Procedimento nº SCM 14/2009 Cláusula 1.ª Objecto e Local de prestação de Serviços 1- O presente Caderno de Encargos compreende as cláusulas a incluir no contrato a celebrar na sequência do procedimento por concurso público internacional que tem por objecto a aquisição de serviços de promoção, comunicação e assessoria de imprensa no mercado canadiano, em função do contrato celebrado entre o IVDP, IP e o IFAP, para a promoção de vinhos no Canadá no triénio 2009-2012. 2- Os serviços serão prestados no Canadá. Cláusula 2.ª Contrato 1 O contrato é composto pelo respectivo clausulado contratual. 2 O contrato a celebrar integra ainda os seguintes elementos: a) Os suprimentos dos erros e das omissões do Caderno de Encargos identificados pelos concorrentes, desde que esses erros e omissões tenham sido expressamente aceites pelo órgão competente para a decisão de contratar; b) Os esclarecimentos e as rectificações relativos ao Caderno de Encargos; c) O presente Caderno de Encargos; d) A proposta adjudicada; e) Os esclarecimentos sobre a proposta adjudicada prestados pelo adjudicatário. 3 Em caso de divergência entre os documentos referidos no número anterior, a respectiva prevalência é determinada pela ordem pela qual aí são indicados. 4 Em caso de divergência entre os documentos referidos no n.º 2 e o clausulado do contrato e seus anexos, prevalecem os primeiros, salvo quanto aos ajustamentos propostos de acordo com o disposto no artigo 99.º do Código dos Contratos Públicos e aceites pelo adjudicatário nos termos do disposto no artigo 101.º desse mesmo diploma legal. Cláusula 3.ª Prazo O contrato mantém-se em vigor até à conclusão dos serviços em conformidade com os respectivos termos e condições e o disposto na lei, sem prejuízo das obrigações acessórias que devam perdurar para além da cessação do Contrato. Página 1 de 9
Cláusula 4.ª Obrigações principais do prestador de serviços 1 Sem prejuízo de outras obrigações previstas na legislação aplicável, no Caderno de Encargos ou nas cláusulas contratuais, da celebração do contrato decorrem para o prestador de serviços as seguintes obrigações principais da prestação dos serviços indicados na cláusula 1.ª: 1. Serviços de assessoria, aconselhamento, organização e comunicação dos Vinhos do Douro e do Porto no mercado canadiano de forma coerente e estruturada ao longo da vigência do contrato. 2. A Estratégia para a prossecução do referido no ponto anterior deve basear-se em: 2.1 Comunicação dos vinhos de qualidade produzidos na Região Demarcada do Douro, onde se destacam os vinhos com Denominação de Origem Porto e Douro e Indicação Geográfica Duriense. 2.2 As actividades a serem realizadas no âmbito do Ponto 2.1 devem centrar-se nas categorias especiais de vinho do Porto e nos Vinhos do Douro de reconhecida qualidade ou com menções tradicionais suplementares como Reserva, ou Grande Reserva ou equivalentes. 2.3 A comunicação deve assentar no conceito de denominação de origem, produto único e inimitável, com uma tipicidade que lhe é conferida pelas características do local onde é produzido, matéria-prima de características particulares e métodos de produção que lhe conferem um carácter que não pode ser imitado. 3. O público-alvo deste projecto é: 3.1 O público profissional do sector do vinho, como retalhistas e agentes de representação, compradores e vendedores de lojas especializadas, super e hipermercados, agentes dos monopólios e consultores dos pontos de venda destes. 3.2 Imprensa especializada em vinhos, gastronomia, lifestyle e turismo 3.3 Agentes do canal HORECA, como donos, gerentes, escanções e empregados de restaurantes. 3.4 Agentes do sistema educativo especializado em hotelaria e restauração, como alunos e professores. 3.5 Prescritores e líderes de opinião não profissionais. 4. O Projecto deve compreender as seguintes actividades: 4.1. 2 Provas anuais para profissionais dos Vinhos, com a excepção da fase 1. 4.1.1 Objectivo: promover contactos comerciais entre agentes económicos e o sector profissional do vinho da região/província em questão. Criar condições para que possam apresentar os seus vinhos no mercado e alavancar as vendas no mercado. É também objectivo aumentar a notoriedade dos vinhos do Porto e do Douro na zona de abrangência da prova. 4.1.2 Públicos-alvo: agentes e representantes de vinhos, decisores de compra dos monopólios, gerentes de restaurantes e jornalistas. 4.1.3 Meios: propor e alugar local adequado aos objectivos, contratar serviços necessários à realização da acção, identificar e convidar o público adequado pelos meios mais conveniente, efectuar acompanhamento de relações públicas no evento. 4.1.4 Valores globais por actividade e por ano 4.2. Actividades com monopólios Provinciais Página 2 de 9
4.2.1 Objectivo: Aumentar a visibilidade e notoriedade dos vinhos do Douro e do Porto através dos vinhos listados ou ofertas especiais promocionais a negociar; Aumentar a percepção do consumidor canadiano para os vinhos do Douro e do Porto e aumentar oportunidades de compra; Educar e sensibilizar os colaboradores das lojas para estes vinhos e recomendar a sua compra. 4.2.2 Públicos-alvo: consumidores de vinhos e utilizadores das lojas do monopólio; Consultores e trabalhadores das lojas dos monopólios. 4.2.3 Meios: negociar comunicação dos vinhos do Douro e do Porto nos meios de comunicação específicos dos monopólios, negociar, organizar e implementar acções de promoção e degustação nos pontos de venda. 4.2.4 Valores globais por actividade e por ano: 4.3. Actividades com retalhistas e restaurantes 4.3.1. Objectivos: aumentar a notoriedade, visibilidade e número de referências dos vinhos do Porto e do Douro no retalho especializado em províncias que não possuam monopólios e em restaurantes de referência no mercado canadiano e nas principais províncias do Canadá; sensibilizar e educar os escanções, colaboradores dos restaurantes e retalhistas para esses vinhos e suas características fundamentais; aumentar a percepção e experimentação dos vinhos junto dos clientes dos retalhistas e dos restaurantes. 4.3.2 Públicos-Alvo: retalhistas, donos e gerentes de restaurantes, escanções no seu local de trabalho, chefs e colaboradores de restaurantes. 4.3.3 Meios: organizar seminários para retalhistas e restauradores, identificar os locais adequados e efectuar a sua contratação; contratar os serviços adequados à realização da acção; identificar e convidar os participantes mais adequados para o sucesso da acção e sua repercussão nos locais de trabalho; editar e produzir material promocional de apoio. 4.3.4 Valores globais por actividade e por fase: 4.4 Actividades com Escolas de Hotelaria 4.4.1 Objectivos: educar e sensibilizar futuros profissionais da hotelaria e restauração para as características, tipos e formas de serviço dos vinhos do Douro e do Porto; ao mesmo tempo contribuir para a formação avançada dos seus professores; adoptar uma estratégia de sementeira ( seed marketing ) que possa dar frutos a longo prazo. 4.4.2 Públicos-alvo: Estudantes, alunos de hotelaria e restauração, futuros escanções, professores das escolas de hotelaria e restauração. 4.4.3 Meios: identificação de escolas e docentes de referência a nível provincial e nacional, negociação de seminários subordinados ao tema dos vinhos da Região Demarcada do Douro, montagem do seminário. Possibilidade de viagem ao Douro para os melhores alunos destes seminários. 4.4.4 Valores globais por actividade e por fase: 4.5 Relações com a imprensa 4.5.1 Objectivos: utilizar os órgãos de comunicação social a nível nacional e provincial para transmitir aos públicos-alvo referidos e consumidores as mensagens abrangidas por este projecto; fazer da imprensa e outros órgãos de comunicação social um vector de comunicação das actividades do projecto e seu retorno; realizar acções de comunicação específica sobre actividades ou produtos; conceber e produzir material promocional adaptado ao mercado canadiano. 4.5.2 Públicos-alvo: jornalistas; winewriters ; editores de meios de comunicação social; editores de edições electrónicas. 4.5.3 Meios: acompanhamento permanente de imprensa; convites para as actividades; envio de informação pertinente quando solicitada; produção de comunicados de Página 3 de 9
imprensa; identificação, preparação e acompanhamento de jornalistas ao Douro, concepção e edição de brochuras e folhetos com informação relevante para press kit. 4.5.4 Valores globais por actividade e por fase: 5. Este projecto será financiado pela União Europeia ao abrigo da Portaria 1384-A/2008 que se anexa (em Português). Sem prejuízo de uma leitura mais atenta da Portaria e dos seus anexos, aqui ficam algumas indicações gerais sobre o modo da sua execução: 5.1 O valor máximo de honorários a reclamar pela agência adjudicada é de 13% de cada actividade enumerada no ponto 4. 5.2 Deve ser apresentado um método e relatório de avaliação das actividades que não pode exceder 3% do valor de cada actividade enumerada no ponto 4. 5.3 Despesas de tempo dispendidas com a organização e agendamento das actividades têm que ser facturadas acompanhadas por uma folha de horas de trabalho por colaborador e todas as disposições constantes do anexo II, alínea d) da portaria acima referida. 5.4 Dado que ao abrigo do contrato celebrado para efeitos de financiamento europeu, o IVDP terá apresentar relatórios de actividades trimestrais, assim como o pedido de reembolso das despesas no mesmo período, será dada preferência à facturação mensal por parte da entidade adjudicada. 6. O orçamento deve ser apresentado em Euros, da seguinte forma: Acção 1 Tipologia de Despesas A Tipologia de Despesas B Tipologia de Despesas C Sub total da Acção 1 Honorários (13%) Despesas de Avaliação (3%) Total da Acção 1 No caso de ser necessário a utilização de uma taxa de câmbio para facturação e pagamento de facturas, será utilizada a taxa de câmbio de referência do Banco Central Europeu, publicada no início de cada mês no Jornal Oficial da União Europeia. 7. O preço base da proposta é o referido no artigo 8.º e distribui-se pelas actividades definidas no ponto 4 da seguinte forma: Fase 1 Fase 2 Fase 3 Actividade 4.1 --- 83.520,00 119.480,00 Actividade 4.2 40.600,00 40.600,00 40.600,00 Página 4 de 9
Actividade 4.3 25.520,00 16.240,00 11.600,00 Actividade 4.4 15.660,00 15.660,00 9.860,00 Actividade 4.5 23.018,00 22.108,00 28.134,00 Total: 104.798,00 178.128,00 209.674,00 2 A título acessório, o prestador de serviços fica ainda obrigado, designadamente, a recorrer a todos os meios humanos, materiais e informáticos que sejam necessários e adequados à prestação do serviço, bem como ao estabelecimento do sistema de organização necessário à perfeita e completa execução das tarefas a seu cargo. Cláusula 5.ª Prazo de prestação do serviço 1 O Fornecimento a realizar no âmbito da prestação do contrato deverá estar integralmente executado 31 de Janeiro de 2012. 2 O fornecimento será executado de acordo com o programa de trabalhos apresentado pelo prestador de serviços e tendo como base o contrato assinado entre o IVDP e o IFAP para o financiamento deste projecto, designadamente o cumprimento do programa por fases e respectivo financiamento. Cláusula 6.ª Objecto do dever de sigilo 1 O prestador de serviços deve guardar sigilo sobre toda a informação e documentação, técnica e não técnica, comercial ou outra, relativa ao Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., de que possa ter conhecimento ao abrigo ou em relação com a execução do contrato. 2 A informação e a documentação cobertas pelo dever de sigilo não podem ser transmitidas a terceiros, nem objecto de qualquer uso ou modo de aproveitamento que não o destinado directa e exclusivamente à execução do contrato. 3 Exclui-se do dever de sigilo previsto a informação e a documentação que fossem comprovadamente do domínio público à data da respectiva obtenção pelo prestador de serviços ou que este seja legalmente obrigado a revelar, por força da lei, de processo judicial ou a pedido de autoridades reguladoras ou outras entidades administrativas competentes. Cláusula 7.ª Prazo do dever de sigilo O dever de sigilo mantém-se em vigor até ao termo do prazo de um ano a contar do cumprimento ou cessação, por qualquer causa, do contrato, sem prejuízo da sujeição subsequente a quaisquer deveres legais relativos, designadamente, à protecção de segredos comerciais ou da credibilidade, do prestígio ou da confiança devidos às pessoas colectivas. Página 5 de 9
Cláusula 8.ª Preço contratual 1 O preço base é de 492.600,00. 2 O valor referido em 1 não pode ser ultrapassado, o que implica a exclusão da proposta. 3 O valor referido em 1 não pode ultrapassar os seguintes montantes parciais: 104.798,00 na primeira fase (de Outubro a Janeiro de 2010) 178.128,00 na segunda fase (de Fevereiro de 2010 a Janeiro de 2011) 209.674,00 na terceira fase (de Fevereiro de 2011 a Janeiro de 2012) 4 - Pela prestação dos serviços objecto do contrato, bem como pelo cumprimento das demais obrigações constantes do presente Caderno de Encargos, o Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., deve pagar ao prestador de serviços o preço constante da proposta adjudicada, acrescido de IVA à taxa legal em vigor, se este for legalmente devido. 5 O preço inclui todos os custos, encargos e despesas cuja responsabilidade não esteja expressamente atribuída ao contraente público, [incluindo as despesas de alojamento, alimentação e deslocação de meios humanos, despesas de aquisição, transporte, armazenamento e manutenção de meios materiais bem como quaisquer encargos decorrentes da utilização de marcas registadas, patentes ou licenças]. 6 O preço a que se refere o n.º 1 é dividido pelas diversas fases de execução do contrato. Cláusula 9.ª Condições de pagamento 1 A(s) quantia(s) devida(s) pelo Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., nos termos da cláusula anterior, deve(m) ser paga(s) no prazo 30 dias após a recepção pelo Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., das respectivas facturas, as quais só podem ser emitidas após o vencimento da obrigação respectiva. 2 Em caso de discordância por parte do Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., quanto aos valores indicados nas facturas, deve este comunicar ao prestador de serviços, por escrito, os respectivos fundamentos, ficando o prestador de serviços obrigado a prestar os esclarecimentos necessários ou proceder à emissão de nova factura corrigida. 3 Desde que devidamente emitidas e observado o disposto no n.º 1, as facturas são pagas através de transferência bancária em euros. Cláusula 10.ª Penalidades contratuais 1 Pelo incumprimento de obrigações emergentes do contrato, o Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., pode exigir do prestador de serviços o pagamento de uma pena pecuniária, de montante a fixar em função da gravidade do incumprimento, nunca inferior a 50% do valor do contrato pelo incumprimento das datas e prazos de entrega dos elementos referentes ao contrato. Página 6 de 9
2 Em caso de resolução do contrato por incumprimento do prestador de serviços, o Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., pode exigir-lhe uma pena pecuniária equivalente ao valor do contrato. 3 Na determinação da gravidade do incumprimento, o Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., tem em conta, nomeadamente, a duração da infracção, a sua eventual reiteração, o grau de culpa do prestador de serviços e as consequências do incumprimento. Cláusula 11.ª Força maior 1 Não podem ser impostas penalidades ao prestador de serviços, nem é havida como incumprimento, a não realização pontual das prestações contratuais a cargo de qualquer das partes que resulte de caso de força maior, entendendo-se como tal as circunstâncias que impossibilitem a respectiva realização, alheias à vontade da parte afectada, que ela não pudesse conhecer ou prever à data da celebração do contrato e cujos efeitos não lhe fosse razoavelmente exigível contornar ou evitar. 2 Podem constituir força maior, se se verificarem os requisitos do número anterior, designadamente, tremores de terra, inundações, incêndios, epidemias, sabotagens, greves, embargos ou bloqueios internacionais, actos de guerra ou terrorismo, motins e determinações governamentais ou administrativas injuntivas. 3 Não constituem força maior, designadamente: a) Circunstâncias que não constituam força maior para os subcontratados do prestador de serviços, na parte em que intervenham; b) Greves ou conflitos laborais limitados às sociedades do prestador de serviços ou a grupos de sociedades em que este se integre, bem como a sociedades ou grupos de sociedades dos seus subcontratados; c) Determinações governamentais, administrativas, ou judiciais de natureza sancionatória ou de outra forma resultantes do incumprimento pelo prestador de serviços de deveres ou ónus que sobre ele recaiam; d) Manifestações populares devidas ao incumprimento pelo prestador de serviços de normas legais; e) Incêndios ou inundações com origem nas instalações do prestador de serviços cuja causa, propagação ou proporções se devam a culpa ou negligência sua ou ao incumprimento de normas de segurança; f) Avarias nos sistemas informáticos ou mecânicos do prestador de serviços não devidas a sabotagem; g) Eventos que estejam ou devam estar cobertos por seguros. 4 A ocorrência de circunstâncias que possam consubstanciar casos de força maior deve ser imediatamente comunicada à outra parte. 5 A força maior determina a prorrogação dos prazos de cumprimento das obrigações contratuais afectadas pelo período de tempo comprovadamente correspondente ao impedimento resultante da força maior. Cláusula 12.ª Página 7 de 9
Resolução por parte do contraente público 1 Sem prejuízo de outros fundamentos de resolução previstos na lei, o Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., pode resolver o contrato, a título sancionatório, no caso de o prestador de serviços violar de forma grave ou reiterada qualquer das obrigações que lhe incumbem. 2 Haverá lugar ao pagamento de uma indemnização equivalente ao dobro do valor do contrato no caso de, por culpa do prestador dos serviços, o stand não esteja pronto no momento de abertura da feira. Cláusula 13.ª Resolução por parte do prestador de serviços 1 Sem prejuízo de outros fundamentos de resolução previstos na lei, o prestador de serviços pode resolver o contrato quando qualquer montante que lhe seja devido esteja em dívida há mais de 60 dias. 2 Nos casos previstos na alínea anterior, o direito de resolução pode ser exercido mediante declaração enviada ao Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P., que produz efeitos 30 dias após a recepção dessa declaração, salvo se este último cumprir as obrigações em atraso nesse prazo, acrescidas dos juros de mora a que houver lugar. Cláusula 14.ª Seguros 1 É da responsabilidade do prestador de serviços a cobertura, através de contratos de seguro, de todos os riscos inerentes à realização das acções. 2 O Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P. pode, sempre que entender conveniente, exigir prova documental da celebração dos contratos de seguro referidos no número anterior, devendo o prestador de serviços fornecê-la no prazo de 5 dias. Cláusula 15.ª Fiscalização Prévia do Tribunal de Contas O presente contrato poderá estar sujeito à fiscalização prévia do tribunal de contas nos termos da Lei 98/97 de 26 de Agosto, que aprova a lei de organização e processo do Tribunal de Contas Cláusula 16.ª Foro competente Para resolução de todos os litígios decorrentes do contrato fica estipulada a competência do tribunal administrativo de círculo de Porto, com expressa renúncia a qualquer outro. Cláusula 17.ª Subcontratação e cessão da posição contratual Página 8 de 9
A subcontratação pelo prestador de serviços e a cessão da posição contratual por qualquer das partes depende da autorização da outra, nos termos do Código dos Contratos Públicos. Cláusula 18.ª Legislação aplicável O contrato é regulado pela legislação portuguesa. Página 9 de 9