1 UTILIZAÇÃO DE FOTOS DIGITAIS NAS ESCOLAS MUNICIPAIS O presente trabalho objetiva apresentar projeto desenvolvido pela secretaria escolar, com o intuito de solucionar um recorrente problema referente ao trato com as fotografias 3X4, documento este de vital importância para a composição da documentação escolar. Apresenta também como o direcionamento dado ao problema conduziu à solução de outras demandas históricas do setor. 1 - CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ANTERIOR Um dos procedimentos de rotina e de grande relevância nas secretarias escolares, referese às matrículas de novos alunos, o qual implica na apresentação de documentos, por parte do novo aluno ou seu responsável. Tais documentos dizem respeito tanto à sua vida escolar (histórico, fichas, boletins), como a documentos pessoais: identidade, certidão de nascimento, CPF, entre outros, os quais podem ser copiados (xerocados) na própria secretaria da escola ou mecanografia. Porém, há um documento a ser apresentado pelos alunos ou seus responsáveis, que representa, muitas vezes, um empecilho para a composição de sua documentação. Refere-se à foto 3X4, a qual constitui um documento indispensável, mas que nem sempre é possível a sua apresentação no ato da matrícula, ficando postergada sua entrega, o que muitas vezes sequer chega a acontecer. Ocorre também que a não apresentação deste documento, implica na impossibilidade de confecção da carteira de identificação do aluno, bem como na dificuldade de identificá-lo para qualquer fim, inclusive pelo corpo de professores na realização dos conselhos de classe e outras avaliações. Um outro aspecto a ser ressaltado é que, para a confecção das carteiras de identificação do aluno de um ano para outro, é necessária a reposição de fotos, haja vista a dificuldade de se criar um controle de substituição de umas pelas outras. Vale ressaltar ainda, dentro de todo o contexto aqui apresentado, a dificuldade na confecção das cadernetas, pois é necessário um desprendimento de trabalho manual considerável, no momento de se colar as fotos, dentre outros procedimentos. 2 - DESCRIÇÃO DO TRABALHO O presente trabalho tem por objetivo minimizar esse problema, apresentando uma solução prática, econômica e viável do ponto de vista operacional. Além do mais, essa iniciativa tende a cumprir também com uma função social, no momento em que isenta do aluno, bem como a família, do ônus para a obtenção deste documento. Acrescente-se a tudo isso a possibilidade de compartilhamento com outros setores com características afins (demais secretarias escolares). 2.1 Objetivos propostos e resultados visados Este trabalho portanto, refere-se à implementação de fotos tratadas digitalmente, mediante a utilização de um programa já instalado nos computadores da Rede Municipal de Ensino, ou seja, o aplicativo Cheese, aliado à instalação de uma webcam (instalada via cabo USB). Com a captura da imagem dos alunos pelo Cheese, outras possibilidades se abrem para o trabalho da secretaria.
2 No trabalho proposto, no tocante à confecção das cadernetas escolares, o mesmo foi desenvolvido numa planilha do calc (imagem em anexo), do Sistema Operacional Linux (sistema utilizado nas escolas da rede municipal de ensino de Belo Horizonte), incrementado com a inserção de uma macro (pequeno programa desenvolvido no próprio calc ), a qual, com um simples clique no ícone correspondente, realiza a busca da imagem do aluno, formatando-a previamente no tamanho ideal para a carteira de identificação do aluno, tornando assim, o trabalho bastante dinâmico. Outro trabalho interessante desenvolvido a partir da disponibilidade das fotos digitais, é a criação de um link em uma planilha do calc, o qual fará a busca da foto, no tamanho original, para a visualização da imagem de cada aluno, durante qualquer evento realizado pelo corpo docente, que requeira a visualização da foto do aluno, como é o caso da realização de conselhos de classe com a utilização do computador como ferramenta de trabalho. 2.2 Público-alvo do trabalho Como este trabalho foi desenvolvido em uma secretaria escolar, ambiente este, em que os procedimentos trabalhados são em comum com os setores de mesma natureza, ou seja, demais secretarias de estabelecimento de ensino, o mesmo almeja que sua abrangência possa ser alcançada por estes setores afins, minimizando nestes as dificuldades que outrora experimentávamos, e que hoje se encontram sanadas. Ressalte-se também, o benefício aproveitado pela comunidade como um todo, a qual não necessitará investir qualquer valor para a obtenção das fotos, cumprindo assim uma função também social. 2.3 Ações e etapas da implementação Para a retirada das fotos dos alunos, primeiramente foi adquirida uma webcam e instalada a mesma no computador (via cabo USB), ficando assim o referido dispositivo configurado automaticamente. Para implementação da caderneta estudantil, foi necessária a elaboração de uma planilha do calc, toda desenvolvida com fórmulas específicas que otimizam todo o trabalho, em conjunto com a inserção de caixas de seleção e formatações próprias tornando-o dinâmico e bastante automatizado. Após a elaboração da planilha, desenvolveu-se a macro (pequeno programa gerado no calc ), a qual realiza a busca e inserção da foto, transformando-a no tamanho e formato apropriados para a carteira de identificação do aluno. Para a disponibilidade das imagens no computador, com o intuito de realização do conselho de classe, foi criada uma planilha e inserida um link em cada linha com o respectivo nome do aluno, que, ao se clicar no mesmo, é realizada a busca da imagem no diretório, tendo como referência o código de cada aluno. 3 - RECURSOS UTILIZADOS 3.1 Descrição dos recursos humanos, financeiros, materiais, tecnológicos, etc. O único investimento financeiro realizado foi a aquisição de uma webcam marca Microsoft, modelo VX 2000, no valor de R$ 106,00 (vide cópia de nota fiscal em anexo), para a retirada das fotos. As planilhas, com as devidas fórmulas e formatações, bem como a macro, foram desenvolvidas no próprio ambiente de trabalho da secretaria, sem a necessidade de se buscar recursos e conhecimento técnico fora da escola.
4 - CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL 4.1 Mecanismos ou métodos de monitoramento e avaliação de resultados e indicadores utilizados A implementação deste método de trabalho tem sido distribuída entre os diversos funcionários do setor, os quais o desenvolvem com total autonomia, sem necessidade de maiores intervenções ou monitoramentos, haja vista a simplicidade e segurança que o mecanismo dispõe. Entretanto, notou-se, ao longo do processo a necessidade de se aperfeiçoar a técnica de retirada das fotos (enquadramento, proximidade etc), haja vista, não se tratar de profissionais da área. Outro ponto a ser ressaltado é a acumulação de fotos no diretório, que com o passar do tempo gera naturalmente uma acumulação sobrecarregando o sistema. 4.2 Resultados quantitativos e qualitativos concretamente mensurados Naturalmente, e a medida do tempo, o trabalho de retirada das fotos foi se aperfeiçoando, chegando a alcançar um bom nível de qualidade mediante a dedicação de cada um. No que se refere ao acúmulo das fotos no diretório, foi criada uma conta de usuário no sistema, exclusiva para o armazenamento das fotos. Para facilitar o enquadramento de cada aluno para a retirada da foto, foi utilizado o seguinte mecanismo: incorporação da webcam a uma antena interna de TV (foto em anexo), artifício que permitiu mobilidade à câmera. 5 LIÇÕES APRENDIDAS 5.1 Soluções adotadas para a superação dos principais obstáculos encontrados Na elaboração e implementação do presente trabalho, as maiores dificuldades encontradas foram inicialmente a reunião de todos os alunos que já se encontravam matriculados na escola, o que foi solucionado retirando as fotos no momento da renovação de matrícula dos mesmos. Outro ponto a ser ressaltado, foi a elaboração da macro, a qual teve de ser adaptada algumas vezes para o formato da planilha. Entretanto, pela busca das soluções para implementação dos programas, bem como toda pesquisa que foi necessário realizar, um vasto conhecimento foi depreendido, o que com certeza será útil para projetos futuros. 3
Imagem Planilha carteira de identificação do aluno
Imagem Webcam fixada a uma antena analógica