração de tipo de crédito bancário para depósitos de empréstimo aos participantes com conta salário. Redução de 85% no tipo de tarifa aplicada. Tarifa bancária de crédito direto em conta salário = R$ 3,80 e para emissão de crédito = R$ 25,00 economia anual R$ 3 mil [8]
ELETROS Como a ELETROS reduziu custos com serviços on-line Divulgação de publicações, informes, regulamentos e campanhas na forma digital. economia anual R$ 250 mil Outras iniciativas Ampliação do autoatendimento ao participante com adoção de aplicações mobile e portal do participante integrados aos sistema de back office - arrecadação, folha de benefícios e cadastro; Adoção de soluções de e-mail na tecnologia cloud; [9]
FACHESF Como a FACHESF reduziu custos com serviços on-line Extrato online Integração de sistemas com GED tramitação dos adiantamentos, prestação de contas, pagamentos, alteração de percentual de contribuição e outros documentos do dossiê do participante Uso do Portal para serviços Redução do uso de papel economia anual Redução de 54% nos custos de postagem, impressão, papel e etc [10]
FORLUZ Como a FORLUZ reduziu custos com serviços on-line Projeto Bloomberg, após benchmarking com a Fundação PRECE. economia anual R$ 114 mil [11]
POSTALIS Como o POSTALIS reduziu custos com serviços on-line Postalis Informa (contracheque, jornal, RAI, Informativos). O Default é não enviar, mas aqueles que fazem a opção de envio impressos, devem assinalar na ferramenta. economia anual R$ 230 mil [12]
REAL GRANDEZA Como a Real Grandeza reduziu custos com serviços on-line Emissão de Contra-cheque Consultas de Empréstimos (saldo e ficha financeira) Solicitação de 2ª via de boleto bancário Simuladores de Benefícios (Plano BD e Plano CD) Extrato de Contribuição e Alteração de Percentual Consulta de informações de Saúde pelo Aplicativo Mobile e WebSite Informe de Rendimentos e Demonstrativos de Despesas Médicas economia anual R$ 600 mil [13]
VALIA Como a Valia reduziu custos com serviços on-line Contracheque online: Implantado em 2013. Além da redução de custos, a medida reduziu riscos de segurança da informação evitando extravios. Revista Valia online: Implantado em 2013. Todos os participantes com e-mail cadastrado passaram a receber a revista online. economia anual 42% economia anual 50% [14]
IMPRESSÕES E POSTAGENS
Braslight Como a Braslight reduziu custos com impressão e postagem Adoção de um pool de impressão e com máquinas alugadas economia anual R$ 50 mil Impressão frente e verso como padrão 60% < papel * Senha Eletrônica de Votação Eleições Conselheiros, ao invés de envio pelo correio R$ 22 mil * Redução de 100 resmas para 40 resmas ano [16]
PREVI Como a PREVI reduziu custos com impressão Redução do parque de 80 impressoras próprias para 12 alugadas Impressão frente/verso como padrão Média de impressão/fotocópia reduziu de 260.000 para 185.000/mês Trabalhos não liberados são deletados automaticamente após 12 horas na fila (170.000 folhas não impressas/ano Política de RSA) economia anual R$ 200 mil 30% < papel * * Redução de 6240 resmas para 4440 resmas/ano [17]
PETROS Como a PETROS reduziu custos e conscientizou o uso da impressão Negociação do contrato vigente, adequando a franquia ao número de impressões utilizadas; Mudança na apuração da franquia de mensal para trimestral; Emissão de relatório mensal para as gerências, informando o custo de impressão por área, a fim de conscientizar equipes sobre a utilização; Tomada de preços em curso, incluindo adoção de nova tecnologia (RFID); Economia anual R$ 30 mil [18]
POSTALIS Como a POSTALIS reduziu custos com impressão e postagem Automação de processos (workflow dentro do Postalis On-Line - ferramenta de auto-atendimento / atendimento com utilização de formulários on-line e protocolos eletrônicos), implicando em redução da quantidade de malotes enviados por semana, entre as unidades da Entidade e a Sede. Adoção de compras descentralizadas, evitando custos com despachos de mercadorias. economia anual R$ 294 mil [19]
CONTRATOS E CONTRATAÇÕES
Braslight Como a Braslight reduziu custos com Contratos e Contratações Revisão de contratos e licenças. Internalização de atividades de infraestrutura. Revisão de escopo de serviços de terceiros. Melhoria na gestão de alocação de h/h. Negociação de links de internet. economia acum. R$ 1.144 mil [21]
Forluz Como a Forluz reduziu custos com CONTRATOS e CONTRATAÇÕES Revisão de contratos, serviço e licenças Fusão de contratos de serviços Revisão de escopo de serviços de terceiros, melhoria na alocação de h/h; Negociação de links de internet economia anual R$ 260 mil [22]
POSTALIS Como o POSTALIS reduziu custos com CONTRATOS e CONTRATAÇÕES Revisão de contratos (redução de escopo, pedido de descontos e não aplicação de reajustes) economia anual R$ 182 mil Ligação celular-celular e não mais fixo-celular R$ 62,5 mil [23]
POSTALIS Como o POSTALIS reduziu custos com CONTRATOS e CONTRATAÇÕES Comprar no melhor momento e realizar leilão entre fornecedores. Ex.: Compra de desktops, notebooks e tablets em 2015. economia anual R$ 330 mil [24]
POSTALIS Como o POSTALIS reduziu custos com CONTRATOS e CONTRATAÇÕES Concorrência entre fábricas de software Empresa A: R$ 100 mil Empresa B: R$ 25 mil (menor porte) economia anual R$ 75 mil [25]
POSTALIS Como o POSTALIS reduziu custos com CONTRATOS e CONTRATAÇÕES [26]
PETROS Iniciativas para redução de custos com CONTRATOS e CONTRATAÇÕES Parceria com o Setor de Contratos Para viabilizar a renegociação do valor dos contratos vigentes; Comprar no melhor momento; Período de fechamento de ano fiscal dos fornecedores; Estimular concorrência nas aquisições; Processos de tomada de preços cresceram de 41% para 70%; Economia em um ano e meio R$ 6 milhões Revisão da Arquitetura de Servidores; Desligamento de servidores, diminuindo o custo de licenciamento e adoção de tecnologia Cloud ; Revisão do modelo de manutenção dos Desktops; Criação de pool de Desktops, evitando necessidade de extensão de garantia e novas aquisições; [27]
INFRAESTUTURA E SITE BACKUP
Braslight Como a Braslight reduziu custos com infraestrutura Alteração do ambiente de armazenamento de fitas de backup Utilização da estrutura da patrocinadora para o ambiente de contingência, como datacenter e uma sala de reunião em formato de comodato e com a anuência do órgão regulador. economia anual R$ 141 mil [29]
REAL GRANDEZA Como a Real Grandeza reduziu custos com infraestrutura Utilização de Infraestrutura como serviço (IaaS) para o ambiente de produção e DR (redundância de ambiente, segurança física e lógica e backup) economia anual R$ 800 mil Virtualização do Banco de Dados (arquitetura simplificada com recursos de hardware otimizados) Utilização de Solução de Gereciamento de Acesso ao Ambiente de TI e Portal, de forma a facilitar a interação dos usuários (Participantes, Agentes Regionais, Patrocinadores, Consultores) aos serviços disponíveis [30]
IDEIAS E MOMENTO OPORTUNO PARA NEGOCIAÇÕES
Licenciamento & nuvem Com altos custos, os licenciamentos de software e a migração de serviços para nuvem podem ser boas alternativas para redução de custos Concorrência Com o fechamento de empresas e redução da demanda em diversos segmentos, além da busca das empresas por soluções mais simples e baratas, a concorrência entre os fabricantes de software tem crescido muito. Este talvez seja um bom momento de pedir descontos generosos. Queda/Estabilidade no Ptax Será que é o momento de renovar por mais tempo (24 meses, por exemplo)? [32]
Vaquinha digital - crowdfunding Desenvolver de forma compartilhada pode gerar economia em escalas consideráveis para o segmento de previdência complementar Aplicações Mobile Sistema de Eleições Recadastramento com uso de biometria (voz e foto) Equacionamento A Abrapp poderia ter convênios com empresas de interesse comum das associadas e assim ter menores preços e facilitar as aquisições dentro das Fundações -> isso poderia dar velocidade, pois a Abrapp é a referência dos Fundos: - Email na Nuvem; Portal de Governança (para ser utilizado pelos Colegiados) - Risk Office (Sistema de Compliance para as Associadas ) E-financeira Custo de licenciamento: R$ 15 mil Custo mensal: R$ 3 mil Custo anual: R$ 51 mil Entidade: 240 (30% contrataram) Custo para o segmento: R$ 3,6 milhões [33]
Vaquinha digital - crowdfunding Tudo será compartilhado. Será mesmo? [34]
Vaquinha digital - crowdfunding Sim [35]
Vaquinha digital - crowdfunding A próxima geração já começou [36]
Vaquinha digital - crowdfunding A recompensa [37]
AGRADECEMOS A PRESENÇA E ATENÇÃO! Cristiano Luiz Gomes de Freitas 31 9 8440 6855 Cristiano.freitas@forluz.org.br Glauco Milhomem Balthar 61 9 8173 7758 glaucom@postalis.com.br