PORTARIA No- 432, DE 5 DE ABRIL DE 2013 Dispõe sobre a Segurança e o Controle de Acesso Lógico de Responsáveis e Representantes Legais aos Sistemas de Comércio Exterior da Secretaria da Receita Federal - RFB. O SECRETÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL, no uso das atribuições conferidas pelo Regimento Interno da Secretaria da Receita Federal do Brasil, aprovado pela Portaria MF nº 203, de 14 de maio de 2012, e tendo em vista as disposições constantes da Portaria RFB nº 2.423, de 06 de outubro de 2009, e da Portaria SRF nº 450, de 28 de abril de 2004, resolve: Art. 1º Aprovar os procedimentos e o Formulário de Cadastramento Inicial e Atualização de Responsáveis e Representantes Legais, constantes, respectivamente, dos anexos I e II desta Portaria, visando regulamentar o acesso desses usuários, mediante o uso de Certificado Digital, aos Sistemas de Comércio Exterior. Art. 2º Cabe ao manter atualizado, para efeito de auditoria, arquivo organizado em pastas individuais por usuário, contendo a documentação comprobatória das solicitações que forem emitidas. Art. 3º Os servidores da Carreira ARFB em exercício em unidade com atividade aduaneira, após realizar as devidas verificações constantes nos procedimentos do anexo I, são competentes para solicitar cadastramento, atualização, exclusão, habilitação e desabilitação de Representantes Legais e Responsáveis Legais em Sistemas de Comércio Exterior. Art. 4º Ficam convalidados os atos praticados até a publicação desta Portaria com base na Portaria SRF nº 885, de 23 de maio de 2003. Art. 5º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação. CARLOS ALBERTO FREITAS BARRETO ANEXO I CONTROLE DE ACESSO AOS SISTEMAS INFORMATIZADOS DA SRF PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO INICIAL E ATUALIZAÇÃO DE RESPONSÁVEIS E REPRESENTANTES LEGAIS. 1 - CADASTRAMENTO INICIAL E PRIMEIRA HABILITAÇÃO DE RESPONSÁVEIS E REPRESENTANTES LEGAIS. TIPO DE ACESSO "CERTIFICAÇÃO DIGITAL" E X E C U TO R P A S S O DESCRIÇÃO Usuário 1 Preenche o formulário Cadastramento Inicial e Atualização de Responsáveis e Representantes Legais, modelo constante do Anexo II, até o quadro V - ESPECIFICAÇÃO DOS SISTEMAS E PERFIS, data e assina o quadro IV - IDENTIFICAÇÃO DO USUÁRIO. 2 Se o usuário for responsável legal, anexa, ao formulário, cópia autenticada de documento de identidade com foto e assinatura e o encaminha à projeção aduaneira da unidade da RFB com jurisdição sobre o estabelecimento da matriz.
3 Se o usuário for representante legal e despachante aduaneiro, anexa, ao formulário, cópias autenticadas de documento de identidade com foto e assinatura e do Registro de Despachante Aduaneiro e os encaminha à projeção aduaneira de uma unidade da RFB. 4 Se o usuário for representante legal, mas não for despachante aduaneiro, anexa, ao formulário, cópias autenticadas de documento de identidade com foto e assinatura e do PIS- PASEP e os encaminha à projeção aduaneira de uma unidade da RFB. Servidor da RFB em exercício em unidade com atividade aduaneira 5 Verifica a documentação apresentada e se o usuário consta nos cadastros do Siscomex na categoria de representação indicada no quadro IV; caso esteja irreg u l a r, devolve-a junto com o formulário ao usuário para que este a regularize. 6 Caso a documentação esteja regular e o usuário conste nos cadastros do Siscomex na categoria de representação indicada no quadro IV, preenche o quadro VI - CONFERÊNCIA DO CREDENCIAMENTO e encaminha o formulário ao de sua unidade. 7 Arquiva a documentação relativa ao credenciamento em pasta própria. 8 Recebe o formulário, cadastra e habilita o usuário no SENHA-REDE. 9 Ignora a senha genérica gerada pelo SENHA-REDE, não a transcrevendo para o formulário, apõe carimbo, data e assina o formulário no quadro VII - NOTIFICAÇÃO DE ATENDIMENTO DA SOLICITAÇÃO. 10 Comunica ao usuário que o acesso aos sistemas está liberado. 11 Arquiva o formulário em pasta própria. Usuário 12 Acessa os sistemas. 2 - CADASTRAMENTO INICIAL E PRIMEIRA HABILITAÇÃO DE RESPONSÁVEIS E REPRESENTANTES LEGAIS. TIPO DE ACESSO "SENHA" E X E C U TO R P A S S O DESCRIÇÃO Usuário 1 Preenche o formulário Cadastramento Inicial e Atualização de Responsáveis e Representantes Legais, modelo constante do Anexo II, até o quadro V - ESPECIFICAÇÃO DOS SISTEMAS E PERFIS, data e assina o quadro IV - IDENTIFICAÇÃO DO USUÁRIO. 2 Se o usuário for responsável legal, anexa, ao formulário, cópia autenticada de documento de identidade com foto e assinatura e o encaminha à projeção aduaneira da unidade da RFB escolhida para retirar a senha. 3 Se o usuário for representante legal e despachante aduaneiro, anexa, ao formulário, cópias autenticadas de documento de identidade com foto e assinatura e do Registro de Despachante Aduaneiro e os encaminha à projeção aduaneira da unidade da RFB escolhida para retirar a senha. 4 Se o usuário for representante legal, mas não for despachante aduaneiro, anexa, ao formulário, cópias autenticadas de documento de identidade com foto e assinatura e do PIS- PASEP e os encaminha à projeção aduaneira da unidade da RFB escolhida para retirar a senha.
Servidor da RFB em exercício em unidade com atividade aduaneira 5 Verifica a documentação apresentada e se o usuário consta nos cadastros do Siscomex na categoria de representação indicada no quadro IV; caso esteja irregular, devolve-a junto com o formulário ao usuário para que este a regularize. 6 Caso a documentação esteja regular e o usuário conste nos cadastros do Siscomex na categoria de representação indicada no quadro IV, preenche o quadro VI -CONFERÊNCIA DO CREDENCIAMENTO e encaminha o formulário ao de sua unidade. 7 Arquiva a documentação relativa ao credenciamento em pasta própria. 8 Recebe o formulário cadastra e habilita o usuário no SENHA-REDE. 9 Anota a senha genérica fornecida pelo sistema no campo próprio do quadro VIII - RECEBIMENTO DA SENHA. 10 Data e assina o formulário no quadro VII - NOTIFICAÇÃO DE ATENDIMENTO DA SOLICITAÇÃO. 11 Coloca o formulário em envelope lacrado. 12 Convoca o usuário para comparecimento à RFB. Usuário 13 Comparece à repartição de tecnologia da unidade da RFB à qual encaminhou o formulário, para recebimento da senha. Deverá apresentar um documento de identidade com foto e assinatura. 14 Entrega o envelope lacrado ao usuário, solicitando que o mesmo substitua a senha genérica, date e assine o formulário e tira cópia do documento apresentado Usuário 15 Troca a senha, rasura o campo com a senha fornecida, apõe carimbo, data e assina o quadro VIII - RECEBIMENTO DA SENHA e devolve o formulário ao Cadastrador Local. 16 Comunica ao usuário que o acesso aos sistemas está liberado. 17 Arquiva o formulário em pasta própria. Usuário 18 Acessa os sistemas. 3 - HABILITAÇÕES POSTERIORES DE RESPONSÁVEIS E REPRESENTANTES LEGAIS. E X E C U TO R P A S S O DESCRIÇÃO Usuário 1 Preenche o Formulário de Cadastramento Inicial e Atualização de Responsáveis e Representantes Legais até o quadro V - ESPECIFICAÇÃO DOS SISTEMAS E PERFIS. 2 Se o usuário for responsável legal, anexa, ao formulário, cópia autenticada de documento
de identidade com foto e assinatura e o encaminha à projeção aduaneira de uma unidade da RFB. 3 Se o usuário for representante legal e despachante aduaneiro, anexa, ao formulário, cópias autenticadas de documento de identidade com foto e assinatura e do Registro de Despachante Aduaneiro e os encaminha à projeção aduaneira de uma unidade da RFB. 4 Se o usuário for representante legal, mas não for despachante aduaneiro, anexa, ao formulário, cópias autenticadas de documento de identidade com foto e assinatura e do PIS- PASEP e os encaminha à projeção aduaneira de uma unidade da RFB. Servidor da RFB em exercício em unidade com atividade aduaneira 5 Verifica a documentação apresentada e se o usuário consta nos cadastros do Siscomex na categoria de representação indicada no quadro IV, caso esteja irreg u l a r, devolve-a junto com o formulário ao usuário para que este a regularize. 6 Caso a documentação esteja regular e o usuário conste nos cadastros do Siscomex na categoria de representação indicada no quadro IV, preenche o quadro VI - CONFERÊNCIA DO CREDENCIAMENTO e encaminha o formulário ao de sua unidade. 7 Arquiva, em pasta própria, a documentação relativa ao credenciamento do usuário. 8 Recebe o formulário assinado e providencia a habilitação solicitada. 9 Apõe carimbo, data e assina o formulário no quadro VII - NOTIFICAÇÃO DE ATENDIMENTO DA SOLICITAÇÃO. 10 Comunica ao usuário que a habilitação foi efetuada. 11 Arquiva o formulário em pasta própria. Usuário 12 Acessa os sistemas. 4 - DESABILITAÇÃO, INATIVAÇÃO, ALTERAÇÃO E EXCLUSÃO FÍSICA DE RESPONSÁVEIS E REPRESENTANTES LEGAIS. E X E C U TO R PA S S O DESCRIÇÃO Usuário 1 Preenche o Formulário de Cadastramento Inicial e Atualização de Responsáveis e Representantes Legais até o quadro V - ESPECIFICAÇÃO DOS SISTEMAS E PERFIS. 2 Anexa, ao formulário, cópia autenticada de documento de identidade com foto e assinatura e o encaminha via correspondência à repartição de tecnologia de uma unidade da RFB. Caso o usuário opte por entregar o formulário pessoalmente, fica dispensada a cópia autenticada anteriormente referida, bastando a apresentação do documento de identidade com foto e assinatura, em qualquer unidade da RFB que possua. 3 Verifica a documentação apresentada e, caso esteja irregular, devolve-a junto com o formulário ao usuário para que este a regularize. 4 Caso a documentação esteja regular, recebe o formulário e efetua a operação solicitada pelo usuário. 5 Apõe carimbo, data e assina o formulário no quadro VII - NOTIFICAÇÃO DE ATENDIMENTO DA SOLICITAÇÃO.
6 Comunica ao usuário ao usuário que a operação foi concluída. 7 Arquiva, em pasta própria, o formulário e as cópias dos documentos de identificação encaminhados. 5 - TROCA DE SENHA, REATIVAÇÃO E DESBLOQUEIO DE RESPONSÁVEIS E REPRESENTANTES LEGAIS. (Apenas para o Tipo de Acesso "SENHA") E X E C U TO R PA S S O DESCRIÇÃO Usuário 1 Preenche o Formulário de Cadastramento Inicial e Atualização de Responsáveis e Representantes Legais até o quadro IV - IDENTIFICAÇÃO DO USUÁRIO, datando e assinando esse quadro. 2 Encaminha o formulário à repartição de tecnologia da unidade da RFB na qual deseja receber a nova senha. 3 Recebe o formulário e atualiza o SENHA-REDE para geração de nova senha, anotando-a no campo próprio do quadro VIII - RECEBIMENTO DA SENHA. 4 Apõe carimbo, data e assina o formulário no quadro VII - NOTIFICAÇÃO DE ATENDIMENTO DA SOLICITAÇÃO. 5 Coloca o formulário em envelope lacrado. 6 Convoca o usuário para comparecimento à RFB. Usuário 7 Comparece à repartição de tecnologia da unidade da RFB à qual encaminhou o formulário, para recebimento da senha. Deverá apresentar um documento de identidade com foto e assinatura. 8 Entrega o envelope lacrado ao usuário, solicitando que o mesmo substitua a senha genérica, date e assine o formulário e tira cópia do documento apresentado. Usuário 9 Troca a senha, rasura o campo com a senha fornecida, apõe carimbo, data e assina o quadro VIII - RECEBIMENTO DA SENHA e devolve o formulário ao Cadastrador Local. 10 Comunica ao usuário que o acesso aos sistemas está liberado. 11 Arquiva o formulário em pasta própria. Usuário 12 Acessa os sistemas. ANEXO II VERSO DO FORMULÁRIO DE CADASTRAMENTO INICIAL E ATUALIZAÇÃO DE RESPONSÁVEIS E REPRESENTANTES LEGAIS - INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO Este formulário deverá ser preenchido pelos responsáveis e representantes legais, e deverá ser entregue: a) No caso de CADASTRAMENTO INICIAL e primeira HABILITAÇÃO, se o Tipo de Acesso
escolhido for "CERTIFICADO DIGITAL" e usuário for "Responsável Legal", à unidade da RFB com atividade aduaneira com jurisdição sobre o estabelecimento matriz da empresa; nos demais casos, na unidade da RFB com atividade aduaneira escolhida para retirar a senha. Em ambos os casos, o formulário deve ser entregue juntamente com os seguintes documentos: - Se o usuário for responsável legal: cópia autenticada de documento de identidade com foto e assinatura; - Se for representante legal:. Despachante aduaneiro - cópia autenticada de documento de identidade com foto e assinatura e do Registro de Despachante Aduaneiro; e. Demais representantes legais - cópia autenticada de documento de identidade com foto e assinatura e do PIS-PASEP. b) Nos casos de habilitações subsequentes, em qualquer unidade da RFB que possua projeção aduaneira, acompanhado das cópias de documentos supracitadas; c) Nos casos de DESABILITAÇÃO, INATIVAÇÃO, ALTERAÇÃO e EXCLUSÃO FÍSICA, em qualquer unidade da RFB que possua, acompanhado de cópia autenticada de documento de identidade com foto e assinatura, em caso de envio da solicitação por correspondência. Caso o usuário opte por entregar o formulário pessoalmente, fica dispensada a cópia autenticada anteriormente referida, bastando a apresentação do documento de identidade com foto e assinatura; d) Nos casos de TROCA DE SENHA, REATIVAÇÃO e DESBLOQUEIO, em qualquer unidade da RFB que possua, devendo apresentar, para recebimento da nova senha, um documento de identidade com foto e assinatura.. O quadro VI - CONFERÊNCIA DO CREDENCIAMENTO deverá ser preenchido por servidor da RFB em exercício em projeção aduaneira, que procederá a conferência da documentação anexada ao formulário.. O quadro VII - NOTIFICAÇÃO DE ATENDIMENTO DA SOLICITAÇÃO deverá ser preenchido pelo responsável.. O quadro VIII - RECEBIMENTO DA SENHA somente deverá ser assinado caso o tipo de acesso selecionado no quadro II seja "SENHA" e no momento em que o usuário for receber a senha, que será fornecida pelo.. O preenchimento de todo o formulário deverá ser efetuado em letra de forma, sem rasuras e conforme as especificações a seguir. QUADRO I - SOLICITAÇÃO OPERAÇÃO: Assinalar com "X" a(s) opção(ões) desejada(s), sendo:. CADASTRAMENTO INICIAL: Utilizar para cadastramento inicial do usuário.. HABILITAÇÃO: Utilizar para habilitação do usuário nos sistemas.. DESABILITAÇÃO: Utilizar para desautorizar o usuário a acessar os sistemas, com consequente exclusão do acesso aos sistemas do seu menu de usuário no SENHA-REDE.. TROCA DE SENHA: Utilizar para trocar a senha de acesso no SENHA-REDE.. INATIVAÇÃO: Utilizar para inibir o acesso do usuário ao SENHA-REDE..REATIVAÇÃO/DESBLOQUEIO: Utilizar para reativar ou desbloquear a senha de acesso de usuário.
. ALTERAÇÃO: Utilizar para alterar dados cadastrais do usuário (nome, localização, telefone etc.) e para modificar o tipo de acesso.. EXCLUSÃO FÍSICA: Utilizar para excluir o usuário do SENHA-REDE. QUADRO II - TIPO DE ACESSO OPERAÇÃO: Assinalar com "X" a opção desejada, sendo:. CERTIFICADO DIGITAL: Utilizar para tipo de acesso através de certificação digital.. SENHA: Utilizar para tipo de acesso através de senha pessoal e intransferível. QUADRO III - IDENTIFICAÇÃO DO REPRESENTADO. NOME COMPLETO - CNPJ/CPF: Preencher com o nome completo e CNPJ ou CPF do representado.. ATIVIDADE DO REPRESENTADO: Assinalar com "X" a opção ou as opções correspondente(s) à(s) atividade(s) do representado. Preencher o campo "Outros" quando a atividade do representado for diferente das citadas.. TELEFONE (DDD/Nº): Preencher com o código de área e o número de telefone para contato. QUADRO IV - IDENTIFICAÇÃO DO USUÁRIO. CATEGORIA: Assinalar com "X" a opção correspondente.. QUALIFICAÇÃO DO REPRESENTANTE LEGAL: Assinalar com "X" a opção correspondente. Preencher o campo "Outros" quando a qualificação for diferente das citadas. Preencher somente se o usuário for representante legal.. NOME COMPLETO: Preencher com o nome completo do usuário.. CPF: Preencher com o CPF do usuário.. REGISTRO DO DESPACHANTE ADUANEIRO/PIS-PASEP: Caso o usuário seja despachante aduaneiro, preencher com o seu número de registro de despachante aduaneiro; caso negativo, preencher com o número do PIS-PASEP.. TELEFONE: Preencher com o código de área e o número de telefone para contato.. LOCAL E DATA / ASSINATURA: O usuário deverá datar e assinar a solicitação. QUADRO V - ESPECIFICAÇÃO DOS SISTEMAS E PERFIS Preencher com os nomes dos sistemas e perfis pretendidos. QUADRO VI - CONFERÊNCIA DO CREDENCIAMENTO O servidor da RFB responsável pela conferência deverá datar, assinar e carimbar o formulário. QUADRO VII - NOTIFICAÇÃO DE ATENDIMENTO DA SOLICITAÇÃO O cadastrador que efetuar o atendimento da solicitação deverá apor seu carimbo, datar e assinar este campo. QUADRO VIII - RECEBIMENTO DA SENHA
Utilizado apenas pelos usuários que optarem pelo tipo de acesso "SENHA", que deverão datar e assinar esse quadro ao receberem a senha fornecida pelo cadastrador nas operações de CADASTRAMENTO INICIAL, TROCA DE SENHA, REATIVAÇÃO e DESBLOQUEIO. Depois que o usuário trocar a senha, deverá rasurar o campo SENHA.